Straatsburg, 12 februari 2008

Geachte heer X,

Op 14 januari 2007 heeft u bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend tegen de Europese Commissie. De klacht betrof de inhoud van een brief van 24 september 2006 van een delegatie van de Commissie aan een adviesbureau dat u in dienst had.

Op 22 februari 2007 heb ik de voorzitter van de Commissie in kennis gesteld van uw klacht en hem verzocht hierover vóór 31 mei 2007 advies uit te brengen. Aangezien op die datum geen antwoord was ontvangen, heb ik de Commissie op 21 juni 2007 een herinnering gestuurd met het verzoek haar advies uiterlijk op 15 juli 2007 uit te brengen. Op 6 juli 2007 heeft de Commissie haar advies uitgebracht, dat u op 26 juli 2007 is toegezonden, met het verzoek desgewenst opmerkingen te maken.

Op 21 september 2007 heeft u mij uw opmerkingen toegezonden. Op 1 januari 2008 heeft u informatie gevraagd over de behandeling van uw klacht.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

Volgens de klager zijn de feiten van de zaak, samengevat, als volgt:

In 2005 en 2006 werkte klager als consultant bij twee door de EU gefinancierde projecten die door onderneming Y werden uitgevoerd voor een delegatie van de Commissie ("de delegatie").

Tijdens de uitvoering van het eerste project werd klager aangesteld als teamleider van het project. Na afloop van het project sprak de Commissie publiekelijk haar tevredenheid uit over de kwaliteit van het werk. Klager werd vervolgens verzocht deel te nemen aan een tweede project, dat ook werd uitgevoerd door onderneming Y, waarvan de inschrijving door de delegatie was geselecteerd. Klager merkte op dat er tijdens het bezoek spanningen ontstonden als gevolg van misverstanden tussen de partijen. Zodra deze kwestie was opgelost, werd het project echter met succes uitgevoerd. Klager wees erop dat zijn verslagen over het project volledig werden goedgekeurd door de delegatie, die ook van mening was dat de doelstellingen van het project waren bereikt.

In september 2006 probeerde klager deel te nemen aan andere door de EU gefinancierde projecten in een derde land die door de delegatie waren toegewezen aan onderneming Z. Op 24 september 2006 wees de Commissie de aanvraag van klager echter af. In een brief aan Z, waarvan een kopie bij de klacht was gevoegd, verwees de Commissie naar de benoeming van kortlopende deskundigen voor een project en verklaarde zij dat zij de deelname van klager aan het project niet kon aanvaarden op grond van zijn onbevredigende prestaties bij eerdere door de EU gefinancierde projecten.

Op 30 september 2006 schreef klager een brief aan de delegatie, waarin hij zijn verbazing uitte over de inhoud van zijn brief aan Z. Hij voerde aan dat de beoordeling van zijn werk door de Commissie ongegrond was, aangezien de delegatie geen klachten had ingediend bij hem als teamleider van Y.

In haar antwoord van 12 oktober 2006 legde de Commissie uit dat het personeel van de delegatie, met name de verantwoordelijke taakbeheerder en het hoofd van de afdeling Sociale en Menselijke Ontwikkeling, hun bezorgdheid tijdens verschillende vergaderingen mondeling met klager had gedeeld. De Commissie verklaarde dat het feit dat zij voor het project had betaald, niet betekende dat de prestaties van klager bevredigend waren geweest. De Commissie legde uit dat zij Y ook op de hoogte had gesteld van haar standpunt.

Klager diende vervolgens een klacht in bij de Europese Ombudsman. Hij voegde bij zijn klacht een kopie van zijn correspondentie met de delegatie en aanvullend materiaal. In zijn klacht verklaarde hij het niet eens te zijn met de beoordeling van de situatie door de Commissie en voerde hij aan dat noch hij noch Y ooit op de hoogte waren gebracht van enige bezorgdheid van de Commissie over zijn prestaties.

Klager was van mening dat de Commissie weliswaar bevoegd was om de kandidatuur van een consultant te aanvaarden of af te wijzen, maar dat zij niet bevoegd was om een lasterlijke brief aan een particulier adviesbureau te sturen.

In het licht van deze argumenten heeft de Ombudsman de Commissie verzocht een advies uit te brengen over de volgende beweringen en beweringen van klager:

Klager stelt, kort samengevat, dat het niet tot de bevoegdheid van de Commissie behoort om een lasterlijke brief te sturen aan een particulier adviesbureau dat een subjectief oordeel en beoordeling geeft en schadelijke financiële gevolgen kan hebben.

Klager verzoekt de Commissie derhalve de brief in kwestie in te trekken.

