Voorwoord

Met genoegen presenteer ik dit jaar het “Putting it Right Report”, waarin wordt nagegaan of de instellingen voldoen aan mijn in 2016 genomen besluiten. In 2016 was er een nalevingspercentage van 85 %, een lichte stijging ten opzichte van het resultaat van 83 % dat we in 2015 hebben behaald.

De instellingen reageerden positief op 77 van de 91 voorstellen die ik deed om hun gedrag te corrigeren of te verbeteren in zaken die in 2016 werden afgesloten. Er waren nog eens 132 gevallen waarin ik van mening was dat de instellingen stappen hadden ondernomen om hun werking te verbeteren. 12 van de 14 onderzochte instellingen scoorden 100 %, terwijl de Commissie - die in de meeste gevallen voor mijn bureau verantwoordelijk is - 77 % scoorde.

Dit jaar zijn er veranderingen in de manier waarop we proberen de impact van ons werk vast te leggen en in de manier waarop we het presenteren.

Dit is het eerste verslag waarin zaken zijn opgenomen die in het kader van de nieuwe uitvoeringsbepalingen zijn afgesloten. De nieuwe IP's werden herzien om ons in staat te stellen zaken op een efficiëntere manier te behandelen en de zaken te versnellen. De nadruk ligt er in de eerste plaats op dat de gebruikte onderzoeksmaatregelen de specifieke behoeften van elk onderzoek weerspiegelen. Bovendien bieden zij de Ombudsman meer flexibiliteit bij het verkrijgen van informatie of documenten. De nieuwe IP's maken het gemakkelijker en sneller om oplossingen te vinden die wanbeheer elimineren en ervoor te zorgen dat aanbevelingen normaal gesproken worden gebruikt om alle bevindingen van wanbeheer aan te pakken voordat een onderzoek wordt afgesloten. In het kader van het meten van compliance hebben de nieuwe IP's veranderingen gebracht in de terminologie die we gebruiken.

Bovendien is dit het eerste verslag dat niet vergezeld gaat van een bijlage. In het verleden bevatte de bijlage samenvattingen van alle zaken die in het betrokken jaar waren afgesloten. We hebben nu besloten om in de tekst van dit verslag alleen samenvattingen van geselecteerde “star cases” op te nemen. 

We hebben ook secties geïntroduceerd die de impact van ons werk illustreren op gebieden die niet tot uiting komen in het nalevingspercentage, zoals de strategische initiatieven.

Hoewel ik blij ben op te merken dat het nalevingspercentage hoog blijft, wil ik herhalen dat elke weigering van een instelling om gevolg te geven aan een voorstel van de Ombudsman moet worden gezien als een gemiste kans om administratieve tekortkomingen aan te pakken.

Emily O'Reilly

december 2017

 

Verslag

1. Inleiding

In dit verslag wordt beschreven in hoeverre de EU-instellingen [1] hebben gereageerd op de voorstellen die de Ombudsman in 2016 heeft gedaan. Deze voorstellen komen in de vorm van oplossingen, aanbevelingen, suggesties/verdere opmerkingen en kritische opmerkingen.

In deel 3 (hieronder) over de impact van de werkzaamheden van de Ombudsman wordt uitgelegd wat oplossingen, aanbevelingen, suggesties/verdere opmerkingen en kritische opmerkingen/bevindingen van wanbeheer van de Ombudsman inhouden. De nieuwe IP's [2], die op 1 september 2016 in werking zijn getreden, hebben tot op zekere hoogte invloed op het gebruik dat wij van deze voorwaarden maken. Bij wijze van voorbeeld zullen de termen “verdere opmerkingen” en “kritieke opmerkingen” niet langer worden gebruikt. We leggen alle onderstaande wijzigingen uit in de relevante delen van de sectie. Een aantal onderzoeken in dit verslag werd afgesloten na de datum van inwerkingtreding van de nieuwe OT's. Daarom werd in deze gevallen de nieuwe terminologie gebruikt.

In deel 3 wordt ook het effect van de werkzaamheden van de Ombudsman in andere gevallen beschreven; wanneer de zaak door de instelling wordt beslecht of wanneer de Ombudsman besluit een strategisch initiatief te nemen.

In het verleden werd dit verslag gepubliceerd, samen met een bijlage waarin de gevallen werden samengevat waarin voorstellen voor oplossingen, aanbevelingen, kritische opmerkingen en verdere opmerkingen werden aanvaard. Vanaf dit jaar zullen we geen bijlage meer publiceren. In dit verslag vindt u echter samenvattingen van de zaken die speciale vermelding als “star cases” voor elke categorie follow-up rechtvaardigen.

2. Bevoegdheden en procedures van de Ombudsman

De Ombudsman helpt personen, bedrijven en verenigingen die een probleem hebben met een EU-instelling [3]. Tegelijkertijd dient zij het algemeen belang door de instellingen te helpen de kwaliteit van hun dienstverlening te verbeteren. Naast het onderzoeken van klachten kan de Ombudsman ook op eigen initiatief een onderzoek instellen.

