(Gemaakt overeenkomstig artikel 3, lid 6, van het Statuut van de Europese Ombudsman (1))

Het KLACHT

Achtergrond

In 1998 dienden twee vertegenwoordigers van de plaatselijke functionarissen van de Commissie in Oostenrijk bij de Ombudsman een klacht in over het feit dat de Commissie haar plaatselijke personeel dat werkzaam is in de vertegenwoordiging in Wenen geen aanvullende verzekeringsdekking had verstrekt (367/98/(VK)/GG). De zaak werd afgesloten nadat de Commissie een ontwerpaanbeveling van de Ombudsman had aanvaard. Klager in deze zaak was een van de klagers in die zaak.

Op 10 mei 2001 besloot de Commissie klager op te schorten naar aanleiding van ernstige beschuldigingen die tegen haar waren geuit. Tegelijkertijd bood de Commissie haar de mogelijkheid om over deze beschuldigingen te worden gehoord. Deze hoorzitting vond plaats op 12 oktober 2001.

Bij besluit van 31 januari 2002 heeft de Commissie klager zonder voorafgaande kennisgeving ontslagen. Klager heeft tegen deze beslissing beroep ingesteld bij een Oostenrijkse rechtbank, waar de zaak momenteel aanhangig is. Aangezien klager had aangevoerd dat zij als personeelsvertegenwoordiger niet op staande voet door de Commissie kon worden ontslagen, heeft de Commissie haar op 14 juni 2002 schriftelijk verzocht het contract op te zeggen (indien het vorige ontslag onrechtmatig had moeten zijn).

Klager verzocht vervolgens om toegang tot bepaalde documenten waarop de Commissie haar besluit had gebaseerd. Dit verzoek gaf aanleiding tot klacht 242/2003/GG, die werd afgesloten nadat de Commissie klager toegang had verleend tot delen van de relevante documenten. In de loop van dit onderzoek hebben de diensten van de Ombudsman het dossier van de Commissie in Brussel geïnspecteerd.

De onderhavige grief

In de loop van het onderzoek van de Ombudsman naar klacht 242/2003/GG had de Commissie klager de mogelijkheid geboden om haar persoonsdossier in Wenen in te zien. Klager heeft van deze mogelijkheid gebruik gemaakt.

Op 11 maart 2004 diende klager een interne klacht in bij het directoraat-generaal (DG) Pers en Communicatie van de Commissie, waarin zij een schending van “de artikelen 26 en 24 van het Statuut van de ambtenaren en andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen” aanvoerde.

Artikel 24 van het Statuut bepaalt dat de Gemeenschappen iedere ambtenaar bijstaan, met name in procedures tegen personen die bedreigingen, beledigende of lasterlijke handelingen of uitlatingen uiten, of aanvallen op personen of goederen waaraan hij of een lid van zijn gezin uit hoofde van zijn functie of functie blootstaat.

Artikel 26 van het Statuut van de ambtenaren van de Europese Unie bepaalt:

“Het persoonsdossier van een ambtenaar bevat:

a) alle documenten betreffende zijn administratieve status en alle verslagen betreffende zijn bekwaamheid, doeltreffendheid en gedrag;

b) eventuele opmerkingen van de ambtenaar over dergelijke documenten.

De documenten moeten in serie worden geregistreerd, genummerd en gedeponeerd; de onder a) bedoelde documenten mogen door de instelling niet tegen een ambtenaar worden gebruikt of aangehaald, tenzij zij hem vóór de indiening ervan zijn meegedeeld. (…)

Voor elke ambtenaar is er slechts één persoonsdossier.

De ambtenaar heeft het recht, ook na beëindiging van de dienst, kennis te nemen van alle stukken van zijn dossier en daarvan afschriften te nemen.”

In haar klacht bij DG Pers en Communicatie voerde klager aan dat verschillende documenten zonder haar medeweten aan haar persoonsdossier waren toegevoegd. Anderzijds waren de meeste van haar opmerkingen over documenten die in het dossier waren opgenomen (met inbegrip van de documenten die zij had gemarkeerd met de woorden “kopie naar persoonsdossier”) volgens haar niet in het dossier opgenomen. Klager noemde twee documenten in haar persoonsdossier (gemarkeerd als "IV/18" en "IV/19") als voorbeelden. Volgens klager gaven de documenten in haar persoonsdossier als gevolg daarvan een vertekend beeld van de objectieve feiten. De klager voerde verder aan dat er een “parallel” persoonsdossier in Brussel was, waarvan de meeste inhoud niet in het persoonsdossier in Wenen was opgenomen. Ten slotte wees klager erop dat haar persoonsdossier geen elementen bevatte die haar ontslag rechtvaardigden, dat wil zeggen geen documenten na de datum in mei 2001, toen zij was geschorst.

