(Gemaakt overeenkomstig artikel 3, lid 6, van het Statuut van de Europese Ombudsman (1))

Het KLACHT

Achtergrond

Op 2 oktober 2003 diende klager, een Duitse consultant, een aanvraag in bij de Europese Commissie naar aanleiding van de oproep tot het indienen van voorstellen 2003-2004 in het kader van het Leonardo da Vinci-programma. Volgens de regels van de oproep tot het indienen van voorstellen moesten de projecten uiterlijk op 3 oktober 2003 worden ingediend.

De relevante regels zijn neergelegd in besluit 1999/382/EG van de Raad van 26 april 1999 tot vaststelling van de tweede fase van het communautaire actieprogramma inzake beroepsopleiding "Leonardo da Vinci" (PB L 146, blz. 33). Voor voorstellen die worden ingediend in het kader van procedure C (zoals die van klager) voorzien de desbetreffende regels in een selectieproces in twee stappen, namelijk i) de selectie van voorontwerpen en ii) de selectie van volledige voorstellen, en de betrokkenheid van een beheerscomité (het "Comité Leonardo da Vinci").

De relevante stappen die moeten worden genomen, worden in deze regels als volgt beschreven:

"i) Overeenkomstig de in de oproep tot het indienen van voorstellen vastgestelde regels dienen de initiatiefnemers vooraf voorstellen bij de Commissie in te dienen. (...)

ii) De Commissie zal alle voorontwerpen beoordelen en, na het advies van het [Leonardo da Vinci-comité] te hebben ingewonnen, een selectie maken. (...)

iii) Alleen initiatiefnemers van succesvolle projecten zullen worden uitgenodigd om een volledig voorstel bij de Commissie in te dienen. (...)

iv) De Commissie verricht, bijgestaan door onafhankelijke deskundigen, een transnationale beoordeling van de ontvangen voorstellen en stelt een shortlist van projecten op. (...)

v) Volgens de procedure van artikel 7 van het besluit wint de Commissie het advies van het [Leonardo da Vinci-comité] in over deze shortlist.

vi) De Commissie stelt de definitieve lijst van geselecteerde voorstellen op en stelt het [Leonardo da Vinci-comité] daarvan in kennis. (...)

vii) (...)

viii) De selectie van voorontwerpen moet plaatsvinden binnen drie maanden na het einde van de in de oproep tot het indienen van voorstellen vastgestelde termijn voor het indienen van voorstellen; het proces in de fasen iii) tot en met vi) mag niet langer duren dan vijf maanden."

Op 22 december 2003 deelde de Commissie klager mee dat zijn project niet kon worden geselecteerd omdat hij de termijn voor het indienen van voorstellen niet in acht had genomen.

Klager was van mening dat hij zich aan deze termijn had gehouden, aangezien hij zijn voorstel op 2 oktober 2003 per aangetekende brief had verzonden.

Klager nam op 29 december 2003 telefonisch contact op met de Commissie. In een brief van dezelfde dag verzocht hij de Commissie om vóór 5 januari 2004 te bevestigen dat zijn project tijdig was ingediend, op straffe van een beroep op de rechter. In zijn brief aan de Commissie diende klager ook klachten ("Dienstaufsichtsbeschwerden") in tegen de persoon die verantwoordelijk was voor zijn project en tegen het hoofd van de betrokken dienst van de Commissie.

Klacht 33/2004/GG

Klager zond op dezelfde dag een kopie van zijn brief aan de Commissie van 29 december 2003 aan de Ombudsman. In zijn begeleidende brief verzocht hij de Ombudsman de zaak te onderzoeken. Deze brief werd daarom door de Ombudsman als klacht geregistreerd (klacht 33/2004/GG).

Aangezien de brief van klager aan de Commissie op dezelfde dag was verzonden als de brief aan de Ombudsman, was het duidelijk dat de Commissie nog niet voldoende tijd had gehad om de zaak te onderzoeken. De klacht werd derhalve op 13 januari 2004 afgewezen op grond van artikel 2, lid 4, van het Statuut van de Ombudsman.

Klacht 221/2004/GG

Op 15 januari 2004 heeft klager de Ombudsman schriftelijk laten weten dat hij zijn klacht wenste te hernieuwen. Deze brief werd daarom geregistreerd als een nieuwe klacht (klacht 221/2004/GG). Klager heeft geen aantijgingen ingediend, maar heeft de Ombudsman gewoon verzocht de zaak te onderzoeken. Het bleek echter dat hij van mening was dat de Commissie zijn verzoek niet naar behoren had behandeld.

In haar advies erkende de Commissie dat er een fout was gemaakt. Volgens de Commissie bleek uit een nader onderzoek van de door klager verzonden enveloppe dat er een nauwelijks leesbaar poststempel was met de datum van 2 oktober 2003. De Commissie wees erop dat zij, om deze fout te verhelpen, het projectvoorontwerp van klager had geselecteerd voor de indiening van een volledig voorstel. Klager had oorspronkelijk tot 1 maart 2004 de tijd gekregen om dit volledige voorstel in te dienen. Nadat klager erop had gewezen dat hij dus minder tijd zou hebben om het volledige voorstel in te dienen dan andere initiatiefnemers, aanvaardde de Commissie dat hij hetzelfde aantal dagen zou krijgen om zijn volledige voorstel voor te bereiden als alle andere kandidaten.

Samen met haar advies heeft de Commissie een kopie van de interne nota van 28 januari 2004 overgelegd, waarin zij de in de onderhavige zaak voorgestelde aanpak heeft toegelicht.

In zijn opmerkingen over dit advies benadrukte klager dat hij niet dezelfde hoeveelheid informatie had ontvangen als andere aanvragers, aangezien de Commissie geen informatie had verstrekt over de wijze waarop het in het voorontwerp beschreven project volgens de Commissie in het volledige voorstel kon worden verbeterd, iets wat de Commissie met betrekking tot alle andere aanvragers had gedaan. Volgens klager was dit een ernstig nadeel waarmee hij rekening zou houden bij zijn eindbeoordeling nadat de sollicitatieprocedure was beëindigd en om te beslissen of verdere stappen nodig zouden zijn om zijn rechten te verdedigen. Klager wees er ook op dat de Commissie niet had gereageerd op zijn klachten ("Dienstaufsichtsbeschwerden") tegen de persoon die verantwoordelijk was voor zijn project en tegen het hoofd van de betrokken dienst van de Commissie.

De Ombudsman was van mening dat het uitblijven van een antwoord van de Commissie op de "Dienstaufsichtsbeschwerden" te wijten leek te zijn aan een misverstand van de Commissie. Gezien de constructieve en snelle benadering van deze zaak door de Ombudsman, was hij van mening dat deze kwestie in het onderhavige onderzoek niet hoefde te worden behandeld. Klager werd echter op de hoogte gebracht van de mogelijkheid om een nieuwe klacht over deze kwestie in te dienen indien de Commissie, anders dan verwacht, deze kwestie niet zou behandelen.

Wat de inhoud van de zaak betreft, was de Ombudsman van mening dat de Commissie snel en constructief had gehandeld om de gemaakte fout te corrigeren. De Ombudsman merkte op dat klager had aangevoerd dat hij, in tegenstelling tot wat de Commissie had gezegd, niet zoveel informatie had ontvangen als andere verzoekers. De Ombudsman was van mening dat klager aldus een nieuwe, aanvullende bewering had ingediend. Volgens de Ombudsman was het om ten minste twee redenen niet passend om deze nieuwe bewering in zijn onderzoek naar klacht 221/2004/GG te behandelen. Ten eerste leek klager deze kwestie niet bij de Commissie aan de orde te hebben gesteld voordat hij deze aan de Ombudsman voorlegde. De Commissie had de zaak dus nog niet kunnen onderzoeken. Ten tweede stond het klager vrij om een nieuwe klacht in te dienen bij de Ombudsman indien het vermeende verzuim van de Commissie om hem informatie te verstrekken negatieve gevolgen zou hebben voor het besluit van de Commissie over zijn volledige voorstel. De Ombudsman concludeerde derhalve dat er (onder voorbehoud van het genoemde voorbehoud) geen sprake meer was van wanbeheer na de stappen die de Commissie had ondernomen. Hij sloot de zaak derhalve op 5 mei 2004 af.

Verdere ontwikkelingen

Op 21 juni 2004 deelde de Commissie klager mee dat zijn voorstel niet was geselecteerd.

Klager maakte bij brief van 26 juni 2004 bezwaar tegen dit besluit. In deze brief bekritiseerde hij het feit dat de personen tegen wie hij klachten had ingediend ("Dienstaufsichtsbeschwerden"), in tegenstelling tot zijn herhaalde verzoeken, betrokken waren geweest bij de beoordeling van zijn voorstel. Klager voerde verder aan dat de afwijzing van zijn voorstel willekeurig was, aangezien de personen die dit voorstel hadden beoordeeld niet over de nodige deskundigheid bleken te beschikken. Hij verzocht ook om toegang tot het dossier van de Commissie en wees erop dat hij schadevergoeding zou vragen wegens de afwijzing van zijn voorstel na toegang te hebben gehad tot dit dossier.