De Ombudsman kan van de betrokken instelling verlangen dat zij informatie verstrekt, haar dossiers inziet en getuigenis aflegt van ambtenaren. Deze bevoegdheden zijn opgenomen in het Statuut van de Ombudsman [4] („het Statuut”). Wanneer zij het passend acht dit in een specifiek geval te doen, roept de Ombudsman de instelling op haar standpunt te herzien, verhaal te halen of algemene wijzigingen aan te brengen voor de toekomst. Als de instelling weigert samen te werken, kan zij de politieke aandacht vestigen op een zaak door een speciaal verslag aan het Europees Parlement voor te leggen.

3. De impact van de werkzaamheden van de Ombudsman

a. Oplossingen

Indien de Ombudsman van mening is dat een klacht snel kan worden opgelost, kan zij de betrokken instelling een oplossingsvoorstel doen op basis van artikel 3, lid 5, van het Statuut [5]. De nieuwe IP’s van de Ombudsman maken het gemakkelijker en sneller om oplossingen te vinden die wanbeheer uitbannen.

b. Aanbevelingen

De nieuwe IE-staatsaanbevelingen kunnen worden gedaan wanneer de Ombudsman wanbeheer vaststelt. Aanbevelingen aan de instellingen worden tegelijkertijd gepubliceerd op de website van de Ombudsman.

Indien de aanbeveling door de instelling wordt afgewezen, sluit de Ombudsman de zaak af door een bevinding van wanbeheer te bevestigen. Indien de aanbeveling wordt aanvaard, sluit de Ombudsman de zaak zoals deze door de betrokken instelling is beslecht.

c. Suggesties en verdere opmerkingen

De nieuwe IP’s vervangen het begrip “verdere opmerkingen” door het duidelijkere en nuttigere begrip “voorstellen voor verbetering”, waarmee wordt beoogd te zorgen voor systemische verbetering in de EU-administratie. Evenals andere opmerkingen gaan de suggesties voor verbetering niet uit van een constatering van wanbeheer en impliceren zij geen afkeuring van de instelling waaraan zij zijn gericht.

d. Kritische opmerkingen en bevindingen van wanbeheer

In het verleden gebruikte de Ombudsman de term “kritieke opmerking” telkens wanneer zij een zaak sloot met een bevinding van wanbeheer. Een kritische opmerking informeerde de instelling over wat zij in het specifieke geval verkeerd had gedaan. De opmerking identificeerde de geschonden regel of het geschonden beginsel en (tenzij het duidelijk was) legde uit hoe de instelling in het kader van de zaak had moeten handelen. De instelling heeft binnen zes maanden verslag uitgebracht, op verzoek van de Ombudsman.

De nieuwe IP’s vervangen het begrip “kritieke opmerkingen” door het eenvoudige en duidelijke begrip “bevindingen van wanbeheer”.  Als een aanbeveling door de instelling wordt afgewezen, wordt de zaak afgesloten met een bevinding van wanbeheer.

e. Door de instellingen afgehandelde zaken

De Ombudsman kan een onderzoek in een vroeg stadium afsluiten zonder een oplossing voor te stellen indien de instelling in de loop van het onderzoek spontaan de zaak van de klager beslecht.

Zaak 253/2016/MDC: Weigering van de Europese Commissie om bepaalde uitgaven op grond van een subsidieovereenkomst als subsidiabele kosten te aanvaarden

Klager was de coördinator van een project dat door de Commissie werd medegefinancierd in het kader van een subsidieovereenkomst. Na de succesvolle voltooiing van het project deelde de Commissie klager echter mee dat veel van de in het kader van het project gemaakte kosten in verband met personeels-, reis- en consultancykosten niet-subsidiabel waren.

Klager beweerde dat het besluit van de Commissie oneerlijk was. De Ombudsman opende een onderzoek en verzocht de Commissie te antwoorden op de aantijgingen van klager. Wat de personeelskosten betreft, merkte de Commissie op dat klager haar had moeten informeren over de aanzienlijke toename van de werklast van sommige van zijn personeelsleden en dat hij ruim de tijd had om dit te doen. Wat de reis- en dagvergoedingen betreft, was de Commissie van oordeel dat de praktijken, die volgens klager in overeenstemming waren met haar gebruikelijke praktijk, niet gedocumenteerd of voldoende bewezen waren.

Met betrekking tot de afgewezen consultancykosten verklaarde de Commissie echter dat zij bereid was haar standpunt te heroverwegen vanwege de toelichtingen van de klager, waaruit bleek dat de verkeerde indeling van deze kosten te wijten was aan een echte fout. De Ombudsman is verheugd dat de Commissie haar standpunt heeft heroverwogen.

f. Strategische initiatieven

De Ombudsman kan er ook voor kiezen om strategisch belangrijke onderwerpen te behandelen zonder een onderzoek in te stellen, door een zogenaamd “strategisch initiatief” te openen. Het doel van deze strategische initiatieven is om suggesties over belangrijke onderwerpen met de instellingen te delen, de aandacht te vestigen op zaken van algemeen belang en meer te weten te komen over een bepaalde kwestie voordat wordt besloten of het nodig is een onderzoek in te stellen. In 2016 lanceerde de Ombudsman tien strategische initiatieven.

