Geachte voorzitter,

In de context van de Russische aanvalsoorlog tegen Oekraïne financiert de EU donaties van militaire uitrusting door EU-lidstaten aan Oekraïne via de Europese Vredesfaciliteit ^[1] en heeft zij wetgeving vastgesteld om de productie van munitie te verhogen om de lidstaten te helpen hun reserves te behouden en tegelijkertijd de levering van munitie aan Oekraïne te waarborgen [2]. 

De EU zal tussen 2021 en 2027 ook 8 miljard EUR uitgeven via het Europees Defensiefonds als aanvulling op de investeringen van de lidstaten in onderzoek en ontwikkeling op het gebied van veiligheid en defensie. Volgens de verordening betreffende het Europees Defensiefonds [3] is de Europese Commissie verantwoordelijk voor de toewijzing van deze middelen. Daarbij wordt zij bijgestaan door externe deskundigen, die bijdragen aan de evaluatie, ethische toetsing en beoordeling van de begrotingsraming van voorstellen.

De Commissie moet deskundigen selecteren op basis van hun vaardigheden, ervaring en kennis, rekening houdend met de aan hen toe te wijzen taken, met het oog op een passende roulatie van de deskundigen en een passend evenwicht tussen de particuliere en de publieke sector. De onafhankelijke deskundigen mogen geen kwesties evalueren, adviseren of bijstaan ten aanzien waarvan zij belangenconflicten hebben, met name wat betreft hun positie ten tijde van de evaluatie. Normaal gesproken worden, wanneer de Commissie externe deskundigen selecteert en bezoldigt om te helpen bij de beoordeling van voorstellen, lijsten van deskundigen openbaar gemaakt, waardoor enige publieke controle mogelijk is. De EOF-verordening wijkt echter uitdrukkelijk af van deze algemene regel, aangezien de identiteit van deze deskundigen niet openbaar wordt gemaakt.[4] Het is daarom des te belangrijker dat de beoordeling van belangenconflicten, die door de Commissie bij de selectie van deskundigen wordt uitgevoerd, robuust is.

In het kader van eerdere correspondentie over het Europees Defensiefonds ^[5] heeft de Commissie mijn bureau in kennis gesteld van haar “bedrijfsaanpak” met betrekking tot het beheer van belangenconflicten, die grotendeels lijkt te berusten op de eigen verklaring van de geselecteerde deskundigen over (het ontbreken van) belangenconflicten.

Tegen deze achtergrond heb ik besloten een onderzoek in te stellen om te onderzoeken hoe de Commissie ervoor zorgt dat er geen belangenconflicten zijn met externe deskundigen die haar bijstaan bij de evaluatie van projectvoorstellen, ethische beoordelingen en kostenramingen in het kader van het Europees Defensiefonds.

Ik ben tot de conclusie gekomen dat het als eerste stap nuttig zou zijn een schriftelijk antwoord van de Commissie te ontvangen op de in de bijlage vermelde vragen. Ik zal het antwoord van de Commissie openbaar maken.^[6]

De verantwoordelijke opsporingsambtenaar is de heer Koen Roovers.

Ik zou het op prijs stellen het antwoord van de Commissie uiterlijk op 31 januari 2024 te ontvangen.

Met vriendelijke groet,

Emily O'Reilly
Europese Ombudsman

Straatsburg, 10/11/2023

Bijlage – Vragen aan de Commissie in OI/5/2023/KR

1. In het kader van eerdere correspondentie over het Europees Defensiefonds ^[7] heeft de Commissie uitgelegd dat personeelsleden van de Commissie die belast zijn met specifieke thema’s van het Europees Defensiefonds, voorafgaande controles uitvoeren op de afwezigheid van belangenconflicten bij de voorselectie van deskundigen uit het interne deskundigenbeheer (EMI), een databank met deskundigenprofielen (“voorselectiefase”). Het legde verder uit dat personeelsleden van de Commissie intern verslag uitbrengen aan het verantwoordelijke eenheidshoofd over de methode die is gevolgd voor de voorselectiescreening van deskundigen, zowel individueel als in zijn geheel. Dit omvat aspecten zoals het verifiëren van deskundigheid, beschikbaarheid, schijnbare afwezigheid van belangenconflicten en diversiteit van achtergronden.

