Achtergrond van de klacht

1. In juli 2011 heeft een consortium een dienstencontract gesloten met een delegatie van de Europese Unie in Bangladesh (de delegatie) voor een veiligheidsproject. Een lid van het consortium werd voorgedragen als contractant. Vervolgens heeft de contractant klager aangesteld als teamleider van het project.

2. In januari 2012 heeft de delegatie de contractant verzocht klager te vervangen als teamleider, aangezien zij van mening was dat hij zijn taken niet naar behoren verrichtte. Bij brief van 16 januari 2012 heeft de contractant klager een opzeggingstermijn van 30 dagen opgelegd en hem verzocht het project uiterlijk op 16 februari 2012 te verlaten. Klager heeft het project op 6 februari 2012 verlaten.

3. In oktober 2012 schreef klager een brief aan de delegatie om zijn vervanging als teamleider aan te vechten.

4. In maart 2013 klaagde klager bij de Europese Ombudsman dat de delegatie zijn brief niet had beantwoord. De Ombudsman heeft een vereenvoudigde procedure ingeleid om een antwoord van de delegatie te krijgen. Naar aanleiding van het specifieke verzoek van de delegatie van 6 juni 2013 heeft de Ombudsman het onderzoek omgeleid naar de Europese Commissie. Toen de Commissie klager niet beantwoordde in het kader van de vereenvoudigde procedure, opende de Ombudsman een volledig onderzoek naar de zaak.

Het onderzoek

5. De Ombudsman opende een onderzoek naar de klacht en stelde de volgende bewering en bewering vast:

1) De Commissie heeft ten onrechte besloten klager als teamleider te vervangen.

2) De klager moet financieel worden gecompenseerd voor de schade die hij heeft geleden.

6. In de loop van het onderzoek ontving de Ombudsman het advies van de Commissie en vervolgens de opmerkingen van klager daarover. Bij de uitvoering van haar onderzoek heeft de Ombudsman rekening gehouden met de argumenten en standpunten van de partijen.

Bewering dat de Commissie ten onrechte heeft besloten klager te vervangen als teamleider van het project

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

7. Klager beweerde dat de Commissie ten onrechte had besloten hem als teamleider te vervangen, aangezien zij geen redenen had om te concluderen dat hij zijn taken niet uitvoerde. Daarnaast heeft de Commissie zich gebaseerd op artikel 17, lid 2, van de algemene voorwaarden [1], waarin is bepaald dat de Commissie de vervanging van een personeelslid kan gelasten indien zij van oordeel is dat hij inefficiënt is of de taken niet naar behoren uitvoert. Klager verklaarde echter dat hij niet onder de categorie "personeel van de contractant"viel. Bovendien voerde hij aan dat, aangezien er geen contractuele relatie tussen hem en de Commissie bestond, deze laatste niet om zijn vervanging kon verzoeken. Zelfs indien hij een contractuele relatie met de Commissie had, had zij zijn vervanging hoe dan ook alleen kunnen gelasten indien de contractant de overeenkomst had geschonden, en om de schending te herstellen had de contractant voorgesteld hem te vervangen. Bovendien was de brief van de delegatie van 16 januari 2012 ontoereikend, aangezien deze het verzoek om zijn vervanging onvoldoende rechtvaardigde. Zij heeft ook niet om de opmerkingen van klager verzocht. Bovendien leek het verzoek van de Commissie te zijn gebaseerd op de evaluatie van het eerste ontwerp van een verslag, dat hij slechts informeel had ingediend. Klager voerde ten slotte aan dat een personeelslid van de Commissie vóór de aanvang van het project negatief had gereageerd op zijn bekwaamheid jegens de contractant en dat het deze kritiek was die de Commissie ertoe moet hebben gebracht te besluiten dat hij moest worden vervangen.

8. In haar advies zei de Commissie dat zij geen contractuele relatie had met klager [2] en dat hij zijn grieven daarom veeleer rechtstreeks aan de contractant moest richten.

9. Ongeacht het ontbreken van een contractuele band drong de Commissie er echter op aan dat zij de relevante artikelen van de algemene voorwaarden correct toepaste. Op grond van artikel 16, lid 1, behoorde klager immers tot de categorie personeel en heeft de Commissie dus terecht een beroep gedaan op artikel 17, lid 2, van de algemene voorwaarden, op grond waarvan zij om vervanging van een personeelslid kan verzoeken indien en wanneer zij van mening is dat die persoon zijn taken niet naar behoren verricht.

10. In tegenstelling tot wat klager beweert, was de voorafgaande vaststelling en kennisgeving van een contractbreuk door de contractant geen voorwaarde voor de Commissie om om de vervanging van de teamleider te verzoeken.

11. Met betrekking tot het vereiste van artikel 17, lid 2, van de algemene voorwaarden dat een verzoek om vervanging voldoende gemotiveerd en toegelicht moet zijn, heeft de Commissie verklaard dat haar brief van 16 januari 2012 een schriftelijk verzoek vormde dat de rechtvaardiging en toereikende redenen voor haar verzoek om vervanging bevatte. In die brief heeft de Commissie de contractant ook verzocht klager uit te nodigen opmerkingen over zijn verzoek in te dienen. Vervolgens deelde de contractant zijn diensten mee dat klager geen opmerkingen wenste in te dienen en verliet hij het project eerder dan gevraagd.

12. De Commissie wees er ook op dat zij haar beoordeling van de prestaties van klager had gebaseerd op het definitieve aanvangsverslag en niet op het ontwerpverslag, zoals klager in zijn klacht bij de Ombudsman beweerde. Het aanvangsverslag was echter zo slecht opgesteld dat zelfs nadat de contractant aanzienlijke verbeteringen had aangebracht, de inhoud ervan onaanvaardbaar was. De Commissie stelde dat zij niet de vorm van het aanvangsverslag, maar de eigenlijke inhoud ervan onaanvaardbaar achtte.

13. Volgens de Commissie bevatte het aanvangsverslag namelijk een aantal fundamentele misverstanden op ten minste drie gebieden, met betrekking tot het doel van het dienstencontract. Deze gebieden, die belangrijk zijn voor een succesvolle uitvoering van het contract, waren: de opleiding van begunstigden, de rol van de taskforce voor technische bijstand, voedselvoorziening, bestaanszekerheid en uitvoerende partners, en de monitoringvereisten. Bovendien constateerde de Commissie dat klager onvoldoende contact had met de begunstigde van het contract en de delegatie. Dit heeft afbreuk gedaan aan de kwaliteit van het project en de termijn voor de uitvoering ervan. Deze redenen rechtvaardigden dus het verzoek van de Commissie om vervanging. Bovendien was de contractant het volledig eens met de beoordeling door de Commissie van de prestaties van klager en met zijn verzoek om vervanging.

14. Wat betreft de vermeende negatieve opmerkingen over de klager die een personeelslid van de Commissie vóór de aanvang van het project had gemaakt, merkte de Commissie op dat de klager in dit verband geen bewijsmateriaal had ingediend. Voor zover de Commissie wist, werden dergelijke negatieve opmerkingen over de klager of zijn bevoegdheid niet gemaakt.

15. Wat betreft het verzoek van klager om financiële compensatie voor de door hem geleden schade, merkte de Commissie opnieuw op dat zij geen contractuele relatie met klager heeft. Aangezien de Commissie zich niet onrechtmatig heeft gedragen, kan haar niet-contractuele aansprakelijkheid niet blijven bestaan. Bovendien betaalde de Commissie de contractant naar behoren voor de door klager uitgevoerde werkzaamheden totdat hij het project verliet. De Commissie verwierp derhalve het argument van klager.

16. In zijn opmerkingen handhaafde klager zijn klacht.

Beoordeling door de Ombudsman

17. Zoals zowel klager als de Commissie hebben erkend, merkt de Ombudsman op dat er geen contractuele relatie bestaat tussen de Commissie en klager, aangezien het dienstencontract tussen de Commissie en de contractant is ondertekend. Klager ondertekende een afzonderlijk contract met de contractant om de taken van teamleider uit te voeren.

18. De analyse van de Ombudsman zal beperkt blijven tot het nagaan of de Commissie redelijk heeft gehandeld toen zij de contractant vroeg de klager te vervangen.

19. De Ombudsman merkt op dat het verzoek van de Commissie tot vervanging van klager gebaseerd was op artikel 17, lid 2 - "Vervanging van personeel" van de algemene voorwaarden van het dienstencontract [3] ,, waarin het volgende is bepaald:

"Tijdens de uitvoering en op basis van een schriftelijk en met redenen omkleed verzoek kan de aanbestedende dienst om vervanging verzoeken indien hij van oordeel is dat een personeelslid inefficiënt is of zijn taken uit hoofde van de overeenkomst niet uitvoert."

20. De term "personeelslid" omvat al het personeel dat aan het project werkt. Bijgevolg heeft de Commissie de relevante wettelijke bepalingen correct geïnterpreteerd door te stellen dat klager onder de categorie "personeel" viel.

21. Klager voerde ook aan dat de Commissie zijn vervanging pas had kunnen gelasten nadat zij had vastgesteld dat de contractant het contract had geschonden en deze conclusie had meegedeeld. In dit verband merkt de Ombudsman op dat de algemene voorwaarden geen dergelijke verplichting opleggen aan de Commissie of de contractant. Zoals hierboven vermeld, wordt in de algemene voorwaarden enkel bepaald dat de aanbestedende dienst (in dit geval de Commissie) om vervanging kan verzoeken indien hij van mening is dat een personeelslid "inefficiënt is of zijn taken in het kader van de opdracht niet vervult".

