Straatsburg, 12 juni 2007

Geachte heer R.,

Op 12 juni 2006 heeft u bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend tegen de Europese Rekenkamer (de "ERK") over de door deze laatste georganiseerde selectieprocedure voor de aanwerving van advocaten (tijdelijke of arbeidscontractanten van een groep functies IV).

Op 12 juli 2006 heb ik de klacht doorgestuurd naar de voorzitter van de Rekenkamer. De ERK heeft op 20 september 2006 advies uitgebracht.

Op 26 september 2006 heb ik u het advies van de ERK toegezonden met de uitnodiging om desgewenst opmerkingen te maken.

Op de voor dit doel vastgestelde datum zijn geen opmerkingen van u ontvangen.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

Volgens de klager waren de relevante feiten, samengevat, als volgt:

In augustus 2005 organiseerde de ERK een selectieprocedure voor de aanwerving van advocaten als tijdelijke functionarissen en/of arbeidscontractanten (functiegroep IV) bij haar juridische dienst.

Klager heeft zijn aanvraag bij de ERK ingediend. Bij e-mail van 18 april 2006 verzocht klager om informatie over het resultaat van de selectieprocedure.

Bij brief van 3 april 2006, die klager op 19 april 2006 heeft ontvangen, heeft de voorzitter van de jury klager meegedeeld dat de jury, na een vergelijkend onderzoek van de kwalificaties van alle ontvankelijk verklaarde kandidaten, hem niet had kunnen opnemen op de lijst van de 20 beste kandidaten die voor deelname aan de examens waren geselecteerd.

Volgens klager had de jury ten onrechte besloten zijn naam niet op de lijst van de 20 beste kandidaten te plaatsen. Klager was van mening dat zijn kwalificaties en beroepservaring voldeden aan de vereisten van de functie.

Bij e-mail van 1 mei 2006 heeft klager de Rekenkamer verzocht hem in kennis te stellen van de redenen waarom zijn naam niet was opgenomen op de lijst van de 20 beste kandidaten die voor de tests waren geselecteerd. In deze e-mail (1) wees klager erop dat de selectieprocedure niet op transparante wijze was georganiseerd, omdat de ERK "blind" 20 cv's had geselecteerd. Klager verzocht voorts om informatie over de selectiecriteria die de jury gebruikte bij het bepalen van de 20 beste kandidaten en om bewijsmateriaal over de wijze waarop de jury die excellentie heeft bepaald.

Aangezien hij op zijn e-mail van 1 mei 2006 geen antwoord heeft ontvangen, heeft klager verder contact opgenomen met de Rekenkamer (2).

Op 8 mei 2006 werd klager ervan in kennis gesteld dat zijn brief op 3 mei 2006 aan de voorzitter van de jury was toegezonden en dat deze hem een antwoord zou sturen.

Begin juni 2006 nam klager opnieuw contact op met de ERK om een antwoord te ontvangen. Volgens klager betekende het feit dat de ERK hem haar antwoord niet had toegezonden op het moment dat hij een klacht indiende bij de Europese Ombudsman dat zij "tijd nodig had om een redelijk alibi op te bouwen"voor haar besluit om hem niet toe te laten verder deel te nemen aan de selectieprocedure.

In zijn klacht bij de Ombudsman beweerde klager dat de ERK had nagelaten te antwoorden op zijn e-mail van 1 mei 2006 waarin hij om informatie had verzocht over de selectiecriteria die door de jury werden gebruikt bij de selectie van de 20 beste kandidaten en om bewijsmateriaal over de wijze waarop de jury die excellentie had bepaald.

De klager voerde voorts de volgende argumenten aan:

1. Hij moet worden toegelaten tot de selectieprocedure en een vergoeding krijgen voor de schade die hij heeft geleden.
2. De selectieprocedure moet worden gewijzigd om niet-transparante aanwervingsprocedures te verbieden.

Het onderzoek

De aanpak van de Ombudsman

De Ombudsman besloot een onderzoek in te stellen naar de zaak van klager. De Ombudsman deelde klager echter mee dat, aangezien er geen voorafgaande administratieve stappen bij de Rekenkamer leken te zijn ondernomen met betrekking tot zijn eerste verzoek, hij had besloten dit aspect van de klacht niet-ontvankelijk te verklaren op grond van artikel 2, lid 4, van het Statuut van de Ombudsman en dat het daarom niet onder zijn onderzoek zou vallen.

