Het mandaat van de Europese Ombudsman

De Europese Ombudsman heeft het mandaat om onderzoeken in te stellen naar gevallen van wanbeheer bij de activiteiten van de instellingen en organen van de Europese Gemeenschappen. Zijn bevoegdheden en taken zijn vastgelegd in de Verdragen - met name artikel 195 van het EG-Verdrag - en het statuut van de Ombudsman (1).

Vriendelijke oplossingen

De Verdragen en het Statuut bieden de Europese Ombudsman een aantal instrumenten die hij kan gebruiken wanneer hij constateert dat er sprake is van wanbeheer. Alvorens op deze instrumenten in te gaan, is het echter belangrijk erop te wijzen dat het Statuut de Ombudsman opdraagt om, voor zover mogelijk, met de betrokken instelling of het betrokken orgaan een oplossing te zoeken om het geval van wanbeheer weg te nemen en de klager tevreden te stellen.
Deze verplichting geldt gedurende de gehele procedure. Wanneer een klager bijvoorbeeld alleen beweert dat de administratie een brief niet heeft beantwoord, is het gebruikelijk dat de diensten van de Ombudsman informeel contact opnemen met de administratie om na te gaan of de administratie de brief van de klager al heeft beantwoord of op het punt staat te beantwoorden. Als dit het geval is en zodra de Ombudsman een kopie van dit antwoord heeft ontvangen, wordt de klacht als afgehandeld beschouwd. Het Bureau van de Ombudsman probeert ook te bevorderen dat de betrokken instellingen of organen rechtstreeks met de klager naar een schikking zoeken. Dit is redelijk succesvol geweest. Bijna 200 zaken zijn gedurende vijf jaar pas afgehandeld wanneer de klacht bij de betrokken instelling of het betrokken orgaan is ingediend. Het kan bijvoorbeeld gaan om een antwoord op een verzoek, het vrijgeven van informatie, een gevraagd document, een te late betaling of de nietigverklaring van een ten onrechte aangekondigde mededinging of inschrijving.
Indien geen schikking wordt bereikt, dient de Ombudsman in voorkomend geval voorstellen voor een minnelijke schikking in bij de administratie. Dit is de werkwijze van de Franse ombudsman (bemiddeling). Deze voorstellen worden vaak door de administratie aanvaard. Aangezien de instellingen en organen veel zaken rechtstreeks hebben afgehandeld, is er minder ruimte voor de Ombudsman om voorstellen voor vriendschappelijke oplossingen in te dienen. Slechts in een tiental gevallen heeft de Ombudsman een minnelijke schikking getroffen. Dit cijfer, voor schikkingen en door de Ombudsman geïnitieerde vriendschappelijke oplossingen, toont ook aan dat de Europese instellingen en organen bereid zijn met de Ombudsman samen te werken en gevallen van wanbeheer te verhelpen.
Wanneer geen minnelijke schikking kan worden bereikt, gebruikt de Ombudsman de instrumenten waarover hij beschikt.

Kritische opmerkingen

De Ombudsman heeft een praktijk ontwikkeld die erin bestaat een kritische opmerking te maken in gevallen waarin er sprake is van wanbeheer, maar waarin er (bijvoorbeeld door het verstrijken van de tijd) geen verstandige manier is om de situatie te verhelpen. Het idee achter de kritische opmerking is om een bewezen geval van wanbeheer aan te geven en te proberen herhaling in de toekomstige activiteiten te voorkomen. De zwakte van deze oplossing bestaat erin dat de Ombudsman tot nu toe niet in staat is geweest om, vanwege zijn zware werklast, systematisch te controleren of de administratie in toekomstige zaken rekening houdt met deze kritische opmerkingen. Het Europees Parlement heeft onlangs ook op dit probleem gewezen. Gehoopt wordt dat de verhoging van de middelen die ter beschikking van de Ombudsman worden gesteld, deze laatste in staat zal stellen dit probleem aan te pakken.

Verdere opmerkingen

In dit verband moet worden opgemerkt dat er ook gevallen zijn waarin de Ombudsman tot de conclusie komt dat er geen sprake was van kennelijk wanbeheer, maar waarin hij van mening is dat het wenselijk zou zijn dat de administratie haar gedrag in de toekomst verbetert. In dergelijke gevallen dient de Ombudsman dit advies in bij de administratie onder het mom van een aanvullende opmerking aan het einde van het besluit tot afsluiting van de zaak. Het is verheugend om te zien dat de administratie steeds meer reageert op deze verdere opmerkingen.

Ontwerpaanbevelingen

Wanneer de Ombudsman een geval van wanbeheer vaststelt dat nog kan worden verholpen, stelt hij de administratie daarvan in kennis. Het statuut stelt hem in staat voorstellen te doen over wat de remedie zou kunnen zijn. In het statuut worden deze voorstellen "ontwerpaanbevelingen" genoemd. Ze worden in het openbaar gelanceerd. Tot dusver heeft de Ombudsman van deze mogelijkheid gebruik gemaakt in 24 van de gevallen waarin hij een diepgaand onderzoek heeft verricht. In 11 van deze gevallen werden de ontwerpaanbevelingen door de administratie aanvaard. Op 31 augustus 2000 waren nog tien zaken aanhangig (2).

Speciale verslagen

Wanneer de administratie de ontwerpaanbevelingen van de Ombudsman niet binnen drie maanden aanvaardt of geen andere aanvaardbare manier vindt om het wanbeheer ongedaan te maken, heeft de Ombudsman het recht om publiekelijk een speciaal verslag in te dienen bij het Europees Parlement en het Parlement te verzoeken zijn politieke bevoegdheden te gebruiken om te proberen de administratie ertoe aan te zetten het geval van wanbeheer ongedaan te maken. Tot op heden heeft de Ombudsman drie speciale verslagen ingediend bij het Europees Parlement.
Het eerste verslag, dat in december 1997 werd ingediend, had betrekking op de toegang van het publiek tot documenten die in het bezit waren van 15 andere communautaire instellingen en organen dan de Raad van de EU en de Europese Commissie. De betrokken communautaire instellingen en organen hebben nu alle regels vastgesteld inzake de toegang van het publiek tot de documenten waarover zij beschikken, zodat de zaak met succes is afgesloten.
Het tweede in oktober 1999 ingediende verslag betrof de weigering van de Commissie om de kandidaten die aan de door de Commissie georganiseerde aanwervingsprocedures hadden deelgenomen, toegang te verlenen tot hun examendocumenten met kenmerk. In december 1999 deelde de Commissie de Ombudsman mee dat zij de argumenten van de Ombudsman nu had aanvaard en deze toegang in toekomstige aanwervingsprocedures zou verlenen.
Ten slotte had het derde speciaal verslag dat in april 2000 aan het Europees Parlement werd voorgelegd betrekking op de suggestie van de Ombudsman dat de instellingen en organen van de EU een code van goed administratief gedrag zouden aannemen. Net als zijn twee voorgangers werd dit speciaal verslag aangenomen in het kader van een onderzoek op eigen initiatief van de Europese Ombudsman.

Onderzoek op eigen initiatief

Dit brengt ons op een ander belangrijk punt. De Europese Ombudsman is bevoegd om klachten over gevallen van wanbeheer van Europese burgers te ontvangen. Hij heeft echter ook het recht om op eigen initiatief een onderzoek in te stellen. De Ombudsman heeft tot nu toe bewust spaarzaam gebruik gemaakt van deze mogelijkheid. Normaal gesproken zal een onderzoek op eigen initiatief worden geopend in gevallen waarin de Ombudsman uit een aantal klachten heeft vernomen dat er een meer algemeen probleem lijkt te zijn.
Het in december 1999 geopende onderzoek op eigen initiatief naar het probleem van betalingsachterstand is hier een voorbeeld van. In de loop der jaren had de Ombudsman een aantal klachten ontvangen van bedrijven en burgers die diensten hadden verleend aan de Europese Commissie en die klaagden dat zij helemaal niet of niet tijdig waren betaald.
De Ombudsman besloot daarom op eigen initiatief een onderzoek in te stellen naar het meer algemene probleem dat leek te bestaan. Hieraan moet worden toegevoegd dat de Ombudsman ook gebruik heeft gemaakt van de mogelijkheid om een onderzoek op eigen initiatief in te stellen in gevallen waarin er sprake leek te zijn van wanbeheer, maar waarin de klager geen procesbevoegdheid had omdat hij geen EU-burger was of niet in de EU woonde.

Andere mogelijkheden om de administratie te beïnvloeden

Ten slotte mag niet worden vergeten dat de Ombudsman over andere middelen beschikt om te proberen invloed uit te oefenen op de manier waarop de administratie zich gedraagt. Het jaarverslag biedt de Ombudsman bijvoorbeeld de mogelijkheid om meer algemene opmerkingen te maken die hopelijk niet onopgemerkt blijven in de administratie.
De Ombudsman kan de administratie ook positieve richtsnoeren geven met betrekking tot wat hij als goed bestuur beschouwt. In 1999 voltooide de Ombudsman een onderzoek op eigen initiatief dat hem ertoe bracht een gedetailleerde code van goed administratief gedrag voor te stellen aan de instellingen en organen van de EU. Een aantal van deze organen heeft nu deze code of codes aangenomen die gebaseerd zijn op het voorstel van de Ombudsman.
Zoals hierboven vermeld, heeft de Ombudsman de zaak in een speciaal verslag aan het Europees Parlement voorgelegd, waarin hij de vaststelling van een wet inzake behoorlijk bestuur voor de EU heeft voorgesteld. Het Europees Parlement onderzoekt de kwestie nog steeds.

Conclusie

Concluderend kan dus worden gesteld dat de Europese Ombudsman over voldoende instrumenten beschikt om zijn taak uit te voeren. Het is natuurlijk aan anderen om te beoordelen of de Europese Ombudsman succesvol is geweest in zijn werk. Er zij echter op gewezen dat het Europees Parlement, waaraan de Ombudsman zijn jaarverslag moet voorleggen, de Europese Ombudsman tot dusver voortdurend heeft gecomplimenteerd met zijn prestaties. Het feit dat het aantal klachten voortdurend toeneemt - van ongeveer 500 tijdens het eerste volledige jaar tot ongeveer 1500 vorig jaar - lijkt erop te wijzen dat de Europese burgers er ook vertrouwen in hebben dat de Europese Ombudsman hen kan helpen.
Hieraan moet worden toegevoegd dat er nog steeds een aanzienlijk aantal klachten zijn die buiten het mandaat van de Ombudsman vallen, bijvoorbeeld omdat zij gericht zijn tegen andere organen dan de instellingen of organen van de EU. De Ombudsman doet zijn best om klagers ook in dergelijke gevallen bij te staan. Hij verstrekt daarom regelmatig informatie over waar de klager terecht kan om hulp te zoeken of hij draagt de klacht zelf over aan een instelling (bv. een nationale ombudsman) die de klacht kan behandelen.
Tot slot moet worden vermeld dat de activiteiten van de Europese Ombudsman beschikbaar zijn op haar voortdurend bijgewerkte website (http://www.ombudsman.europa.eu).

(1) Besluit 94/262 van het Europees Parlement van 9 maart 1994 betreffende het statuut van de Europese ombudsman en de algemene voorwaarden voor de uitoefening van zijn ambt (PB L 113, blz. 15).

(2) De overige drie zaken hebben aanleiding gegeven tot een speciaal verslag aan het Europees Parlement.