Klager voerde voorts aan dat hij, indien zijn voorontwerp naar behoren was behandeld, geen volledig voorstel met hoge kosten had hoeven in te dienen. Hij benadrukte verder dat indien zijn voorontwerp positief was beoordeeld, hij (net als alle andere aanvragers) de resultaten van deze eerste evaluatie zou hebben ontvangen, waardoor hij in zijn voorstel, dat nu voor het eerst onder zijn aandacht was gebracht, rekening had kunnen houden met extra problemen. Klager merkte op dat de schade die door dit aspect van de behandeling van zijn zaak door de Commissie was veroorzaakt, reeds nauwkeurig kon worden uitgedrukt. Hij vorderde daarom 2 275 EUR voor de kosten in verband met zijn inspanningen om de Commissie zijn voorontwerp in overweging te laten nemen (30 werkuren tegen een tarief van 75 EUR per uur plus een forfaitair bedrag van 25 EUR voor de kosten van het verzenden van faxen en het voeren van telefoongesprekken) en 8 752,60 EUR vanwege de (zoals bleek) vergeefse inspanningen om een voorstel op te stellen (20 werkdagen tegen een tarief van 409 EUR per dag plus een forfaitair bedrag van 7 % voor de kosten). Het totaal bedroeg dus 11 027,60 EUR.

In zijn brief van 26 juni 2004 wees klager er ook op dat hij reeds meermaals om toegang tot het dossier van de Commissie had verzocht en verzocht hij de Commissie binnen drie dagen een geschikte datum vast te stellen voor de inzage van dit dossier in de gebouwen van de Commissie in Brussel.

Op 14 juli 2004 schreef klager een brief aan de Commissie om haar eraan te herinneren dat zijn verzoek om toegang nog niet was behandeld. Klager heeft dit verzoek daarom uitdrukkelijk hernieuwd. Hij deelde de Commissie ook mee dat hij klachten ("Dienstaufsichtsbeschwerden") wilde indienen tegen de persoon die verantwoordelijk is voor zijn verzoek om toegang tot documenten en tegen de directeur die verantwoordelijk is voor de desbetreffende eenheid van de Commissie.

Op 19 juli 2004 heeft de Commissie geantwoord op de brief van klager van 26 juni 2004. In dit antwoord wees de Commissie erop dat het volledige voorstel van klager door drie onafhankelijke externe deskundigen was beoordeeld. Volgens de Commissie was het proces dus objectief en transparant geweest en was het beginsel van gelijke behandeling van alle aanvragers in acht genomen. De Commissie voerde aan dat het probleem dat zich had voorgedaan met betrekking tot het onderzoek van het voorontwerp van klager geen invloed had op deze conclusie. Zij wees erop dat zij haar besluit om het verzoek van klager niet-ontvankelijk te verklaren, had heroverwogen. De Commissie merkte ook op dat zij, om discriminatie ten opzichte van andere verzoekers te voorkomen, klager had verzocht contact op te nemen met haar diensten om verdere vragen in verband met zijn aanvraag te bespreken. De Commissie benadrukte dat klager geen gebruik had gemaakt van deze mogelijkheid. Zij merkte ook op dat zij klager extra tijd had gegeven om zijn voorstel voor te bereiden. Wat de toegang tot documenten betreft, interpreteerde de Commissie het verzoek als een verzoek om toegang tot de beoordelingen van het voorstel van klager die door de bovengenoemde deskundigen waren opgesteld. Dit verzoek werd afgewezen op grond van artikel 4, lid 3, van Verordening (EG) nr. 1049/2001. Met betrekking tot de "Dienstaufsichtsbeschwerden" verklaarde de Commissie dat zij geen enkele rechtsgrondslag voor dergelijke klachten in het Gemeenschapsrecht kende. Zij heeft klager derhalve verzocht preciezere aanwijzingen te geven met betrekking tot de grondslag van dergelijke klachten.

Op 30 juli 2004 diende klager per fax een confirmatief verzoek in bij de secretaris-generaal van de Commissie om toegang tot documenten op grond van Verordening (EG) nr. 1049/2001.

De onderhavige grief

Ook op 30 juli 2004 diende klager een nieuwe klacht in bij de Ombudsman, die werd geregistreerd onder nummer 2437/2004/GG.

In zijn klacht heeft klager geen precieze beweringen en beweringen gedaan. Het bleek echter dat klager wilde aanvoeren dat hij gediscrimineerd was ten opzichte van andere verzoekers. Het was ook duidelijk dat hij van mening was dat de Commissie de in zijn brief van 26 juni 2004 gevorderde schadevergoeding moest betalen en dat zij moest antwoorden op de "Dienstaufsichtsbeschwerden".

Met betrekking tot het argument van de Commissie dat zij hem had uitgenodigd om alle relevante kwesties te bespreken voordat deze laatste zijn voorstel had ingediend, maar dat hij geen gebruik had gemaakt van deze mogelijkheid, voerde klager aan dat hij op dat moment geen vragen had over de inhoud van zijn verzoek, aangezien hij geen voorlopige beoordeling van de Commissie had ontvangen. Klager wees er verder op dat het de vaste (en redelijke) praktijk van de Commissie was om tijdens een lopende procedure geen dergelijke "besprekingen te voeren met het oog op het optimaliseren van aanvragen". Hij verzocht de Ombudsman derhalve te onderzoeken of de Commissie in de onderhavige zaak inderdaad aan dergelijke besprekingen had deelgenomen.

In deze omstandigheden begreep de Ombudsman klager als (1) hij beweerde dat hij gediscrimineerd was ten opzichte van andere verzoekers, (2) hij vorderde dat de Commissie de in zijn brief van 26 juni 2004 vermelde schadevergoeding zou betalen en (3) hij vorderde dat de Commissie zou antwoorden op de "Dienstaufsichtsbeschwerden". De Commissie werd derhalve verzocht advies uit te brengen over deze bewering en deze beweringen. Klager werd hiervan in kennis gesteld.

De Ombudsman deelde zowel klager als de Commissie mee dat de klacht zich niet leek uit te strekken tot de kwestie van de toegang tot de documenten in het dossier.

Fax van klager van 31 augustus 2004

In een faxbericht van 31 augustus 2004 deelde klager de Ombudsman mee dat hij ook een klacht wenste in te dienen over de weigering van de Commissie om hem toegang tot documenten te verlenen. Op 13 september 2004 zond de Ombudsman een kopie van dit faxbericht aan de Commissie en vroeg deze ook om advies over de aanvullende bewering.

Fax van klager van 12 september 2004

Op 12 september 2004 deelde klager de Ombudsman mee dat hij een brief van 2 september 2004 had ontvangen waarin de Commissie had opgemerkt dat de termijn voor het beantwoorden van het confirmatief verzoek van klager van 30 juli 2004 (dat volgens de Commissie op 12 augustus 2004 was geregistreerd) met nog eens 15 werkdagen (tot 23 september 2004) moest worden verlengd, omdat verschillende ambtenaren wier deskundigheid nodig was om het verzoek te behandelen, op vakantie waren. Klager was van mening dat het besluit van de Commissie niet correct was, aangezien de Commissie de tijd voor de behandeling van aanvragen niet mocht verlengen door de registratie van aanvragen uit te stellen en de door de Commissie opgegeven reden kon worden gebruikt om een eventuele termijn te omzeilen. Hij betwijfelde ook of de brief van de Commissie (die hij beweerde te hebben ontvangen op 11 september 2004) inderdaad op 2 september 2004 was verzonden. Op 4 oktober 2004 heeft de Ombudsman een kopie van het faxbericht van klager aan de Commissie toegezonden.

Het onderzoek

Advies van de Commissie

In haar advies heeft de Commissie een chronologie van de gebeurtenissen verstrekt. Volgens deze beschrijving was het voorstel van klager tijdens de vergadering van het selectiecomité van de Commissie van 16 oktober 2003 niet-ontvankelijk verklaard, terwijl de brief waarin klager daarvan in kennis werd gesteld, op 22 december 2003 was verzonden. Nog steeds volgens deze chronologie was het faxbericht van klager van 30 juli 2004 door de Commissie ontvangen op 6 augustus 2004.

Daarnaast heeft de Commissie de volgende opmerkingen ingediend:

De selectie van voorstellen in het kader van het Leonardo da Vinci-programma bestond uit twee stappen. Verzoekster heeft eerst een voorontwerp ingediend, dat vervolgens door de Commissie met de hulp van onafhankelijke externe deskundigen is geëvalueerd. Op basis van de resultaten van deze evaluatie werd de aanvragers met de beste voorontwerpen verzocht een volledig voorstel in te dienen.

Het voorontwerp van klager was aanvankelijk afgewezen omdat het na de desbetreffende termijn leek te zijn ingediend. Dit besluit werd teruggedraaid nadat klager er in zijn brief van 29 december 2003 bezwaar tegen had gemaakt. Aangezien dit beroep echter was ontvangen nadat de evaluatie reeds was afgerond, was het voorontwerp van klager, in tegenstelling tot andere voorontwerpen, niet door externe deskundigen beoordeeld. Om te voorkomen dat klager nadeel zou ondervinden van het oorspronkelijke besluit van de Commissie, werd hem niettemin verzocht een volledig voorstel in te dienen en contact op te nemen met de diensten van de Commissie met betrekking tot eventuele vragen over zijn voorstel. Om discriminatie ten opzichte van andere verzoekers te voorkomen, had klager bovendien meer tijd gekregen om zijn volledige voorstel in te dienen.

Erkend werd dat er enige tijd was verstreken tussen het advies van het selectiecomité en de brief van de Commissie waarin klager op de hoogte werd gesteld van de niet-ontvankelijkheid van zijn sollicitatie. Deze vertraging was te wijten aan het feit dat het besluit van de Commissie over de voorontwerpen in het kader van "procedure C" werd vastgesteld na advies van het Leonardo da Vinci-comité en na het verstrijken van de termijn voor de uitoefening van het controlerecht van het Europees Parlement.

Dit was de reden waarom de Commissie een uitzonderlijke procedure had ingevoerd om klager in staat te stellen een volledig voorstel in te dienen. De Commissie aanvaardde dat de onleesbare postzegels (op het verzoek van klager) tot een fout hadden geleid bij het onderzoek van de ontvankelijkheid van het verzoek, en had zich hiervoor verontschuldigd bij klager. Het had er echter op toegezien dat deze fout werd gecorrigeerd door bij wijze van uitzondering te aanvaarden dat klager een volledig voorstel kon indienen, door hem uit te nodigen contact op te nemen met zijn diensten met betrekking tot alle vragen over het voorontwerp en door hem een speciale termijn toe te kennen voor het indienen van het volledige voorstel.

Klager had geen schade geleden omdat zijn verzoek aanvankelijk niet-ontvankelijk was verklaard. Tussen de indiening van het voorontwerp en de indiening van het volledige voorstel zijn verschillende berichten uitgewisseld tussen de diensten van de Commissie en klager. Het bleek echter dat klager geen verzoeken had ingediend met betrekking tot de mogelijke opmerkingen van de externe deskundigen over zijn voorontwerp of de mogelijkheden om zijn voorstel in deze periode te verbeteren.

Er was ook geen rechtstreeks verband tussen eventuele aanbevelingen van externe deskundigen voor de verbetering van voorontwerpen en de selectie van voorstellen, aangezien het succespercentage tussen de fase van voorontwerpen en de fase van voorstellen ongeveer 50 % bedroeg.

Er zij ook op gewezen dat er in het Gemeenschapsrecht geen "recht" op een subsidie bestond. De Commissie heeft personen die een subsidie hadden aangevraagd dus niet vergoed voor de tijd die zij aan de voorbereiding van hun voorstellen hadden besteed.

De Commissie was het derhalve niet eens met het standpunt van klager dat hij recht had op schadevergoeding.

Na ontvangst van de brief van klager van 29 december 2003 heeft de Commissie de zaak opnieuw beoordeeld. De Commissie had haar standpunt op passende wijze herzien en kwam tot de conclusie dat geen verwijt kon worden gemaakt aan de verantwoordelijke ambtenaar of het selectiecomité, dat een fout had gemaakt door te goeder trouw te handelen. De Commissie had haar standpunt uiteengezet in haar brief van 19 juli 2004, waarin zij had uitgelegd dat zij geen enkele rechtsgrondslag voor "Dienstaufsichtsbeschwerden" in het Gemeenschapsrecht kende en klager verzocht preciezere aanwijzingen te geven over de grondslag van dergelijke klachten. Klager had niet op deze uitnodiging gereageerd.

Wat de toegang tot het dossier betreft, was het confirmatief verzoek van 30 juli 2004 op 12 augustus 2004 geregistreerd. De antwoordtermijn van 15 werkdagen was dus op 2 september 2004 verstreken. Op diezelfde dag had de Commissie klager schriftelijk meegedeeld dat de betrokken periode was verlengd. De door de Commissie aangevoerde reden was volkomen legitiem. Bij een heronderzoek van het verzoek had de Commissie besloten de beoordelingsformulieren van de externe deskundigen aan de klager vrij te geven, zonder evenwel de identiteit van deze deskundigen bekend te maken. Het definitieve antwoord was op 24 september 2004 aan klager toegezonden.

Opmerkingen van klagers

In zijn opmerkingen maakte klager de volgende opmerkingen:

De Commissie heeft erkend dat zij volledig verantwoordelijk was voor de onjuiste behandeling van zijn verzoek van oktober 2003. Zij had echter niet aangetoond dat dit te wijten was aan onleesbare poststempels op de enveloppe met die aanvraag, bijvoorbeeld door een kopie van het betrokken document over te leggen. Er was nog geen toegang tot het document verleend. Op basis van het beschikbare bewijsmateriaal was dus niet aangetoond dat de door de Commissie aangevoerde omstandigheid tot een onjuiste behandeling van het verzoek had geleid.

Reeds vóór de indiening van het voorontwerp had hij de aandacht van de Commissie gevestigd op het feit dat de vaststelling van 3 oktober 2003 als uiterste datum ertoe zou leiden dat Duitse verzoekers anders zouden worden behandeld, aangezien de Duitse postkantoren niet waren geopend op die dag, die een nationale feestdag was. De Commissie had echter geweigerd in te gaan op zijn verzoek om de termijn te wijzigen.

Het verzoek om toegang tot het gehele dossier werd derhalve gehandhaafd.

Indien de Commissie inderdaad had moeten twijfelen aan de tijdige toezending van zijn verzoek, had zij hem moeten verzoeken om binnen 48 uur het bewijs te leveren dat de brief tijdig was verzonden. De Commissie had dit echter niet gedaan.

Indien een evaluatie door externe deskundigen inderdaad niet mogelijk was geweest toen was gebleken dat het voorontwerp ontvankelijk was geweest, zou de Commissie verplicht zijn geweest hem op eigen initiatief en zonder dat daartoe een verzoek nodig was, in kennis te stellen van haar evaluatie van het voorontwerp en van haar suggesties om dit te verbeteren.

Bij gebreke van een dergelijke mededeling van de Commissie was hij ervan uitgegaan dat de Commissie geen fundamentele inhoudelijke of formele bezwaren had en dat de Commissie niet van mening was dat het voorontwerp op fundamentele wijze moest worden geoptimaliseerd. Op basis van deze verwachting had hij het volledige voorstel voorbereid.

Nadere inlichtingen

Na zorgvuldige bestudering van het standpunt van de Commissie en de opmerkingen van klager bleek dat nader onderzoek noodzakelijk was.

Verzoek van de Ombudsman om nadere informatie

Op 17 januari 2005 heeft de Ombudsman de Commissie daarom verzocht (1) opmerkingen te maken over het argument van klager dat de Commissie de volledige reikwijdte van zijn verzoek om toegang tot het dossier van de Commissie niet had behandeld, (2) een kopie te verstrekken van de enveloppe met het voorontwerp van klager dat in oktober 2003 aan de Commissie was toegezonden en (3) meer specifieke informatie te verstrekken (a) over de wettelijke bepalingen die haar verplichtten het Leonardo da Vinci-comité en eventueel het Europees Parlement te raadplegen, ook in het geval van aanvragen die niet-ontvankelijk werden geacht omdat zij te laat waren ingediend, en (b) over het tijdstip waarop het Leonardo da Vinci-comité zijn advies had uitgebracht en over het verstrijken van de termijn voor het controlerecht van het Europees Parlement.

Antwoord van de Commissie

In haar antwoord van 14 maart 2005 heeft de Commissie de volgende opmerkingen gemaakt:

In zijn brief van 26 juni 2004 had klager verzocht om toegang tot het dossier van de Commissie voor zover hij de objectiviteit van de evaluatie van zijn voorstel betwistte door de kwaliteit of het bestaan van de evaluaties van externe deskundigen in twijfel te trekken. De Commissie had dit verzoek bij brief van 24 september 2004 behandeld. Samen met deze brief had zij klager de geanonimiseerde evaluatieformulieren van de externe deskundigen betreffende zijn voorstel toegezonden. Klager heeft geen specifiek document genoemd dat de Commissie hem zou moeten toezenden. De diensten van de Commissie konden dus niet zien wat klager bedoelde toen hij aangaf dat de Commissie hem geen volledige toegang tot het dossier had verleend.

