Achtergrond van de klacht

1. De klacht bij de Europese Ombudsman betreft de weigering van EPSO om klager een kopie van het beoordelingsformulier van een jury te verstrekken.

2. Klager nam deel aan algemeen vergelijkend onderzoek EPSO/AD/181-182/. Ze werd niet uitgenodigd om deel te nemen aan de fase van het assessment omdat ze slechts 40 punten behaalde voor haar kwalificaties (het minimumscore was 41 punten).

3. Klager verzocht om een beoordeling van het resultaat en een kopie van het beoordelingsformulier met betrekking tot haar kwalificaties. EPSO antwoordde dat haar verzoek was ingediend na het verstrijken van de termijn voor het indienen van een verzoek om informatie of een verzoek om herziening (EPSO verklaarde dat de verzoeken hadden moeten worden ingediend binnen tien kalenderdagen na de datum van bekendmaking van de resultaten).

Onderwerp van het onderzoek

4. Klager beweerde [1] dat EPSO haar ten onrechte de toegang tot het beoordelingsformulier van de jury betreffende haar kwalificaties had geweigerd.

5. Klager voerde aan dat EPSO haar een kopie moest verstrekken van het beoordelingsformulier dat door het selectiecomité werd gebruikt om haar sollicitatie te beoordelen.

Het onderzoek

6. De Ombudsman opende op 23 mei 2012 een onderzoek en verzocht EPSO om uiterlijk op 30 september 2012 een advies over de klacht in te dienen. Het advies werd aan klager toegezonden met de uitnodiging om uiterlijk op 30 november 2012 opmerkingen te maken. Klager heeft geen opmerkingen ingediend.

7. In zijn brief tot inleiding van het onderzoek verzocht de Ombudsman EPSO om bij de voorbereiding van zijn advies na te gaan of de termijn van tien dagen voor het opvragen van informatie gerechtvaardigd is in het licht van de volgende overwegingen.

8. Ten eerste lijkt een termijn van tien dagen voor het aanvragen van een herziening om praktische redenen gerechtvaardigd ,, maar er is geen dergelijke rechtvaardiging voor het opleggen van een korte termijn voor het opvragen van informatie.

9. Ten tweede beperkt de beperking in de tijd van het recht van een persoon op toegang tot zijn dossier rechtstreeks twee grondrechten, namelijk het recht op toegang tot zijn eigen dossier, dat is neergelegd in artikel 41 van het Handvest van de grondrechten, en het recht op toegang tot over zichzelf verzamelde gegevens en (indien nodig) op rectificatie ervan, dat is neergelegd in artikel 8, lid 2, van het Handvest van de grondrechten.

10. Ten derde beperkt de korte termijn voor het inwinnen van informatie indirect ook de grondrechten om beroep in te stellen bij de rechter en een klacht in te dienen bij de Ombudsman. De Ombudsman merkte in dit verband op dat een kandidaat niet verplicht is om een intern onderzoek in te stellen alvorens naar de rechter te stappen of een beroep te doen op de Ombudsman. De respectieve termijn van twee maanden of twee jaar is van toepassing op de uitoefening van deze grondrechten.

11. De Ombudsman merkte op dat als een kandidaat binnen de termijn van tien dagen om informatie verzoekt, het antwoord waarschijnlijk niet snel genoeg zal komen om de kandidaat in staat te stellen met kennis van zaken te beslissen of hij al dan niet om een herziening verzoekt. Aangezien de korte termijn voor het aanvragen van een herziening redelijk is, zou de enige manier om het herzieningsproces doeltreffend te maken erin bestaan alle kandidaten automatisch het beoordelingsformulier betreffende hun kwalificaties (met betrekking tot de toelatingsfase) en de antwoorden op hun schriftelijke/praktische tests (met betrekking tot de fase van het assessmentcentrum) te verstrekken.

12. Bovendien heeft de Ombudsman, gezien de korte termijn voor het aanvragen van een herziening, EPSO verzocht hem mee te delen of het heeft overwogen een systeem op te zetten dat automatische e-mails aan kandidaten genereert om hen ervan in kennis te stellen dat er nieuwe informatie in hun EPSO-profielen is opgenomen.