Daarnaast voerde klager aan dat de Commissie haar toegang had moeten verlenen tot de volledige inhoud van het dossier in Brussel. Zij heeft ook verklaard dat zij beroep heeft aangetekend tegen het besluit om haar te ontslaan, waarbij zij zich alle verdere rechten voorbehoudt.

In haar in juni 2004 bij de Ombudsman ingediende klacht verwees klaagster naar haar klacht van 11 maart 2004 bij de Commissie, waarbij zij erop wees dat de Commissie op deze klacht geen antwoord had gegeven. Klager voerde dus in wezen aan dat de Commissie haar verplichtingen met betrekking tot haar persoonsdossier niet was nagekomen.

Het onderzoek

De aanpak van de Ombudsman

De klacht is voor advies naar de Commissie gestuurd. Om verwarring te voorkomen, deelde de Ombudsman de Commissie en klager mee dat zijn onderzoek alleen betrekking had op de kwesties in verband met het persoonlijke dossier van klager en dus geen betrekking zou hebben op de andere punten die klager in haar brief aan de Commissie van 11 maart 2004 had genoemd (zoals de kwestie van de toegang tot het dossier in Brussel en het besluit van de Commissie om klager te ontslaan).

Advies van de Commissie

In haar advies verwees de Commissie naar het besluit van 21 juni 2004 waarbij zij had geantwoord op de brief van klager van 11 maart 2004. De Commissie betreurde het dat dit antwoord vertraging had opgelopen.

In haar brief van 21 juni 2004 heeft de Commissie de klacht van klager van 11 maart 2004 afgewezen. De Commissie voerde aan dat de artikelen 24 en 26 van het Statuut niet van toepassing waren op plaatselijke functionarissen en dat het zogenaamde "persoonlijk dossier" in de vertegenwoordiging in Wenen derhalve geen dossier was als bedoeld in artikel 26 van het Statuut.

De Commissie voegde daaraan toe dat zelfs indien deze artikelen in het onderhavige geval van toepassing zouden zijn, het niet juist zou zijn om het dossier dat aan de diensten van de Ombudsman was getoond, te vergelijken met het "persoonlijk dossier" betreffende een ambtenaar. Het aan de diensten van de Ombudsman getoonde dossier was slechts een werkdossier dat uitsluitend betrekking had op de tuchtprocedure die tegen klager was ingeleid. Bovendien zou klager in die procedure volgens de Commissie toegang hebben gehad tot alle documenten die zijn genoemd in de "kennisgeving van grieven" van 8 mei 2001 waarop de Commissie zich had gebaseerd. De Commissie was van mening dat dit precies was wat artikel 26 van het Statuut moest waarborgen in het geval van ambtenaren (d.w.z. dat besluiten niet werden genomen op basis van informatie die hun onbekend was).

Opmerkingen van klager

In haar opmerkingen handhaafde klager haar klacht. Zij heeft ook verdere opmerkingen gemaakt met betrekking tot artikel 24 van het Statuut. Volgens klager was zij lang voordat de hoorzitting had plaatsgevonden door de Commissie in het openbaar veroordeeld. Klager voerde ook aan dat haar ter terechtzitting vragen waren gesteld die niets te maken hadden met de grieven die tegen haar waren geuit.

Nadere inlichtingen

Na zorgvuldige bestudering van het standpunt van de Commissie en de opmerkingen van klager bleek dat nader onderzoek noodzakelijk was.

Verzoek om nadere informatie

Op 12 oktober 2004 heeft de Ombudsman de Commissie derhalve verzocht (1) haar standpunt uiteen te zetten dat het zogenaamde "persoonsdossier" in de vertegenwoordiging in Wenen geen dossier was als bedoeld in artikel 26 van het Statuut, aangezien a) de Commissie in haar antwoord van 25 september 2003 op een verzoek om aanvullende informatie van de Ombudsman in het kader van het onderzoek van de Ombudsman naar klacht 242/2003/GG had opgemerkt dat klager gebruik kon maken van haar recht om haar persoonsdossier in te zien op de zetel van de vertegenwoordiging in Wenen en b) de door klager ingediende documenten van de Commissie (gemarkeerd als "IV/18" en "IV/19") duidelijk hadden verklaard dat zij bedoeld waren om te worden opgenomen in het "persoonsdossier" van klager, (2) om de aard en het doel van het "persoonsdossier" van klager in zijn vertegenwoordiging in Wenen uit te leggen en om aan te geven op welke rechtsgrond dit dossier werd bijgehouden, (3) uit te leggen of zij van mening was dat het "persoonlijk dossier" van klager in zijn vertegenwoordiging in Wenen niet (a) alle documenten met betrekking tot de administratieve status van klager en alle verslagen met betrekking tot zijn bekwaamheid, efficiëntie en gedrag hoefde te bevatten en (b) eventuele opmerkingen van klager over dergelijke documenten en (4) uit te leggen waarom het "persoonlijk dossier" van klager in zijn vertegenwoordiging in Wenen geen opmerkingen van klager bevatte over de documenten met de vermeldingen "IV/18" en "IV/19" en geen documenten die waren opgesteld na de datum in mei 2001, toen klager was geschorst.

