▪ De achtergrond van de klacht

1. Klager, de ngo Access Info Europe [1], nam op 16 oktober 2013 contact op met de EU-delegatie in Servië ("de delegatie") en verzocht op grond van Verordening (EG) nr. 1049/2001 [2] om toegang tot het volledige aanbestedingsdossier betreffende het project "Rehabilitatie en uitbreiding van de afvalwaterzuiveringsinstallatie van Subotica [in Servië] - de slibleiding". De aanbestedingsprocedure is in 2006 van start gegaan. De delegatie antwoordde dat het "aanbestedingsdossier"[3] reeds aan klager was toegezonden. Zij weigerde echter toegang te verlenen tot de documenten in verband met het evaluatieproces (het openingsverslag, de evaluatieverslagen en de gedetailleerde evaluatie van de ontvangen aanbiedingen) op grond van het feit dat openbaarmaking de bescherming van commerciële belangen zou ondermijnen [4]. In eerdere correspondentie heeft de delegatie klager in kennis gesteld van zowel de naam van de winnende inschrijver als de totale contractuele waarde van de opdracht.

2. Klager verzocht vervolgens om een herziening van de gedeeltelijke weigering, in de vorm van een “bevestigend verzoek”. Zij voerde aan dat de delegatie (i) geen redelijkerwijs voorzienbaar risico had aangetoond dat het beschermde belang zou worden ondermijnd, (ii) de mogelijkheid van gedeeltelijke openbaarmaking had overwogen en (iii) een onderzoek naar het openbaar belang had uitgevoerd.

3. De delegatie antwoordde dat, aangezien de evaluatiedocumentatie "technische en financiële informatie bevat die in de respectieve inschrijvingen is opgenomen", de openbaarmaking ervan de bescherming van commerciële belangen zou ondermijnen. Zij verklaarde ook dat openbaarmaking van het evaluatieverslag het besluitvormingsproces van de instelling zou ondermijnen [5], aangezien het evaluatieverslag adviezen bevatte die bedoeld waren voor intern gebruik, zoals "opmerkingen van de stemgerechtigde leden, informatie over de inschrijvers en informatie ter ondersteuning van het besluitvormingsproces en de daarmee verband houdende gunningsbesluiten van de BA".

4. Klager betwistte vervolgens de toepassing van beide door de delegatie genoemde uitzonderingen. Met betrekking tot de nieuwe uitzondering voerde de klager aan dat een onderzoek naar het algemeen belang moest worden uitgevoerd. Bovendien had de delegatie onvoldoende uitgelegd hoe openbaarmaking van de documenten het besluitvormingsproces ernstig zou ondermijnen (en dat het risico dat het besluitvormingsproces zou worden ondermijnd redelijkerwijs voorzienbaar was).

5. De Europese Dienst voor extern optreden (EDEO) nam vervolgens de correspondentie over en antwoordde klager. Zij heeft vastgesteld dat de volgende twee documenten onder het verzoek van klager om toegang tot de evaluatiedocumentatie vallen: i) het verslag over de opening van de inschrijving; en ii) de goedkeuring van het evaluatieverslag, de gunningsbrief en de negatieve brieven. De EDEO heeft besloten gedeeltelijke toegang tot deze documenten te verlenen. Zij verklaarde dat volledige toegang de bescherming van de commerciële belangen van belanghebbenden zou ondermijnen. Bovendien "kan de openbaarmaking van bepaalde persoonsgegevens betreffende de leden van het evaluatiecomité hun toekomstige werkzaamheden in het kader van mogelijke andere aanbestedingsprocedures in gevaar brengen. De uitzonderingen van artikel 4, lid 1, onder b), en artikel 4, lid 3, ^tweede alinea, zijn derhalve van toepassing"[6].

6. De volgende informatie is uit het evaluatieverslag weggelaten: (i) nadere gegevens over de uitwisselingen tussen de inschrijvers en het evaluatiecomité, en (ii) de financiële offertes van de verschillende inschrijvers, alsmede de analyse en motivering door het comité van de toegepaste berekeningscorrecties. De EDEO legde uit dat deze informatie de commerciële en biedstrategieën van de bieders zou kunnen onthullen en dat de openbaarmaking ervan de bescherming van hun commerciële belangen zou kunnen ondermijnen. De EDEO was niet van mening dat een hoger openbaar belang openbaarmaking van die informatie kon rechtvaardigen. Daarnaast heeft de EDEO verklaard dat hij in beide documenten alle persoonsgegevens met betrekking tot de bij het evaluatieproces betrokken belanghebbenden had weggelaten. De EDEO verklaarde dat "de persoonsgegevens van de leden van het evaluatiepanel moeten worden beschermd in het kader van de rechten van het individu overeenkomstig Verordening (EG) nr. 45/2001 [...], bij gebreke van een ondubbelzinnige toestemming van de betrokkene en van een duidelijke aanwijzing dat de openbaarmaking van deze persoonsgegevens adequaat, relevant en niet buitensporig is in verhouding tot de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, d.w.z. de aanbestedingsprocedure. " De EDEO was van mening dat in zijn besluit een billijk evenwicht is gevonden tussen de verschillende belangen die op het spel staan.

7. Aangezien klager ontevreden was over het antwoord van de EDEO, diende hij op 3 maart 2015 een klacht in bij de Europese Ombudsman.

▪ Het onderzoek

8. De Ombudsman opende een onderzoek naar de klacht en verzocht de EDEO een advies uit te brengen. De EDEO deelde de Ombudsman mee dat hij van mening was dat het onderwerp van deze zaak onder de bevoegdheid van de Europese Commissie viel en dat de Europese Commissie ermee had ingestemd de zaak aan haar over te dragen. De Ombudsman verzocht de Commissie derhalve een advies uit te brengen over de volgende bewering en bewering:

1) De Commissie heeft ten onrechte de toegang ontzegd tot i) de namen van de ondernemingen die naar aanleiding van de aankondiging van de opdracht offertes hadden ingediend, ii) de namen van de leden van het Comité die tot de winnende offerte hadden besloten, en iii) de gegevens van de ondernemingen en hun beoordeling.

2) De Commissie moet volledige toegang verlenen tot de geredigeerde documenten.

9. Ter ondersteuning van de bewering voerde klager de volgende argumenten aan:

1. De Commissie heeft niet gepreciseerd wat de schade aan de commerciële belangen zou zijn en heeft geen redelijk voorzienbaar risico voor de commerciële belangen aangetoond in geval van openbaarmaking van de namen, gegevens en beoordelingen van de ondernemingen.

2. Een evaluatiedocument is naar zijn aard geen document met adviezen voor intern gebruik in het kader van beraadslagingen of voorafgaand overleg, omdat het wordt opgesteld nadat het besluit is genomen. De Commissie heeft niet aangetoond dat er een reëel risico bestaat dat het besluitvormingsproces ernstig wordt ondermijnd.

3. De Commissie heeft de toets van het algemeen belang niet toegepast. De controle op de correcte besteding van overheidsmiddelen is in het algemeen belang en bijgevolg is er een groot openbaar belang bij openbaarmaking. Er is ook een groot openbaar belang met betrekking tot de toegang tot water.

4. De bekendmaking van de namen van de leden van het evaluatiecomité is van essentieel belang, aangezien dit de volledige verantwoordingsplicht van het proces mogelijk maakt, met name wanneer er duidelijke bezorgdheid bestaat over corruptie en fraude in kandidaat-lidstaten van de EU, zoals Servië.

