(Gemaakt overeenkomstig artikel 3, lid 6, van het Statuut van de Europese Ombudsman (1))

SAMENVATTING

De klacht in deze zaak betreft de weigering van de Commissie om een begunstigde van een steunregeling voor joint ventures (Joint Venture Programme Phare - "JOP Phare") de overeengekomen middelen te betalen. Op 13 juni 2000 hebben de diensten van de Commissie een audit van de onderneming van klager uitgevoerd. De controle is nog niet afgerond. Overigens heeft de klacht betrekking op de weigering van de Commissie om klager een tijdens de controle genomen grootboek terug te geven. Tijdens dit onderzoek voerde klager ook aan dat zijn bedrijf op een zwarte lijst was ingeschreven.

De Commissie voert aan dat de controle niet kon worden afgerond omdat klager de nodige documenten niet had verstrekt. Bovendien was het tijdens de controle opgenomen grootboek niet origineel. Ten slotte stond klager niet op een zwarte lijst, maar op het interne systeem voor vroegtijdige waarschuwing (EWS) van de Commissie.

Op basis van het beschikbare bewijsmateriaal is de Ombudsman van mening dat de Commissie klager onvoldoende heeft geïnformeerd over de documenten die hij moest verstrekken om de Commissie in staat te stellen de controle af te ronden en tijdig een besluit te nemen over de betaling van de middelen. Voorts is de Ombudsman van mening dat de Commissie hem geen redelijke verklaring heeft gegeven voor haar weigering om het grootboek terug te sturen. Tot slot vertrouwt de Ombudsman erop dat de Commissie de registratie van de onderneming van klager in het EWS zal heroverwegen in het licht van de resultaten van de controle.

In deze omstandigheden doet de Ombudsman een ontwerpaanbeveling. Hij verzoekt de Commissie klager in kennis te stellen van de documenten die hij geacht wordt voor de audit te verstrekken en het grootboek terug te sturen.

Het KLACHT

De klager is de uitvoerend directeur van GERE; een in Luxemburg geregistreerde vennootschap. GERE heeft EU-middelen aangevraagd in het kader van het programma JOP Facility 2. Volgens de aanvraagprocedure moest het verzoek worden ingediend via een financieel intermediair (FI). Volgens klager heeft de Commissie het project in oktober 1998 aanvaard. In augustus 1999 werden de bewijsstukken via het FI aan de Commissie toegezonden en verwacht werd dat de onderneming binnen 60 dagen zou worden betaald. De Commissie heeft via het FI herhaaldelijk om nadere informatie verzocht. Het lijkt erop dat geen van de verstrekte informatie de Commissie tevreden stelde en daarom besloot zij een audit van de onderneming uit te voeren. Dit gebeurde op 13 juni 2000. Eind oktober 2000 was de onderneming niet betaald en ondanks verschillende contacten met de Commissie werd zij niet op de hoogte gebracht van de resultaten van de controle, noch werd haar een aantal originele documenten teruggezonden die de Commissie tijdens de controle van haar had afgenomen.

Klager besloot derhalve een klacht in te dienen tegen de Europese Commissie en voerde de volgende aantijgingen aan:

1. De contractuele situatie van ondernemingen die JOP-middelen aanvragen bij de Commissie is onduidelijk. Hoewel GERE nooit een contract met de Commissie heeft ondertekend, worden er door de Commissie verplichtingen opgelegd.

2. De manier waarop informatie wordt verspreid is contraproductief. De betrekkingen tussen GERE en de Commissie werden grotendeels via het FI onderhouden. Het is derhalve onduidelijk of klager werd gevraagd de informatie te verstrekken die de Commissie werkelijk nodig had.

3. Bij de uitvoering van haar controles had de Commissie haar onderzoeken moeten beperken tot elementen die verband houden met het gefinancierde project, zonder de volledige bedrijfsboekhouding van de onderneming te controleren.

4. GERE is nooit op de hoogte gebracht van de resultaten van de op 13 juni 2000 uitgevoerde audit.

5. De Commissie weigerde de originele documenten terug te sturen die zij met het oog op bovengenoemde audit had verstrekt.

