Geachte heer X,

Ik wil u bedanken voor het antwoord van Frontex op mijn brief van 24 juli 2023, waarmee dit onderzoek werd geopend, en voor de documenten die u ter inzage hebt gegeven.

Op basis van uw antwoord, onze inzage in documenten en aanvullende informatie die wij hebben ontvangen in het kader van onze raadpleging van het maatschappelijk middenveld [1], heb ik nu besloten dat verdere onderzoeksstappen nodig zijn.

Ten eerste zou ik graag zien dat mijn onderzoeksteam een ontmoeting heeft met relevante vertegenwoordigers van Frontex (waaronder vertegenwoordigers van de grondrechtenfunctionaris die zich bezighouden met meldingen van ernstige incidenten, alsook vertegenwoordigers van het Europees monitoringteam) om de in de bijlage bij deze brief beschreven kwesties op te helderen. Indien mogelijk zou ik het op prijs stellen als de vergadering zou kunnen plaatsvinden, met uw vertegenwoordigers persoonlijk aanwezig, in uw gebouwen in Warschau op 20-21 november 2023.

Ten tweede heb ik besloten dat aanvullende documenten in het dossier van Frontex ter gelegenheid van bovengenoemde vergadering moeten worden ingezien. Deze aanvullende inspectie moet betrekking hebben op: A) documenten met betrekking tot de twee incidenten waarvoor u meldingen van ernstige incidenten ter beschikking hebt gesteld (nog niet voltooid); B) de operationele plannen voor gezamenlijke operaties Poseidon en Themis; C) operationele procedures van Frontex voor “bewakingsmiddelen” van Frontex, met inbegrip van modellen voor waarnemings- en missieverslagen; en D) afgeronde meldingen van ernstige incidenten met betrekking tot opsporings- en reddingsincidenten in 2022 waarbij schipbreuken of het verlaten van boten plaatsvonden.  

Wat punt A) betreft, zou ik het op prijs stellen als Frontex mijn onderzoeksteam uiterlijk op 6 november 2023 een lijst zou toezenden van alle documenten die het in zijn bezit heeft met betrekking tot de twee bovengenoemde incidenten. Dit moet onder meer bestaan uit logbestanden van de communicatie tussen Frontex en de relevante nationale en EU-autoriteiten en ngo’s, situatieverslagen van het Coördinatiecentrum voor redding op zee (MRCC) en missieverslagen voor Frontex-middelen, samen met interne uitwisselingen met de grondrechtenfunctionaris, toezichthouders voor de grondrechten en de relevante coördinerende functionaris. Op basis van de lijst kan mijn onderzoeksteam aanvullende documenten identificeren die ze willen inspecteren. Een week nadat wij de hierboven beschreven lijst van documenten hebben ontvangen, delen wij Frontex de volledige lijst van te inspecteren documenten mee.

Zodra de inspectie en vergadering hebben plaatsgevonden, stuur ik u ter informatie een kopie van het rapport. Alle vertrouwelijke informatie wordt in een vertrouwelijke bijlage opgenomen en wordt niet openbaar gemaakt.

Voorts heb ik besloten dat mijn onderzoeksteam informatie moet verzamelen van de coördinerende functionarissen voor gezamenlijke operaties Poseidon en Themis. Afhankelijk van de informatie die in het kader van de inspectie is verzameld, zal ik beslissen of dit moet gebeuren door middel van afzonderlijke vergaderingen of hoorzittingen [2] met de twee betrokken coördinerende functionarissen. Ik zal het formaat en de reikwijdte hiervan de komende weken bevestigen.

Als u verdere informatie of verduidelijkingen nodig hebt, waaronder hoe u de inspectie van documenten kunt regelen, kunnen uw medewerkers contact opnemen met Marta Hirsch-Ziembinska, hoofdadviseur voor naleving van het Handvest, die verantwoordelijk is voor het onderzoek.

Met vriendelijke groet,

Emily O'Reilly
Europese Ombudsman

Straatsburg, 24/10/2023

Bijlage - Follow-upvragen voor inspectievergadering

(1) In het actieplan voor de grondrechten van Frontex (actie 14)[3] is bepaald dat bewakingsmiddelen op de locatie van gedetecteerde incidenten moeten blijven om grenspolitie-/kustbewakingsmaatregelen te documenteren totdat deze zijn voltooid en dat een systemische beoordeling/rechtvaardiging met betrekking tot het al dan niet blijven op vastgestelde criteria moet worden gebaseerd. Voorts wordt bepaald (actie 13) dat de evaluatie van de situatie en de bijbehorende mededeling zo spoedig mogelijk aan de bevoegde autoriteiten moeten worden toegezonden. Mayday-relaiscommunicatie moet onmiddellijk na de waarneming van een noodsituatie worden verzonden.

Hoe heeft Frontex beoordeeld of het deze twee acties naleefde tijdens de opsporings- en reddingsoperatie (SAR) met betrekking tot Adriana?

(2) Op welke basis beslist Frontex wanneer het zelf Mayday-signalen afgeeft aan alle boten in de buurt van een opkomend incident of noodsituatie? Beschikt Frontex over richtsnoeren of interne protocollen die bepalen hoe en wanneer dergelijke signalen worden afgegeven?