Het advies van de Europese Rekenkamer

Het oordeel van de ERK over de klacht luidde samenvattend als volgt:

Met betrekking tot de bewering van klager dat de Rekenkamer zijn e-mail van 1 mei 2006 niet had beantwoord, erkende zij dat het juist was dat klager, toen hij op 12 juni 2006 zijn klacht bij de Ombudsman indiende, nog geen antwoord op zijn e-mail van 1 mei 2006 had ontvangen. Hij was pas bij e-mail van 8 mei 2006 ervan in kennis gesteld dat zijn verzoek was doorgestuurd naar de voorzitter van de jury.

Bij brief van 12 juni 2006 heeft de voorzitter van de jury klager geantwoord en hem aanvullende informatie verstrekt over de beoordeling van zijn sollicitatie. De brief werd echter teruggestuurd naar de ERK omdat klager niet langer woonde op het adres dat hij aan de ERK had meegedeeld. Nadat klager zijn nieuwe adres had meegedeeld, werd de brief van de voorzitter van de raad van bestuur onmiddellijk aan hem teruggezonden.

De ERK wees erop dat het feit dat het zes weken duurde om het antwoord op het verzoek van klager te verzenden, niet betekende dat de ERK "tijd nodig had om een redelijk alibi op te bouwen", zoals klager in zijn klacht beweert. In mei 2006 waren de leden van de jury betrokken bij andere taken, waaronder reizen naar het buitenland. Daarom was het helaas niet mogelijk om vóór begin juni 2006 een vergadering van de raad van bestuur te organiseren om de e-mail van klager van 1 mei te bespreken. De ERK was van oordeel dat het antwoord aan klager in die omstandigheden binnen een redelijke termijn was verstrekt.

Met betrekking tot het argument van klager dat de selectieprocedure moest worden gewijzigd om niet-transparante aanwervingsprocedures te verbieden, verklaarde de ERK dat de jury de kandidaten had geselecteerd die voor de tests moesten worden uitgenodigd op basis van hun kwalificaties en beroepservaring. De criteria zijn in detail beschreven in de aankondiging van aanwerving. In de aankondiging van aanwerving werd ook uitgelegd dat alleen de 20 kandidaten met de beste scores, d.w.z. degenen die het best aan de relevante vereisten voldeden, zouden worden opgeroepen voor het schriftelijke examen en het sollicitatiegesprek.

Deze beperking van het aantal kandidaten was te wijten aan het feit dat uit ervaring met andere aanwervingsprocedures voor tijdelijke functionarissen en arbeidscontractanten was gebleken dat doorgaans een zeer groot aantal kandidaten solliciteerde op de geadverteerde posten. Aangezien slechts een zeer beperkt aantal posten beschikbaar was bij de Juridische Dienst van de ERK, zou het niet redelijk zijn geweest om alle kandidaten die aan de minimumkwalificaties voldeden, voor het examen uit te nodigen.

De jury heeft de sollicitaties die aan de minimumeisen voldeden, zorgvuldig onderzocht en beoordeeld op basis van de kwalificaties en beroepservaring van elke kandidaat afzonderlijk. Wat de zaak van klager betreft, merkte de kamer van beroep op dat hij op de uiterste datum voor het indienen van de sollicitatie minder dan negen maanden stage had gelopen bij het bureau van de Ombudsman. Aangezien klager echter postuniversitaire studies in de politieke wetenschappen had gevolgd, stond de raad hem het desbetreffende krediet toe en werd klager geacht te voldoen aan de vereiste minimumvereiste van één jaar beroepservaring.

Zoals de voorzitter van de jury in zijn brief van 12 juni 2006 heeft uitgelegd, kreeg klager op basis van deze evaluatie in totaal 11 punten op een mogelijk totaal van 20. Op basis van dezelfde criteria bedroeg het laagste cijfer dat werd behaald door de kandidaten die waren toegelaten tot het schriftelijke examen 16,5 punten. Volgens de Rekenkamer hadden deze kandidaten, in vergelijking met klager, een langere en meer gevarieerde beroepservaring opgedaan in verband met de aard van de in de aanwervingsmededeling beschreven taken.

De ERK concludeerde dat zowel de procedure die heeft geleid tot het besluit om klager niet tot de toets toe te laten als het besluit zelf correct waren.

Opmerkingen van klager

Op de daartoe vastgestelde datum werden geen opmerkingen van klager ontvangen.

