Straatsburg, 19 juni 2008

Geachte mevrouw B.,

Op 28 juni 2006 heeft u bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend tegen het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO) over uw deelname aan de voorselectietests van algemeen vergelijkend onderzoek EPSO/AD/29/05.

Op 11 augustus 2006 heb ik de klacht doorgestuurd naar de directeur van EPSO, met het verzoek om vóór 30 november 2006 een advies in te dienen. Ik heb u dienovereenkomstig geïnformeerd. Op 25 oktober 2006 heeft EPSO de vertaling van zijn advies in het Italiaans toegezonden, die ik u op 27 november 2006 heb doen toekomen met de uitnodiging om vóór eind december 2006 opmerkingen te maken. Op 29 december 2006 heeft u uw opmerkingen ingediend.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan. Mijn excuses voor de tijd die het heeft gekost om dit onderzoek af te ronden.

Het KLACHT

Volgens de klager zijn de relevante feiten samengevat als volgt.

Op 31 maart 2006 nam klager deel aan algemeen vergelijkend onderzoek EPSO/AD/29/05, dat tot doel had een reservelijst van administrateurs op het gebied van economie en statistiek op te stellen. De voorselectietests vonden plaats in Rome, in het examencentrum "Ergife Palace Hotel" (hierna "het examencentrum in Rome"). Door een technisch probleem in het audiosysteem tijdens het onderzoek maakte een oorverdovend geluid, dat ongeveer 15 minuten duurde, het onmogelijk om zich te concentreren. Kandidaten konden dus niet doorgaan met het beantwoorden van toets a) in een geschikte omgeving.

Een van de surveillanten suggereerde dat kandidaten een pauze zouden nemen en beloofde hen naar verluidt dat ze extra tijd zouden krijgen die overeenkomt met de tijd die nodig was om het probleem op te lossen. Er zouden echter slechts twee extra minuten aan de kandidaten zijn toegekend aan het einde van de normale tijd die voor de tests was toegewezen.

Op 5 april 2006 schreef klager een bericht aan EPSO, waarin zij EPSO verzocht haar mee te delen of bij de correctie van de relevante examens rekening zou worden gehouden met het ongemak dat kandidaten in het examencentrum in Rome ondervinden. Op 6 april 2006 heeft EPSO de ontvangst van het bericht van klager bevestigd en haar meegedeeld dat zij medio mei 2006 een antwoord zou ontvangen. Op dezelfde dag schreef klager nog een bericht aan EPSO, waarin zij in wezen de inhoud van haar bericht van de vorige dag herhaalde.

Op 7 april 2006 antwoordde EPSO klager met de volgende boodschap:

"Beste kandidaat,

Tijdens de voorselectietests (a) en (b) van algemeen vergelijkend onderzoek EPSO/AD/26-27-28-29/05, dat op 31 maart van dit jaar plaatsvond in Olimpia-zaal IV van het examencentrum in Rome-Ergife, heeft zich inderdaad een ongelukkig incident met betrekking tot geluidsoverlast voorgedaan. Helaas duurde de intermitterende ruis afkomstig van het audiosysteem ongeveer vijftien minuten. Onze excuses voor de storing.

Desalniettemin willen wij erop wijzen dat de medewerkers van EPSO onmiddellijk actie hebben ondernomen om de bron van het lawaai te achterhalen en de situatie op te lossen. Eenmaal geïdentificeerd, werd het probleem na een paar minuten opgelost. De rest van de test (a) en (b) en vervolgens test (c) en schriftelijke test (d) ging zonder verdere problemen.

De aard van de tests (a) (vragen in het veld) en (b) (vragen over de EU) en de voorgestelde duur (1 uur en 10 minuten) lijken geen problemen in termen van tijd te hebben veroorzaakt. Een grote meerderheid van de kandidaten voltooide de tests ruim binnen de toegestane 70 minuten. Hoewel EPSO waardeerde dat het lawaai sommige kandidaten afleidde, zijn wij van mening dat het geluidsincident geen negatieve invloed heeft gehad op het verloop van de voorselectietests.

U zult waarschijnlijk in de maand mei 2006 via uw EPSO-profiel op de hoogte worden gebracht van de resultaten van de voorselectietests".

Op dezelfde dag stuurde klager een aanvullend bericht naar EPSO. Zij bedankt EPSO voor zijn antwoord en stelt dat i) het lawaai een discriminerende factor vormt en dat het beginsel van gelijke kansen voor alle kandidaten die op verschillende plaatsen aan de tests hebben deelgenomen, niet in acht is genomen; en ii) in tegenstelling tot de informatie die door een van de surveillanten in Rome aan de kandidaten werd verstrekt, kregen de kandidaten slechts twee minuten extra om het desbetreffende examen af te ronden.

