Geachte mevrouw M.,
Op 16 december 1997 heeft u bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend over een aantal onregelmatigheden bij algemeen vergelijkend onderzoek A 1/97 (Spaanse administrateurs), georganiseerd door de Socialistische Fractie van het Europees Parlement. Uw beweringen hebben betrekking op de samenstelling van de jury van het vergelijkend onderzoek en de transparantie van de werkzaamheden ervan.
Op 5 februari 1998 heb ik uw klacht doorgestuurd naar de Voorzitter van het Europees Parlement met een verzoek om opmerkingen voor eind mei 1998. Op 4 juni 1998 verzocht de secretaris-generaal van het Europees Parlement om een verlenging van de termijn met één maand. Nadat dit eerste verzoek was ingewilligd, werd op 15 juli 1998 een aanvullend verzoek om een nieuwe verlenging ontvangen. Op 27 juli 1998 heeft het Europees Parlement zijn advies uitgebracht, dat ik u op 4 augustus 1998 heb doen toekomen met het verzoek opmerkingen te maken. Op 28 september 1998 heeft u uw opmerkingen ingediend.
Op 25 februari 1999 schreef u mij een voorstel voor een vriendschappelijke oplossing van het probleem. Ik heb uw voorstel op 3 maart 1999 aan het Europees Parlement toegezonden, met een verzoek om opmerkingen vóór eind april 1999. Deze termijn werd later op verzoek van het Europees Parlement uitgesteld tot 31 mei 1999. Op 15 juni 1999 ontving ik het antwoord van het Europees Parlement.
Ik schrijf u nu om u het resultaat te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

In 1997 nam klager deel aan algemeen vergelijkend onderzoek A 1/97 (Spaanse administrateurs), georganiseerd door de Socialistische Fractie van het Europees Parlement. Hoewel zij door de jury was geïnterviewd, stond haar naam niet op de reservelijst van het vergelijkend onderzoek.
Klager heeft het secretariaat van de jury schriftelijk verzocht om toegang tot haar schriftelijke examens. De jury deelde haar mee dat zij, aangezien haar werkzaamheden vertrouwelijk waren, zoals uiteengezet in het Statuut en erkend in de rechtspraak van het Hof van Justitie, geen toegang kon geven tot haar schriftelijk examen. In de brief werd daaraan toegevoegd dat zij weliswaar hoge cijfers had behaald voor de schriftelijke examens (83 punten boven de 100), maar dat haar naam, gezien de door de jury gevoerde sollicitatiegesprekken, niet op de reservelijst kon worden geplaatst.
Naar aanleiding van een ander verzoek van klaagster deelde de jury haar op 26 november 1997 mee dat drie kandidaten op de reservelijst van dit vergelijkend onderzoek waren geplaatst, waarvan er twee waren geselecteerd om in de beschikbare posten te voorzien. In de brief werd alleen verwezen naar de namen van deze kandidaten. In het antwoord werd geen melding gemaakt van de resultaten van de kandidaten, vanwege het vertrouwelijke karakter van de beraadslagingen van de jury. Dit besluit werd bevestigd door de voorzitter van de fractie die verantwoordelijk is voor de organisatie van het vergelijkend onderzoek.
Klager diende daarom een klacht in bij de Europese Ombudsman met de volgende argumenten:
1. Schending van interne procedures: uit de klacht blijkt dat een aantal regels uit het reglement van de Socialistische Fractie niet in acht is genomen:
- Artikel 8.1.5: tijdens de mondelinge tests was geen vertegenwoordiger van het personeelscomité aanwezig; bovendien telde de jury meer dan twee leden met dezelfde nationaliteit/taal van de toets (Spaans).
- Artikel 8.1.6: het aantal kandidaten op de reservelijst was minder dan drie keer zo groot als het aantal vacante posten.
- Artikel 8.1.5-8.2: het door de jury genomen besluit is door een van haar leden zonder stemrecht ondertekend.
Klager voerde ook aan dat het feit dat sommige kandidaten op de reservelijst werkrelaties hadden met bepaalde leden van de jury, twijfels deed rijzen over de onpartijdigheid van zijn besluit.
2. Niet verstrekken van informatie: volgens klager heeft zij geen passende toelichting ontvangen met betrekking tot de evaluatiecriteria die de jury voor de beoordeling van de tests heeft gevolgd. Met betrekking tot dit aspect gaf klager aan dat het de voorzitter van de Socialistische Fractie lang (2 maanden) had gekost om op haar verzoeken te antwoorden, en bovendien dat haar brief aan het lid van de jury dat het personeelscomité vertegenwoordigde, onbeantwoord was gebleven.

