Voorwoord

Met genoegen presenteer ik dit jaar het verslag “Putting it Right?”, waarin wordt onderzocht hoe de instellingen van de EU hebben voldaan aan de voorstellen die in mijn onderzoeken zijn gedaan. De EU-instellingen reageren goed in de overgrote meerderheid van de onderzoeken en er was een algemeen nalevingspercentage van 81 % in zaken die in 2017 werden afgesloten. Dit is een goed resultaat, maar de instellingen moeten meer doen om de naleving te verbeteren, vooral wanneer ik een aanbeveling doe om een bevinding van wanbeheer aan te pakken.

De instellingen reageerden positief op 80 van de 99 voorstellen die ik heb gedaan om hun administratieve praktijk te corrigeren of te verbeteren. Er waren 148 andere gevallen waarin ik van mening was dat de instellingen stappen hadden ondernomen om hun werking te verbeteren. Acht van de 14 instellingen hadden een nalevingspercentage van 100%, terwijl de Europese Commissie - die in de meeste gevallen verantwoordelijk is - een nalevingspercentage van 76% had.

De burgers verwachten van de EU-administratie dat zij de zaken rechtzet wanneer ze fout gaan en dat zij de zaken voor de toekomst verbetert. Dat is wat een ombudsman wil bereiken. Ik zal blijven toezien op de uitvoering van mijn suggesties en aanbevelingen, zodat burgers erop kunnen vertrouwen dat hun grieven worden aangepakt en dat er naar hen wordt geluisterd.

Ik moedig de EU-administratie aan te blijven werken aan een betere interactie met het publiek. Ik kijk ernaar uit om meer te weten te komen over voorbeelden van het goede werk dat de instellingen en organen verrichten in het kader van onze komende “prijs voor goed bestuur”, waarvan we onlangs de tweede editie hebben gelanceerd.

Emily O'Reilly

december 2018

Verslag

1. Inleiding

In dit verslag wordt beschreven hoe de EU-instellingen ^[1] hebben gereageerd op voorstellen van de Ombudsman in zaken die in 2017 werden afgesloten. Deze voorstellen komen in de vorm van oplossingen, aanbevelingen en suggesties.

In deel 3 over de impact van de werkzaamheden van de Ombudsman wordt uitgelegd wat oplossingen, aanbevelingen en suggesties van de Ombudsman zijn. De nieuwe uitvoeringsbepalingen ^[2] („uitvoeringsbepalingen”), die op 1 september 2016 in werking zijn getreden, hebben tot op zekere hoogte gevolgen gehad voor de door ons gebruikte termen ^[3]. Alle onderzoeken waarop dit verslag betrekking heeft, werden na de inwerkingtreding van de nieuwe OT's afgesloten.

In afdeling 3 wordt ook het effect beschreven van de werkzaamheden van de Ombudsman in andere gevallen, wanneer de klacht door de instelling werd afgehandeld of wanneer de Ombudsman besloot een strategisch initiatief te nemen ^[4].

Er zijn ook samenvattingen van zaken die een “speciale vermelding” als leidende voorbeelden onder elke categorie rechtvaardigen.

2. Bevoegdheden en procedures van de Ombudsman

De Ombudsman helpt personen, bedrijven en verenigingen die een probleem hebben met een EU-instelling ^[5]. Tegelijkertijd dient de Ombudsman het algemeen belang door de instellingen te helpen de kwaliteit van hun dienstverlening te verbeteren. Naast het onderzoeken van klachten kan de Ombudsman ook op eigen initiatief een onderzoek instellen.

Instellingen zijn verplicht de Ombudsman de informatie te verstrekken die nodig is om een onderzoek uit te voeren. De Ombudsman kan elk dossier van een instelling inzien en getuigenissen afleggen van personeelsleden. Deze bevoegdheden zijn vastgelegd in het Statuut van de Ombudsman ^[6] („het Statuut”). Indien nodig of passend in een zaak kan de Ombudsman de instelling verzoeken haar standpunt te herzien, verhaal te halen of algemene wijzigingen aan te brengen voor de toekomst. Als de instelling op onbevredigende wijze reageert op een bevinding van wanbeheer, kan de Ombudsman de politieke aandacht vestigen op een zaak door een speciaal verslag aan het Europees Parlement voor te leggen.