Op 28 juni 2006 diende klager een klacht in bij de Europese Ombudsman. De Ombudsman begreep uit de klacht dat klager beweerde dat kandidaten die hun voorselectietests in Olimpia-zaal IV van het examencentrum in Rome hadden afgelegd, niet dezelfde kansen hadden gehad als de kandidaten die de tests elders hadden afgelegd. Kortom, het lawaai vormde een discriminerende factor en het beginsel van gelijke kansen voor alle kandidaten die op verschillende plaatsen aan de examens deelnamen, was dus niet in acht genomen. Hoewel zij erkende dat EPSO mogelijk niet verantwoordelijk is voor het probleem met het audiosysteem in het examencentrum in Rome, was klager van mening dat kandidaten, zoals beloofd door een van de surveillanten, 15 minuten na de toegewezen tijd extra hadden moeten krijgen om de tests af te ronden. Het feit dat de kandidaten slechts twee extra minuten hadden gekregen, was oneerlijk en niet in overeenstemming met de informatie die hun was verstrekt.

De Ombudsman begreep dat klager beweerde dat de kandidaten die de voorselectietoetsen in Rome hebben afgelegd, in de gelegenheid moesten worden gesteld om test a) te herhalen of hun schriftelijke toets te laten corrigeren, ongeacht de resultaten van de voorselectietoetsen.

Het onderzoek

Advies van EPSO

Het advies van EPSO kan als volgt worden samengevat:

Feitelijke achtergrond

Klager diende een verzoek in om deel te nemen aan algemeen vergelijkend onderzoek EPSO/AD/29/05, dat bedoeld was om een reservelijst van administrateurs op het gebied van economie en statistiek op te stellen.

Op 6 maart 2006 ontving klager op 31 maart 2006 in Rome een formele uitnodiging om deel te nemen aan de tests.

Na de voorselectietests te hebben afgelegd, heeft klager EPSO op 5 april 2005 een e-mail gestuurd waarin zij verwees naar het ongemak dat de kandidaten die de voorselectietests in Olimpia, zaal IV, van het examencentrum in Rome hadden ondergaan, hadden ondervonden als gevolg van een gebrekkig audiosysteem. Op 6 april 2006 heeft klager EPSO een tweede e-mail gestuurd over hetzelfde onderwerp.

Op 6 april 2006 heeft EPSO klager een ontvangstbevestiging gestuurd en op 7 april 2006 op haar berichten geantwoord. In zijn antwoord bevestigde EPSO dat zich tijdens de voorselectietests a) en b) inderdaad een technisch probleem in het audiosysteem had voorgedaan dat ruis veroorzaakte. EPSO bood zijn excuses aan voor deze problemen en gaf uitleg over de genomen maatregelen. EPSO legde uit dat de intermitterende ruis afkomstig was van het audiosysteem en ongeveer 15 minuten had geduurd. ESPO-medewerkers die aanwezig waren in Olimpia-kamer IV in het examencentrum probeerden onmiddellijk het probleem te identificeren en op te lossen. Nadat het probleem was vastgesteld, werd het binnen enkele minuten opgelost. De overige voorselectietests (a) en (b) en vervolgens test (c) en schriftelijke test (d) hebben dus zonder verdere problemen plaatsgevonden. In zijn antwoord deelde EPSO klager verder mee dat de aard en de duur van de tests a) en b) (de tests duurden 1 uur en 10 minuten) geen problemen leken te hebben opgeleverd met betrekking tot de toegewezen tijd. De meeste kandidaten hadden hun examens immers ruim binnen de gestelde termijn afgelegd. EPSO was van mening dat het lawaai geen negatieve gevolgen leek te hebben gehad voor de wijze waarop het examen was afgenomen, ondanks het feit dat het sommige kandidaten had kunnen storen.

Op 7 april 2006 antwoordde klager aan EPSO dat het technische probleem in het audiosysteem, dat zich tijdens de voorselectietests voordeed, een geval van discriminatie en een schending van gelijke kansen vormde. Klager benadrukte dat een van de surveillanten de kandidaten tweemaal had verteld om tijdens de verstoring een pauze in te lassen, omdat zij na het verstrijken van de toegewezen tijd extra tijd zouden krijgen. In tegenstelling tot deze toezeggingen werden echter slechts twee minuten extra toegekend.

Na correctie van de voorselectietests heeft EPSO klager op 15 mei 2006 in kennis gesteld van haar resultaten, die lager waren dan het minimum dat nodig was om tot de volgende fase van het vergelijkend onderzoek te worden toegelaten. Op haar verzoek kreeg de klager de lijst van juiste antwoorden en van de antwoorden die zij had gegeven.