5. Het is niet duidelijk of de instelling heeft getracht de leden van het evaluatiecomité om toestemming te vragen voor de openbaarmaking van hun namen. De openbaarmaking is niet alleen gerechtvaardigd, relevant en evenredig met de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld, maar ook noodzakelijk voor de transparantie en legitimiteit van het evaluatieproces.

10. In haar brief waarin de Ombudsman de Commissie verzocht een advies uit te brengen over de bovengenoemde bewering en bewering, verzocht de Ombudsman de Commissie ook de volgende punten aan te pakken:

1. Kan de Commissie bevestigen dat de Commissie of de EDEO niet in het bezit zijn van andere evaluatiedocumenten?

2. Kan de Commissie aangeven welke delen van de evaluatiedocumenten onder de uitzondering betreffende het besluitvormingsproces vallen? Kan de Commissie uitleggen waarom zij van mening is dat openbaarmaking van deze delen het besluitvormingsproces van de instelling ernstig zou ondermijnen?

3. Kan de Commissie toelichten waarom zij van mening is dat zij op grond van de voorwaarden van Verordening (EG) nr. 45/2001 [7] geen persoonsgegevens in de evaluatiedocumenten mag verstrekken? Kan de Commissie het verzoek om toegang op grond van artikel 8 van Verordening (EG) nr. 45/2001 in overweging nemen?[8]

4. Kan de Commissie verduidelijken waarom zij van mening is dat de delen van de evaluatiedocumenten waarin de aangeboden prijzen en de wijzigingen daarvan (verlagingen, correcties) worden gespecificeerd, niet openbaar kunnen worden gemaakt? Is de Commissie van mening dat niet-openbaarmaking ook gerechtvaardigd is ingeval de namen van de betrokken ondernemingen vertrouwelijk blijven? Kan de Commissie rekening houden met het feit dat niet-openbaarmaking van deze informatie betekent dat het publiek volledig wordt belet na te gaan of de laagste geboden prijs in het kader van de aanbestedingsprocedure is aanvaard?

11. In de loop van het onderzoek ontving de Ombudsman het advies van de Commissie en vervolgens de opmerkingen van klager naar aanleiding van het advies van de Commissie. Haar diensten hebben ook de niet-geredigeerde versie van de evaluatiedocumenten gecontroleerd. Bij de uitvoering van het onderzoek heeft de Ombudsman rekening gehouden met de argumenten en standpunten van de partijen.

▪ Vermeende onjuiste weigering van toegang tot i) de namen van de ondernemingen die naar aanleiding van de aankondiging van de opdracht inschrijvingen hebben ingediend, ii) de namen van de leden van het Comité die tot de winnende inschrijving hebben besloten, en iii) de details van de ondernemingen en hun beoordeling en de daarmee verband houdende vordering

▪ Voorafgaande opmerkingen

12. Om herhaling te voorkomen, voor zover de antwoorden van de Commissie op de vragen van de Ombudsman kunnen worden beschouwd als aanvulling op haar antwoord op de ondersteunende argumenten, worden de antwoorden gerapporteerd onder het kopje betreffende het relevante ondersteunende argument. Bovendien zal de beoordeling van de Ombudsman met betrekking tot elk ondersteunend argument onmiddellijk worden gepresenteerd na verwijzing naar de argumenten van de partijen met betrekking tot elk ondersteunend argument.

13. De Ombudsman merkt op dat de Commissie in antwoord op haar eerste vraag heeft bevestigd dat zij niet in het bezit is van andere evaluatiedocumenten.

▪ Schade aan commerciële belangen

▪ Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

14. De Commissie legde uit dat de naam van de winnende inschrijver bekend was gemaakt. De bekendmaking van de namen van de verliezende inschrijvers en de redenen voor hun uitsluiting kunnen echter schadelijk zijn voor hun commerciële belangen. De openbaarmaking van enkele van de redenen voor hun uitsluiting, zoals een gebrek aan ervaring, kan een negatief effect hebben op hun publieke perceptie en hun vermogen om deel te nemen aan latere aanbestedingen. Bovendien heeft een deel van de informatie in de offertes van de inschrijvers, en tot op zekere hoogte vermeld in het evaluatieverslag, betrekking op de bedrijfs- en industriële processen en kosten van de inschrijvers. De Commissie voerde aan dat dit soort informatie specifiek wordt beschermd door artikel 339 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU), waarin is bepaald dat de geheimhoudingsplicht met name geldt voor "informatie over ondernemingen, hun zakelijke betrekkingen of hun kostencomponenten"[9]. De Commissie voerde aan dat de openbaarmaking van dergelijke informatie de betrokken inschrijvers commercieel zou kunnen schaden en hen zou kunnen benadelen ten opzichte van concurrenten. Dit is met name het geval op het gebied van afval of drinkwater, waar het technologieproces grote gevolgen heeft voor de prijs van de installatie en de relevante exploitatie- en onderhoudskosten.

15. In haar antwoord op de vierde vraag heeft de Commissie herhaald dat prijsgerelateerde informatie commercieel gevoelig is, aangezien zij de kosten en het prijsbeleid van de inschrijvers weerspiegelt. Met betrekking tot de mogelijkheid voor het publiek om na te gaan of de laagste geboden prijs in de aanbestedingsprocedure werd aanvaard, verklaarde de Commissie bovendien dat "het financiële aspect weliswaar zeer relevant is, maar geenszins het enige dat opvalt: bij aanbestedingen voor diensten in het kader van EU-aanbestedingen voor externe steun weegt de prijs bijvoorbeeld slechts 20 % van de score, terwijl de technische kwaliteit 80 % oplevert. Voor leveringen en werken worden alle offertes, alvorens het financiële voorstel te analyseren, onderworpen aan een gedetailleerde analyse van de conformiteit ervan met de technische vereisten van de inschrijving, die in de meeste gevallen van fundamenteel belang zijn. Openbaarmaking van de verschillende prijsoffertes, zelfs zonder vermelding van de namen van de respectieve inschrijvers, zou dus slechts een zeer oppervlakkige controle op de aanbestedingsprocedure mogelijk maken."

16. In zijn opmerkingen merkte klager op dat de Commissie geen onderscheid heeft gemaakt tussen de verschillende elementen van de onleesbaar gemaakte informatie, waaronder de naam van de winnende inschrijver en de namen van de verliezende inschrijvers, alsook andere informatie zoals de door hen ingediende inschrijvingen en hun beoordeling.

17. Met betrekking tot de namen van de inschrijvers voerde de klager aan dat de Commissie niet had uitgelegd hoe de bekendmaking ervan noodzakelijkerwijs zou leiden tot een "negatief effect op hun publieke perceptie en hun vermogen om deel te nemen aan latere inschrijvingen" en derhalve hun commerciële belangen zou schaden. Het betoogde dat "bieden voor en verliezen van contracten deel uitmaakt van de bezuinigingen en de stuwkracht van het bedrijfsleven en het is vaak algemeen bekend onder degenen die werkzaam zijn op hetzelfde gebied en meer in het algemeen, en daarom zal het bekend zijn wie won en wie verloor". De klager verklaarde dat het feit dat een onderneming bereid is aan dergelijke processen deel te nemen, zelfs als positief kan worden beschouwd. Het verlies van een inschrijving mag haar dus niet beletten deel te nemen aan een andere aanbestedingsprocedure. Het voegde eraan toe dat in veel Europese landen de namen van alle deelnemers aan openbare aanbestedingsprocedures routinematig openbaar worden gemaakt, vaak voordat de aanbesteding definitief wordt beslist. Zij voerde aan dat er geen bewijs is dat de bekendmaking van namen alleen negatieve gevolgen heeft of dat zij ondernemingen ervan weerhoudt om deel te nemen. Aan de andere kant "is er een tegenwicht voor het publieke belang om verantwoording af te leggen over dergelijke processen". Klager verklaarde dat wanneer een onderneming een bod uitbrengt op toegang tot overheidsmiddelen, zij ervan moet uitgaan dat dit een zekere mate van publieke controle met zich mee zal brengen.

