Geachte heer X,

De Ombudsman heeft een klacht ontvangen tegen de Europese Commissie. De klacht betreft de behandeling door de Commissie van een verzoek om toegang van het publiek tot documenten betreffende het voorstel van de Commissie voor een uitvoeringsbesluit van de Raad betreffende maatregelen ter bescherming van de Uniebegroting tegen schendingen van de beginselen van de rechtsstaat in Hongarije (COM(2022) 485 final).[1]

Op 6 december 2023 heeft klager verzocht om toegang van het publiek tot vier specifieke documenten die zijn vermeld in de toelichting bij het voorstel van de Commissie. Klager verzocht ook om toegang tot alle documenten met betrekking tot bepaalde audits en financiële aanbevelingen van de diensten van de Commissie, zoals vermeld in de toelichting. Tot slot had het verzoek van klager betrekking op “alle documenten die informatie bevatten over “het onderzoek van bepaalde aanbestedingsgegevens” en “verslagen van de media en belanghebbenden”, zoals vermeld in de hoofdtekst van het voorstel.

Aangezien de klager niet binnen de termijn een antwoord van de Commissie had ontvangen, heeft hij de Commissie op 16 februari 2024 verzocht haar impliciete weigering om toegang te verlenen [2] te herzien (door een “bevestigend verzoek” in te dienen).

Op 22 maart 2024 heeft de Commissie geantwoord.[3] Zij heeft volledige toegang verleend tot een studie en zes documenten met informatie over het onderzoek van bepaalde aanbestedingsgegevens. Daarnaast heeft de Commissie de klager verschillende hyperlinks naar openbaar beschikbare verslagen van de media en belanghebbenden verstrekt. Voorts heeft de Commissie gedeeltelijke toegang verleend tot drie documenten: het “verzoek om inlichtingen”, de “schriftelijke kennisgeving” en de “intentiebrief” als bedoeld in de toelichting bij het voorstel. Daarbij heeft de Commissie zich beroepen op uitzonderingen op grond van de EU-wetgeving inzake toegang tot documenten, met het argument dat volledige openbaarmaking de bescherming van gerechtelijke procedures [4] en haar besluitvormingsproces [5] zou ondermijnen.

De klager voert aan dat de Commissie volledige toegang had moeten verlenen tot de drie gedeeltelijk openbaar gemaakte documenten en vraagt zich af of alle documenten die binnen het toepassingsgebied van hun verzoek om toegang vallen, zijn geïdentificeerd [6].

Wij hebben besloten een onderzoek in te stellen naar de weigering van de Commissie om volledige toegang te verlenen op grond van Verordening (EG) nr. 1049/2001.

In Verordening (EG) nr. 1049/2001 is bepaald dat verzoeken om toegang onverwijld moeten worden behandeld. Het is in overeenstemming met dit beginsel dat de Ombudsman ook probeert dit soort zaken zo snel mogelijk te behandelen.

Als eerste stap achten wij het noodzakelijk om de drie documenten waartoe volledige toegang is geweigerd (het “verzoek om informatie”, de “schriftelijke kennisgeving” en de “intentiebrief”) te herzien. Wij zouden graag duidelijke kopieën van deze documenten ontvangen waarin wordt aangegeven welke delen aan klager zijn meegedeeld en welke niet, en wat de redenen voor de redactionele wijzigingen zijn. Wij zouden het op prijs stellen als de Commissie ons uiterlijk op 25 april 2024 een kopie van deze documenten zou kunnen bezorgen, bij voorkeur in elektronische vorm via versleutelde e-mail [7].  

De documenten waarop het verzoek om toegang van het publiek betrekking heeft, zullen vertrouwelijk worden behandeld, samen met al het andere materiaal dat de Commissie met ons wil delen en dat als vertrouwelijk wordt aangemerkt. Dergelijke documenten worden behandeld en opgeslagen in overeenstemming met deze vertrouwelijke status en worden kort na afloop van het onderzoek uit de dossiers van de Ombudsman verwijderd.

Het standpunt van de Commissie is uiteengezet in haar antwoord aan de klager van 22 maart 2024. Mocht de Commissie echter aanvullende standpunten willen geven waarmee de Europese Ombudsman tijdens dit onderzoek rekening moet houden, onder meer over het standpunt van de klager dat er aanvullende documenten kunnen zijn die binnen het toepassingsgebied van het verzoek vallen, zouden wij het op prijs stellen als deze ons binnen vijftien werkdagen na ontvangst van deze brief, d.w.z. 10 mei 2024, zouden kunnen worden verstrekt.

De onderzoeksfunctionaris die verantwoordelijk is voor de zaak is mevrouw Paulien Van de Velde-Van Rumst.

Met vriendelijke groet,

Rosita Hickey
Directeur Onderzoeken

Straatsburg, 18.4.2024

[1] Het voorstel is gebaseerd op Verordening (EU) 2020/2092 van het Europees Parlement en de Raad van 16 december 2020 betreffende een algemeen conditionaliteitsregime ter bescherming van de Uniebegroting: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2020/2092/oj.

[2] Overeenkomstig artikel 7, lid 4, van Verordening 1049/2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/nl/TXT/?uri=CELEX%3A32001R1049.

[3] Het bijgevoegde eerste antwoord op de klacht heeft Ares-nummer Ares(2024)2129035. In de slotbrief van het confirmatief verzoek verwees de Commissie echter naar Ares(2024)2178574.

[4] Artikel 4, lid 2, tweede streepje, van Verordening (EG) nr. 1049/2001.

[5] Artikel 4, lid 3, van Verordening (EG) nr. 1049/2001.

[6] Klager geeft aan dat hij alleen een lijst van relevante inschrijvingen heeft ontvangen zonder deze te onderzoeken. Desalniettemin werd in het voorstel naar een dergelijk onderzoek verwezen. Bovendien zou een bijlage ontbreken (vermeld in voetnoot 23 van de “intentiebrief”).

[7] Versleutelde e-mails kunnen worden verzonden naar onze speciale mailbox.