De klacht

Met betrekking tot de inhoud van de klacht die klager bij de Ombudsman heeft ingediend, heeft EPSO gepreciseerd dat om organisatorische redenen de preselectietoetsen a), b) en c) en de schriftelijke toets d) op dezelfde dag plaatsvonden, namelijk op 31 maart 2006. De tests a) en b) begonnen om 10.00 uur en eindigden om 11.10 uur. Na een pauze van 30 minuten namen de kandidaten de test (c), die 1 uur duurde, zoals aangegeven in de oproep tot het vergelijkend onderzoek. Schriftelijke toets d) vond 's middags plaats van 14.30 tot 17.00 uur.

Het geluid veroorzaakt door een technisch probleem in het audiosysteem begon ongeveer een half uur na het begin van de tests (a) en (b), dat wil zeggen om 10.30 uur. Zodra het geluid begon, werden alle audiodraadverbindingen in het examencentrum gecontroleerd door EPSO-personeel. Het was echter niet mogelijk om het lawaai onmiddellijk volledig te stoppen.

Bovendien werd vanwege een probleem met de microfoon het signaal om het einde van de tests (a) en (b) te markeren zonder versterking gegeven, terwijl het geluidsniveau minder intens was. Vanaf het moment dat de woordvoerder het signaal gaf, waren de surveillanten gemachtigd om de relevante antwoordbladen te verzamelen. Aangezien het audiosysteem niet in orde was, werd niet uitgesloten dat de surveillanten kort na het signaal de antwoordbladen begonnen te verzamelen.

Tijdens de pauze van 30 minuten die volgde op de tests (a) en (b), loste een technicus het technische probleem op en verving en verving hij de defecte kabels. Er deden zich geen verdere problemen voor.

EPSO verduidelijkte ook dat zodra het technische probleem zich voordeed, de hoofdvigilator in Rome contact opnam met het personeel dat verantwoordelijk was voor de organisatie van het algemeen vergelijkend onderzoek, dat in Brussel was gevestigd, om uit te leggen wat er gebeurde. Het voor het vergelijkend onderzoek verantwoordelijke personeel besloot dat de omstandigheden de toekenning van extra tijd niet rechtvaardigden. Toen sommige kandidaten vroegen of er extra tijd zou worden toegekend, deelden de surveillanten het besluit mee dat zojuist door het verantwoordelijke personeel was genomen. In tegenstelling tot wat klager in haar klacht aangaf, leek het niet mogelijk dat de wachters in Rome de kandidaten enige belofte hadden gedaan over de toekenning van extra tijd, omdat een dergelijk besluit alleen had kunnen worden genomen door het personeel dat verantwoordelijk was voor de organisatie van het algemeen vergelijkend onderzoek, dat in Brussel was gevestigd.

EPSO gaf toe dat het incident een "betreurenswaardig" voorval was en betreurde het. Zij bood klager ook haar excuses aan voor het ongemak dat zij mogelijk had ondervonden.

EPSO benadrukte echter dat, ondanks het lawaai, een grote meerderheid van de kandidaten geen bijzondere problemen had om de tests te beantwoorden en binnen de gestelde termijn af te ronden. EPSO was derhalve van mening dat het incident geen negatieve gevolgen had voor het verloop van de algemene vergelijkende onderzoeken.

Opmerkingen van klager

In haar opmerkingen over het standpunt van EPSO heeft klager kort samengevat drie argumenten aangevoerd.

Ten eerste bleef klaagster bij haar standpunt dat het technische probleem in het audiosysteem, ook al was het misschien niet aan EPSO toe te schrijven, in feite tot een verschil in behandeling heeft geleid tussen de kandidaten die de voorselectietests in Olimpia, kamer IV, van het examencentrum in Rome hebben afgelegd, en de kandidaten die de tests elders hebben afgelegd. Klager uitte haar verbazing over het feit dat het personeel dat verantwoordelijk was voor de organisatie van het algemeen vergelijkend onderzoek er niet mee instemde om aan het einde van de tests a) en b) extra tijd toe te kennen, aangezien het gedurende 15 minuten tijdens de test a) praktisch onmogelijk was om zich te concentreren. Zij benadrukte dat toets a) vragen omvatte die kandidaten verplichtten tot verbaal en numeriek redeneren, die moesten worden beantwoord te midden van de constante ruis die door het audiosysteem werd veroorzaakt.