Antwoord van de Commissie

In haar antwoord maakte de Commissie de volgende opmerkingen:

Artikel 26 van het Statuut was alleen van toepassing op ambtenaren en niet op plaatselijke functionarissen zoals klager. In de desbetreffende regels voor plaatselijke functionarissen was niet naar deze bepaling verwezen. Artikel 11 van de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen, in de nieuwe versie ervan (dat wil zeggen na de wijzigingen die op 1 mei 2004 in werking zijn getreden), dat bepaalde dat artikel 26 van het Statuut van overeenkomstige toepassing was op tijdelijke functionarissen, was thans krachtens artikel 81 van de Regeling van overeenkomstige toepassing op arbeidscontractanten. De nieuwe regels waren echter niet van toepassing op situaties die zich in het verleden hadden voorgedaan.

Het persoonsdossier bij de vertegenwoordiging van de Commissie in Oostenrijk was het enige persoonsdossier dat de Commissie als werkgever van klager had geopend met het oog op personeelsbeheer. Het recht van de Commissie om dit te doen werd in casu beheerst door het Oostenrijkse recht. De regels voor de bewaring van de persoonsdossiers van het plaatselijke personeel van de Commissie zijn vastgelegd in de "Nota administratieve nr. 119" van 13 februari 1985 (2). De vertegenwoordigingen van de Commissie werden ook herinnerd aan de verplichting om persoonsdossiers bij te houden, bijvoorbeeld door een brief van DG Pers en Communicatie van 26 oktober 2000 (3).

De Oostenrijkse wet verplicht werkgevers niet om persoonlijke dossiers bij te houden. De Commissie was dus niet wettelijk verplicht om alle documenten betreffende de status van de klager en diens bekwaamheid, prestaties en gedrag in het persoonsdossier op te nemen. Evenmin verplichtte het Oostenrijkse recht de Commissie om in het persoonsdossier verklaringen van klager over individuele gebeurtenissen op te nemen.

De door klager ingediende nota met betrekking tot document "IV/19" hoefde niet in het dossier van klager te worden bewaard. Document "IV/19" was in het dossier opgenomen vanwege de instructie aan klager om afwezigheden de dag ervoor mondeling te melden. De door klager overgelegde documenten hadden echter alleen betrekking op de medische redenen voor haar gedeeltelijke afwezigheid op 3 oktober 2000. Deze documenten moesten daarom in het medisch dossier van klager worden opgenomen, en niet in haar persoonlijk dossier.

De Commissie erkende dat de nota waarnaar klager met betrekking tot document "IV/18" had verwezen, niet samen met dit document in haar persoonsdossier was opgenomen. Aangezien deze omissie meer dan vier jaar geleden had plaatsgevonden, was het niet langer mogelijk om vast te stellen hoe het tot stand was gekomen. In tegenstelling tot wat klaagster in haar brief van 11 maart 2004 had gesteld, ontbrak een meerderheid van de meningen en antwoorden van klaagster echter niet in haar persoonsdossier. Toen klager adviezen en antwoorden had ingediend met betrekking tot gebeurtenissen die in haar persoonsdossier waren opgenomen, waren deze bij het dossier gevoegd. Klager had haar beweringen slechts in twee gevallen kunnen staven, waarvan er één hier duidelijk niet relevant was.

Het persoonsdossier van klager eindigde in mei 2001 omdat zij op 10 mei 2001 van haar functie was ontheven. De tuchtprocedure was uitgevoerd door DG Pers en Communicatie. Aangezien deze laatste in Brussel was gevestigd, had zij in Brussel naar behoren een dossier over de tuchtprocedure bijgehouden.

Opmerkingen van klager

In haar opmerkingen handhaafde klager haar klacht en maakte hij de volgende aanvullende opmerkingen:

Volgens een interne nota over het bezoek van de financieel controleur aan de vertegenwoordiging van 2 juli 1999, die door P. was opgesteld, was de directie verzocht bepaalde richtsnoeren inzake het bijhouden van persoonsdossiers in acht te nemen, bijvoorbeeld het beginsel dat elk document dat in een persoonsdossier moest worden opgenomen, door de betrokken plaatselijke functionaris moest worden medeondertekend.

Uit de documenten van 13 november 1985 en 26 oktober 2000 waarnaar de Commissie had verwezen, bleek duidelijk dat de persoonsdossiers van plaatselijke functionarissen naar analogie met die van ambtenaren moesten worden behandeld. Uit de nota van 26 oktober 2000 bleek dat het persoonsdossier uitsluitend bij de vertegenwoordiging moest worden bewaard.

