Wilt u een klacht indienen tegen een instelling of orgaan van de EU?
- NL Nederlands
Machinevertalingen kunnen fouten bevatten die de duidelijkheid en nauwkeurigheid van de informatie kunnen schaden; de Ombudsman kan niet aansprakelijk worden gehouden voor eventuele afwijkingen. Voor de grootste mate van betrouwbaarheid en rechtszekerheid wordt verwezen naar de bronversie in het Engels (klik op de link hierboven).
Meer informatie vindt u in ons taal- en vertaalbeleid.
Besluit in zaak 682/2014/JF over de eis van de Europese Commissie dat personen die om toegang van het publiek tot documenten verzoeken, hun postadres moeten opgeven
Besluiten
Zaak 682/2014/JF - Geopend op Dinsdag | 20 mei 2014 - Aanbeveling omtrent Vrijdag | 16 december 2016 - Besluit over Dinsdag | 19 december 2017 - Betrokken instelling Europese Commissie ( Wanbeheer vastgesteld ) - Land Spanje
De Europese Commissie weigerde een verzoek om toegang van het publiek tot documenten van de organisatie Access Info Europe te registreren omdat zij geen postadres had opgegeven. Access Info Europe klaagde erover dat de Commissie niet mag vragen om een postadres van iemand die een verzoek om toegang van het publiek tot documenten indient.
De Ombudsman nam nota van de administratieve redenen van de Commissie om een postadres te vragen. De Commissie voerde aan dat particulieren zonder de verplichting om een postadres te verstrekken gemakkelijk (en op onrechtmatige wijze) een verzoek kunnen indienen onder een verzonnen identiteit, onduidelijke identiteit of onder de identiteit van een derde persoon. Er waren al verschillende van dergelijke concrete gevallen geweest. De Commissie heeft ook een juridisch argument aangevoerd. Zij heeft aangevoerd dat zij wettelijk verplicht is haar besluiten over de toegang tot documenten per post toe te zenden (hierna: „kennisgeving”).
De Ombudsman twijfelde niet aan de feitelijke achtergrond. Zij was echter van mening dat het onevenredig was om het vereiste van een postadres toe te passen op alle personen die om toegang verzochten. Als een verzoek onder valse identiteit lijkt te zijn gedaan, kan de Commissie de persoon eenvoudigweg vragen hem een postadres, een identiteitskaart of een ander identificatiemiddel toe te zenden.
Het standpunt van de Commissie dat zij wettelijk verplicht is om al haar besluiten per post toe te zenden, was niet overtuigend. De Ombudsman wees erop dat de praktijk van de Commissie archaïsch is voor de 21e eeuw en dat deze praktijk niet zichtbaar is in tal van andere identieke of soortgelijke administratieve procedures in de EU-administratie.
De Ombudsman deed passende aanbevelingen in het licht van haar bevindingen. Deze werden door de Commissie afgewezen. In haar besluit tot afsluiting van het onderzoek deed de Ombudsman suggesties voor verbetering om de praktijken van de Commissie te moderniseren. Zij heeft de Commissie ook opnieuw verzocht om het specifieke verzoek om toegang tot documenten, dat verzoekster nog steeds wilde behandelen, definitief te registreren en te behandelen.
Aanbeveling van de Ombudsman [1] (2016)
1. In haar aanbeveling verzocht de Ombudsman de Commissie niet langer van alle aanvragers te verlangen dat zij hun postadres verstrekken indien een geschikt alternatief adres voor correspondentie wordt verstrekt.
2. Zij heeft de Commissie ook aanbevolen de aanvraag van de klager te registreren en deze onverwijld te behandelen.
3. Tot slot stelt zij voor dat de Commissie alternatieve onlinesystemen of elektronische middelen overweegt om haar besluiten over verzoeken om toegang van het publiek tot documenten mee te delen.
