DE TERUGGROND NAAR HET KLACHT

1. Op 17 januari 2007 heeft het Parlement een aanbesteding uitgeschreven (1) betreffende de organisatie van een "Openluchtevenement" in het kader van a) het door het Europees Parlement in Brussel georganiseerde Festival van Europa en b) daarmee verband houdende communicatieactiviteiten (EP/DG Info/Unité Evénements/01/2007).

2. Op 12 februari 2007 zond klager zijn bod naar het Parlement. Op 28 februari 2007 deelde het Parlement klager mee dat de aanbesteding niet aan hem was gegund. In antwoord op het verzoek van klager van 14 maart 2007 heeft het Parlement klager aanvullende informatie verstrekt over de redenen waarom zijn offerte was afgewezen.

Het onderwerp van het onderzoek

3. Klager voerde aan dat het Parlement een kennelijke beoordelingsfout heeft gemaakt bij de beoordeling van zijn inschrijving in het kader van bovengenoemde aanbesteding.

Het onderzoek

4. Op 28 november 2007 heeft een advocaat namens klager bij de Ombudsman een klacht (3042/2007/ELB) ingediend tegen het Europees Parlement met betrekking tot bovengenoemde aanbesteding. De Ombudsman was aanvankelijk van oordeel dat er onvoldoende gronden waren om een onderzoek in te stellen naar de genoemde klacht en stelde klager op 21 januari 2008 daarvan in kennis.

5. Klacht 3042/2007/ELB werd gevolgd door verdere correspondentie van 27 februari 2008 en 14 april 2008 (geregistreerd onder de nieuwe referentie: 1235/2008/ELB), alsmede een bijeenkomst tussen klager en de diensten van de Ombudsman, die bij wijze van uitzondering werd toegestaan, met als doel de inhoud van de klacht te verduidelijken. Gezien de verdere documenten en de verduidelijkingen die tijdens de genoemde vergadering zijn verstrekt, heeft de Ombudsman besloten een onderzoek naar de klacht in te stellen.

6. Op 19 mei 2008 heeft de Ombudsman het Parlement in kennis gesteld van de klacht en het verzocht zijn diensten inzage te verlenen in het dossier van de aanbestedingsprocedure.

7. De inspectie vond plaats op 25 juni 2008. Op 8 juli 2008 werd klager van deze inspectie in kennis gesteld en ontving hij een kopie van het inspectieverslag. Op 14 juli 2008 heeft klager de ontvangst van genoemd verslag bevestigd.

De analyse en conclusies van de OMBUDSMAN

Opmerking vooraf

8. In het onderhavige geval achtte de Ombudsman het, met het oog op een snelle voortgang van zijn onderzoek, passend dat zijn diensten het dossier van het Parlement inzagen voordat hij het Parlement om een advies over de klacht verzocht. Gezien het resultaat van de inspectie van zijn diensten was de Ombudsman van mening dat het niet nodig was het Parlement om advies te vragen.

A. Bewering van een kennelijke beoordelingsfout bij de beoordeling door het Parlement van de offerte van klager

Argumenten aan de Ombudsman

9. Klager was van mening dat het Parlement een kennelijke beoordelingsfout heeft gemaakt bij de toekenning van minder dan 60 punten in de vergelijkende beoordeling van inschrijvingen.

10. Ten eerste herinnerde zij eraan dat zij de bedenker was van het "concept" van het "Open Air Event", dat het Parlement al enkele jaren organiseert. Het begrijpt dan ook niet waarom het Parlement van mening is dat zijn bod geen sterk "concept" en een "leidend thema" bevat. Zij herinnerde eraan dat het door haar ontwikkelde "concept" daadwerkelijk in de aanbesteding werd beschreven.

11. Wat ten tweede het standpunt van het Parlement betreft dat zijn "methodologie" zwak was, herinnerde klager eraan dat hij contacten had gehad met 26 ambassades en tal van andere belanghebbenden, met name dankzij de organisatie van een soortgelijk evenement. Bovendien had klager in het verleden aangetoond dat hij in staat was de nodige partners bijeen te brengen. Klager begreep niet welke andere garanties hij had kunnen bieden.

12. Wat betreft het standpunt van het Parlement met betrekking tot het ontbreken, in de offerte van klager, van cv’s voor extern personeel, merkte klager op dat er volgens de bijzondere voorwaarden in het mandaat geen verplichting bestond om dergelijke documenten te verstrekken aan personeel dat niet tot de onderneming behoorde. Bovendien was uitbesteding mogelijk zonder bewijsstukken te verstrekken. Klager voerde daarom aan dat, indien een dergelijke regel zou worden toegepast, alle inschrijvers verplicht zouden zijn de cv’s van al hun onderaannemers in te dienen, hetgeen kennelijk onevenredig zou zijn en in strijd zou zijn met de bepalingen van de contractuele documenten en het rechtszekerheidsbeginsel.

13. Wat betreft de kritiek van het Parlement dat de offerte van klager slechts geldig was tot 1 maart 2007, vestigde klager de aandacht op de beperkte periode tussen de start van de aanbesteding en de datum van het evenement. In dit verband was zij van mening dat het Parlement uiterlijk op 1 maart 2007 een antwoord nodig had om de voorbereidingen voor het evenement te kunnen treffen.

14. Klager voerde ook aan dat het Parlement zich in zijn brief van 14 maart 2007 niet kon beroepen op redenen voor afwijzing van het bod die nog niet waren vermeld in de brief van het Parlement van 28 februari 2007. Vervolgens herinnerde zij eraan dat in de brief van 28 februari 2007 was vermeld dat haar bod was afgewezen omdat het niet de beste was en dat zij zich niet op de niet-naleving van een formele eis had beroepen als reden voor de afwijzing van het bod. Deze aanvullende argumenten zijn opgenomen in de brief van het Parlement van 14 maart 2007. Klager voerde aan dat de aanvullende redenen die het Parlement in de genoemde brief van 14 maart 2007 had gegeven, niet werden gestaafd door documenten waartoe klager toegang had, of door een beoordeling die vrij was van "kennelijke fouten".

15. De klager voerde aan dat de prijs van het geselecteerde bod veel hoger was dan zijn eigen prijs en was van mening dat deze hogere prijs niet gerechtvaardigd was gezien de feitelijke organisatie van het evenement op 5 mei 2007.

Beoordeling door de Ombudsman

16. Het is aan de administratie die een aanbesteding organiseert om te beoordelen of de aanvragers voldoen aan de in een aanbesteding gestelde voorwaarden en om de vergelijkende beoordeling van de inschrijvingen uit te voeren. De Ombudsman mag de beoordeling van de administratie niet vervangen door zijn eigen beoordeling (2). Het onderzoek van de Ombudsman is in dergelijke gevallen beperkt tot het beoordelen of er sprake was van procedurefouten of kennelijke beoordelingsfouten door de administratie.

17. De diensten van de Ombudsman hebben het verslag van het evaluatiecomité geïnspecteerd om te beoordelen of de argumenten van klager gegrond waren. In dit verband hebben de diensten van de Ombudsman de opmerkingen met betrekking tot de andere ingediende inschrijvingen en de opmerkingen met betrekking tot de geselecteerde inschrijving zorgvuldig onderzocht.

Evaluatie van het "concept" en de methodologie van de klager

18. Volgens de informatie die het Parlement in zijn brieven van 28 februari 2007 en 14 maart 2007 aan klager heeft verstrekt, heeft de evaluatiecommissie geen sterk "concept" of hoofdthema vastgesteld dat de verschillende activiteiten in de offerte van klager met elkaar verbindt. Het Parlement verklaarde dat a) het bod in de eerste plaats gebaseerd was op ervaringen uit het verleden; b) er was geen uitleg over het algemene "concept"; c) de meeste voorstellen van de onderneming van de klager voor het evenement waren gebaseerd op randthema's; d) de voorgestelde methodologie was zwak, voor zover zij alleen gebaseerd was op persoonlijke contacten; en e) de rol en specifieke taken van de vier teamleden werden niet toegelicht.

19. De diensten van de Ombudsman hebben het verslag van de evaluatiecommissie zorgvuldig geïnspecteerd om na te gaan of de uitleg van het Parlement toereikend en coherent was. In dit verband hebben de diensten van de Ombudsman de opmerkingen in het verslag met betrekking tot de andere ingediende inschrijvingen en de opmerkingen met betrekking tot de geselecteerde inschrijving zorgvuldig onderzocht.