Het Leonardo da Vinci-comité moest door de Commissie worden geraadpleegd over de ontwerplijst van geselecteerde voorontwerpen. Het Comité heeft op 17 november 2003 een positief advies uitgebracht. Het ontwerp-besluit was op 17 november 2003 aan het Parlement voorgelegd en de termijn voor de uitoefening van de controlerechten van het Parlement was op 16 december 2003 verstreken.

De Commissie heeft samen met haar brief van 14 maart 2005 een kopie ingediend van de enveloppe met het voorontwerp van klager dat in oktober 2003 aan de Commissie is toegezonden.

Opmerkingen van klager

In zijn opmerkingen handhaafde klager zijn klacht en maakte hij de volgende aanvullende opmerkingen:

Aangezien hij om toegang tot het volledige dossier van de Commissie had verzocht, hoefde hij geen specifieke documenten aan te wijzen.

Een van de poststempels op de enveloppe met zijn voorontwerp dateerde van 2 oktober 2003 en was leesbaar. Het was dus onbegrijpelijk waarom de Commissie het beroep niet-ontvankelijk had verklaard. Aangezien de aanvragen per aangetekende brief moesten worden ingediend, had de juiste datum kunnen worden vastgesteld. Met toepassing van de procedureregels van de Commissie zelf had de Commissie hem binnen 48 uur na kennisneming van de relevante omstandigheden moeten verzoeken te bewijzen dat de brief tijdig was verzonden.

De Commissie heeft ten onrechte de indruk gewekt dat zij hem niet in kennis had kunnen stellen van het feit dat zijn verzoek niet-ontvankelijk was verklaard wegens de verplichting om het comité en het Europees Parlement te raadplegen.

BESLUIT

1 De relevante feiten

1.1 Op 2 oktober 2003 diende klager, een Duitse consultant, een aanvraag in bij de Europese Commissie naar aanleiding van de oproep tot het indienen van voorstellen 2003-2004 in het kader van het Leonardo da Vinci-programma.

De relevante regels zijn neergelegd in besluit 1999/382/EG van de Raad van 26 april 1999 tot vaststelling van de tweede fase van het communautaire actieprogramma inzake beroepsopleiding "Leonardo da Vinci" (PB L 146, blz. 33). Voor voorstellen die worden ingediend in het kader van procedure C (zoals die van klager) voorzien de desbetreffende regels in een selectieproces in twee stappen, namelijk i) de selectie van voorontwerpen en ii) de selectie van volledige voorstellen, en de betrokkenheid van een beheerscomité (het “Leonardo da Vinci-comité”). De Commissie evalueert eerst alle voorontwerpen die zij ontvangt en maakt, na het advies van het Leonardo da Vinci-comité te hebben ingewonnen, een selectie. Het lijkt erop dat de Commissie reeds bij de selectie van de voorontwerpen een beroep doet op externe deskundigen en dat eventuele aanbevelingen ter verbetering van de voorstellen van deze deskundigen aan de aanvragers worden toegezonden.

Alleen aanvragers van wie de voorontwerpen zijn geselecteerd, worden uitgenodigd om voorstellen in te dienen. Vervolgens verricht de Commissie, opnieuw met de hulp van externe deskundigen, een beoordeling van de ontvangen voorstellen en stelt zij een shortlist van projecten op. Na het advies van het Leonardo da Vinci-comité te hebben ingewonnen, stelt de Commissie de lijst van geselecteerde succesvolle projecten vast.

Het Europees Parlement oefent controlerechten uit op deze procedure.

Het lijkt erop dat de selectie van voorontwerpen moet plaatsvinden binnen drie maanden na het einde van de in de oproep tot het indienen van voorstellen gespecificeerde termijn voor de indiening van voorontwerpen, terwijl de rest van de procedure niet langer dan vijf maanden mag duren.

1.2 Volgens de regels van de oproep tot het indienen van voorstellen in deze zaak moesten de voorontwerpen uiterlijk op 3 oktober 2003 worden ingediend. Tijdens haar vergadering van 16 oktober 2003 heeft het selectiecomité van de Commissie het voorontwerp van klager niet-ontvankelijk verklaard omdat het te laat was ingediend. Klager werd hiervan in kennis gesteld bij brief van 22 december 2003, nadat de Commissie de voorontwerpen had geselecteerd, nadat het Leonardo da Vinci-comité was gehoord over deze selectie en nadat de periode waarin het Europees Parlement kon ingrijpen was verstreken.

1.3 Aangezien klager deze termijn in acht had genomen, aangezien hij zijn voorstel op 2 oktober 2003 per aangetekende brief had verzonden, wendde hij zich op 29 december 2003 tot zowel de Commissie als de Ombudsman. Aangezien de Commissie nog niet voldoende tijd had gehad om de zaak te onderzoeken, werd deze eerste klacht (klacht 33/2004/GG) op 13 januari 2004 door de Ombudsman niet-ontvankelijk verklaard.

1.4 Op 15 januari 2004 diende klager een nieuwe klacht in bij de Ombudsman (klacht 221/2004/GG) en opende de Ombudsman een onderzoek. In haar standpunt erkende de Commissie dat er een fout was gemaakt en dat het voorontwerp van klager inderdaad tijdig was ingediend. De Commissie merkte op dat zij, om deze fout te verhelpen, het projectvoorontwerp van klager had geselecteerd voor de indiening van een volledig voorstel. Klager had oorspronkelijk tot 1 maart 2004 de tijd gekregen om dit volledige voorstel in te dienen. Nadat klager erop had gewezen dat hij dus minder tijd zou hebben om het volledige voorstel in te dienen dan andere aanvragers, had de Commissie aanvaard dat hij hetzelfde aantal dagen zou krijgen om dit volledige voorstel voor te bereiden als alle andere kandidaten.

In zijn opmerkingen over dit advies benadrukte klager dat hij niet dezelfde hoeveelheid informatie had ontvangen als andere aanvragers, aangezien de Commissie geen informatie had verstrekt over de wijze waarop het in het voorontwerp beschreven project volgens de Commissie in het volledige voorstel kon worden verbeterd, iets wat de Commissie met betrekking tot alle andere aanvragers had gedaan. Volgens klager was dit een ernstig nadeel waarmee hij rekening zou houden bij zijn eindbeoordeling nadat de sollicitatieprocedure was beëindigd en om te beslissen of verdere stappen nodig zouden zijn om zijn rechten te verdedigen. Klager wees er ook op dat de Commissie niet had gereageerd op zijn klachten ("Dienstaufsichtsbeschwerden") tegen de persoon die verantwoordelijk was voor zijn project en tegen het hoofd van de betrokken dienst van de Commissie.

De Ombudsman was van mening dat het uitblijven van een antwoord van de Commissie op de "Dienstaufsichtsbeschwerden" te wijten leek te zijn aan een misverstand van de Commissie. Gezien de constructieve en snelle benadering van deze zaak door de Ombudsman, was hij van mening dat deze kwestie in het onderhavige onderzoek niet hoefde te worden behandeld. Klager werd echter op de hoogte gebracht van de mogelijkheid om een nieuwe klacht over deze kwestie in te dienen indien de Commissie, anders dan verwacht, deze kwestie niet zou behandelen.

Wat de inhoud van de zaak betreft, was de Ombudsman van mening dat de Commissie snel en constructief had gehandeld om de gemaakte fout te corrigeren. De Ombudsman merkte op dat klager had aangevoerd dat hij, in tegenstelling tot wat de Commissie had gezegd, niet zoveel informatie had ontvangen als andere verzoekers. De Ombudsman was van mening dat klager aldus een nieuwe, aanvullende bewering had ingediend. Volgens de Ombudsman was het om ten minste twee redenen niet passend om deze nieuwe bewering in zijn onderzoek naar klacht 221/2004/GG te behandelen. Ten eerste leek klager deze kwestie niet bij de Commissie aan de orde te hebben gesteld voordat hij deze aan de Ombudsman voorlegde. De Commissie had de zaak dus nog niet kunnen onderzoeken. Ten tweede stond het klager vrij om een nieuwe klacht in te dienen bij de Ombudsman indien het vermeende verzuim van de Commissie om hem informatie te verstrekken negatieve gevolgen zou hebben voor het besluit van de Commissie over zijn volledige voorstel. De Ombudsman concludeerde derhalve dat er (onder voorbehoud van het genoemde voorbehoud) geen sprake meer was van wanbeheer na de stappen die de Commissie had ondernomen. Hij sloot de zaak derhalve op 5 mei 2004 af.

1.5 Op 21 juni 2004 deelde de Commissie klager mee dat zijn voorstel niet was geselecteerd.

1.6 In een brief van 26 juni 2004 maakte klager bezwaar tegen dit besluit en verzocht hij tevens om toegang tot het dossier van de Commissie. Klager gaf verder aan dat hij van mening was dat de Commissie hem een schadevergoeding van 11 027,60 EUR moest betalen.