Ten tweede benadrukte klager dat, althans in haar kamer, het algemene slechte humeur als gevolg van de problemen van het audiosysteem tijdelijk werd verlicht door de woorden van een surveillant die de kandidaten uitnodigde hun hokken neer te leggen terwijl het geluid aanhield, en daaraan toevoegde dat zij aan het einde van de test extra tijd zouden krijgen. Klager merkte op dat zij van mening was dat de surveillant in kwestie op dat moment niet op de hoogte was van de uitkomst van het besluit van het personeel dat verantwoordelijk was voor de organisatie van de Open Competitie in Brussel, aangezien het lawaai net was begonnen. Toen de antwoordformulieren aan het einde van de voor de tests a) en b) toegewezen tijd werden verzameld, protesteerden sommige kandidaten. Op dat moment kregen de kandidaten te horen dat het personeel dat verantwoordelijk was voor de organisatie van het algemeen vergelijkend onderzoek in Brussel had besloten geen verlenging van de termijn toe te staan. Klager verduidelijkte dat zij van mening was dat de surveillant te goeder trouw had gehandeld. Volgens haar was het personeel dat verantwoordelijk was voor het vergelijkend onderzoek in Brussel echter niet op de hoogte van de ernst van de verstoring. In het licht van het bovenstaande verklaarde de klager dat het billijk zou zijn om de test (a) opnieuw uit te voeren. Klager was zich echter bewust van de organisatorische moeilijkheden die gepaard gaan met de nietigverklaring van de resultaten van de toetsen a) en b), en voerde aan dat aankondigingen van toekomstige algemene vergelijkende onderzoeken op zijn minst een regel inzake gelijke kansen en gelijke behandeling van kandidaten moesten bevatten, die van toepassing zou zijn in gevallen die vergelijkbaar zijn met die in de onderhavige klacht. Klager was van mening dat het probleem, zelfs als het werd veroorzaakt door overmacht, nog steeds snel had kunnen worden opgelost door middel van een zekere mate van organisatorische flexibiliteit.

Ten derde was klager van mening dat de verklaring van EPSO dat een grote meerderheid van de kandidaten geen bijzondere problemen had om de examenvragen a) en b) te beantwoorden en binnen de gestelde termijn af te ronden, met statistisch bewijs had moeten worden gestaafd. Het zou bijvoorbeeld belangrijk zijn om te weten hoeveel kandidaten uit Rome waren geslaagd voor de voorselectietoetsen a) en b) en of er aanzienlijke verschillen waren ten opzichte van de resultaten die kandidaten in andere examencentra hadden behaald.

BESLUIT

1 Bewering dat het lawaai een discriminatiefactor vormde en dat het beginsel van gelijke kansen voor kandidaten die op verschillende plaatsen aan de toets deelnamen, niet in acht was genomen

1.1 Klager nam deel aan algemeen vergelijkend onderzoek EPSO/AD/29/05, dat bedoeld was om een reservelijst van administrateurs op het gebied van economie en statistiek op te stellen. Op 31 maart 2006 heeft zij de voorselectietoetsen en de schriftelijke toets in Rome afgelegd in het examencentrum "Ergife Palace Hotel" (hierna "het examencentrum in Rome"). Na het eerste half uur van de voorselectietests (a) en (b) veroorzaakte een technisch probleem in het audiosysteem een oorverdovend geluid dat ongeveer 15 minuten duurde.

In haar klacht bij de Europese Ombudsman voerde klager aan dat kandidaten die hun voorselectietests in Rome hadden afgelegd, niet dezelfde kansen hadden gehad als kandidaten die hun tests elders hadden afgelegd. Het lawaai vormde een discriminatiefactor en het beginsel van gelijke kansen voor alle kandidaten die op verschillende plaatsen aan de examens deelnamen, was niet in acht genomen.

1.2 EPSO gaf in zijn advies toe dat zich tijdens de voorselectietests a) en b) een technisch probleem met het geluidssysteem had voorgedaan. Zij bood klager haar excuses aan voor het ongemak dat zij mogelijk had ondervonden.

EPSO legde verder uit dat zodra het probleem met het geluidssysteem begon, al het geluidssysteem door EPSO-personeel werd gecontroleerd. Het was echter niet mogelijk om het probleem onmiddellijk op te lossen. Het werd opgelost tijdens de pauze van 30 minuten die volgde op de tests (a) en (b). EPSO verduidelijkte ook dat, zodra het probleem met het geluidssysteem zich voordeed, de hoofdvigilator in Rome contact opnam met het personeel in Brussel dat verantwoordelijk was voor de organisatie van het algemeen vergelijkend onderzoek, om uit te leggen wat er gebeurde. Het personeel dat verantwoordelijk was voor het vergelijkend onderzoek besloot dat de omstandigheden de toekenning van extra tijd niet rechtvaardigden.

Aangezien de meerderheid van de kandidaten ondanks het geluid geen bijzondere problemen had om de examens te beantwoorden en binnen de gestelde termijn af te ronden, was EPSO van mening dat het incident geen negatieve gevolgen had voor het verloop van het algemeen vergelijkend onderzoek.

1.3 In haar opmerkingen bleef klaagster bij haar standpunt dat het technische probleem met het geluidssysteem weliswaar niet aan EPSO kon worden toegeschreven, maar dat het in feite leidde tot een verschil in behandeling tussen enerzijds de kandidaten die de voorselectietest in Olimpia-zaal IV van het examencentrum in Rome hadden afgelegd en anderzijds de kandidaten die de voorselectietest elders hadden afgelegd.

1.4 Op basis van het beschikbare bewijsmateriaal merkt de Ombudsman ook op dat EPSO niet betwist dat zich tijdens de tests a) en b) van het algemeen vergelijkend onderzoek van 31 maart 2006 een technisch probleem heeft voorgedaan.

1.5 De Ombudsman merkt op dat het de verantwoordelijkheid van EPSO is om alle maatregelen te nemen die nodig zijn om de goede organisatie van algemene vergelijkende onderzoeken te waarborgen. In dit verband heeft het Gerecht van eerste aanleg in verschillende arresten geoordeeld dat:

"[...] uit hoofde van de beginselen van behoorlijk bestuur en gelijke behandeling zijn de instellingen van de Gemeenschap jegens alle kandidaten van een vergelijkend onderzoek verplicht ervoor te zorgen dat de examens zo soepel en naar behoren mogelijk worden afgelegd. Daartoe is de administratie verplicht erop toe te zien dat de wedstrijd naar behoren wordt georganiseerd (...)"(1).

In dit verband is de Ombudsman van mening dat de beginselen van behoorlijk bestuur vereisen dat redelijke voorzorgsmaatregelen worden genomen om voorzienbare problemen te voorkomen. Indien zich tijdens een onderzoek inderdaad een probleem voordoet, moeten bovendien passende maatregelen worden genomen om eventuele negatieve gevolgen van dat probleem te corrigeren.

1.6 De Ombudsman merkt op dat toen het probleem met het geluidssysteem zich voordeed, de aanwezige surveillanten onmiddellijk hebben gehandeld om de bron van het probleem te identificeren, het tot een minimum te beperken en uiteindelijk op te lossen. De Ombudsman is van mening dat EPSO correct heeft gehandeld.

1.7 Hoewel EPSO alle mogelijke maatregelen heeft genomen om het probleem van het geluidssysteem terug te dringen en vervolgens op te lossen, blijft de vraag: Heeft het probleem met het geluidssysteem een relevante impact gehad op de kandidaten?

1.8 De Ombudsman herinnert eraan dat, zoals het Gerecht van eerste aanleg heeft geoordeeld "(...) een onregelmatigheid tijdens de uitvoering van de examens voor een vergelijkend onderzoek de rechtmatigheid van de examens niet aantast, tenzij zij materieel van aard is en de resultaten van de examens kan vervalsen."(2) In het kader van de onderhavige bewering heeft de specifieke rechtmatigheidskwestie betrekking op het non-discriminatiebeginsel. Als zodanig kan het gezonde probleem alleen als relevant worden beschouwd in termen van een mogelijke bevinding van wanbeheer als het "wezenlijk van aard is en de resultaten van de tests kan verstoren ". (nadruk van de ombudsman)

1.9 Om de effecten van het geluid vast te stellen en bijgevolg na te gaan of het betrokken geluid al dan niet een "substantiële onregelmatigheid is die de resultaten van de tests kan verstoren", moet de intensiteit van het geluid dat de kandidaten in die ruimte heeft beïnvloed, worden beoordeeld.

1.10 De Ombudsman begrijpt dat het standpunt van EPSO impliceert dat het geluid niet zo intens was dat het negatieve gevolgen had voor het verloop van het algemeen vergelijkend onderzoek (3).

In dit verband merkt de Ombudsman om te beginnen op dat EPSO zijn conclusie lijkt te hebben gebaseerd dat het incident dat zich tijdens de voorselectietests in Rome heeft voorgedaan, geen negatieve gevolgen heeft gehad voor het verloop van het betrokken vergelijkend onderzoek, op het feit dat een "grote meerderheid van de kandidaten" geen bijzondere problemen had om de tests te beantwoorden en binnen de gestelde termijn af te ronden. De Ombudsman is niet overtuigd van deze aanpak. Zoals hierboven in punt 1.5 is aangegeven, zijn de instellingen jegens alle kandidaten van een vergelijkend onderzoek verplicht ervoor te zorgen dat de examens zo soepel en correct mogelijk worden afgelegd. De Ombudsman is derhalve van mening dat het feit dat de "meerderheid" van de kandidaten het desbetreffende examen mogelijk binnen de toegewezen tijd heeft afgelegd, op zich niet aantoont dat klager geen negatieve gevolgen heeft ondervonden van het probleem met het geluidssysteem van de Olympia IV-zaal in het onderzoekscentrum in Rome.