Het onderzoek

Advies van de Commissie

In haar advies heeft de Commissie eerst de achtergrond van de zaak toegelicht. Zij merkte op dat, overeenkomstig de toepasselijke contractuele regels ("Begunstigden van raamcontracten"), de formuleringsmissie van een programma werd toegekend aan onderneming Y. Klager nam aan die missie deel als teamleider, samen met nog eens drie deskundigen. Y ontving de eindbetaling op 1 oktober 2006, nadat de vereiste verslagen waren goedgekeurd en de vereiste bewijsstukken bij de delegatie waren ingediend.

Wat de prestaties van klager betreft, heeft de Commissie uitgelegd dat de delegatie, in het licht van de taken die hij tijdens de uitvoering van het werkbezoek heeft uitgevoerd, heeft geconcludeerd dat zijn werkzaamheden als teamleider ontoereikend waren en niet voldeden aan de verwachtingen. Dit advies was gebaseerd op: i) het gebrek aan leiderschaps-, initiatief- en teambuildingsvaardigheden van de klager; ii) zijn passieve houding ten opzichte van een aantal eerder overeengekomen conclusies; iii) zijn verantwoordelijkheid voor de slechte organisatie en ontoereikende uitvoering van fase 3 van de workshop; en iv) zijn slechte rapportagevaardigheden. De Commissie merkte op dat klager reeds als teamleider had deelgenomen aan de identificatiemissie voor hetzelfde programma, die plaatsvond van september 2005 tot januari 2006. Tijdens dat werkbezoek heeft de delegatie enkele opmerkingen gemaakt over de prestaties van klager, die betrekking hadden op zijn rapportagevaardigheden en gebrek aan initiatief. Ondanks deze opmerkingen, toen Y zijn naam voorstelde als teamleider van de formuleringsmissie, was de delegatie van mening dat zijn ervaring met de vorige missie een meerwaarde zou betekenen voor de nieuwe opdracht . De Commissie voegde daaraan toe dat de deelname van klager aan de identificatiefase hem niet heeft geholpen de kwaliteit van zijn werk voor de formuleringsfase te verbeteren.

In de loop van de formuleringsmissie heeft de delegatie, met name de verantwoordelijke taakbeheerder en het hoofd van de afdeling Sociale en Menselijke Ontwikkeling, verschillende vergaderingen met de klager gehouden om de vooruitgang te evalueren. Tijdens deze vergaderingen, die plaatsvonden op 29 januari; 12 en 21 februari; 7, 23, 27 en 30 maart; Op 3, 4 en 6 april 2006 werd klager mondeling in kennis gesteld van de bezorgdheid van de delegatie over zijn prestaties. Deze opmerkingen waren ook aan Y gericht. De delegatie had formeel haar bezorgdheid geuit over de slechte prestaties van klager in de tevredenheidsvragenlijst van het project die op 2 oktober 2006 aan Y was toegezonden.

Wat betreft het besluit van de Commissie om de deelname van klager aan het voorstel van Z niet te aanvaarden, merkte de Commissie op dat dit besluit was vervat in een brief van 24 september 2006, die alleen aan Z was gericht. Z nam het besluit om het aan klager door te sturen.

De Commissie concludeerde dat de delegatie haar prerogatief als contractuele autoriteit had gebruikt om het cv van klager af te wijzen en stelde Z daarvan in kennis. Het gebruik van deze informatie door Z viel niet onder de verantwoordelijkheid van de delegatie.

Opmerkingen van klager

In zijn opmerkingen herhaalde klager de argumenten die hij in zijn klacht had aangevoerd. Hij benadrukte echter dat de kritiek van de Commissie slechts betrekking kon hebben op een van de projecten waaraan hij had deelgenomen, en niet op andere door de EU gefinancierde projecten, zoals vermeld in de brief van de Commissie aan Z van 24 september 2006. Voorts voerde klager aan dat de delegatie Y tijdens de uitvoering van het eerste project niet op de hoogte heeft gebracht van punten van ontevredenheid, maar dit alleen deed toen de werkzaamheden waren voltooid en nadat de brief aan Z was verzonden.

BESLUIT

1 Verwijzingen naar klager in de brief van de Commissie aan Z

1.1 Klager beweert dat het niet tot de bevoegdheid van de Europese Commissie behoort om een lasterlijke brief te sturen aan een particulier adviesbureau dat een subjectief advies en beoordeling heeft gegeven en dat nadelige financiële gevolgen voor hem kan hebben.

Klager legt uit dat de Commissie in een brief van 24 september 2006 zijn deelname aan een door firma Z ingediende offerte voor de benoeming van kortlopende deskundigen in een door de EU gefinancierd project heeft afgewezen op grond van het feit dat zijn prestaties in andere door de EU gefinancierde projecten onbevredigend waren geweest.

