Gemaakt overeenkomstig artikel 3, lid 6, van het Statuut van de Europese Ombudsman [1]

Achtergrond van de klacht

1. De klacht bij de Europese Ombudsman betreft de behandeling door EPSO van een verzoek om informatie met betrekking tot algemeen vergelijkend onderzoek EPSO/AD/181-182/10.

2. Klager solliciteerde voor het vergelijkend onderzoek, maar werd niet uitgenodigd om deel te nemen aan de fase van het assessment omdat hij slechts 40 punten behaalde voor zijn kwalificaties en het minimumaantal punten 41 bedroeg. Op 2 september 2010 zond klager EPSO een e-mail waarin hij zijn verbazing uitte over zijn resultaat. Hij verzocht ook om een evaluatie van het resultaat en een kopie van het evaluatieformulier met betrekking tot zijn kwalificaties.

3. EPSO antwoordde op 10 september 2010 dat zijn verzoek niet in aanmerking kon worden genomen, aangezien het was ingediend na het verstrijken van de termijn voor het indienen van een verzoek om informatie of een verzoek om herziening. EPSO verklaarde dat de verzoeken hadden moeten worden ingediend binnen tien kalenderdagen na de datum van bekendmaking van de resultaten op 20 augustus 2010.

Onderwerp van het onderzoek

4. Klager beweerde [2] dat EPSO hem ten onrechte de toegang tot het beoordelingsformulier van de jury betreffende zijn kwalificaties had geweigerd.

5. Klager voerde aan dat EPSO hem een kopie moest verstrekken van het beoordelingsformulier dat door het selectiecomité werd gebruikt om zijn sollicitatie te beoordelen.

Het onderzoek

6. De Ombudsman heeft EPSO verzocht uiterlijk op 30 september 2012 een advies over de klacht in te dienen. Het advies werd aan klager toegezonden met de uitnodiging om uiterlijk op 30 november 2012 opmerkingen te maken. Klager heeft geen opmerkingen ingediend.

7. In zijn brief tot inleiding van het onderzoek verzocht de Ombudsman EPSO om bij de voorbereiding van zijn advies na te gaan of de termijn van tien dagen voor het opvragen van informatie gerechtvaardigd is in het licht van de volgende overwegingen.

8. Grondrechten - Ten eerste lijkt een termijn van tien dagen voor het aanvragen van een herziening om praktische redenen gerechtvaardigd (zie voetnoot 1), maar er is geen dergelijke rechtvaardiging voor het opleggen van een korte termijn voor het inwinnen van informatie.

9. Ten tweede beperkt de beperking in de tijd van het recht van een persoon op toegang tot zijn dossier rechtstreeks twee grondrechten, namelijk het recht op toegang tot zijn eigen dossier, dat is neergelegd in artikel 41 van het Handvest van de grondrechten, en het recht op toegang tot over zichzelf verzamelde gegevens en (indien nodig) op rectificatie ervan, dat is neergelegd in artikel 8, lid 2, van het Handvest van de grondrechten.

10. Ten derde beperkt de korte termijn voor het inwinnen van informatie indirect ook de grondrechten om beroep in te stellen bij de rechter en een klacht in te dienen bij de Ombudsman. De Ombudsman merkte in dit verband op dat een kandidaat niet verplicht is om een intern onderzoek in te stellen alvorens naar de rechter te stappen of een beroep te doen op de Ombudsman. De respectieve termijn van twee maanden of twee jaar is van toepassing op de uitoefening van deze grondrechten.

11. Het recht op herziening effectief maken - Zelfs als een kandidaat binnen de termijn van tien dagen om informatie verzoekt, zal het antwoord waarschijnlijk niet snel genoeg aankomen om de kandidaat in staat te stellen een weloverwogen beslissing te nemen over het al dan niet aanvragen van een herziening. Aangezien de korte termijn voor het aanvragen van een herziening redelijk is, zou de enige manier om het herzieningsproces doeltreffend te maken erin bestaan alle kandidaten automatisch het beoordelingsformulier betreffende hun kwalificaties (met betrekking tot de toelatingsfase) en de antwoorden op hun schriftelijke/praktische tests (met betrekking tot de fase van het assessmentcentrum) te verstrekken.

12. Bovendien heeft de Ombudsman, gezien de korte termijn voor het aanvragen van een herziening, EPSO verzocht hem mee te delen of het heeft overwogen een systeem op te zetten dat automatische e-mails aan kandidaten genereert om hen ervan in kennis te stellen dat er nieuwe informatie in hun EPSO-profielen is opgenomen.