De redenering van de Commissie met betrekking tot document IV/19 was onbegrijpelijk. In het desbetreffende document werd zij (de klager) ervan beschuldigd zich zonder toestemming van het werk te hebben afwezig. In haar antwoord verdedigde zij zich tegen deze beschuldiging. Dit antwoord had dus niet alleen betrekking op de medische redenen voor haar afwezigheid, maar vormde haar reactie op een volkomen ongegronde beschuldiging. Dit incident was een zeer goed voorbeeld van hoe het toenmalige management van de vertegenwoordiging, door alleen geselecteerde documenten in het dossier op te nemen, probeerde de indruk te wekken dat zij haar taken niet was nagekomen of zich schuldig had gemaakt aan wangedrag.

Zoals zij in haar brief van 11 maart 2004 had benadrukt, waren de verwijzingen naar de documenten "IV/18" en "IV/19" slechts illustratieve voorbeelden.

Klager nam een gedetailleerde lijst op van de documenten die zonder haar medeweten in het persoonsdossier waren opgenomen en van de opmerkingen die niet waren opgenomen, hoewel zij deze had gemarkeerd voor opname in haar persoonsdossier. Volgens klager waren ten minste 12 van haar aantekeningen die zij had gemarkeerd om in haar persoonsdossier te worden opgenomen, niet opgenomen, terwijl bijna 30 brieven van de administratie zonder haar medeweten waren opgenomen. Klager diende ook een kopie in van een e-mail van 29 september 2000 waarin zij de directie van de Vertegenwoordiging had meegedeeld dat zij op de ochtend van 3 oktober 2000 naar een arts zou gaan.

BESLUIT

1 Inleidende opmerkingen

1.1 De oorspronkelijke klacht die in juni 2004 werd ingediend, had betrekking op de behandeling door de Commissie van het persoonsdossier van klager, maar vermeldde ook enkele andere kwesties. In zijn brieven tot inleiding van het onderzoek deelde de Ombudsman, om verwarring te voorkomen, de Commissie en klager mee dat zijn onderzoek alleen betrekking had op de kwesties in verband met het persoonsdossier van klager en dus geen betrekking had op de andere punten die klager in haar brief aan de Commissie van 11 maart 2004 had genoemd (zoals de kwestie van de toegang tot het dossier in Brussel en het besluit van de Commissie om klager te ontslaan).

1.2 In haar opmerkingen over het standpunt van de Commissie heeft klager verdere opmerkingen gemaakt met betrekking tot artikel 24 van het Statuut, waarnaar zij reeds in haar klacht had verwezen. Volgens klager was zij lang voordat de hoorzitting had plaatsgevonden door de Commissie in het openbaar veroordeeld. Klager voerde ook aan dat haar ter terechtzitting vragen waren gesteld die niets te maken hadden met de grieven die tegen haar waren geuit. De Ombudsman is van mening dat het niet passend zou zijn dit onderzoek uit te breiden tot deze verdere kwesties. Dit zou onvermijdelijk het onderzoek van de Ombudsman naar de oorspronkelijke bewering van klager vertragen. De Ombudsman is van mening dat dit niet in het belang van klager zou zijn. Het staat klager echter vrij om over deze kwesties een nieuwe klacht in te dienen.

2 Vermeend verzuim van de Commissie om haar taken met betrekking tot het persoonsdossier van klager te vervullen

2.1 Klager werkte vroeger als plaatselijk agent voor de vertegenwoordiging van de Commissie in Wenen. Op 10 mei 2001 besloot de Commissie klager op te schorten naar aanleiding van ernstige beschuldigingen die tegen haar waren geuit. Bij besluit van 31 januari 2002 heeft de Commissie klager zonder voorafgaande kennisgeving ontslagen. Klager heeft tegen deze beslissing beroep ingesteld bij een Oostenrijkse rechtbank, waar de zaak momenteel aanhangig is. Klager verzocht vervolgens om toegang tot bepaalde documenten waarop de Commissie haar besluit had gebaseerd. Dit verzoek gaf aanleiding tot klacht 242/2003/GG, die werd afgesloten nadat de Commissie klager toegang had verleend tot delen van de relevante documenten. In de loop van dit onderzoek hebben de diensten van de Ombudsman het dossier van de Commissie in Brussel geïnspecteerd.

In de loop van het onderzoek van de Ombudsman naar klacht 242/2003/GG had de Commissie klager de mogelijkheid geboden om haar persoonsdossier in Wenen in te zien. Klager heeft van deze mogelijkheid gebruik gemaakt. Vervolgens diende zij een klacht in bij het directoraat-generaal (DG) Pers en Communicatie van de Commissie, met het argument dat zonder haar medeweten verschillende documenten aan haar persoonsdossier waren toegevoegd en dat de meeste van haar opmerkingen over documenten die in het dossier waren opgenomen (met inbegrip van de documenten die zij had gemarkeerd met de woorden “kopie naar persoonsdossier”) niet in het dossier waren opgenomen. Klager noemde twee documenten in haar persoonsdossier (gemarkeerd als "IV/18" en "IV/19") als voorbeelden. Volgens klager gaven de documenten in haar persoonsdossier als gevolg daarvan een vertekend beeld van de objectieve feiten. De klager voerde verder aan dat er een “parallel” persoonsdossier in Brussel was, waarvan de meeste inhoud niet in het persoonsdossier in Wenen was opgenomen. Ten slotte wees klager erop dat haar persoonsdossier geen elementen bevatte die haar ontslag rechtvaardigden, dat wil zeggen geen documenten na de datum in mei 2001, toen zij was geschorst.