3. De impact van de werkzaamheden van de Ombudsman

a. Oplossingen

Indien de Ombudsman van mening is dat een klacht snel kan worden opgelost, kan zij de betrokken instelling een oplossingsvoorstel doen op basis van artikel 3, lid 5, van het Statuut ^[7]. De nieuwe IP's hebben het gemakkelijker en sneller gemaakt om oplossingen te vinden die wanbeheer aanpakken.

b. Aanbevelingen

Er kunnen aanbevelingen worden gedaan wanneer de Ombudsman wanbeheer vaststelt. Aanbevelingen aan de instellingen worden tegelijkertijd gepubliceerd op de website van de Ombudsman.

Indien de aanbeveling door de instelling wordt afgewezen, sluit de Ombudsman de zaak af door haar bevinding van wanbeheer te bevestigen. De Ombudsman kan bij het Europees Parlement een speciaal verslag indienen over elk onderzoek dat wordt afgesloten met een bevinding van wanbeheer dat de Ombudsman van aanzienlijk openbaar belang acht. Als de aanbeveling wordt aanvaard, sluit de Ombudsman de zaak en merkt hij dit op.

c. Suggesties

Suggesties voor verbetering zijn bedoeld om te zorgen voor systemische verbetering in de EU-administratie. Dit gebeurt hetzij in de beslissing tot afsluiting van de zaak, hetzij in een eerder stadium van het onderzoek.

d. Afgehandelde zaken

De Ombudsman kan een onderzoek in een vroeg stadium afsluiten zonder een oplossing voor te stellen als de instelling de zaak spontaan beslecht nadat zij daarover is geïnformeerd.

e. Strategische initiatieven

De Ombudsman kan ervoor kiezen strategisch belangrijke onderwerpen te behandelen zonder een onderzoek in te stellen, door een zogenaamd “strategisch initiatief” ^{te openen [8].} Het doel van deze initiatieven is om suggesties met de instellingen te delen over belangrijke onderwerpen, om de aandacht te vestigen op zaken van algemeen belang of om meer te weten te komen over een bepaalde kwestie voordat wordt besloten of het nodig is een onderzoek in te stellen. In 2017 opende de Ombudsman acht strategische initiatieven en sloot hij er zes af.

4. Hoe de instellingen reageerden op de Ombudsman in zaken die in 2017 werden afgesloten

a. Oplossingen gerealiseerd of gedeeltelijk gerealiseerd

De EU-instellingen aanvaardden in totaal 20 voorstellen voor oplossingen in zaken die in 2017 waren afgesloten ^[9]. De Commissie heeft twee voorstellen voor oplossingen verworpen ^[10].

Tabel 1 - Oplossingen gerealiseerd of gedeeltelijk gerealiseerd door instelling

Instelling	Oplossingen (gedeeltelijk) gerealiseerd
Europese Commissie	9
Europese Dienst voor extern optreden	1
Europese Investeringsbank	2
Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF)	1
Europees Grens- en kustwachtagentschap (Frontex)	4
Europese Autoriteit voor voedselveiligheid	1
Uitvoerend Agentschap onderwijs, audiovisuele media en cultuur	2
Totaal	20

 

Zaak 1616/2016/MDC: Hoe het Europees Grens- en kustwachtagentschap (Frontex) met zijn activiteiten in Bulgarije omging met een verzoek om toegang van het publiek tot verslagen over “ernstige incidenten”

Een journalist, die van Frontex-operaties in Bulgarije toegang tot „verslagen van ernstige incidenten” [11] had gevraagd en gekregen, was van mening dat Frontex niet alle SIR’s uit de periode waarop zijn verzoek betrekking had, had geïdentificeerd. Hij klaagde bij de Ombudsman dat i) Frontex consequent niet alle SIR’s over operaties in Bulgarije identificeert; en ii) bij de behandeling van verzoeken om toegang van het publiek bewerkt Frontex SIR’s op een wijze die niet in overeenstemming is met de EU-regels inzake de toegang van het publiek tot documenten ^[12].

Naar aanleiding van haar onderzoek stelde de Ombudsman Frontex voor: i) aanvullende SIR’s bekendmaken die tijdens de inspectie van de Ombudsman zijn vastgesteld; ii) zo spoedig mogelijk instrumenten te ontwikkelen om de identificatie van documenten in zijn registratiesysteem te vergemakkelijken; iii) zich ertoe verbinden beter uit te leggen waarom zij documenten redigeren of niet openbaar maken; en iv) de door de klager gevraagde bewerkingen van een aantal SIR’s opnieuw te beoordelen met het oog op het verlenen van verdere gedeeltelijke toegang tot die SIR’s.