SI/5/2016/EA: Transparantie van de Eurogroep

In maart 2016 schreef de Ombudsman de voorzitter van de Eurogroep een brief om zijn initiatief toe te juichen om een aantal proactieve transparantiemaatregelen in te dienen, waarvan de leden van de Eurogroep er al mee hadden ingestemd. Deze brief werd gevolgd door een verdere briefwisseling tussen de Ombudsman en de voorzitter van de Eurogroep in 2016.

In deze correspondentie heeft de Ombudsman kwesties aan de orde gesteld, zoals de behandeling van verzoeken om toegang tot documenten van de Eurogroep, met inbegrip van documenten die niet in het bezit zijn van de EU-instellingen, en de transparantie van groepen die betrokken zijn bij de voorbereiding van vergaderingen van de Eurogroep, met name de Eurogroepwerkgroep (EWG). De Ombudsman merkte op dat haar bureau geen enkele ambtenaar kon identificeren.

document met betrekking tot het reglement van orde van de EWG, en dat, hoewel de "Eurogroepwerkmethoden" vermoedelijk verwijzen naar de EWG, dit document ook niet openbaar leek te zijn.

De voorzitter van de Eurogroep verduidelijkt dat verzoeken om toegang tot documenten van de Eurogroep zullen worden behandeld door de EU-instelling die over de desbetreffende documenten beschikt, of zullen worden doorgestuurd naar de desbetreffende nationale instelling en behandeld in overeenstemming met de nationale wetgeving inzake transparantie. In 2017 werden de “werkmethoden van de Eurogroep” gepubliceerd op de webpagina van de Eurogroep.

4. Hoe de instellingen in 2016 op de Ombudsman hebben gereageerd

a. In 2016 aanvaarde voorstellen en aanbevelingen voor oplossingen

In 2016 hebben de EU-instellingen in totaal 9 voorstellen voor oplossingen aanvaard. Eén voorstel voor een oplossing werd door de Commissie verworpen [6].

In 2016 hebben de EU-instellingen ook in totaal 14 aanbevelingen aanvaard of gedeeltelijk aanvaard.[7] Twee aanbevelingen zijn door de Commissie verworpen en twee door het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO)[8], hoewel de instellingen in drie gevallen een positief gevolg hebben gegeven aan de daaropvolgende kritische opmerkingen. De andere zaak betreffende de Commissie leidde tot de vaststelling van wanbeheer.

Instelling	Oplossingen Aanvaard	Aanvaarde aanbevelingen
Europees Parlement	1
Raad van de Europese Unie	1
Europese Commissie	6	6
Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO)		4
Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF)		3
Bureau voor de grondrechten (FRA)	1
Uitvoerend Agentschap onderzoek (REA)		1
Totaal	9	14

Zaak 946/2014/PL: Het taalbeleid van het Bureau van de Europese Unie voor de grondrechten (FRA) met betrekking tot zijn website en publicaties

Klager, een Spaans staatsburger, verzocht het FRA om informatie over zijn taalbeleid met betrekking tot het gebruik van officiële talen op zijn website, met name wat publicaties betreft. Hij merkte op dat de meeste publicaties alleen in het Engels en het Frans beschikbaar waren en soms in het Duits en het Italiaans. Het FRA legt uit dat de verschillende behandeling van officiële talen te wijten is aan budgettaire en personele beperkingen en aan de tijd die nodig is om het vertaalproces te voltooien.

De Ombudsman was van mening dat beperkte personele en financiële middelen een ontoereikende rechtvaardiging vormden voor de praktijken van het FRA met betrekking tot de vertaling van zijn publicaties. De Ombudsman was verheugd dat het FRA zich ertoe had verbonden een statische portaalpagina met basisinformatie over het FRA in alle talen ter beschikking te stellen. Hoewel het onder bepaalde omstandigheden onevenredig zou zijn om alle documenten in alle officiële talen van de EU te vertalen, merkte de Ombudsman op dat er minder belastende middelen waren om ervoor te zorgen dat burgers zoveel mogelijk toegang hebben tot publicaties in hun eigen taal. Zij stelt daarom voor dat het FRA een duidelijk beleid vaststelt en publiceert met betrekking tot de EU-talen waarin zijn publicaties beschikbaar moeten worden gesteld.

De Ombudsman was verheugd dat het FRA haar oplossing aanvaardde. Het FRA heeft momenteel een online taalbeleid en een publicatiebeleid op zijn website. Daarnaast heeft het FRA maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat publicaties in zoveel mogelijk talen worden vertaald.

Zaak 1398/2013/ANA: Weigering van de Europese Commissie om toegang te verlenen tot documenten met betrekking tot de Amerikaanse Foreign Account Tax Compliance Act (“FATCA”)

Een lid van het Europees Parlement (EP-lid) heeft verzocht om toegang van het publiek tot de documenten van de Commissie over onderhandelingen tussen bepaalde EU-lidstaten en de VS over de gevolgen van de FATCA, de Amerikaanse wetgeving op grond waarvan financiële instellingen buiten de VS aan de Internal Revenue Service verslag moeten uitbrengen over hun cliënten.

De Commissie heeft volledige of gedeeltelijke toegang tot verschillende documenten verleend, terwijl zij de toegang tot andere documenten heeft geweigerd. De Commissie achtte een deel van het verzoek van het EP-lid zeer ruim en vroeg haar de reikwijdte van het verzoek te beperken. Het EP-lid was ontevreden over het standpunt van de Commissie en wendde zich tot de Ombudsman.

De Ombudsman heeft de Commissie aanbevolen een nieuwe poging te ondernemen om de reikwijdte van de gevraagde documenten te definiëren en uiteindelijk te beslissen of deze documenten zonder onnodige vertraging moeten worden verstrekt. Op haar beurt heeft de Commissie het aantal documenten waarop het verzoek betrekking had, vastgesteld, een beoordeling uitgevoerd en veel van deze documenten openbaar gemaakt. De Ombudsman erkent dat de Commissie haar voorstel heeft opgevolgd en aanzienlijke inspanningen heeft geleverd om deze aanbeveling uit te voeren.

De Ombudsman heeft de Commissie ook aanbevolen het verzoek om toegang tot de niet-openbaar gemaakte documenten opnieuw te onderzoeken met het oog op het verlenen van

ruimere toegang van het publiek. De Commissie heeft toegang verleend tot aanvullende documenten of meer gedetailleerde en overtuigende verklaringen gegeven voor haar weigering om dit te doen. De Ombudsman heeft het besluit van de Commissie onderzocht en is van mening dat het juist is.

Zaak 852/2014/LP: Naleving door de Europese Commissie van het Verdrag ter bestrijding van tabaksgebruik

Deze zaak betrof de niet-nakoming door de Commissie van haar verplichting uit hoofde van artikel 5, lid 3, van het Kaderverdrag van de Wereldgezondheidsorganisatie (WHO) inzake tabaksontmoediging (hierna: „Verdrag”), waarbij de EU partij is. De klager, de ngo Corporate Europe Observatory, voerde specifiek aan dat de Commissie, met uitzondering van haar directoraat-generaal Gezondheid (DG Gezondheid), niet proactief alle informatie over bijeenkomsten met de tabaksindustrie openbaar maakte.

De Ombudsman opende een onderzoek en constateerde dat de huidige praktijk van de Commissie (met uitzondering van DG Gezondheid) onbevredigend en ontoereikend was. De Ombudsman was van mening dat artikel 5, lid 3, van het verdrag en de richtsnoeren ter uitvoering ervan vereisen dat overheidsinstanties een proactieve in plaats van een reactieve of passieve aanpak volgen om transparantie te waarborgen bij de interactie met de tabaksindustrie. Zij is ook van mening dat de transparantieverplichting van toepassing is op alle vergaderingen tussen de Juridische Dienst van de Commissie en de tabaksindustrie. Zij zag evenmin in waarom de transparantievereisten alleen van toepassing zouden moeten zijn op de hoogste ambtenaren van de Commissie. De Ombudsman heeft de Commissie derhalve aanbevolen alle vergaderingen met tabakslobbyisten of hun wettelijke vertegenwoordigers, alsook de notulen van die vergaderingen proactief online te publiceren en dat dit beleid van toepassing is op alle ambtenaren van de Commissie, ongeacht hun anciënniteit.

In haar antwoord handhaafde de Commissie haar oorspronkelijke standpunt dat zij de proactieve praktijk van DG Gezondheid niet hoeft uit te breiden tot de rest van de Commissie. Volgens haar waren de huidige algemene ethische en transparantieregels voldoende om ongepaste beïnvloeding door de tabaksindustrie te voorkomen en de naleving van het verdrag te waarborgen.

De Ombudsman betreurt ten zeerste dat de Commissie geen gebruik heeft gemaakt van de gelegenheid om normen vast te stellen die voldoen aan de vereisten van artikel 5, lid 3, en ervoor te zorgen dat een proactief transparantiebeleid ten aanzien van bijeenkomsten met tabakslobbyisten van toepassing is op alle diensten en personeelsleden van de Commissie. Zij sloot de zaak derhalve af met een constatering van wanbeheer, waarbij zij benadrukte dat de Commissie geen goede redenen had aangevoerd om te weigeren de door haar bureau voorgestelde maatregelen te nemen.

b. Follow-up van kritische opmerkingen en suggesties/verdere opmerkingen in 2016

In 2016 werden 16 kritische opmerkingen gemaakt in 11 besluiten, terwijl 47 suggesties/verdere opmerkingen werden gemaakt in 26 besluiten.[9] Een enkel besluit kan meer dan één opmerking bevatten en zowel kritische opmerkingen als suggesties/verdere opmerkingen kunnen in hetzelfde besluit worden opgenomen.

De suggesties voor verbetering zijn door de Ombudsman voornamelijk gebruikt bij haar besluiten tot afsluiting van onderzoeken op eigen initiatief.

