Wilt u een klacht indienen tegen een instelling of orgaan van de EU?
- NL Nederlands
Machinevertalingen kunnen fouten bevatten die de duidelijkheid en nauwkeurigheid van de informatie kunnen schaden; de Ombudsman kan niet aansprakelijk worden gehouden voor eventuele afwijkingen. Voor de grootste mate van betrouwbaarheid en rechtszekerheid wordt verwezen naar de bronversie in het Engels (klik op de link hierboven).
Meer informatie vindt u in ons taal- en vertaalbeleid.
Het opnemen van tekst- en chatberichten die door personeelsleden in hun professionele hoedanigheid worden verzonden/ontvangen - Praktische aanbevelingen voor de EU-administratie
Correspondentie - Datum Donderdag | 14 juli 2022
Zaak SI/4/2021/MIG - Geopend op Woensdag | 30 juni 2021 - Besluit over Woensdag | 13 juli 2022 - Betrokken instellingen Europees Parlement | Raad van de Europese Unie | Europees Grens- en kustwachtagentschap | Europees Agentschap voor chemische stoffen | Europese Autoriteit voor voedselveiligheid | Europees Geneesmiddelenbureau | Europese Commissie | Europese Centrale Bank - Land Frankrijk
Deze praktische aanbevelingen kunnen als leidraad dienen voor de EU-administratie bij het opnemen van tekstberichten en instant messages in de toekomst. Zij zijn het resultaat van een informatievergaring door de Europese Ombudsman en weerspiegelen de goede praktijken die zij in dit verband heeft vastgesteld.
De instellingen, organen en instanties van de EU moeten:
- Houd in de regels en praktijken voor documentbeheer rekening met het almaar toenemende gebruik van tekst en instant messaging. Concreet betekent dit dat het besluit om een bepaald stuk informatie in het documentbeheersysteem van de administratie op te nemen niet afhankelijk mag zijn van het medium – of het nu een brief, een e-mail, een tekst of een chatbericht is – maar van de inhoud ervan.
- Invoering van technologische oplossingen voor het eenvoudig opnemen van tekst- en chatberichten in documentbeheersystemen. Zorg in de tussentijd voor alternatieve manieren om dergelijke berichten op te nemen.
- Het personeel duidelijke richtsnoeren geven over de wijze waarop tekst- en chatberichten die aan de criteria voor documentregistratie voldoen, moeten worden geëxtraheerd, overgedragen en geregistreerd. Alle personeelsleden die elektronische apparaten voor hun werk gebruiken, moeten kunnen begrijpen hoe zij tekst- en chatberichten van berichtenapps of -platforms naar het relevante documentbeheersysteem kunnen extraheren en overbrengen.
- Het personeel bewust maken van de noodzaak ervoor te zorgen dat tekst- en chatberichten die aan de registratiecriteria voldoen, regelmatig en routinematig worden geëxtraheerd, overgedragen en geregistreerd. Naast standaard interne communicatieberichten kan dit bijvoorbeeld worden gedaan door bestaande personeelsleden opleidingen aan te bieden en in het kader van introductieprogramma's voor nieuwe personeelsleden.
- Zorg ervoor dat de bewaartermijnen voor tekst- en chatberichten op elektronische apparaten die voor het werk worden gebruikt, in overeenstemming zijn met het bewaarbeleid.
- beschikken over een proces om ervoor te zorgen dat, wanneer een personeelslid vertrekt, alle documenten die het personeelslid in zijn bezit heeft, met inbegrip van tekstberichten en chatberichten die aan de registratiecriteria voldoen, worden geregistreerd.
- Erkennen dat werkgerelateerde tekst- en chatberichten “documenten” zijn in de zin van Verordening (EG) nr. 1049/2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten.
- Bij de behandeling van verzoeken om toegang van het publiek tot documenten die betrekking kunnen hebben op tekst- en chatberichten, moet rekening worden gehouden met alle locaties waar dergelijke berichten kunnen worden opgeslagen, met inbegrip van elektronische apparaten die door het personeel worden gebruikt, en moet het personeel dat dergelijke berichten mogelijk bewaart, worden geholpen bij het zoeken, bijvoorbeeld door instructies te geven.
- Zorg ervoor dat hun standaardzoekprogramma de identificatie van tekst- en chatberichten (als zodanig) mogelijk maakt zodra ze in hun documentbeheersysteem zijn geregistreerd.