Voordat voorstellen voor projecten in het kader van het Europees Defensiefonds ter beoordeling aan externe deskundigen worden toegewezen, controleren de personeelsleden van de Commissie op basis van de cv’s van de deskundigen of de deskundigen die zijn aangewezen om voorstellen te beoordelen, niet dezelfde werkgever hebben als degenen die om financiering verzoeken (voorafgaand aan de ontvangst van de voorstellen).

a. Mogen de personeelsleden van de Commissie die bij deze beoordelingen betrokken zijn:

• potentiële deskundigen om aanvullende informatie vragen om beter te begrijpen of er risico’s op belangenconflicten bestaan? Zo ja, geef enkele voorbeelden.
• openbaar beschikbaar materiaal gebruiken om naar aspecten te verwijzen of deze te verifiëren, of vertrouwen zij uitsluitend op de informatie die door (of naar aanleiding van) de deskundigen wordt verstrekt?

b. Welke informatie moeten deskundigen invullen wanneer zij zich online registreren?[8] Verstrek het desbetreffende model.

Indien deskundigen een cv moeten uploaden, schrijft de Commissie dan een bepaald formaat/minimuminformatie voor?

c. Kan de Commissie toelichten hoe de elementen in hoofdstuk 2 over "Onpartijdigheid" van de toepasselijke gedragscode voor deskundigen [9] in de preselectiefase worden beoordeeld?

2. In het kader van eerdere correspondentie over het Europees Defensiefonds [10] is gebleken dat de Commissie een “corporate approach” hanteert met betrekking tot het beheer van belangenconflicten, die grotendeels berust op de eigen verklaring van de geselecteerde deskundigen over (het ontbreken van) belangenconflicten.

a. Hoe vaak hebben deskundigen tot nu toe zelf belangenconflicten verklaard? Verstrek gegevens voor elke jaarlijkse uitgavenronde.[11]

b. Evenzo, hoe vaak werden deskundigen uitgesloten van de evaluatie van voorstellen? Verstrek gegevens voor elke jaarlijkse uitgavenronde.

3. Wanneer een belangenconflict wordt vastgesteld dat normaliter tot uitsluiting van de deskundige zou leiden [12], kunnen personeelsleden van de Commissie besluiten de deskundige te behouden indien aan de volgende drie cumulatieve voorwaarden is voldaan:

• i. de deskundige werkt op een andere afdeling/laboratorium/instelling dan die waar de actie moet worden uitgevoerd en
• ii. de afdelingen/laboratoria/instituten binnen de betrokken organisatie werken met een hoge mate van autonomie en
• iii. de deelname wordt gerechtvaardigd door de verplichting om de beste beschikbare deskundigen aan te wijzen en door de beperkte omvang van de pool van gekwalificeerde deskundigen.”

a. Hoe vaak zijn deskundigen met belangenconflicten [13] in evaluatiepanels opgenomen?

b. Heeft de Commissie ook richtsnoeren gepubliceerd voor personeelsleden die betrokken zijn bij het beheer van belangenconflicten, onder meer met betrekking tot de wijze waarop discretionaire bevoegdheid kan worden uitgeoefend bij de toepassing van de uitzondering op uitsluiting? Zo ja, verstrek dan een kopie van deze richtsnoeren bij het antwoord.

4. De volgende situaties kunnen als een belangenconflict worden beschouwd indien de personeelsleden van de Commissie daartoe besluiten “in het licht van de objectieve omstandigheden, de beschikbare informatie en de potentiële risico’s”:

i. de indienstneming van de deskundige door een van de aanvragers (of gelieerde derden of andere bij de actie betrokken derden) in de laatste drie jaar;

ii. betrokkenheid van de deskundige bij een contract, [..] of lidmaatschap van managementstructuren (bv. lid van het management of de adviesraad enz.) of samenwerking op onderzoeksgebied met een aanvrager, gelieerde derde of andere derde partij die in de afgelopen drie jaar bij de actie betrokken was;

iii. elke andere situatie die twijfel zou kunnen doen rijzen over zijn/haar vermogen om onpartijdig aan de evaluatie deel te nemen, of die redelijkerwijs in de ogen van een externe derde partij dit zou kunnen lijken te doen.[14]

a. Is het op basis van het modelcontract juist dat, wanneer een of meer van deze gevallen zich voordoen, de verantwoordelijke personeelsleden van de Commissie kunnen besluiten de deskundige uit te sluiten van de beoordeling van het betrokken voorstel, of ook voor concurrerende voorstellen of de gehele oproep, en, indien nodig, hem/haar te vervangen en een herbeoordeling te organiseren?