18. De klager betoogde dat er op EU-niveau veel gebieden zijn (zoals die van antitrustonderzoeken) waarop de namen van ondernemingen openbaar worden gemaakt louter omdat zij deel uitmaken van verschillende juridische procedures. Volgens de logica van de argumenten van de Commissie in deze zaak zou, indien de loutere bekendmaking van de naam van de onderneming ook negatieve gevolgen zou kunnen hebben voor haar publieke perceptie, elke actie van de Commissie tegen een onderneming ook geheim moeten worden gehouden. Bovendien voerde de klager aan dat het niet duidelijk is op basis van welk bewijsmateriaal de Commissie haar aanname heeft gebaseerd dat leden van het publiek een onderneming negatief zullen beoordelen louter omdat zij een aanbesteding heeft verloren. Het verklaarde dat het publiek er in het algemeen van op de hoogte zal zijn dat aanbestedingen worden gewonnen of verloren op basis van een reeks technische en economische criteria, en dat dit concurrerende processen zijn.

19. Wat de geheimhoudingsplicht met betrekking tot de details van de offerte betreft, was de klager van mening dat de Commissie ten onrechte een beroep heeft gedaan op artikel 339 VWEU, omdat dat artikel van toepassing is op personen die tijdens en na hun beroepswerkzaamheden voor de EU werken. Voor zover een ambtenaar informatie ontvangt die vertrouwelijk is, moet hij die vertrouwelijkheid respecteren. Het kan zijn dat de Commissie regels heeft inzake vertrouwelijkheid met betrekking tot aanbestedingsprocedures... In dit geval is het echter de rol van de ambtenaren van de Commissie die dit specifieke verzoek om documenten behandelen, om te bepalen of de informatie waarover zij beschikken al dan niet kan worden vrijgegeven op grond van de verplichtingen uit hoofde van het VWEU om het recht op toegang tot documenten (VWEU 15) te handhaven, met alle, maar beperkte uitzonderingen, die per geval moeten worden afgewogen tegen een toets van algemeen belang.

20. Met betrekking tot de vraag of de bekendmaking van de details van de inschrijvingen moet worden uitgesloten in het belang van de bescherming van de commerciële belangen van de inschrijvers, verklaarde de klager dat de Commissie lijkt te impliceren dat informatie over de prijsstelling op haar beurt informatie over de technologische processen zou onthullen. De klager voerde aan dat de publicatie van gegevens over prijsstelling en technische oplossingen de commerciële belangen van de inschrijvers onmogelijk kan schaden indien hun namen niet ook openbaar worden gemaakt. Hoewel klager van mening is dat de namen van de inschrijvers bekend moeten worden gemaakt, heeft hij verklaard dat de Commissie ten minste de mogelijkheid moet hebben om de informatie over prijzen en technische oplossingen te verstrekken zonder de namen van de inschrijvers bekend te maken. De klager voegde eraan toe dat "[d]e volgende vraag [is] of het publiceren van zowel namen als aanbestedingsdetails inderdaad schade zou berokkenen en of er een tegenwicht is voor het algemeen belang."

21. Klager voerde aan dat de Commissie niet precies heeft uitgelegd hoe de publicatie van informatie over technische processen tot dergelijke schade zou leiden. Zij heeft erkend dat de openbaarmaking van dergelijke informatie ertoe zou kunnen leiden dat concurrenten kennis zouden nemen van de technische capaciteiten van andere ondernemingen. Zij voegde er echter aan toe dat het verrassend zou zijn als dergelijke informatie niet reeds in een bepaalde bedrijfssector beschikbaar zou zijn. Bovendien kan worden aangenomen dat alle door deze ondernemingen in de particuliere sector uit te voeren werkzaamheden zouden worden beoordeeld op basis van hun werkelijke capaciteit. Als deze informatie dus openbaar zou zijn, zou dit weinig relevant zijn, omdat andere klanten er naar alle waarschijnlijkheid op zouden staan dergelijke informatie te ontvangen.

22. Wat de prijsstelling betreft, voerde de klager aan dat het waar is dat indien concurrenten op de hoogte zouden zijn van de financiële offertes en de wijze waarop de inschrijvers hun producten hebben geprijsd, dit van invloed zou kunnen zijn op de prijsstrategieën van concurrenten. In het bedrijfsleven is het echter algemeen bekend dat de prijzen die in het kader van een openbare aanbesteding worden genoteerd, niet noodzakelijkerwijs de prijzen weerspiegelen die aan andere klanten in rekening zouden worden gebracht, aangezien elk aanbod op maat van elke klant is gemaakt. Zij voegde daaraan toe dat de inschrijvingen worden verzegeld, zodat deze informatie niet openbaar wordt voordat de inschrijving wordt gesloten. Zodra de biedperiode voorbij is, is het echter een andere zaak.

23. Klager verklaarde verder dat het ook in het algemeen belang is om te weten wat de financiële offertes waren, of de economische evaluatie van de offertes correct is uitgevoerd en of het publiek waar voor zijn geld krijgt. Dit kan alleen worden beoordeeld als de financiële gegevens met betrekking tot de inschrijvingen openbaar worden gemaakt. Klager merkte op dat dergelijke informatie vaak op nationaal niveau in heel Europa openbaar wordt gemaakt [10]. De Commissie heeft zelf verklaard dat zowel technische details als prijzen deel uitmaken van de beoordeling van de offerte. Daarom moet al deze informatie beschikbaar worden gesteld om volledige verantwoordingsplicht tegenover het publiek te waarborgen.

24. Met betrekking tot de beoordeling van de inschrijvingen voerde de klager aan dat de publicatie van de evaluatieverslagen de inschrijvers niet zou ontmoedigen om deel te nemen aan latere aanbestedingsprocedures. De enige beperking van een onderneming tot deelname zou haar eigen vermogen zijn om middelen toe te wijzen aan het creëren en indienen van een bod. Indien de inschrijvingen voor elke inschrijving per geval worden beoordeeld aan de hand van de objectieve criteria voor elke inschrijving, mag de bekendmaking van de beoordeling van de inschrijvingen voor één inschrijving geen gevolgen hebben voor andere inschrijvingen."

25. Wat betreft het argument van de Commissie dat de publicatie van de evaluatieverslagen de publieke perceptie van de inschrijvers negatief zou beïnvloeden, verklaarde de klager dat als uit de beoordeling bijvoorbeeld blijkt dat een onderneming op een bepaald gebied geen ervaring heeft, dat gewoon een feit over de onderneming is. Zij betoogde dat er andere feiten over een onderneming zijn die de publieke perceptie veel meer kunnen schaden, zoals de manier waarop zij haar klanten behandelt, of zij de wet heeft overtreden of het milieu heeft geschaad. Het is echter algemeen bekend dat dergelijke informatie tot het publieke domein behoort.