20. De Ombudsman merkt op dat de bijzondere voorwaarden een lijst van gunningscriteria bevatten, waaronder:

- "het begrip van de doelstellingen van het contract en de uit te voeren taken;

de kwaliteit en relevantie van de voorgestelde methodologie;

- de efficiëntie, de kwaliteit en het nut van de voorgestelde producten en oplossingen (...)"

In dit verband is de Ombudsman van mening dat het Parlement de offertes mocht beoordelen op basis van de wijze waarop zij de doelstellingen van het contract en de uit te voeren taken duidelijk uiteenzetten. Het was ook geldig voor het Parlement om de kwaliteit en relevantie van de door elke inschrijver te gebruiken methodologie te beoordelen. Voorts was het passend dat het Parlement de efficiëntie, de kwaliteit en het nut van de voorgestelde producten en oplossingen evalueerde.

21. De beoordeling door het evaluatiecomité van de in punt 20 hierboven beschreven criteria kan worden omschreven als betrekking hebbend op het "concept" van het evenement. De Ombudsman begrijpt derhalve dat de bieders in hun offertes een samenhangend "concept" moesten ontwikkelen met betrekking tot de viering van het "Openluchtevenement". In het verslag van het evaluatiecomité, dat door de diensten van de Ombudsman is geïnspecteerd, wordt bevestigd dat een vergelijkende beoordeling van alle inschrijvingen is uitgevoerd met betrekking tot de doelstellingen van het contract en de uit te voeren taken. Zoals het Parlement in zijn brief aan klager opmerkte, was het bod van klager voornamelijk gebaseerd op ervaringen uit het verleden en bevatte het geen uitleg over het algemene "concept" voor de toekomstige gebeurtenis. De Ombudsman merkt op dat het Parlement over een ruime beoordelingsmarge beschikt om te bepalen wat een passend "concept" is. Het Parlement was van mening dat het "concept" in het bod van klager minder ontwikkeld was dan het "concept" in het winnende bod. Na onderzoek van de beoordeling van het evaluatiecomité is de Ombudsman van oordeel dat er geen bewijs is van een kennelijke beoordelingsfout van het Parlement. Bovendien was de uitleg van het Parlement aan klager voldoende en coherent.

22. In het verslag van het evaluatiecomité wordt bevestigd dat ook een vergelijkende beoordeling tussen alle inschrijvingen is uitgevoerd met betrekking tot de kwaliteit en relevantie van de voorgestelde methode. Na de beoordeling van het evaluatiecomité te hebben onderzocht, merkt de Ombudsman op dat i) de voorgestelde methode in de offerte van klager gebaseerd was op persoonlijke contacten, en ii) de rol en specifieke taken van de vier leden van het team niet werden toegelicht. Hij merkt ook op dat het Parlement over een ruime beoordelingsmarge beschikt met betrekking tot de wijze waarop de methodologie moet worden geëvalueerd. Het Parlement was van mening dat de methode van het bod van klager minder doeltreffend was dan die van het winnende bod. Na de evaluatie van het evaluatiecomité te hebben onderzocht, stelt de Ombudsman ook vast dat er geen bewijs is van een kennelijke beoordelingsfout van het Parlement. Bovendien is de Ombudsman van mening dat de uitleg van het Parlement aan klager toereikend en coherent was.

23. In het verslag van het evaluatiecomité wordt bevestigd dat ook een vergelijkende beoordeling tussen alle offertes is uitgevoerd met betrekking tot de efficiëntie, kwaliteit en bruikbaarheid van de voorgestelde producten en oplossingen. Na de beoordeling van de evaluatiecommissie te hebben onderzocht, merkt de Ombudsman op dat de offerte van klager een aantal thema's bevatte en dat het Parlement over een ruime beoordelingsmarge beschikt met betrekking tot de vraag wat relevante thema's zijn. In het geval van klager was het Parlement van mening dat het bod van laatstgenoemde gebaseerd was op "fringe themes". In het licht van het bovenstaande en na zijn analyse van de evaluatie van het evaluatiecomité is de Ombudsman van oordeel dat er geen bewijs was van een kennelijke beoordelingsfout van het Parlement. Hij is ook van mening dat de uitleg van het Parlement aan klager voldoende en coherent was.

De technische en beroepsbekwaamheid van onderaannemers

24. Een van de in de bijzondere voorwaarden (punt 15.2 A) genoemde selectiecriteria was de technische en beroepsbekwaamheid van de inschrijvers. Dit criterium werd beoordeeld op basis van de "ervaring die blijkt uit de kwalificaties, zowel in opleiding als beroepsmatig, van de dienstverlener of de contractant, en die van de managers van het bedrijf en met name die van de personen die verantwoordelijk zijn voor het verlenen van de diensten. Het curriculum vitae moet bij de inschrijving worden gevoegd."(onderstreping toegevoegd)

25. Het verslag van het evaluatiecomité, dat door de diensten van de Ombudsman is geïnspecteerd, bevestigt dat een vergelijkende beoordeling tussen alle inschrijvingen is uitgevoerd met betrekking tot het hierboven geschetste criterium. Na de beoordeling van het evaluatiecomité te hebben onderzocht, merkt de Ombudsman op dat de offerte van klager niet de cv's bevatte van alle personen die verantwoordelijk waren voor het verlenen van de diensten. Na de evaluatie van het evaluatiecomité te hebben onderzocht, stelt de Ombudsman vast dat er geen bewijs was van een kennelijke beoordelingsfout van het Parlement. De Ombudsman is ook van mening dat de uitleg van het Parlement aan klager toereikend en coherent was.

Geldigheid van de offerte

26. Klager gaf aan dat zijn bod slechts geldig was tot 1 maart 2007. De Ombudsman merkt op dat in de bijzondere voorwaarden is bepaald dat de inschrijvers hun inschrijving tot en met 12 augustus 2007 moeten garanderen.

27. Daarom is de Ombudsman van mening dat de commissie terecht geen offerte heeft geselecteerd die pas bij de ondertekening van het contract was gegarandeerd. Hij stelt dus geen kennelijke beoordelingsfout vast met betrekking tot dit aspect van de klacht.

Het gebruik van aanvullende redenen om de inschrijving af te wijzen

28. In zijn brief van 14 maart 2007 voegde het Parlement eraan toe dat klager geen certificaten van zijn eerdere projecten had overgelegd (punt 15.2.A.2 van de bijzondere voorwaarden) en dat hij geen volledige begrotingsinschrijving had ingediend, dat wil zeggen bijlage B bij de inschrijving (punt 8 van de bijzondere voorwaarden).

29. De Ombudsman merkt op dat de verplichting om een lijst van eerdere projecten en de bijbehorende certificaten te verstrekken, deel uitmaakt van de selectiecriteria. Bovendien werd de verplichting om een volledige begrotingsinschrijving in te dienen in de uitnodiging tot inschrijving gespecificeerd. Bovendien, in antwoord op een vraag van één inschrijver; er werd gespecificeerd dat het niet voldoen aan een van deze criteria zou leiden tot uitsluiting van een inschrijver van de aanbestedingsprocedure.

30. Uit de inspectie van de Ombudsman bleek dat deze twee redenen in feite in het evaluatieverslag werden genoemd. Ondanks deze tekortkomingen heeft het evaluatiecomité echter besloten de offerte van klager te onderzoeken en hem punten toe te kennen.

31. In dit verband is de Ombudsman van mening dat, indien het evaluatiecomité in feite geen rekening heeft gehouden met deze aanvullende redenen om klager uit te sluiten van de aanbestedingsprocedure, het Parlement klager niet had mogen meedelen dat deze redenen ook relevant waren met betrekking tot zijn gebrek aan succes in de aanbestedingsprocedure. In dit verband zal de Ombudsman hieronder nog een opmerking maken.

De door de geselecteerde inschrijver aangeboden prijs

32. De Ombudsman herinnert eraan dat de markt volgens de bijzondere voorwaarden werd gegund aan de inschrijving met de beste prijs-kwaliteitverhouding en een score boven het vereiste minimum (70 punten).

33. De klager voerde aan dat zijn bod goedkoper was dan het geselecteerde bod.

34. De Ombudsman herinnert eraan dat, overeenkomstig artikel 138 van de uitvoeringsbepalingen van het Financieel Reglement, "[d]e inschrijving met de beste prijs-kwaliteitverhouding de inschrijving is met de beste prijs-kwaliteitverhouding, rekening houdend met criteria die door het voorwerp van de opdracht worden gerechtvaardigd, zoals de opgegeven prijs, technische waarde, esthetische en functionele kenmerken, milieukenmerken, bedrijfskosten, winstgevendheid, voltooiing of levertijden, klantenservice en technische bijstand."(3). Volgens de rechtspraak van de communautaire rechterlijke instanties " behoeven de criteria die de aanbestedende dienst hanteert om te bepalen welke inschrijving de beste prijs-kwaliteitverhouding biedt, niet noodzakelijkerwijs kwantitatief te zijn of uitsluitend betrekking te hebben op prijzen. Zelfs indien gunningscriteria die niet in kwantitatieve termen zijn uitgedrukt, in het bestek zijn opgenomen, kunnen zij objectief en uniform worden toegepast om de inschrijvingen te vergelijken en zijn zij duidelijk relevant voor het bepalen van de economisch voordeligste inschrijving"(4). Zelfs indien de offerte van de klager goedkoper was, was de prijs dus niet het enige criterium dat in aanmerking moest worden genomen om de succesvolle offerte te selecteren.

35. Voor elk van de andere criteria van kwalitatieve aard kende het evaluatiecomité ook punten toe, waarbij het vereiste minimumaantal 70 bedroeg. De Ombudsman herinnert eraan dat de inschrijving van klager niet het vereiste minimumaantal punten heeft behaald.

36. De diensten van de Ombudsman hebben de door het evaluatiecomité uitgevoerde vergelijking van de door de inschrijvers ingediende prijzen zorgvuldig onderzocht. Naar aanleiding van deze bevindingen concludeert de Ombudsman dat er geen sprake was van een kennelijke beoordelingsfout met betrekking tot dit aspect van de klacht.

37. Wat ten slotte de opmerking van klager over de vermeende tekortkomingen van het door de winnende inschrijver georganiseerde evenement betreft, wenst de Ombudsman te verduidelijken dat het Parlement alleen de offertes kon beoordelen zoals die hem in het kader van de aanbestedingsprocedure waren voorgelegd; zij kon op het moment van de indiening van de biedingen de uiteindelijke uitvoering van het evenement niet beoordelen. Indien het Parlement van mening is dat de winnende bieder de in het winnende bod vermelde diensten niet heeft geleverd, heeft het Parlement de mogelijkheid om zijn contractuele rechten ten aanzien van de winnende bieder uit te oefenen.

38. Om de volledigheid van zijn onderzoek te waarborgen, achtte de Ombudsman het noodzakelijk de samenstelling van het evaluatiecomité te controleren. Hij herinnert eraan dat overeenkomstig artikel 146 van de uitvoeringsbepalingen van het Financieel Reglement (5) "[a]lle verzoeken tot deelname en inschrijvingen waarvan is verklaard dat zij aan de eisen voldoen, worden beoordeeld en gerangschikt door een evaluatiecomité dat voor elk van de twee fasen is opgericht op basis van respectievelijk de vooraf aangekondigde uitsluitings- en selectiecriteria en de gunningscriteria. Dat comité wordt door de bevoegde ordonnateur benoemd om advies te geven over contracten (...) Het evaluatiecomité bestaat uit ten minste drie personen die ten minste twee organisatorische entiteiten van de betrokken instelling vertegenwoordigen die onderling geen hiërarchische band hebben, waarvan er ten minste één niet onder de bevoegde ordonnateur valt." Na inzage in het dossier van het Parlement is de Ombudsman van mening dat het Parlement de toepasselijke regels heeft nageleefd.

B. Conclusies

Op basis van zijn onderzoek naar deze klacht concludeert de Ombudsman dat er geen sprake is van wanbeheer door het Parlement. Hij maakt echter nog de volgende opmerking:

De aanvullende redenen die het Parlement in zijn brief aan klager van 14 maart 2007 naar voren heeft gebracht, zijn door de evaluatiecommissie niet in aanmerking genomen. Deze redenen hadden derhalve niet door het Parlement mogen worden aangevoerd als aanvullende redenen voor de afwijzing van de offerte van klager.

Klager en het Parlement zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Gedaan te Straatsburg op 19 november 2008

---

(1) PB 2007/S 11-011658.

(2) Zie besluit inzake klacht 1043/2000/GG.

(3) Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002 van de Commissie van 23 december 2002 tot vaststelling van uitvoeringsvoorschriften van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen (PB L 357, blz. 1).

(4) Zaak T-59/05, Evropaïki Dynamiki/Commissie, arrest van 10 september 2008, nog niet gepubliceerd, punt 59.

(5) Zie voetnoot 3.