Klager verzocht om betaling van de middelen en om teruggave van de oorspronkelijke documenten die aan de Commissie waren toevertrouwd.

Het onderzoek

Advies van de Europese Commissie

Het advies van de Europese Commissie over de klacht luidde als volgt:

1. De Commissie en het FI hebben op 18 januari 1996 een kaderovereenkomst ondertekend. Voor elk project wordt een specifieke overeenkomst (SA) ondertekend tussen de Commissie en het FI. Deze laatste ondertekent op zijn beurt een financieringsovereenkomst (FinA) met de begunstigde van de middelen. In het geval van GERE zijn de SA en de FinA op 26 oktober 1998 ondertekend. De FinA verwees specifiek naar de FA en de SA. Beide bevatten bepalingen die verplichtingen voor de begunstigde ten aanzien van de Commissie creëren. Klager kon derhalve niet beweren dat hij niet op de hoogte was van de situatie en van zijn verplichtingen jegens de Commissie.

2. In principe lopen alle contacten met begunstigden via het FI, maar de Commissie beschouwt dit niet als contraproductief. Integendeel, dit biedt potentiële begunstigden in heel Europa de mogelijkheid om te profiteren van de hulp van ervaren professionals. In het onderhavige geval lijken de problemen hun oorsprong te vinden in de betrekkingen tussen de FI en de klager.

3. De FinA verwijst naar bepalingen van de FA en de SA die de Commissie het recht geven "…any and all controls…" uit te voeren. De uitgevoerde controles hadden tot doel na te gaan of GERE in aanmerking kwam voor financiering en de gefinancierde actie zelf te controleren. Dit vereiste toegang tot alle bestanden van het bedrijf.

4. Op 13 juni 2000 hebben de controleurs van de Commissie de GERE in kennis gesteld van voorlopige conclusies. De begunstigde werd echter verzocht aanvullende bewijsstukken te verstrekken voordat de audit werd afgerond. Een van de verklaringen van de advocaat van klager van 16 augustus 2000 was niet bevredigend. Sindsdien heeft de Commissie getracht een adequaat document te verkrijgen van de persoon die de verklaring heeft afgegeven. Klager heeft nooit aan zijn verplichtingen voldaan, de passende bewijsstukken zijn nooit verstrekt, zij konden derhalve niet worden goedgekeurd en de middelen zijn bijgevolg niet betaald.

5. Het grootboek (Grand Livre) dat in het bezit is van de Commissie, dateert van 13 juni 2000, de dag van de controle, en werd op verzoek van de controleurs door de boekhouder van GERE afgedrukt. De rekeningen over het jaar 1999 zijn op 13 april 2000 door haar boekhouder aan GERE toegezonden; daarom was het oorspronkelijke grootboek noodzakelijkerwijs vóór die datum opgesteld. Ten slotte bood de Commissie de advocaat van klager de mogelijkheid om inzage te krijgen in de documenten waarover de Commissie beschikt. Deze kans is nooit benut.

Opmerkingen van klager

De Europese Ombudsman zond het advies van de Europese Commissie door aan klager met een uitnodiging om opmerkingen te maken. In zijn antwoord verklaarde klager samenvattend het volgende:

1. Ondanks haar verzoeken heeft de FI GERE nooit kopieën verstrekt of toestemming gegeven om de FA en SA te raadplegen. Hoewel deze documenten als bijlagen bij het FinA worden genoemd, heeft GERE ze nooit gezien. De Commissie was van deze situatie op de hoogte gebracht. GERE aanvaardt echter haar eigen verantwoordelijkheid op dit punt.

2. Dit soort contracten met verwijzingen naar andere contracten waarbij derden betrokken zijn, is verwarrend. In tegenstelling tot de verwachtingen van de Commissie beschouwt klager de FI in kwestie niet als een hooggekwalificeerde professional. GERE had kunnen hopen op een beter toezicht op het dossier en is van mening dat de Commissie toezicht moet houden op de activiteiten van de financiële intermediairs.