Analyse en conclusies van de Ombudsman

A. Weigering van toegang tot het evaluatieformulier

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

13. Klager voerde aan dat hij toegang moest krijgen tot het evaluatieformulier dat werd gebruikt om verborgen sollicitaties te beoordelen, zodat hij kon zien aan welke criteria hij geacht werd niet te voldoen.

14. In zijn advies verklaarde EPSO dat klager op 20 augustus 2010 ervan in kennis was gesteld dat hij niet was uitgenodigd voor de fase van het assessment van het vergelijkend onderzoek, omdat de jury hem bij de beoordeling van zijn kwalificaties minder punten had toegekend dan het vereiste minimum. Nadat klager om een nieuw onderzoek en een kopie van het beoordelingsformulier had verzocht en ervan in kennis was gesteld dat zijn verzoeken waren verjaard, verzocht hij opnieuw per e-mail van 15 september 2010 om overlegging van het beoordelingsformulier dat door de jury werd gebruikt om zijn sollicitatie te beoordelen. Bij e-mail van 12 november 2010 heeft EPSO klager meegedeeld dat zijn verzoek was doorgestuurd naar het secretariaat van het vergelijkend onderzoek.

15. Volgens EPSO impliceren de argumenten van klager dat hij van mening is dat hij onvoldoende redenen heeft gekregen voor de weigering om hem toegang te verlenen tot het evaluatieformulier. De motiveringsplicht van artikel 296 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie moet echter worden verzoend met de eerbiediging van de geheimhouding die krachtens artikel 6 van bijlage III bij het Statuut van toepassing is op de werkzaamheden van de jury's. Het waarborgen van deze geheimhouding belet de bekendmaking van het standpunt van de individuele juryleden of van gegevens met betrekking tot persoonlijke of vergelijkende beoordelingen van kandidaten.

16. EPSO heeft vervolgens opgemerkt dat de werkzaamheden van de jury bij de beoordeling van de geschiktheid van de kandidaten vooral vergelijkend van aard zijn en dus onder het geheim van die werkzaamheden vallen. Bijgevolg vormt de mededeling van de behaalde punten volgens vaste rechtspraak een toereikende motivering van de beslissingen van de jury’s en stelt zij de rechterlijke instanties van de Unie in staat een passend rechterlijk toezicht uit te oefenen. Bovendien kan een jury volgens vaste rechtspraak niet worden verplicht om bij de motivering van het verzuim van een kandidaat om deel te nemen aan een toets, aan te geven welke antwoorden van de kandidaat ontoereikend werden geacht of uit te leggen waarom. Dergelijke gedetailleerde redenen zijn niet noodzakelijk om het Hof (en dus het tot aanstelling bevoegde gezag) in staat te stellen zijn toezicht uit te oefenen en de kandidaat dus in staat te stellen te bepalen of het al dan niet dienstig is een klacht in te dienen of, in voorkomend geval, beroep in te stellen bij de rechter.

17. EPSO was derhalve van mening dat klager alle informatie heeft ontvangen die volgens het toepasselijke recht noodzakelijk is om aan de motiveringsplicht te voldoen. Niettemin bood EPSO zijn excuses aan omdat het niet had gereageerd op de e-mail van klager van 12 november 2010.

18. In antwoord op de bezorgdheid van de Ombudsman over de termijn van tien dagen verklaarde EPSO dat het recht van de kandidaten op informatie inhoudt dat afgewezen kandidaten, zonder afbreuk te doen aan het geheim van de werkzaamheden van de jury, informatie en documenten kunnen ontvangen die hen in staat stellen met kennis van zaken te beslissen over het nut van het aanvechten van het besluit van de jury. Volgens recente jurisprudentie is de termijn van tien dagen gerechtvaardigd omdat afgewezen kandidaten ten minste één maand voor het verstrijken van de termijn voor het instellen van beroep bij het Hof of de termijn voor het indienen van een klacht bij EPSO [3] informatie en documenten kunnen verkrijgen. EPSO zag derhalve geen indirecte beperking van het grondrecht om beroep in te stellen bij de rechter of om een klacht in te dienen bij de Ombudsman.

19. Volgens EPSO kan geen afbreuk worden gedaan aan het in artikel 8, lid 2, van het Handvest van de grondrechten neergelegde recht op toegang tot en rectificatie van over zichzelf verzamelde gegevens, aangezien de betrokkene krachtens artikel 14 van Verordening (EG) nr. 45/2001 betreffende de bescherming van persoonsgegevens [4] het recht heeft om onverwijld onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren. Overeenkomstig punt 3.9 van het advies van de EDPS [5] "Advies inzake een kennisgeving voor voorafgaande controle van de functionaris voor gegevensbescherming van de Europese Commissie betreffende het systeem voor de aanwerving, door middel van vergelijkende onderzoeken, van vast personeel voor de Europese instellingen of voor de communautaire organen en instanties" van 24 februari 2006 "[kan] het recht op rectificatie [...] uiteraard alleen van toepassing zijn op feitelijke gegevens. Toegekende merken kunnen in geen geval vatbaar zijn voor een recht op rectificatie door de betrokkene.

