Straatsburg, 21/11/2015

Ad: Proactieve publicatie van adviezen van het ethisch comité ad hoc

Geachte Voorzitter,

Ik dank u voor uw brief van 21 september 2015, waarin u antwoordt op mijn brief over de proactieve publicatie van documenten met betrekking tot de activiteiten van voormalige commissarissen na afloop van hun ambtstermijn.

Ten eerste verwelkom ik het initiatief van de Commissie om de toegang tot besluiten van het college van commissarissen te vergemakkelijken door op de website over ethiek en transparantie een link op te nemen naar een webpagina [1] met de desbetreffende notulen van de vergaderingen van het college van de Commissie. Dit is een nuttige eerste stap.

Ten tweede stel ik vast en verwelkom ik uit de notulen van de collegevergaderingen van de Commissie die sinds mijn laatste brief aan u zijn gepubliceerd, dat er wordt verwezen naar het feit dat het ad hoc ethisch comité is geraadpleegd. Ik vertrouw erop dat deze informatie nu systematisch in deze notulen zal worden opgenomen [2].

Wat betreft de andere punten die ik in mijn brief aan de orde heb gesteld, denk ik dat het belangrijk is bepaalde elementen te verduidelijken. De Ombudsman vraagt niet om de "volledige en automatische publicatie" van de relevante besluiten van de Commissie en adviezen van de ad hoc ethische commissie, zoals vermeld in uw antwoord. Ik heb ook niet voorgesteld "alle details van hun nieuwe beroepsactiviteiten en arbeidsvoorwaarden volledig openbaar te maken". Wat ik aanmoedig is de proactieve openbaarmaking van de documenten in kwestie. Met andere woorden, in plaats van te wachten op verzoeken om toegang van het publiek, moet de Commissie proactief de "zorgvuldige beoordeling van elk document" uitvoeren, alle persoonsgegevens of commerciële informatie redigeren en publiceren wat zij kan. In uw antwoord wordt gesuggereerd dat de Commissie in elk geval verzoeken om toegang tot deze documenten zal ontvangen en de betrokken documenten dus op een bepaald moment zal moeten analyseren. De aanpak die ik heb aanbevolen, houdt eenvoudigweg in dat de relevante analyse in een eerder stadium wordt uitgevoerd. Deze aanpak is burgervriendelijker, niet meer middelenintensief en betekent dat de documenten voor een breder publiek beschikbaar zullen zijn.

Daarom blijf ik bij mijn verzoek aan de Commissie om te overwegen de (geredigeerde) adviezen van de ethische ad-hoccommissie proactief te publiceren. Dit comité speelt een cruciale rol bij het waarborgen van het vertrouwen van het publiek en de beoordeling die het heeft uitgevoerd, moet openbaar kunnen worden gemaakt om aan te tonen dat het door de Commissie ingevoerde systeem robuust is en goed werkt.

Indien uw personeel hierover vragen heeft, kan het contact opnemen met mevrouw Rosita Agnew (+ 32 2 284 25 42), hoofd strategische onderzoeken bij het Bureau van de Europese Ombudsman.

Met vriendelijke groet,

Emily O'Reilly 

[1] http://ec.europa.eu/transparantie/ethiek-voor-commissarissen/besluiten_en.htm

[2] Bij een evaluatie door mijn diensten van de notulen van de collegevergaderingen van de Commissie van 1 november 2014 tot medio juli 2015 werden slechts twee gevallen vastgesteld waarin de Commissie verklaarde het advies van het Comité te hebben ingewonnen. In uw brief van 21 september merkt u echter op dat van de 41 aangenomen besluiten er 21 zijn aangenomen naar aanleiding van adviezen van de ethische commissie ad hoc.