Beoordeling van de Ombudsman na de aanbeveling
4. De Commissie verwierp de aanbeveling van de Ombudsman om niet langer van alle aanvragers te verlangen dat zij hun postadres verstrekken indien een geschikt alternatief adres voor correspondentie wordt verstrekt. Zij herhaalde in wezen de argumenten van haar eerdere opmerkingen en benadrukte dat “[d]e Commissie [...] respectvol [erop] wijst dat het haar vrijstaat te beslissen over het gebruik van het meest geschikte systeem voor de kennisgeving van besluiten uit hoofde van Verordening (EG) nr. 1049/2001, zolang dat systeem voldoet aan de wettelijke vereisten [...]”.
5. De Commissie deelde de Ombudsman mee dat zij geen gevolg had gegeven aan de aanbeveling van de Ombudsman om het verzoek van klager te registreren en onverwijld te behandelen. Zij verklaarde echter dat indien klager nog steeds geïnteresseerd is in registratie van zijn verzoek, hij dat nu zou doen.
6. De Commissie reageerde op het voorstel van de Ombudsman voor alternatieve onlinesystemen door te stellen dat “hoewel de Commissie eventuele toekomstige wijzigingen in de wijze waarop zij haar administratieve besluiten meldt, niet uitsluit, er momenteel geen bevredigende alternatieve manieren zijn om rechtszekerheid te waarborgen en misbruik van het recht op toegang van het publiek te voorkomen [...]”.
7. Kortom, de Commissie heeft de aanbevelingen van de Ombudsman of haar suggestie voor verbetering niet aanvaard.
8. De Ombudsman betreurt het standpunt van de Commissie in deze zaak, dat zij ten aanzien van de feiten en de wet onjuist acht. Zij is met name bezorgd over het feit dat de reactie van de Commissie in tegenspraak is met haar eigen advies dat de EU-administratie zelf het digitale tijdperk volledig omarmt en het gebruik van elektronische communicatie maximaliseert.
9. De Ombudsman heeft zich volledig achter de praktijk geschaard om per geval de identiteit te verifiëren van personen die verzoeken om toegang van het publiek tot documenten indien er redenen zijn om te vermoeden dat er misbruik wordt gemaakt van de uitoefening van dat recht. Op die basis te werk gaan is echter in alle gevallen een gebrek aan respect voor de burgers en hun grondrechten uit hoofde van het EU-Handvest. De Ombudsman heeft in dit onderzoek advies gegeven over alternatieve werkmethoden en heeft dit gedaan in het kader van de uitoefening van haar op het Verdrag gebaseerde mandaat om wanbeheer aan het licht te brengen en aanbevelingen te doen om er een einde aan te maken. De Ombudsman betreurt ten zeerste dat de Europese Commissie dit advies heeft weerlegd, wat duidelijk impliceert dat zij, zolang haar systemen en procedures “legaal” zijn, van mening is dat het niet nodig is verbeteringen te overwegen ten behoeve van de burgers en overeenkomstig de algemene beginselen van behoorlijk bestuur.
10. Ter afsluiting van dit onderzoek doet de Ombudsman, naast de bevestiging van haar bevindingen van wanbeheer, nog een suggestie voor verbetering.
11. Met betrekking tot het specifieke verzoek om toegang van het publiek tot documenten dat in deze zaak is gedaan, kan de Ombudsman bevestigen dat klager geïnteresseerd blijft in de gevraagde documenten. Eens te meer betreurt de Ombudsman ten zeerste dat de Commissie ervoor heeft gekozen geen rekening te houden met alle zeer duidelijke aanwijzingen dat het publiek nog steeds toegang tot de gevraagde documenten wenst. Het aandringen op hernieuwde verzoeken en procedurele formaliteiten, wanneer deze onnodig zijn en geen duidelijk nuttig doel dienen, toont aan dat de grondrechten van de burgers niet worden geëerbiedigd. De Commissie wordt derhalve vriendelijk verzocht het verzoek bij de ontvangst van dit besluit formeel te registreren en het snel en in ieder geval binnen de in Verordening (EG) nr. 1049/2001 vastgestelde termijn te behandelen.
Conclusies
Op basis van het onderzoek naar deze klacht sluit de Ombudsman de klacht af met de volgende conclusies:
De eis van de Commissie dat alle personen die om toegang van het publiek tot documenten verzoeken, hun postadres moeten opgeven voor haar papieren postzendingsregelingen, is wanbeheer.
Het verzuim van de Commissie om zich te registreren en te reageren op het verzoek van klager om toegang tot documenten was een geval van wanbeheer.
Naast de bovenstaande conclusies doet de Ombudsman de volgende suggestie voor verbetering:
De Ombudsman verzoekt de Commissie te streven naar collegiale toetsing van de kwesties in deze zaak in het interinstitutioneel comité als bedoeld in artikel 15 van Verordening (EG) nr. 1049/2001.
Artikel 15 bepaalt:
“1. De instellingen ontwikkelen goede administratieve praktijken om de uitoefening van het door deze verordening gewaarborgde recht op toegang te vergemakkelijken.
2. De instellingen richten een interinstitutioneel comité op om beste praktijken te onderzoeken, mogelijke conflicten aan te pakken en toekomstige ontwikkelingen op het gebied van de toegang van het publiek tot documenten te bespreken."
De Ombudsman stelt voor dat met betrekking tot per e-mail ontvangen verzoeken wordt overeengekomen dat de verantwoordelijkheid voor de betrouwbaarheid van dit communicatiemiddel berust bij de persoon die het verzoek indient, wat bijvoorbeeld betekent dat het aan die afzender wordt overgelaten om een betrouwbaar e-mailsysteem te kiezen, de instelling op de hoogte te stellen van mogelijke problemen met betrekking tot volumelimieten en te controleren of de door de instelling ontvangen correspondentie als spam wordt gefilterd. Dit moet de bezorgdheid wegnemen die de instellingen kunnen hebben met betrekking tot de kennisgeving van de besluiten in kwestie.
Als het standpunt blijft bestaan dat het verzenden van besluiten per e-mail niet in overeenstemming is met de wettelijke vereisten, stelt de Ombudsman voor dat een collegiale toetsing van dit standpunt wordt uitgevoerd in het Comité van artikel 15, lid 2, dat ook specifiek zou kunnen ingaan op de bewering dat er momenteel geen alternatief is voor het verzenden van besluiten per papieren post. Daarbij wordt de Commissie aangemoedigd om bijvoorbeeld rekening te houden met de ambitieuze “digitale agenda” van de EU, die zeven jaar geleden door de Commissie is gelanceerd. Het wordt bovendien aangemoedigd om rekening te houden met het wijdverbreide gebruik van online elektronische communicatiesystemen, met inbegrip van elektronische handtekeningen, die in heel Europa door overheidsdiensten worden gebruikt.
De Ombudsman zou graag tegen het einde van het eerste kwartaal van 2018 in kennis worden gesteld van het resultaat van een dergelijke collegiale toetsing.
De overige deelnemers aan het genoemde Comité van artikel 15, lid 2 (Parlement en Raad) zullen afzonderlijk in kennis worden gesteld van dit besluit en van de suggesties.
Klager en de voorzitter van de Europese Commissie zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.
Emily O'Reilly
Europese Ombudsman
Straatsburg, 19/12/2017
[1] Voor meer informatie over de achtergrond van de klacht, de argumenten van de partijen en het onderzoek van de Ombudsman wordt verwezen naar de volledige tekst van het voorstel van de Ombudsman voor een oplossing en aanbeveling, alsmede de desbetreffende adviezen en opmerkingen, beschikbaar op:
https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/caseopened.faces/en/54427/html.bookmark
De aanbeveling volgde op een poging om de zaak op te lossen door middel van een voorstel voor een oplossing, waarvan het grootste deel echter door de Commissie werd verworpen. De Commissie heeft bij de indiening van verzoeken om documenten enkel de verplichting geschrapt om personen te verzoeken hun werkterrein aan te geven.