Straatsburg, 19 juni 2008

Geachte heer L.,

Op 18 oktober 2007 heeft u bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend tegen de Europese Commissie met betrekking tot haar in haar advies over uw klacht 488/2007/PB geformuleerde bewering dat een bepaald document waarom u had verzocht, niet bestond. Uw klacht was opgenomen in uw opmerkingen over bovengenoemd advies van de Commissie.

Op 17 januari 2008 heb ik de klacht doorgestuurd naar de voorzitter van de Commissie. De Commissie heeft op 14 maart 2008 advies uitgebracht. Ik heb het u toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen te maken, die u op 28 maart 2008 hebt toegezonden.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

De klacht betrof een door de Europese Commissie in het kader van de behandeling van een verzoek om toegang ingediend argument dat een bepaald document niet bestond en dus geen toegang kon worden verleend.

In zaak 488/2007/PB had klager op grond van Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie (1) ("Verordening 1049/2001") verzocht om toegang tot een aantal documenten die in het bezit waren van de door de Commissie opgerichte Europese Groep van regelgevende instanties ("ERG"). De Commissie heeft de toegang tot bepaalde documenten geweigerd. In zijn brief aan de Commissie met het verzoek om een advies over de klacht heeft de Ombudsman haar ook verzocht haar besluit te verduidelijken, met name met betrekking tot "Rapport ERG (06) 45 a", waarover klager zijn mededeling van 20 november 2006 heeft verzonden. "Rapport ERG (06) 45 a"was niet uitdrukkelijk vermeld in het antwoord van de Commissie op het confirmatief verzoek van klager uit hoofde van Verordening (EG) nr. 1049/2001.

In haar advies verklaarde de Commissie dat met betrekking tot "Rapport ERG (06) 45 a" ERG-documenten die met de letter "a" zijn geregistreerd, nota's zijn waarin de inhoud van de desbetreffende documenten wordt samengevat. Een dergelijke aantekening had normaal gesproken moeten worden gemaakt voor "Rapport ERG (06) 45" en "Rapport ERG (06) 45b". Een dergelijke nota is echter niet overgelegd omdat kort voor de plenaire vergadering van de ERG was besloten deze verslagen niet te bespreken, en "[d]ezenovereenkomstig is er geen document met referentienummer ERG (06) 45a".

In zijn opmerkingen van 18 oktober 2007 over het standpunt van de Commissie over bovengenoemde klacht deelde klager de Ombudsman mee dat hij kopieën had verkregen van het beweerdelijk niet-bestaande "Rapport ERG (06) 45a". Klager uitte zijn bezorgdheid over het feit dat de Commissie kennelijk onjuiste informatie in haar advies had verstrekt, en moedigde de Ombudsman aan deze kwestie te onderzoeken.

Klager wees erop dat uit de inhoud van genoemd document niet duidelijk bleek waarom het niet openbaar had mogen worden gemaakt, aangezien het document slechts een samenvatting van "Rapport ERG (06) 45b" bevatte en een opmerking dat publicatie niet dringend noodzakelijk was.

Klager moedigde de Ombudsman aan deze kwestie afzonderlijk te behandelen, aangezien het ging om de "fundamentele samenwerking [" grundsätzliche Zusammenarbeit "] tussen de Ombudsman en de organen en instellingen van de Europese Gemeenschap".

Op 17 januari 2008 heeft de Ombudsman het onderhavige onderzoek geopend naar de volgende bewering: De Commissie heeft de Ombudsman onjuiste informatie verstrekt door in haar advies over klacht 488/2007/PB te verklaren dat het document "Rapport ERG (06) 45 a"niet bestaat.

Het onderzoek

Advies van de Commissie

In haar advies over de klacht heeft de Commissie in wezen erkend dat het document wel degelijk bestond, en heeft zij verschillende opmerkingen gemaakt over haar aanvankelijke conclusie op dit punt (zie deel van de beschikking hieronder). De Commissie heeft bij haar advies een afschrift van dit document gevoegd.

Opmerkingen van klager

In zijn opmerkingen verklaarde klager dat hij geen belangrijke opmerkingen over het standpunt van de Commissie kon maken, maar wees hij erop dat zijn vertrouwen in de Commissie niet was versterkt door zijn advies (zie het deel over de beschikking hieronder).

BESLUIT

1 Bewering dat de Commissie de Ombudsman onjuiste informatie heeft verstrekt

1.1 Klager beweerde dat de Commissie de Europese Ombudsman onjuiste informatie had verstrekt toen zij in haar advies over klacht 488/2007/PB stelde dat het document "Report ERG (06) 45 a" (op verzoek van klager) niet bestond.

1.2 In haar standpunt heeft de Commissie informatie verstrekt die in wezen de bewering van klager bevestigde. De Commissie heeft in dit verband een aantal punten naar voren gebracht:

1. Naar aanleiding van het meest recente verzoek om documenten van klager werd een verder onderzoek verricht van de documenten waarover de ERG beschikte. Deze zoekopdracht bevestigde dat "Rapport ERG (06) 45a" bestaat. Het werd uiteindelijk opgehaald op de CIRCA-website (2).
2. Zoals reeds uiteengezet in het antwoord van de Commissie aan de Ombudsman met betrekking tot klacht 488/2007/PB, zijn de met de letter "a" geregistreerde documenten indieningsnota's. Deze nota's geven een beknopt overzicht van de in de desbetreffende documenten gepresenteerde kwesties en zijn bedoeld als middel om documenten voor te leggen aan de plenaire vergaderingen van de ERG met het oog op bespreking vóór goedkeuring. In antwoord op het verzoek om informatie van de Ombudsman met betrekking tot klacht 488/2007/PB waren de diensten van de Commissie te goeder trouw van mening dat i) geen indieningsnota was opgesteld, aangezien "Rapport ERG (06) 45" moest worden behandeld als een A-punt zonder bespreking (3), en dat dit document derhalve niet in haar bezit kon zijn.
3. In eerste instantie hebben de diensten van de Commissie getracht het document gedurende een beperkte periode op te halen op de plaats waar dergelijke documenten gewoonlijk worden opgeslagen, voordat het wegens ruimtebeperkingen, dat wil zeggen op persoonlijke computers en op elektronische dragers voor het opslaan van documenten met betrekking tot de plenaire vergadering van de ERG, wordt verwijderd. Zij heeft de CIRCA-website, die veeleer bedoeld is voor gebruik door de gedelegeerden van de nationale regelgevende instanties, niet geraadpleegd.
4. Wat de inhoud van de betrokken mededeling betreft, bevestigen de diensten van de Commissie dat deze inhoudelijk een identieke weergave is van de conclusies op bladzijde 21 van "Rapport ERG (06) 45", dat de Commissie eerder aan klager heeft meegedeeld.

1.3 In zijn opmerkingen heeft klager de volgende punten naar voren gebracht: Hij verklaarde dat hij de indruk had gekregen dat de Commissie haar verplichting tot samenwerking met de Europese Ombudsman niet erg serieus nam. Hij achtte het niet aannemelijk dat de Commissie daadwerkelijk naar het beweerdelijk niet-bestaande document had gezocht. Hij wees erop dat het nauwelijks denkbaar was dat "Rapport ERG (06) 45 b"bestond, maar dat het document dat hier logischerwijs aan voorafgaat, dat wil zeggen "Rapport ERG(06) 45a", dat niet deed. Hij verklaarde dat hij bijvoorbeeld de uitleg had kunnen begrijpen dat het document te onbeduidend was geacht en dus was geschrapt. Maar de verklaring dat het document nooit is opgesteld, heeft zijn vertrouwen in de Commissie niet versterkt.

1.4 De Ombudsman merkt op dat de feitelijke verklaring van een instelling dat een document niet bestaat, een (weerlegbaar) vermoeden van waarheidsgetrouwheid met zich meebrengt (4). Dit vermoeden geldt voor alle actoren die betrokken kunnen zijn bij verzoeken om toegang tot documenten, of het nu burgers of andere communautaire instellingen zijn. Wat de Ombudsman in het bijzonder betreft, is het vermoeden van waarheidsgetrouwheid in de eerste plaats gebaseerd op het hoge niveau van vertrouwen dat tussen alle instellingen en de Ombudsman bestaat met betrekking tot de toepassing van Verordening (EG) nr. 1049/2001. Het heeft bovendien een voordeel voor de proceseconomie - zowel voor de administratie als voor de Ombudsman - doordat de noodzaak om de betrokken administratieve dossiers of documenten te controleren aanzienlijk wordt verminderd. Tegelijkertijd impliceert het vermoeden van waarheidsgetrouwheid een bijzonder strikte zorgvuldigheidsplicht om de juistheid van verklaringen betreffende het niet-bestaan van een document te waarborgen.

1.5 In casu heeft de Commissie ten volle erkend dat de litigieuze feitelijke verklaring die zij had afgelegd, onjuist was, dat wil zeggen dat het beweerdelijk niet-bestaande document daadwerkelijk bestond. De relevante vraag in dit stadium van het onderzoek is derhalve of de Commissie de bovengenoemde zorgvuldigheidsplicht is nagekomen.

1.6 Na zorgvuldige bestudering van het standpunt van de Commissie is de Ombudsman om de volgende redenen niet van mening dat hem informatie of toelichtingen zijn verstrekt waaruit blijkt dat aan bovengenoemde verplichting is voldaan:

Ten eerste blijkt uit punt 1 van het advies van de Commissie dat haar diensten het ontbreken van het document op de een of andere manier hebben afgeleid uit het feit dat documenten die met de letter "a" zijn geregistreerd, opmerkingen zijn. Deze nota’s geven een beknopt overzicht van de in de desbetreffende documenten gepresenteerde kwesties en zijn bedoeld om documenten voor te leggen aan de plenaire vergaderingen van de ERG met het oog op bespreking vóór goedkeuring. De bovenstaande conclusie lijkt te zijn getrokken in samenhang met het feit dat "document ERG (06) 45 zonder discussie als een A-punt moest worden behandeld". De Commissie heeft echter onvoldoende toegelicht waarom een dergelijke gevolgtrekking in het algemeen gerechtvaardigd zou zijn (5) en waarom een dergelijke gevolgtrekking in de bijzondere omstandigheden van het onderhavige geval uiteindelijk niet strookte met de werkelijkheid.

Ten tweede heeft punt 2 van het advies van de Commissie geen duidelijke en adequate informatie verstrekt over de relevante zoekopdracht die door haar diensten is uitgevoerd. Het verwijst alleen in algemene termen naar een niet-gespecificeerde "plaats" waar documenten voor een niet-gespecificeerde "beperkte periode" worden opgeslagen voordat ze worden verwijderd. Het is niet duidelijk of de verwijzing bedoeld is om aan te geven dat de diensten van de Commissie die naar het document hebben gezocht, dit hebben gedaan na het verstrijken van een vaste termijn voor het bewaren van documenten, en dat zij het om die reden (uiteraard) niet konden vinden. Vervolgens wordt in het advies opnieuw verwezen naar een "CIRCA"-website, die aangeeft dat deze "eerder bedoeld" is voor gebruik door de gedelegeerden van de nationale regelgevende instanties. Dit geeft onder meer geen duidelijke en specifieke informatie over de vraag of redelijkerwijs niet kon worden verwacht dat de diensten van CIRCA ook op de genoemde "CIRCA"-website zouden hebben gezocht.

Ten slotte moet worden opgemerkt dat de Commissie heeft verklaard dat het betrokken document nooit heeft bestaan, niet dat het niet langer in haar bezit was of dat haar poging om het uit haar computersysteem of -systemen op te halen niet vruchtbaar was geweest.

1.7 Gezien de aard van het hierboven geconstateerde wanbeheer wijst de Ombudsman erop dat het, in overeenstemming met de beginselen van behoorlijk bestuur, passend zou zijn geweest als de Commissie haar excuses had aangeboden aan klager. De Commissie heeft ervoor gekozen dit niet te doen en daarom sluit de Ombudsman de zaak af met een kritische opmerking.

2 Conclusie

Op basis van het onderzoek van de Ombudsman naar deze klacht moet de volgende kritische opmerking worden gemaakt:

Het vermoeden van waarheidsgetrouwheid van de feitelijke verklaring van de administratie dat een bepaald opgevraagd document niet bestaat, impliceert een bijzonder strikte zorgvuldigheidsplicht om de juistheid van dergelijke verklaringen te waarborgen. In het licht van zijn bevindingen in punt 1.6 hierboven is de Ombudsman van mening dat hem in de onderhavige zaak geen informatie en uitleg is verstrekt waaruit blijkt dat aan deze verplichting is voldaan. Het relevante gedrag van de Commissie houdt dus wanbeheer in.

De Ombudsman sluit de zaak.

De voorzitter van de Commissie zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) PB L 145 van 31.5.2001, blz. 43.

(2) https://circa.europa.eu/docs/circa_quick_guide_32.pdf

(3) Zoals blijkt uit de agenda (ERG (06) 35 Rev 1) voor de 18e plenaire vergadering van de ERG van 5-6 oktober 2006 (http://erg.ec.europa.eu/doc/meeting/ag_erg_plen_madeira_4_6_oct_2006.pdf), en de notulen van die plenaire vergadering (ERG (06) 52).

(4) Zie zaak T-311/00, British American Tobacco/Commissie, Jurispr. 2002, blz. II-2781, punt 35.

(5) Het is bijvoorbeeld mogelijk dat i) een nota wordt opgesteld die met de letter "a" is geregistreerd, met het oog op de bespreking van de desbetreffende kwestie/het desbetreffende ontwerpdocument tijdens de plenaire vergaderingen van de ERG, en ii) vervolgens een besluit wordt genomen om deze kwestie/dit document niet te bespreken.