13. Op 8 juli 2013 deed de Ombudsman een ontwerpaanbeveling aan EPSO met betrekking tot de klacht, met het verzoek om een uitvoerig gemotiveerd advies van EPSO. EPSO heeft op 30 september 2013 een uitvoerig gemotiveerd advies uitgebracht en op 29 oktober 2013 nadere informatie verstrekt. Het uitvoerig gemotiveerde advies van EPSO over de ontwerpaanbeveling werd aan klager toegezonden met het verzoek om haar eventuele opmerkingen uiterlijk op 30 november 2013 in te dienen. De Ombudsman heeft geen opmerkingen van klager ontvangen.

Analyse en conclusies van de Ombudsman

A. Weigering van toegang tot het evaluatieformulier

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

14. Klager voerde aan dat zij toegang moest krijgen tot het evaluatieformulier dat werd gebruikt om haar aanvraag te beoordelen, zodat zij kon zien aan welke criteria zij geacht werd niet te hebben voldaan.

15. In zijn advies verklaarde EPSO dat klaagster op 20 augustus 2010 ervan in kennis was gesteld dat zij niet was uitgenodigd voor de fase van het assessment van het vergelijkend onderzoek, omdat de jury haar bij de beoordeling van haar kwalificaties minder punten had toegekend dan het vereiste minimum. Nadat klager om een heroverweging en een kopie van het beoordelingsformulier had verzocht en ervan in kennis was gesteld dat haar verzoeken waren verjaard, verzocht hij opnieuw per e-mail van 15 september 2010 om overlegging van het beoordelingsformulier dat door de jury werd gebruikt om haar sollicitatie te beoordelen. Bij e-mail van 12 november 2010 heeft EPSO klager meegedeeld dat haar verzoek was doorgestuurd naar het secretariaat van het vergelijkend onderzoek.

16. Volgens EPSO impliceren de argumenten van klager dat zij van mening is dat haar onvoldoende redenen zijn gegeven voor de weigering om haar toegang te verlenen tot het evaluatieformulier. De motiveringsplicht van artikel 296 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie moet echter worden verzoend met de eerbiediging van de geheimhouding die krachtens artikel 6 van bijlage III bij het Statuut van toepassing is op de werkzaamheden van de jury's. Het waarborgen van deze geheimhouding belet de bekendmaking van het standpunt van de individuele juryleden of van gegevens met betrekking tot persoonlijke of vergelijkende beoordelingen van kandidaten.

17. EPSO heeft vervolgens opgemerkt dat de werkzaamheden van de jury bij de beoordeling van de geschiktheid van de kandidaten vooral vergelijkend van aard zijn en dus onder het geheim van die werkzaamheden vallen. Bijgevolg vormt de mededeling van de behaalde punten volgens vaste rechtspraak een toereikende motivering van de beslissingen van de jury’s en stelt zij de rechterlijke instanties van de Unie in staat een passend rechterlijk toezicht uit te oefenen. Bovendien kan een jury volgens vaste rechtspraak niet worden verplicht om bij de motivering van het verzuim van een kandidaat om deel te nemen aan een toets, aan te geven welke antwoorden van de kandidaat ontoereikend werden geacht of uit te leggen waarom. Dergelijke gedetailleerde redenen zijn niet noodzakelijk om het Hof (en dus het tot aanstelling bevoegde gezag) in staat te stellen zijn toezicht uit te oefenen en de kandidaat dus in staat te stellen te bepalen of het al dan niet dienstig is een klacht in te dienen of, in voorkomend geval, beroep in te stellen bij de rechter.

18. EPSO was derhalve van mening dat klager alle informatie heeft ontvangen die volgens het toepasselijke recht noodzakelijk is om aan de motiveringsplicht te voldoen. Niettemin bood EPSO zijn excuses aan omdat het niet had gereageerd op de e-mail van klager van 12 november 2010.