(3) Frontex besloot uiteindelijk een van zijn middelen voor bewaking vanuit de lucht in te zetten op de coördinaten van het Adriana-incident, hoewel het daartoe niet was geïnstrueerd/gevraagd door de Griekse autoriteiten. Waarom heeft Frontex niet eerder middelen voor bewaking vanuit de lucht ingezet of herschikt?

(4) Beschikt Frontex over interne richtsnoeren of criteria om de verantwoordelijken voor zijn bewakingsmiddelen in staat te stellen vaartuigen aan te wijzen als zijnde in nood, onzeker of alert?

(5) Op basis van openbaar beschikbare informatie heeft Frontex gezegd dat het heeft aangeboden de Griekse autoriteiten luchtbewakingsapparatuur ter beschikking te stellen in verband met het incident in Adriana, maar dat de Griekse autoriteiten niet op dit aanbod hebben gereageerd. Beschikt Frontex, rekening houdend met eerdere bevindingen van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) en andere verslagen, over richtsnoeren of een protocol voor zijn relevante personeelsleden (bijvoorbeeld coördinerende functionarissen) voor contacten met nationale autoriteiten in het kader van incidenten waarbij het redenen heeft om aan te nemen dat er een risico bestaat op nood en verlies van mensenlevens, maar waarbij nationale autoriteiten niet reageren op aanbiedingen van bijstand of waarbij zij Frontex verzoeken middelen elders in te zetten?

6) Beschikt Frontex over protocollen met nationale autoriteiten op grond waarvan zij Frontex in real time op de hoogte moeten stellen van de stappen die zijn ondernomen in het kader van SAR-operaties?

(7) Heeft de uitvoerend directeur gereageerd op de punten van zorg die de grondrechtenfunctionaris in 2022 naar voren heeft gebracht in verband met multifunctionele luchtbewaking (MAS) in het centrale Middellandse Zeegebied of is er gevolg gegeven aan het advies van de grondrechtenfunctionaris? Zo ja, kan dit antwoord of de details van de follow-up aan mijn onderzoeksteam worden verstrekt?

(6) In het antwoord van Frontex van 8 oktober 2023 heeft het details verstrekt over operationele betrokkenheid en acties voor capaciteitsopbouw. Kan mijn onderzoeksteam nadere informatie en documenten met betrekking tot deze activiteiten ontvangen?

(7) In het antwoord van Frontex van 8 oktober 2023 verklaarde het dat het specifieke activiteitenplan voor gezamenlijke operatie Poseidon vereist dat maritieme middelen die in de gezamenlijke operatie worden gebruikt, alle acties naar behoren documenteren. Dit is onderworpen aan de nationale wetgeving, met inbegrip van de wetgeving inzake gegevensbescherming. Verduidelijkt Frontex bij het opstellen van operationele plannen de toepasselijke wetgeving van de lidstaten om vast te stellen of er belemmeringen zijn voor het gebruik van camera’s aan boord van dergelijke vaartuigen? Als dergelijke belemmeringen worden vastgesteld, hoe worden deze dan in het plan aangepakt om ervoor te zorgen dat het gebruik van vaartuigen in overeenstemming is met de grondrechten?

(8) Kan Frontex zijn antwoord op de vraag in mijn brief van 24 juli 2023 verduidelijken met betrekking tot de vraag of het een protocol heeft over zijn communicatie met niet-gouvernementele organisaties die SAR-operaties ondersteunen, met het oog op coördinatie en snelle reactie op noodsituaties op zee? Wanneer dergelijke organisaties contact opnemen met Frontex en/of informatie ontvangen over een maritiem incident, hoe gaat Frontex dan met dergelijke communicatie en/of informatie om? Heeft Frontex hiervoor interne richtsnoeren?

(9) In zijn antwoord van 8 oktober 2023 stelt Frontex dat aan elke operationele activiteit toezichthouders voor de grondrechten worden toegewezen en dat zij de coördinerend functionaris advies verstrekken over grondrechtenaspecten. In welk stadium wordt dit advies gegeven? Kan Frontex mijn onderzoeksteam het advies geven dat is gegeven bij de operationele activiteiten in kwestie in dit onderzoek?

(10) Heeft Frontex, in omstandigheden waarin Frontex een vaartuig op zee in het SAR-gebied van een lidstaat identificeert, richtsnoeren of een protocol over welke specifieke informatie en/of beoordeling van het vaartuig aan het MRCC moet worden verstrekt en wanneer? Is deze informatie en/of beoordeling afhankelijk van de aard van het door Frontex gebruikte luchtvaartuig?

[1] Gepubliceerd op https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/63451

[2] Overeenkomstig artikel 7 van het Statuut van de Europese Ombudsman,

[3] Besluit 61/2021 van de raad van bestuur van Frontex tot vaststelling van het actieplan voor de grondrechten voor de

uitvoering van de strategie voor de grondrechten: goedkeuring van het actieplan voor de grondrechten voor de

uitvoering van de grondrechtenstrategie https://www.frontex.europa.eu/assets/Key_Documents/MB_Decision/2021/MB_Decision_61_2021_adopting_the_Fundamental_Rights_Action_Plan_for_the_implementation_of_the_FRS.pdf