Het onderzoek

In
zijn adviesverwees het Europees Parlement naar de opmerkingen van de Socialistische Fractie. Samengevat zijn deze opmerkingen als volgt:
Wat de afwezigheid van een vertegenwoordiger van het personeelscomité in de jury betreft, wordt er in het advies op gewezen dat de voorzitter van de jury slechts hoeft na te gaan of het minimumaantal leden aanwezig is om een quorum te vormen. Bovendien had geen enkele kandidaat vóór het begin van de examens bezwaar gemaakt tegen deze kwestie.
De Socialistische Fractie legde uit dat, hoewel twee leden van de jury dezelfde nationaliteit hadden, een van hen slechts waarnemer was, zonder stemrecht. Er was dus slechts één stem van de vertegenwoordiger van de Spaanse delegatie. De Socialistische Fractie erkent dat deze waarnemer ook het definitieve besluit van de jury heeft ondertekend. Als lid van de raad van bestuur, al was het maar met een louter adviserende rol, werd hem echter niet belet het definitieve document te ondertekenen.
- Wat het aantal kandidaten op de reservelijst betreft, wordt er in het advies op gewezen dat daarin alleen de kandidaten zijn opgenomen die volgens de jury aan de selectiecriteria voldeden.
- In het advies werd de stelling van partijdigheid van de jury betwist op grond van het bestaan van werkrelaties tussen een aantal van haar leden en een aantal kandidaten die op de reservelijst waren geplaatst. De Fractie van de Partij van de Europese Sociaal-Democraten legt uit dat er ook soortgelijke betrekkingen bestaan met andere kandidaten die niet zijn gekozen. Aangezien het vergelijkend onderzoek door de fractie was georganiseerd, zou bovendien alleen een eerdere werkrelatie met die fractie relevant zijn geweest.
Wat de beschuldigingen van gebrek aan informatie en transparantie betreft, werd in het advies aangegeven dat, rekening houdend met de noodzaak van vertrouwelijkheid bij de werkzaamheden van de jury, klager voldoende informatie had gekregen. Bijgevolg was de jury niet verplicht om klager nadere informatie te verstrekken.
De Socialistische Fractie legt uit dat de vertraging in het antwoord van de voorzitter van haar fractie te wijten is aan haar frequente reizen. Wat het uitblijven van een antwoord van de vertegenwoordiger van het personeelscomité betreft, werd opgemerkt dat hij als lid van de jury geen verklaringen namens de jury kon afleggen in antwoord op het verzoek van klager.
Opmerkingen van klager In
haar opmerkingen benadrukte klager de beweringen die zij reeds in haar klacht had gedaan.
Klager verwees naar elk van de aspecten met betrekking tot de schending van de interne regels van de Socialistische Fractie, die zij als basis voor haar bewering beschouwde:
Ten eerste, met betrekking tot het ontbreken van een vertegenwoordiger van het personeelscomité, was klager van mening dat de noodzaak om het quorum te bereiken eerder een kwalitatieve dan een kwantitatieve verplichting is. Volgens haar is de aanwezigheid van een vertegenwoordiger van een personeelscomité een garantie. Zijn afwezigheid is dus een schending van de procedure die zowel in het Statuut als in de interne regels van de Socialistische Fractie is vastgelegd. Zij wees er ook op dat zij de samenstelling van de jury niet vóór het begin van de toets had betwist, omdat zij ervan uitging dat hun leden te goeder trouw handelden.
- Klager verwierp ook de verklaring van het Parlement voor de aanwezigheid van een derde Spaanse onderdaan in de jury. Hoewel het Parlement had aangegeven dat deze persoon slechts een adviserende rol vervulde, was klager van mening dat deze rol hem had moeten beletten het definitieve besluit van de jury te ondertekenen.
- Klager herhaalde haar beweringen met betrekking tot het vermeende lage aantal kandidaten op de reservelijst.
Wat het gebrek aan transparantie betreft, benadrukt zij dat de ruime interpretatie die in het advies van het Parlement wordt gegeven aan het beginsel van vertrouwelijkheid van de beraadslagingen van de jury leidt tot een gebrek aan transparantie en informatie. Volgens haar zou de openbaarmaking van de voor haar eindscores gehanteerde selectiecriteria geen afbreuk doen aan de vertrouwelijkheid van de beraadslagingen van de raad van bestuur, zoals zij had gevraagd. Klager ondersteunde haar standpunt met uittreksels uit een recent arrest van het Hof van Justitie in zaak 254/95 (Innamorati tegen Europees Parlement)(1).
Klager verwierp de uitleg van de Socialistische Fractie over de vertraging bij het beantwoorden van haar verzoeken als gevolg van de reizen van haar voorzitter. Zij verwees naar de regels die worden toegepast door de diensten van de Europese Ombudsman, die bepalen dat de klager binnen een redelijke termijn een antwoord moet ontvangen.