Frontex heeft de voorstellen voor oplossingen aanvaard en maatregelen genomen om deze uit te voeren. De Ombudsman concludeerde derhalve dat er een oplossing was gevonden en sloot het onderzoek af.

b. Aanbevelingen aanvaard of gedeeltelijk aanvaard

De EU-instellingen hebben in totaal 11 aanbevelingen aanvaard of gedeeltelijk aanvaard in zaken die in 2017 ^{zijn afgesloten [13].}

Vijf aanbevelingen werden verworpen door de Commissie, één door de Europese Dienst voor extern optreden, één door de EIB en één door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF). Deze zaken werden afgesloten met bevindingen van wanbeheer.

Tabel 2 - Door de instelling aanvaarde of gedeeltelijk aanvaarde aanbevelingen

Instelling	Aanbevelingen (gedeeltelijk) aanvaard
Europese Commissie	7
Europese Centrale Bank	1
Europese Dienst voor extern optreden	1
Europees Economisch en Sociaal Comité	2
Totaal	11

 

Zaak OI/6/2014/NF: Samenstelling en transparantie van de deskundigengroepen van de Europese Commissie

In dit strategisch onderzoek werd gekeken naar de groepen die door de Commissie waren opgericht om advies te verstrekken van externe deskundigen op specifieke beleidsterreinen. De Ombudsman heeft een openbare raadpleging gehouden en de Commissie een reeks suggesties gedaan over de wijze waarop: zorgen voor een evenwichtige samenstelling van deskundigengroepen, met inbegrip van de wijze waarop de procedures voor de selectie van hun leden kunnen worden verbeterd; de compatibiliteit en synergieën met het transparantieregister verbeteren ^[14]; het beleid inzake belangenconflicten voor individuele deskundigen die op persoonlijke titel worden benoemd, te versterken; en het verbeteren van de informatie die beschikbaar is in het openbaar register van deskundigengroepen. De Ombudsman

heeft de Commissie ook twee specifieke aanbevelingen gedaan om de werkzaamheden van deskundigengroepen transparanter te maken: dat de notulen van vergaderingen van deskundigengroepen zinvol en gedetailleerd zijn en dat de beraadslagingen van de groepen standaard niet-vertrouwelijk zijn.

In de loop van het onderzoek hervormde de Commissie haar systeem van deskundigengroepen grotendeels in overeenstemming met de suggesties van de Ombudsman, waarbij de toepasselijke regels ^{werden herzien [15].} De Commissie heeft met name de selectieprocedure voor leden van deskundigengroepen transparanter gemaakt, een nieuw beleid inzake belangenconflicten voor individuele deskundigen ingevoerd en de vereiste ingevoerd dat organisaties en zelfstandigen in het transparantieregister worden geregistreerd om in deskundigengroepen te worden benoemd.

De Commissie heeft ook de transparantie van de werkzaamheden van deskundigengroepen verbeterd. De notulen van de vergaderingen moeten nu “zinvol en volledig” zijn en deskundigengroepen kunnen besluiten in het openbaar te beraadslagen. De Ombudsman beschouwde dit als een goede vooruitgang, maar zal nagaan hoe de Commissie de transparantie van de werkzaamheden van haar deskundigengroepen blijft verbeteren.

Zaak 454/2014/PMC: De praktijk van de Europese Dienst voor extern optreden (EDEO) om onbetaalde stages aan te bieden in EU-delegaties

De Ombudsman onderzocht de praktijk van de EDEO om alleen onbetaalde stages in EU-delegaties aan te bieden, naar aanleiding van een klacht van een voormalige stagiair die aanvoerde dat dit jongeren uit minder welvarende milieus discrimineerde.

De Ombudsman stelde vast dat onbetaalde stages tot een discriminerende situatie kunnen leiden, aangezien personen met een minder bevoorrechte achtergrond waarschijnlijk niet over de financiële middelen beschikken om dergelijke stages te volgen. Zij stelde vast dat de praktijk van de EDEO wanbeheer vormde en beval de EDEO daarom aan al zijn stagiairs, met inbegrip van die in EU-delegaties, een passende vergoeding te betalen.

De EDEO heeft de aanbeveling aanvaard en, na goedkeuring door de “begrotingsautoriteiten”, nieuwe regels ingevoerd om ervoor te zorgen dat deze stages nu worden betaald ^[16]. 