Klager is van mening dat de Commissie weliswaar bevoegd is om de kandidatuur van een consultant te aanvaarden of af te wijzen, maar dat haar beoordeling van zijn werk ongegrond was, aangezien de delegatie tijdens de periode waarin hij teamleider was, geen formele schriftelijke of mondelinge klacht had ingediend.

1.2 De Commissie voert aan dat de delegatie gebruik heeft gemaakt van haar prerogatief als aanbestedende dienst om het cv van klager af te wijzen en Z daarvan in kennis heeft gesteld.

Wat de motivering van haar besluit betreft, legt de Commissie uit dat de delegatie, in het licht van de werkzaamheden die tijdens de uitvoering van een vorige missie voor onderneming Y zijn verricht, tot de conclusie is gekomen dat de prestaties van klager als teamleider "onvoldoende" waren en "niet voldeden aan de verwachtingen". Dit advies was gebaseerd op een aantal overwegingen met betrekking tot onder meer de vaardigheden van klager, zoals zijn initiatief, teambuilding en de uitvoering van conclusies, alsook zijn organisatorische en rapportagevaardigheden.

De Commissie voert aan dat zij haar standpunt al tijdens verschillende bijeenkomsten mondeling aan klager had toegelicht en dat zij ook haar mening had gegeven over de slechte prestaties van klager in de op 2 oktober 2006 aan IBF toegezonden tevredenheidsvragenlijst.

1.3 In zijn opmerkingen voert klager aan dat de delegatie Y tijdens de uitvoering van het eerste project niet op de hoogte heeft gebracht van punten van ontevredenheid, maar dit pas heeft gedaan nadat de werkzaamheden waren voltooid en nadat de brief aan Z was verzonden.

1.4 Gezien het beschikbare bewijsmateriaal merkt de Ombudsman op dat de Commissie heeft besloten bezwaar te maken tegen de deelname van klager aan de door Z ingediende offerte voor de benoeming van kortlopende deskundigen in een door de EU gefinancierd project.

Het lijkt erop dat de Commissie Z bij brief van 24 september 2006 van haar besluit in kennis heeft gesteld, waarin het volgende stond te lezen: "[W]e betreuren de afwijzing van het cv van [klager] op grond van onbevredigende prestaties met betrekking tot andere door de EU gefinancierde projecten mee te delen." Het lijkt er ook op dat de ontevredenheid van de Commissie betrekking had op het werk van klager in het kader van een eerder door de EU gefinancierd project, dat door Y in 2005-2006 werd uitgevoerd. De bezwaren van de Commissie waren pas formeel tot Y gericht nadat het project was voltooid, op 2 oktober 2006, en via de tevredenheidsvragenlijst van het project.

1.5 De Ombudsman merkt op dat de Commissie in het kader van samenwerkingsprogramma's over een ruime beoordelingsmarge beschikt bij het screenen en, in voorkomend geval, afwijzen van door de geselecteerde contractanten voorgestelde subcontractanten. Het bestek voor elk afzonderlijk project bevat de rechtsgrondslag voor deze ruime beoordelingsmarge.

De Ombudsman merkt ook op dat de Commissie in dit individuele geval bij de uitoefening van haar ruime beoordelingsmarge de contractant, namelijk Z, heeft verzocht om de deelname van klager als onderaannemer van haar voorstel uit te sluiten op grond van zijn onbevredigende prestaties bij eerdere door de EU gefinancierde projecten.

1.6 De Ombudsman merkt op dat de brief van de Commissie van 24 september 2006 aan Z het feit weerspiegelde dat de Commissie reeds het standpunt had ingenomen dat zij niet tevreden was met het eerder door klager verrichte werk.

De Ombudsman is van mening dat het, met het oog op transparantie en billijkheid, en ook om goede betrekkingen met burgers te waarborgen, een goede administratieve praktijk zou zijn geweest als de Commissie klager op passende wijze in kennis had gesteld van haar standpunt en de redenen daarvoor, voordat haar diensten dat standpunt aan een derde bekendmaakten. De Ombudsman merkt op dat het in dit geval echter onbetwist lijkt dat de Commissie klager mondeling in kennis heeft gesteld van haar twijfels met betrekking tot de kwaliteit van zijn werk, in de loop van verschillende vergaderingen die plaatsvonden vóór 24 september 2006, op welke datum de instelling Z in kennis heeft gesteld van haar standpunt met betrekking tot de prestaties van klager.

Een instelling kan het recht om te worden gehoord eerbiedigen door haar argumenten schriftelijk aan een belanghebbende kenbaar te maken. In bepaalde omstandigheden kan het echter ook dienstig zijn dergelijke argumenten mondeling aan te voeren. Om te kunnen bewijzen dat het recht om te worden gehoord is geëerbiedigd, moet een instelling de vergadering registreren door middel van een passende nota voor het dossier, waarin de argumenten van de instelling en de opmerkingen van de belanghebbende worden uiteengezet.

