# Besluit van de Europese Ombudsman tot afsluiting van zijn onderzoek naar klacht 3320/2008/(BB)FOR tegen de Europese Commissie
- Auteur: Europese Ombudsman
- Datum: 2010-09-01T00:01+02:00[Europe/Paris]
- [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/nl/decision/nl/5162)
---
DE TERUGGROND NAAR HET KLACHT
-----------------------------

1. Op 28 maart 2007 hebben Hydroplan Ingenieurs GmbH (hierna "de contractant" genoemd) en de Europese Commissie contract EUROPEAID 2007/133373 gesloten met als titel "Identificatie*en voorbereiding van prioritaire acties die in het kader van de tweede tranche van de waterfaciliteit moeten worden gefinancierd".* In het kader van het contract verbond de contractant zich ertoe twee afzonderlijke projecten uit te voeren. De onderhavige klacht heeft uitsluitend betrekking op het tweede project[\[1\].](#_ftn1){#_ftnref1}

2. Volgens het bestek voor het project moest de contractant diensten in twee fasen leveren. Het gehele project moest binnen een periode van zeven maanden, dat wil zeggen uiterlijk op 8 oktober 2007, zijn afgerond.

3. Tijdens de eerste fase (de "*identificatiefase* ") zullen de eerste veldmissies in de betrokken regio's plaatsvinden. Na elke missie wordt een verslag van de veldmissie opgesteld. Aan het einde van het veldwerk moest de contractant een "ontwerpverslag I" bij de Commissie indienen. Na de goedkeuring van ontwerpverslag I zou de tweede fase (de "*formuleringsfase*") van start gaan. De formuleringsfase zou leiden tot de indiening van een tweede ontwerpverslag, ontwerpverslag II. Vervolgens moest de contractant een ontwerp-eindverslag indienen. De Commissie kan binnen maximaal vier weken na ontvangst van het ontwerp-eindverslag opmerkingen indienen.

4. Klager is een consultant die als teamleider voor de aannemer heeft gewerkt. Na een eerste inspectiebezoek ter plaatse in april 2007 diende klager een verslag van een inspectiebezoek ter plaatse in. Tijdens een volgende vergadering tussen de Commissie en de contractant bleek het verslag van de inspectie ter plaatse onvolledig te zijn. Naar aanleiding van het verzoek van de Commissie diende klager een week later een nieuw ontwerp in. De Commissie was van mening dat het nieuwe ontwerp niet in overeenstemming was met de contractuele vereisten.

5. Na een tweede inspectiebezoek ter plaatse diende klager ontwerpverslag I in bij de Commissie. De Commissie verwierp ontwerpverslag I en diende opmerkingen in (de opmerkingen hadden betrekking op het ontbreken van een formele validering van de bevindingen, het ontbreken van een duidelijk verband met de prioriteiten van het project en het ontbreken van coherente informatie).

6. Op 19 juli 2007 heeft de contractant verzocht om een wijziging van de begroting om een andere deskundige in staat te stellen deel te nemen aan het laatste deel van het project. In het document ter rechtvaardiging van deze extra uitgaven verklaarde de contractant het volgende: "In*afwachting dat er een besluit wordt genomen over de geïdentificeerde projecten, zal de formuleringsmissie (fase II) vanaf 23 juli 2007 worden uitgevoerd."*

7. Bij brief van 23 juli 2007 heeft de Commissie een administratief besluit uitgevaardigd op grond waarvan het team van consultants de formuleringsmissie kon uitvoeren. In de brief voegde zij eraan toe dat deze missie de consultants ook in staat moet stellen het ontwerpverslag I[\[2\]](#_ftn2){#_ftnref2} af te ronden en af te ronden.

8. Nadat het formuleringsbezoek had plaatsgevonden, diende klager ontwerpverslag II in. Na een bijeenkomst tussen klager en de Commissie heeft de Commissie haar bezorgdheid geuit over de inhoud, samenhang en leesbaarheid van ontwerpverslag II.