In haar antwoord van 19 juli 2004 heeft de Commissie zich op het standpunt gesteld dat zij in casu naar behoren te werk was gegaan. Wat de toegang tot documenten betreft, interpreteerde de Commissie het verzoek van klager als een verzoek om toegang tot de door deskundigen opgestelde beoordelingen van het voorstel van klager. Dit verzoek werd afgewezen op grond van artikel 4, lid 3, van Verordening (EG) nr. 1049/2001.

Op 30 juli 2004 diende klager een confirmatief verzoek om toegang uit hoofde van Verordening (EG) nr. 1049/2001 in.

1.7 Ook op 30 juli 2004 diende klager een nieuwe klacht in bij de Ombudsman, die werd geregistreerd onder nummer 2437/2004/GG. Op 31 augustus en 12 september 2004 verstrekte klager nadere informatie en breidde hij de reikwijdte van deze klacht uit. Op basis van deze brieven identificeerde de Ombudsman de volgende beschuldigingen en beweringen: klager (1) beweerde dat hij gediscrimineerd was ten opzichte van andere verzoekers, (2) beweerde dat de Commissie hem geen toegang tot haar dossier had verleend overeenkomstig Verordening (EG) nr. 1049/2001, (3) beweerde dat de Commissie de in zijn brief van 26 juni 2004 gevorderde schadevergoeding moest betalen en (4) beweerde dat de Commissie moest antwoorden op de "Dienstaufsichtsbeschwerden".

2 Reikwijdte van het onderhavige onderzoek

2.1 In zijn brief van 26 juni 2004 aan de Commissie, waarop de onderhavige klacht is gebaseerd, legde klager uit dat het bedrag van 11 027,60 EUR dat hij beweerde aan hem verschuldigd te zijn, voortvloeide uit wat hij beschouwde als de onjuiste behandeling van zijn voorontwerp door de Commissie. Klager merkte op dat hij zich het recht voorbehoudde om schadevergoeding te vorderen voor de wijze waarop zijn voorstel was beoordeeld.

2.2 Aangezien klager in dit verband geen nadere informatie of precieze cijfers heeft verstrekt, is de Ombudsman van mening dat de eventuele schadevordering van klager die voortvloeit uit de beoordeling door de Commissie van zijn volledige voorstel, niet onder zijn klacht valt. Het onderhavige onderzoek zal derhalve alleen betrekking hebben op de schadevordering van klager die voortvloeit uit de behandeling door de Commissie van zijn voorontwerp , met inbegrip van de uitnodiging om een volledig voorstel in te dienen.

2.3 In zijn brief van 26 juni 2004 heeft klager ook aangevoerd dat personen tegen wie hij klachten had ingediend ("Dienstaufsichtsbeschwerden"), in tegenstelling tot zijn herhaalde verzoeken, betrokken waren geweest bij de beoordeling van zijn voorstel.

2.4 De Ombudsman was van mening dat deze bewering geen deel uitmaakte van de klacht die klager in de onderhavige zaak bij hem had ingediend. Hij heeft de Commissie daarom niet verzocht hierover advies uit te brengen. Klager, die op de hoogte was gebracht van de aantijgingen en beweringen waarover de Ombudsman de Commissie om een advies had gevraagd, maakte geen bezwaar tegen deze aanpak. In deze omstandigheden zal het onderhavige onderzoek deze kwestie niet behandelen.

2.5 In zijn klacht stelde klager voor dat de Ombudsman zou onderzoeken of de Commissie in de loop van de procedure besprekingen met andere verzoekers had gevoerd om deze verzoekers in staat te stellen hun verzoekers te optimaliseren. Het lijkt erop dat de opmerking van klager betrekking heeft op de fase na de indiening van de volledige voorstellen. Gezien zijn conclusies over de belangrijkste aantijgingen en beweringen van klager (zie hieronder) is de Ombudsman van mening dat deze kwestie in dit onderzoek niet hoeft te worden behandeld.

2.6 In zijn opmerkingen over het standpunt van de Commissie in deze zaak merkte klager op dat hij de aandacht van de Commissie had gevestigd op het feit dat de vaststelling van 3 oktober 2003 als uiterste datum ertoe zou leiden dat Duitse aanvragers op een andere manier zouden worden behandeld, aangezien de Duitse postkantoren op die dag niet open waren, wat een nationale feestdag in Duitsland was. Klager wees erop dat de Commissie echter had geweigerd zijn verzoek tot wijziging van de termijn in te willigen.

2.7 De Ombudsman is van mening dat de bovengenoemde opmerking van klager ter informatie lijkt te zijn bedoeld en geen bijkomende bewering vormt. Dit aspect van de zaak zal derhalve niet in het onderhavige onderzoek aan de orde komen. De Ombudsman acht het nuttig hieraan toe te voegen dat het enkele feit dat het verstrijken van een termijn voor het indienen van sollicitaties in een van de lidstaten op een feestdag valt, geen aanwijzing lijkt te zijn voor wanbeheer, mits aanvragers uit alle lidstaten over voldoende tijd beschikken om hun sollicitaties voor te bereiden en in te dienen.

3 Vermeende discriminatie

3.1 Klager beweerde dat hij was gediscrimineerd ten opzichte van andere verzoekers. Deze bewering was gebaseerd op het feit dat de Commissie zijn voorontwerp niet had onderzocht voordat hem was verzocht een volledig voorstel in te dienen. Klager voerde aan dat hij, indien zijn voorontwerp naar behoren was behandeld, geen volledig voorstel met hoge kosten had hoeven in te dienen. Hij benadrukte verder dat indien zijn voorontwerp positief was beoordeeld, hij (net als alle andere aanvragers) de resultaten van deze eerste evaluatie zou hebben ontvangen, waardoor hij in zijn voorstel, dat nu voor het eerst onder zijn aandacht was gebracht, rekening zou hebben kunnen houden met aanvullende aspecten.

3.2 In haar advies wees de Commissie erop dat het voorontwerp van klager aanvankelijk was afgewezen omdat het na de relevante termijn leek te zijn ingediend. Dit besluit werd teruggedraaid nadat klager er in zijn brief van 29 december 2003 bezwaar tegen had gemaakt. Aangezien dit beroep echter was ontvangen nadat de evaluatie reeds was afgerond, was het voorontwerp van klager, in tegenstelling tot andere voorontwerpen, niet door externe deskundigen beoordeeld. Om te voorkomen dat klager nadeel zou ondervinden van het oorspronkelijke besluit van de Commissie, was hem niettemin verzocht een volledig voorstel in te dienen en contact op te nemen met de diensten van de Commissie met betrekking tot eventuele vragen over zijn voorstel. Om discriminatie ten opzichte van andere verzoekers te voorkomen, had klager bovendien meer tijd gekregen om zijn volledige voorstel in te dienen.

De Commissie voerde aan dat klager geen verzoeken had ingediend met betrekking tot de mogelijke opmerkingen van de externe deskundigen over zijn voorontwerp of de mogelijkheden om zijn voorstel in deze periode te verbeteren. Volgens de Commissie was er ook geen rechtstreeks verband tussen eventuele aanbevelingen van externe deskundigen voor de verbetering van voorstellen en de selectie van voorstellen, aangezien het succespercentage tussen de fase van de voorontwerpen en de fase van de voorstellen ongeveer 50 % bedroeg.

3.3 In zijn opmerkingen voerde klager aan dat indien een evaluatie door externe deskundigen inderdaad niet mogelijk was geweest toen bleek dat het voorontwerp ontvankelijk was geweest, de Commissie verplicht zou zijn geweest om hem op eigen initiatief en zonder dat daartoe een verzoek nodig was, in kennis te stellen van haar evaluatie van het voorontwerp en van haar suggesties om dit te verbeteren.

3.4 De Ombudsman merkt op dat de Commissie heeft erkend dat zij een fout heeft gemaakt toen zij van mening was dat het voorontwerp van klager te laat was ingediend en dat zij zich voor deze fout heeft verontschuldigd. Hij merkt verder op dat de Commissie snel en constructief heeft gehandeld toen de fout onder haar aandacht werd gebracht. Om de negatieve gevolgen van deze fout te corrigeren, bood de Commissie klager de mogelijkheid om een volledig voorstel in te dienen dat uiterlijk op 1 maart 2004, de datum die was vastgesteld voor de indiening van volledige voorstellen van de aanvragers wier voorontwerpen waren geselecteerd, moest worden ingediend. De Ombudsman merkt verder op dat toen klager erop wees dat dit hem minder tijd zou geven om een volledig voorstel in te dienen dan de andere initiatiefnemers, de Commissie aanvaardde dat hem dezelfde tijd moest worden gegeven en dat zijn volledige voorstel uiterlijk op 19 maart 2004 moest worden ingediend.

3.5 Volgens de Ombudsman is het echter duidelijk dat deze werkwijze er niet voor zorgde dat klager werd behandeld als alle andere initiatiefnemers van wie de voorontwerpen waren geselecteerd. In de loop van dit onderzoek heeft de Commissie bevestigd dat zij de voorontwerpen met de hulp van externe deskundigen had onderzocht. Voorts blijkt dat de opmerkingen van deze deskundigen, waaronder voorstellen om de voorontwerpen te verbeteren, door de Commissie aan verzoeksters zijn toegezonden (2). Deze aanvragers hadden dus de mogelijkheid om deskundig advies in te winnen wanneer zij beslisten of en hoe zij een volledig voorstel bij de Commissie moesten indienen. Het staat buiten kijf dat een dergelijk advies niet aan klager is verstrekt. In deze omstandigheden heeft de Commissie klager niet op dezelfde wijze behandeld als de andere aanvragers wier voorontwerpen waren geselecteerd.

3.6 De Ombudsman is echter van mening dat rekening moet worden gehouden met de omstandigheden van de onderhavige zaak om te bepalen of dit verschil in behandeling kan worden gerechtvaardigd. Het lijkt erop dat de relevante regels bepalen dat voorontwerpen binnen een bepaalde termijn moeten worden beoordeeld. Deze periode was verstreken toen de Commissie zich bewust werd van de fout die zich had voorgedaan, en de Commissie legde uit dat het om deze reden was dat het voorontwerp van klager niet door externe deskundigen werd beoordeeld. De Ombudsman merkt voorts op dat de Commissie samen met haar advies over klacht 221/2004/GG een kopie van de interne nota van 28 januari 2004 heeft ingediend, waarin de Commissie de in deze zaak voorgestelde aanpak heeft toegelicht. Volgens deze nota was het in dit stadium "wezenlijk onmogelijk" om een evaluatie uit te voeren van het voorontwerp van klager, gezien de tijd die nodig was om externe deskundigen in dienst te nemen en het feit dat het volledige voorstel de Commissie zou moeten bereiken vóór het einde van de "volledige evaluatie van het voorstel", die volgens de nota nog steeds tussen 1 en 26 maart 2004 zou plaatsvinden. Volgens deze nota is daarom besloten het voorontwerp als geselecteerd te verklaren voor de indiening van een volledig voorstel en "passende maatregelen jegens [klager] te nemen om gelijke behandeling te verlenen".

3.7 Volgens de Ombudsman staat het niet buiten kijf of het inderdaad onmogelijk was om het voorontwerp van klager in de onderhavige zaak door externe deskundigen te laten beoordelen. Er zij op gewezen dat de relevante regels geen bindende termijnen lijken vast te stellen voor de beoordeling van de tweede fase van het proces, d.w.z. de beoordeling van de volledige voorstellen. Bij gebrek aan verdere informatie over deze kwesties en gezien zijn latere conclusies is de Ombudsman echter van mening dat het het beste is om ervan uit te gaan dat het inderdaad "materieel onmogelijk" was voor de Commissie om een beroep te doen op externe deskundigen om het voorontwerp van klager te beoordelen.

3.8 Op basis daarvan is de Ombudsman van mening dat de in de nota van de Commissie van 28 januari 2004 geschetste oplossing in de gegeven omstandigheden inderdaad redelijk was, op voorwaarde dat de Commissie "passende maatregelen (...) heeft genomen om gelijke behandeling te verlenen". Volgens de Ombudsman heeft de Commissie echter niet alles gedaan wat in de gegeven omstandigheden noodzakelijk en passend was om ervoor te zorgen dat klager op dezelfde wijze werd behandeld als de andere verzoekers. Dit geldt zeker voor de tijd die aan de aanvragers is toegekend. Opgemerkt zij dat klager oorspronkelijk tot 1 maart 2004 de tijd had gekregen om zijn volledige voorstel in te dienen. Pas nadat klager hiertegen bezwaar had gemaakt, kreeg hij hetzelfde aantal dagen als de andere verzoekers. Hoewel dit gebrek dus snel door de Commissie is verholpen en dus voor de onderhavige zaak irrelevant is, doet de benadering van de Commissie twijfel rijzen over de vraag of zij volledig op de hoogte was van wat nodig was om de gelijke behandeling van alle verzoekers te waarborgen. Belangrijker nog, gezien het belang dat de evaluatie van het voorontwerp had voor de indiening van het volledige voorstel, had de Commissie op de hoogte moeten zijn van het feit dat klager in een nadelige positie verkeerde ten opzichte van de andere aanvragers wier voorontwerpen waren beoordeeld en geselecteerd. In deze omstandigheden zou het voor de Commissie een goede administratieve praktijk zijn geweest om te proberen dit nadeel zoveel mogelijk te beperken. Zoals klager heeft aangevoerd, had de Commissie hem met name in kennis kunnen stellen van haar beoordeling van het voorontwerp en van haar suggesties om dit te verbeteren. Gelet op de omstandigheden van de onderhavige zaak is de Ombudsman van mening dat van een administratie die de gevolgen van een door haar begane fout ongedaan wil maken, inderdaad een dergelijke handelwijze kan worden verwacht. Dergelijke stappen lijken echter niet te zijn genomen. Het is juist dat de Commissie in haar brief van 2 februari 2004 waarin zij klager in kennis stelde van het besluit dat zij had genomen, opmerkte dat hij "voor nadere informatie" contact kon opnemen met het directoraat-generaal van de Commissie. Volgens de Ombudsman was dit vrij algemene aanbod echter niet voldoende om te garanderen dat klager in wezen op dezelfde manier werd behandeld als de aanvragers wier voorontwerpen waren beoordeeld en geselecteerd.

3.9 Om alle twijfel weg te nemen, moet worden opgemerkt dat de Ombudsman zich ervan bewust is dat klager een volledig voorstel heeft ingediend zonder op zijn voorontwerp te hebben aangedrongen of een evaluatie ervan te hebben verkregen. Volgens de Ombudsman doet deze omstandigheid (die weliswaar relevant is voor de vraag of klager recht heeft op schadevergoeding) echter niet af aan zijn conclusie dat de Commissie er niet voor heeft gezorgd dat klager dezelfde behandeling kreeg als andere aanvragers wier voorontwerpen waren geselecteerd en die waren uitgenodigd om een volledig voorstel in te dienen. Het verzuim van de Commissie om een dergelijke gelijke behandeling te waarborgen, vormt dus wanbeheer.

4 Vermeend verzuim om toegang tot het dossier van de Commissie te verlenen

4.1 Klager beweerde dat de Commissie hem geen behoorlijke toegang tot zijn dossier had verleend. In een volgende brief aan de Ombudsman van 12 september 2004 (die door de Ombudsman aan de Commissie werd toegezonden) deelde klager de Ombudsman mee dat hij een brief van 2 september 2004 had ontvangen waarin de Commissie had opgemerkt dat de termijn voor het beantwoorden van het confirmatief verzoek van klager van 30 juli 2004 (dat volgens de Commissie op 12 augustus 2004 was geregistreerd) met nog eens 15 werkdagen moest worden verlengd (tot 23 september 2004), omdat verschillende ambtenaren wier deskundigheid nodig was om het verzoek te behandelen, op vakantie waren. Klager was van mening dat het besluit van de Commissie niet correct was, aangezien de Commissie de tijd voor de behandeling van aanvragen niet mocht verlengen door de registratie van aanvragen uit te stellen en de door de Commissie opgegeven reden kon worden gebruikt om een eventuele termijn te omzeilen.

4.2 In haar advies wees de Commissie erop dat het confirmatief verzoek van 30 juli 2004 op 12 augustus 2004 was geregistreerd. De antwoordtermijn van 15 werkdagen was dus op 2 september 2004 verstreken. Op diezelfde dag had de Commissie klager schriftelijk meegedeeld dat de betrokken periode was verlengd. Volgens de Commissie was de door haar aangevoerde reden volkomen legitiem. Bij een heronderzoek van het verzoek had de Commissie besloten de beoordelingsformulieren van de externe deskundigen aan de klager vrij te geven, zonder evenwel de identiteit van deze deskundigen bekend te maken. Het definitieve antwoord was op 24 september 2004 aan klager toegezonden.

4.3 In zijn opmerkingen handhaafde klager zijn bewering.

4.4 In een op 17 januari 2005 verzonden verzoek om aanvullende informatie heeft de Ombudsman de Commissie verzocht commentaar te leveren op het standpunt van klager dat hij niet de volledige reikwijdte van zijn verzoek om toegang tot het dossier van de Commissie had behandeld.

4.5 In haar antwoord voerde de Commissie aan dat klager om toegang tot het dossier van de Commissie had verzocht voor zover hij de objectiviteit van de evaluatie van zijn voorstel betwistte door de kwaliteit of het bestaan van de evaluaties van externe deskundigen in twijfel te trekken. De Commissie had dit verzoek behandeld bij brief van 24 september 2004, waarmee zij klager de geanonimiseerde beoordelingsformulieren van de externe deskundigen betreffende zijn voorstel had toegezonden. De Commissie wees erop dat klager geen specifiek document had genoemd dat de Commissie hem moest toezenden. De diensten van de Commissie konden dus niet zien wat klager bedoelde toen hij aangaf dat de Commissie hem geen volledige toegang tot het dossier had verleend.

4.6 In zijn opmerkingen voerde klager aan dat hij geen specifieke documenten hoefde aan te wijzen, aangezien hij om toegang tot het volledige dossier van de Commissie had verzocht.

4.7 De Ombudsman is van mening dat het nuttig is een onderscheid te maken tussen de procedurele aspecten van deze bewering en de inhoudelijke kwesties die ermee gemoeid zijn.

4.8 Wat de procedurele aspecten betreft, merkt de Ombudsman op dat klager in zijn brief aan de Commissie van 26 juni 2004, waarin hij om toegang tot documenten verzocht, er ook op wees dat hij reeds meermaals om toegang tot het dossier van de Commissie had verzocht. Er werd geen verdere informatie verstrekt over deze eerdere pogingen om toegang te krijgen tot het dossier van de Commissie. De Ombudsman merkt echter op dat de argumenten die klager aan hem heeft voorgelegd, betrekking hebben op de behandeling van zijn verzoek van 26 juni 2004. Het is derhalve dit verzoek om toegang (en het daaropvolgende confirmatieve verzoek) dat hier zal worden behandeld.

Bij gebrek aan een antwoord op zijn verzoek om toegang diende klager bij de Commissie een confirmatief verzoek in, dat op 30 juli 2004 per fax werd toegezonden. Volgens de informatie die de Commissie in haar advies heeft verstrekt, is dit confirmatief verzoek ontvangen op 6 augustus 2004, d.w.z. een week later, en geregistreerd op 12 augustus 2004. De Ombudsman merkt op dat de Commissie geen verklaring heeft gegeven voor deze vertragingen.

Bij brief van 2 september 2004 deelde de Commissie klager mee dat de termijn van 15 werkdagen voor het beantwoorden van het confirmatief verzoek (die op die dag afliep) met nog eens 15 werkdagen moest worden verlengd (tot 23 september 2004), omdat verschillende ambtenaren wier deskundigheid nodig was om het verzoek te behandelen, op vakantie waren. In artikel 8, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie (3) is bepaald dat de termijn voor het beantwoorden van confirmatieve verzoeken met 15 werkdagen kan worden verlengd "[i]n uitzonderlijke gevallen, bijvoorbeeld in geval van een verzoek betreffende een zeer lang document of een zeer groot aantal documenten". De Ombudsman is van mening dat de afwezigheid van personeel op vakantie niet kan worden beschouwd als een "uitzonderlijk" geval in de zin van deze bepaling dat een verlenging van de termijn zou rechtvaardigen.

Hoe dan ook merkte de Commissie in haar brief van 2 september 2004 op dat de verlengde termijn 23 september 2004 was. Het antwoord van de Commissie op het confirmatief verzoek is echter pas op 24 september 2004 verzonden.

In deze omstandigheden concludeert de Ombudsman dat de Commissie het verzoek van klager om toegang met betrekking tot procedurele aspecten niet naar behoren heeft behandeld.

4.9 Ten gronde moet worden opgemerkt dat klager in zijn brief van 26 juni 2004 om toegang tot het dossier ("Akteneinsicht") had verzocht. In zijn confirmatief verzoek van 30 juli 2004 verklaarde klager ondubbelzinnig dat zijn verzoek geen betrekking had op "één enkel document, maar op het gehele dossier". In casu is het duidelijk dat de Commissie tot dusver alleen toegang heeft verleend tot de (geanonimiseerde) beoordelingsformulieren van de externe deskundigen met betrekking tot zijn voorstel. Hoewel de Commissie specifiek werd verzocht opmerkingen over deze kwestie te maken, heeft zij het verzoek van klager om toegang nog steeds niet behandeld voor zover het betrekking heeft op de andere documenten in haar dossier. De Commissie voerde aan dat klager niet had aangegeven tot welke documenten hij toegang wenste te krijgen. De Ombudsman vindt dit argument niet overtuigend. Klager heeft verzocht om toegang tot het volledige dossier van de Commissie betreffende zijn zaak. Volgens de Ombudsman was het verzoek van klager dus nauwkeurig genoeg om de Commissie in staat te stellen de reikwijdte van de toegang te begrijpen die klager wenste te verkrijgen.

De Ombudsman is derhalve van oordeel dat de Commissie nog steeds niet de volledige reikwijdte van het verzoek om toegang van klager heeft behandeld.

4.10 In deze omstandigheden concludeert de Ombudsman dat de Commissie het verzoek van klager om toegang niet naar behoren heeft behandeld, zowel wat de procedurele aspecten als wat de inhoud betreft. De Ombudsman doet daarom hieronder een ontwerpaanbeveling.

5 Vordering tot schadevergoeding

5.1 Klager verzocht de Commissie de in zijn brief van 26 juni 2004 genoemde schadevergoeding te betalen.

5.2 In haar advies erkende de Commissie dat er enige tijd was verstreken tussen het advies van het selectiecomité en de brief van de Commissie waarin klager werd geïnformeerd over de niet-ontvankelijkheid van zijn sollicitatie. Volgens de Commissie was deze vertraging te wijten aan het feit dat het besluit van de Commissie over de voorontwerpen was vastgesteld in het kader van "procedure C", na het advies van het bevoegde comité te hebben ingewonnen en na het verstrijken van de termijn voor het controlerecht van het Europees Parlement.

De Commissie voerde verder aan dat klager geen schade had geleden omdat zijn verzoek aanvankelijk niet-ontvankelijk was verklaard (zie de argumenten die reeds in punt 2.2 hierboven zijn uiteengezet). Het benadrukte ook dat er in het Gemeenschapsrecht geen "recht" op een subsidie bestaat. De Commissie heeft personen die een subsidie hadden aangevraagd dus niet vergoed voor de tijd die zij aan de voorbereiding van hun voorstellen hadden besteed.

5.3 In zijn opmerkingen bleef klager bij zijn standpunt.

5.4 Aangezien het oorspronkelijke besluit van de Commissie om het voorontwerp niet-ontvankelijk te verklaren de achtergrond (en de oorsprong) van deze klacht vormt, acht de Ombudsman het noodzakelijk om zijn onderzoek van dit verzoek te beginnen door deze kwestie nader te onderzoeken. Naar aanleiding van een daartoe strekkend verzoek van de Ombudsman heeft de Commissie een fotokopie van de enveloppe met het voorontwerp van klager ingediend, die in oktober 2003 aan de Commissie is toegezonden. Op basis van deze fotokopie was het inderdaad moeilijk vast te stellen of het voorontwerp van klager tijdig was ingediend. De Ombudsman vindt het echter moeilijk te begrijpen waarom met klager geen contact is opgenomen en hem is verzocht bewijsmateriaal in te dienen om de datum vast te stellen waarop hij zijn voorontwerp aan de Commissie had toegezonden. Aangezien de aanvragers verplicht waren om aangetekende post te gebruiken, had de kwestie gemakkelijk kunnen worden opgehelderd. De Ombudsman vindt het nog moeilijker te begrijpen waarom de brief waarin klager in kennis werd gesteld van de (vermoedelijke) niet-ontvankelijkheid pas op 22 december 2003 werd verzonden, meer dan twee maanden nadat het selectiecomité van de Commissie op 16 oktober 2003 een besluit over de kwestie had genomen. In haar advies leek de Commissie aan te voeren dat zij eerst het Leonardo da Vinci-comité moest raadplegen en moest wachten tot de periode waarin het Europees Parlement zijn controlerechten kon uitoefenen, was verstreken voordat zij klager kon aanschrijven. Daarop verzocht de Ombudsman de Commissie meer specifieke informatie te verstrekken over de wettelijke bepalingen waarop dit standpunt was gebaseerd. Volgens de Ombudsman bevat het antwoord van de Commissie geen overtuigende informatie waaruit blijkt dat zij klager niet tijdig van haar besluit van 16 oktober 2003 in kennis had kunnen stellen. In deze omstandigheden is de Ombudsman van mening dat de Commissie aansprakelijk moet worden gesteld voor de vertraging die zich heeft voorgedaan tussen haar besluit van 16 oktober 2003 en de datum waarop dit besluit ter kennis van klager is gebracht.

5.5 Zoals hierboven vermeld (punt 3.4) erkent de Commissie dat haar aanvankelijke besluit (van 16 oktober 2003) om het voorontwerp van klager niet-ontvankelijk te verklaren, te wijten was aan een vergissing. De Ombudsman heeft voorts vastgesteld dat de Commissie aansprakelijk kan worden gesteld voor de vertraging die zich heeft voorgedaan tussen haar besluit van 16 oktober 2003 en de datum waarop dit besluit ter kennis van klager is gebracht (zie punt 5.4). Tot slot concludeerde de Ombudsman dat de Commissie er vervolgens niet in was geslaagd een gelijke behandeling te waarborgen tussen klager en de andere initiatiefnemers van wie de voorontwerpen waren geselecteerd en die waren uitgenodigd om een volledig voorstel in te dienen (punt 3.11). Gezien deze omstandigheden is de Ombudsman van mening dat een vordering tot schadevergoeding in beginsel gegrond is.