BESLUIT

1 Vermeend verzuim van de Europese Rekenkamer om te antwoorden op de e-mail van klager van 1 mei 2006

1.1 In augustus 2005 heeft de Europese Rekenkamer (de "ERK") een selectieprocedure georganiseerd voor de aanwerving van advocaten als tijdelijke functionarissen en/of arbeidscontractanten (functiegroep IV) bij haar juridische dienst. Klager heeft zijn aanvraag bij de ERK ingediend (3). Bij e-mail van 18 april 2006 verzocht klager om informatie over het resultaat van de selectieprocedure. Bij brief van 3 april 2006, die klager op 19 april 2006 heeft ontvangen, heeft de voorzitter van de jury klager meegedeeld dat de jury, na een vergelijkend onderzoek van de kwalificaties van alle ontvankelijk verklaarde kandidaten, hem niet had kunnen opnemen op de lijst van de 20 beste kandidaten die voor deelname aan de examens waren geselecteerd. Bij e-mail van 1 mei 2006 heeft klager de Rekenkamer verzocht hem in kennis te stellen van de redenen waarom zijn naam niet was opgenomen op de lijst van de 20 beste kandidaten die voor de tests waren geselecteerd. Aangezien hij geen antwoord ontving, nam klager verder contact op met de ERK. In zijn klacht bij de Europese Ombudsman beweerde klager dat de ERK had nagelaten te antwoorden op zijn e-mail van 1 mei 2006 waarin hij om informatie had verzocht over de selectiecriteria die door de raad van bestuur werden gebruikt bij de selectie van de 20 beste kandidaten en over bewijsmateriaal over de wijze waarop de jury die excellentie had bepaald.

1.2 In haar advies erkende de Rekenkamer dat klager, toen hij op 12 juni 2006 zijn klacht bij de Ombudsman indiende, nog geen antwoord had ontvangen op zijn e-mail van 1 mei 2006. Hij was er pas bij e-mail van 8 mei 2006 van in kennis gesteld dat zijn verzoek was doorgestuurd naar de voorzitter van de jury. De ERK heeft voorts verklaard dat de voorzitter van de raad van bestuur klager bij brief van 12 juni 2006 heeft geantwoord en hem aanvullende informatie heeft verstrekt over de beoordeling van zijn aanvraag. De brief werd echter teruggestuurd naar de ERK omdat klager het in het dossier van de ERK vermelde adres had verlaten. Nadat klager zijn nieuwe adres had meegedeeld, werd de brief van de voorzitter van de raad van bestuur onmiddellijk aan hem teruggezonden. De ERK wees erop dat het feit dat het zes weken duurde om het antwoord op het verzoek van klager te verzenden, niet betekende dat de ERK "tijd nodig had om een redelijk alibi op te bouwen", zoals klager in zijn klacht beweert. In mei 2006 waren de leden van de raad van bestuur betrokken bij andere taken, waaronder reizen naar het buitenland. Daarom was het helaas niet mogelijk om vóór begin juni 2006 een vergadering van de raad van bestuur te organiseren om de e-mail van klager van 1 mei 2006 te bespreken. De ERK was van oordeel dat het antwoord aan klager in die omstandigheden binnen een redelijke termijn was verstrekt.

1.3 Klager maakte geen opmerkingen over het advies van de Rekenkamer.

1.4 Het is een goede administratieve praktijk dat de administratie binnen een redelijke termijn en op adequate wijze reageert op brieven of e-mails die zij ontvangt. De Ombudsman acht het ook nuttig eraan te herinneren dat, overeenkomstig artikel 17 van de Europese code van goed administratief gedrag (4) "[d]e ambtenaar [...] ervoor [zorgt] dat over elk verzoek of elke klacht bij de instelling binnen een redelijke termijn, onverwijld en in elk geval uiterlijk twee maanden na de datum van ontvangst, een besluit wordt genomen. (...)".

1.5 Uit de feiten die aan de klacht ten grondslag liggen, blijkt dat de Rekenkamer klager heeft geantwoord bij brief van 12 juni 2006, dat wil zeggen op dezelfde dag dat de onderhavige klacht bij de Ombudsman werd ingediend, en dat deze brief is verzonden naar het adres dat klager aan de Rekenkamer had verstrekt. Voorts blijkt dat deze brief aan de ERK is teruggezonden omdat klager inmiddels was verhuisd en pas aan klager kon worden overhandigd zodra de ERK op de hoogte was van het nieuwe adres van laatstgenoemde. Aangezien eventuele vertraging bij de betekening van het antwoord van de Rekenkamer aan klager als gevolg van het feit dat klager de Rekenkamer niet in kennis had gesteld van zijn adreswijziging, niet aan laatstgenoemde kon worden toegeschreven, is de Ombudsman van mening dat de datum waarop de Rekenkamer klager antwoordde 12 juni 2006 was.

1.6 In zijn klacht beweerde klager dat de Rekenkamer zijn e-mail van 1 mei 2006 niet had beantwoord. Aangezien dit antwoord in de loop van dit onderzoek lijkt te zijn verzonden, is de Ombudsman van mening dat moet worden onderzocht of de Rekenkamer haar antwoord binnen een redelijke termijn heeft verzonden. In dit verband merkt de Ombudsman op dat de e-mail waarin klager om informatie vroeg over de redenen waarom zijn naam niet was opgenomen op de lijst van de 20 beste kandidaten die voor de tests waren geselecteerd, op 1 mei 2006 is verzonden. Op 8 mei 2006, dus een week later, deelde de ERK klager mee dat zijn verzoek was doorgestuurd naar de voorzitter van de jury en dat deze hem een antwoord zou sturen. Het lijkt er dus op dat de Rekenkamer de ontvangst van de e-mail van klager snel heeft bevestigd en hem heeft geïnformeerd over de wijze waarop deze zou worden behandeld. De Ombudsman merkt voorts op dat de voorzitter van de raad van bestuur klager op 12 juni 2006 heeft geantwoord. In haar advies legde de ERK uit dat het helaas niet mogelijk was geweest om vóór eind mei 2006 een vergadering van de leden van de raad van bestuur te organiseren. De Ombudsman is van mening dat deze uitleg niet onredelijk is. Opgemerkt zij dat de Rekenkamer in ieder geval binnen zes weken een inhoudelijk antwoord op de e-mail van klager heeft gestuurd.

1.7 Op basis van deze overwegingen is de Ombudsman van oordeel dat er geen sprake lijkt te zijn geweest van wanbeheer door de Rekenkamer met betrekking tot de bewering van klager.

2 Het argument van klager

2.1 In zijn klacht stelde klager dat i) hij tot de selectieprocedure moest worden toegelaten en een vergoeding moest krijgen voor de schade die hij had geleden, en ii) de selectieprocedure moest worden gewijzigd om niet-transparante aanwervingsprocedures te verbieden.

2.2 In zijn antwoord van 12 juli 2006 deelde de Ombudsman klager mee dat hij, aangezien er geen voorafgaande administratieve stappen met betrekking tot zijn eerste verzoek leken te zijn ondernomen, had besloten dit aspect van de klacht niet-ontvankelijk te verklaren op grond van artikel 2, lid 4, van zijn Statuut. In dit besluit wordt derhalve alleen ingegaan op de tweede bewering van klager dat de selectieprocedure moet worden gewijzigd om niet-transparante aanwervingsprocedures te verbieden.

2.3 In haar advies verklaarde de ERK dat de jury de kandidaten voor de examens had geselecteerd op basis van hun kwalificaties en beroepservaring. De raad van bestuur heeft de sollicitaties die aan de minimumeisen voldeden, zorgvuldig onderzocht en beoordeeld op basis van de kwalificaties en beroepservaring van elke kandidaat. De daarbij gehanteerde criteria zijn in detail beschreven in de aankondiging van aanwerving. In de aankondiging van aanwerving werd ook uitgelegd dat de 20 kandidaten met de beste scores, dat wil zeggen degenen die het best aan de relevante vereisten voldeden, zouden worden opgeroepen voor het schriftelijke examen en het sollicitatiegesprek. Deze beperking van het aantal kandidaten was te wijten aan het feit dat uit ervaring met andere aanwervingsprocedures voor tijdelijke functionarissen en arbeidscontractanten was gebleken dat doorgaans een zeer groot aantal kandidaten solliciteerde op de geadverteerde posten. Aangezien slechts een zeer beperkt aantal posten beschikbaar was bij de Juridische Dienst van de ERK, zou het niet redelijk zijn geweest om alle kandidaten die aan de minimumkwalificaties voldeden, voor het examen uit te nodigen. Wat de zaak van klager betreft, merkte de kamer op dat hij op de uiterste datum voor de sollicitatie minder dan negen maanden stage had gelopen. Aangezien klager echter postdoctorale studies in de politieke wetenschappen had gevolgd, stond de raad van bestuur hem de relevante studiepunten toe en werd hij geacht te voldoen aan de minimumvereiste van één jaar beroepservaring. Zoals de voorzitter van de raad van bestuur in zijn brief van 12 juni 2006 heeft uitgelegd, kreeg klager op basis van deze evaluatie in totaal 11 punten van een mogelijk maximum van 20. Op basis van dezelfde criteria bedroeg het laagste cijfer dat werd behaald door de kandidaten die waren toegelaten tot het schriftelijke examen 16,5 punten. Volgens de Rekenkamer hadden deze kandidaten, in vergelijking met klager, een langere en meer gevarieerde beroepservaring opgedaan in verband met de aard van de in de aanwervingsmededeling beschreven taken. De ERK concludeerde dat zowel de procedure die heeft geleid tot het besluit om klager niet tot de toets toe te laten als het besluit zelf correct waren.

2.4 Klager maakte geen opmerkingen over het advies van de Rekenkamer.

2.5 De Ombudsman begrijpt dat de bewering van klager zowel betrekking heeft op de door de Rekenkamer gevolgde procedure als op de inhoud van het besluit van de Rekenkamer om hem niet tot de toets toe te laten.

2.6 De Ombudsman herinnert eraan dat de jury's volgens vaste rechtspraak van de communautaire rechtbanken over een ruime discretionaire bevoegdheid beschikken bij de beoordeling van de kwalificaties en praktische ervaring van de kandidaten in het kader van een vergelijkend onderzoek en dat deze beoordeling alleen buiten beschouwing kan worden gelaten in geval van een kennelijke schending van een voor de jury bindende regel of beginsel.

2.7 Wat de door de Rekenkamer gevolgde aanwervingsprocedure betreft, merkt de Ombudsman op dat de Rekenkamer in haar advies heeft verklaard dat zij had besloten dat alleen de 20 kandidaten met de hoogste scores zouden worden toegelaten tot het schriftelijke examen en het sollicitatiegesprek, omdat het, gezien het grote aantal sollicitaties dat gewoonlijk wordt ontvangen in aanwervingsprocedures voor tijdelijke functionarissen en arbeidscontractanten, niet redelijk zou zijn geweest om alle kandidaten uit te nodigen die aan de minimumkwalificaties van het examen voldeden. De Ombudsman is van mening dat, aangezien het aantal beschikbare posten bij de Juridische Dienst van de ERK beperkt was, niets erop wijst dat de aanpak van de ERK niet valt onder de discretionaire bevoegdheden waarover de ERK op het betrokken gebied beschikt. Voorts moet worden opgemerkt dat de aankondiging van aanwerving duidelijk de procedure beschrijft die de ERK voornemens was te volgen.

2.8 Met betrekking tot het besluit van de Rekenkamer om klager niet tot de toets toe te laten, merkt de Ombudsman op dat in de paragraaf "Minimumkwalificaties" van de aankondiging van aanwerving werd bepaald dat kandidaten moesten beschikken over

"[t]en minste één jaar werkervaring die verband houdt met de aard van de uit te voeren taken. Er wordt alleen rekening gehouden met beroepservaring na ontvangst van de universitaire graad of het diploma dat vereist is om aan de selectieprocedure deel te nemen; er zal echter rekening worden gehouden met de tijd die nodig is om een aanvullende kwalificatie te verkrijgen die verband houdt met de aard van de activiteiten".

2.9 Uit het advies van de Rekenkamer blijkt dat klager slechts negen maanden relevante werkervaring had, maar dat de jury rekening hield met zijn postdoctorale studie politieke wetenschappen en dus van mening was dat klager over de vereiste minimale werkervaring beschikte. De Ombudsman merkt voorts op dat de raad van bestuur klager op basis van de selectiecriteria 11 punten heeft gegeven en dat de laagste score die werd behaald door de kandidaten die waren toegelaten tot de schriftelijke toets 16,5 punten was. In zijn brief aan klager van 12 juni 2006 legde de voorzitter van de raad van bestuur uit dat de ERK in totaal 210 sollicitaties had ontvangen en dat de kandidaten over het algemeen zeer hooggekwalificeerd waren, zowel academisch als op het gebied van beroepservaring. Gezien het bovenstaande is de Ombudsman van mening dat de door de raad van bestuur opgegeven redenen om klager niet verder aan de selectieprocedure te laten deelnemen, redelijk lijken.

2.10 In deze omstandigheden is de Ombudsman van mening dat klager zijn bewering niet heeft aangetoond.

3 Conclusie

Op basis van het onderzoek van de Ombudsman naar deze klacht lijkt er geen sprake te zijn geweest van wanbeheer door de ERK. De Ombudsman sluit daarom de zaak.

De voorzitter van de ERK zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) De e-mail waarnaar klager verwees, was niet bij zijn klacht gevoegd.

(2) Klager heeft in zijn klacht de datum van deze verdere correspondentie met de ERK niet vermeld.

(3) Klager heeft niet aangegeven op welke datum hij zijn aanvraag bij de ERK had ingediend.

(4) De Europese code van goed administratief gedrag is beschikbaar op de website van de Ombudsman (http://www.ombudsman.europa.eu/code/en/default.htm).