Achtergrond van de klacht

1. Klager is een Spaanse onderdaan die zich heeft aangemeld om deel te nemen aan een door EPSO georganiseerde aanwervingsprocedure.[1] Klager heeft de uiterste datum voor het boeken van de computertest (CTB) niet gehaald, naar verluidt omdat EPSO hem niet tijdig een automatische uitnodiging had gestuurd. Bij het benaderen van EPSO over deze kwestie heeft EPSO de klager geïnformeerd over de datum waarop de uitnodiging in kwestie beschikbaar was gesteld in zijn EPSO-account [2] en heeft het verklaard dat de verantwoordelijkheid voor het controleren van de EPSO-account bij de kandidaten ligt die deelnemen aan aanwervingsprocedures.

2. Klager vroeg vervolgens aan EPSO hoe het zeker kon zijn dat het bericht op die dag aan hem was verzonden. In feite had hij tijdens de boekingsperiode tweemaal op zijn EPSO-profiel ingelogd om aan een andere applicatie te werken. Hij zag het uitnodigingsbericht echter pas na het verstrijken van de deadline voor het boeken van de CBT. EPSO antwoordt dat de uitnodigingen om de CBT te boeken op dezelfde dag in alle rekeningen van de kandidaten beschikbaar zijn gesteld en dat het niet langer mogelijk is om een boeking te maken.

Het onderzoek

3. De Ombudsman opende een onderzoek naar de klacht en stelde de volgende beweringen en beweringen vast:

Bewering

EPSO stuurde niet tijdig een automatische uitnodiging om de computergebaseerde test (CBT) te boeken naar het EPSO-profiel van klager, net als naar de andere kandidaten, waardoor hij ten onrechte werd uitgesloten van de aanwervingsprocedure.

Vorderingen

1. De automatische berichten van EPSO aan kandidaten moeten duidelijk de datum en het tijdstip aangeven waarop ze worden verzonden, bezorgd en gelezen in een EPSO-profiel.

2. EPSO moet de klager uitnodigen om deel te nemen aan de CGT.

4. De Ombudsman achtte het als eerste stap passend het dossier van EPSO over deze zaak te raadplegen om de gegrondheid van de bewering van klager te beoordelen.

Inzage van het dossier

5. Het onderzoeksteam van de Ombudsman heeft de inspectie op 9 september 2015 in de gebouwen van EPSO uitgevoerd. De voorlopige conclusie van het onderzoeksteam na de inspectie was dat EPSO niet naliet klager tijdig een automatische uitnodiging te sturen om zitting te nemen in de CGT [3].

6. Het inspectieverslag werd voor commentaar aan klager voorgelegd, die het niet eens was met de voorlopige beoordeling, met het argument dat EPSO moest bewijzen dat hij de boodschap had kunnen bekijken.

Beoordeling door de Ombudsman

7. De Ombudsman is van mening dat het bericht waarin kandidaten werden uitgenodigd om de CGT te boeken, ongetwijfeld is gecreëerd en vervolgens tegelijkertijd is geactiveerd in alle profielen van kandidaten, ook in die van klager. Uit de documenten die EPSO tijdens de inspectie heeft verstrekt, blijkt duidelijk dat de uitnodiging is opgenomen in het EPSO-profiel van klager, in het gedeelte van de desbetreffende selectieprocedure. Het EPSO-profiel lijkt een gesloten IT-omgeving te zijn (in tegenstelling tot e-maildiensten, die via verschillende servers werken, wat soms de vertraging bij de verzending van elektronische berichten verklaart), waarin het verzenden en ontvangen van berichten een en dezelfde technische stap lijkt te vormen. De activering van het bericht in het profiel van een kandidaat impliceert dus een onmiddellijke ontvangst van hetzelfde bericht in het EPSO-profiel van de kandidaat.

8. Hoewel klager aanvoert dat hij het uitnodigingsbericht niet in zijn EPSO-profiel kon bekijken tijdens de periode voor het boeken van de CGT, heeft de Ombudsman dus niets gevonden om dit argument te ondersteunen. De Ombudsman is van mening dat de informatie die EPSO tijdens de inspectie heeft verstrekt, tezamen voldoende bewijs vormt dat het de desbetreffende uitnodiging tijdig aan klager heeft toegezonden. Het feit dat klager tweemaal op zijn EPSO-account had ingelogd gedurende de periode waarin hij zijn CBT had kunnen boeken, bewijst niet dat het desbetreffende bericht niet zichtbaar was, maar bevestigt alleen dat hij geen kennis heeft genomen van de uitnodiging (het EPSO-profiel van klager bestaat uit verschillende aanwervingsprocedures die moeten worden aangeklikt en geopend om gerelateerde berichten te kunnen bekijken).

9. Gezien het bovenstaande constateert de Ombudsman geen wanbeheer door EPSO met betrekking tot de bewering van klager. De bewering van klager dat EPSO hem zou moeten uitnodigen om zitting te nemen in de CGT kan derhalve niet slagen.

10. Wat betreft het argument van klager met betrekking tot de traceerbaarheid van berichten in de profielen van kandidaten, merkt de Ombudsman op dat EPSO dit punt nog niet heeft behandeld. EPSO heeft zich er in het kader van de inspectie echter toe verbonden tijdig op het punt van klager te antwoorden. Aangezien deze kwestie niet rechtstreeks verband houdt met de belangrijkste klacht van klager over zijn uitsluiting van de aanwervingsprocedure, acht de Ombudsman het niet gerechtvaardigd om deze kwestie in het kader van dit onderzoek verder te onderzoeken. Zij vertrouwt erop dat EPSO gevolg zal geven aan zijn toezegging om klager te antwoorden. Indien de klager echter niet binnen een redelijke termijn een bevredigend antwoord ontvangt, kan hij overwegen in dit verband een nieuwe klacht in te dienen bij de Ombudsman.

Conclusie

Op basis van het onderzoek naar deze klacht sluit de Ombudsman de klacht af met de volgende conclusie:

De Ombudsman constateert geen wanbeheer door EPSO.

Klager en EPSO zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

Emily O'Reilly

Straatsburg, 28.10.2015

BIJLAGE: Uittreksel uit het inspectieverslag

Het geïnspecteerde dossier

De vertegenwoordigers van EPSO hebben de volgende documenten ter inzage gegeven:

a) afdrukken van de backofficeweergave van EPSO van het EPSO-profiel van klager, alsook van de eigen EPSO-profielweergave van klager;

b) een lijst van EPSO-kandidaten die deelnemen aan algemeen vergelijkend onderzoek EPSO/AD/301/15 (met inbegrip van de klager); en

c) afdrukken van de subpagina van het EPSO-profiel van de klager met de berichten in verband met algemeen vergelijkend onderzoek EPSO/AD/301/15.

Algemene opmerkingen

Als document a) - afdruk van de backofficeweergave van EPSO

Dit document geeft een overzicht van de identificatie- en contactgegevens van de klager en van de aanwervingsprocedures van EPSO waarvoor hij heeft gesolliciteerd. Het bevat ook een lijst van de bezoeken van klager aan zijn EPSO-profiel.

Uit de bestudering van het document blijkt duidelijk dat klager - gedurende de tijd dat kandidaten werden uitgenodigd om hun CGT te boeken (namelijk tussen 6 en 18 mei 2015) - zowel op 8 als op 12 mei 2015 op zijn EPSO-profiel heeft ingelogd.

Document b) - Lijst van EPSO-kandidaten die deelnemen aan algemeen vergelijkend onderzoek EPSO/AD/301/15 (selectie)

Uit het document blijkt dat klager de uitnodiging op 22 mei 2015 om 10.32 uur heeft gelezen, dat wil zeggen vier dagen na het verstrijken van de termijn voor het boeken van de test.

De lijst toont ook de datum waarop het uitnodigingsbericht is aangemaakt (24 april 2015). In dit verband hebben de vertegenwoordigers van EPSO uitgelegd dat het uitnodigingsbericht in het systeem wordt aangemaakt voordat het door de kandidaten wordt geactiveerd en zichtbaar wordt gemaakt. De lijst lijkt aan te tonen dat de boodschap op 24 april 2015 naar behoren is opgenomen in de EPSO-profielen van de kandidaten en dat de andere EPSO-kandidaten de boodschap op 5 mei 2015 zijn gaan lezen. Alleen de klager heeft het bericht niet op tijd gelezen. De lijst geeft niet aan vanaf welk moment het bericht zichtbaar was.

Document c) - Berichten in verband met algemeen vergelijkend onderzoek EPSO/AD/301/15

Het genoemde berichtvak in het EPSO-profiel van klager toont duidelijk de uitnodiging van EPSO om de CGT te boeken.

De vertegenwoordigers van EPSO verklaarden dat EPSO een antwoord en excuses zal verstrekken in een brief aan klager. De brief van EPSO zal ter informatie aan de Ombudsman worden toegezonden.

Voorlopige conclusie

Uit de onderzochte documenten en op basis van de opmerkingen van de vertegenwoordigers van EPSO blijkt dat klager op zijn EPSO-account heeft ingelogd in de periode waarin hij een CBT had kunnen boeken (namelijk op 8 en 12 mei 2015).

Niets wijst erop dat het feit dat klager de uitnodiging voor de CBT in het kader van algemeen vergelijkend onderzoek EPSO/AD/301/15 niet heeft gezien, te wijten was aan een technische fout. Er zijn namelijk geen aanwijzingen dat EPSO technische problemen had met het versturen van uitnodigingen aan kandidaten om deel te nemen aan algemeen vergelijkend onderzoek EPSO/AD/301/15. Uit het bewijsmateriaal dat aan de vertegenwoordigers van de Ombudsman is verstrekt, blijkt dat EPSO op 24 april 2015 een uitnodigingsbericht aan alle kandidaten heeft opgesteld, dat vervolgens op 5 mei 2015 in het EPSO-profiel van de kandidaten kon worden gelezen.

Gezien het bovenstaande lijkt het erop dat EPSO niet heeft nagelaten klager tijdig een automatische uitnodiging te sturen om zitting te nemen in de CGT.

[1] Algemeen vergelijkend onderzoek EPSO/AD/301/15.

[2] Het EPSO-account is de persoonlijke ruimte van kandidaten die zich aanmelden voor een algemeen vergelijkend onderzoek. Het bevat gegevens over hun persoonlijke profiel, zoals naam en kwalificaties, evenals berichten die door EPSO zijn verzonden.

[3] Zie voor meer informatie het bijgevoegde uittreksel uit het inspectierapport.