9. Bij e-mail van 12 november 2007 heeft de contractant een ontwerp-eindverslag ingediend.

10. Bij brief van 14 maart 2008 heeft de Commissie de contractant ervan in kennis gesteld dat zij van mening was dat het contract "zelfs*voor de niet-verrichte diensten"* was beëindigd. Met dezelfde brief stelde zij een minnelijke schikking voor. Met betrekking tot de opdracht in kwestie[\[3\]](#_ftn3){#_ftnref3} heeft de Commissie de totale waarde van de opdracht afgewezen omdat zij het eindverslag niet kon aanvaarden omdat het te laat was ingediend (de contractant heeft het ontwerp-eindverslag op 12 november 2007 ingediend, hoewel het uiterlijk op 8 oktober 2007 moest zijn afgerond) en omdat het van slechte kwaliteit was. De Commissie wees er met name op dat het, zoals zij reeds aan de contractant had benadrukt, van cruciaal belang was dat de termijn in acht werd genomen, zodat de voorgestelde acties vóór de afsluitingsdatum van de begroting van 31 december 2007 uit de fondsen van de waterfaciliteit konden worden gefinancierd. Na deze datum zouden alle niet-vastgelegde middelen verloren gaan. Niettemin stemde de Commissie ermee in om rekening te houden met de kosten in verband met de reizen ter plaatse (d.w.z. reiskosten, dagvergoedingen en werkdagen tijdens de dienstreizen).

11. Op basis van dit voorstel heeft de Commissie van de contractant een eindfactuur van 15 augustus 2008 ontvangen. De eindbetaling is verricht op 24 oktober 2008.

12. Op 11 december 2008 diende klager de onderhavige klacht in. Volgens klager betaalde de contractant hem slechts een deel van de werkzaamheden die hij aan het project had verricht.

Het onderwerp van het onderzoek
-------------------------------

13. In zijn klacht voerde klager in wezen de volgende beweringen en beweringen aan:

Bewering:

1. De Commissie heeft bijgedragen tot de situatie dat hij geen betaling heeft ontvangen voor de werkzaamheden die hij aan het project heeft verricht.

Vorderingen:

1. De Commissie moet het bedrag van 6 000 EUR betalen om de oorspronkelijk voor hem voorziene vergoedingen te dekken; en
2. De Commissie moet hem een formele verontschuldiging aanbieden.

Het onderzoek
-------------

14. Op 25 februari 2009 heeft de Ombudsman de Commissie verzocht opmerkingen te maken over de beweringen en beweringen van klager. Op 29 mei 2009 heeft de Commissie haar advies ingediend, dat voor opmerkingen aan klager is toegezonden. Klager diende zijn opmerkingen in op 6 september 2009.

De analyse en conclusies van de OMBUDSMAN
-----------------------------------------

### A. Vermeend wanbeheer dat heeft geleid tot het financiële verlies van de klager en de daarmee verband houdende vorderingen.

*Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten*

15. De klager concentreerde zich op het feit dat het project in twee fasen werd uitgevoerd en dat fase II volgens het bestek pas kon beginnen na de "*goedkeuring* " van fase I[\[4\].](#_ftn4){#_ftnref4} Hij voerde echter aan dat de Commissie ermee instemde dat hij aan fase II van het project kon werken, ook al had zij de eerdere fase I niet goedgekeurd. Volgens klager impliceerde de instemming van de Commissie met de voortzetting van fase II dat zij fase I had aanvaard.

16. Bovendien voerde klager aan dat hij verkeerde instructies van de Commissie had ontvangen.

17. Klager voerde ook aan dat de negatieve opmerkingen van de Commissie over zijn verslag vertraging opliepen. Volgens hem heeft het wanbeheer van de Commissie hem financiële schade berokkend.

18. In haar advies aan de Ombudsman verklaarde de Commissie dat het contract werd beëindigd vanwege de slechte kwaliteit van de studie en het feit dat deze te laat werd ingediend. Zij wees erop dat de aanbestedende dienst niet verplicht is te betalen voor de tijd die een contractant nodig heeft om rapporten op te stellen die niet in overeenstemming zijn met het bestek en die derhalve niet kunnen worden goedgekeurd. In casu is geen van de verslagen door de Commissie goedgekeurd, omdat zij niet in overeenstemming waren met het mandaat. Bovendien werd de termijn voor de indiening van het eindverslag (oktober 2007) niet in acht genomen. Als gevolg daarvan slaagde de missie er niet in haar hoofddoel te verwezenlijken, namelijk de partners een programma voor te leggen en vóór 31 december 2007 een overeenkomst te ondertekenen.

19. De Commissie was het niet eens met het argument van klager dat zij fase I *impliciet steunde* en verklaarde dat zij al zijn opmerkingen herhaaldelijk verwierp. Zij keurde een derde missie goed om klager een laatste kans te geven zijn verslag te herzien. Om bovenstaande redenen is de Commissie van mening dat zij de regels voor het beheer van het contract correct heeft toegepast en dat zij niet verplicht is een financiële vergoeding te betalen of zich bij hem te verontschuldigen.

*Beoordeling door de Ombudsman*

20. De Ombudsman begrijpt de onbetwiste feiten als volgt. Uit de brief van 14 maart 2008 blijkt duidelijk dat de Commissie het contract heeft opgezegd omdat de aan haar voorgelegde werkzaamheden niet in overeenstemming waren met het bestek. In het bijzonder staat vast dat het eindverslag te laat is ingediend. Bovendien heeft klager geen argumenten aangevoerd om aan te tonen dat de inhoudelijke beoordeling door de Commissie met betrekking tot de verrichte werkzaamheden kennelijk onjuist was. In een minnelijke schikking met de contractant stemde de Commissie ermee in de "kosten" in verband met reizen ter plaatse (dat wil zeggen reiskosten, dagvergoedingen en werkdagen tijdens de dienstreizen) te betalen.

21. Aangezien de van de contractant verlangde diensten niet volledig werden verleend, zoals bepaald in het contract, is de Ombudsman het ermee eens dat de Commissie gerechtigd en zelfs verplicht was om, overeenkomstig de beginselen van goed financieel beheer, de contractant niet volledig te betalen.

22. De Ombudsman is van mening dat de Commissie niets kan worden verweten in verband met de bovengenoemde acties.

23. Het belangrijkste argument van klager is dat de Commissie "*impliciet "*de identificatiefase van het project heeft goedgekeurd, of op zijn minst de indruk heeft gewekt dat zij het project heeft goedgekeurd, aangezien het de contractant in staat heeft gesteld door te gaan met de formuleringsfase. Klager baseerde zich ter ondersteuning van zijn argument op de afdeling Methodologie van het mandaat. In de afdeling Methodologie van het bestek wordt in een beschrijving van de voortgang van het project vermeld dat de tweede fase van start gaat na de goedkeuring van het verslag over de eerste fase.

24. De Ombudsman is het niet eens met deze beoordeling.

25. De Ombudsman merkt op dat de toepasselijke contractuele regels (begunstigden van raamcontracten) uitdrukkelijk voorzien in wijzigingen van het bestek tijdens de looptijd van het contract (zie punt 5.4 "Wijziging*van het bestek"),* mits de contractant en de Commissie beide met de wijziging instemmen. Als zodanig werden de contractant en de Commissie er niet van weerhouden het bestek met betrekking tot de methodologie tijdens de looptijd van het contract te wijzigen.

26. Met betrekking tot het bovenstaande merkt de Ombudsman op dat de contractant toestemming heeft gevraagd om met de formuleringsfase te beginnen, *ook al* was ontwerpverslag I niet aanvaard. Bij administratieve beschikking van 23 juli 2007 heeft de Commissie ingestemd met het verzoek om de formuleringsfase te starten,*ook al* was ontwerpverslag I niet aanvaard. Zij heeft er uitdrukkelijk op gewezen dat het identificatieverslag niet was aanvaard. De Commissie heeft immers duidelijk verklaard dat de volgende missie onder meer tot doel zou hebben de adviseurs de *gelegenheid* te bieden het ontwerpverslag I aan te vullen en af te ronden.

27. Als zodanig kan de instemming van de Commissie om over te gaan naar fase II op geen enkele wijze worden beschouwd als bewijs dat zij "*impliciet " fase I van het project heeft goedgekeurd.* Elk argument dat de Commissie de haar overgelegde documenten impliciet zou hebben goedgekeurd, zou indruisen tegen haar *uitdrukkelijke* verklaringen. De Commissie heeft herhaaldelijk haar ongenoegen geuit over de kwaliteit van het werk van klager en hem herhaaldelijk verzocht zijn verslagen te wijzigen. Klager was op de hoogte van de ontevredenheid van de Commissie.