3. GERE was nooit tegen een audit. De technische en financiële verslagen zijn echter op 5 augustus 1999 ingediend. Sindsdien heeft GERE nooit schriftelijke opmerkingen of betalingen van de Commissie ontvangen. Hoewel volgens goede administratieve praktijken alle aanvullende informatie schriftelijk had kunnen worden gevraagd, hetzij rechtstreeks door de Commissie, hetzij door FI, werd GERE mondeling en bij verschillende geïsoleerde gelegenheden om informatie verzocht. Bovendien werden deze verzoeken pas gedaan toen GERE vroeg naar de voortgang van het dossier.

4. GERE heeft geen schriftelijke of voorlopige conclusies over de controle ontvangen. Schriftelijke verzoeken om inlichtingen van de Commissie volgden op schriftelijke verzoeken van GERE met betrekking tot de teruggave van haar grootboek. Hoewel GERE de Commissie herhaaldelijk om de resultaten van de audit en de betaling van de middelen heeft gevraagd, is klager nog steeds niet op de hoogte van de redenen van de Commissie om de audit niet af te ronden.

5. Klager is van mening dat het niet aan de Commissie is om te beslissen of het verstrekte document een origineel is of niet. Elke keer dat het grootboek wordt afgedrukt, wordt het gefactureerd aan GERE. Toch moet elke in Luxemburg gevestigde onderneming in haar gebouwen een grootboek bijhouden. De weigering van de Commissie om het grootboek terug te sturen, kost GERE ten minste 100 EUR.

Tot slot betreurt klager dat alle gevolgen van de tekortkomingen in dit project moeten worden gedragen door de zwakste partij, d.w.z. GERE. Hoewel GERE niet op de hoogte was van alle voorwaarden van het contract, heeft zij nooit geweigerd samen te werken. Klager betreurt dat voor GERE het vonnis vóór het vonnis is uitgesproken en dat het op een zwarte lijst is geplaatst.

Nadere inlichtingen

Op 2 mei 2001 heeft klager de Ombudsman bewijsmateriaal verstrekt met betrekking tot de inschrijving van GERE op een zwarte lijst van de Commissie. Klager had een fax ontvangen van het Gemeenschappelijk Centrum voor onderzoek (JRC) van de Europese Commissie in Ispra, waarin hem werd meegedeeld dat een betaling voor een ander project was geblokkeerd omdat GERE op de "zwarte lijst van de EU"stond.

Na zorgvuldige bestudering van dit nieuwe element bleek dat nader onderzoek noodzakelijk was. De Ombudsman heeft de Commissie derhalve verzocht hem mee te delen of de Commissie betalingen aan GERE in het kader van onbetwiste contracten heeft geblokkeerd. Voorts stelde de Ombudsman vragen bij de werking van de door een ambtenaar van de Commissie genoemde zwarte lijst.

De Commissie betreurde de formulering die een van haar ambtenaren gebruikte om melding te maken van haar interne systeem voor vroegtijdige waarschuwing (EWS), dat naar aanleiding van het verzoek van het Europees Parlement is opgezet. Het EWS heeft tot doel begunstigden van communautaire middelen te identificeren die administratieve fouten of fraude hebben begaan. Het EWS stopt een betaling niet; het maakt het alleen maar moeilijker en vraagt om verdere controle door de verantwoordelijke diensten. In het geval van GERE hebben zich betreurenswaardige vertragingen voorgedaan. In juli bood de Commissie haar excuses aan en betaalde zij de verschuldigde bedragen in het kader van het onbetwiste project en de achterstandsrente.

Klager was van mening dat GERE nooit op de hoogte was gebracht van fraude of administratieve fouten die haar registratie in het EWS zouden hebben gemotiveerd. Klager stelt dat ambtenaren van de Commissie het EWS gewoonlijk als een zwarte lijst aanwijzen en dat dit tot gevolg heeft dat betalingen worden geblokkeerd. Indien het EWS geen zwarte lijst was, mag het niet als zodanig worden behandeld en moeten de geregistreerde ondernemingen hiervan schriftelijk in kennis worden gesteld.

BESLUIT

1 Vermeende onduidelijke contractuele situatie ten opzichte van de Commissie

1.1 Klager was van mening dat de contractuele situatie van ondernemingen die JOP-middelen aanvragen bij de Commissie onduidelijk is. GERE heeft nooit een contract met de Commissie ondertekend en legt haar verplichtingen op.