26. Klager voegde hieraan toe dat "indien de betrokken inschrijving is uitgevoerd volgens professionele, technische en onpartijdige criteria en indien de resultaten van de evaluaties door de deskundigen aan deze criteria voldoen, er geen bijzondere moeilijkheden zouden moeten zijn om deze openbaar te maken. Indien de evaluatie natuurlijk niet werd uitgevoerd aan de hand van deze strenge onafhankelijke criteria, dan kunnen er gevolgen zijn voor het openbaar maken ervan, maar dit is iets waar het publiek ook recht op zou moeten hebben om van te weten." Klager concludeerde dat de Commissie niet heeft aangetoond dat het risico dat commerciële belangen zouden worden ondermijnd redelijkerwijs voorzienbaar en niet louter hypothetisch was, zoals vereist door de rechtspraak [11].

▪ Beoordeling door de Ombudsman

27. De Ombudsman merkt op dat, overeenkomstig artikel 4, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1049/2001, "[d]e instellingen [...] de toegang tot een document [weigeren] wanneer openbaarmaking de bescherming zou ondermijnen van:

- commerciële belangen van een natuurlijke of rechtspersoon, met inbegrip van intellectuele eigendom, [...]

tenzij een hoger openbaar belang openbaarmaking gebiedt."

28. Gelet op de doelstellingen van Verordening (EG) nr. 1049/2001, met name het streven naar een zo ruim mogelijke toegang tot documenten die in het bezit zijn van de Raad, het Parlement en de Commissie [12], moeten eventuele uitzonderingen op dit beginsel strikt worden uitgelegd [13]. Bovendien vereist het evenredigheidsbeginsel dat uitzonderingen op de algemene regel dat toegang moet worden verleend, binnen de grenzen blijven van wat passend en noodzakelijk is voor de bescherming van de in die uitzonderingen omschreven objectieve openbare en particuliere belangen [14].

29. Zoals klager heeft opgemerkt, heeft het Hof van Justitie geoordeeld dat "het enkele feit dat een document betrekking heeft op een belang dat door een uitzondering op de openbaarmaking wordt beschermd, niet volstaat om de toepassing van die uitzondering te rechtvaardigen: een dergelijk verzoek kan alleen gerechtvaardigd zijn indien de toegang tot dat document het beschermde belang concreet en daadwerkelijk zou kunnen ondermijnen. Bovendien mag het risico dat het beschermde belang wordt ondermijnd, niet louter hypothetisch zijn en moet het redelijkerwijs voorzienbaar zijn. Het is aan de betrokken instelling om het specifieke belang dat moet worden beschermd door de niet-openbaarmaking van een deel van het gevraagde document [...] af te wegen tegen het algemene belang dat het gehele document toegankelijk wordt gemaakt"[15].

30. De klager voerde aan dat de Commissie niet had uitgelegd hoe de bekendmaking van de namen van de verliezende inschrijvers noodzakelijkerwijs zou leiden tot een "negatief effect op hun publieke perceptie en hun vermogen om deel te nemen aan latere aanbestedingen".

31. De Ombudsman is van mening dat redelijkerwijs mag worden aangenomen dat het vertrouwen van het publiek in een bedrijf zou afnemen als een bedrijf bijvoorbeeld wordt beschreven als een bedrijf dat geen ervaring heeft. Zelfs het loutere verlies van een inschrijving kan de reputatie van een inschrijver aantasten, omdat potentiële klanten kunnen veronderstellen dat de producten of diensten van de verliezende inschrijver niet de beste optie zijn in termen van kwaliteit en prijs. Bovendien gaf klager zelf toe dat de bekendmaking van informatie over technische processen ertoe zou kunnen leiden dat concurrenten kennis zouden nemen van de technische capaciteiten van de inschrijvers en dat indien concurrenten informatie zouden verkrijgen over de prijsstelling van producten door de inschrijvers, dit van invloed zou kunnen zijn op de prijsstrategieën van de concurrenten. De Ombudsman wijst erop dat artikel 4, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 niet vereist dat openbaarmaking de bescherming van commerciële belangen ernstig ondermijnt. Het volstaat vast te stellen dat openbaarmaking de commerciële belangen van de betrokken partijen zou ondermijnen.

32. In zijn arrest in de zaak Cosepuri/EFSA [16] heeft het Gerecht erkend dat de EFSA zich kon baseren op een algemeen vermoeden dat het verlenen van toegang tot de door de andere inschrijvers ingediende offertes in beginsel het beschermde belang zou ondermijnen. Het Gerecht vervolgde: "[h]et Gerecht heeft geen enkel bewijs aangevoerd ter rechtvaardiging van de conclusie dat dit vermoeden in casu niet van toepassing was op de documenten waarvan om openbaarmaking werd verzocht."Klager heeft in deze zaak evenmin dergelijk bewijs geleverd.

33. De Ombudsman is van mening dat de Commissie heeft aangetoond dat het verlenen van toegang tot zowel de namen van de inschrijvers, enerzijds, als informatie over de inschrijvingen (d.w.z. de prijsstelling, technische processen enz.) en de beoordeling ervan, anderzijds, de bescherming van de commerciële belangen van de inschrijvers specifiek en doeltreffend zou kunnen ondermijnen en dat een dergelijk risico redelijkerwijs voorzienbaar is. Bovendien is de Ombudsman van mening dat de bescherming van de commerciële belangen van de inschrijvers zou worden ondermijnd door de openbaarmaking van informatie over de inschrijvingen (prijzen, technische procedure enz.) en de beoordeling ervan, zelfs als de namen van de inschrijvers niet worden bekendgemaakt. Concurrenten zouden baat hebben bij de openbaarmaking van informatie over de inschrijvingen ten nadele van de inschrijvers, ongeacht of hun identiteit bekend is, zoals uiteengezet in punt 31 hierboven. Bovendien zou, indien concurrenten op de hoogte zijn van de precieze prijzen en producten die de inschrijvers hebben aangeboden, dit de voorwaarden kunnen scheppen voor een feitelijke mededingingsregeling in een toekomstige soortgelijke aanbestedingsprocedure. Om die reden wordt het de inschrijvers in de regel uitdrukkelijk verboden dergelijke inlichtingen uit te wisselen. Wat de openbaarmaking van de beoordeling van de inschrijvingen betreft, kan dit de commerciële belangen van de inschrijvers schaden, zelfs indien hun identiteit niet wordt onthuld, omdat nooit zeker kan zijn dat de spelers in de sector en de belanghebbenden niet in staat zouden zijn om te bepalen wie de inschrijvers waren en welke beoordeling overeenkomt met welke inschrijver, met name in een aanbestedingsprocedure waarbij een zo klein aantal inschrijvers als de onderhavige is betrokken. Het is ook redelijkerwijs te voorzien dat concurrerende ondernemingen een negatieve beoordeling van een bieder tegen haar en dus ten nadele van haar zouden gebruiken.

34. Aangezien is vastgesteld dat de volledige openbaarmaking van de gevraagde documenten de commerciële belangen van de bieders zou schaden, moet nog worden nagegaan of er een hoger openbaar belang bestaat dat de volledige openbaarmaking ervan gebiedt. De vraag of de namen van de leden van het evaluatiecomité vertrouwelijk moeten blijven, zal afzonderlijk worden beoordeeld.

▪ De toets van het algemeen belang

▪ Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

35. De Commissie voerde aan dat van de uitzonderingen van artikel 4, leden 2 en 3, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 moet worden afgezien indien een hoger openbaar belang openbaarmaking gebiedt. Een dergelijk belang moet in de eerste plaats openbaar zijn en in de tweede plaats opwegen tegen de door de openbaarmaking veroorzaakte schade. De doelstelling om ervoor te zorgen dat overheidsmiddelen correct worden besteed, wordt doeltreffend en billijk gewaarborgd door het proces van administratieve en gerechtelijke controle van openbare aanbestedingsprocedures. Het is ook mogelijk voor derden en het publiek in het algemeen om voldoende toezicht te houden op openbare aanbestedingsprocedures, zonder dat de namen en redeneringen van de leden van het Comité en de namen van verliezende inschrijvers openbaar moeten worden gemaakt. Zij kunnen dit bijvoorbeeld doen door de aankondigingen van gunningen van overheidsopdrachten van de EU te controleren, de jaarverslagen van de Commissie en de begrotingsautoriteit over contracten te raadplegen of de verslagen van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) en de Europese Rekenkamer te raadplegen. De Commissie was van mening dat deze procedures en waarborgen voldoende waarborgen bieden dat de doelstellingen van transparantie en correcte besteding van overheidsmiddelen in aanbestedingsprocedures worden verwezenlijkt. Zij heeft verklaard dat zij weliswaar begrijpt dat het openbaar belang bij transparantie van het besluitvormingsproces van de Commissie kan bestaan, maar dat dit openbaar belang de negatieve gevolgen die de openbaarmaking van de gevraagde gegevens voor de commerciële belangen van de inschrijvers en voor het besluitvormingsproces zou kunnen hebben, niet compenseert.

36. De Commissie was ook van mening dat het feit dat er een groot openbaar belang is met betrekking tot de toegang tot water, niet betekent dat het beoordelingsproces van aanbestedingsprocedures voor waterprojecten volledig openbaar moet worden gemaakt. Het verklaarde dat "[t] hij oorzaak-gevolg relatie tussen de twee doelstellingen is, op zijn best, zeer ver weg."

37. Klager merkte op dat de instelling in het antwoord van de Commissie op haar confirmatief verzoek de toets van het algemeen belang niet heeft toegepast. Bij het aanvoeren van deze twee nieuwe argumenten "mist de Commissie het punt over de aard van de toets van algemeen belang en de wijze waarop deze moet worden toegepast. Het is natuurlijk prijzenswaardig dat er een reeks toezichts-, controle- en proactieve transparantiemaatregelen zijn, en [klager] merkt op dat dergelijke interne controles en dergelijke proactieve publicatie essentiële kenmerken zijn van een moderne democratische samenleving. Er moet echter een onderscheid worden gemaakt tussen dergelijke maatregelen en de toepassing van de toets van het algemeen belang op een specifiek document in een specifiek geval."

38. Klager betwistte ook de bewering van de Commissie dat het grote publieke belang bij toegang tot water niet impliceert dat het evaluatieproces volledig openbaar moet worden gemaakt. Het heeft verklaard dat het van algemeen belang is ervoor te zorgen dat alle aanbestedingsprocedures naar behoren worden uitgevoerd en dat transparantie het publiek in staat stelt dit na te gaan. Klager verwees naar Verordening (EU) nr. 1306/2013 [17], waarin de wetgever volgens klager specifiek pleit voor transparantie, aangezien hij in overweging 76 opmerkt dat "de rol van het maatschappelijk middenveld, met inbegrip van de media en niet-gouvernementele organisaties, en hun bijdrage aan de versterking van het controlekader van de overheidsdiensten tegen fraude en misbruik van overheidsmiddelen naar behoren moeten worden erkend".

39. De klager voerde aan dat transparantie een aanvulling vormt op de controles van de EU en het publiek in staat stelt om er zeker van te zijn dat de eigen controles van de EU goed functioneren en om vast te stellen op welke gebieden problemen mogelijk zijn gemist. De klager verklaarde dat er een groot openbaar belang is bij kwesties in verband met de waterkwaliteit en het omkeren van de aantasting van het milieu. Daarom zijn er veel specifieke regels voor de toegang tot milieu-informatie.

40. Klager merkte ook op dat "er bijzondere bezorgdheid bestaat over het Subotica-project, waardoor het een zaak van algemeen belang is. Er zijn zorgen geweest over de manier waarop het project is ontwikkeld, over de stijgende kosten en over de transparantie en eerlijkheid van de verschillende aanbestedingsprocessen eromheen". Zij verwees in een verslag [18] naar de bezwaren van de maatschappelijke organisatie BankWatch.

▪ Beoordeling door de Ombudsman

41. De Ombudsman wijst erop dat volgens vaste rechtspraak een algemene verwijzing naar "transparantie" niet volstaat om een hoger openbaar belang te onderbouwen. Zoals het Hof van Justitie in zijn arrest in de zaak Zweden e.a./API en Commissie [19] heeft geoordeeld: "Alleen wanneer uit de bijzondere omstandigheden van de zaak blijkt dat het transparantiebeginsel bijzonder dringend is, kan dit beginsel een hoger openbaar belang vormen dat kan prevaleren boven de noodzaak van bescherming van de litigieuze documenten en derhalve de openbaarmaking ervan kan rechtvaardigen overeenkomstig artikel 4, lid 2, laatste zinsnede, van Verordening (EG) nr. 1049/2001".

42. De Ombudsman is van mening dat de door klager geuite en in punt 40 hierboven genoemde bezwaren onvoldoende zijn onderbouwd. Het verslag van Bankwatch waarnaar klager verwees, is in 2005 opgesteld, terwijl de betrokken aanbestedingsprocedure in 2006 van start is gegaan en de evaluatie in januari 2007 is afgerond. De klager heeft geen berichten in de media of ander bewijsmateriaal aangedragen dat aanleiding kan geven tot ernstige vermoedens dat de specifieke aanbestedingsprocedure waarop de gevraagde documenten betrekking hebben, is aangetast door bijvoorbeeld corruptie, fraude of belangenconflicten. Klager heeft derhalve niet aangetoond dat "het transparantiebeginsel in zekere zin bijzonder dringend was en derhalve kon prevaleren boven de redenen die de weigering rechtvaardigden om " de namen van de inschrijvers, informatie over de inschrijvingen en de beoordeling van de inschrijvingen bekend te maken [20].

43. De Ombudsman merkt ook op dat aan ondernemingen die de contracten niet winnen, geen overheidsgeld wordt toegekend. De openbaarmaking van hun commerciële informatie draagt dus niet rechtstreeks bij tot de verantwoordingsplicht door te onthullen hoe overheidsgeld wordt besteed.

44. Wat betreft de vraag of het algemeen belang bij toegang tot water zwaarder weegt dan het belang bij de bescherming van de commerciële belangen van de inschrijvers, is er geen reden om aan te nemen dat toegang tot de gevraagde informatie noodzakelijk is om de toegang van het publiek tot waterrechten te waarborgen of te verbeteren.

45. Er is dus geen hoger openbaar belang vastgesteld dat volledige openbaarmaking gebiedt (in tegenstelling tot de gedeeltelijke openbaarmaking die reeds is gewaarborgd). De Ombudsman merkt ook op dat het evenwicht tussen het achterhouden van informatie die in theorie om redenen van algemeen belang openbaar zou kunnen worden gemaakt, in dit geval minimaal is. 

