Straatsburg, 18 april 2008

Geachte heer M.,

Op 24 september 2007 heeft u bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend over het vermeende verzuim van de Europese Commissie om binnen de in Verordening (EG) nr. 1049/2001 (1) gestelde termijnen een besluit te nemen over uw confirmatief verzoek om toegang tot een document.

Op 4 oktober 2007 heb ik de klacht doorgestuurd naar de voorzitter van de Commissie. In een e-mail van 15 december 2007 heeft u mij gevraagd of het advies van de Commissie waarschijnlijk nog in 2007 zal worden uitgebracht. Helaas bleek het niet mogelijk om uw e-mail binnen 2007 te beantwoorden. Op 10 januari 2008 heb ik u de oorspronkelijke Engelse versie van het advies van de Commissie doen toekomen, die de Commissie mij op 8 januari 2008 had toegezonden. In een brief van 14 januari 2008 heeft u erop gewezen dat de Commissie op basis van haar advies geen toegang zou verlenen tot het gevraagde document. In dezelfde brief stelde u twee subsidiaire vragen die u de Commissie wilde laten beantwoorden. Op 31 januari 2008 heb ik u de Duitse vertaling van het advies van de Commissie toegezonden met het verzoek opmerkingen te maken. Ik heb u ook meegedeeld dat ik op basis van uw opmerkingen zou beslissen hoe de twee vragen die u mij hebt gesteld, moeten worden behandeld, en ik heb erop gewezen dat u ook zou kunnen overwegen om de Commissie hierover rechtstreeks te benaderen. Op 5 februari 2008 heeft u opmerkingen over het advies van de Commissie ingediend.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

Op 28 mei 2007 heeft klager, een Duits staatsburger, een verzoek om toegang tot document C(2007)581/1 ingediend. Dit document bestaat uit i) een mededeling aan de Commissie, opgesteld door haar juridische dienst, en ii) een ontwerpbesluit dat moet worden genomen overeenkomstig artikel 15, lid 3, van Verordening (EG) nr. 1/2003 (2), waarbij de juridische dienst gemachtigd zou zijn om schriftelijke en, met toestemming van de rechter, mondelinge opmerkingen in te dienen bij het Gerechtshof te Amsterdam, een Nederlandse rechter, in een zaak betreffende de vraag of een door de Commissie wegens mededingingsverstorende gedragingen opgelegde geldboete van de belasting kan worden afgetrokken (zaak 06/00252).

Bij brief van 15 juni 2007 heeft de Commissie de termijn voor de behandeling van het verzoek van klager met 15 werkdagen verlengd, waarbij zij uitlegde dat dit te wijten was aan het relatief grote aantal personen dat moest worden geraadpleegd bij de voorbereiding van het officiële antwoord aan klager.

Op 2 juli 2007 is gedeeltelijke toegang tot het gevraagde document verleend. Zoals de Commissie heeft opgemerkt, vielen bepaalde delen van het betrokken document onder de uitzondering van artikel 4, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 (3), op grond waarvan openbaarmaking moet worden geweigerd wanneer dit de bescherming van gerechtelijke procedures en juridisch advies zou ondermijnen, tenzij een hoger openbaar belang openbaarmaking gebiedt. Van mening dat de openbaarmaking van bepaalde delen van het document onafhankelijk juridisch advies in gevaar zou kunnen brengen en gezien het feit dat de relevante nationale gerechtelijke procedures nog lopen, heeft de Commissie erop gewezen dat niets erop wijst dat er een hoger openbaar belang bij openbaarmaking bestaat. Daarom waren vertrouwelijke delen van het gevraagde document onleesbaar gemaakt.

In een e-mail van 3 juli 2007 lichtte klager zijn professionele belangstelling voor de documenten toe, aangezien hij het verzoek om toegang had ingediend in zijn hoedanigheid van hoofd van de financiële autoriteit van een Duitse gemeente. Zijn e-mail werd kennelijk beschouwd als een confirmatief verzoek om volledige toegang tot het desbetreffende document.

Op 24 juli 2007 heeft de Commissie de termijn voor de behandeling van het confirmatief verzoek van klager met 15 werkdagen verlengd. Aangezien de verlengde termijn op 14 augustus 2007 bijna was verstreken, heeft de Commissie klager bij brief van 10 augustus 2007 meegedeeld dat zij de termijn met betrekking tot haar besluit niet in acht kon nemen. In dezelfde brief informeerde de Commissie klager over de rechtsmiddelen die hem ter beschikking stonden, waaronder de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Europese Ombudsman.

Op 24 september 2007 diende klager een klacht in bij de Ombudsman (klacht 2420/2007/BEH). In zijn klacht voerde hij aan dat de Commissie niet binnen de in verordening nr. 1049/2001 gestelde termijnen over zijn confirmatief verzoek had beslist. Hij verzocht de Commissie een besluit te nemen over zijn confirmatief verzoek en hem toegang te verlenen tot het gevraagde document.

Het onderzoek

Advies van de Commissie

In haar advies erkende de Commissie dat zij geen definitief besluit had genomen over het confirmatieve verzoek van klager en verontschuldigde zij zich voor de vertraging. Tegelijkertijd wees zij erop dat de rechten van klager niet waren geschonden, aangezien artikel 8, lid 3, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 het uitblijven van een antwoord van de instelling als een negatief antwoord beschouwt.

Ten gronde wees de Commissie erop dat het gevraagde document een mededeling aan de Commissie was die was opgesteld door de Juridische Dienst van de Commissie en die uit twee delen bestond, namelijk i) het ontwerpbesluit tot interventie in de zaak die aanhangig was bij het Hof van Beroep van Amsterdam en ii) de ontwerpinstructie aan de Juridische Dienst om dit besluit uit te voeren. Het document was dus opgesteld voor intern gebruik en maakte deel uit van het interne besluitvormingsproces van de Commissie voorafgaand aan de voorbereiding van de opmerkingen van de Commissie in specifieke gerechtelijke procedures. De Commissie legde ook uit dat het Gerechtshof Amsterdam het Europees Hof van Justitie een prejudiciële vraag had gesteld over de uitlegging van artikel 15, lid 3, van Verordening (EG) nr. 1/2003. Deze vraag betrof de bevoegdheid van de Commissie om ambtshalve schriftelijke opmerkingen in te dienen in het kader van een procedure betreffende de aftrekbaarheid van een wegens schending van het gemeenschapsrecht opgelegde geldboete van de belastbare winst. De Commissie wees erop dat zij ook partij was in deze procedure en haar opmerkingen zou indienen bij het Hof van Justitie, terwijl zij niet de garantie had dat zij opmerkingen zou kunnen indienen bij het Hof van Beroep te Amsterdam. Openbaarmaking van de volledige inhoud van het gevraagde document, zelfs in geanonimiseerde vorm, zou derhalve afbreuk doen aan de rechten van de Commissie als partij in deze procedure door een voorbereidend document waarvan de inhoud in een later stadium deel zou kunnen uitmaken van haar opmerkingen, openbaar te maken. Om deze redenen verhinderde de uitzondering van artikel 4, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 volledige openbaarmaking. Bovendien werden de negatieve gevolgen van de openbaarmaking niet gecompenseerd door het openbaar belang van volledige openbaarmaking.

De Commissie heeft een afschrift bijgevoegd van het desbetreffende arrest van het Hof van Beroep te Amsterdam waarbij deze prejudiciële vraag aan het Hof van Justitie is voorgelegd.

Opmerkingen van klager

Klager wees erop dat hij de redenen van de Commissie om het gevraagde document in dit stadium niet openbaar te maken, kon begrijpen. Hij verklaarde ook teleurgesteld te zijn over de tijd die de Commissie nodig had om haar werk te doen. Hij verklaarde echter ook dat hij de zaak over het algemeen als opgelost beschouwde en bedankte de Ombudsman voor zijn tussenkomst.

BESLUIT

1 Bewering dat de Commissie niet binnen de gestelde termijn over het confirmatief verzoek en de daarmee verband houdende vordering heeft beslist

1.1 De onderhavige klacht betreft het vermeende verzuim van de Europese Commissie om binnen de in Verordening (EG) nr. 1049/2001 (4) gestelde termijn een besluit te nemen over het confirmatieve verzoek van klager om toegang tot document C(2007)581/1. Dit document bestaat uit i) een mededeling aan de Commissie, opgesteld door haar juridische dienst, en ii) een ontwerp-beschikking op grond van artikel 15, lid 3, van Verordening (EG) nr. 1/2003 (5), waarbij de juridische dienst de bevoegdheid zou krijgen om opmerkingen in te dienen bij het Gerechtshof te Amsterdam, een Nederlandse rechter, in een zaak betreffende de vraag of een door de Commissie wegens mededingingsverstorende gedragingen opgelegde geldboete van de belasting kan worden afgetrokken (zaak 06/00252). Na het eerste verzoek om toegang van klager was slechts gedeeltelijke toegang tot het gevraagde document verleend. Klager voerde aan dat de Commissie een besluit moest nemen over zijn confirmatief verzoek en (uitgebreide) toegang tot het gevraagde document moest verlenen.

1.2 In haar advies erkende de Commissie dat zij geen definitief besluit had genomen over het confirmatief verzoek van klager en bood zij haar excuses aan voor de vertraging. Zij was ook van mening dat, in het licht van artikel 8, lid 3, van Verordening (EG) nr. 1049/2001, waarin het uitblijven van een tijdig antwoord als een negatief antwoord wordt beschouwd, het uitblijven van een antwoord geen afbreuk deed aan de rechten van klager. Ten gronde heeft de Commissie verklaard dat het gevraagde document onder de uitzondering van artikel 4, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 viel, aangezien volledige openbaarmaking de bescherming van gerechtelijke procedures en juridisch advies zou ondermijnen. Zoals de Commissie heeft opgemerkt, had het gevraagde document betrekking op lopende gerechtelijke procedures, zowel voor een nationale rechter als voor het Europees Hof van Justitie, zodat volledige openbaarmaking, zelfs in geanonimiseerde vorm, de rechten van de Commissie als partij in dergelijke procedures zou ondermijnen. Ten slotte weegt het openbaar belang bij openbaarmaking niet op tegen de negatieve gevolgen van openbaarmaking voor de door artikel 4, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 beschermde belangen.

1.3 In zijn opmerkingen verklaarde klager dat hij de redenen van de Commissie om het gevraagde document niet openbaar te maken, begreep. Hij spreekt ook zijn teleurstelling uit over de tijd die de Commissie nodig heeft om haar werk te doen. Hij verklaarde echter dat hij de zaak over het algemeen als opgelost beschouwde en bedankte de Europese Ombudsman voor zijn tussenkomst.

1.4 De Ombudsman merkt op dat klager zijn teleurstelling heeft geuit over de tijd die de Commissie nodig had om haar werk te doen, maar vond dat de zaak was opgelost. Tegen deze achtergrond is de Ombudsman van mening dat er geen verder onderzoek nodig is met betrekking tot de bewering van klager en de daarmee verband houdende bewering.

2 Conclusie

Om de in punt 1.4 genoemde reden is de Ombudsman van mening dat nader onderzoek naar de klacht niet nodig is. De Ombudsman sluit daarom de zaak.

De voorzitter van de Commissie zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie (PB L 145, blz. 43).

(2) Verordening (EG) nr. 1/2003 van de Raad van 16 december 2002 betreffende de uitvoering van de mededingingsregels van de artikelen 81 en 82 van het Verdrag (PB 2003, L 1, blz. 1).

(3) Zie noot 1.

(4) Zie noot 1.

(5) Zie noot 2.