De instellingen werd verzocht binnen een termijn van zes maanden op de opmerkingen/suggesties te reageren. Er zijn reacties ontvangen op alle opmerkingen/suggesties die in 2016 zijn gemaakt, zij het in sommige gevallen met vertraging.

i) Follow-up van kritische opmerkingen in 2016

De follow-up van kritische opmerkingen was 63%. Dit is veel hoger dan het percentage van 41% vorig jaar, dat een recordlaagte was. Het hoogste cijfer dat tot nu toe is geregistreerd, met betrekking tot de positieve follow-up van kritische opmerkingen, was het percentage van 88% in 2014. Uit een onderzoek van de antwoorden van de instellingen op kritische opmerkingen blijkt dat sommigen, zelfs na afloop van een onderzoek, de bevindingen van de Ombudsman blijven betwisten en de argumenten die zij tijdens het onderzoek hebben aangevoerd, blijven herhalen. Hoewel het op de een of andere manier mogelijk is te begrijpen dat een instelling, na te zijn geconfronteerd met publieke kritiek van de Ombudsman, het moeilijk vindt om een constructieve follow-up te geven, is het belangrijk dat instellingen bereid zijn lessen te trekken uit onderzoeken van de Ombudsman en ernaar streven het risico van soortgelijke problemen in de toekomst te verminderen.

Instelling	Kritisch opmerkingen	Bevredigende antwoorden	% van bevredigende antwoorden
Europese Commissie	10	5	50%
Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO)	3	2	67%
Europees Centrum voor ziektepreventie en -bestrijding (ECDC)	2	2	100%
Eurojust	1	1	100%
Totaal	16	10	63%

Zaak 2063/2014/PMC: Doorgifte door de Europese Commissie van de persoonsgegevens van de klager aan een derde partij zonder zijn toestemming

De zaak ging over de vermeende onrechtmatige openbaarmaking door de Commissie van de naam van klager aan zijn werkgever zonder zijn toestemming. De Commissie heeft dit gedaan om na te gaan of klager daadwerkelijk bestond, met het oog op de behandeling van zijn verzoek om toegang van het publiek tot documenten. Gezien het bijzonder ingrijpende karakter van de door de Commissie genomen maatregel, die de klager reputatieschade had kunnen berokkenen ten aanzien van de organisatie waarvoor hij werkte, heeft de Ombudsman vastgesteld dat er sprake was van ernstig wanbeheer en heeft hij de zaak met een kritische opmerking afgesloten.

Naar aanleiding van de kritische opmerking van de Ombudsman erkende de Commissie dat het misschien niet passend was om contact op te nemen met de werkgever van klager zonder hem vooraf op de hoogte te stellen. Het bood zijn excuses aan. De Commissie voegde daaraan toe dat het bevestigen van de identiteit van een persoon geen praktijk is die regelmatig wordt toegepast.

De Ombudsman neemt nota van de erkenning van de Commissie dat haar optreden in deze zaak niet passend was.

Zaak 1409/2014/MHZ: Europese Commissie stemt ermee in een diepgaande mensenrechteneffectbeoordeling uit te voeren in lopende of komende handelsbesprekingen met landen van de Associatie van Zuidoost-Aziatische Staten (ASEAN)

De zaak betrof de vraag of de Commissie een mensenrechteneffectbeoordeling had moeten uitvoeren in het kader van haar onderhandelingen over de sluiting van een vrijhandelsovereenkomst met Vietnam. De Commissie was van mening dat een dergelijke beoordeling niet nodig was en merkte op dat in 2009 al een duurzaamheidseffectbeoordeling was uitgevoerd met betrekking tot een voorgestelde vrijhandelsovereenkomst tussen de EU en de ASEAN, waaronder Vietnam. De Ombudsman stelde vast dat het verzuim van de Commissie om een specifieke effectbeoordeling op het gebied van de mensenrechten uit te voeren, wanbeheer vormde. Zij beveelt de Commissie aan onverwijld een dergelijke beoordeling uit te voeren. De Commissie weigerde en de Ombudsman sloot de zaak af met een kritische opmerking.

In haar vervolgantwoord stelde de Commissie dat het gerechtvaardigd was om vanwege het specifieke tijdstip van de onderhandelingen geen voorafgaande effectbeoordeling op het gebied van de mensenrechten uit te voeren. Tegelijkertijd was de Commissie het erover eens dat een systematische ex-anteanalyse van alle waarschijnlijke gevolgen voor de mensenrechten “een essentieel onderdeel is van een betere beleidsvorming op het gebied van handel”. De Commissie deelde de Ombudsman mee dat DG Handel in april 2016 een herziene versie van het SIA-handboek had gepubliceerd, waarin nu bijzondere aandacht wordt besteed aan een grondige analyse van de gevolgen voor de mensenrechten. De Commissie heeft zich er in de mededeling Handel voor iedereen ook toe verbonden de analyse van het effect van het handelsbeleid op de mensenrechten verder te verbeteren, zowel in effectbeoordelingen als in evaluaties achteraf, op basis van de onlangs door DG Handel ontwikkelde richtsnoeren.

De Commissie legde verder uit dat de analyse om de gevolgen voor de mensenrechten te beoordelen, was uitgebreid en versterkt. Ter ondersteuning hiervan wees de Commissie op het ontwerpeindverslag van de SIA ter ondersteuning van de onderhandelingen over de investeringsbeschermingsovereenkomst tussen de EU en Myanmar, dat op 18 maart 2016 voor commentaar werd gepubliceerd. Er werd ook een SIA met een effectbeoordeling van de mensenrechten voorbereid voor onderhandelingen met de Filippijnen en

Indonesië. De Commissie verzekerde de Ombudsman dat hetzelfde zou gelden indien de onderhandelingen met Maleisië en Thailand en op dezelfde wijze met India zouden worden hervat. Tot slot verklaarde de Commissie ervan overtuigd te zijn dat de bevordering van de mensenrechten in de eerste plaats moet plaatsvinden door middel van betrokkenheid en dialoog om een zo groot mogelijk effect te waarborgen.

De Ombudsman is het met de Commissie eens dat effectbeoordelingen vooraf van de mensenrechten een essentieel element zijn van een betere beleidsvorming op handelsgebied. Zij is ingenomen met de in het antwoord van de Commissie aangekondigde reeks maatregelen, die ertoe moeten bijdragen dat het risico dat het in dit geval vastgestelde wanbeheer zich opnieuw voordoet, tot een minimum wordt beperkt.

ii) Follow-up van suggesties/verdere opmerkingen in 2016

De follow-up van suggesties/verdere opmerkingen was in 94% van de gevallen bevredigend. Dit is hoger dan het percentage van 92 % van vorig jaar. Het hoogste cijfer dat tot nu toe is geregistreerd, met betrekking tot de positieve follow-up van verdere opmerkingen, was het percentage van 100% in 2008.

Instelling	Suggesties/nadere opmerkingen	Bevredigende antwoorden	% van bevredigende antwoorden
Europese Commissie	22	19	86%
Hof van Justitie van de Europese Unie	3	3	100%
Europese Dienst voor extern optreden (EDEO)	2	2	100%
Europees Economisch en Sociaal Comité (EESC)	1	1	100%
Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO)	9	9	100%
Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF)	2	2	100%
Europees Centrum voor ziektepreventie en -bestrijding (ECDC)	1	1	100%
Europees Geneesmiddelenbureau (EMA)	5	5	100%
Europees netwerk voor informatiebeveiliging (ENISA)	2	2	100%
Totaal	47	44	94%

Zaak OI/8/2015/JAS: Transparantie van trialogen

Dit strategisch onderzoek had betrekking op de transparantie van trialogen, informele onderhandelingen tussen vertegenwoordigers van het Europees Parlement (Parlement) en de Raad van de Europese Unie (Raad) en werd bijgestaan door de Commissie met het oog op het bereiken van overeenstemming over voorgestelde wetgeving.

De Ombudsman onderzocht welke informatie proactief beschikbaar zou kunnen worden gesteld en op welk tijdstip, om de verantwoordingsplicht van en de inspraak van het publiek in de wetgeving van de EU te vergroten. In haar slotbesluit deed de Ombudsman acht voorstellen om de transparantie van trialoogonderhandelingen te vergroten.

Het Parlement, de Raad en de Commissie antwoordden dat zij besprekingen waren begonnen over het openbaar maken van meer informatie, waaronder een trialoogkalender, trialoogagenda’s, de betrokken politieke besluitvormers en de onderhandelingsmandaten van de instellingen. Een specifieke gezamenlijke wetgevingsdatabank, die moet worden opgezet op basis van het Interinstitutioneel Akkoord over beter wetgeven van 2016, zou dergelijke informatie op een gemakkelijk toegankelijke manier kunnen verstrekken.

Met betrekking tot de voorstellen van de Ombudsman inzake de publicatie van belangrijke documenten die tijdens trialogen zijn geproduceerd, verklaarden de instellingen dat zij zouden moeten wachten op de uitspraak van het Hof van Justitie in de daarmee verband houdende lopende zaak De Capitani/Parlement (T-540/15).

De Ombudsman is ingenomen met de toezegging van het Parlement, de Raad en de Commissie om besprekingen op gang te brengen over de uitvoering van haar voorstellen. Zij moedigt met name hun initiatief aan om een gezamenlijke wetgevingsdatabank op te zetten en zal de ontwikkeling ervan volgen.

Zaak OI/10/2015/NF: Procedure van EPSO voor de behandeling van verzoeken om heroverweging van kandidaten van algemene vergelijkende onderzoeken

Dit onderzoek op eigen initiatief betrof de behandeling door EPSO van verzoeken om herziening van niet-geselecteerde kandidaten van vergelijkende onderzoeken. Het onderzoek was met name gericht op vertragingen bij de reactie van EPSO op verzoeken om herziening van kandidaten. Het doel van het onderzoek was om vast te stellen of er systemische problemen waren die aanleiding gaven tot de vertragingen en, zo ja, om EPSO te helpen de procedure te verbeteren. De Ombudsman sloot haar onderzoek af met zes suggesties voor verbetering.

Wat betreft de suggestie dat EPSO de jury’s beter ondersteunt zodat zij hun besluiten over verzoeken om herziening gedetailleerder kunnen motiveren, heeft EPSO een nieuw model ingevoerd voor de registratie van de besluiten van de jury in de toelatingsfase en heeft het zijn opleidingsprogramma voor juryleden verbeterd. EPSO beraadt zich verder over de vraag hoe het zijn richtsnoeren voor de registratie van besluiten van de jury kan verbeteren.