20. Wat betreft de suggestie om alle kandidaten automatisch de beoordelingsformulieren betreffende hun kwalificaties in de toelatingsfase te verstrekken, alsook de antwoorden op hun schriftelijke of praktische toetsen in de beoordelingsfase, heeft EPSO opnieuw aangevoerd dat wanneer de geschiktheid van de kandidaten wordt bepaald, de werkzaamheden van de jury van vergelijkende aard zijn en derhalve onder het geheim van dergelijke werkzaamheden vallen.

21. Met betrekking tot het voorstel om automatische e-mails te genereren om kandidaten te informeren dat er nieuwe informatie in hun EPSO-profielen staat, verklaarde EPSO dat het een "robomail"-kennisgeving heeft ontwikkeld waarin kandidaten worden gewaarschuwd wanneer zij een nieuw bericht in hun EPSO-account hebben. EPSO wees er echter op dat dit een aanvullende dienst is waaraan kandidaten geen rechten kunnen ontlenen.

Beoordeling door de Ombudsman

22. Samenvattend stelt EPSO dat klager geen toegang kon krijgen tot het beoordelingsformulier met betrekking tot zijn kwalificaties wegens het geheim dat de werkzaamheden van de jury’s omringt op grond van artikel 6 van bijlage III bij het Statuut. In dit verband herhaalt de Ombudsman zijn bevinding in het kader van zijn initiatiefonderzoek OI/5/2005/PB [6]: de statutaire bepaling dat de werkzaamheden van de jury geheim moeten zijn, vormt geen beletsel voor de bekendmaking aan de kandidaten van de beoordelingscriteria of de gedetailleerde uitsplitsing van de punten voor een bepaald examen. Het resultaat van dit onderzoek op eigen initiatief was dat EPSO zich ertoe verbond de kandidaten een beoordelingsformulier te verstrekken waarin niet alleen het algemene eindcijfer, maar ook de gebruikte beoordelingscriteria en de voor elk criterium toegekende deelscores werden vermeld.

23. De Ombudsman merkt in dit verband verder op dat volgens voetnoot 1 van de desbetreffende aankondiging van vergelijkend onderzoek "[c] enidates die niet voor het assessment zijn uitgenodigd, een kopie van het beoordelingsformulier van de jury met betrekking tot hun kwalificaties kunnen verkrijgen door binnen tien dagen na de kennisgeving van de resultaten een verzoek in te dienen. " Bijgevolg heeft EPSO zelf het standpunt ingenomen dat het beoordelingsformulier gedurende de periode van tien dagen na de mededeling van de resultaten aan de kandidaten niet onder het geheim van de werkzaamheden van de jury viel. Indien het beoordelingsformulier tijdens die periode niet onder het geheim van de werkzaamheden van de jury viel, begrijpt de Ombudsman logischerwijs en noodzakelijkerwijs niet hoe het na die periode onder het geheim van de werkzaamheden van de jury had kunnen vallen.

24. Wat de verwijzing van EPSO naar recente jurisprudentie betreft, merkt de Ombudsman op dat het arrest waarnaar EPSO verwijst, de verplichting van EPSO onderstreept om de termijnen voor het beantwoorden van verzoeken om informatie van kandidaten in acht te nemen, zodat zij het recht kunnen uitoefenen om met kennis van zaken te beslissen of zij al dan niet bezwaar maken tegen besluiten van jury's [7]. Hoewel in het arrest ook wordt verwezen naar de korte termijn waarbinnen kandidaten verzoeken om informatie kunnen indienen [8], wijst het er niet op dat het recht van kandidaten om na die termijn informatie te verkrijgen, zou worden uitgesloten.

25. Op basis van het bovenstaande acht de Ombudsman de argumenten van EPSO ter ondersteuning van zijn weigering om klager toegang te verlenen tot het beoordelingsformulier van de jury betreffende zijn kwalificaties niet overtuigend, waardoor zijn grondrecht op toegang tot zijn dossier [9] en tot de over hem verzamelde gegevens wordt beperkt [10]. De Ombudsman zal de ongerechtvaardigde weigering van EPSO, die een geval van wanbeheer vormt, aanpakken door een ontwerpaanbeveling te doen, overeenkomstig artikel 3, lid 6, van het Statuut van de Europese Ombudsman.