In haar in juni 2004 bij de Ombudsman ingediende klacht verwees klaagster naar haar klacht van 11 maart 2004 bij de Commissie, waarbij zij erop wees dat de Commissie op deze klacht geen antwoord had gegeven. Klager voerde dus in wezen aan dat de Commissie haar verplichtingen met betrekking tot haar persoonsdossier niet was nagekomen.

In haar klacht verwees klager naar artikel 26 van het Statuut van de ambtenaren van de EU, dat als volgt luidt:

“Het persoonsdossier van een ambtenaar bevat:

a) alle documenten betreffende zijn administratieve status en alle verslagen betreffende zijn bekwaamheid, doeltreffendheid en gedrag;

b) eventuele opmerkingen van de ambtenaar over dergelijke documenten.

De documenten moeten in serie worden geregistreerd, genummerd en gedeponeerd; de onder a) bedoelde documenten mogen door de instelling niet tegen een ambtenaar worden gebruikt of aangehaald, tenzij zij hem vóór de indiening ervan zijn meegedeeld. (…)

Voor elke ambtenaar is er slechts één persoonsdossier.

De ambtenaar heeft het recht, ook na beëindiging van de dienst, kennis te nemen van alle stukken van zijn dossier en daarvan afschriften te nemen.”

2.2 In haar advies voerde de Commissie aan dat artikel 26 van het Statuut niet van toepassing was op plaatselijke functionarissen en dat het zogenaamde "persoonlijk dossier" in de vertegenwoordiging in Wenen derhalve geen dossier was als bedoeld in artikel 26 van het Statuut. De Commissie voerde voorts aan dat klager tijdens de tegen hem ingeleide tuchtprocedure toegang zou hebben gehad tot alle documenten waarop de Commissie zich tegen haar had gebaseerd. Volgens de Commissie was dit precies wat artikel 26 van het Statuut beoogde te waarborgen in het geval van ambtenaren (d.w.z. dat besluiten niet werden genomen op basis van informatie die hun onbekend was).

In haar antwoord op een verzoek om nadere informatie van de Ombudsman voerde de Commissie aan dat het persoonsdossier dat bij haar vertegenwoordiging in Wenen werd bewaard, het enige persoonsdossier was dat zij als werkgever van klager voor personeelsbeheer had geopend. De Commissie was van mening dat haar recht om dit te doen in casu werd beheerst door het Oostenrijkse recht. De regels voor de bewaring van de persoonsdossiers van het plaatselijke personeel van de Commissie zijn vastgelegd in de "Nota administratieve nr. 119" van 13 februari 1985. De vertegenwoordigingen van de Commissie werden ook herinnerd aan de verplichting om persoonsdossiers bij te houden, bijvoorbeeld in een brief van DG Pers en Communicatie van 26 oktober 2000. De Commissie voerde aan dat de Oostenrijkse wetgeving werkgevers niet verplicht om persoonlijke dossiers bij te houden en dat zij dus niet wettelijk verplicht was om alle documenten met betrekking tot de status van de klager en zijn bekwaamheid, prestaties en gedrag in het persoonlijke dossier op te nemen. Voorts voerde zij aan dat het Oostenrijkse recht de Commissie evenmin verplichtte om in het persoonsdossier verklaringen van klager over individuele gebeurtenissen op te nemen.

Volgens de Commissie hoefde de door klager ingediende nota met betrekking tot document "IV/19" niet in het persoonsdossier van klager te worden bewaard, maar in haar medisch dossier. De Commissie erkende dat de nota waarnaar klager met betrekking tot document "IV/18" had verwezen, niet samen met dit document in haar persoonsdossier was opgenomen. Volgens de Commissie ontbrak een meerderheid van de meningen en antwoorden van klager echter niet in haar persoonsdossier. De Commissie voerde aan dat klager haar beweringen slechts in twee gevallen had kunnen staven, waarvan er één hier duidelijk niet relevant was.

De Commissie verklaarde voorts dat het persoonsdossier van klager in mei 2001 was geëindigd omdat zij op 10 mei 2001 van haar functie was ontheven. De tuchtprocedure was uitgevoerd door DG Pers en Communicatie. Aangezien deze laatste in Brussel was gevestigd, heeft de Commissie aangevoerd dat zij in Brussel naar behoren een dossier over de tuchtprocedure had bijgehouden.

2.3 Alvorens in te gaan op de aantijgingen van klager, lijkt het nuttig een preliminaire kwestie te onderzoeken. In haar advies voerde de Commissie aan dat haar recht om persoonsdossiers bij te houden van haar personeelsleden in de vertegenwoordiging in Wenen werd beheerst door het Oostenrijkse recht en dat dit laatste de werkgevers niet verplichtte om dergelijke dossiers bij te houden. De Ombudsman merkt echter op dat de Commissie niet heeft aangevoerd dat het Oostenrijkse recht haar zou beletten dergelijke persoonsdossiers bij te houden. Bovendien blijkt duidelijk uit het bewijsmateriaal waarover de Ombudsman beschikt dat de Commissie heeft besloten persoonlijke dossiers bij te houden met betrekking tot haar plaatselijke functionarissen en dat zij interne instructies heeft gegeven over de wijze waarop dit moet gebeuren in haar "Nota Administratief nr. 119" van 13 februari 1985. In deze omstandigheden staat niets eraan in de weg dat de Ombudsman onderzoekt hoe de Commissie het persoonsdossier met betrekking tot klager heeft behandeld.

2.4 Het is een goede administratieve praktijk om ervoor te zorgen dat een persoonlijk dossier van een personeelslid van een communautaire instelling of communautair orgaan (1) alle documenten betreffende zijn administratieve status en alle verslagen over zijn bekwaamheid, prestaties en gedrag bevat, alsmede (2) alle opmerkingen van de ambtenaar over dergelijke documenten. Deze verplichting is voor de ambtenaren neergelegd in artikel 26 van het Statuut. Het is juist dat de regeling inzake de aanstelling van plaatselijke functionarissen vóór de vaststelling van de op 1 mei 2004 in werking getreden wijzigingen niet uitdrukkelijk voorzag in de toepasselijkheid van artikel 26 van het Statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen op de plaatselijke functionarissen. Opgemerkt moet echter worden dat in de "Nota Administratief nr. 119" van 13 februari 1985 uitdrukkelijk is bepaald dat "naar analogie van de beoordelingsrapporten van ambtenaren" de persoonsdossiers van plaatselijke functionarissen alleen de documenten mogen bevatten die zijn vermeld in een bij deze instructies gevoegde lijst. In zijn nota van 26 oktober 2000 waarin de verantwoordelijke personen worden herinnerd aan de regels inzake de persoonsdossiers van plaatselijke functionarissen, heeft DG Pers en Informatie dezelfde formule herhaald ("[p]ar analogie avec les dossiers staffs des fonctionnaires"). Voorts moet worden opgemerkt dat de lijst die bij de in 1985 gegeven instructies is gevoegd (in punt G) uitdrukkelijk verwijst naar de noodzaak om eventuele opmerkingen van de gemachtigde met betrekking tot verslagen over zijn bekwaamheid, prestaties en gedrag aan het persoonsdossier toe te voegen ("les observations éventuelles de l'agent à leur sujet"). Ten slotte heeft de Commissie zelf aanvaard dat de opmerkingen van klager over document "IV/18" in de onderhavige zaak in haar persoonsdossier hadden moeten worden opgenomen. In het licht van deze omstandigheden is de Ombudsman van mening dat artikel 26 van het Statuut een codificatie is van de verplichtingen die voortvloeien uit het beginsel van behoorlijk bestuur en dat deze verplichtingen derhalve reeds vóór de inwerkingtreding van een regel die uitdrukkelijk bepaalt dat artikel 26 van het Statuut naar analogie op plaatselijke functionarissen moet worden toegepast, op de Commissie rusten ten aanzien van plaatselijke functionarissen.

2.5 De Ombudsman heeft zelf het in Wenen bijgehouden persoonsdossier van klager niet ingezien. Uit de door zowel klager als de Commissie verstrekte informatie blijkt echter dat dit dossier geen documenten bevat met betrekking tot de tuchtprocedure die tegen klager is gevoerd na de datum in mei 2001, toen zij uit haar functie werd geschorst. In haar antwoord op het verzoek om nadere informatie van de Ombudsman voerde de Commissie aan dat de documenten betreffende de tuchtprocedure waren bewaard in een dossier in Brussel, aangezien deze procedure was uitgevoerd door DG Pers en Communicatie, dat in Brussel is gevestigd. De Ombudsman is van mening dat deze uitleg niet aanvaardbaar is. De lijst die bij de interne instructies van de Commissie van 13 februari 1985 betreffende de bewaring van de persoonsdossiers van plaatselijke functionarissen is gevoegd, bevat een deel H met als titel "Tuchtzaken" ("Vragen disciplinaire maatregelen"). Het is dus duidelijk dat documenten betreffende tuchtprocedures moeten worden opgenomen in het persoonsdossier van een plaatselijke functionaris. Voorts moet worden opgemerkt dat artikel 26 van het Statuut (waarvan de verplichtingen, zoals hierboven vermeld, van toepassing zijn op plaatselijke functionarissen) bepaalt dat voor elk personeelslid slechts één persoonsdossier wordt bijgehouden. Hetzelfde beginsel lijkt in herinnering te worden gebracht in punt 3 van de nota van de Commissie van 26 oktober 2000, volgens welke het persoonsdossier "uitsluitend" bij de vertegenwoordiging moet worden bewaard. De Ombudsman aanvaardt dat het, onder de door de Commissie beschreven voorwaarden, zinvol kan zijn om een werkkopie van de documenten betreffende de tuchtprocedure te bewaren binnen de dienst die deze procedure behandelt (4). Dit heeft echter geen invloed op de noodzaak om de documenten zelf toe te voegen aan het persoonlijke dossier van klager dat in Wenen wordt bewaard. Het verzuim van de Commissie om dit in de onderhavige zaak te doen, vormt dus een geval van wanbeheer.

2.6 Wat document "IV/19" betreft, merkt de Ombudsman op dat dit document een e-mail is die de heer K., hiërarchieke meerdere van klager, op 3 oktober 2000 aan klager heeft gericht en die aan een aantal andere personen, waaronder het hoofd van de vertegenwoordiging, is gekopieerd. In deze e-mail beweerde de heer K. dat klager had aangegeven dat zij tot 9.30 uur afwezig zou zijn, maar dat zij die dag in feite pas rond het middaguur op het werk was aangekomen zonder haar chef, de receptie of de administratie daarvan vooraf in kennis te hebben gesteld. Volgens de heer K. kende hij ook geen verdere uitleg. De heer K. concludeerde dat klager dus zonder toestemming van het werk afwezig was geweest. In haar antwoord van dezelfde dag wees klager erop dat zij de heer K. per e-mail van 29 september 2000 had meegedeeld dat zij op "dinsdagochtend" (d.w.z. de ochtend van 3 oktober 2000) naar een arts in het ziekenhuis zou moeten gaan en dat zij niet precies had kunnen aangeven hoe lang dit zou duren. Klager legde verder uit dat zij een verklaring bij de administratie had ingediend. Volgens dit document was klager tot die dag om 11.00 uur in het ziekenhuis geweest. De Ombudsman is van mening dat een ander door klager ingediend document (een verklaring van een arts van 27 september 2000) inderdaad niet in het persoonsdossier van klager, maar in haar medisch dossier hoefde te worden bewaard. De Ombudsman is echter van mening dat een andere conclusie moet worden getrokken met betrekking tot de e-mail van klager aan de heer K. van 3 oktober 2000 en de verklaring van de tijd die zij in het ziekenhuis had doorgebracht. In haar e-mail antwoordde klager op de beschuldiging van de heer K. dat zij zonder toestemming van het werk afwezig was geweest. De Ombudsman is van mening dat, gezien het feit dat de e-mail van de heer K. van 3 oktober 2000 in het persoonsdossier van klager was opgenomen, ten minste ook het antwoord van klager van dezelfde datum moest worden opgenomen. Als gevolg van het verzuim van de Commissie om dit te doen, lijkt het persoonsdossier van klager inderdaad een vertekend beeld te geven van de objectieve feiten (5). De Ombudsman is derhalve van mening dat het verzuim van de Commissie om (ten minste) de e-mail van klager van 3 oktober 2000 in haar persoonsdossier op te nemen, eveneens een geval van wanbeheer vormt.

2.7 Uit het voorgaande volgt dat de Commissie de opmerkingen van klager over de documenten "IV/18" en "IV/19" niet in haar persoonsdossier heeft opgenomen. De Ombudsman merkt op dat klager deze documenten had genoemd als illustratieve voorbeelden van documenten die in haar persoonlijk dossier hadden moeten worden opgenomen. In haar opmerkingen over het antwoord van de Commissie op het verzoek om aanvullende informatie heeft klager een gedetailleerde lijst ingediend van de documenten die buiten haar medeweten in het persoonsdossier waren opgenomen en van de opmerkingen die niet waren opgenomen, hoewel zij deze had gemarkeerd voor opname in haar persoonsdossier. In tegenstelling tot wat de Commissie veronderstelt, wijst niets erop dat klager haar beweringen slechts in twee gevallen kan staven. Zelfs indien bij nader onderzoek zou blijken dat geen van de door klager genoemde aanvullende opmerkingen in haar persoonsdossier moest worden opgenomen, zou dit echter geen invloed hebben op de conclusie dat haar opmerkingen over de documenten "IV/18" en "IV/19" wel in haar persoonsdossier moesten worden opgenomen. In dit verband merkt de Ombudsman op dat de Commissie heeft erkend dat de opmerkingen over document "IV/18" hadden moeten worden opgenomen, zonder echter aan te geven of dit inmiddels is gebeurd.

