# Ontwerpaanbevelingen aan Europol in het kader van onderzoek op eigen initiatief OI/1/99/IJH naar de toegang van het publiek tot documenten
- Auteur: Europese Ombudsman
- Datum: 1999-12-13T00:00+01:00[Europe/Paris]
- [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/nl/recommendation/nl/508)
---
(Gemaakt overeenkomstig artikel 3, lid 6, van het Statuut van de Ombudsman.[(1)](#(1)){#Footnote1})
DE ACHTERGROND
--------------
<br />
Artikel 195 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap bepaalt dat de Europese Ombudsman onderzoek kan doen naar mogelijke gevallen van wanbeheer bij het optreden van de communautaire instellingen en organen, hetzij op eigen initiatief, hetzij op basis van bij hem ingediende klachten.
In juni 1996 startte de Ombudsman een onderzoek op eigen initiatief (616/PUBAC/F/IJH) naar de toegang van het publiek tot documenten die in het bezit zijn van andere communautaire instellingen en organen dan de Raad en de Commissie, die reeds hun eigen, voor het publiek toegankelijke regels inzake de toegang van het publiek tot hun documenten hadden vastgesteld [(2).](#(2)){#Footnote2}
Het onderzoek werd afgesloten met het besluit van de Ombudsman van 20 december 1996. Dit oordeelde dat het niet vaststellen en niet gemakkelijk toegankelijk maken voor het publiek van regels inzake de toegang van het publiek tot documenten een geval van wanbeheer zou kunnen vormen. Het besluit bevatte de volgende ontwerpaanbevelingen:
: 1 De instellingen en organen dienen binnen drie maanden regels vast te stellen betreffende de toegang van het publiek tot documenten;
: 2 De regels moeten van toepassing zijn op alle documenten die nog niet onder bestaande wettelijke bepalingen vallen die toegang verlenen of vertrouwelijkheid vereisen;
: 3 De regels moeten gemakkelijk toegankelijk worden gemaakt voor het publiek.
Uit de uitvoerig gemotiveerde adviezen die de instellingen en organen overeenkomstig artikel 3, lid 6, van het Statuut van de Ombudsman aan de Ombudsman hebben gezonden, bleek dat bijna alle instellingen en organen reeds regels inzake de toegang van het publiek tot hun documenten hadden vastgesteld.
Op 15 december 1997 diende de Ombudsman een speciaal verslag in bij het Europees Parlement, dat een resolutie aannam waarin de Ombudsman werd gefeliciteerd met het initiatief en het speciaal verslag en waarin de maatregelen ten behoeve van transparantie[werden toegejuicht (3).](#(3)){#Footnote3}
In april 1999 startte de Ombudsman een nieuw onderzoek op eigen initiatief (OI/1/99/IJH) naar de toegang van het publiek tot documenten in het bezit van vier organen die operationeel waren geworden na de afsluiting van document 616/PUBAC/F/IJH: de Europese Centrale Bank (ECB), het Communautair Bureau voor plantenrassen (CPVO), het Europees Agentschap voor de veiligheid en de gezondheid op het werk (EASHAW) en de Europese Politiedienst (Europol).
OI/1/99/IJH is ten aanzien van de ECB, het CPVO en EASHAW gesloten bij besluiten van respectievelijk 24 september 1999, 1 december 1999 en 24 september 1999, nadat deze drie organen regels inzake de toegang van het publiek tot documenten hadden vastgesteld. Het onderhavige besluit en de ontwerpaanbevelingen hebben derhalve uitsluitend betrekking op Europol.
Het onderzoek
-------------
<br />
Bij brief van 30 april 1999 heeft de Ombudsman Europol in kennis gesteld van het op eigen initiatief op grond van artikel 195 van het EG-Verdrag ingestelde onderzoek [(4).](#(4)){#Footnote4} Hij verzocht om informatie over de situatie van Europol met betrekking tot de toegang van het publiek tot documenten; met name of Europol regels ter zake heeft en, zo ja, of de regels gemakkelijk toegankelijk zijn voor het publiek.
**Advies van Europol In** zijn advies van 15 juli 1999 stelde Europol de Ombudsman in kennis van:
* de algemene regels betreffende de vertrouwelijkheid van door Europol verwerkte informatie, vastgesteld door de Raad[(5)](#(5)){#Footnote5} overeenkomstig artikel 31, lid 1, van de Europol-overeenkomst[(6),](#(6)){#Footnote6} en
* het beveiligingshandboek, als bedoeld in artikel 6 van bovengenoemde algemene regels, dat op 28 januari 1999 door de raad van bestuur van Europol is aangenomen.
In het advies van
Europol werd ook verwezen naar bepalingen van de Europol-overeenkomst die personen recht geven op toegang tot hun gegevens die door Europol zijn opgeslagen[(7)](#(7)){#Footnote7} en naar de inspanningen die Europol levert om het publiek te informeren over zijn activiteiten, met name via zijn website *(<http://www.europol.europa.eu>)* .
In het door de directeur van Europol ondertekende advies heeft Europol zich bereid verklaard na te denken over de mogelijkheid voor Europol om in de nabije toekomst algemene regels inzake de toegang van het publiek vast te stellen en deze regels openbaar te maken. De directeur verklaarde dat hij de kwestie met het voorzitterschap van de Raad zal bespreken om de kwestie onder de aandacht van de raad van bestuur van Europol te brengen. Hij verbond zich ertoe de Ombudsman vóór eind 1999 op de hoogte te stellen van de vorderingen.
**Na**
zorgvuldige bestudering van het advies van Europol heeft de Ombudsman op 24 september 1999 een nieuwe brief aan zijn directeur gestuurd, waarin hij zich verheugd toonde over de positieve houding van Europol ten aanzien van de vaststelling van regels inzake de toegang van het publiek tot documenten.
De Ombudsman wees erop dat het voor elke moderne Europese overheid belangrijk is het vertrouwen en de steun van de burgers te hebben. Voor Europol is dit vertrouwen des te belangrijker bij de uitvoering van zijn opdracht om een belangrijke bijdrage te leveren aan de rechtshandhavingsmaatregelen van de Europese Unie tegen de georganiseerde misdaad, met bijzondere nadruk op de betrokken criminele organisaties. Daarom is het van essentieel belang dat Europol vanaf het begin van zijn activiteiten de beginselen van goed administratief gedrag volledig in acht neemt.
De Ombudsman merkte op dat de aard van politiewerk noodzakelijkerwijs inhoudt dat informatie en documenten worden behandeld die, in het belang van de burgers, vertrouwelijk moeten worden behandeld. Dit mag Europol echter niet beletten regels vast te stellen inzake de toegang van het publiek tot documenten, aangepast aan zijn eigen situatie, zoals andere instellingen en organen hebben gedaan.
De Ombudsman achtte ook de door Europol voorgestelde termijn voor de vaststelling van regels redelijk, rekening houdend met het feit dat Europol pas op 1 juli 1999 formeel met zijn activiteiten is begonnen[(8).](#(8)){#Footnote8} Hij verzocht Europol derhalve zo spoedig mogelijk nadere informatie te verstrekken over de vorderingen die het heeft gemaakt bij de aanneming van de regels vóór eind 1999.
Op 24 november 1999 deelde Europol de Ombudsman mee dat zijn raad van bestuur het erover eens is dat er regels inzake de toegang van het publiek tot documenten moeten worden vastgesteld. De raad van bestuur heeft Europol verzocht voorstellen op te stellen op basis van de regels die reeds door andere instellingen van de Europese Unie, met name de Raad, zijn vastgesteld. Ook was men het erover eens dat bijzondere aandacht moet worden besteed aan de verenigbaarheid van de regels van Europol met de regels van andere instellingen waaraan Europol-documenten kunnen worden toegezonden, en dat er in beginsel voor moet worden gezorgd dat:
: i) geen toegang wordt verleend tot door Europol verwerkte persoonsgegevens, aangezien in de overeenkomst reeds is bepaald welke procedures in dergelijke gevallen moeten worden gevolgd, noch toegang tot persoonsgegevens betreffende Europol-personeel;
: ii) geen toegang wordt verleend tot documenten met een beschermende markering;
: iii) geen toegang wordt verleend tot informatie die lopende onderzoeken in gevaar kan brengen.
Wat i) betreft, zij eraan herinnerd dat het onderzoek op eigen initiatief van de Ombudsman beperkt is tot regels inzake toegang tot documenten die nog niet onder de bestaande wettelijke bepalingen inzake toegang of vertrouwelijkheid vallen.
Wat de punten ii) en iii) betreft, merkt de Ombudsman op dat de raad van bestuur van Europol heeft verwezen naar de bestaande regels van de Raad inzake de toegang van het publiek tot documenten als mogelijk model voor het opstellen van regels voor Europol. De Ombudsman merkt ook op dat in artikel 4 van de regels van de Raad specifiek wordt verwezen naar "onderzoeken" als onderdeel van de verplichte uitzondering van algemeen belang op het recht van toegang.
De Ombudsman merkt tevens op dat de brief van Europol van 24 november 1999 geen definitief tijdschema voor de vaststelling van regels bevat.
BESLUIT
-------
<br />
**1 Vaststelling van regels inzake de toegang van het publiek tot documenten 1.1**
De Ombudsman heeft de Europese Politiedienst (Europol) in kennis gesteld van zijn ontwerpaanbevelingen in het kader van een eerder onderzoek op eigen initiatief op grond van artikel 195 van het EG-Verdrag, namelijk dat de communautaire instellingen en organen binnen drie maanden regels inzake de toegang van het publiek tot documenten moeten vaststellen. Tegelijkertijd heeft de Ombudsman Europol in kennis gesteld van de bepalingen van artikel 41 VEU, zoals gewijzigd bij het Verdrag van Amsterdam, volgens welke artikel 195 een van de artikelen van het EG-Verdrag is die van toepassing is op de bepalingen betreffende de in titel VI VEU genoemde gebieden (politiële en justitiële samenwerking in strafzaken).
1.2 Europol heeft de Ombudsman in kennis gesteld van de bestaande regels inzake de vertrouwelijkheid van de door Europol verwerkte informatie en het recht van personen op toegang tot de gegevens die Europol over hen heeft opgeslagen. Europol heeft de Ombudsman ook meegedeeld dat zijn raad van bestuur het erover eens is dat er regels inzake de toegang van het publiek tot documenten moeten worden vastgesteld en dat de raad van bestuur Europol heeft verzocht voorstellen voor te bereiden op basis van de regels die reeds door andere instellingen van de Europese Unie, met name de Raad, zijn vastgesteld.
1.3 Tijdens het onderzoek van de Ombudsman, waaraan Europol heeft meegewerkt, is niet aangetoond dat het voor Europol onpraktisch of te belastend zou zijn om de beginselen van goed administratief gedrag volledig na te leven door regels inzake de toegang van het publiek tot documenten vast te stellen en gemakkelijk toegankelijk te maken voor het publiek. Het lijkt erop dat de raad van bestuur van Europol voorstander is van de vaststelling van regels op basis van de regels die door andere instellingen van de Europese Unie, met name de Raad, zijn aangenomen.
**2 Tijdschema voor de vaststelling van regels**
2.1 De Ombudsman deelde Europol mee dat in de ontwerpaanbevelingen in het bovengenoemde vorige onderzoek op eigen initiatief een termijn van drie maanden was vastgesteld voor de vaststelling van regels door de betrokken instellingen en organen. Tijdens het onderzoek van de Ombudsman, waaraan Europol heeft meegewerkt, is niet aangetoond dat een langer tijdschema voor de vaststelling van regels door Europol noodzakelijk is.