Zaak 1688/2015/JAP: Het besluit van de Europese Commissie om middelen terug te vorderen van een deelnemer aan een EU-project over ouderen en ICT

De klager is een in België gevestigde non-profitorganisatie die heeft deelgenomen aan een door de EU gefinancierd project om de problemen aan te pakken waarmee ouderen die ICT-oplossingen gebruiken, worden geconfronteerd. Uit een financiële controle bleek dat het door klager gebruikte systeem voor de registratie van de arbeidstijd onbetrouwbaar was. Bijgevolg heeft de Commissie getracht meer dan 85 000 EUR van klager terug te vorderen.

Tijdens het onderzoek merkte de Ombudsman op dat de controleurs ook hadden erkend dat het werk dat klager had verricht met betrekking tot twee specifieke “leveringen” legitiem was, evenals de bijbehorende arbeidstijd. Hij vond het onrechtvaardig en

onevenredig dat de Commissie alle middelen wilde terugvorderen vanwege de algemene gebreken in het tijdregistratiesysteem. De Ombudsman constateerde wanbeheer in het gedrag van de Commissie en beval haar aan haar besluit te herzien en het bedrag dat zij wilde terugvorderen dienovereenkomstig te verlagen.

De Commissie heeft de aanbeveling van de Ombudsman volledig aanvaard en ermee ingestemd het terug te vorderen bedrag met bijna 37 000 EUR te verlagen.

Het volgende voorbeeld betreft een geval waarin de aanbevelingen van de Ombudsman niet werden aanvaard en de Ombudsman de zaak heeft afgesloten om haar bevindingen van wanbeheer te bevestigen.

Zaak 682/2014/JF: De eis van de Europese Commissie dat personen die om toegang van het publiek tot documenten verzoeken, hun postadres moeten opgeven

Deze zaak betrof de weigering van de Commissie om een verzoek van een niet-gouvernementele organisatie om toegang van het publiek tot documenten te registreren, aangezien zij geen postadres had verstrekt. Hoewel de Ombudsman het ermee eens was dat de EU-instellingen passende en evenredige maatregelen moeten nemen om de identiteit te verifiëren van degenen die om toegang van het publiek tot documenten verzoeken, was zij van mening dat zij ook moeten zorgen voor een zo breed en gemakkelijk mogelijke toegang.

De Ombudsman deed aanbevelingen om dit aan te pakken. Zij heeft de Commissie met name verzocht zich te registreren en het verzoek van de klager onverwijld in behandeling te nemen en niet langer een postadres te verlangen van degenen die om toegang tot documenten verzoeken, indien zij een geschikte alternatieve contactvorm (zoals een e-mailadres) hebben verstrekt. Aangezien de Commissie de aanbevelingen verwierp, sloot de Ombudsman de zaak af met twee bevindingen van wanbeheer.

In het kader van dit onderzoek heeft de Ombudsman de Commissie ook suggesties gedaan om de behandeling van verzoeken om toegang tot documenten te moderniseren. Een van de suggesties was dat de Commissie alternatieve onlinesystemen of elektronische communicatiemiddelen zou moeten overwegen. Nadat het onderzoek was afgesloten, deelde de Commissie de Ombudsman mee dat zij de mogelijkheid onderzocht om een nieuw elektronisch kennisgevingssysteem op te zetten voor toegang tot verzoeken om documenten.

c. Follow-up van verbetervoorstellen

In totaal werden 58 suggesties gedaan in 26 zaken die in 2017 werden afgesloten [^17]. Veel van deze suggesties zijn gedaan in het kader van onderzoeken op eigen initiatief. In 84 % van de gevallen was de follow-up van de suggesties bevredigend. Dit is lager dan het percentage van 94 % van vorig jaar.

Tabel 3 - Bevredigende antwoorden op in 2017 gedane suggesties per instelling

Instelling	Suggesties	Bevredigende antwoorden	% van bevredigende antwoorden
Europees Parlement	1	0	0%
Europese Commissie	35	28	80%
Europese Dienst voor extern optreden	3	3	100%
Europees Economisch en Sociaal Comité	1	1	100%
Europese Investeringsbank	1	1	100%
Europees Bureau voor personeelsselectie	7	6	86%
Europees Milieuagentschap	1	1	100%
Europese Autoriteit voor voedselveiligheid	1	1	100%
Europees Geneesmiddelenbureau	5	5	100%
Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken	1	1	100%
Uitvoerend Agentschap onderwijs, audiovisuele media en cultuur	2	2	100%
Totaal	58	49	84%

Onderzoek op eigen initiatief OI/2/2016/RH: Hoe de Europese Commissie omging met dossiers over de toxiciteit van chemische stoffen

De zaak betrof de wijze waarop de Commissie omging met dossiers over de beoordeling van chemische stoffen in het kader van de REACH-regels van de EU ^[18]. In het onderzoek werd met name gekeken naar vertragingen bij de verwerking van dossiers waarin de voortplantingstoxiciteit van 216 chemische stoffen werd beoordeeld. Wegens de vooruitgang die in de loop van haar onderzoek werd geboekt, sloot de Ombudsman de zaak af, maar verzocht hij de Commissie verslag uit te brengen om te bevestigen dat zij de overeengekomen maatregelen had genomen. De Ombudsman verzocht ook alle partijen die betrokken waren bij de follow-up van de evaluaties van chemische stoffen in het kader van REACH om een systemische tekortkoming aan te pakken die in haar onderzoek werd vastgesteld, namelijk het gebrek aan stimulansen voor degenen die chemische stoffen registreren om hun dossiers bij te werken.

De Commissie bracht verslag uit aan de Ombudsman en beschreef de vooruitgang die zij bij de behandeling van de dossiers had geboekt. Zij erkende dat er problemen bleven bestaan om bedrijven ertoe te brengen hun registratiedossiers bij te werken en dat zij in 2019 voorstellen zou doen om dit aan te pakken, na overleg met de betrokken partijen, onder meer door middel van nieuwe secundaire wetgeving.

Onderzoek op eigen initiatief OI/6/2016/AB: Voorkomen van belangenconflicten met de “bijzondere adviseurs” van de Europese Commissie

In dit strategisch onderzoek werd gekeken naar de regels en praktijken van de Commissie om ervoor te zorgen dat haar “speciale adviseurs”, die advies geven aan commissarissen, geen belangenconflicten hebben die voortvloeien uit hun activiteiten buiten de Commissie.  Tijdens het onderzoek was de Ombudsman ingenomen met het feit dat de Commissie de formulering van de taken van speciale adviseurs had verbeterd. Ze was ook positief over de maatregelen.

zij had zich opgesteld om de risico’s van mogelijke belangenconflicten te beperken. Zij merkte echter op dat de Commissie niet altijd een overtuigende verklaring gaf waarom zij van mening was dat externe activiteiten van speciale adviseurs geen potentiële risico’s inhielden.

De Ombudsman concludeerde dat de Commissie haar praktijken verder kon verbeteren en deed tien suggesties. Deze waren gericht op: een proactievere aanpak te hanteren bij het beoordelen van risico's op conflicten voordat deze zich ontwikkelen tot echte problemen; het gebruik van duidelijke en doeltreffende risicobeperkende maatregelen om risico’s die zich voordoen aan te pakken; en verbetering van de toegang van het publiek tot informatie over speciale adviseurs.

De Commissie was het erover eens dat verdere vooruitgang moet worden geboekt bij de beoordeling van risico’s op belangenconflicten en bij de toepassing van specifiekere en operationele risicobeperkende maatregelen om deze risico’s aan te pakken. Hij erkende dat hij de mandaten van speciale adviseurs beter zou kunnen formuleren en voorbeelden zou kunnen aannemen voor het beoordelen van potentiële conflicten.

De Commissie heeft zich er ook toe verbonden de bestaande contractuele verplichting voor speciale adviseurs om elke nieuwe activiteit die zij op zich nemen, aan te geven, volledig toe te passen. Hij kwam ook overeen te overwegen de activiteitenverklaringen en betrouwbaarheidsverklaringen van speciale adviseurs online te publiceren. De Ombudsman was ingenomen met de toezegging van de Commissie om haar praktijken verder te verbeteren en beloofde binnen twee jaar follow-up te geven aan het onderzoek.

Zaak 1475/2016/JAS: Hoe het Europees Geneesmiddelenbureau (EMA) een risicobeoordeling heeft uitgevoerd met betrekking tot vaccins tegen humaan papillomavirus (HPV)

Deze zaak betrof de wijze waarop het EMA een risicobeoordeling met betrekking tot HPV-vaccins heeft uitgevoerd. De zogenaamde “verwijzingsprocedure” was bedoeld om te onderzoeken of er aanwijzingen zijn voor een causaal verband tussen HPV-vaccinatie en twee syndromen, maar vond geen verband. De klagers waren het niet eens met het wetenschappelijke werk waarop deze bevinding was gebaseerd en uitten hun bezorgdheid over de transparantie en onpartijdigheid van de procedure.

De Ombudsman opende een onderzoek om te beoordelen of het EMA over de nodige procedurele waarborgen beschikte om ervoor te zorgen dat het onderzoek van wetenschappelijk bewijs volledig en onafhankelijk is, en of deze waarborgen in dit geval correct werden toegepast.

Naar aanleiding van een suggestie van de Ombudsman tijdens haar onderzoek stemde het EMA ermee in de vertrouwelijkheidsvereisten voor zijn deskundigen te herzien, zodat zij in het openbaar details van het wetenschappelijke debat kunnen bespreken, zodra dat debat is afgerond. De Ombudsman concludeerde dat er geen sprake was van wanbeheer door het EMA, maar stelde voor dat het proactief zoveel mogelijk informatie openbaar zou maken over de wetenschappelijke werkzaamheden van zijn interne adviescomités, en dat het zou overwegen om lijsten van alle relevante documenten met betrekking tot elke verwijzingsprocedure openbaar te maken of andere manieren te overwegen om geïnteresseerde personen te helpen bij het identificeren van de documenten die zij zouden willen verkrijgen.

De Ombudsman is verheugd dat het EMA zich over het algemeen bereid heeft getoond om gevolg te geven aan haar suggesties. Zij herziet haar vertrouwelijkheidsvereisten. Zij heeft zich er ook toe verbonden de toegang tot productinformatie te verbeteren en ontwikkelt meer publieksvriendelijke informatie over haar beoordelingsprocedures. Het EMA is ook bezig met de herontwikkeling van zijn website om de bruikbaarheid en de zoekfunctie voor documenten te verbeteren. Het EMA was het niet eens met het voorstel van de Ombudsman om lijsten van

relevante documenten openbaar te maken. Door echter een team op te richten om te helpen bij verzoeken om toegang tot documenten, is de Ombudsman van mening dat het EMA een aanvaardbaar alternatief heeft gevonden.

Zaak 7/2016/PL: De talen die beschikbaar zijn in door de Europese Commissie georganiseerde openbare raadplegingen

De zaak betrof het feit dat openbare raadplegingen op de website van de Commissie vaak niet in alle officiële talen van de EU beschikbaar waren. De Ombudsman opende een onderzoek, in het kader waarvan de Commissie een nieuw taalbeleid inzake openbare raadplegingen opstelde. De nieuwe maatregelen omvatten bijvoorbeeld het vertalen van de openbare raadplegingen in verband met het werkprogramma van de Commissie in alle officiële EU-talen. In het nieuwe beleid is ook een procedure ingevoerd om te bepalen in welke talen andere openbare raadplegingen moeten worden vertaald.

De Ombudsman sloot het onderzoek af, maar stelde voor dat de Commissie nauwlettend toeziet op de impact van haar nieuwe taalbeleid en op de mate waarin zij het beginsel eerbiedigt dat openbare raadplegingen in alle officiële talen van de EU beschikbaar moeten worden gesteld. De Ombudsman stelde ook voor dat de Commissie op haar speciale website over openbare raadplegingen een hoofdstuk opneemt waarin zij haar nieuwe taalbeleid beschrijft en uitlegt waarom sommige raadplegingen niet in alle EU-talen beschikbaar zijn.

In haar vervolgantwoord verklaarde de Commissie dat het aantal openbare raadplegingen dat wordt vertaald, reeds aanzienlijk is toegenomen. Het heeft ook een uitleg van zijn taalbeleid online opgenomen. De Ombudsman zal de situatie blijven volgen in het kader van een bredere openbare raadpleging die zij heeft gehouden over het taalgebruik in de EU-instellingen.

d. Nalevingspercentages voor in 2017 afgesloten zaken

Er was een algemeen nalevingspercentage van 81 % met betrekking tot de voorstellen van de Ombudsman voor zaken die in 2017 werden afgesloten. De instellingen reageerden positief op 80 van de 99 voorstellen die de Ombudsman deed om hun administratieve praktijken te corrigeren of te verbeteren ^[19]. Het nalevingspercentage is gebaseerd op het aantal positieve antwoorden op de voorstellen, aanbevelingen en suggesties voor oplossingen in zaken die in 2017 zijn afgesloten. Er waren nog eens 148 gevallen waarin de Ombudsman van mening was dat de instellingen stappen hadden ondernomen om hun werkwijze te verbeteren.

Zoals blijkt uit tabel 4, verschilt het nalevingspercentage van instelling tot instelling. Acht van de 14 onderzochte instellingen hadden een nalevingspercentage van 100 %, terwijl de Commissie - die in de meeste gevallen verantwoordelijk is - een nalevingspercentage van 76 % had.

Hoewel deze statistieken vaak op zeer weinig gevallen zijn gebaseerd, betekent elk resultaat van minder dan 100 % dat de instelling een voorstel van de Ombudsman niet heeft opgevolgd.

Er was een lager nalevingspercentage voor aanbevelingen van de Ombudsman dan voor voorstellen of suggesties voor oplossingen. De instellingen hebben 11 van de 19 aanbevelingen aanvaard.

Tabel 4 - Percentage van de totale naleving per instelling

Instelling	Oplossingen, aanbevelingen, suggesties	Bevredigende antwoorden	% van Bevredigende antwoorden
Europees Parlement	1	0	0%
Europese Commissie	58	44	76%
Europese Centrale Bank	1	1	100%
Europese Dienst voor extern optreden	6	5	83%
Europees Economisch en Sociaal Comité	3	3	100%
Europese Investeringsbank	4	3	75%
Europees Bureau voor personeelsselectie	7	6	86%
Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF)	2	1	50%
Europees Grens- en kustwachtagentschap (Frontex)	4	4	100%
Europees Milieuagentschap	1	1	100%
Europese Autoriteit voor voedselveiligheid	2	2	100%
Europees Geneesmiddelenbureau	5	5	100%
Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken	1	1	100%
Uitvoerend Agentschap onderwijs, audiovisuele media en cultuur	4	4	100%
Totaal	99	80	81%

5. Conclusie

Dit verslag is een jaarlijkse inspanning om de naleving van de voorstellen van de Ombudsman vanuit statistisch oogpunt te meten. In sommige gevallen wordt het effect niet noodzakelijkerwijs vastgelegd in een jaarlijks nalevingspercentage. Er zijn bijvoorbeeld gevallen waarin instellingen op een later tijdstip gevolg kunnen geven aan een voorstel van de Ombudsman.

Zo heeft de Ombudsman de Commissie in juli 2015 verzocht om proactief de besluiten te publiceren die zij neemt om activiteiten na afloop van de ambtstermijn van voormalige commissarissen toe te staan, alsook de adviezen over die activiteiten van het ad-hocethisch comité, een driekoppig adviesorgaan ^[20] . De Commissie weigerde destijds om privacyredenen en om commerciële informatie te beschermen. In september 2017 presenteerde de Commissie echter een nieuwe ontwerpgedragscode voor commissarissen, die voorziet in de proactieve publicatie van deze besluiten en de daarmee verband houdende adviezen van het Comité. Dit werd formeel vastgesteld in februari 2018 ^[21]. De Ombudsman is ingenomen met deze vooruitgang.

Waar mogelijk is het beter om sneller verbeteringen aan te brengen. Dit is het eerste verslag waarin zaken zijn opgenomen die uitsluitend in het kader van de nieuwe intellectuele-eigendomsrechten zijn afgesloten. Het belangrijkste doel van de nieuwe IP's is om ons in staat te stellen zaken op een efficiëntere manier af te handelen en de zaken te versnellen. We zijn bezig met het evalueren van hun impact en zullen daarover in het komende jaar verslag uitbrengen.

 

[1] Kortheidshalve wordt in dit verslag de term "instelling"gebruikt om te verwijzen naar alle instellingen, organen en instanties van de EU.

[2] https://www.ombudsman.europa.eu/nl/resources/provisions.faces

[3] In het kader van de nieuwe OT’s worden “aanbevelingen” gewoonlijk gebruikt om alle bevindingen van wanbeheer aan te pakken voordat een onderzoek wordt afgesloten. In het verleden gebruikte de Ombudsman de term “kritieke opmerking” toen zij een zaak sloot met een bevinding van wanbeheer. De nieuwe IP’s hebben het begrip “kritieke opmerkingen” vervangen door het eenvoudige en duidelijke begrip “bevindingen van wanbeheer”. Indien een aanbeveling door de instelling wordt afgewezen, wordt de zaak afgesloten met een “bevinding van wanbeheer”.

De nieuwe IP’s hebben ook het begrip “verdere opmerkingen” vervangen door het begrip “voorstellen voor verbetering”, waarmee wordt beoogd te zorgen voor systemische verbetering in de EU-administratie.