De Ombudsman merkt op dat het in dit specifieke geval onbetwist lijkt dat de Commissie klager mondeling in kennis heeft gesteld van haar bedenkingen met betrekking tot de kwaliteit van zijn werk tijdens verschillende vergaderingen die plaatsvonden vóór 24 september 2006, op welke datum de instelling Z in kennis heeft gesteld van haar standpunt ten aanzien van de prestaties van klager. Aangezien klager derhalve in de gelegenheid was gesteld op de hoogte te worden gesteld van het standpunt van de Commissie over zijn prestaties en zijn standpunt daarover kenbaar heeft gemaakt, is de Ombudsman van mening dat er met betrekking tot dit aspect van de zaak geen sprake lijkt te zijn van wanbeheer.

De Ombudsman heeft in de loop van zijn onderzoek echter niet de gelegenheid gehad om afschriften van nota's voor het dossier van dergelijke bijeenkomsten te onderzoeken. Om conflicten met betrekking tot een vermeende schending van het recht om te worden gehoord te voorkomen, kan de Commissie het nuttig achten haar inspanningen om het recht om te worden gehoord te eerbiedigen schriftelijk vast te leggen en deze gegevens in het passende dossier op te nemen.

De Ombudsman zal de Commissie hieronder nog een opmerking in die zin doen toekomen.

1.7 Wat de motivering van het besluit van de Commissie betreft, is het een beginsel van goed administratief gedrag dat besluiten worden gemotiveerd. Deze verplichting heeft tot doel de gemeenschapsrechter in staat te stellen de wettigheid van de besluiten te toetsen en de betrokkene voldoende aanwijzingen te geven om vast te stellen of deze besluiten gegrond zijn dan wel gebreken bevatten, in welk geval de wettigheid ervan kan worden betwist.

De Ombudsman merkt op dat de Commissie in haar brief van 24 september 2006 haar weigering om klager in het voorstel van Z op te nemen, heeft gerechtvaardigd op grond van zijn "onbevredigende prestaties" bij andere door de EU gefinancierde projecten. De Ombudsman is van mening dat de Commissie het recht heeft om in het kader van een door de Gemeenschap gefinancierd project waardeoordelen te maken over de professionele prestaties van het personeel, mits zij dit op professionele, coherente en beleefde wijze doet. Na de toon en de formulering van de door de Commissie verstrekte uitleg te hebben onderzocht, is de Ombudsman van mening dat haar verklaring ten aanzien van klager geen "valse verklaring" is die bedoeld is om de reputatie van klager in diskrediet te brengen. In plaats daarvan is de Ombudsman van mening dat zijn verklaring een "waardeoordeel" vormt, dat op professionele, coherente en beleefde wijze wordt uitgedrukt over de prestaties van de klager in het kader van een door de Gemeenschap gefinancierd project.

De Ombudsman merkt voorts op dat de Commissie in haar advies in antwoord op zijn onderzoek een aantal redenen naar voren heeft gebracht op basis van de prestaties van klager in eerdere projecten, met name met betrekking tot zijn vermeende gebrek aan initiatief, teambuilding, organisatorische en rapportagevaardigheden en zijn verzuim om conclusies uit te voeren. Deze redenen lijken voldoende en evenredig om het standpunt van de Commissie te rechtvaardigen. Op basis van de uitleg van de Commissie is de Ombudsman van mening dat klager nu over voldoende aanwijzingen beschikt om te bepalen of het standpunt van de Commissie gegrond is of gebreken bevat, in welk geval de wettigheid ervan kan worden betwist.

Op basis van bovenstaande overwegingen is de Ombudsman van oordeel dat er geen sprake lijkt te zijn van wanbeheer met betrekking tot dit aspect van de zaak.

2 Verzoek om intrekking van de brief van de Commissie

2.1 Klager verzoekt de Commissie haar brief aan Z van 24 september 2006 in te trekken.

2.2 Gezien de bovenstaande bevindingen, met name de conclusie in punt 1.7 hierboven, dat de Commissie een aantal redenen heeft aangevoerd die voldoende en evenredig lijken om haar standpunt te rechtvaardigen, is de Ombudsman van mening dat de bewering van klager niet kan worden gestaafd.

3 Conclusie

Op basis van het onderzoek van de Ombudsman naar deze klacht lijkt er geen sprake te zijn geweest van wanbeheer door de Commissie. De Ombudsman sluit daarom de zaak.

De voorzitter van de Commissie zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.

BIJZONDERE OPMERKING

Om conflicten met betrekking tot een vermeende schending van het recht om te worden gehoord te voorkomen, kan de Commissie het nuttig achten haar inspanningen om het recht om te worden gehoord te eerbiedigen schriftelijk vast te leggen en deze gegevens in het passende dossier op te nemen.

Met vriendelijke groet,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS