Straatsburg, 12 februari 2008

Geachte heer P.,

Op 20 augustus 2007 heeft u bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend tegen het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO) over uw uitsluiting van algemeen vergelijkend onderzoek EPSO/AD/47/06.

Op 18 september 2007 heb ik de klacht doorgestuurd naar de directeur van EPSO. EPSO heeft op 22 oktober 2007 advies uitgebracht, dat in het Frans is opgesteld. Op 12 november 2007 heeft EPSO mij de vertaling van zijn advies in het Engels toegezonden. Op 15 november 2007 heb ik het u toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen te maken.

Op 7 december 2007 heeft u mij uitgelegd dat u niet op de hoogte was van de ontwikkelingen in uw zaak. Op 11 december 2007 heb ik u opnieuw kopieën van mijn brieven van 18 september en 15 november 2007 toegezonden en ik heb u verzocht uw opmerkingen over het advies van EPSO, dat u op 3 januari 2008 hebt toegezonden, in te dienen.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

Volgens de klager zijn de relevante feiten, samengevat, als volgt:

Klager heeft een aanvraag ingediend voor algemeen vergelijkend onderzoek EPSO/AD/47/06, dat werd georganiseerd om een reservepool van administrateurs (AD5) met Roemeens staatsburgerschap te vormen. Na de toelatingsexamens hebben de kandidaten de schriftelijke examens afgelegd, d.w.z. de examens a), b) en c). Volgens de Engelse versie van de aankondiging van vergelijkend onderzoek, gepubliceerd op 21 juni 2006, "[z]odra de schriftelijke examens (b) en (c) zijn gemarkeerd, worden de kandidaten (...) met de hoogste cijfers voor alle schriftelijke examens samen (en het minimumaantal punten in elk van de examens) toegelaten tot de mondelinge examens (d)".

Klager slaagde met succes voor de toelatingsexamens en heeft op 16 maart 2007 alle schriftelijke examens afgelegd.

Op 18 april 2007 heeft EPSO een rectificatie van de aankondiging van vergelijkend onderzoek gepubliceerd, waarin onder meer is bepaald dat "[o]mdat de schriftelijke examens (b) en (c) zijn gemarkeerd, de kandidaten (...) met de hoogste punten voor beide schriftelijke examens samen (en het minimumaantal punten voor elk van beide) tot de mondelinge examens (d) worden toegelaten".

Op 24 mei 2007 deelde EPSO klager mee dat hij, hoewel zijn punten in de schriftelijke examens hoger waren dan of gelijk waren aan het minimumaantal punten, niet behoorde tot de beste kandidaten zoals vermeld in de aankondiging van vergelijkend onderzoek. De jury voegde daaraan toe dat "alleen de kandidaten die in elk vakgebied de hoogste gecombineerde punten behaalden voor de schriftelijke toetsen b) en c) en voor elk van deze toetsen het vereiste minimumaantal punten behaalden, zouden worden toegelaten tot het mondelinge examen d)". Klager behaalde een hoog cijfer voor schriftelijk examen (a), dat een minimumscore van 20 had, aangezien hij 33,6/40 punten scoorde. Hij behaalde ook 21/40 punten voor schriftelijk examen (b), dat ook een minimumscore van 20 had. Bovendien scoorde klager in schriftelijke toets c) het vereiste minimumscore, namelijk 8/10 punten. Klager behaalde in totaal 29/50 punten in schriftelijke tests (b) en (c). Echter, "de kandidaten die werden toegelaten voor de mondelinge toets (d) behaalde ten minste 30 punten". Daarom kwam hij niet in aanmerking om te worden uitgenodigd voor de mondelinge toets (d).

Op 7 en 8 juni 2007 zond klager EPSO een brief waarin hij i) verzocht om herziening van zijn schriftelijke examens b) en c) en ii) een klacht indiende dat het corrigendum op de aankondiging van vergelijkend onderzoek was gepubliceerd nadat hij schriftelijke examens a), b) en c) had afgelegd. Hij benadrukte dat in de oorspronkelijke aankondiging van vergelijkend onderzoek weliswaar was vermeld dat alle drie de toetsen a), b) en c) in aanmerking zouden worden genomen voor de berekening van de eindresultaten, maar dat in het verdere corrigendum was bepaald dat slechts twee toetsen, namelijk de toetsen b) en c), in aanmerking moesten worden genomen. Daarom was hij van mening dat hij werd misleid tijdens de voorbereiding van zijn "strategie" over hoe om te gaan met de tests.