b. Hoeveel gevallen heeft de Commissie geïdentificeerd als vallend onder de punten i) tot en met iii) hierboven? Verstrek gegevens voor elke jaarlijkse uitgavenronde.

c. In hoeveel van deze gevallen werden deskundigen met belangenconflicten uitgesloten van de evaluatiepanels? Verstrek gegevens voor elke jaarlijkse uitgavenronde.

d. Heeft de Commissie richtsnoeren verstrekt voor het personeel dat deze beoordeling van belangenconflicten uitvoert, onder meer met betrekking tot de wijze waarop discretie kan worden uitgeoefend om potentieel conflicterende deskundigen in de evaluatiepanels te behouden? Zo ja, verstrek dan een kopie van deze richtsnoeren bij het antwoord.

5. a. Heeft de Commissie waarschuwingen ontvangen, bijvoorbeeld van andere deskundigen, aanvragers of derden, met betrekking tot risico's op belangenconflicten, afgezien van eigen verklaringen van deskundigen? Zo ja, geef voorbeelden en gegevens voor elke jaarlijkse uitgavenronde.

b. Biedt de Commissie andere mogelijkheden om dergelijke waarschuwingen mee te geven?

c. Zijn deskundigen op de hoogte van de toepasselijke regels inzake klokkenluiders? Zo ja, hoe?

d. Kan de Commissie audits of evaluaties achteraf uitvoeren om ervoor te zorgen dat de aangewezen deskundigen niet met elkaar in conflict komen?

6. Brengt de Commissie verslag uit over kwesties in verband met belangenconflicten buiten de Commissie, bijvoorbeeld aan het programmacomité (vertegenwoordigers van de EU-lidstaten) of aan het Europees Parlement?

[1] De Europese Vredesfaciliteit is gebaseerd op een besluit van de Raad. Zie: https://www.consilium.europa.eu/nl/policies/european-peace-facility/.

[2] Zie de wet ter ondersteuning van de productie van munitie (ASAP): https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=uriserv%3AOJ.L_.2023.185.01.0007.01.ENG&toc=OJ%3AL%3A2023%3A185%3ATOC.

[3] Verordening 2021/697 tot oprichting van het Europees Defensiefonds, zie: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2021/697/oj.

[4] Zie artikel 26, lid 2, van Verordening (EU) 2021/697, gekoppeld in voetnoot 2.

[5] Zie: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/172253.

[6] Indien u documenten of informatie wenst in te dienen die u als vertrouwelijk beschouwt en die niet openbaar mogen worden gemaakt, vermeld dan “Vertrouwelijk”. Versleutelde e-mails kunnen naar onze speciale mailbox worden gestuurd. Dergelijke informatie en documenten worden kort na afloop van het onderzoek uit de dossiers van de Europese Ombudsman verwijderd.

[7] Zie: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/172253.

[8] Zie: https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/work-as-an-expert.

[9] Zie de onder a) genoemde situaties op de bladzijden 1 tot en met 5 van bijlage 1 bij het modelcontract voor deskundigen: https://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/experts_manual/h2020-experts-mono-contract_en.pdf.

[10] Zie: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/172253.

[11] De Commissie heeft besluiten genomen met betrekking tot twee jaarlijkse uitgavenronden:

· 20 juli 2022: https://defence-industry-space.ec.europa.eu/funding-and-grants/calls-proposals/european-defence-fund-2021-calls-proposals-results_en;

· 26 juni 2023: https://defence-industry-space.ec.europa.eu/funding-and-grants/calls-proposals/result-edf-2022-calls-proposals_en#:~:text=Following%20the%20second%20calls%20for,Million%20are%20selected%20for%20funding

[12] Zie de situaties vermeld in bijlage I “Gedragscode”, punt 2.1, a), op bladzijde 2 van het modelcontract voor deskundigen: https://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/experts_manual/h2020-experts-mono-contract_en.pdf.

[13] Overeenkomstig artikel 2, lid 1, onder a), van bijlage 1 bij het modelcontract voor deskundigen, zie voetnoot 7.

[14] Idem.