22. In dit geval heeft de Commissie de contractant bij brief van 16 januari 2012 verzocht klager als teamleider te vervangen, aangezien zij van mening was dat klager zijn taken niet naar behoren verrichtte. De Ombudsman is van oordeel dat de Commissie heeft gehandeld in overeenstemming met de algemene voorwaarden, die inderdaad in deze mogelijkheid voorzien.

23. De Ombudsman merkt voorts op dat de algemene voorwaarden ook vereisen dat een verzoek om vervanging van een personeelslid schriftelijk wordt ingediend en wordt gemotiveerd.

24. Wat de toereikende motiveringen betreft, merkt de Ombudsman om te beginnen op dat klager tijdens de eerste vergadering, die op 29 november 2011 werd gehouden, ermee instemde de volgende taken tijdens de aanvangsperiode uit te voeren: i) de in het mandaat gespecificeerde taken uit te voeren; ii) de begunstigde bijstaan bij de dringende afronding van subsidiecontracten en bij het opstellen van de raming van het dringende opstartprogramma; en iii) een aanvangsverslag over de bovengenoemde activiteiten op te stellen. De Ombudsman merkt ook op dat in het mandaat (punt 4.2) specifiek melding wordt gemaakt van deze activiteiten [4].

25. Ten tweede merkt de Ombudsman op dat de Commissie in haar brief van 16 januari 2012 heeft uitgelegd dat i) het door klager opgestelde aanvangsverslag onaanvaardbaar was, aangezien het niet was gebaseerd op de organisatie- en methodologiestructuur (bijlage III bij het dienstencontract) op basis waarvan de contractant de hoogste score in de technische evaluatie kreeg toegekend; ii) het aanvangsverslag bevatte fundamentele misverstanden met betrekking tot de opleiding van begunstigden, de rol van de technische bijstand, voedselvoorziening, bestaanszekerheid - projecttaskforce en uitvoerende partners, en de monitoringvereisten; iii) klager heeft het Departement Vrouwenzaken en de Delegatie niet naar behoren bijgestaan bij de afronding van de subsidiecontracten en bij de opstelling van de raming van het startprogramma; en iv) de klager niet proactief genoeg was in zijn werk.

26. De Ombudsman is van oordeel dat de Commissie voldoende motiveringen heeft verstrekt, aangezien de bovenstaande verklaringen duidelijk en beknopt zijn. Bovendien weerspiegelen zij nauwkeurig de taken van de klager en de redenen waarom de Commissie van mening was dat die taken niet naar behoren waren uitgevoerd. Daarnaast wijst de Ombudsman erop dat klager weigerde opmerkingen over deze verklaringen in te dienen om de geschiktheid of feitelijke juistheid ervan aan te vechten, hoewel hij daartoe uitdrukkelijk was uitgenodigd.

27. In het licht van het bovenstaande is de Ombudsman van oordeel dat de Commissie het recht had om te verzoeken om de vervanging van klager als teamleider en dat zij daarbij de relevante wettelijke bepalingen correct heeft toegepast. De Commissie drong ook aan op de procedurele waarborg om de contractant te verzoeken klager in de gelegenheid te stellen opmerkingen in te dienen [5].

28. Wat ten slotte de vraag betreft of de Commissie de prestaties van klager naar behoren heeft beoordeeld, merkt de Ombudsman op dat de contractant, met wie klager daadwerkelijk een contractuele relatie had, het volledig eens was met de verklaringen van de Commissie over de prestaties van klager.

29. In het licht van het bovenstaande stelt de Ombudsman vast dat er geen sprake is van wanbeheer door de Commissie.

Conclusie

Op basis van het onderzoek naar deze klacht sluit de Ombudsman de klacht af met de volgende conclusie:

De Ombudsman stelt geen geval van wanbeheer door de Commissie vast.

Klager en de Commissie zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

Emily O'Reilly
Straatsburg, 24/02/2015

[1] De algemene voorwaarden voor dienstverleningscontracten voor extern optreden die door de EU of door het EU-ontwikkelingsfonds worden gefinancierd.

[2] De Commissie ondertekende het dienstencontract met de contractant en de contractant ondertekende een ander dienstencontract met de klager.

[3] De algemene voorwaarden van het contract zijn opgenomen in bijlage I bij het contract.

[4] "De teamleider zal de beheerder van gelden ter goede rekening (programmadirecteur) bijstaan bij het opstellen van programmaramingen en verslagen. Voordat de programmadirecteur de programmaramingen, verslagen, aanbestedingen, dossiers, contracten en betalingsvoorstellen van de programmarekening goedkeurt, verifieert de teamleider deze. "

[5] Het relevante deel van de brief van de Commissie van 16 januari 2012 luidt als volgt: "Ik verzoek u ons uiterlijk op 20 januari 2012 de opmerkingen van [uw] en de teamleider en de door u voorgestelde volgende stappen mee te delen."