46. Aangezien is vastgesteld dat volledige toegang tot de evaluatiedocumenten de bescherming van de commerciële belangen van de inschrijvers zou ondermijnen en de Commissie derhalve volledige toegang tot die documenten zou kunnen weigeren op grond van artikel 4, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1049/2001, hoeft de Ombudsman niet te beoordelen of de Commissie zich terecht ook op artikel 4, lid 3, (betreffende de bescherming van het besluitvormingsproces) van Verordening (EG) nr. 1049/2001 heeft beroepen.

▪ De bekendmaking van de namen van de leden van het evaluatiecomité

▪ Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

47. De Commissie stelde dat "de bescherming van persoonsgegevens bijzonder belangrijk is in het geval van leden van een evaluatiecomité, wanneer er een reëel en niet-hypothetisch risico voor hen bestaat dat zij ongevraagde contacten en/of druk ondervinden van afgewezen, huidige of toekomstige inschrijvers. Bovendien zou het onthullen van de identiteit van de leden van het evaluatiecomité een belemmering kunnen vormen voor hun vermogen om onafhankelijke professionele beoordelingen te verstrekken en hun bereidheid om deel te nemen aan commissies". Het voegde eraan toe dat het niet nodig is om de identiteit van de leden van het evaluatiecomité bekend te maken om de verantwoordingsplicht van het proces te waarborgen. De Commissie en haar personeel op alle niveaus zijn volledig verantwoordelijk voor het goed financieel beheer van haar operationele en financiële activiteiten. De vertrouwelijkheidsverklaringen en de verklaringen dat er geen sprake is van belangenconflicten van de leden van het evaluatiecomité en hun cv's worden grondig onderzocht.

48. Na artikel 4, lid 1, onder b), van Verordening (EG) nr. 1049/2001 ^[21] en artikel 2, onder a), van Verordening ^{(EG) nr. 45/2001 [22]} te hebben aangehaald, verwees de Commissie naar het arrest van het Hof van Justitie in de zaak Österreichischer Rundfunk e.a.^[23], waarin het Hof bevestigde dat "er geen principiële reden is om activiteiten van professionele aard als … uit te sluiten van het begrip privéleven."

49. In antwoord op de derde vraag heeft de Commissie verklaard dat de namen en handtekeningen van de leden van het evaluatiecomité duidelijk persoonsgegevens zijn in de zin van artikel 2, onder a), van Verordening (EG) nr. 45/2001 (de "verordening gegevensbescherming"). Zij voegde daaraan toe dat het Hof van Justitie in zijn arrest in de zaak Bavarian Lager ^[24] heeft geoordeeld dat wanneer een verzoek om toegang tot documenten met persoonsgegevens wordt ingediend, de verordening gegevensbescherming volledig van toepassing wordt. De Commissie heeft uitgelegd dat artikel 8 van Verordening (EG) nr. 45/2001 bepaalt dat persoonsgegevens alleen worden doorgegeven aan ontvangers die onderworpen zijn aan de nationale wetgeving die is vastgesteld ter uitvoering van Richtlijn 95/46 indien a) de ontvanger aantoont dat de gegevens noodzakelijk zijn voor de vervulling van een taak van algemeen belang of onderworpen zijn aan de uitoefening van een openbaar gezag, of b) de ontvanger aantoont dat de gegevens moeten worden doorgegeven en er geen reden is om aan te nemen dat de rechtmatige belangen van de betrokkene zouden kunnen worden geschaad.

50. De Commissie heeft betoogd dat klaagster niet heeft aangetoond dat zij een ontvanger is in de zin van het ter uitvoering van richtlijn 95/46 vastgestelde nationale recht. Wat punt a) betreft, verklaarde de Commissie bovendien dat "[i]ndien de klager een taak van algemeen belang wil vervullen, [...] hij hetzij als overheidsinstantie [moet] optreden, hetzij door een overheidsinstantie [moet] worden gemachtigd om de taak uit te voeren. De klager is een in Spanje gevestigde ngo en verricht geen taken van algemeen belang of oefent geen overheidsinstantie uit."Wat punt b) betreft, verklaarde de Commissie dat het doel van de klager bij het verkrijgen van openbaarmaking van deze persoonsgegevens erin bestaat ervoor te zorgen dat verantwoording wordt afgelegd over de aanbestedingsprocedure en dat mogelijke risico's, zoals fraude of belangenconflicten, worden vermeden. Naast het feit dat een dergelijke openbaarmaking de legitieme belangen van de leden van het evaluatiecomité zou kunnen schaden (zoals hierboven uiteengezet), kan openbaarmaking van de namen van de leden van het comité echter niet noodzakelijk worden geacht om het genoemde doel te bereiken, gezien de interne regels van de Commissie zelf en de controles van de belangenverklaringen van de leden van het comité.

51. De Commissie concludeerde dat de toegang tot de persoonsgegevens in het gevraagde document moest worden geweigerd, aangezien klager niet had aangetoond dat deze persoonsgegevens openbaar moesten worden gemaakt, en niet kon worden aangenomen dat de openbaarmaking ervan geen afbreuk zou doen aan de legitieme rechten van de betrokken personen.

52. Klager voerde aan dat het arrest in de zaak Österreichischer Rundfunk e.a., waarnaar de Commissie verwijst, irrelevant was, aangezien hij uitsluitend de namen " en misschien de beroepsmatige banden van de leden van het comité " wilde verkrijgen. Die zaak had betrekking op de mogelijke schade voor een persoon door de openbaarmaking van financiële informatie over de rol van de persoon in een overheidsinstantie. Aan de andere kant was het verzoek van klager bedoeld om uit te zoeken wie verantwoordelijk is voor het nemen van een bepaald besluit (waarbij er een groot openbaar belang is) namens de Europese Unie.

53. Klager verklaarde dat van de leden van het comité, die onafhankelijke deskundigen zijn, wordt verwacht dat zij onpartijdig zijn, ongeacht of hun namen al dan niet openbaar worden gemaakt. Het voegde daaraan toe dat "[i]t onduidelijk is hoe, gezien de eigen bewering van de Commissie dat zij verklaringen inzake belangenconflicten grondig heeft onderzocht, de transparantie van het proces zou betekenen dat panelleden geen onafhankelijke professionele beoordelingen zouden kunnen maken. Transparantie rond het proces zou ervoor zorgen dat meningen en beoordelingen professioneel worden uitgedrukt met gemotiveerde argumenten, in plaats van meer informele meningen die twijfelachtig kunnen zijn en potentiële bieders negatief kunnen beïnvloeden op een manier die hun inschrijving op oneerlijke wijze zou schaden.

54. Klager verklaarde dat ongevraagde contacten mogelijk zijn en voegde eraan toe dat een dergelijk gevaar bestaat, ongeacht of de namen van de leden van het Comité openbaar worden gemaakt. "Daarom is het belangrijk – zoals de Commissie stelt – dat zij personen met de hoogste mate van persoonlijke integriteit selecteert." Met betrekking tot dit specifieke verzoek doet dit gevaar zich echter niet voor sinds de aanbestedingsprocedure is beëindigd. De klager voegde eraan toe dat de bekendmaking van de namen van de leden van het comité van essentieel belang is "om te bepalen of hun beoordeling van de inschrijvingen door derden kan zijn beïnvloed en/of een niet-onafhankelijk advies weergeeft dat ertoe zou hebben geleid dat de ordonnateur een definitief besluit heeft genomen dat niet volledig kan worden gerechtvaardigd."