5.6 Wat de hoogte van de schade betreft, heeft klager een berekening ingediend waarin hij 2 275 EUR eiste voor de kosten in verband met zijn inspanningen om de Commissie zijn voorontwerp in overweging te laten nemen (30 uur werktijd tegen een tarief van 75 EUR per uur plus een forfaitair bedrag van 25 EUR voor de kosten van het verzenden van faxen en het voeren van telefoongesprekken) en 8 752,60 EUR vanwege de (zoals bleek) nutteloze inspanning om een voorstel op te stellen (20 werkdagen tegen een tarief van 409 EUR per dag plus een forfaitair bedrag van 7 % voor de kosten).

5.7 Wat het eerste van deze punten betreft, is de Ombudsman van mening dat niet kan worden uitgesloten dat een burger de administratie kan verzoeken hem te vergoeden voor specifieke kosten die hij heeft gemaakt om zijn rechten uit te oefenen. Het is echter moeilijk in te zien waarom de klager 30 werkuren aan deze kwestie had moeten besteden. De brief van klager aan de Commissie van 29 december 2003 bevat minder dan twee bladzijden en de voorbereiding ervan kan niet onevenredig veel tijd en werk hebben gekost. Hetzelfde geldt voor de twee klachten die klager bij de Ombudsman heeft ingediend (klacht 33/2004/GG en klacht 221/2004/GG). Volgens de Ombudsman heeft klager niet voldoende bewijsmateriaal overgelegd om aan te tonen dat de inspanningen die hij moest leveren om de Commissie te doen aanvaarden dat zijn voorontwerp tijdig was ingediend, verder gingen dan wat redelijkerwijs kan worden verwacht van een burger die zich tot een EU-instelling wendt met het oog op het verkrijgen van een subsidie.

5.8 De Ombudsman is van mening dat er verschillende overwegingen moeten gelden met betrekking tot de kosten van het opstellen van het volledige voorstel. Zoals klager terecht aanvoert, is het mogelijk dat hij een beter voorstel had kunnen opstellen, of had kunnen besluiten helemaal geen voorstel te doen, indien hij een evaluatie van zijn voorontwerp had ontvangen.

De Ombudsman is echter van mening dat ook de volgende aspecten in aanmerking moeten worden genomen:

Zelfs als de Commissie het advies had gegeven dat klager beweert dat hij had moeten worden gegeven, is er niets dat bewijst dat klager zou hebben afgezien van het indienen van een volledig voorstel. Het indienen van een volledig voorstel was echter geen garantie voor succes, aangezien slechts 50 % van de initiatiefnemers die werden uitgenodigd om een voorstel in te dienen, uiteindelijk lijkt te zijn geselecteerd.

In zijn opmerkingen over het standpunt van de Commissie voerde klager aan dat hij ervan uitging dat de Commissie geen fundamentele bezwaren ten aanzien van de inhoud of de vorm had en dat de Commissie niet van mening was dat het voorontwerp op fundamentele wijze moest worden geoptimaliseerd. Op basis van deze verwachting had hij het volledige voorstel voorbereid. Er zij echter op gewezen dat in de brief van de Commissie van 2 februari 2004 waarin klager werd verzocht een volledig voorstel in te dienen, ondubbelzinnig werd gesteld dat er geen garantie was dat een subsidie zou worden betaald.

- Zoals de Commissie heeft betoogd, bestaat er in het gemeenschapsrecht geen "recht" op subsidie. Personen die een subsidie aanvragen, kunnen alleen maar hopen het gevraagde bedrag te verkrijgen zonder enige garantie op succes te hebben. Aanvragers lopen dus het risico dat de tijd die zij aan de voorbereiding van hun voorstellen hebben besteed, tevergeefs is besteed.

- In het onderhavige geval heeft klager ermee ingestemd een volledig voorstel in te dienen, ondanks het ontbreken van een evaluatie van zijn voorontwerp. Klager moet dus worden geacht een deel van het risico te hebben aanvaard dat zijn voorstel in de gegeven omstandigheden niet zou slagen.

5.9 Gezien het bovenstaande is de Ombudsman van mening dat het een goede administratieve praktijk zou zijn als de Commissie klager een billijke vergoeding zou bieden voor de nadelige gevolgen die het wanbeheer voor hem heeft gehad. De Ombudsman doet daarom hieronder een ontwerpaanbeveling. De Ombudsman is echter van mening dat het bedrag dat in de omstandigheden van de onderhavige zaak als billijk kan worden beschouwd, zeker veel lager is dan het door klager gevorderde bedrag.

6 Verzoek om een antwoord op de "Dienstaufsichtsbeschwerden"

6.1 Klager verzocht de Commissie te antwoorden op zijn "Dienstaufsichtsbeschwerden" (klachten tegen individuele personeelsleden van de Commissie).

6.2 In haar standpunt stelde de Commissie dat zij, na de brief van klager van 29 december 2003 te hebben ontvangen, de zaak opnieuw had beoordeeld. Volgens de Commissie had dit onderzoek tot de conclusie geleid dat geen verwijt kon worden gemaakt aan de verantwoordelijke ambtenaar of het selectiecomité, dat een fout had gemaakt door "te goeder trouw" te handelen. De Commissie merkte op dat zij haar standpunt had uiteengezet in haar brief van 19 juli 2004, waarin zij had uitgelegd dat zij niet op de hoogte was van een rechtsgrondslag voor "Dienstaufsichtsbeschwerden" in het Gemeenschapsrecht en waarin zij klager verzocht preciezere aanwijzingen te geven over de grondslag van dergelijke klachten. Volgens de Commissie had klager niet op deze uitnodiging gereageerd.

6.3 De Ombudsman is van mening dat klager met zijn "Dienstaufsichtbeschwerden" een klacht wilde indienen over het gedrag van de betrokken individuele ambtenaren en niet over het gedrag van de instelling als zodanig. De Ombudsman is echter van mening dat er inderdaad niets is dat erop wijst dat deze ambtenaren niet "te goeder trouw" hebben gehandeld. Volgens de Ombudsman lijkt het standpunt van de Commissie derhalve redelijk.

6.4 Met betrekking tot dit aspect van de zaak kan dus geen wanbeheer worden vastgesteld.

7 Conclusie

Artikel 3, lid 5, van zijn Statuut draagt de Ombudsman op om, voor zover mogelijk, een minnelijke schikking te zoeken om de klager tevreden te stellen. In haar standpunt was de Commissie van mening dat klager geen recht had op enige schadevergoeding. Klager stelt echter dat hij een schadevergoeding van meer dan 10 000 EUR moet ontvangen. Gezien het feit dat de respectieve standpunten van klager en van de Commissie ver uit elkaar liggen, is de Ombudsman van mening dat het onwaarschijnlijk is dat een voorstel voor een minnelijke schikking in deze zaak succesvol zou zijn.

In het licht van het bovenstaande doet de Ombudsman de volgende ontwerpaanbevelingen aan de Commissie, overeenkomstig artikel 3, lid 6, van het Statuut van de Ombudsman:

De ontwerpaanbevelingen

(1) De Commissie moet de volledige reikwijdte van het verzoek van de klager om toegang tot documenten behandelen.

(2) De Commissie moet klager een billijke vergoeding bieden voor de nadelige gevolgen voor hem van het feit dat de Commissie hem geen behandeling heeft toegekend die gelijk is aan die welke wordt toegekend aan andere aanvragers van wie de voorontwerpen waren geselecteerd en die waren uitgenodigd om een volledig voorstel in te dienen.

De Commissie en de klager zullen van deze ontwerpaanbevelingen in kennis worden gesteld. Overeenkomstig artikel 3, lid 6, van het statuut van de Ombudsman brengt de Commissie uiterlijk op 31 december 2005 een uitvoerig gemotiveerd advies uit. Het omstandig advies zou kunnen bestaan uit de aanvaarding van het besluit van de Ombudsman en een beschrijving van de maatregelen die zijn genomen om de ontwerpaanbevelingen uit te voeren.

Straatsburg, 27 september 2005

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Besluit 94/262 van het Europees Parlement van 9 maart 1994 inzake het statuut van de Europese Ombudsman en de algemene voorwaarden voor de uitoefening van zijn taken (PB L 113, blz. 15).

(2) De Ombudsman gaat ervan uit dat dit soort informatie alleen is verstrekt aan de promotors van wie de voorontwerpen waren geselecteerd en pas nadat het besluit over deze selectie was genomen.

(3) PB L 145, blz. 43.