Geachte heer X,

Nadat de Ombudsman haar onderzoek in zaak 1996/2022/NH had afgesloten, heeft klager zich opnieuw tot ons gewend om de weigering van de Commissie om in de confirmatieve fase ruimere toegang tot de documenten te verlenen, te betwisten. Wij hebben besloten een onderzoek in te stellen naar de weigering van de Commissie om toegang te verlenen op grond van Verordening (EG) nr. 1049/2001.

In mei 2022 verzocht de klager om toegang van het publiek tot documenten over het toezicht door derden op de operaties van de EU in Libië. Zijn verzoek had tot doel de waarheidsgetrouwheid te verifiëren van een verklaring van een vertegenwoordiger van de Commissie volgens welke "de contractant tot dusver geen schendingen van het beginsel "geen schade berokkenen" heeft gemeld"[1]. De Commissie heeft aanvankelijk zes documenten geïdentificeerd en de toegang geweigerd op grond van het feit dat de openbaarmaking ervan i) de bescherming van het openbaar belang wat betreft internationale betrekkingen [2] en ii) de bescherming van een lopend besluitvormingsproces [3] zou ondermijnen.

In augustus 2022 heeft de klager een confirmatief verzoek ingediend met het argument dat de Commissie concrete en specifieke redenen moet geven waarom de openbaarmaking van een bepaald document het door de aangevoerde uitzondering beschermde belang zou kunnen ondermijnen.

Bij gebrek aan een confirmatief besluit in november 2022 wendde klager zich tot de Ombudsman, die een onderzoek instelde naar het verzuim van de Commissie om een confirmatief antwoord te geven (zaak 1996/2022/NH). In januari 2023 heeft de Ombudsman, bij gebreke van aanzienlijke vooruitgang bij de vaststelling van het confirmatief besluit, de litigieuze documenten geïnspecteerd. Dit heeft de Ombudsman ertoe gebracht de Commissie in maart 2023 mee te delen dat “de weigering van de Commissie om de documenten openbaar te maken zonder gedetailleerde en overtuigende motivering problematisch is”. 

Op 1 oktober 2023 heeft de Commissie het confirmatief besluit vastgesteld en heeft de Ombudsman onderzoek 1996/2022/NH als gevolg daarvan afgesloten. Zoals hierboven aangegeven, hebben we nu een onderzoek geopend naar de weigering van de Commissie om toegang te verlenen op grond van Verordening (EG) nr. 1049/2001.

Als eerste stap achten wij het noodzakelijk om de litigieuze documenten te herzien, voor zover zij verschillen van de documenten die reeds zijn geïnspecteerd in zaak 1996/2022/NH. Wij zijn het erover eens dat de meeste in het confirmatieve besluit genoemde documenten overeenkomen met de documenten die wij in het kader van zaak 1996/2022/NH hebben geïnspecteerd. “Document 6.2” wordt in het confirmatief besluit echter beschreven als een verslag van december 2021, terwijl de verslagen die overeenstemmen met “Document 6” in het oorspronkelijke antwoord dateren van januari 2022. Wij zouden dan ook graag zien dat wordt verduidelijkt of er in de confirmatieve fase nieuwe documenten zijn geïdentificeerd en of een oorspronkelijk geïdentificeerd document vervolgens buiten het toepassingsgebied is gehouden.

Voor de documenten die nu gedeeltelijk openbaar worden gemaakt, ontvangen wij graag de gemarkeerde kopieën, waarin wordt aangegeven welke delen niet aan de klager zijn meegedeeld en welke uitzonderingen zijn ingeroepen met betrekking tot de bewerkingen.

In het confirmatief besluit wordt melding gemaakt van de raadpleging van de contractant overeenkomstig artikel 4, lid 4, van Verordening (EG) nr. 1049/2001. Wij achten het ook noodzakelijk om de documenten met betrekking tot het in dit verband gevoerde overleg met derden te herzien.

Wij zouden het op prijs stellen als de Commissie de bovengenoemde documenten, bij voorkeur in elektronische vorm via versleutelde e-mail [4], uiterlijk op 8 november 2023 zou kunnen verstrekken.

De documenten waarop het verzoek om toegang van het publiek betrekking heeft, zullen vertrouwelijk worden behandeld, samen met al het andere materiaal dat de Commissie met ons wil delen en dat als vertrouwelijk wordt aangemerkt. Dergelijke documenten worden behandeld en opgeslagen in overeenstemming met deze vertrouwelijke status en worden kort na afloop van het onderzoek uit de dossiers van de Ombudsman verwijderd.

De Commissie heeft haar standpunt uiteengezet in het confirmatief besluit van 1 oktober 2023. Mocht de Commissie echter aanvullende standpunten willen geven waarmee de Ombudsman tijdens dit onderzoek rekening moet houden, dan zouden wij het op prijs stellen als deze ons binnen vijftien werkdagen na ontvangst van deze brief, d.w.z. uiterlijk op 22 november 2023, zouden kunnen worden verstrekt.

Een ontmoeting tussen de Commissie en het onderzoeksteam van de Ombudsman waarop we deze zaak kunnen bespreken, zou in een later stadium kunnen worden overwogen.

De opsporingsambtenaar die verantwoordelijk is voor de zaak is Alice Bernard.

Met vriendelijke groet,

Rosita Hickey
Directeur Onderzoeken

Straatsburg, 27.10.2023

[1] Zie bijgevoegde klacht 2089/2023/ACB.

[2] Artikel 4, lid 1, onder a), derde streepje, van Verordening 1049/2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32001R1049&from=EN. 

[3] Artikel 4, lid 3, eerste alinea, van Verordening (EG) nr. 1049/2001.

[4] Versleutelde e-mails kunnen worden verzonden naar onze speciale mailbox.