55. De klager concludeerde dat de behoefte aan onafhankelijke professionele beoordelingen in een openbare aanbestedingsprocedure van vitaal belang is voor de succesvolle uitvoering van het proces en voor een correct besluit over de gunning van de inschrijving. Het heeft verklaard dat zijn standpunt wordt ondersteund door recente jurisprudentie [25], waarin is bepaald dat "transparantie rond een proces noodzakelijk is wanneer informatie (over personen die aan een besluitvormingsproces hebben deelgenomen) openbaar moet worden gemaakt om de transparantie te waarborgen van een besluitvormingsproces dat gevolgen kan hebben voor de activiteiten van marktdeelnemers". Het Hof heeft geoordeeld dat transparantie noodzakelijk is om te kunnen beoordelen hoe de vorm van deelname van elke deskundige aan dat proces, op basis van zijn eigen mening, van invloed kan zijn geweest op het besluit.

▪ Beoordeling door de Ombudsman

56. De Ombudsman is het met de Commissie eens dat de namen en handtekeningen van de leden van het evaluatiecomité duidelijk persoonsgegevens zijn in de zin van artikel 2, onder a), van Verordening (EG) nr. 45/2001 en dat de verordening gegevensbescherming derhalve overeenkomstig de jurisprudentie volledig van toepassing is.

57. Artikel 8, onder b), van Verordening (EG) nr. 45/2001 [26] stelt twee cumulatieve voorwaarden voor de doorgifte van persoonsgegevens [27]. Persoonsgegevens mogen alleen worden doorgegeven (a) als de ontvanger aantoont dat de gegevens moeten worden doorgegeven, en (b) als er geen reden is om aan te nemen dat die doorgifte de legitieme belangen van de betrokkene zou kunnen schaden. Zoals het Hof van Justitie heeft geoordeeld [28], moet eenieder die om een dergelijke overdracht verzoekt, eerst aantonen dat deze noodzakelijk is . Indien wordt aangetoond dat dit noodzakelijk is, staat het vervolgens aan de betrokken instelling om vast te stellen dat er geen reden is om aan te nemen dat die doorgifte de gerechtvaardigde belangen van de betrokkene zou kunnen schaden. Indien er geen dergelijke reden is, moet de gevraagde overdracht worden verricht, terwijl de betrokken instelling, indien er wel een dergelijke reden is, de verschillende concurrerende belangen moet afwegen om over het verzoek om toegang te beslissen.

▪ De noodzaak om de gegevens te laten overdragen

58. De klager voerde aan dat de bekendmaking van de namen van de leden van het evaluatiecomité noodzakelijk is om de bezorgdheid over corruptie en fraude weg te nemen en transparantie in het besluitvormingsproces te waarborgen. Zij wilde weten wie verantwoordelijk was voor een besluit waarin een groot openbaar belang bestaat. Zij wilde er ook voor zorgen dat de leden van het Comité onpartijdig waren en dat de beoordeling niet werd beïnvloed door ongepaste beïnvloeding.

59. De Commissie voerde aan dat niet is vastgesteld dat de betrokken persoonsgegevens openbaar moeten worden gemaakt en dat openbaarmaking van de namen van de leden van het Comité niet noodzakelijk kan worden geacht om de doelstelling van verantwoordingsplicht te verwezenlijken, gelet op de eigen interne regels van de Commissie en de controles van de belangenverklaringen van de leden van het Comité.

60. De Ombudsman begrijpt dat het probleem van situaties als de onderhavige is dat verzoekers bijna nooit objectief bewijs van corruptie, fraude, gebrek aan onpartijdigheid of ongepaste beïnvloeding kunnen leveren voordat hun de door hen gevraagde informatie is verstrekt. Hun verzoeken zijn dus noodzakelijkerwijs gebaseerd op min of meer gekwalificeerde vermoedens die bijvoorbeeld gebaseerd kunnen zijn op al dan niet nauwkeurige informatie die door de media wordt meegedeeld. Zoals het Hof van Justitie echter in de zaak Commissie/Beierse Lager heeft verklaard, moeten verzoekers "uitdrukkelijke en legitieme rechtvaardigingsgronden of ... overtuigende argumenten [aanvoeren] om aan te tonen dat de doorgifte van die persoonsgegevens noodzakelijk is "^[29].

61. In zijn arrest in zaak ClientEarth en PAN Europe/EFSA [30] heeft het Hof van Justitie geoordeeld dat een algemene verwijzing naar "transparantie" niet volstaat om de noodzaak van het verkrijgen van persoonsgegevens te staven. Anderzijds heeft het Gerecht ook verklaard dat het niet nodig is dat verzoekers specifieke vermoedens uiten met betrekking tot goed geïdentificeerde personen (in dat geval deskundigen). Het Hof impliceerde echter ook dat vermoedens van onpartijdigheid of van het bestaan van belangenconflicten redelijkerwijs gegrond moeten zijn.

62. De Ombudsman moet daarom onderzoeken of de klager ten minste heeft aangetoond dat er redelijkerwijs gegronde vermoedens bestaan van corruptie, fraude, gebrek aan onpartijdigheid of ongepaste beïnvloeding door de leden van het evaluatiecomité. Op basis van haar beoordeling in punt 42 hierboven concludeert de Ombudsman dat klager dit op geen enkele wijze heeft gedaan. De klager heeft derhalve niet aangetoond dat de gegevens aan hem moeten worden doorgegeven.

63. Aangezien de klager niet heeft aangetoond dat de gegevens moeten worden doorgegeven, hoeft de Ombudsman niet te onderzoeken of de rechtmatige belangen van de betrokkenen niet worden geschaad.

64. In deze omstandigheden is de Ombudsman van mening dat de weigering van de Commissie om de namen van de leden van het evaluatiecomité bekend te maken geen wanbeheer vormt.

▪ Toestemming voor het verstrekken van persoonsgegevens

▪ Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

65. De Commissie verklaarde dat de leden van het comité niet om toestemming voor de openbaarmaking van hun namen waren verzocht. Zij stelde dat een dergelijke verplichting niet bestaat en legde uit dat de Commissie in het algemeen van mening is dat de leden van de evaluatiecomités het recht hebben om hun persoonsgegevens te beschermen, om de redenen die zij in haar opmerkingen over het vorige ondersteunende argument heeft uiteengezet. Zij concludeerde dat de gedeeltelijke toegang van de EDEO tot de evaluatiedocumenten gerechtvaardigd is op grond van de uitzonderingen van artikel 4 van Verordening (EG) nr. 1049/2001.

▪ Beoordeling door de Ombudsman

66. De Ombudsman is het met de Commissie eens dat zij niet wettelijk verplicht was de leden van het Comité om toestemming te vragen voor de openbaarmaking van hun namen. De Ombudsman is echter van mening dat het, om de transparantie doeltreffend te waarborgen en het vertrouwen van het publiek in de EU-administratie te behouden, een goede administratieve praktijk zou zijn indien de Commissie, alvorens personen in een beoordelingscomité voor aanbestedingen te benoemen, systematisch toestemming zou verkrijgen voor de openbaarmaking van hun namen. Openbaarmaking van hun namen aan het einde van het evaluatieproces moet worden beschouwd als een voorwaarde voor benoeming. Dit zou het vertrouwen van het publiek vergroten, met volledige inachtneming van het toepasselijke recht. De Ombudsman zal hieronder een suggestie in die zin doen.