19. In antwoord op de bezorgdheid van de Ombudsman over de termijn van tien dagen verklaarde EPSO dat het recht van de kandidaten op informatie inhoudt dat afgewezen kandidaten, zonder afbreuk te doen aan het geheim van de werkzaamheden van de jury, informatie en documenten kunnen ontvangen die hen in staat stellen met kennis van zaken te beslissen over het nut van het aanvechten van het besluit van de jury. Volgens recente rechtspraak is de termijn van tien dagen gerechtvaardigd omdat afgewezen kandidaten ten minste één maand voor het verstrijken van de termijn voor het instellen van beroep bij het Hof of de termijn voor het indienen van een klacht bij EPSO [2] informatie en documenten kunnen verkrijgen. EPSO zag derhalve geen indirecte beperking van het grondrecht om beroep in te stellen bij de rechter of om een klacht in te dienen bij de Ombudsman.

20. Volgens EPSO kan geen afbreuk worden gedaan aan het in artikel 8, lid 2, van het Handvest van de grondrechten neergelegde recht op toegang tot en rectificatie van over zichzelf verzamelde gegevens, aangezien de betrokkene overeenkomstig artikel 14 van Verordening (EG) nr. 45/2001 betreffende de bescherming van persoonsgegevens [3] het recht heeft om onverwijld onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren. Overeenkomstig punt 3.9 van het advies [4] van de EDPS van 24 februari 2006 over een kennisgeving voor voorafgaande controle van de functionaris voor gegevensbescherming van de Europese Commissie betreffende het systeem voor de aanwerving, door middel van vergelijkende onderzoeken, van vast personeel voor de Europese instellingen of voor de communautaire organen en instanties, "[kan] het recht op rectificatie [...] uiteraard alleen van toepassing zijn op feitelijke gegevens. Toegekende merken kunnen in geen geval vatbaar zijn voor een recht op rectificatie door de betrokkene.

21. Wat betreft de suggestie om alle kandidaten automatisch de beoordelingsformulieren betreffende hun kwalificaties in de toelatingsfase te verstrekken, alsook de antwoorden op hun schriftelijke of praktische toetsen in de beoordelingsfase, heeft EPSO opnieuw aangevoerd dat wanneer de geschiktheid van de kandidaten wordt bepaald, de werkzaamheden van de jury van vergelijkende aard zijn en derhalve onder het geheim van dergelijke werkzaamheden vallen.

22. Met betrekking tot het voorstel om automatische e-mails te genereren om kandidaten te informeren dat er nieuwe informatie in hun EPSO-profielen staat, verklaarde EPSO dat het een "robomail"-kennisgeving heeft ontwikkeld waarin kandidaten worden gewaarschuwd wanneer zij een nieuw bericht in hun EPSO-account hebben. EPSO wees er echter op dat dit een aanvullende dienst is waaraan kandidaten geen rechten kunnen ontlenen.

Beoordeling van de Ombudsman die tot een ontwerpaanbeveling heeft geleid

23. Samenvattend voerde EPSO aan dat klaagster geen toegang kon krijgen tot het beoordelingsformulier met betrekking tot haar kwalificaties wegens het geheim dat de werkzaamheden van de jury’s omringt op grond van artikel 6 van bijlage III bij het Statuut. In dit verband herhaalde de Ombudsman zijn bevinding in het kader van zijn initiatiefonderzoek OI/5/2005/PB [5]: de statutaire bepaling dat de werkzaamheden van de jury geheim moeten zijn, vormt geen beletsel voor de bekendmaking aan de kandidaten van de beoordelingscriteria of de gedetailleerde uitsplitsing van de punten voor een bepaald examen. Het resultaat van dit onderzoek op eigen initiatief was dat EPSO zich ertoe verbond de kandidaten een beoordelingsformulier te verstrekken waarin niet alleen het algemene eindcijfer, maar ook de gebruikte beoordelingscriteria en de voor elk criterium toegekende deelscores werden vermeld.

24. De Ombudsman merkte in dit verband verder op dat volgens voetnoot 1 van de desbetreffende aankondiging van vergelijkend onderzoek "[c] enidates die niet voor het assessment zijn uitgenodigd, een kopie van het beoordelingsformulier van de jury met betrekking tot hun kwalificaties kunnen verkrijgen door binnen tien dagen na de kennisgeving van de resultaten een verzoek in te dienen. " Bijgevolg heeft EPSO zelf het standpunt ingenomen dat het beoordelingsformulier gedurende de periode van tien dagen na de mededeling van de resultaten aan de kandidaten niet onder het geheim van de werkzaamheden van de jury viel. Indien het beoordelingsformulier tijdens die periode niet onder het geheim van de werkzaamheden van de jury viel, had de Ombudsman logischerwijs en noodzakelijkerwijs geen begrip voor het redeneringsproces waardoor het na die periode onder het geheim van de werkzaamheden van de jury had kunnen vallen.

25. Wat de verwijzing van EPSO naar recente jurisprudentie betreft, merkte de Ombudsman op dat het arrest waarnaar EPSO verwees, de verplichting van EPSO onderstreept om de termijnen voor het beantwoorden van verzoeken om informatie van kandidaten in acht te nemen, zodat zij het recht kunnen uitoefenen om een geïnformeerd besluit te nemen over het al dan niet aanvechten van besluiten van jury's [6]. Hoewel in het arrest ook wordt verwezen naar de korte termijn waarbinnen kandidaten een verzoek om informatie moeten indienen [7], wordt niet gesuggereerd dat het recht van kandidaten om na die termijn informatie te verkrijgen, zou worden uitgesloten.

26. Op basis van het bovenstaande vond de Ombudsman geen overtuigende argumenten van EPSO ter ondersteuning van haar weigering om klager toegang te verlenen tot het beoordelingsformulier van de jury betreffende haar kwalificaties, waardoor haar grondrecht op toegang tot haar dossier [8] en tot de over haar verzamelde gegevens [9] werd beperkt. De Ombudsman heeft de ongerechtvaardigde weigering van EPSO, die een geval van wanbeheer vormt, aangepakt door de volgende ontwerpaanbeveling te doen:

Rekening houdend met de bevindingen van de Ombudsman moet EPSO de klager een kopie van haar beoordelingsformulier betreffende haar kwalificaties verstrekken.

27. De Ombudsman erkende de verbetering van het "robomail"-systeem met betrekking tot het informeren van kandidaten. Hij sloot echter niet uit dat verdere verbeteringen mogelijk waren. Gezien het ontbreken van geldige redenen die EPSO aanvoert om het beoordelingsformulier geheim te houden, en om kandidaten een zo volledig mogelijk recht op beoordeling te geven, zou EPSO de mogelijkheid kunnen heroverwegen om alle kandidaten automatisch hun beoordelingsformulieren te verstrekken. De Ombudsman verklaarde dat hij deze kwestie verder in overweging zou nemen bij de beoordeling van het gemotiveerde advies van EPSO over de ontwerpaanbeveling en dat hij ook in dit verband het standpunt van EPSO zou toejuichen.

De argumenten die na de ontwerpaanbeveling aan de Ombudsman zijn voorgelegd

28. In zijn uitvoerig gemotiveerde mening over de ontwerpaanbeveling verklaarde EPSO dat het momenteel een project uitvoert om de kwaliteit van zijn communicatie met kandidaten te verbeteren. Dit houdt in dat duidelijke richtsnoeren voor het overheidsbeleid moeten worden vastgesteld voor onder meer zaken als die van klager. EPSO benadrukt dat het transparantie in zijn processen van het grootste belang acht. Dit blijkt uit de invoering van de nieuwe methode voor het vergelijkend onderzoek, met een nieuw model voor aankondigingen van vergelijkende onderzoeken en een gids voor algemene vergelijkende onderzoeken, die de gemeenschappelijke regels bevat die van toepassing zijn op alle mededingingsprocedures.

29. EPSO verklaarde dat het sinds de organisatie van het vergelijkend onderzoek waaraan klager heeft deelgenomen, zijn beleid heeft herzien en dat het kandidaten die zich kandidaat stellen voor algemene vergelijkende onderzoeken nu automatisch informatie verstrekt over de beoordeling van hun talentscreener. EPSO verklaarde dat het aldus de ontwerpaanbeveling van de Ombudsman zou overnemen en klager de gevraagde informatie zou toezenden.