[4] Zie punt 3e hieronder.

[5] Artikel 228 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie machtigt de Ombudsman om onderzoek te doen naar wanbeheer bij het optreden van de instellingen van de Unie, met uitzondering van het Hof van Justitie van de Europese Unie in zijn gerechtelijke rol.

[6] Besluit 2008/587 van het Europees Parlement van 18 juni 2008 tot wijziging van besluit 94/262 betreffende het statuut van de Europese Ombudsman en de algemene voorwaarden voor de uitoefening van zijn ambt (PB 2008, L 189, blz. 25).

[7] Artikel 3, lid 5, van het Statuut bepaalt: "Voor zover mogelijk tracht de Ombudsman met de betrokken instelling of het betrokken orgaan een oplossing te vinden om een einde te maken aan het geval van wanbeheer en aan de klacht te voldoen."

[8] Voor meer informatie over de strategische initiatieven van de Ombudsman kunt u de volgende link raadplegen: https://www.ombudsman.europa.eu/en/strategic-issues/strategic-initiatives

[9] In twee van deze gevallen hebben de instellingen, hoewel er geen formeel voorstel voor een oplossing was, de voorstellen aanvaard die de Ombudsman in de loop van het onderzoek had gedaan. De uitkomst van deze zaken werd geregistreerd als “oplossing (gedeeltelijk) bereikt”.

[10] In vier gevallen verwierpen de instellingen voorstellen voor oplossingen en de daaropvolgende aanbevelingen. Om dubbeltelling te voorkomen, omvatten de statistieken alleen de negatieve follow-up van de aanbevelingen in deze gevallen.

[11] Een “ernstig incident” wordt door Frontex gedefinieerd als een gebeurtenis of voorval dat gevolgen kan hebben voor of relevant kan zijn voor een Frontex-missie of het imago ervan, of voor de veiligheid en beveiliging van de deelnemers aan de missie. Voorbeelden hiervan zijn schendingen van de grondrechten, het EU-recht, internationale wetten met betrekking tot de toegang tot internationale bescherming en de gedragscode van Frontex. Meldingen van ernstige incidenten worden verzameld en geanalyseerd door een “situatiecentrum” van Frontex.

[12] Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie (PB L 145, blz. 43).

[13] Gedeeltelijke aanvaarding van een aanbeveling vindt plaats wanneer de instelling daadwerkelijk constructief heeft gereageerd op centrale punten in de aanbeveling.

[14] Het EU-transparantieregister is een openbaar register dat gezamenlijk door de Commissie en het Europees Parlement wordt beheerd en dat tot doel heeft informatie te verstrekken over de organisaties en belangenvertegenwoordigers die met de instellingen interageren.

[15] Besluit van de Commissie van 30 mei 2016 tot vaststelling van horizontale regels voor de oprichting en werking van deskundigengroepen van de Commissie, C(2016) 3301 final.

[16] Besluit van de directeur-generaal Begroting en administratie van de Europese Dienst voor extern optreden van 21 december 2017, beschikbaar via de volgende link:  https://eeas.europa.eu/sites/eeas/files/admin2017_28_of_21.12.2017_0.pdf

[17] Wanneer een suggestie wordt gedaan in een besluit tot afsluiting van een onderzoek, wordt de instelling normaal gesproken uitgenodigd om binnen een termijn van zes maanden te reageren. Aangezien de betrokken instellingen nog niet hebben geantwoord, omvatten de statistieken in dit verslag niet:

i) twee suggesties in het besluit tot afsluiting van zaak 266/2016/PMC tegen de Commissie, en

ii) een suggestie in het besluit tot afsluiting van zaak 639/2017/TN tegen het Europees Bureau voor personeelsselectie.

[18] Verordening (EG) nr. 1907/2006 van het Europees Parlement en de Raad inzake de registratie en beoordeling van en de autorisatie en beperkingen ten aanzien van chemische stoffen (PB L 396 van 30.12.2006, blz. 1).

[19] Zie de voetnoten 9-10 hierboven.

[20] https://www.ombudsman.europa.eu/en/correspondence/en/61417

[21] Besluit van de Commissie van 31 januari 2018 betreffende een gedragscode voor de leden van de Europese Commissie tot intrekking en vervanging van de gedragscode van 20 april 2011 en het besluit van de Commissie tot oprichting van de ethische ad-hoccommissie van 21 oktober 2003.