Geachte voorzitter,

Ik heb een klacht ontvangen van de maatschappelijke organisatie “Corporate Europe Observatory” tegen de Europese Commissie.

De klacht betreft het besluit van de Commissie om een opdracht aan een bepaald economisch adviesbureau te gunnen. Het contract heeft tot doel een studie uit te voeren over de beoordeling door de Commissie van de toekomstige markttoetreding, -uitbreiding en -invoer in EU-concentratiebesluiten (COMP/2021/OP/0003).

De bezorgdheid van de klager richt zich op de vraag of alle toepasselijke procedures naar behoren zijn nageleefd wat betreft de beoordeling van eventuele beroepsmatige tegenstrijdige belangen en de maatregelen die zijn genomen om dergelijke conflicten te voorkomen. De klager vraagt zich met name af of de met het economisch adviesbureau overeengekomen maatregelen toereikend zijn om belangenconflicten te voorkomen, en of de Commissie over de nodige middelen beschikt om toezicht te houden op de doeltreffendheid van deze maatregelen.

Ik heb besloten een onderzoek in te stellen naar deze klacht en te onderzoeken hoe de Commissie het risico van beroepsmatige tegenstrijdige belangen als gevolg van de offerte van het adviesbureau heeft beoordeeld in het licht van de specifieke taken die met betrekking tot de betrokken studie moeten worden uitgevoerd.

Ik heb besloten dat het voor mijn onderzoek noodzakelijk is dat mijn onderzoeksteam het dossier over COMP/2021/OP/0003 inziet, met inbegrip van alle documenten waarover de Commissie beschikt:

• de aanbestedingsprocedure die heeft geleid tot de gunning van de opdracht met referentie COMP/2021/OP/0003, met inbegrip van de offerte en het ondersteunende materiaal van de geselecteerde inschrijver, en een lijst van de andere inschrijvers;
• haar beoordeling van mogelijke beroepsmatige tegenstrijdige belangen van de succesvolle inschrijver;
• haar interacties met de succesvolle inschrijver met betrekking tot de beoordeling van belangenconflicten en de overeengekomen risicobeperkende maatregelen;
• haar interne richtsnoeren voor relevant personeel dat aanbestedingsprocedures organiseert en beroepsmatige tegenstrijdige belangen beoordeelt (met een indicatie of er sinds 2021 wijzigingen zijn aangebracht in richtsnoeren, en zo ja, wat er is gewijzigd).

Ik zou het op prijs stellen als uw personeel de bovengenoemde documenten, bij voorkeur in elektronische vorm via versleutelde e-mail ^[1], uiterlijk op 8 september 2023 zou kunnen verstrekken.

Informatie of documenten die uw instelling als vertrouwelijk beschouwt, worden niet zonder voorafgaande toestemming van de Commissie aan de klager of een andere persoon bekendgemaakt [2].

Na de inspectie kan het nodig zijn dat mijn onderzoeksteam de relevante vertegenwoordigers van de Commissie ontmoet.

De onderzoeksfunctionaris die verantwoordelijk is voor deze zaak is de heer Koen Roovers.

Mocht de Commissie in de loop van dit onderzoek betrokken raken bij gerechtelijke procedures over hetzelfde onderwerp als deze klacht, dan verzoek ik u ons dit te laten weten.

Met vriendelijke groet,

Emily O'Reilly
Europese Ombudsman

Straatsburg, 28 juni 2023

[1] Versleutelde e-mails kunnen worden verzonden naar onze speciale mailbox.

[2] Gelieve dergelijk materiaal duidelijk te markeren als “Vertrouwelijk”. Dergelijke informatie en documenten worden kort na afloop van het onderzoek uit de dossiers van de Europese Ombudsman verwijderd.