Conclusie

Op basis van het onderzoek naar deze klacht sluit de Ombudsman de klacht af met de volgende conclusie:

Er was geen sprake van wanbeheer in het gedrag van de Commissie.

Klager en de Commissie zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

Suggestie voor verbetering

Om de transparantie doeltreffend te waarborgen en het vertrouwen van het publiek in de EU-administratie te behouden, zou het een goede administratieve praktijk zijn als de Commissie, alvorens personen in een beoordelingscomité voor aanbestedingen te benoemen, systematisch toestemming zou vragen voor de openbaarmaking van hun namen. Een dergelijke openbaarmaking aan het einde van het evaluatieproces moet worden beschouwd als een aanstellingsvoorwaarde.

Emily O'Reilly

Europese Ombudsman

Straatsburg, 19/12/2016

 

[1] Access Info Europe is een mensenrechtenorganisatie gevestigd in Madrid. Het is gewijd aan de bevordering en bescherming van het recht op toegang tot informatie.

[2] Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie (PB 2001, L 145, blz. 43).

[3] Dat wil zeggen de algemene voorwaarden, de aanbestedingsstukken met de instructies voor de inschrijvers en de aanbestedingsregels.

[4] Artikel 4, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 bepaalt: "De instellingen weigeren de toegang tot een document wanneer de openbaarmaking ervan afbreuk zou doen aan de bescherming van:

commerciële belangen van een natuurlijke of rechtspersoon, met inbegrip van intellectuele eigendom;

...

tenzij een hoger openbaar belang openbaarmaking gebiedt."

[5] De delegatie verwees naar artikel 4, lid 3, tweede alinea, van verordening nr. 1049/2001, dat als volgt luidt: "De toegang tot een document met adviezen voor intern gebruik in het kader van beraadslagingen en voorafgaand overleg binnen de betrokken instelling wordt geweigerd, zelfs nadat het besluit is genomen, indien de openbaarmaking van het document het besluitvormingsproces van de instelling ernstig zou ondermijnen, tenzij een hoger openbaar belang openbaarmaking gebiedt."

[6] Artikel 4, lid 1, bepaalt: "De instellingen weigeren de toegang tot een document wanneer de openbaarmaking ervan de bescherming zou ondermijnen van:

...

b) de persoonlijke levenssfeer en de integriteit van het individu, met name in overeenstemming met de communautaire wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens."

[7] Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2000 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (PB L 8 van 12.1.2001, blz. 1).

[8] Zie het arrest van het Hof van Justitie van 29 juni 2010, Commissie/Beierse Lager, C-28/08 P, ECLI:EU:C:2010:378, punten 63-65.

[9] In artikel 339 VWEU is het volgende bepaald: "De leden van de instellingen van de Unie, de leden van de comités en de ambtenaren en andere personeelsleden van de Unie zijn gehouden, ook na beëindiging van hun functie, inlichtingen die naar hun aard onder de geheimhoudingsplicht vallen, met name inlichtingen over ondernemingen, hun handelsbetrekkingen of hun kostencomponenten, niet openbaar te maken."

[10] Klager stelde bijvoorbeeld dat de Irish Freedom of Information Commissioner in 2003 oordeelde dat informatie in contracten tussen de overheid en particuliere ondernemingen openbaar kon worden gemaakt, zelfs als deze informatie het concurrentievoordeel van die onderneming kon schaden, juist vanwege het publieke belang om dergelijke informatie te krijgen en te weten hoe overheidsmiddelen werden besteed.

[11] Arrest van het Hof van Justitie van 17 oktober 2013, Raad/Access Info Europe, C-280/11 P, ECLI:EU:C:2013:671.

[12] Artikel 1, onder a), van Verordening (EG) nr. 1049/2001.

[13] Arrest van het Hof van Justitie van 18 december 2007, Zweden/Commissie, C-64/05 P, ECLI:EU:C:2007:802, punt 66, en arrest van het Hof van Justitie van 1 februari 2007, Sison/Raad, C-266/05 P, ECLI:EU:C:2007:75, punt 63.

[14] Arrest van het Hof van Justitie van 6 december 2001, Raad/Hautala, C-353/99 P, ECLI:EU:C:2001:661, punt 28.

[15] Arrest Raad/Access Info Europe, reeds aangehaald, ECLI:EU:C:2013:671, punt 11 (cursivering van mij).

[16] Arrest van het Gerecht van 29 januari 2013, Cosepuri/EFSA, T-339/10 en T-532/10, ECLI:EU:T:2013:38.

[17] Verordening (EU) nr. 1306/2013 van het Europees Parlement en de Raad van 17 december 2013 inzake de financiering, het beheer en de monitoring van het gemeenschappelijk landbouwbeleid en tot intrekking van verordeningen (EEG) nr. 352/78, (EG) nr. 165/94, (EG) nr. 2799/98, (EG) nr. 814/2000, (EG) nr. 1290/2005 en (EG) nr. 485/2008 van de Raad (PB 2013, L 347, blz. 549).

[18] http://bankwatch.org/documents/bridging_gap_05_05.pdf (blz. 13-15).

[19] Arrest van het Hof van Justitie van 21 september 2010, Zweden e.a./API en Commissie, C-514/07 P, C-528/07 P en C-532/07 P, ECLI:EU:C:2010:541, punt 156.

[20] Arrest Zweden e.a./API en Commissie, reeds aangehaald, ECLI:EU:C:2010:541, punt 158.

[21] Artikel 4, lid 1, onder b), van Verordening (EG) nr. 1049/2001 bepaalt: "De instellingen weigeren de toegang tot een document wanneer de openbaarmaking ervan afbreuk zou doen aan de bescherming van: de persoonlijke levenssfeer en de integriteit van het individu, met name in overeenstemming met de communautaire wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens."

[22] In artikel 2, onder a), van Verordening (EG) nr. 45/2001 is het volgende bepaald: "persoonsgegevens": alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon."

[23] Arrest van het Hof van Justitie van 20 mei 2003, Österreichischer Rundfunk e.a., C-465/00, C-138/01 en C-139/01, ECLI:EU:C:2003:294, punt 73.

[24] Arrest van het Hof van Justitie van 29 juni 2010, Commissie/Beierse Lager, C-28/08 P, ECLI:EU:C:2010:378.

[25] Arrest van het Hof van Justitie van 16 juli 2015, ClientEarth en PAN Europe/EFSA, C-615/13 P, ECLI:EU:C:2015:489.

[26] De beoordeling van de Ombudsman zal zich toespitsen op artikel 8, onder b), van Richtlijn 45/2001.

[27] Zie arrest ClientEarth en PAN Europe/EFSA, reeds aangehaald, ECLI:EU:C:2015:489, punt 46.

[28] Zie arrest ClientEarth en PAN Europe/EFSA, reeds aangehaald, ECLI:EU:C:2015:489, punt 47 en aldaar aangehaalde rechtspraak.

[29] Arrest Commissie/Beierse Lager, reeds aangehaald, ECLI:EU:C:2010:378, punt 78.

[30] Arrest ClientEarth en PAN Europe/EFSA, reeds aangehaald, ECLI:EU:C:2015:489. Zie met name de punten 50-53 en 57.