Straatsburg, 20 december 2006

Geachte heer X,

Op 18 maart 2006 heeft u bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend over het vermeende verzuim van het Comité van de Regio's ("het Comité") om de reiskosten voor een sollicitatiegesprek te vergoeden. Bij e-mail van 4 april 2006 heeft u een aantal documenten ter staving van uw klacht toegezonden.

Op 11 april 2006 heb ik de klacht doorgestuurd naar de voorzitter van de commissie. De commissie heeft haar advies op 16 juni 2006 toegezonden en ik heb u verzocht desgewenst uiterlijk op 31 juli 2006 opmerkingen te maken. Op die datum zijn geen opmerkingen van u ontvangen.

In telefoongesprekken met de met uw zaak belaste raadsman op 31 oktober en 22 november 2006 heeft u echter verklaard tevreden te zijn met de behandeling van delen van uw klacht door de commissie. U heeft verdere opmerkingen gemaakt over het deel van uw klacht dat volgens u niet op bevredigende wijze is opgelost.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

Klager heeft op 19 oktober 2005 een sollicitatiegesprek bij het Comité van de Regio's ("het Comité") bijgewoond. Op dezelfde dag verzocht hij om vergoeding van zijn reiskosten en overhandigde hij zijn instapkaarten voor de heenreis. Op 29 oktober 2005 heeft hij het Comité een aangetekende brief gestuurd met daarin de instapkaarten voor de terugreis, een ontvangstbewijs van de luchtvaartmaatschappij en een creditcardafschrift. Nadat hij geen antwoord had ontvangen, heeft hij op 23 december 2005 per e-mail contact opgenomen met het Comité. Op 10 januari 2006 deelde de commissie hem mee dat zij geen bewijs had ontvangen dat klager het betrokken bedrag daadwerkelijk had betaald. Bovendien ontbraken de instapkaarten voor zijn terugreis. Klager antwoordde dat hij de vereiste documenten per aangetekende brief had verzonden. Op 14 januari 2006 heeft hij kopieën van de documenten aan het Comité toegezonden. Op 19 januari 2006 werd hem meegedeeld dat de documenten volstonden voor terugbetaling. Met betrekking tot zijn aangetekende brief bevestigde de commissie dat zij een dergelijke brief niet had ontvangen en verzocht zij hem om nadere bijzonderheden, zodat zij kon nagaan wat er met de brief was gebeurd. Volgens klager wendde hij zich op 18 februari 2006 opnieuw tot de commissie om haar eraan te herinneren dat hij de betaling nog steeds niet had ontvangen.

In zijn klacht bij de Ombudsman verklaarde klager dat hij geen antwoord op zijn e-mail van 18 februari 2006 had ontvangen en dat hij de betaling nog steeds niet had ontvangen.

Klager beweerde dat de commissie zijn verzoek om vergoeding van zijn reiskosten niet naar behoren had behandeld. Hij beweerde

1. dat zijn reiskosten zo spoedig mogelijk worden vergoed;
2. dat hem rente moet worden betaald over de vertraging bij de terugbetaling; en
3. dat de terugbetalingsprocedure moet worden verbeterd.

Het onderzoek

Advies van het Comité van de Regio's

In zijn advies verklaarde het Comité dat overeenkomstig Besluit nr. 015/04 de kosten werden vergoed na ontvangst van de relevante bewijsstukken, zoals tickets en instapkaarten.

De commissie voerde aan dat klager alleen per e-mail van 16 januari 2006 (1) kopieën van de vereiste documenten had overhandigd. Zij had de aangetekende brief met de originele documenten, die klager op 29 oktober 2005 had verzonden, nooit ontvangen. Zij had echter rekening gehouden met deze situatie en had de terugbetaling bij wijze van uitzondering verricht op basis van de kopieën van de documenten die klager had ingediend.

Het Comité heeft voorts aangevoerd dat de termijn voor terugbetaling overeenkomstig het Financieel Reglement(2) is vastgesteld op 2 maart 2006. Het Comité erkende echter dat de betaling (1008,95 EUR) pas op 29 april 2006 was verricht. Volgens het Comité was dit te wijten aan een interne reorganisatie in de betrokken periode.

De commissie verklaarde dat zij klager vertragingsrente had betaald voor de periode van 3 maart tot en met 29 april 2006, die 9,79 EUR bedroeg.

Met betrekking tot het argument van klager dat de terugbetalingsprocedure moest worden verbeterd, voerde de commissie aan dat de betalingsachterstand te wijten was aan uitzonderlijke omstandigheden en dat haar procedures niet hoefden te worden herzien.

Opmerkingen van klager

Van klager zijn geen opmerkingen ontvangen.

In een telefoongesprek met de met zijn zaak belaste raadsman op 31 oktober 2006 verklaarde klager tevreden te zijn met de behandeling van zijn zaak door de commissie voor zover hij de openstaande betaling en rente had ontvangen.

