KLACHT: 2038/2021/DL

Titel van de zaak: De weigering van de Europese Dienst voor extern optreden om het publiek toegang te verlenen tot documenten in verband met de benoeming van een EU-ambassadeur

Datum: Donderdag 13 januari 2022

Regelingen voor inspectie op afstand en fysieke locatie

Aanwezig

De Europese Dienst voor extern optreden

Waarnemend afdelingshoofd, EDEO SG.AFFGEN.2 - Parlementaire zaken

Coördinatie van de Ombudsman, EDEO SG.AFFGEN.2 - Parlementaire zaken

Juridisch adviseur, SG.AFFGEN.1 - Juridische zaken

Beleidsmedewerker, RM.HR.2.SEC1 - Management en tijdelijke functionarissen

Beleidsmedewerker, SG.2 - Parlementaire zaken

Europese Ombudsman

de heer O’REGAN Fergal, juridisch hoofddeskundige, directoraat Onderzoek

mevrouw KING Jennifer, juridisch deskundige, directoraat Onderzoek

Mevrouw GEHRING Michaela, onderzoeksfunctionaris, directoraat Onderzoek

mevrouw LAERMANS Dorien, onderzoeksfunctionaris, directoraat Onderzoek

Doel van de controle van documenten en de vergadering

Het doel van de vergadering was de documenten te inspecteren om na te gaan of de Europese Dienst voor extern optreden (EDEO) gerechtvaardigd was om de uitzonderingen uit hoofde van de EU-regels inzake de toegang van het publiek tot documenten ^[1] toe te passen, zoals uiteengezet in zijn “bevestigend besluit”.

Bovendien wilde het onderzoeksteam van de Ombudsman van de EDEO aanvullende verduidelijkingen krijgen over de redenen waarom zij de toegang tot de betrokken documenten had geweigerd, aangezien bleek dat het ontbreken van een gedetailleerde motivering door de EDEO in zijn besluit het voor klager moeilijk maakte om te begrijpen waarom zijn verzoek in zijn geheel werd afgewezen.

Inleiding en procedurele informatie

Het onderzoeksteam van de Ombudsman stelde zich voor, bedankte de vertegenwoordigers van de EDEO voor hun ontmoeting en zette het doel van de bijeenkomst uiteen. Het onderzoeksteam schetste het rechtskader dat van toepassing is op vergaderingen van de Ombudsman, met name dat de Ombudsman geen door de EDEO als vertrouwelijk aangemerkte informatie zou onthullen, noch aan de klager, noch aan enige andere persoon buiten het bureau van de Ombudsman, zonder de voorafgaande toestemming van de EDEO.

Het onderzoeksteam van de Ombudsman legde uit dat zij een ontwerpverslag over de vergadering zouden opstellen dat aan de EDEO zou worden toegezonden om ervoor te zorgen dat het feitelijk juist en volledig was. Het verslag van de vergadering zou dan worden afgerond, in het dossier worden opgenomen en aan de klager worden verstrekt. In het verslag zou geen vertrouwelijke informatie worden opgenomen.

Uitgewisselde informatie en gecontroleerde documenten

Geïnspecteerde documenten

Het onderzoeksteam van de Ombudsman heeft het voorselectieverslag, het interviewverslag, het beoordelingscentrumverslag en het eindverslag geïnspecteerd. De vertegenwoordigers van de EDEO hebben ook bepaalde documenten verstrekt die niet onder het verzoek van klager om toegang van het publiek vielen.

Informatie over de weigering om de documenten openbaar te maken

De vertegenwoordigers van de EDEO hebben in detail uitgelegd hoe het selectieproces van een EU-ambassadeur werkt, vanaf de indiening van de sollicitaties van de kandidaten tot de officiële benoeming door de hoge vertegenwoordiger. De lijst van kandidaten op de shortlist wordt goedgekeurd door het college van commissarissen vóór het definitieve besluit van de hoge vertegenwoordiger in zijn hoedanigheid van tot aanstelling bevoegd gezag. De vertegenwoordigers benadrukten dat dergelijke benoemingen in vergelijking met die van andere personeelsleden die in dezelfde rang zijn aangeworven, in relatief hoge mate worden gecontroleerd. De selectiepanels bestaan bijvoorbeeld uit vertegenwoordigers van de EDEO, de Commissie, het secretariaat-generaal van de Raad en de lidstaten. De benoeming wordt gevolgd door een persbericht en de publicatie van het korte cv van de ambassadeur. Daarnaast kan het Europees Parlement besluiten van gedachten te wisselen met een geslaagde kandidaat voordat deze officieel in functie treedt, waarbij democratische controle wordt gewaarborgd.