1.11 De Ombudsman merkt op dat klager in haar opmerkingen heeft verklaard dat EPSO, om zijn standpunt kracht bij te zetten, statistische gegevens moet verstrekken waarin de resultaten van de kandidaten die het examen in Olimpia, zaal IV, in het examencentrum in Rome hebben afgelegd, worden vergeleken met de resultaten van de kandidaten die de examens elders hebben afgelegd. De Ombudsman merkt op dat het binnen zijn bevoegdheid valt om bij EPSO statistische gegevens op te vragen. De Ombudsman merkt echter op dat in punt 1.10 hierboven is vastgesteld dat het argument van EPSO dat de "meerderheid" van de kandidaten de tests tijdig had afgerond, niet relevant is om het standpunt van EPSO te verdedigen. Kortom, het feit dat de meeste kandidaten de examens mogelijk binnen 70 minuten hebben afgelegd, bewijst niet dat de kandidaten in deze specifieke ruimte ten opzichte van alle andere kandidaten gelijk zijn behandeld. In dit verband acht de Ombudsman het niet nodig om EPSO in het kader van dit onderzoek om dergelijke informatie te verzoeken.

1.12 De Ombudsman is van mening dat het tot de bevoegdheid van de hoofdinspecteur behoort om een feitelijke beoordeling uit te voeren van elke anomalie die zich tijdens tests voordoet, met inbegrip van anomalieën met betrekking tot overmatig geluid. De feitelijke beoordelingsverbintenis van de hoofdvigilator moet specifiek tot doel hebben vast te stellen of de anomalie aanleiding geeft tot een "materiële onregelmatigheid die de resultaten van de tests kan vertekenen"(4).

De Ombudsman acht het ook passend dat een hoofdvigilator instructies vraagt aan EPSO-medewerkers in Brussel, die tot taak hebben examens te coördineren die op hetzelfde moment in de hele EU plaatsvinden.

De Ombudsman is van mening dat het van het allergrootste belang is dat de feitelijke beoordeling door de hoofdvigilator het coördinerend personeel alle mogelijke informatie verschaft, met name of de relevante gebeurtenis een anomalie vormde die aanleiding gaf tot een "inhoudelijke onregelmatigheid die de resultaten van de tests kan vertekenen". In een dergelijk geval is het aan het coördinerend personeel om instructies te geven over welke maatregelen moeten worden genomen, zoals het toekennen van extra tijd aan kandidaten.

1.13 De Ombudsman stelt op basis van het advies van EPSO vast dat de hoofdvigilator in Rome, toen hij contact opnam met de coördinerende staf in Brussel, uitlegde wat er " gebeurde"in het onderzoekscentrum. EPSO is echter van mening dat er geen specifieke verklaring is dat de hoofdvigilator in Rome het coördinerend personeel in Brussel specifiek heeft geïnformeerd over de intensiteit van het geluidsprobleem of, meer bepaald, of de hoofdvigilator het coördinerend personeel in Brussel specifiek heeft geïnformeerd dat het geluidsprobleem niet heeft geleid tot een "inhoudelijke onregelmatigheid die de resultaten van de tests kan verstoren". In dit verband zal de Ombudsman nog een opmerking maken. De Ombudsman hoopt dat deze verdere opmerking EPSO in de toekomst zal helpen ervoor te zorgen dat alle surveillanten op de hoogte zijn van de juiste procedures, waardoor de correcte werking van de tests en de vaststelling van passende corrigerende maatregelen in geval van incidenten worden gewaarborgd.

1.14 De Ombudsman is echter van mening dat, bij gebreke van enig specifiek bewijs met betrekking tot de intensiteit van het lawaai en de waarschijnlijke impact van die intensiteit op het concentratievermogen van de kandidaten, noch van enig bewijs met betrekking tot de precieze aard van de communicatie tussen de hoofdbewaker en het coördinerend personeel in Brussel, niet kan worden vastgesteld of er sprake is van wanbeheer door EPSO met betrekking tot dit aspect van de zaak.

De Ombudsman concludeert derhalve dat verder onderzoek met betrekking tot dit aspect van de zaak niet gerechtvaardigd lijkt.

2 De bewering dat, ondanks de informatie die door een van de surveillanten aan de kandidaten is verstrekt, de kandidaten aan het einde van de voor de tests a) en b) toegewezen tijd slechts twee minuten extra kregen om de relevante tests af te ronden

2.1 In haar klacht verklaarde klager dat toen het technische probleem met het audiosysteem in Olimpia-kamer IV zich voordeed, een surveillant kandidaten uitnodigde om hun hokken neer te leggen en aangaf dat zij aan het einde van de test extra tijd zouden krijgen om de door de storing verloren tijd terug te verdienen.

De klager voerde aan dat de kandidaten, ondanks de door de surveillant verstrekte informatie, slechts twee minuten extra kregen om de tests a) en b) af te ronden aan het einde van de standaardtijd die voor de tests was voorzien. Volgens klager was dit oneerlijk en niet in overeenstemming met de aan de kandidaten verstrekte informatie.

2.2 In zijn advies verduidelijkt EPSO dat zodra het technische probleem zich voordeed, de hoofdinspecteur in Rome de relevante situatie aan het coördinerend personeel in Brussel heeft uitgelegd. Het coördinerend personeel in Brussel besloot dat de omstandigheden het niet rechtvaardigden om extra tijd toe te kennen. EPSO merkte op dat, in tegenstelling tot wat klager aangaf, de surveillanten de kandidaten geen beloften konden doen met betrekking tot extra tijd, omdat een dergelijk besluit alleen door het coördinerend personeel in Brussel had kunnen worden genomen.

2.3 In haar opmerkingen drong klager erop aan dat, althans in Olimpia-kamer IV van het examencentrum in Rome, een surveillant de kandidaten uitnodigde om hun hokken neer te leggen toen het technische probleem met het audiosysteem in Olimpia-kamer IV zich voordeed en de kandidaten meedeelde dat zij aan het einde van de test extra tijd zouden krijgen om de door de storing verloren tijd terug te verdienen.

2.4 De Ombudsman merkt op dat er een onbetwistbare discrepantie bestaat tussen de standpunten van klager en EPSO over de vraag of een burgerwachter inderdaad heeft beloofd dat aan het einde van de tests (a) en (b) extra tijd zou worden toegekend.

De Ombudsman merkt op dat de juiste procedures vereisen dat een besluit om een groep kandidaten extra tijd toe te kennen alleen kan worden genomen door personeel dat tot taak heeft examens te coördineren die op hetzelfde moment in de hele EU plaatsvinden. In dergelijke omstandigheden zou het zeer betreurenswaardig zijn geweest als een individuele surveillant had aangegeven dat aan het einde van de tests a) en b) extra tijd zou worden toegekend. In een dergelijk scenario zou de Ombudsman wanbeheer van EPSO vaststellen.

Om zijn onderzoek van een klacht uit te voeren, heeft de Ombudsman de mogelijkheid om verder onderzoek te verrichten. In het onderhavige geval is de Ombudsman echter van mening dat, in het licht van het uitdrukkelijke standpunt dat EPSO reeds in zijn advies heeft ingenomen, namelijk dat het voor de surveillanten niet mogelijk was om een dergelijke belofte aan de kandidaten te doen, nader onderzoek geen aanvullende verduidelijking zou verschaffen met betrekking tot dit aspect van de zaak.

2.5 In het licht van de informatie waarover de Ombudsman beschikt, lijkt het niet mogelijk de feiten met betrekking tot dit aspect van de klacht vast te stellen.

De Ombudsman concludeert derhalve dat verder onderzoek met betrekking tot dit aspect van de zaak niet gerechtvaardigd lijkt.

3 Het argument dat het schriftelijk examen van klager moet worden gecorrigeerd

3.1 De Ombudsman begrijpt dat klager in haar klacht aanvoerde dat de kandidaten die de voorselectietoetsen in Rome hebben afgelegd, hun schriftelijke toets moesten laten corrigeren onafhankelijk van de resultaten van de voorselectietoetsen.

3.2 Het lijkt erop dat EPSO in zijn advies geen specifieke opmerkingen over deze bewering heeft gemaakt. Het lijkt er ook op dat klager dit argument in haar opmerkingen niet heeft herhaald.

3.3 De Ombudsman herinnert eraan dat in de aankondiging van vergelijkend onderzoek ondubbelzinnig wordt gesteld dat:

"Om organisatorische redenen vindt schriftelijke toets d) plaats op dezelfde dag als de voorselectietoetsen a), b) en c). De jury markeert uw schriftelijke toets d) als na bestudering van uw sollicitatie blijkt dat u aan alle toelatingscriteria voldoet. Het feit dat u bent uitgenodigd voor de schriftelijke toets d) tegelijk met de voorselectietoetsen a), b) en c) betekent niet dat u tot het vergelijkend onderzoek bent toegelaten."(5)

De Ombudsman herinnert er ook aan dat in de aankondiging van vergelijkend onderzoek het volgende is bepaald:

"Voor alle voorselectietoetsen wordt de kandidaten (...) die voor elk van deze toetsen de beste cijfers en het vereiste minimumaantal punten behalen, verzocht een volledige sollicitatie in te dienen met het oog op toelating tot het vergelijkend onderzoek."(nadruk toegevoegd).

3.4 In het licht van het bovenstaande komt naar voren dat de jury alleen de schriftelijke examens had kunnen markeren van de kandidaten die niet alleen het minimumaantal punten voor de voorselectie hadden behaald, maar ook de beste.

Klager heeft niet voor elk van de voorselectietoetsen het minimumaantal punten behaald. In test a), gemarkeerd op een schaal van 0 tot 60 punten, met een minimumscore van 30, behaalde klager 24 324 punten, wat onder het vereiste minimum lag.