Hij is het echter niet eens met het standpunt van het Comité dat zijn procedures niet hoeven te worden verbeterd. Hij voert aan dat de commissie hem niet heeft meegedeeld dat zij de relevante documenten voor terugbetaling niet heeft ontvangen. Bovendien had zij aangevoerd dat de vertraging te wijten was aan een interne reorganisatie. Klager was van mening dat de commissie hem over deze reorganisatie had kunnen informeren.

Niettemin concludeerde klager in dit telefoongesprek en in een volgend gesprek op 22 november 2006 dat, indien de Ombudsman geen aanwijzingen had dat het door hem opgeworpen probleem van meer algemene aard was, zijn zaak kon worden afgesloten. Hij bedankte de Ombudsman voor zijn hulp.

BESLUIT

1 Vertraging in de vergoeding van reiskosten

1.1 Klager heeft op 19 oktober 2005 een sollicitatiegesprek bij het Comité van de Regio's ("het Comité") bijgewoond. Op 29 oktober 2005 heeft hij het Comité per aangetekende brief de voor de vergoeding van zijn reiskosten vereiste documenten toegezonden. Nadat hij ervan in kennis was gesteld dat het Comité de documenten niet had ontvangen, heeft hij op 14 januari 2006 afschriften daarvan aan het Comité toegezonden. Op 19 januari 2006 werd hem meegedeeld dat de documenten volstonden voor terugbetaling.

1.2 In zijn op 18 maart 2006 bij de Ombudsman ingediende klacht verklaarde klager dat hij geen antwoord had ontvangen op een herinnering die hij op 18 februari 2006 aan de commissie had gestuurd en dat hij de openstaande betaling nog steeds niet had ontvangen. Hij verzocht i) zijn reiskosten zo spoedig mogelijk te vergoeden; ii) dat hem rente moet worden betaald over de vertraging bij de terugbetaling; en iii) dat de terugbetalingsprocedure moet worden verbeterd.

1.3 De commissie stelt in haar advies dat zij de aangetekende brief met de originele documenten nooit heeft ontvangen. Zij had echter rekening gehouden met deze situatie en had de terugbetaling bij wijze van uitzondering verricht op basis van de kopieën van de documenten die klager had ingediend. De uiterste datum voor terugbetaling was 2 maart 2006. Het Comité erkent echter dat de betaling (1008,95 EUR) pas op 29 april 2006 heeft plaatsgevonden. Volgens het Comité was dit te wijten aan een interne reorganisatie in de betrokken periode. De commissie verklaarde dat zij klager vertragingsrente had betaald voor de periode van 3 maart tot en met 29 april 2006, ten bedrage van 9,79 EUR. Met betrekking tot het argument van klager dat de terugbetalingsprocedure moest worden verbeterd, voerde de commissie aan dat de betalingsachterstand te wijten was aan uitzonderlijke omstandigheden en dat haar procedures niet hoefden te worden herzien.

1.4 Van klager zijn geen opmerkingen ontvangen. In een telefoongesprek met de met zijn zaak belaste raadsman verklaarde klager echter dat hij tevreden was met de behandeling van zijn zaak door de commissie, aangezien hij de openstaande betaling en rente had ontvangen. Het lijkt er dan ook op dat de commissie stappen heeft ondernomen om dit aspect van de klacht op te lossen.

1.5 Met betrekking tot zijn verzoek om verbetering van de vergoedingsprocedure verklaarde klager echter dat hij het niet eens was met het standpunt van het Comité. Hij voert aan dat de commissie hem niet heeft meegedeeld dat zij de voor de vergoeding relevante documenten niet heeft ontvangen. Bovendien had zij aangevoerd dat de vertraging te wijten was aan een interne reorganisatie. Klager was van mening dat de commissie hem over deze reorganisatie had kunnen informeren. Uit de contacten van klager met de met zijn zaak belaste raadsman bleek echter dat hij deze kwesties niet verder wilde aanpakken.

1.6 De Ombudsman is derhalve van mening dat klager zijn verzoek om verbetering van de vergoedingsprocedure van het Comité heeft ingetrokken. Het lijkt echter passend om in verband met deze kwestie nog een opmerking te maken.

2 Conclusie

Uit het advies van het Comité van de Regio's en de opmerkingen van klager blijkt dat het Comité stappen heeft ondernomen om de zaak te schikken en daarmee klager tevreden heeft gesteld. De Ombudsman sluit daarom de zaak.

De voorzitter van het Comité van de Regio's zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.

VERDERE OPMERKINGEN

De Ombudsman is van mening dat de administratieve normen van het Comité van de Regio's verder zouden worden verbeterd indien het Comité systematisch follow-up zou geven aan betalingsdossiers zoals die welke in de onderhavige zaak aan de orde zijn, met name i) door contact op te nemen met aanvragers indien bepaalde documenten die nodig zijn voor de uitvoering van de betaling ontbreken; en ii) in geval van vertragingen, door aanvragers op de hoogte te houden van deze vertragingen en de redenen daarvoor.

Met vriendelijke groet,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) De commissie lijkt te verwijzen naar de e-mail van klager van 14 januari 2006.

(2) Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen (PB L 248, blz. 1).