28. Klager voerde ook aan dat hij op grond van het gedrag van de Commissie een gewettigd vertrouwen had om aan te nemen dat het hele project zou worden goedgekeurd. De Ombudsman merkt in dit verband op dat het totale project alleen had kunnen worden goedgekeurd als het tijdig was ingediend en volgens de vereiste normen was geproduceerd. Uit de herhaalde bezorgdheid van de Commissie over de kwaliteit van de bij haar ingediende verslagen blijkt dat er voor klager geen gegronde verwachtingen bestonden dat de Commissie het gehele project zou goedkeuren.

29. Met betrekking tot het argument van klager dat hij bij het opstellen van de verslagen verkeerde instructies van de Commissie heeft ontvangen, merkt de Ombudsman op dat klager geen bewijsmateriaal ter ondersteuning van dit argument heeft overgelegd.

30. Ten slotte voerde de klager aan dat de negatieve opmerkingen van de Commissie over het eindverslag vertraging hadden opgelopen. De Ombudsman merkt op dat de Commissie snel opmerkingen moest indienen bij de contractant met betrekking tot het eindverslag, zodat een programma aan de partners van de Commissie kon worden voorgelegd en een overeenkomst vóór 31 december 2007 kon worden ondertekend. De contractant heeft op 12 november 2007, meer dan een maand na de uiterste datum van 8 oktober 2007, een ontwerp-eindverslag ingediend. Bij brief van 14 maart 2008 heeft de Commissie de contractant meegedeeld dat zij van mening was dat het contract was beëindigd. In haar brief legde zij uit waarom zij de overeenkomst had opgezegd en benadrukte zij het belang van de te late indiening van het eindverslag. De Ombudsman is van mening dat de te late indiening van het eindverslag op zich de verplichting van de Commissie om binnen een korte termijn opmerkingen te maken, nietig heeft verklaard.

31. Hoe dan ook is er geen causaal verband tussen het feit dat de Commissie pas in maart 2008 opmerkingen heeft gemaakt over het eindverslag en de vermeende verliezen van klager, aangezien zijn vermeende verliezen rechtstreeks en alleen voortvloeien uit het feit dat het door hem geproduceerde werk ontoereikend was.

32. Gezien het bovenstaande is de Ombudsman van oordeel dat de beweringen en beweringen van klager niet kunnen worden gestaafd.

### B. Conclusies

Op basis van zijn onderzoek naar deze klacht sluit de Ombudsman deze af met de volgende conclusie:

In de onderhavige zaak is geen wanbeheer vastgesteld.

Klager en de Europese Commissie zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Gedaan te Straatsburg op 26 juli 2010

*** ** * ** ***

[\[1\]](#_ftnref1){#_ftn1} De eerste opdracht werd met succes afgerond en de contractant ontving een volledige vergoeding voor alle verrichte diensten.

[\[2\]](#_ftnref2){#_ftn2} Volgens de oorspronkelijke brief:

"*Suite à votre proposition du 19/07/07 (...), j'autorise (...) à débuter la mission de formulation le 263/07/07 (...).*

*Cette mission devra également permettre aux consultants d'intégrer les commentaires réalisés, de compléter et de finaliser le rapport d'identification de propositions de projets pour financement sur la zone SADC.*

*Cet ordre administratif autorise également la modification du budget tel qu'indiqué dans votre communication, modification dont l'objectif est la réalisation de ladite mission."*

[\[3\]](#_ftnref3){#_ftn3} Wat de eerste opdracht betreft, heeft de Commissie de contractant verzocht om in de eindfactuur alle voor de uitvoering ervan verrichte diensten op te nemen.

[\[4\]](#_ftnref4){#_ftn4} 2.4. Methodologie

"*...De tweede fase, na goedkeuring van het verslag van de eerste fase, zou gericht zijn op de voorbereiding van overeengekomen projecten in het kader van de SADC-regio. Eventuele missies in deze fase moeten worden overeengekomen met de aanbestedende dienst (administratief bevel zal worden gegeven)..."*