2.2 In zijn advies van 15 juli 1999 is gebleken dat Europol voornemens was vóór eind 1999 regels inzake de toegang van het publiek tot documenten vast te stellen, maar verdere informatie die Europol op 24 november 1999 heeft verstrekt, bevat geen definitief tijdschema voor de vaststelling van regels.
2.3 De beginselen van behoorlijk bestuur vereisen dat besluiten binnen een redelijke termijn worden genomen. Om onnodige vertraging te voorkomen, is het daarom passend een definitief tijdschema voor de vaststelling van regels vast te stellen.
*Ontwerpaanbevelingen*
In het licht van het bovenstaande doet de Europese Ombudsman de volgende ontwerpaanbevelingen aan Europol:
1 Europol dient binnen drie maanden regels vast te stellen betreffende de toegang van het publiek tot documenten. De regels zouden kunnen worden gebaseerd op de regels die reeds door de Raad zijn aangenomen, met inbegrip van de daarin opgenomen uitzonderingen.
2 De regels moeten van toepassing zijn op alle documenten die nog niet onder bestaande wettelijke bepalingen vallen die toegang verlenen of vertrouwelijkheid vereisen.
3 De regels moeten gemakkelijk toegankelijk worden gemaakt voor het publiek.
Europol zal van deze ontwerpaanbevelingen in kennis worden gesteld. Overeenkomstig artikel 3, lid 6, van het statuut van de Ombudsman brengt Europol binnen drie maanden een uitvoerig gemotiveerd advies uit. Het omstandig advies zou kunnen bestaan uit aanvaarding van het besluit van de Ombudsman en een beschrijving van de maatregelen die zijn genomen om de aanbevelingen uit te voeren.
Straatsburg, 13 december 1999
Jacob SÖDERMAN
*** ** * ** ***
[(1)](#Footnote1){#(1)} Besluit 94/262 van het Europees Parlement van 9 maart 1994 betreffende het statuut van de Europese ombudsman en de algemene voorwaarden voor de uitoefening van zijn ambt, PB L 113 van 9.6.1994, blz. 15.
[(2)](#Footnote2){#(2)} de gezamenlijke gedragscode van de Raad en de Commissie (PB 1993, L 340, blz. 41); Besluit van de Raad van 20 december 1993 inzake de toegang van het publiek tot documenten van de Raad (PB L 340/43); Beschikking van de Commissie van 8 februari 1994 inzake de toegang van het publiek tot documenten van de Commissie (PB 1994, L 46/58).
[(3)](#Footnote3){#(3)} PB 1998, C 292/170; A4-0265/98.
[(4)](#Footnote4){#(4)} Artikel 41 van het Verdrag betreffende de Europese Unie, zoals gewijzigd bij het Verdrag van Amsterdam, bepaalt dat artikel 195 een van de artikelen van het EG-Verdrag is dat van toepassing is op de bepalingen betreffende de in titel VI van het Verdrag betreffende de Europese Unie bedoelde gebieden (politiële en justitiële samenwerking in strafzaken). Titel VI van het VEU bevat de bepalingen betreffende Europol en de bevordering door de Raad van de samenwerking via Europol.
[(5)](#Footnote5){#(5)} Akte van de Raad van 3 november 1998 tot vaststelling van regels betreffende de vertrouwelijkheid van Europol-informatie, 1999, PB C 26/10.
[(6)](#Footnote6){#(6)} 1995 PB C 316/1.
[(7)](#Footnote7){#(7)} Europol-overeenkomst, artikel 19.
[(8)](#Footnote8){#(8)} Mededeling betreffende de toegang tot de werkzaamheden van Europol, 1999 PB L 185/1.