Geachte mevrouw X,

De Ombudsman heeft een klacht ontvangen tegen het Asielagentschap van de Europese Unie (EUAA). De klacht betreft de weigering van het EUAA om het publiek toegang te verlenen tot verschillende documenten met informatie over de opvangvoorzieningen voor migranten op Cyprus.

Het verzoek van de klager van 12 september 2023 om toegang werd op 30 oktober 2023 ingeperkt, na verschillende uitwisselingen met het EUAA. Het betrof alle documenten in het bezit van het EUAA, met inbegrip van alle correspondentie tussen het EUAA en de Europese Commissie (DG HOME), met betrekking tot de opvangvoorzieningen in bestaande of toekomstige faciliteiten voor migratiebeheer op Cyprus. Het verzoek had betrekking op de periode van 1 februari 2023 tot en met 12 september 2023.

Op 17 januari 2024 heeft de klager een confirmatief verzoek ingediend naar aanleiding van het verzuim van het EUAA om binnen de in de EU-wetgeving inzake de toegang van het publiek tot documenten (Verordening (EG) nr. 1049/2001) gestelde termijn een eerste besluit te nemen. Op 12 februari 2024 heeft het EUAA een confirmatief besluit vastgesteld, waarin het 76 documenten heeft geïdentificeerd als documenten die onder het toepassingsgebied van het verzoek om toegang van de klager vallen en ruime gedeeltelijke toegang heeft verleend tot twee van deze documenten. Het EUAA heeft de toegang tot de overige 74 documenten geweigerd op grond van drie uitzonderingen uit hoofde van Verordening (EG) nr. 1049/2001, namelijk de noodzaak om het openbaar belang op het gebied van de openbare veiligheid te beschermen, alsook de noodzaak om persoonsgegevens en zijn besluitvormingsproces te beschermen.

Klager is ontevreden over de weigering van het EUAA om (gedeeltelijke) toegang tot de documenten te verlenen. Zij is van mening dat gedeeltelijke openbaarmaking om grotendeels administratieve redenen is geweigerd en dat het EUAA niet heeft aangetoond dat er sprake is van ernstige en voorzienbare risico’s voor de openbare veiligheid en zijn interne besluitvorming. Zij betwist echter niet de redactie van persoonsgegevens.

Wij hebben besloten een onderzoek in te stellen naar de klacht tegen het besluit van het EUAA om de toegang tot de 74 documenten op grond van Verordening (EG) nr. 1049/2001 te weigeren.

In Verordening (EG) nr. 1049/2001 is bepaald dat verzoeken om toegang onverwijld moeten worden behandeld. Het is in overeenstemming met dit beginsel dat de Ombudsman ook probeert dit soort zaken zo snel mogelijk te behandelen.

Als eerste stap achten wij het noodzakelijk om de in de klacht aan de orde zijnde documenten en het door het EUAA gevoerde overleg met derden [1] te herzien met betrekking tot documenten waartoe het heeft geweigerd toegang te verlenen. Wij zouden het op prijs stellen als het EUAA deze documenten, bij voorkeur in elektronische vorm via versleutelde e-mail [2], uiterlijk op 25 april 2024 zou kunnen verstrekken.

De documenten waarop het verzoek om toegang van het publiek betrekking heeft, zullen vertrouwelijk worden behandeld, samen met al het andere materiaal dat het EUAA met ons wil delen en dat als vertrouwelijk wordt aangemerkt. Dergelijke documenten worden behandeld en opgeslagen in overeenstemming met deze vertrouwelijke status en worden kort na afloop van het onderzoek uit de dossiers van de Ombudsman verwijderd.

Het standpunt van het EUAA is uiteengezet in zijn confirmatief besluit van 12 februari 2024. Mocht het EUAA echter aanvullende standpunten willen geven waarmee de Ombudsman tijdens dit onderzoek rekening moet houden, dan zouden wij het op prijs stellen als deze ons binnen vijftien werkdagen na ontvangst van deze brief, d.w.z. uiterlijk op 9 mei 2024, zouden kunnen worden verstrekt.

Als de grootte van de documenten een probleem vormt of voor een andere vraag, neem dan gerust contact op met de onderzoeksfunctionaris die verantwoordelijk is voor de zaak Amandine Le Bellec.

Met vriendelijke groet,

Rosita Hickey
Directeur Onderzoeken

Straatsburg, 18.4.2024

[1] Uit het bevestigende besluit blijkt dat het EUAA de Europese Commissie, de Nederlandse ambassade in Cyprus, de Internationale Organisatie voor Migratie, de ngo Watershed, het Europees Grens- en kustwachtagentschap en de Cypriotische autoriteiten heeft geraadpleegd.

[2] Versleutelde e-mails kunnen worden verzonden naar onze speciale mailbox.