3.5 Rekening houdend met het feit dat de jury juridisch gebonden is aan de voorwaarden van de aankondiging van vergelijkend onderzoek, is de Ombudsman van mening dat de vordering van klager niet kan worden gehonoreerd.

4. De bewering dat de voorselectietoets a) moet worden herhaald

4.1 In haar klacht voerde klager een tweede argument aan, dat moest worden opgevat als een alternatief voor haar eerste argument dat kandidaten die voor de voorselectietests in Rome waren geslaagd, hun schriftelijke test moesten laten corrigeren, ongeacht de resultaten van de voorselectietests. In haar tweede argument voerde klager aan dat kandidaten die examen a) hebben afgelegd in Olimpia-kamer IV van het examencentrum in Rome en dus last hebben gehad van het lawaai, in de gelegenheid moeten worden gesteld om het examen opnieuw af te leggen.

4.2 Het lijkt erop dat EPSO in zijn advies geen specifieke opmerkingen over deze bewering heeft gemaakt.

4.3 De Ombudsman merkt op dat klager in haar opmerkingen van mening was dat het billijk zou zijn om de kandidaten die te maken hadden met het gezonde probleem, toe te staan opnieuw een toets af te leggen (a). Zij heeft echter ook aangegeven dat zij de organisatorische moeilijkheden begrijpt die voortvloeien uit een besluit om de resultaten van de test ongeldig te verklaren en een nieuwe test te organiseren.

4.4 In het licht van de conclusie in punt 1.14 hierboven concludeert de Ombudsman dat dit argument niet kan worden aanvaard.

5 Conclusie

Op basis van het onderzoek van de Ombudsman naar deze klacht lijkt verder onderzoek naar de beweringen van klager niet gerechtvaardigd. Wat de beweringen van klager betreft, is de Ombudsman van mening dat deze niet kunnen worden gestaafd.

De directeur van EPSO zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.

VERDERE OPMERKINGEN

Het behoort tot de bevoegdheid van de hoofdvigilator in elk examencentrum om een feitelijke beoordeling uit te voeren van elke anomalie die zich tijdens tests voordoet en om het relevante coördinerende personeel grondig en nauwkeurig te informeren. De feitelijke beoordeling van de hoofdvigilator die aan het coördinerend personeel moet worden toegezonden, moet specifiek tot doel hebben vast te stellen of de anomalie aanleiding geeft tot een "inhoudelijke onregelmatigheid die de resultaten van de tests kan vertekenen". Indien de relevante gebeurtenis aanleiding geeft tot een "materiële onregelmatigheid die de resultaten van de tests kan vertekenen", is het aan het betrokken coördinerend personeel om de hoofdinspecteur instructies te geven met betrekking tot de te nemen maatregelen. Het spreekt voor zich dat de hoofdinvigilator ervoor moet zorgen dat alle aanwezige invigilators dezelfde overeengekomen boodschap overbrengen aan alle kandidaten.

Met vriendelijke groet,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Zaak T-371/03, Le Voci/Raad, JurAmbt. 2005, blz. I-A-209 en II-957, punt 78. Zie ook zaak T-193/00, Felix/Commissie, JurAmbt. 2002, blz. I-A-23 en II-101, punt 45; Zaak T-159/98, Torre e.a./Commissie, JurAmbt. 2001, blz. I-A-83 en II 395, punt 46; en zaak T-102/98, Papadeas/Comité van de Regio's, JurAmbt. 1999, blz. I-A-211 en II-1091, punt 68; Zaak T-5/04, Scano/Commissie, JurAmbt. 2005, blz. I-A-205 en II-931, punt 43.

(2) Zaak T-371/03, Le Voci/Raad, Jurispr. 2005, blz. FP-I-A-209 en II-957, punt 79. Zie ook zaak T-159/98, Torre e.a./Commissie, JurAmbt. blz. I-A-83 en II 395, punt 47; Zaak T-193/00, Felix/Commissie, JurAmbt. 2002, blz. I-A-23 en II-101, punt 45.

(3) De Ombudsman merkt echter op dat in zijn brief van 6 april 2006 aan klager "[E]PSO waardeerde dat het lawaai sommige kandidaten afleidde".

(4) De Ombudsman is het ermee eens dat een dergelijke beoordeling normaal gesproken subjectief van aard zal zijn, aangezien er geen technische middelen beschikbaar zijn waarmee de hoofdbewaker de intensiteit van het geluidsprobleem kan meten (bijvoorbeeld in decibel) en/of de waarschijnlijke impact van die intensiteit van het geluidsprobleem op het concentratievermogen van de kandidaten. De Ombudsman is het ermee eens dat de hoofdvigilator een ruime beoordelingsmarge heeft bij het maken van dergelijke beoordelingen.

(5) Aankondiging van algemeen vergelijkend onderzoek EPSO AD/25/26/27/28/29/05, gepubliceerd in PB 2005, C 178 A/01.