EPSO heeft een nieuw IT-systeem ingevoerd, dat een positief effect heeft gehad op de efficiëntie van de verwerking van verzoeken om herziening, en maakt nu gebruik van teleconferentietechnologie om evaluatievergaderingen van jury’s te houden.

Zoals de Ombudsman voorstelt, schat EPSO nu systematisch het aantal verzoeken om herziening dat het verwacht te ontvangen in lopende vergelijkende onderzoeken, teneinde voldoende middelen te kunnen toewijzen aan de behandeling ervan.

De vierde en de vijfde suggestie hadden betrekking op het waarborgen van duidelijke en nauwkeurige informatie over de procedure voor het indienen van een verzoek om een nieuw onderzoek. EPSO informeert kandidaten nu over verwachte vertragingen en over het feit dat het prioriteit geeft aan het verzenden van antwoorden op succesvolle verzoeken. EPSO heeft ook een update

en breidde zijn onlinepagina met veelgestelde vragen uit met meer informatie over klachtenprocedures.

De Ombudsman is ingenomen met de reeks maatregelen die EPSO heeft genomen om haar suggesties voor verbetering in te voeren.

Zaak OI/11/2015/EIS: Tijdigheid van de betalingen door de Commissie

Dit onderzoek had betrekking op de tijdige betaling door de Commissie in direct en indirect beheer, met de nadruk op betalingen aan particuliere contractanten en begunstigden. Er volgden vier onderzoeken over hetzelfde onderwerp.

Het doel was statistische gegevens te verzamelen over de betalingsachterstanden van de Commissie en zowel de oorzaken van deze vertragingen als de door de Commissie genomen corrigerende maatregelen te beoordelen. De Ombudsman sloot haar onderzoek af met twee suggesties, die de Commissie aanmoedigden haar inspanningen op specifieke gebieden voort te zetten en aanvullende informatie in haar jaarlijkse activiteitenverslagen te publiceren.

In haar antwoord benadrukte de Commissie dat haar beheer van het betalingsproces in 2016 over het algemeen was verbeterd. Zij verklaarde dat dit met name het gevolg was van een strenger toezicht op facturen en betalingsaanvragen, door de ontwikkeling van online rapportage-instrumenten, en van parallelle analyse van verslagen door operationele en financiële agenten met gemeenschappelijke termijnen. De Commissie wees er ook op dat zij in 2016 een voorstel voor de herziening van het Financieel Reglement had ingediend en bepalingen had ingevoerd om een ruimer gebruik van vereenvoudigde subsidieformulieren aan te moedigen.

Wat betreft het voorstel om informatie op te nemen over de brutobetalingstermijn van de Commissie, d.w.z. de tijd die begunstigden moeten wachten voordat zij een betaling ontvangen, stemde de Commissie ermee in deze informatie vanaf 2017 te publiceren.

De Ombudsman is ingenomen met de stappen die de Commissie heeft ondernomen met betrekking tot haar betalingsproces. Zij prijst de Commissie voor haar inspanningen, die hebben geleid tot een verbetering van haar statistieken over het beheer van betalingsachterstanden en opschortingen van betalingen in 2016.

iii) Follow-up van opmerkingen/suggesties in 2016

Kritische opmerkingen en suggesties/verdere opmerkingen samen genomen, was het percentage bevredigende follow-up 86%. Dit is hoger dan het percentage van 81 % van vorig jaar en lager dan het recordniveau van 94 % van 2014.

Instelling	Kritische opmerkingen en suggesties/nadere opmerkingen	Bevredigende antwoorden	% van bevredigende antwoorden
Europese Commissie	32	24	75%
Hof van Justitie van de Europese Unie	3	3	100%
Europese Dienst voor extern optreden (EDEO)	2	2	100%
Europees Economisch en Sociaal Comité (EESC)	1	1	100%
Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO)	12	11	92%
Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF)	2	2	100%
Europees Centrum voor ziektepreventie en -bestrijding (ECDC)	3	3	100%
Europees Geneesmiddelenbureau (EMA)	5	5	100%
Europees netwerk voor informatiebeveiliging (ENISA)	2	2	100%
Eurojust	1	1	100%
Totaal	63	54	86%

c. Percentage van de totale naleving door de instelling in 2016

Het totale cijfer voor de naleving van de voorstellen van de Ombudsman in 2016 bedraagt 85 %. De instellingen reageerden positief op 77 van de 91 voorstellen die de Ombudsman deed om hun gedrag te corrigeren of te verbeteren.[11] Het nalevingspercentage is gebaseerd op het aantal positieve antwoorden op de voorstellen voor oplossingen, aanbevelingen, kritische opmerkingen, suggesties/verdere opmerkingen in zaken die in 2016 werden afgesloten. In nog eens 132 gevallen was de Ombudsman van mening dat de instellingen stappen hadden ondernomen om hun werkwijze te verbeteren.

Zoals blijkt uit tabel 5 hieronder, varieert het nalevingspercentage van instelling tot instelling – van 100 % in veel gevallen tot 77 % in het slechtste geval. Hoewel deze statistieken vaak op zeer weinig gevallen zijn gebaseerd, betekent elk resultaat van minder dan 100 % dat de instelling een voorstel van de Ombudsman niet heeft opgevolgd.