Op 27 juni 2007 heeft de jury zijn verzoek om een nieuw onderzoek afgewezen en zijn resultaten in de tests b) en c) bevestigd. In haar antwoord verwees de kamer echter niet naar de vraag van klager met betrekking tot de rectificatie van de aankondiging van vergelijkend onderzoek. Op dat moment diende klager zijn eerste klacht in bij de Europese Ombudsman (referentie 1896/2007/RT). Hij voerde aan dat EPSO zijn verzoek met betrekking tot de procedures van het vergelijkend onderzoek niet naar behoren had beantwoord.

Na de interventie van de Ombudsman heeft EPSO op 9 augustus 2007 zijn oorspronkelijke antwoord aan klager voltooid. In zijn nieuwe antwoord verklaarde EPSO dat

"in het Publicatieblad heeft zich een fout voorgedaan met betrekking tot vergelijkend onderzoek EPSO/AD/47/06, maar deze had alleen betrekking op de Engelse versie. Deze fout is verholpen door de publicatie van een rectificatie van de Engelse versie van het Publicatieblad meer dan een maand vóór de publicatie van de resultaten van de schriftelijke tests. Om de gelijke behandeling van alle kandidaten te eerbiedigen, was EPSO niet in staat om de punten van klager te herzien met inachtneming van zijn resultaat in schriftelijk examen a)".

De Ombudsman besloot de zaak af te sluiten zoals door de instelling was geregeld, maar wees erop dat dit besluit geen beoordeling inhield van de inhoud van het antwoord dat EPSO aan klager had gestuurd.

Klager was niet tevreden met het antwoord van EPSO en diende op 20 augustus 2007 de onderhavige klacht in bij de Ombudsman, die werd geregistreerd onder nummer 2256/2007/RT.

Klager voerde aan dat EPSO in aankondiging van vergelijkend onderzoek EPSO/AD/47/06 geen nauwkeurige informatie had verstrekt.

Klager voerde aan dat EPSO hem tot een mondeling examen moest toelaten (d).

Het onderzoek

Advies van EPSO

Het advies van EPSO kan als volgt worden samengevat:

Wat de feiten betreft:

Klager heeft een aanvraag ingediend voor algemeen vergelijkend onderzoek EPSO/AD/47/06, dat werd georganiseerd om een reservelijst van administrateurs met Roemeens staatsburgerschap op te stellen. Hij koos voor het gebied van Europees openbaar bestuur.

De aankondiging van vergelijkend onderzoek is op 21 juni 2006 in het Publicatieblad bekendgemaakt. Op 30 juni 2006 werd een corrigendum gepubliceerd waarin delen van deel A en deel D.1 van de aankondiging van vergelijkend onderzoek werden gecorrigeerd, en op 18 april 2007 werd een tweede corrigendum gepubliceerd waarin deel C.2 van de aankondiging werd gecorrigeerd.

Klager slaagde met succes voor de toelatingsexamens en werd toegelaten tot de schriftelijke examens, die op 16 maart 2007 werden gehouden.

Nadat de punten a), b) en c) van de schriftelijke examens waren behaald, heeft EPSO klager in kennis gesteld van zijn punten voor de bovengenoemde schriftelijke examens en van het feit dat hij niet behoorde tot de kandidaten die de hoogste punten hadden behaald, zoals vermeld in het corrigendum op punt C.2 van de aankondiging van vergelijkend onderzoek. Daarom kon de jury hem niet tot de mondelinge toets toelaten.

Op 7 juni 2007 heeft klager EPSO schriftelijk meegedeeld dat het corrigendum op punt C.2 van de aankondiging van vergelijkend onderzoek was gepubliceerd nadat hij de schriftelijke examens had afgelegd en dat deze wijziging hem in een nadelige positie had gebracht. Hij vroeg ook om de herziening van zijn tests.

Op 27 juni 2007 bevestigde EPSO zijn besluit en bevestigde het de punten van klager. Op 28 juni 2007 heeft klager EPSO opnieuw benaderd met het verzoek om i) verduidelijking met betrekking tot de niet-naleving van de procedureregels en ii) kopieën van zijn schriftelijke examens. Op 6 augustus 2007 heeft EPSO hem kopieën van zijn schriftelijke examens toegezonden. Op 9 augustus 2007 heeft EPSO een toelichting gegeven op het op 18 april 2007 gepubliceerde corrigendum.

Wat de verdiensten betreft:

In zijn advies wees EPSO er in de eerste plaats op dat de aankondiging van vergelijkend onderzoek, die in het Frans was opgesteld, aan het Gemengd Comité (1) voor advies was voorgelegd alvorens door het tot aanstelling bevoegde gezag te worden goedgekeurd (2). Op 21 juni 206 werd de bekendmaking gepubliceerd in het Engels, Frans en Duits.

In de Franse en de Duitse versie, punt C.2, waarnaar de klager verwijst, werd bepaald dat "wanneer de schriftelijke examens b) en c) zijn gemarkeerd, de kandidaten (...) met de hoogste punten voor beide schriftelijke examens tezamen (en het vereiste minimumaantal punten voor elk van beide) tot de mondelinge examens d) worden toegelaten"(cursivering van mij). De Engelse versie luidde echter als volgt: "zodra de punten b) en c) van de schriftelijke examens zijn behaald, worden de kandidaten (...) met de hoogste punten voor alle gecombineerde schriftelijke examens (en het minimumaantal punten voor elk van deze examens) toegelaten tot mondeling examen d)" (onderstreping toegevoegd).

Bij de voorbereiding van de correctie van de examens en de vaststelling van de punten merkte de jury op dat de aankondiging van vergelijkend onderzoek, zoals vertaald in het Engels, verschilde van de Franse en de Duitse versie. Om ervoor te zorgen dat alle kandidaten van hetzelfde vergelijkend onderzoek gelijk werden behandeld, moest de kamer voor alle kandidaten dezelfde regels vaststellen bij de beoordeling van de examens en de vaststelling van de punten. Daarom heeft zij besloten zo spoedig mogelijk een rectificatie van de Engelse versie te publiceren. Het corrigendum is gepubliceerd op 18 april 2007, dat wil zeggen voordat de kandidaten in kennis werden gesteld van hun punten.

EPSO benadrukte dat de fout in één taalversie van de aankondiging van vergelijkend onderzoek geen invloed had op de voorwaarden waaronder de kandidaten de schriftelijke examens hadden afgelegd.

Met betrekking tot het argument van klager dat, indien hij van meet af aan had geweten dat schriftelijk examen a) niet in aanmerking moest worden genomen voor het eindcijfer, hij bij de voorbereiding van de examens een andere benadering zou hebben gevolgd, was EPSO van mening dat dit argument betrekking had op de individuele benadering van een kandidaat. EPSO is van mening dat "de gekozen methode en de tijd die wordt besteed aan de voorbereiding van een vergelijkend onderzoek onder de verantwoordelijkheid van elke kandidaat vallen". EPSO benadrukte dat het slagen voor schriftelijke toets a) een voorwaarde is om tot de volgende fase van het vergelijkend onderzoek te worden toegelaten en dat het belang van de toets niet kan worden genegeerd. Bovendien wees EPSO erop dat de tijdens de schriftelijke examens behaalde punten niet met elkaar konden worden vergeleken, aangezien de examens een verschillend toepassingsgebied hadden.

Opmerkingen van klager

De opmerkingen van klager kunnen als volgt worden samengevat:

Klager verklaarde dat EPSO had toegegeven dat de Engelse versie van de aankondiging van vergelijkend onderzoek onjuiste informatie aan de kandidaten had verstrekt. Hij voegde eraan toe dat volgens de website van EPSO "de in het Publicatieblad van de Europese Unie bekendgemaakte aankondiging van vergelijkend onderzoek de gezaghebbende bron van informatie over elk vergelijkend onderzoek van EPSO is". Bovendien benadrukte klager dat de aankondiging van vergelijkend onderzoek de gezaghebbende informatiebron was voor zowel de jury als de kandidaten.

Volgens klager hadden de "voorwaarden van de tests" betrekking op het in de aankondiging van vergelijkend onderzoek vastgestelde algemene kader, dat wil zeggen niet alleen op de deelname aan de tests, maar ook op de voorbereiding ervan. Klager wees erop dat, zelfs indien de "voorwaarden van de examens" alleen betrekking zouden hebben op de zitting van de examens en niet ook op het voorbereidingsproces, het verstrekken van verschillende informatie aan bepaalde groepen kandidaten van invloed zou zijn geweest op hun benadering van de examens.

Ten slotte wees klager erop dat het corrigendum werd gepubliceerd nadat de schriftelijke examens waren gehouden en dat het alleen toestond dat de examens van de kandidaten volgens dezelfde criteria werden gemarkeerd. Klager was echter van mening dat de publicatie van het corrigendum "het feit dat aan de kandidaten verschillende voorwaarden voor het [] vergelijkend onderzoek waren gesteld, niet heeft gecorrigeerd".

BESLUIT

1 Vermeend verzuim om nauwkeurige informatie in de aankondiging van vergelijkend onderzoek te verstrekken

1.1 Op 21 juni 2006 is de bekendmaking betreffende algemeen vergelijkend onderzoek EPSO/AD/47/06 tot vorming van een reservelijst van administrateurs met Roemeens staatsburgerschap bekendgemaakt in het Publicatieblad. De Engelse versie van de aankondiging van het vergelijkend onderzoek bepaalde dat "zodra de schriftelijke examens (b) en (c) zijn gemarkeerd, de kandidaten (...) met de hoogste cijfers voor alle schriftelijke examens samen (en het minimumaantal punten in elk) worden toegelaten tot mondeling examen (d)". Op 16 maart 2007 heeft klager schriftelijke examens (a), (b) en (c) afgelegd. Op 18 april 2007 werd het corrigendum op bovengenoemde Engelse versie van de aankondiging van het vergelijkend onderzoek gepubliceerd en als volgt gelezen: "Zodra de schriftelijke examens b) en c) zijn gemarkeerd, worden de kandidaten (...) met de hoogste punten voor beide schriftelijke examens samen (en het minimumaantal punten voor elk van beide) toegelaten tot de mondelinge examens d)". Klager behaalde voor alle schriftelijke examens (a), (b) en (c) voldoende punten, maar hij werd niet toegelaten tot de daaropvolgende mondelinge examens (d) van het vergelijkend onderzoek op grond van het feit dat hij niet tot de beste kandidaten behoorde die, overeenkomstig het corrigendum, de hoogste gecombineerde punten voor de schriftelijke examens (b) en (c) hadden behaald.

Klager voerde aan dat EPSO in aankondiging van vergelijkend onderzoek EPSO/AD/47/06 geen nauwkeurige informatie had verstrekt.

Klager voerde aan dat EPSO hem tot een mondeling examen moest toelaten (d).

Ter ondersteuning van zijn klacht voerde klager aan dat de publicatie van het corrigendum na de schriftelijke tests gevolgen had gehad voor zijn situatie, omdat hij zich had voorbereid op de tests en een strategie had vastgesteld voor de behandeling ervan op basis van de oorspronkelijke aankondiging van vergelijkend onderzoek, die een fout bevatte.

1.2 In zijn advies erkende EPSO dat er een fout was gemaakt in de Engelse versie van de aankondiging van vergelijkend onderzoek. EPSO was echter van mening dat deze fout was gecorrigeerd door de publicatie van een rectificatie voordat de resultaten van de schriftelijke tests waren gepubliceerd. Volgens EPSO had deze fout geen invloed op de omstandigheden waarin de kandidaten de schriftelijke examens hadden afgelegd. Wat het argument van klager ter ondersteuning van zijn klacht betreft, heeft EPSO erop gewezen dat het betrekking had op de individuele benadering van de examens door de kandidaten en dat alleen de kandidaten verantwoordelijk zijn voor de benadering van de examens die zij kiezen.

1.3 De Ombudsman merkt om te beginnen op dat de aankondiging van vergelijkend onderzoek op 21 juni 2006 in het Engels, Frans en Duits is gepubliceerd. De Ombudsman merkt ook op dat de relevante bepalingen van de Engelse versie van de mededeling als volgt waren geformuleerd:

"Zodra de schriftelijke examens b) en c) zijn gemarkeerd, worden de kandidaten (...) met de hoogste punten voor alle schriftelijke examens samen (en het minimumaantal punten in elk van de examens) toegelaten tot mondeling examen d)" (onderstreping toegevoegd).

De Ombudsman merkt op dat de Engelse versie van de aankondiging van vergelijkend onderzoek verschilde van de Franse en de Duitse versie. In die versies heeft zij het volgende verklaard:

"Zodra de schriftelijke examens b) en c) zijn gemarkeerd, worden de kandidaten (...) met de hoogste punten voor beide schriftelijke examens samen (en het minimumaantal punten voor elk van beide) toegelaten tot mondeling examen d)" (onderstreping toegevoegd).

1.4 Wat de bewering van klager betreft, merkt de Ombudsman op dat EPSO de fout in de oorspronkelijke Engelse versie van de aankondiging van vergelijkend onderzoek heeft erkend en het overeenkomstige corrigendum heeft gepubliceerd. Aangezien de fout is gecorrigeerd, constateert de Ombudsman geen geval van wanbeheer met betrekking tot de bewering van klager.

