Straatsburg, 03/09/2014

Ad: Vaststelling van een transparantiebeleid

Geachte heer Url,

Gezien de directe impact van de werkzaamheden van de Europese Autoriteit voor voedselveiligheid (EFSA) op het dagelijks leven van de burgers, bent u zich er terdege van bewust dat het van bijzonder belang is dat uw beleid op gebieden als ethiek, transparantie en inspraak van het publiek de waarden en beginselen van de Unie weerspiegelt.

Ik werd in dit verband aangemoedigd om op te merken dat de EFSA onlangs een openbare raadpleging heeft gelanceerd in de vorm van een discussienota met de titel "Transformatie naar een "open EFSA". Volgens uw website bevat de discussienota een conceptueel kader, een stapsgewijze methodologie en een plan voor de transformatie van EFSA in een Open Science-organisatie in de komende vijf jaar. Hoewel ik niet de gelegenheid heb gehad om het document grondig te bestuderen, merk ik op dat het een 'Open EFSA Options Table' bevat die de verschillende stadia van de wetenschappelijke besluitvormingsworkflow, de kritische succesfactoren van elk van die fasen en de opties voor het 'Open EFSA'-beleid op deze gebieden aangeeft. Ik ben in eerste instantie van mening dat deze aanpak bijzonder nuttig moet zijn voor belanghebbenden en het publiek dat op de raadpleging wil reageren.

Ik merk op dat de discussienota momenteel alleen in het Engels bestaat. Ondanks het feit dat "[i]nteresseerde partijen en het grote publiek wordt verzocht schriftelijke opmerkingen in te dienen (...)" zijn er op uw website geen aanwijzingen dat opmerkingen in een van de 24 officiële EU-talen kunnen worden ingediend [1]. Uit de contacten tussen onze diensten begrijp ik echter dat de EFSA bereid zou zijn het document op verzoek in andere talen beschikbaar te stellen en dat u bereid bent opmerkingen in een van de 24 officiële EU-talen te aanvaarden [2].

Mij is verteld dat de EFSA de feedback van de openbare raadpleging in het najaar van 2014 zal verzamelen en analyseren, zodat de discussienota eind 2014 ter goedkeuring aan de raad van bestuur van de EFSA kan worden voorgelegd. Tot slot begrijp ik dat de EFSA in 2015 afzonderlijke haalbaarheidsstudies zal uitvoeren, met inbegrip van kosten-batenanalyses, over de vraag of en hoe de verschillende kwesties in haar transparantiebeleid kunnen worden geïntegreerd.

Aangezien de EFSA bezig is met de ontwikkeling van haar beleid op dit gebied, wil ik van deze gelegenheid gebruik maken om uw aandacht te vestigen op twee belangrijke initiatieven waarbij mijn bureau betrokken is geweest.

Eerder dit jaar sprak ik op de Europese bijeenkomst van het Open Government Partnership (OGP)^[3]. Het OGP, waaraan nu 19 EU-lidstaten deelnemen, heeft tot doel regeringen opener, verantwoordelijker en responsiever te maken voor de burgers. Als Europese Ombudsman ben ik van plan alles in het werk te stellen om de EU-administratie te helpen aan deze verwachtingen te voldoen, in overeenstemming met de bepalingen van de Verdragen van de Unie. Ik moedig u dan ook aan om inspiratie op te doen voor het werk dat is verricht binnen de vier in elkaar grijpende thema's van het OGP: verantwoordingsplicht, burgerparticipatie, transparantie en de faciliterende rol van nieuwe technologieën.

Mijn bureau heeft dit jaar ook een conferentie georganiseerd van het onderzoeksnetwerk inzake EU-bestuursrecht (ReNEUAL), dat modelregels voor administratieve procedures heeft opgesteld, waaronder procedures voor de vaststelling van algemene regels ("rulemaking"). Dit laatste zou de EU-instellingen en -agentschappen, waaronder de EFSA, kunnen helpen regelgeving uit te voeren op een manier die de participatieve democratie en transparantie bevordert, in de geest van artikel 11 van het Verdrag betreffende de Europese Unie. Ik voeg de modelregels toe als mogelijke inspiratiebron voor uw agentschap, met name wat betreft de procedures die u zou kunnen gebruiken om burgerparticipatie te bevorderen bij de ontwikkeling van nieuwe regels en beleidsmaatregelen.

Ik moedig de EFSA aan om bovengenoemd materiaal te onderzoeken om te bepalen hoe het relevant kan zijn voor haar inspanningen om een "Open Science"-organisatie te worden. Het materiaal kan ook relevant zijn naarmate de EFSA begint aan haar herziening van haar beleid inzake onafhankelijkheid en wetenschappelijke besluitvormingsprocessen, die in 2015 van start zal gaan.

Ter wille van de duidelijkheid zij erop gewezen dat deze correspondentie moet worden gezien als een specifieke follow-up van de reeks bezoeken van de Ombudsman aan EU-agentschappen, die tot doel hadden beste praktijken vast te stellen en te verspreiden die door EU-agentschappen worden gebruikt in hun betrekkingen met burgers.[4] In dit verband schrijf ik vandaag ook aan het Europees Agentschap voor de veiligheid van de luchtvaart en het Europees Agentschap voor chemische stoffen om hen te vragen naar hun plannen om een transparantiebeleid vast te stellen. Alle drie de brieven zullen op mijn website worden gepubliceerd, samen met uw antwoord dat ik indien mogelijk uiterlijk op 31 oktober 2014 hoop te ontvangen.

Indien uw diensten nadere informatie of verduidelijkingen over deze kwestie wensen, aarzel dan niet om contact op te nemen met de heer Antonios Antoniadis (tel: +33 3 88 1 7 37 68), juridisch medewerker.

Met vriendelijke groet,

Emily O'Reilly

Bijlage: Modelregels voor administratieve procedures van de EU:

Boek II – Administratieve regelgeving

[1] Zie in dit verband het besluit van de Ombudsman in zaak 640/2011/AN, beschikbaar op: http://www.ombudsman.europa.eu/nl/cases/decision.faces/nl/12009/html.bookmark

[2] De Ombudsman heeft onlangs een onderzoek geopend naar het verplichte gebruik van een elektronisch model, dat naar verluidt bijzonder complex en niet gebruiksvriendelijk was, in het kader van een openbare raadpleging door de EFSA. Zie zaak 952/2014/OV, beschikbaar op: http://www.ombudsman.europa.eu/nl/cases/caseopened.faces/nl/54561/html.bookmark

[3] Zie: http://www.opengovpartnership.org

[4] Meer informatie over deze bezoeken is te vinden op de website van de Ombudsman: http://www.ombudsman.europa.eu/en/activities/visits.faces