Instelling	Oplossingen, aanbevelingen, opmerkingen en suggesties		Bevredigende antwoorden		% van Bevredigende antwoorden
Europees Parlement		1		1 100%
Raad van de Europese Unie		1		1 100%
Europese Commissie		47		36 77%
Hof van Justitie van de Europese Unie		3		3 100%
Europese Dienst voor extern optreden (EDEO)		2		2 100%
Europees Economisch en Sociaal Comité (EESC)		1		1 100%
Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO)		18		15 83%
Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF)		5		5 100%
Europees Centrum voor ziektepreventie en -bestrijding (ECDC)		3		3 100%
Europees Geneesmiddelenbureau (EMA)		5		5 100%
Europees netwerk voor informatiebeveiliging (ENISA)		2		2 100%
Bureau voor de grondrechten (FRA)		1		1 100%
Eurojust		1		1 100%
Uitvoerend Agentschap onderzoek (REA)		1		1 100%
Totaal		91		77 85%

5. Conclusie

Dit verslag is een jaarlijkse inspanning om de naleving van de voorstellen van de Ombudsman vanuit statistisch oogpunt te meten. Bij sommige werkzaamheden van de Ombudsman kan het effect echter niet op conventionele wijze worden gemeten. Dit is bijvoorbeeld het geval met de strategische initiatieven van de Ombudsman, waarmee zij een constructieve dialoog met de instellingen aangaat over belangrijke onderwerpen. Dit kan ook een aantal zaken omvatten die elk jaar door de instellingen worden afgehandeld, na een tussenkomst van de Ombudsman, die niet de vorm heeft van een oplossing, aanbeveling, opmerking of suggestie. Dit jaar hebben we dergelijke voorbeelden in het verslag opgenomen om de impact van de Ombudsman beter te illustreren. Bovendien zijn er gevallen waarin de naleving van de voorstellen van de Ombudsman iets later kan plaatsvinden dan het jaar waarin het onderzoek werd afgesloten.  

We moeten niet vergeten dat de essentiële verandering een verandering in de institutionele cultuur is. Het is moeilijk vast te stellen wanneer een belangrijke verandering in cultuur wordt ingebed. De Ombudsman streeft naar deze culturele verandering. Haar voortdurende impact op goed bestuur komt niet noodzakelijkerwijs tot uiting in nalevingspercentages.

 

[1] Kortheidshalve wordt in dit verslag de term "instelling"gebruikt om te verwijzen naar alle instellingen, organen en instanties van de EU.

[2] https://www.ombudsman.europa.eu/nl/resources/provisions.faces

[3] Artikel 228 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie machtigt de Ombudsman om onderzoek te doen naar wanbeheer bij het optreden van de instellingen van de Unie, met uitzondering van het Hof van Justitie van de Europese Unie in zijn gerechtelijke rol.

[4] Besluit 2008/587 van het Europees Parlement van 18 juni 2008 tot wijziging van besluit 94/262 betreffende het statuut van de Europese Ombudsman en de algemene voorwaarden voor de uitoefening van zijn ambt (PB 2008, L 189, blz. 25).

[5] Artikel 3, lid 5, van het Statuut bepaalt: "Voor zover mogelijk tracht de Ombudsman met de betrokken instelling of het betrokken orgaan een oplossing te vinden om een einde te maken aan het geval van wanbeheer en aan de klacht te voldoen."

[6] In één geval verwierp de instelling een voorstel voor een oplossing, maar aanvaardde zij de daaropvolgende aanbeveling. Om dubbeltelling te voorkomen, bevatten de statistieken in dit geval alleen de aanbeveling en niet het voorstel voor een oplossing.

[7] We hebben gedeeltelijke aanvaarding van de aanbeveling wanneer de instelling daadwerkelijk op constructieve wijze heeft gereageerd op centrale punten in de aanbeveling.

[8] In één geval verwierp de instelling een aanbeveling en gaf zij vervolgens geen bevredigend gevolg aan de kritische opmerking. Nogmaals, om dubbeltelling te voorkomen, wordt alleen de negatieve follow-up van de kritische opmerking in de statistieken opgenomen.

[9] De statistieken in dit verslag omvatten niet:

i) de vier suggesties die zijn gedaan in het besluit tot afsluiting van het gezamenlijk onderzoek naar de zaken 1853/2013/TN & 2077/2012/TN, aangezien zij zullen worden onderzocht in het kader van het lopende onderzoek op eigen initiatief van de Ombudsman naar het beheer door de Commissie van draaideursituaties met betrekking tot EU-personeel (OI/3/2017/AB),

ii) Twee van de suggesties met betrekking tot de transparantie van trialogen (OI/8/2015/JAS), aangezien de betrokken instellingen wachten op een uitspraak van het Hof van Justitie om een follow-up te geven.

[10] Met het oog op de statistieken in dit verslag lijken de suggesties betreffende de transparantie van trialogen (OI/8/2015/JAS) uitsluitend aan de Commissie te zijn gericht. Het onderzoek had echter betrekking op drie instellingen; de Raad van de Europese Unie, het Europees Parlement en de Commissie. 

[11] Zie de voetnoten 6-8, 9-10 hierboven.