Andere onderzoeken

Op 25 februari 1999 schreef klager opnieuw een brief aan de Europese Ombudsman. Na een gesprek met de voorzitter van de Spaanse socialistische delegatie was zij van mening dat een minnelijke schikking mogelijk was, waarbij haar naam op de reservelijst van het vergelijkend onderzoek zou worden geplaatst. Op 8 maart 1999 zond de Ombudsman het voorstel van klager door aan het Europees Parlement.
Na verschillende verzoeken om verlenging van de termijn ontving de Ombudsman op 15 juni 1999 de opmerkingen van de Socialistische Fractie van het Europees Parlement. In deze brief gaf de groep aan dat zij de suggestie van klager niet kon aanvaarden. Zij wees erop dat de reservelijst reeds was opgesteld op basis van de kandidaten die geschikt werden geacht voor de functie, en dat klager op dat moment niet tot de gekozen namen behoorde. Zij voegde eraan toe dat elke wijziging van de reservelijst discriminerend zou zijn ten opzichte van de andere niet-geselecteerde kandidaten.

BESLUIT

Op basis van de door klager verstrekte informatie en de door de Europese Commissie ingediende opmerkingen heeft de Ombudsman de volgende conclusies getrokken:
1 Reikwijdte van de bevoegdheden van de Europese Ombudsman
1.1. Aangezien de zaak in de eerste plaats tegen een fractie van het Europees Parlement is gericht, acht de Ombudsman het noodzakelijk om, alvorens de zaak ten gronde te onderzoeken, enkele overwegingen te maken met betrekking tot de reikwijdte van zijn bevoegdheden.
1.2. De feiten van de zaak hebben betrekking op de besluiten van een jury van een door een fractie van het Europees Parlement georganiseerd vergelijkend onderzoek voor de selectie van verschillende tijdelijke functionarissen die door deze fractie worden tewerkgesteld.
1.3. Overeenkomstig artikel 2, lid 1, van zijn statuut "helpt de Europese Ombudsman wanbeheer bij het optreden van de communautaire instellingen en organen aan het licht te brengen". Er is sprake van wanbeheer wanneer een overheidsinstantie niet handelt overeenkomstig een voor haar bindende regel of beginsel(2). Er zijn grenzen aan wat als wanbeheer kan worden beschouwd. Klachten tegen besluiten van politieke en niet van administratieve aard moeten dus als niet-ontvankelijk worden beschouwd. Dat is het geval bij klachten tegen de politieke werkzaamheden van het Europees Parlement of zijn organen(3), met name tegen de activiteiten van zijn fracties.
1.4 De organisatie door de fracties van het Europees Parlement van een aanwervingsprocedure voor de selectie van tijdelijke functionarissen kan echter niet volledig als een politieke activiteit worden beschouwd. Overeenkomstig artikel 14 van het besluit van het Bureau van het Europees Parlement van 25 juni 1997(4) zijn de fracties bevoegd om hun eigen tijdelijke functionarissen te selecteren en oefenen zij daarbij bij delegatie de bevoegdheden uit van het tot aanstelling bevoegde gezag van de instelling uit hoofde van het Statuut.
Vanuit dit oogpunt vormt de organisatie van vergelijkende onderzoeken voor de selectie van tijdelijke functionarissen door de fracties van het Parlement een administratieve activiteit waarvoor bepaalde communautaire voorschriften gelden. In zoverre vallen dit soort situaties onder de bevoegdheid van de communautaire rechterlijke instanties, zodat zowel het Gerecht van eerste aanleg als het Hof van Justitie van de Europese Unie bevoegd zijn om na te gaan of deze vergelijkende onderzoeken in overeenstemming zijn met het Gemeenschapsrecht.
1.5 Het onderzoek van de Ombudsman is dus beperkt gebleven tot de beoordeling of in dit geval de communautaire regels en beginselen naar behoren in acht zijn genomen.
2 Vermeende onregelmatigheden op basis van de interne regels van de fractie
2.1. Klager heeft aangevoerd dat in de loop van het vergelijkend onderzoek een aantal onregelmatigheden heeft plaatsgevonden. Deze onregelmatigheden hadden betrekking op:
a. De samenstelling van de jury: afwezigheid van een vertegenwoordiger van het personeelscomité tijdens de mondelinge tests; aanwezigheid van meer dan twee leden van dezelfde nationaliteit/taal van de toets in de jury; de ondertekening van het definitieve besluit van de jury door een van haar niet-stemgerechtigde leden; en werkrelaties tussen een lid van de jury en verschillende kandidaten.