1.5 De Ombudsman herinnert er echter aan dat EPSO verantwoordelijk is voor de goede organisatie van de vergelijkende onderzoeken (3), met inbegrip van de goedkeuring van de formulering van de aankondigingen van vergelijkend onderzoek die in de desbetreffende taalversies in het Publicatieblad moeten worden bekendgemaakt. De Ombudsman benadrukt dat het belangrijk is de kandidaten van de vergelijkende onderzoeken van EPSO nauwkeurige informatie te verstrekken in alle taalversies van de aankondiging van vergelijkend onderzoek. Aangezien de huidige praktijk van EPSO met betrekking tot zijn vergelijkende onderzoeken erin bestaat de aankondiging van vergelijkend onderzoek slechts in drie taalversies te publiceren, vertrouwt de Ombudsman erop dat EPSO in de toekomst de juistheid van alle taalversies van de aankondigingen van vergelijkend onderzoek zal kunnen waarborgen. In dit verband wordt hieronder nog een opmerking gemaakt.

1.6 Wat betreft het verzoek van klager om tot mondeling examen d) te worden toegelaten, begrijpt de Ombudsman dat het verwijst naar het argument van klager dat, indien hij van meet af aan had geweten dat schriftelijk examen a) niet in aanmerking moest worden genomen voor het eindcijfer, hij bij de voorbereiding van de schriftelijke examens een andere "strategie" zou hebben gevolgd en zijn resultaten derhalve beter hadden kunnen zijn.

De Ombudsman is het met EPSO eens dat de methode en de tijd die wordt besteed aan de voorbereiding van de examens van een vergelijkend onderzoek betrekking hebben op de persoonlijke benadering van de kandidaten en uitsluitend hun verantwoordelijkheid vertegenwoordigen, maar hij is anderzijds van mening dat niet kan worden uitgesloten dat een dergelijke benadering ten minste gedeeltelijk is gebaseerd op de in de aankondiging van vergelijkend onderzoek verstrekte informatie.

Hoewel de fout in de Engelse versie van de aankondiging van vergelijkend onderzoek dus van invloed had kunnen zijn op de persoonlijke benadering van klager van de schriftelijke examens, heeft klager in het onderhavige geval geen bewijsmateriaal overgelegd om aan te tonen dat, indien hij een andere benadering van de examens had gevolgd, zijn resultaten bij de schriftelijke examens b) en c) beter zouden zijn geweest en hij als gevolg daarvan tot de mondelinge examens d) had kunnen worden toegelaten. Bovendien wijst de Ombudsman erop dat de aard van de fout in de Engelse versie van de aankondiging van vergelijkend onderzoek geen invloed heeft gehad op de voorwaarden waaronder de kandidaten de schriftelijke examens hebben afgelegd. Evenzo heeft de latere correctie van de betrokken fout het voor de jury mogelijk gemaakt om alle kandidaten gelijk te behandelen bij de beoordeling van de examens en de vaststelling van de punten.

Gezien het bovenstaande is de Ombudsman van mening dat de bewering van klager niet kan worden gestaafd.

2 Conclusie

Op basis van het onderzoek van de Ombudsman naar deze klacht lijkt er geen sprake te zijn geweest van wanbeheer door EPSO met betrekking tot de bewering van klager en de daarmee verband houdende bewering.

De Ombudsman sluit daarom de zaak.

De directeur van EPSO zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.

BIJZONDERE OPMERKING

De Ombudsman herinnert eraan dat EPSO verantwoordelijk is voor de goede organisatie van de vergelijkende onderzoeken, met inbegrip van de vaststelling van de formulering van de aankondigingen van vergelijkend onderzoek die in de desbetreffende taalversies in het Publicatieblad moeten worden bekendgemaakt. De Ombudsman benadrukt dat het belangrijk is de kandidaten van de vergelijkende onderzoeken van EPSO nauwkeurige informatie te verstrekken in alle taalversies van de aankondiging van vergelijkend onderzoek. Aangezien de huidige praktijk van EPSO met betrekking tot zijn vergelijkende onderzoeken erin bestaat de aankondiging van vergelijkend onderzoek slechts in drie taalversies te publiceren, vertrouwt de Ombudsman erop dat EPSO in de toekomst de juistheid van alle taalversies van de aankondigingen van vergelijkend onderzoek zal kunnen waarborgen.

Met vriendelijke groet,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Zie afdeling 2 van bijlage II bij het Statuut.

(2) Overeenkomstig artikel 1 van bijlage III bij het Statuut.

(3) Zaak T-159/98, Torre e.a./Commissie, JurAmbt. 2001, blz. I-A-83 en II-395, punt 46.