2.8 Wat betreft de bewering van klager dat documenten waren opgenomen zonder haar daarvan in kennis te stellen, merkt de Ombudsman op dat de Commissie lijkt aan te voeren dat zij zich hoe dan ook niet op een van de documenten kon beroepen zonder klager de kans te geven daarover opmerkingen te maken. De Ombudsman merkt op dat artikel 26 van het Statuut bepaalt dat "de onder a) bedoelde documenten niet door de instelling tegen een ambtenaar mogen worden gebruikt of aangehaald, tenzij zij hem vóór de indiening ervan zijn meegedeeld." Deze bepaling beschermt de ambtenaren (of, wanneer de daaruit voortvloeiende verplichtingen op plaatselijke functionarissen van toepassing zijn, de functionaris) tegen het gebruik van documenten die in het persoonsdossier zijn opgenomen zonder de ambtenaar (of functionaris) daarvan in kennis te stellen. De Ombudsman is echter van mening dat goede administratieve praktijken vereisen dat deze negatieve bescherming wordt aangevuld met een positieve verplichting om de betrokkene de mogelijkheid te geven opmerkingen te maken over een document voordat het in het persoonsdossier wordt opgenomen (6). Het is duidelijk dat een ambtenaar of gemachtigde geen opmerkingen kan maken (en vragen om deze opmerkingen in zijn persoonsdossier op te nemen) over documenten die niet onder zijn aandacht zijn gebracht. De Ombudsman merkt echter op dat klager inmiddels haar persoonsdossier heeft geraadpleegd en dus alle daarin opgenomen documenten heeft ontdekt. Hij merkt voorts op dat klager in haar klacht, in haar opmerkingen over het standpunt van de Commissie en met name in haar opmerkingen over het antwoord van de Commissie op het verzoek om nadere informatie, in detail heeft uiteengezet welke documenten en opmerkingen nog in haar persoonsdossier moeten worden opgenomen. Aangezien de Ombudsman een ontwerpaanbeveling doet waarin de Commissie wordt verzocht deze documenten en opmerkingen te heroverwegen om ze op te nemen in het persoonsdossier van klager (zie hieronder), lijkt het niet nodig verder onderzoek te doen naar het feit dat de Commissie klager niet heeft geraadpleegd over documenten die zij in haar persoonsdossier had opgenomen.

2.9 In deze omstandigheden is de Ombudsman van mening dat de Commissie haar verplichtingen met betrekking tot het persoonsdossier van klager niet is nagekomen door daarin niet alle relevante documenten op te nemen.

3 Conclusie

Gezien het bovenstaande doet de Ombudsman de volgende ontwerpaanbeveling aan de Commissie, overeenkomstig artikel 3, lid 6, van het Statuut van de Ombudsman:

De ontwerpaanbeveling

De Commissie dient de door de klager genoemde documenten te onderzoeken teneinde deze in haar persoonsdossier op te nemen en haar toegang te verlenen tot het naar behoren gereconstitueerde dossier.

De Commissie en de klager zullen van deze ontwerpaanbeveling in kennis worden gesteld. Overeenkomstig artikel 3, lid 6, van het statuut van de Ombudsman zendt de Commissie uiterlijk op 31 mei 2005 een omstandig advies toe. Het omstandig advies zou kunnen bestaan uit de aanvaarding van het besluit van de Ombudsman en een beschrijving van de maatregelen die zijn genomen om de ontwerpaanbeveling uit te voeren.

Straatsburg, 28 februari 2005

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Besluit 94/262 van het Europees Parlement van 9 maart 1994 inzake het statuut van de Europese Ombudsman en de algemene voorwaarden voor de uitoefening van zijn taken (PB L 113, blz. 15).

(2) De Commissie heeft een kopie van deze nota ingediend.

(3) De Commissie heeft ook een kopie van dit document verstrekt.

(4) Punt 3 van de nota van de Commissie van 26 oktober 2000 bepaalt dat kopieën van de documenten in het persoonsdossier op verzoek aan Brussel kunnen worden toegezonden.

(5) Opgemerkt zij dat de door klager overgelegde verklaring lijkt aan te tonen dat deze het ziekenhuis pas op 3 oktober 2000 om 11.00 uur heeft verlaten. De Ombudsman merkt voorts op dat klaagster, samen met haar opmerkingen over het antwoord van de Commissie op het verzoek om aanvullende informatie, een kopie van haar e-mail van 29 september 2000 heeft ingediend om de heer K. in kennis te stellen van haar aanstaande afwezigheid op 3 oktober 2000.

(6) Indien de nota van de heer P. waarnaar klager in haar opmerkingen over het antwoord van de Commissie op het verzoek om aanvullende informatie verwijst, inderdaad de inhoud heeft die klager beweert te hebben, lijkt de Commissie zelf dit standpunt te delen.