b. Het beperkte aantal kandidaten op de reservelijst.
Klager had benadrukt dat al deze onregelmatigheden in strijd waren met het interne reglement van de socialistische fractie.
2.2. Opgemerkt zij dat de vermeend niet-gerespecteerde verordeningen gericht zijn tot de leden van een fractie van het Europees Parlement. Gezien het politieke karakter van die werkzaamheden valt het toezicht op de toepassing van deze regels buiten de bevoegdheid van de Ombudsman.
2.3. De vermeende onregelmatigheden vonden echter plaats in het kader van een aanwervingsprocedure waarbij de fractie handelde met het gezag en namens het tot aanstelling bevoegde gezag van het Europees Parlement. Vanuit dit oogpunt vormde de organisatie van het vergelijkend onderzoek een administratieve activiteit in de zin van het gemeenschapsrecht, die door de gemeenschapsrechter kon worden getoetst. Om de vermeende onregelmatigheden te beoordelen, heeft de Ombudsman derhalve getracht op te helderen of de jury niet heeft gehandeld in overeenstemming met een voor haar bindende communautaire regel of beginsel.
2.4. In sommige beweringen van klager werd verwezen naar de onjuiste samenstelling van de jury.
Zoals de gemeenschapsrechter heeft vastgesteld, wordt de samenstelling van een jury als onjuist beschouwd indien zij geen objectieve beoordeling van de kwaliteiten van de kandidaten kan garanderen(5). Uit de tijdens het onderzoek verstrekte informatie kan de Ombudsman niet concluderen dat de jury van het vergelijkend onderzoek bij de beoordeling van de kwaliteiten van de kandidaten niet objectief was. De Ombudsman is derhalve van oordeel dat er geen bewijs is van wanbeheer met betrekking tot dit aspect van de zaak.
2.5. Wat de kandidaten betreft die op de reservelijst van het vergelijkend onderzoek moeten worden geplaatst, was klager van mening dat het aantal geselecteerde kandidaten driemaal het aantal te vervullen posten moet omvatten. Volgens het Parlement had de Socialistische Fractie aangegeven dat de jury alleen de kandidaten op de reservelijst had geplaatst die op basis van het vergelijkend onderzoek geschikt werden geacht.
2.6. De Ombudsman merkt op dat in artikel 5, lid 5, van het Statuut van de ambtenaren het volgende is bepaald: "De jury stelt de lijst van geschikte kandidaten op [ ]; de lijst bevat zoveel mogelijk ten minste tweemaal zoveel namen als het aantal te bezetten ambten".
Gezien de voorgaande bepalingen beschikt de jury over een zekere beoordelingsvrijheid met betrekking tot het aantal geschikte kandidaten dat op de reservelijst moet worden geplaatst. De Ombudsman is derhalve van mening dat er geen bewijs is van wanbeheer met betrekking tot dit aspect van de zaak.
3 Informatie over de criteria voor de evaluatie van de tests
3.1. Klager verklaarde dat ondanks haar vele verzoeken aan de secretaris van de jury, het lid dat het personeelscomité vertegenwoordigt en de voorzitter van de groep, haar geen uitleg was gegeven over de criteria voor de evaluatie van de tests. In zijn advies gaf het Parlement aan dat klager tijdens de schriftelijke en mondelinge examens in kennis was gesteld van haar punten. Er kon haar geen verdere informatie worden verstrekt op grond van de vertrouwelijkheid van de beraadslagingen van de jury.
Bij de huidige stand van het Gemeenschapsrecht is er geen rechtsgrondslag om te oordelen dat het Parlement verplicht is gedetailleerde informatie openbaar te maken over de criteria die de jury bij de beoordeling van de examens heeft gehanteerd. De Ombudsman is derhalve van oordeel dat er geen bewijs is van wanbeheer met betrekking tot dit aspect van de zaak.
3.2. De Ombudsman moet echter de aandacht van het Parlement vestigen op het feit dat het Parlement, door meer gedetailleerde informatie over de beoordelingscriteria aan de kandidaten mee te delen, de transparantie bij de aanwerving aanzienlijk zou vergroten en ook het werk van de jury's bij de behandeling van verzoeken en klachten van sollicitanten zou kunnen verlichten.
4 Conclusie Op
basis van het onderzoek van de Europese Ombudsman naar deze klacht lijkt er geen sprake te zijn geweest van wanbeheer door het Europees Parlement. De Ombudsman sluit daarom de zaak.