1.2 De Commissie voerde aan dat klager niet onkundig kon zijn van zijn contractuele verplichtingen jegens de Commissie. Alle bepalingen zijn duidelijk opgenomen in de financieringsovereenkomst en in de daaraan gehechte kaderovereenkomsten en specifieke overeenkomsten.

1.3 De Ombudsman merkt op dat klager van mening is dat de FI GERE niet naar behoren heeft geïnformeerd over alle contractuele bepalingen die van toepassing zijn op de financieringsovereenkomst. Klager gaf ook toe dat hij zelf verantwoordelijk was voor dit aspect van de zaak. GERE lijkt een contract te hebben gesloten zonder kennis te hebben genomen van de bijlagen bij dit contract, die bepalingen bevatten die verplichtingen ten aanzien van de Commissie in het leven roepen. De Ombudsman is derhalve van mening dat er geen bewijs is van wanbeheer door de Commissie met betrekking tot dit aspect van de zaak.

2 Verspreiding van informatie tussen GERE en de Commissie

2.1 Klager was van mening dat de manier waarop informatie werd verspreid contraproductief was. De betrekkingen tussen GERE en de Commissie werden grotendeels via het FI onderhouden. Het is derhalve onduidelijk of klager werd gevraagd de informatie te verstrekken die de Commissie werkelijk nodig had.

2.2 De Commissie voerde aan dat het gebruik van een FI garandeert dat het dossier wordt behandeld door een ervaren professional.

2.3 De Ombudsman merkt op dat er in het dossier geen bewijs is dat het systeem van het gebruik van financiële intermediairs als zodanig verantwoordelijk is voor de moeilijkheden in de betrekkingen tussen GERE en de Commissie. Zowel de Commissie als de klager lijken een deel van de verantwoordelijkheid voor de tekortkomingen in de verspreiding van informatie toe te wijzen aan de FI. De Ombudsman concludeert derhalve dat er geen bewijs is van wanbeheer door de Commissie met betrekking tot dit aspect van de zaak.

3 Omvang van de controle

3.1 Klager was van mening dat de Commissie bij de uitvoering van de controle haar onderzoek had moeten beperken tot elementen die verband houden met het gefinancierde project, zonder de volledige boekhouding van de onderneming te controleren.

3.2 De Commissie voerde aan dat de omvang van de controle in overeenstemming was met de contractuele verplichtingen van GERE.

3.3 In het licht van de contractuele bepalingen, met name in het licht van de desbetreffende kaderovereenkomst, lijkt de Commissie haar bevoegdheden bij de uitvoering van de audit van GERE niet te hebben overschreden. De Ombudsman concludeert derhalve dat er geen sprake is van wanbeheer met betrekking tot dit aspect van de zaak.

4 Verzuim om GERE in kennis te stellen van de resultaten van de audit

4.1 Volgens klager is GERE nooit op de hoogte gesteld van de resultaten van de op 13 juni 2000 uitgevoerde audit.

4.2 De Commissie was van oordeel dat de controleurs van de Commissie GERE op 13 juni 2000 in kennis hebben gesteld van voorlopige conclusies. De begunstigde werd echter verzocht aanvullende bewijsstukken te verstrekken voordat de audit werd afgerond. Ondanks herhaalde verzoeken heeft klager nooit aan zijn verplichtingen voldaan, deze documenten zijn nooit verstrekt en konden derhalve niet worden goedgekeurd en de middelen bijgevolg niet worden betaald.

4.3 De Ombudsman merkt op dat uit de documenten in kwestie blijkt dat de Commissie klager niet op de hoogte heeft gesteld van de documenten die hij geacht wordt te verstrekken om het besluit van de Commissie met betrekking tot de betaling van de middelen niet te vertragen. Dit zou een geval van wanbeheer kunnen vormen en de Ombudsman zal daarom een ontwerpaanbeveling doen overeenkomstig artikel 3, lid 6, van het Statuut van de Ombudsman.

5 Weigering om originele documenten terug te sturen die tijdens de audit zijn genomen

5.1 Klager voerde aan dat de Commissie weigerde originele documenten terug te sturen die zij met het oog op bovengenoemde audit had verstrekt.

5.2 De Commissie voerde aan dat het grootboek, dat door GERE aan de controleurs is verstrekt en door de diensten van de Commissie wordt bijgehouden, geen origineel document is. Het werd afgedrukt op de dag van de audit.

5.3 De Ombudsman begrijpt dat de Commissie sinds 13 juni 2000 en tot op heden het GERE-grootboek voor het jaar 1999 gebruikt voor controledoeleinden. Hoewel het document speciaal voor de controle werd afgedrukt, beweert klager dat zijn bedrijf een aanzienlijke vergoeding werd aangerekend voor de heruitgave van dit document. Klager verzocht derhalve om teruggave van het grootboek, dat hij als eigendom van GERE beschouwt.

5.4 De Commissie heeft de Ombudsman geen redelijke verklaring gegeven voor haar weigering om haar werkzaamheden aan een fotokopie van het grootboek voort te zetten en GERE het op 13 juni 2000 gedrukte document terug te sturen. De Ombudsman zal derhalve een ontwerpaanbeveling doen overeenkomstig artikel 3, lid 6, van het Statuut van de Ombudsman.

6 Vermeende registratie van GERE op een zwarte lijst en de gevolgen daarvan

6.1 Klager beweerde dat GERE op een zwarte lijst van de Commissie stond. Dit blokkeerde alle betalingen die door de Commissie aan GERE moesten worden gedaan, zelfs in het kader van onbetwiste contracten.

6.2 De Commissie legde uit dat de betalingen vertraging hebben opgelopen als gevolg van het interne systeem voor vroegtijdige waarschuwing van de Commissie. Dit systeem vereist verdere controles voordat betalingen worden gedaan aan begunstigden die vanwege administratieve fouten of fraude in het EWS zijn geregistreerd. In casu is GERE in het EWS geregistreerd wegens de moeilijkheden in verband met de in het kader van het JOP-project ondertekende overeenkomst.

6.3 De Ombudsman merkt op dat tijdens dit onderzoek de betalingen aan GERE in het kader van onbetwiste contracten konden worden verricht. De Commissie heeft de Ombudsman een redelijke uitleg gegeven over de redenen voor de registratie van GERE in het EWS. De Ombudsman heeft derhalve geconcludeerd dat er geen bewijs is van wanbeheer met betrekking tot dit aspect van de zaak.

6.4 De Ombudsman merkt op dat sommige ambtenaren van de Commissie het EWS als een zwarte lijst lijken te beschouwen, hoewel de Commissie heeft verklaard dat dit niet het geval is. De Ombudsman kan daarom op een later tijdstip overwegen de algemene werking van het EWS te onderzoeken in het kader van een onderzoek op eigen initiatief.

7 Conclusie

De Ombudsman is van mening dat de aanpak van de Commissie in deze zaak aanleiding heeft gegeven tot gevallen van wanbeheer. De Ombudsman doet derhalve de volgende ontwerpaanbeveling aan de Commissie, overeenkomstig artikel 3, lid 6, van het Statuut van de Ombudsman:

De ontwerpaanbeveling

De Commissie moet de klager schriftelijk in kennis stellen van de documenten die hij geacht wordt te verstrekken, zodat de Commissie binnen een redelijke termijn een besluit over de betaling kan nemen. Voorts dient de Commissie het op 13 juni 2000 gedrukte grootboek van klager GERE voor 1999 terug te sturen.

De Commissie en de klager zullen van deze ontwerpaanbeveling in kennis worden gesteld. Overeenkomstig artikel 3, lid 6, van het statuut van de Ombudsman brengt de Commissie vóór 28 februari 2002 een uitvoerig gemotiveerd advies uit. Het omstandig advies zou kunnen bestaan uit de aanvaarding van de ontwerpaanbeveling van de Ombudsman en een beschrijving van de wijze waarop deze is uitgevoerd.

 

Jacob SÖDERMAN

Straatsburg, 4 december 2001

---

(1) Besluit 94/262 van het Europees Parlement van 9 maart 1994 betreffende het statuut van de Europese ombudsman en de algemene voorwaarden voor de uitoefening van zijn ambt (PB L 113 van 19.6.1994, blz. 15).