Geachte mevrouw X,

De Ombudsman heeft een klacht tegen het EDPB ontvangen over zijn weigering om het publiek toegang te verlenen tot “voorbereidende documenten met verklaringen, vragen, adviezen en punten van zorg van de gegevensbeschermingsautoriteit die hebben geleid tot de vaststelling van documenten van het EDPB als 04/2021 ^[1], 02/2020 ^[2], 01/2029 ^[3] en OUT2021-0119 ^[4]”. In zijn verzoek om toegang van het publiek tot documenten aan het EDPB verwees klager naar de bevindingen van de Ombudsman in zaak 386/2022/AMF ^[5]. In die zaak heeft het EDPB besloten ruimere toegang te verlenen tot de geanonimiseerde adviezen van de nationale toezichthoudende autoriteiten in de voorbereidende documenten voor zijn richtsnoeren voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de verlening van onlinediensten.

Het EDPB heeft 103 documenten (of delen van documenten) geïdentificeerd die onder het toepassingsgebied van het verzoek vallen. Het heeft het publiek volledige toegang verleend tot 21 documenten en de toegang geweigerd (geheel of gedeeltelijk) tot de resterende 82 documenten. Het EDPB heeft aangevoerd dat de openbaarmaking van deze documenten zijn besluitvormingsproces ernstig zou ondermijnen ^[6]. Het EDPB heeft daaraan toegevoegd dat openbaarmaking van een deel van de informatie in een van de documenten het doel en het resultaat van een lopend onderzoek zou ondermijnen ^[7]. Bovendien bevatten delen van de documenten persoonsgegevens en moesten zij worden bewerkt om de privacy en integriteit van de betrokken personen te beschermen ^[8].

In zijn confirmatief besluit van 14 januari 2022 verklaarde het EDPB dat “het openbaar maken van eerdere versies van de ontwerpdocumenten tot verwarring zou leiden. Deze ontwerpdocumenten maken deel uit van de interne beraadslagingen en het voorafgaande overleg binnen de EDPB en weerspiegelen niet noodzakelijkerwijs het standpunt van de EDPB als geheel. Het EDPB is van mening dat de standpunten van zijn leden, zijn secretariaat of de Europese Commissie in verschillende stadia van de onderhandelingen “snapshots” van het redactieproces zijn. Het EDPB voegde hieraan toe dat “het openbaar maken van opmerkingen van individuele leden en/of het personeel van het secretariaat van het EDPB [...] het besluitvormingsproces van het EDPB ernstig zou ondermijnen, aangezien de leden minder geneigd zouden zijn om hun ongecensureerde standpunten over een kwestie te delen als zij vooraf wisten dat deze vervolgens zouden worden gepubliceerd (zelfs als ze geanonimiseerd zouden worden).”. Tot slot is het EDPB van mening dat de bevindingen van de Ombudsman in zaak 386/2022/AMF geen precedent vormen voor de behandeling van verzoeken om toegang van het publiek door het EDPB. Zij beoordeelt dergelijke verzoeken altijd van geval tot geval.

We hebben besloten een onderzoek in te stellen naar deze klacht.

In Verordening (EG) nr. 1049/2001 is bepaald dat verzoeken om toegang onverwijld moeten worden behandeld. Het is in overeenstemming met dit beginsel dat de Ombudsman ook probeert dit soort zaken zo snel mogelijk te behandelen.

Als eerste stap achten wij het noodzakelijk om de in het verzoek van klager aan de orde zijnde documenten te herzien. Ik zou het op prijs stellen als het EDPB ons uiterlijk op 2 februari 2022 een kopie zou kunnen verstrekken van alle documenten waartoe de toegang van het publiek geheel of gedeeltelijk is geweigerd, bij voorkeur in elektronische vorm via versleutelde e-mail ^[9].  

De documenten waarop het verzoek om toegang van het publiek betrekking heeft, zullen vertrouwelijk worden behandeld, samen met al het andere materiaal dat het EDPB met ons wil delen en dat als vertrouwelijk wordt aangemerkt. Dergelijke documenten worden behandeld en opgeslagen in overeenstemming met deze vertrouwelijke status en worden kort na afloop van het onderzoek uit de dossiers van de Ombudsman verwijderd.

Het standpunt van het EDPB is uiteengezet in zijn confirmatief besluit. Mocht het EDPB echter aanvullende standpunten willen geven waarmee de Europese Ombudsman tijdens dit onderzoek rekening moet houden, dan zouden wij het op prijs stellen als deze binnen vijftien werkdagen na ontvangst van deze brief, d.w.z. 16 februari 2022, aan ons zouden kunnen worden verstrekt.

De onderzoeksfunctionaris die verantwoordelijk is voor de zaak, mevrouw Angela Marcos Figueruelo.

Met vriendelijke groet,

Rosita Hickey
Directeur Onderzoeken

Straatsburg, 26.1.2022

[1] Verklaring 04/2021 van het EDPB over internationale overeenkomsten, met inbegrip van overdrachten

[2] Richtsnoeren 02/2020 van de EDPB inzake “artikel 46, lid 2, punt a), en artikel 46, lid 3, punt b), van Verordening (EU) 2016/679 voor de doorgifte van persoonsgegevens tussen overheidsinstanties en -organen binnen en buiten de EER”

[3] Verklaring 01/2019 van de EDPB over de Amerikaanse Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA)

[4] Reactie EDPB op Nederlands EP-lid Sophie in 't Veld d.d. 7 juli 2021, met referentie OUT2021-0119

[5] Beschikbaar op: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/146504

[6] Artikel 4, lid 3, tweede alinea, van Verordening (EG) nr. 1049/2001

[7] Artikel 4, lid 2, derde streepje, van Verordening (EG) nr. 1049/2001

[8] Artikel 4, lid 1, onder b), van Verordening (EG) nr. 1049/2001

[9] Versleutelde e-mails kunnen worden verzonden naar onze speciale mailbox.