VERDERE OPMERKINGEN

Alle beweringen van klager hadden betrekking op beschuldigingen van mogelijke schendingen van interne voorschriften van een fractie. Zoals de Ombudsman eerder heeft opgemerkt, valt het waarborgen van een correcte toepassing van deze regels buiten zijn bevoegdheid.
Niettemin treedt een fractie bij de uitvoering van een aanwervingsprocedure voor tijdelijke functionarissen namens het Parlement op als het tot aanstelling bevoegde gezag van de instelling en dient zij zich derhalve te houden aan de desbetreffende communautaire voorschriften en beginselen van behoorlijk bestuur. Aangezien dit soort procedures door de burgers vaak als officiële communautaire vergelijkende onderzoeken worden beschouwd, moet de instelling zelf ook een toezichthoudende rol spelen om ervoor te zorgen dat deze aanwervingsprocedures naar behoren worden uitgevoerd, met inachtneming van de toepasselijke wettelijke voorschriften en beginselen. Op die manier zou het Parlement bijdragen tot de versterking van de betrekkingen van de Unie met haar burgers.
Met vriendelijke groet,
Jacob SÖDERMAN

---

(1) Zaak C-254/95, Europees Parlement tegen Angelo Innamorati, Jurispr. 1996, blz. I-3423.

(2) De Europese Ombudsman, Jaarverslag 1997, blz. 23.

(3) De Europese Ombudsman, Jaarverslag 1995, blz. 17-18.

(4) PE 259.383/BUR.

(5) Zie de gevoegde zaken T-32/89 en T-39/89, Georges Marcopoulos tegen HvJ-EU, Jurispr. 1990, blz. II-0281, punten 37-41.