De vertegenwoordigers van de EDEO legden uit dat hun besluit over het verzoek om toegang van het publiek in deze zaak beknopt was, aangezien de rechtsbeginselen en de jurisprudentie duidelijk zijn in die zin dat de toegang krachtens Verordening (EG) nr. 1049/2001 moet worden geweigerd indien openbaarmaking de privacy en integriteit van het individu zou schaden.^[2] Bovendien moet overeenkomstig de jurisprudentie ^[3] de regel in het Statuut dat de werkzaamheden van de jury’s geheim moeten zijn ^[4] in aanmerking worden genomen bij het bepalen of de toegang krachtens Verordening (EG) nr. 1049/2001 de besluitvorming van een instelling zou ondermijnen ^[5]. Aangezien de documenten de namen van alle kandidaten en de kwalitatieve beoordeling van die kandidaten bevatten, moest zij de toegang weigeren.

De vertegenwoordigers van de EDEO waren van mening dat de argumenten van klager niet aantoonden dat er sprake was van een hoger openbaar belang dat openbaarmaking gebiedt ^[6] en dat zij evenmin zelf een hoger openbaar belang dat openbaarmaking gebiedt, konden vaststellen. Hoewel de benoeming van een EU-ambassadeur belangrijk is, is er volgens hem geen openbaar belang bij de evaluaties van kandidaten.

De vertegenwoordigers van de EDEO waren ook van mening dat uit de argumenten van klager niet bleek dat de doorgifte van de persoonsgegevens aan klager noodzakelijk was voor een specifiek doel in het algemeen belang. Zij voerden ook aan dat er een redelijk en voorzienbaar risico bestond dat openbaarmaking van de persoonsgegevens van de kandidaten de legitieme belangen van de kandidaten zou ondermijnen ^[7].

De vertegenwoordigers van de EDEO zeiden verder dat openbaarmaking van de documenten toekomstige selectieprocedures zou kunnen belemmeren, aangezien het de soorten vragen zou onthullen die worden gesteld en hoe de beoordelingen worden uitgevoerd, waardoor potentiële toekomstige kandidaten de doeltreffendheid van het selectieproces zouden kunnen ondermijnen.

Afsluiting van de controle van documenten en vergadering

Het onderzoeksteam bedankte de vertegenwoordigers van de EDEO voor hun tijd en voor de verstrekte uitleg, en de vergadering eindigde.

Brussel, 19 januari 2022

Fergal O’Regan Dorien Laermans

Chief Legal Expert Inquiries Officer

[1] Verordening 1049/2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/nl/TXT/?uri=CELEX%3A32001R1049.

[2] Artikel 4, lid 1, onder b), van Verordening (EG) nr. 1049/2001.

[3] Zie bijvoorbeeld het arrest van het Gerecht van 23 september 2020, ZL/EUIPO, zaak T-596/18, punten 45-48: https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=1049%2BEPSO&docid=231529&pageIndex=0&doclang=en&mode=req&dir=&occ=first&part=1&cid=183081#ctx1.

[4] Artikel 6 van bijlage III bij het Statuut van de ambtenaren van de Europese Unie en de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Unie: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20140501#tocId201.

[5] Artikel 4, lid 3, tweede streepje, van Verordening (EG) nr. 1049/2001.

[6] Overeenkomstig artikel 4, lid 3, tweede streepje, van Verordening (EG) nr. 1049/2001.

[7] In artikel 4, lid 1, onder b), van Verordening (EG) nr. 1049/2001 is het volgende bepaald: “De instellingen weigeren de toegang tot een document wanneer de openbaarmaking ervan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en de integriteit van het individu zou ondermijnen, met name in overeenstemming met de communautaire wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens”. De communautaire wetgeving waarnaar wordt verwezen, is Verordening 2018/1725 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725. Overeenkomstig artikel 9, lid 1, punt b), van Verordening (EU) 2018/1725 moet een instelling een analyse in drie fasen uitvoeren om te beoordelen of de doorgifte van persoonsgegevens rechtmatig zou zijn. In de eerste plaats moet hij onderzoeken of de verzoeker heeft aangetoond dat de doorgifte van de persoonsgegevens aan hem noodzakelijk is voor een specifiek doel van algemeen belang. Indien dit het geval is, moet de instelling nagaan of de doorgifte de legitieme belangen van de betrokkenen zou kunnen ondermijnen. Ten slotte moet de instelling een afweging maken tussen de belangen van de persoon die om toegang tot de persoonsgegevens verzoekt en de gerechtvaardigde belangen van de betrokkenen.