30. EPSO heeft de Ombudsman vervolgens een kopie van zijn brief aan klager verstrekt, waarmee het klager het evaluatieformulier met de criteria, wegingen en punten voor haar kwalificaties heeft verstrekt.

Beoordeling van de Ombudsman na de ontwerpaanbeveling

31. EPSO heeft klager een kopie van haar beoordelingsformulier over haar kwalificaties verstrekt. EPSO heeft ook zijn algemene beleid op dit gebied gewijzigd en verstrekt kandidaten nu automatisch informatie over de beoordeling van hun kwalificaties. EPSO heeft de ontwerpaanbeveling dus volledig aanvaard en de zorgen van de Ombudsman over informatie aan de kandidaten geadresseerd. De Ombudsman dankt EPSO voor zijn constructieve en transparante aanpak van de kwestie.

B. Conclusies

Op basis van zijn onderzoek naar deze klacht sluit de Ombudsman deze af met de volgende conclusie:

EPSO heeft de ontwerpaanbeveling van de Ombudsman aanvaard.

Klager en EPSO zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

 

Emily O'Reilly

Gedaan te Straatsburg op 23 januari 2014

---

[1] Klager voerde ook aan dat EPSO haar ten onrechte had uitgesloten van deelname aan het algemeen vergelijkend onderzoek en dat EPSO: (1) haar aanvraag opnieuw te beoordelen; en 2) Indien uit de in het kader van aanvraag 1 gevraagde herbeoordeling blijkt dat zij voor die fase van het vergelijkend onderzoek had moeten worden uitgenodigd, moet zij de fase van het beoordelingscentrum kunnen bijwonen. De Ombudsman constateerde echter dat er onvoldoende redenen waren om deze bewering en deze beweringen in zijn onderzoek op te nemen om de volgende redenen. Gezien de organisatorische en tijdsdruk die gepaard gaat met de organisatie van vergelijkende onderzoeken, achtte de Ombudsman het redelijk dat EPSO strikte en korte termijnen vaststelde voor verzoeken om herziening in de verschillende stadia van vergelijkende onderzoeken. Het doel van de bewering en de daarmee samenhangende vorderingen kon alleen worden bereikt door deze geldige redenen voor de vaststelling van strikte termijnen buiten beschouwing te laten.

[2] Arrest van 18 september 2012, Martorell/Commissie, F-96/09, nog niet gepubliceerd in de Jurisprudentie, punt 47.

[3] Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2000

betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de Gemeenschap

instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, PB 2001, L 8, blz. 1.

[4] Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.

[5] Het besluit is beschikbaar op: www.ombudsman.europa.eu/en/cases/decision.faces/en/3706/html.bookmark

[6] Zaak F-96/09, Martorell/Commissie, aangehaald in voetnoot 3. Punt 48 van het arrest luidt als volgt: "Uit de analyse die zojuist is gemaakt, blijkt dat de strikte eerbiediging door EPSO van het specifieke recht dat aan de kandidaten wordt toegekend, zowel wat de inhoud van dit recht als de antwoordtermijn betreft, een afspiegeling is van de verplichtingen die voortvloeien uit het beginsel van behoorlijk bestuur, het recht van het publiek op toegang tot documenten en het recht op een doeltreffende voorziening in rechte, overeenkomstig de artikelen 41, 42 en 47 van het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie. De niet-inachtneming door EPSO van het specifieke recht dat aan de kandidaten wordt toegekend, kan dus niet alleen leiden tot het instellen van een beroep of het indienen van een klacht zonder over voldoende informatie te beschikken, maar kan ook een onrechtmatige handeling in de uitoefening van openbare functies vormen die in sommige omstandigheden kan leiden tot een recht op schadevergoeding van de kant van de kandidaat"(niet-officiële vertaling en cursivering toegevoegd).

[7] Arrest Martorell/Commissie, aangehaald in voetnoot 3, punt 47.

[8] Artikel 41, lid 2, onder b), van het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie.

[9] Artikel 8, lid 2, van het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie