De achtergrond

1. Klager, een vereniging van juridische deskundigen uit de hele Europese Unie, heeft tussen juli 2010 en juni 2012 een project uitgevoerd dat overeenkomstig een subsidieovereenkomst door de Europese Commissie werd medegefinancierd.

2. In februari 2014 deelde de Commissie klager mee dat zij had besloten de kosten en inkomsten van het project te controleren. In juli 2014 hebben de auditors die door de Commissie waren uitbesteed om de audit uit te voeren, klager een ontwerpauditverslag toegezonden, waarop klager twee maanden later uitvoerig heeft geantwoord.

3. In april 2015 zond de Commissie klager het definitieve auditverslag waarin stond dat de auditors het antwoord van klager in overweging hadden genomen en het auditverslag dienovereenkomstig hadden bijgewerkt. De controle werd als afgesloten beschouwd en de ordonnateur van de Commissie heeft de bevindingen en aanbevelingen van het controleverslag volledig onderschreven. Klager werd ervan in kennis gesteld dat hij een debetnota zou ontvangen met het verzoek 11 112,57 EUR te betalen.

4. In juni 2015 diende klager zijn definitieve opmerkingen in, waarin hij enkele tekortkomingen in de wijze waarop de audit werd uitgevoerd aan het licht bracht en bepaalde aspecten van het auditverslag betwistte. Twee weken later antwoordde de ordonnateur van de Commissie dat noch de door klager gesignaleerde tekortkomingen, noch de ter betwisting van de auditconclusies naar voren gebrachte punten de auditconclusies in twijfel konden trekken. Het verzoek om terugbetaling werd gehandhaafd.

5. Op 16 juli 2015 heeft klager de Commissie nog een brief gestuurd waarin hij de zaken aangaf die voor hem onaanvaardbaar waren [1], de zaken die hij bereid was te aanvaarden en zijn oordeel over het saldo dat hij verschuldigd was. De Commissie heeft de debetnota echter opnieuw verzonden en klager heeft deze betaald.

Het onderzoek

6. De Ombudsman opende een onderzoek naar de klacht en stelde de volgende bewering en bewering vast:

1) De weigering van de Commissie om het definitieve auditverslag te herzien in het licht van de bezwaren van klager was oneerlijk.

2) De Commissie moet haar besluit om niet-subsidiabele posten E75, E72 en E20 in aanmerking te nemen en de rente over het geïnvesteerde bedrag terug te vorderen, nietig verklaren en een aantal andere afgewezen uitgaven met de klager bespreken.

7. Tot staving van zijn bewering voerde de klager aan dat i) de Commissie geen rekening heeft gehouden met de bezwaren van de klager (onder meer in zijn brief van 16 juli 2015) tegen het besluit van de Commissie om drie niet-subsidiabele uitgavenposten (posten E75, E72 en E20) in aanmerking te nemen en de rente over een geïnvesteerd bedrag terug te vorderen die niet uitsluitend afkomstig was van de voorfinanciering van de Commissie; ii) de Commissie heeft de conclusies van het auditverslag eenvoudigweg goedgekeurd, waardoor zij haar besluit delegeerde, zonder enige raadpleging. Dit is oneerlijk en onaanvaardbaar; en iii) de klager aanvaardde een aantal afgewezen uitgaven en verzocht de Commissie een aantal andere afgewezen uitgaven met hem te bespreken, maar de Commissie weigerde dit te doen.

8. In de loop van het onderzoek ontving de Ombudsman het advies van de Commissie over de klacht en vervolgens de opmerkingen van klager naar aanleiding van het advies van de Commissie. Bij de uitvoering van het onderzoek heeft de Ombudsman rekening gehouden met de argumenten en standpunten van de partijen.

Vermeende onbillijke weigering om het definitieve auditverslag te herzien in het licht van de bezwaren van de klager en de daarmee verband houdende vordering

Voorstel voor een oplossing

9. De Commissie weigerde aanvankelijk de in aanmerking komende posten E75 en E72 in aanmerking te nemen. Zij was van mening dat deze bedragen, aangezien zij waren verrekend met de door de contractant verschuldigde bedragen, niet konden worden beschouwd als daadwerkelijk gedane en betaalde uitgaven. Deze procedure leidde niet tot een kasstroom van een gelijkwaardig bedrag en deze posten kwamen derhalve niet in aanmerking.

10. Wat de rente over de voorfinanciering van de Commissie betreft, verklaarde de Commissie dat de terugvordering van deze rente in de subsidieovereenkomst was voorzien. Indien het door de Commissie gevraagde bedrag echter hoger was dan de werkelijk verdiende rente op de voorfinanciering van de Commissie, kon de klager het bewijs leveren van de werkelijk verdiende rente.

11. Wat de uitgavenpost E20 betreft, verklaarde de Commissie dat, hoewel de conclusie van de controleurs betreffende de niet-subsidiabiliteit ervan in overeenstemming was met de subsidieovereenkomst, zij bereid was deze kosten bij wijze van uitzondering te aanvaarden, aangezien zij essentieel waren voor de uitvoering van het project.

12. De Commissie zei ook dat de conclusies van de controleurs werden gecontroleerd en dat zij de conclusies van de controle niet alleen goedkeurde. Zij voegde daaraan toe dat de klager de gelegenheid had om zijn opmerkingen aan de controleurs voor te leggen. Bovendien ontvingen de brieven van klager aan de Commissie ook specifieke antwoorden.

13. Klager betwistte het standpunt van de Commissie met betrekking tot de bedragen die waren verrekend. De door klager opgestelde en aan de contractant toegezonden factuur had betrekking op een door de contractant verschuldigd bedrag, en de door de contractant opgestelde facturen hadden ook betrekking op verschuldigde bedragen. Volgens klager voldeed deze verrekening aan de vereisten van de subsidieovereenkomst.

14. Wat de rente over de voorfinanciering van de Commissie (2 941,32 EUR) betreft, was de klager het ermee eens dat de subsidieovereenkomst voorziet in de terugvordering van dergelijke rente. Zij heeft het bedrag van de ontvangen rente berekend (en de over die rente betaalde belasting in mindering gebracht) en verklaard dat zij de Commissie 1 728,70 EUR aan rente verschuldigd was. De klager lichtte de methode toe die hij heeft gebruikt om dit bedrag te berekenen en diende bewijsstukken in bij de Commissie.

15. Aangezien de partijen geen overeenstemming bereikten, nam het onderzoeksteam van de Ombudsman contact op met de Commissie en verzocht zij haar twee vragen te beantwoorden, waarbij zij haar complimenteerde met het feit dat zij ermee had ingestemd uitgavenpost E20 als subsidiabel te beschouwen.

16. Wat de bedragen betreft die waren verrekend, merkte het onderzoeksteam van de Ombudsman op dat de Commissie van mening was dat, aangezien er geen kasstroom was gegenereerd, deze uitgaven als niet-subsidiabel moesten worden beschouwd. Het was echter niet duidelijk of er een regel was die bepaalde dat er een kasstroom moest worden gegenereerd. In de subsidieovereenkomst werd bepaald dat alleen werkelijk gemaakte kosten als subsidiabel kunnen worden beschouwd. Uit de toelichtingen van klager bleek dat de verrekeningsbedragen daadwerkelijk waren betaald. Zij werden eenvoudigweg niet daadwerkelijk betaald als gevolg van de verrekening. Daarom werd de Commissie verzocht uit te leggen of er een regel was die voorschreef dat er een kasstroom moest worden gegenereerd. Er werd op gewezen dat, indien een dergelijke regel niet bestond, alle bedragen die daadwerkelijk waren gemaakt en die voldeden aan de andere voorwaarden van artikel II.14 van de subsidieovereenkomst, als subsidiabel moesten worden beschouwd (ongeacht of zij een kasstroom opwekten).

17. Wat de rente over de voorfinanciering van de Commissie betreft, was het onderzoeksteam van de Ombudsman ingenomen met het besluit van de Commissie om klager in de gelegenheid te stellen het bedrag te herzien. De Commissie werd verzocht aan te geven of zij het eens was met het herziene bedrag en haar standpunt te motiveren indien zij het daar niet mee eens was. Later bleek dat de Commissie al akkoord was gegaan met het herziene bedrag, maar dat de Ombudsman hiervan niet op de hoogte was gesteld.

18. In augustus 2015 deelde de Commissie het onderzoeksteam van de Ombudsman mee dat zij haar standpunt met betrekking tot de verrekende bedragen had gewijzigd. Zij was van mening dat deze bedragen daadwerkelijk kosten vormden die daadwerkelijk waren gemaakt en derhalve subsidiabel waren. Klager deelde de Ombudsman later mee dat hij een rustige discussie met de Commissie had gevoerd waarin de argumenten van beide partijen werden uitgewisseld en gehoord. Zij voegde daaraan toe dat zij tevreden was met het resultaat van de discussie en bedankte de Ombudsman voor haar tussenkomst.

Beoordeling van de Ombudsman na het voorstel voor een oplossing

19. De Ombudsman stelt met genoegen vast dat klager en de Commissie het eens zijn geworden over de in deze klacht aan de orde gestelde kwesties en dat klager tevreden is met het resultaat. Zij is dan ook van mening dat er een oplossing is gevonden.

Conclusie

Op basis van het onderzoek naar deze klacht sluit de Ombudsman de klacht af met de volgende conclusie:

De Ombudsman is van mening dat er een oplossing is gevonden.

Klager en de Commissie zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

Marta Hirsch-Ziembinska

Eenheid 1 - Onderzoeken en ICT

Straatsburg, 13/12/2016

[1] De volgende drie punten waren onaanvaardbaar voor klager, die de Commissie verzocht de drie desbetreffende beschikkingen nietig te verklaren:

1. De weigering om rekening te houden met twee punten: i) post E75 (afgewezen kosten: 2 419 EUR), dat betrekking had op rekeningen die klager niet daadwerkelijk aan de contractant had betaald omdat zij (overeenkomstig het Franse recht) werden verrekend met bedragen die de contractant aan klager verschuldigd was. Klager verklaarde dat deze verrekening was bewezen (per aangetekende brief van de contractant) en in overeenstemming was met het Franse recht. Bovendien had de Commissie ermee ingestemd; en ii) hetzelfde geldt voor post E72 (afgewezen kosten: 975 EUR, wat overeenkomt met de deelnamekosten die twee deelnemers aan een conferentie aan de contractant hebben betaald, maar die de contractant niet aan klager heeft betaald. Klager heeft derhalve het bedrag van 975 EUR in mindering gebracht op de verschuldigde bedragen.

2. Het besluit van de Commissie om " rente van 2 941,32 EUR over de voorfinanciering van de Commissie terug te vorderen die niet was gedeclareerd. " Klager verklaarde dat hij te veel geld had geïnvesteerd en rente had ontvangen. De Commissie drong erop aan dat deze rente volledig zou worden terugbetaald, hoewel:

a) in een dergelijke terugbetaling niet contractueel is voorzien,

b) een (minimaal) deel van de geïnvesteerde bedragen niet afkomstig is van de door de Europese Commissie betaalde subsidie;

c) De ontvangen rente werd belast. Dit besluit van de Commissie betekent dat zij winst maakt waarover klager in Frankrijk belastingen heeft betaald. Dit is oneerlijk.

d) Het is voor de klager onmogelijk om precies te begrijpen hoe de auditors dit bedrag hebben berekend, aangezien zij hierover geen details hebben verstrekt.

3. Verwerping door de Commissie van punt E20. Zonder enige discussie verwierp de Commissie post E20 (1020 EUR), die ten laste kwam van een partner in het project. De uitgaven hadden betrekking op huisvestingskosten van leden van een commissie die na een conferentie snel een besluit moesten nemen. Deze uitgave was volkomen gerechtvaardigd en er werd een boekhoudkundig document verstrekt.