Onderzoeken doorzoeken

The complainant, a national police force, received two grants from the European Commission for projects to fight transnational crime, which it carried out successfully. Following audits of the projects, the Commission found that a big part of the costs were ineligible mainly due to the lack of supporting documents. The Commission therefore decided to recover a considerable part of the grants. The complainant turned to the Ombudsman arguing that the decision was disproportionate and that the Commission had not shown flexibility. The complainant considered that the Commission should have allowed it more time to send additional supporting documents and that it should have done another audit.

The Ombudsman found that it was reasonable for the Commission to conclude that the complainant had violated its contractual obligations under the ‘grant agreement’. The Commission had acted in accordance with EU financial rules and given the complainant ample opportunity to provide comments and submit additional supporting documents as proof of the costs it claimed. The Commission had also shown flexibility by agreeing to review supporting documents submitted late. The Ombudsman thus closed the inquiry with a finding of no maladministration.

De Ombudsman stelde op eigen initiatief een onderzoek in naar de wijze waarop het Europees Grens- en kustwachtagentschap (Frontex) door middel van zijn “klachtenregeling” omgaat met vermeende schendingen van grondrechten, alsook naar de rol en onafhankelijkheid van de grondrechtenfunctionaris van Frontex in dit verband.

In het kader van een eerder onderzoek beval de Ombudsman aan een onafhankelijke procedure voor de behandeling van klachten over Frontex-operaties te creëren. De klachtenregeling is door de EU-wetgevers goedgekeurd en werd in 2016 operationeel.

Via de klachtenregeling behandelt Frontex klachten van personen die van mening zijn dat hun grondrechten in het kader van Frontex-operaties zijn geschonden. De grondrechtenfunctionaris heeft tot taak klachten over het optreden van Frontex-medewerkers rechtstreeks te behandelen en ervoor te zorgen dat klachten over het personeel van de bij Frontex-operaties betrokken nationale autoriteiten naar behoren door de bevoegde autoriteiten worden behandeld.

Doel van dit onderzoek was na te gaan hoe Frontex nieuwe regels heeft ingevoerd met betrekking tot de klachtenregeling en de grondrechtenfunctionaris, die in november 2019 in werking zijn getreden. Ook werd getracht de algehele doeltreffendheid van de klachtenregeling te beoordelen tegen de achtergrond van de publieke bezorgdheid over schendingen van grondrechten in het kader van Frontex-operaties.

Sinds de oprichting van de klachtenregeling is hiermee een zeer klein aantal klachten behandeld, en nog geen enkele klacht over het optreden van Frontex-personeelsleden. Tussen 2016 en januari 2021 ontving de grondrechtenfunctionaris 69 klachten, waarvan er 22 ontvankelijk waren. Bij operaties waaraan personeelsleden van verschillende organen deelnemen, die op hun beurt onder verschillende autoriteiten vallen, kan het voor potentiële klagers moeilijk zijn om de vermeende daders te identificeren en te begrijpen hoe en aan wie zij vermeende schendingen kunnen melden, alsook om verhaal te halen via de geëigende kanalen.

Tijdens dit onderzoek heeft de Ombudsman ook klachten onderzocht die in het kader van de klachtenregeling zijn behandeld en daarbij verschillende mogelijke tekortkomingen vastgesteld die het voor individuele personen moeilijker kunnen maken om vermeende schendingen van grondrechten te melden en verhaal te halen. Uit het onderzoek van de Ombudsman is ook gebleken dat Frontex achterloopt bij de nakoming van zijn nieuwe verplichtingen met betrekking tot de klachtenregeling en de grondrechtenfunctionaris.

Op basis van het onderzoek geeft de Ombudsman Frontex een reeks suggesties voor verbeteringen, met als doel de toegankelijkheid van de klachtenregeling voor potentiële slachtoffers van schendingen van grondrechten te verbeteren en de verantwoordingsplicht betreffende Frontex-operaties en van al degenen die daarbij betrokken zijn, te versterken. Het betreft onder meer voorstellen om potentiële slachtoffers van schendingen van grondrechten bewuster te maken van de verhaalsmogelijkheden en het voor hen makkelijker te maken om incidenten te melden, alsook suggesties om de behandeling en follow-up van klachten te verbeteren.

 

De zaken hadden betrekking op twee verzoeken om toegang van het publiek tot documenten waarin de contractuele betrekkingen en de communicatie van Europol met twee bedrijven die het Agentschap een platform voor gegevensanalyse bieden, worden beschreven. Europol weigerde het publiek geheel of gedeeltelijk toegang te verlenen tot de meeste van de in het eerste verzoek genoemde documenten, met als voornaamste argument dat openbaarmaking ten koste zou gaan van de bescherming van het openbaar belang wat de openbare veiligheid betreft. Europol weigerde de toegang van het publiek tot alle in het tweede verzoek genoemde documenten met het oog op de bescherming van de openbare veiligheid en zijn interne besluitvormingsproces.

Op basis van een analyse van de gevraagde documenten was de Ombudsman van oordeel dat de meeste daarin vervatte informatie, indien openbaar gemaakt, de bescherming van het openbaar belang voor wat betreft de openbare veiligheid zou ondermijnen. De Ombudsman was van mening dat er geen redenen waren om verder onderzoek te doen naar de zeer beperkte informatie die niet onder die uitzondering viel.

Hoewel de Ombudsman een aantal tekortkomingen constateerde in de manier waarop Europol de kwestie had aangepakt, concludeerde hij dat er in algemene zin geen sprake was van wanbestuur door Europol bij het weigeren van de toegang van het publiek tot de betrokken documenten.