26. De Ombudsman erkent de verbetering van het "robomail"-systeem met betrekking tot het informeren van kandidaten. Hij sluit echter niet uit dat verdere verbeteringen mogelijk zijn. Gezien het ontbreken van geldige redenen die EPSO aanvoert om het beoordelingsformulier geheim te houden, en om kandidaten een zo volledig mogelijk recht op beoordeling te geven, zou EPSO de mogelijkheid kunnen heroverwegen om alle kandidaten automatisch hun beoordelingsformulieren te verstrekken. De Ombudsman zal deze kwestie verder onderzoeken wanneer hij het gemotiveerde advies van EPSO over zijn ontwerpaanbeveling evalueert en zou het standpunt van EPSO ook in dit verband toejuichen.

B. De ontwerpaanbeveling

Op basis van zijn onderzoek naar deze klacht doet de Ombudsman EPSO de volgende ontwerpaanbeveling:

Rekening houdend met de bevindingen van de Ombudsman moet EPSO de klager een kopie van zijn beoordelingsformulier betreffende zijn kwalificaties verstrekken.

EPSO en klager zullen van deze ontwerpaanbeveling in kennis worden gesteld. Overeenkomstig artikel 3, lid 6, van het statuut van de Europese Ombudsman brengt EPSO uiterlijk op 30 september 2013 een uitvoerig gemotiveerd advies uit. Het uitvoerig gemotiveerde advies kan bestaan uit de aanvaarding van de ontwerpaanbeveling en een beschrijving van de wijze waarop deze is uitgevoerd.

P. Nikiforos Diamandouros

Gedaan te Straatsburg op 8 juli 2013

[1] Besluit van het Europees Parlement van 9 maart 1994 inzake het statuut van de Europese Ombudsman en de algemene voorwaarden voor de uitoefening van zijn ambt (94/262/EGKS, EG, Euratom), PB L 113, blz. 15.

[2] Klager voerde ook aan dat EPSO hem ten onrechte had uitgesloten van deelname aan het algemeen vergelijkend onderzoek en dat EPSO: 1. zijn aanvraag opnieuw te beoordelen; en 2) Indien uit de in het kader van vordering 1 gevraagde herbeoordeling blijkt dat hij voor die fase van het vergelijkend onderzoek had moeten worden uitgenodigd, moet hij de fase van het beoordelingscentrum kunnen bijwonen. De Ombudsman constateerde echter dat er onvoldoende redenen waren om deze bewering en deze beweringen in zijn onderzoek op te nemen om de volgende redenen. Gezien de organisatorische en tijdsdruk die gepaard gaat met de organisatie van vergelijkende onderzoeken, achtte de Ombudsman het redelijk dat EPSO strikte en korte termijnen vaststelde voor verzoeken om herziening in de verschillende stadia van vergelijkende onderzoeken. Het doel van de bewering en de daarmee samenhangende vorderingen kon alleen worden bereikt door deze geldige redenen voor de vaststelling van strikte termijnen buiten beschouwing te laten.

[3] Arrest van 18 september 2012, Martorell/Commissie, F-96/09, nog niet gepubliceerd in de Jurisprudentie, punt 47.

[4] Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2000 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (PB 2001, L 8, blz. 1).

[5] Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.

[6] Het besluit is beschikbaar op: www.ombudsman.europa.eu/en/cases/decision.faces/en/3706/html.bookmark

[7] Zaak F-96/09, Martorell/Commissie, aangehaald in voetnoot 3. Punt 48 van het arrest luidt als volgt: "Uit de analyse die zojuist is gemaakt, blijkt dat de strikte eerbiediging door EPSO van het specifieke recht dat aan de kandidaten wordt toegekend, zowel wat de inhoud van dit recht als de antwoordtermijn betreft, een afspiegeling is van de verplichtingen die voortvloeien uit het beginsel van behoorlijk bestuur, het recht van het publiek op toegang tot documenten en het recht op een doeltreffende voorziening in rechte, overeenkomstig de artikelen 41, 42 en 47 van het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie. De niet-inachtneming door EPSO van het specifieke recht dat aan de kandidaten wordt toegekend, kan dus niet alleen leiden tot het instellen van een beroep of het indienen van een klacht zonder over voldoende informatie te beschikken, maar kan ook een onrechtmatige handeling in de uitoefening van openbare functies vormen die in sommige omstandigheden kan leiden tot een recht op schadevergoeding van de kant van de kandidaat"(niet-officiële vertaling en nadruk toegevoegd).

[8] Arrest Martorell/Commissie, aangehaald in voetnoot 3, punt 47.

[9] Artikel 41, lid 2, onder b), van het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie.

[10] Artikel 8, lid 2, van het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie.