Straatsburg, 8 februari 2008

Geachte mevrouw B.,

Op 27 januari 2006 heeft u bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend tegen het directoraat-generaal Personeelszaken en algemeen beheer van de Europese Commissie met betrekking tot uw brief van 19 december 2005 aan dit directoraat-generaal. In deze brief had u het genoemde DG gevraagd of de Commissie "zeer omvangrijke middelen"(1) naar particuliere bankrekeningen van uw voormalige echtgenoot had overgemaakt om haar delegatie in Almaty (Kazachstan) te financieren.

Op 8 maart 2006 heb ik de klacht doorgestuurd naar de voorzitter van de Commissie. Ik heb de Commissie vóór 31 mei 2006 om haar standpunt over de klacht verzocht.

De Commissie heeft op 20 juni 2006 advies uitgebracht. Op 21 juni 2006 heb ik u een uitnodiging tot het maken van opmerkingen doen toekomen, die u op 3 juli 2006 hebt toegezonden.

Op 10 december 2006 heeft u mij aanvullende documenten met betrekking tot uw klacht toegezonden.

Op 29 maart 2007 heb ik de Commissie om nadere informatie over uw klacht verzocht en uiterlijk op 15 mei 2007 om een antwoord verzocht.

Op 28 mei 2007 heeft u mij verdere correspondentie over uw klacht gestuurd.

Aangezien de Commissie niet binnen de gestelde termijn heeft geantwoord, hebben mijn diensten op 12 juni 2007 de diensten van de Commissie gebeld. Op 21 juni 2007 heb ik de Commissie verzocht mij uiterlijk op 15 juli 2007 een antwoord te sturen. U bent hiervan op de hoogte gebracht bij brief van dezelfde dag.

De Commissie heeft mij op 17 juli 2007 haar antwoord toegezonden.

Op 18 juli 2007 heb ik u het antwoord van de Commissie toegezonden, met een uitnodiging om opmerkingen te maken, die u op 24 juli 2007 hebt toegezonden.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

Achtergrond: klacht 1139/2005/JMA

Op 12 september 2000 diende klager een eerste klacht in bij de Europese Ombudsman (referentie 1139/2000/JMA) tegen de Europese Commissie, betreffende zijn besluit om de personeelsstatus van haar echtgenoot te veranderen van "gehuwd" in "gescheiden", en de daarmee verband houdende maatregel van het gemeenschappelijk stelsel van ziektekostenverzekering om klager uit te sluiten van de dekking ervan.

De Ombudsman sloot zijn onderzoek af en de klacht werd tot tevredenheid van klager als "afgehandeld door de Europese Commissie" afgesloten. Op 18 augustus 2005 en 10 oktober 2005 werden nog twee brieven van klager ontvangen en geregistreerd onder nummer 1139/2005/JMA.

Referentie klacht 313/2006/MF

Volgens de klager waren de relevante feiten, samengevat, als volgt:

Op 19 december 2005 heeft klager per aangetekend schrijven aan het directoraat-generaal Personeelszaken en algemeen beheer van de Commissie (DG) een brief gestuurd met betrekking tot de vermeende overdracht door de Commissie van aanzienlijke middelen naar particuliere bankrekeningen van haar voormalige echtgenoot, met het oog op de financiering van haar delegatie in Almaty (hierna "de delegatie" genoemd).

Op 27 januari 2006 diende klager een klacht in bij de Ombudsman. Zij voerde aan dat de Commissie geen ontvangstbevestiging had verzonden met betrekking tot haar brief van 19 december 2005. Voorts voerde zij aan dat de Commissie geen standpunt had ingenomen over de in die brief aan de orde gestelde kwestie, namelijk de bewering dat de Commissie zeer aanzienlijke middelen had overgemaakt naar particuliere bankrekeningen van haar voormalige echtgenoot om haar delegatie in Almaty te financieren.

Het onderzoek

Advies van de Commissie

Het standpunt van de Commissie over de klacht luidde, kort samengevat, als volgt:

Wat de eerste bewering van klager betreft, erkende de Commissie dat de brief inderdaad door DG Personeelszaken en algemeen beheer was ontvangen. Aangezien het onderwerp van de brief echter buiten de verantwoordelijkheid van dit DG viel, was hij onmiddellijk per interne post naar OLAF doorgestuurd. De Commissie heeft voorts verklaard dat na verificatie bleek dat de brief nooit bij de diensten van OLAF was aangekomen en dat hij in het interne postsysteem verloren leek te zijn gegaan. De Commissie betreurde het dat klager geen ontvangstbevestiging had ontvangen en deelde haar, zoals vereist door haar code van goed administratief gedrag, mee dat haar brief opnieuw was toegewezen. Volgens de Commissie kan deze omissie deels het gevolg zijn geweest van de postachterstand in de periode vóór en na de kerstvakantie. De Commissie bood klager en de Ombudsman haar excuses aan voor deze interne administratieve fout met betrekking tot de behandeling van haar brief.

Wat de tweede bewering van klager betreft, merkte de Commissie op dat de voor de financiering van de delegatie overgedragen middelen volgens haar kasmiddelenregels waren beheerd. De Commissie verklaarde dat "in geen geval"de middelen waren overgemaakt naar particuliere bankrekeningen van haar ambtenaren, maar altijd naar de lokale bankrekeningen van de delegatie die werden beheerd door gemachtigde ambtenaren, namelijk de delegatiehoofden, in naam en voor rekening van de Commissie.

Opmerkingen van klager

In haar opmerkingen handhaafde klager haar klacht.

Aanvullende brief van klager van 10 december 2006

Op 10 december 2006 zond klager de Ombudsman een nieuwe brief over haar klacht. Voorts heeft zij een verklaring van een ambtenaar van het DG Begroting van de Commissie bijgevoegd, waarin de betrokken ambtenaar verklaarde dat de Commissie vijf overschrijvingen aan de voormalige echtgenoot van klager had verricht van 7 oktober 1994, 9 januari 1995, 1 mei 1995, 13 maart 1995 en 3 april 1995.

De Ombudsman merkte op dat uit de verklaring bleek dat de eerste twee overdrachten, van 7 oktober 1994 en 9 januari 1995, contant werden verricht aan de voormalige echtgenoot van klager. De overige drie overschrijvingen vonden plaats op een bankrekening bij een in Luxemburg gevestigde bank. De ambtenaar verklaarde dat deze overschrijvingen bedoeld waren om de uitgaven van de delegatie te dekken vóór de opening van de eigen bankrekening van de Commissie.

Klager verklaarde dat dit certificaat, dat niet was ondertekend of gedateerd, geen bewijs kon vormen dat de overschrijvingen van de Commissie niet waren verricht op particuliere bankrekeningen die in het bezit waren van de voormalige echtgenoot van klager.

In haar brief van 10 december 2006 verwees klager ook naar een lopende procedure voor een nationale rechter in Luxemburg over de verdeling van de activa die zij met haar voormalige echtgenoot gemeen had. In dit verband diende klager nog een verzoek in om haar informatie te verstrekken over de salarissen van haar voormalige echtgenoot voor de periode van 16 februari 1994 tot en met 31 mei 1999. Aangezien klager echter geen enkel document ter staving van haar bewering had overgelegd, concludeerde de Ombudsman op grond van artikel 195 van het EG-Verdrag dat er onvoldoende redenen leken te zijn om het onderhavige onderzoek met betrekking tot deze nieuwe bewering uit te breiden.

Nadere inlichtingen
Het aan de Commissie gerichte verzoek om inlichtingen

Na zorgvuldige bestudering van het standpunt van de Commissie, de opmerkingen van klager en het bij haar aanvullende brief van 10 december 2006 gevoegde document bleek nader onderzoek noodzakelijk. De Ombudsman verzocht de Commissie derhalve de volgende vraag te beantwoorden:

"Wat de tweede bewering van klager betreft, verklaarde de Commissie in haar advies dat de middelen voor de delegatie in Almaty nooit waren overgemaakt naar particuliere bankrekeningen van haar ambtenaren, maar altijd naar de lokale bankrekeningen van de delegatie die door gemachtigde ambtenaren werden beheerd.

Klager heeft een document ingediend waarin wordt gesuggereerd dat de Commissie bij drie gelegenheden bepaalde bedragen heeft overgemaakt naar bankrekeningen in Luxemburg die kennelijk toebehoorden aan de voormalige echtgenoot van klager.

De Ombudsman verzocht de Commissie ook opmerkingen te maken over het door klager verstrekte bewijsmateriaal.

Antwoord van de Commissie

In haar antwoord verklaarde de Commissie dat zij dankzij het door klager toegezonden document haar historische archieven vollediger had kunnen doorzoeken in verband met de bewering dat de voor het beheer van de delegatie bestemde bedragen waren overgemaakt naar bepaalde bankrekeningen van de voormalige echtgenoot van klager. De Commissie heeft bevestigd dat het betrokken document daadwerkelijk authentiek was. Ter staving hiervan heeft de Commissie een kopie van het betrokken document bijgevoegd, dat is gedateerd en ondertekend door de heer H., toenmalig hoofd van de betrokken dienst.

De Commissie verklaarde voorts dat zij wenste te verduidelijken dat het antwoord op deze kwestie in haar eerste advies over de klacht was gebaseerd op informatie in een elektronische databank die pas in 2003 operationeel werd. De Commissie verklaarde dat, hoewel alles in het werk was gesteld om ervoor te zorgen dat historische informatie vóór 2003 in de databank was opgenomen, het niet altijd het geval was dat relevante informatie in de databank was opgenomen. De Commissie verklaarde dat aanvullende informatie was gevonden waaruit bleek dat het, overeenkomstig de op dat moment geldende financiële regels, niet ongebruikelijk was om bij de opening van nieuwe delegaties middelen over te schrijven naar de bankrekeningen van ambtenaren in afwachting van het operationeel worden van de lokale bankrekeningen.

Concluderend verklaarde de Commissie dat zij hoopte dat dit de zaak zou verduidelijken en dat zij elk ongemak als gevolg van de informatie in haar oorspronkelijke antwoord betreurde.

Verdere opmerkingen van klager

In haar opmerkingen verklaarde klager dat zij terdege nota had genomen van het verdere antwoord van de Commissie en dat zij slechts de volgende opmerking hoefde te maken: hoewel haar voormalige echtgenoot op 23 augustus 1994 in de delegatie was benoemd, was de laatste overschrijving van geld door het hoofd van de delegatie naar zijn particuliere bankrekening op 1 mei 1995 gebeurd. Volgens klager had het lang geduurd voordat het hoofd van de delegatie een bankrekening op naam van de delegatie had geopend.

BESLUIT

1 Vermeend verzuim van de Commissie om de brief van klager van 19 december 2005 een ontvangstbevestiging te sturen

1.1 Op 19 december 2005 heeft klager per aangetekend schrijven aan het directoraat-generaal Personeelszaken en algemeen beheer van de Europese Commissie (DG) een brief gestuurd over de vermeende overdracht van "zeer omvangrijke middelen"(2) door de Commissie naar particuliere bankrekeningen van haar voormalige echtgenoot, teneinde haar delegatie in Almaty (hierna "de delegatie" genoemd) te financieren. Klager beweerde dat de Commissie haar geen ontvangstbevestiging had gestuurd met betrekking tot haar brief van 19 december 2005.

1.2 In haar standpunt erkende de Commissie dat de brief van klager van 19 december 2005 inderdaad door DG Personeelszaken en algemeen beheer was ontvangen. Aangezien het onderwerp van de brief echter buiten de verantwoordelijkheid van dit DG viel, was deze per interne post onmiddellijk voor actie doorgestuurd naar OLAF. De Commissie heeft voorts verklaard dat na verificatie bleek dat de brief OLAF nooit had bereikt en dat deze verloren leek te zijn gegaan in het interne postsysteem. De Commissie betreurde het dat klager geen ontvangstbevestiging had ontvangen waarin zij haar meedeelde dat haar brief, zoals vereist door haar code van goed administratief gedrag, opnieuw was toegewezen. De Commissie is van mening dat deze omissie deels het gevolg kan zijn geweest van de postachterstand in de periode voor en na de kerstvakantie. De Commissie bood klager en de Ombudsman haar excuses aan voor deze interne administratieve fout met betrekking tot de behandeling van de brief van klager.

1.3 Klager heeft hierover in haar opmerkingen geen specifieke opmerkingen gemaakt.

1.4 De Ombudsman herinnert eraan dat artikel 14, lid 1, van de Europese code van goed administratief gedrag (3) het volgende bepaalt:

"[e]lke brief of klacht aan de instelling ontvangt binnen een termijn van twee weken een ontvangstbevestiging, tenzij binnen die termijn een inhoudelijk antwoord kan worden verzonden."

1.5 In het onderhavige geval merkt de Ombudsman op dat het verzuim van de Commissie om een ontvangstbevestiging te sturen naar de brief van klager van 19 december 2005 te wijten lijkt te zijn aan i) een interne administratieve fout met betrekking tot de behandeling van de brief van klager, aangezien deze brief na de overdracht ervan aan OLAF nooit door de diensten van OLAF is ontvangen, en ii) een achterstand bij de behandeling van e-mails in de periode vóór en na de kerstvakantie.

1.6 De Ombudsman merkt echter op dat de Commissie in haar antwoord aan klager excuses heeft aangeboden voor deze interne administratieve fout.

1.7 In deze omstandigheden erkent de Ombudsman weliswaar dat er een betreurenswaardige tekortkoming was in de efficiënte behandeling van correspondentie van een burger, maar is hij van mening dat er geen reden lijkt te zijn voor verder onderzoek naar deze bewering.

2 Vermeend verzuim van de Commissie om een standpunt in te nemen over de in de brief van klager van 19 december 2005 aan de orde gestelde kwestie

2.1 Klager beweerde dat de Commissie geen standpunt had ingenomen over de in haar brief van 19 december 2005 aan de orde gestelde kwestie, namelijk de bewering dat de Commissie zeer aanzienlijke middelen had overgemaakt naar particuliere bankrekeningen van haar voormalige echtgenoot om de delegatie te financieren.

2.2 In haar advies verklaarde de Commissie dat de voor de financiering van haar delegatie overgedragen middelen volgens haar kasreglement waren beheerd. De Commissie verklaarde dat "in geen geval"middelen waren overgemaakt naar particuliere bankrekeningen van haar ambtenaren, maar altijd naar de lokale bankrekeningen van de delegatie die werden beheerd door gemachtigde ambtenaren, namelijk de delegatiehoofden, in naam en voor rekening van de instelling.

2.3 Na zorgvuldige bestudering van het standpunt van de Commissie, de opmerkingen van klager en het nieuwe bewijsmateriaal dat bij de aanvullende brief van de Ombudsman van 10 december 2006 was gevoegd, was de Ombudsman van mening dat nader onderzoek noodzakelijk leek. De Ombudsman verzocht de Commissie derhalve opmerkingen te maken over het door klager verstrekte bewijsmateriaal, namelijk een document waarin werd gesuggereerd dat de Commissie bij drie gelegenheden bepaalde bedragen had overgemaakt naar bankrekeningen bij een in Luxemburg gevestigde bank die kennelijk toebehoorde aan de voormalige echtgenoot van klager.

2.4 In haar antwoord verklaarde de Commissie dat zij dankzij het door klager overgelegde document haar fysieke historische archieven vollediger had kunnen doorzoeken in verband met de bewering van klager dat bedragen voor het beheer van de delegatie waren overgemaakt naar bepaalde bankrekeningen van de voormalige echtgenoot van klager. De Commissie verklaarde voorts dat zij wenste te verduidelijken dat het antwoord op deze kwestie in haar eerste advies over de klacht was gebaseerd op informatie in een elektronische databank die pas in 2003 operationeel werd. De Commissie verklaarde dat, hoewel alles in het werk was gesteld om ervoor te zorgen dat historische informatie van vóór 2003 in de databank was opgenomen, dit niet altijd het geval was. De Commissie verklaarde dat aanvullende informatie was gevonden waaruit bleek dat het, in overeenstemming met de destijds geldende financiële regels, niet ongebruikelijk was om bij de opening van nieuwe delegaties op deze manier middelen over te maken in afwachting van het operationeel worden van de lokale bankrekeningen. De Commissie concludeerde dat zij hoopte dat deze toelichting de zaak zou verduidelijken en dat zij elk ongemak als gevolg van de informatie in haar oorspronkelijke antwoord betreurde.

2.5 In haar opmerkingen over het antwoord van de Commissie verklaarde klager terdege kennis te hebben genomen van het verdere antwoord van de Commissie. Zij merkt alleen op dat het lang heeft geduurd voordat het hoofd van de delegatie een nieuwe bankrekening op naam van de delegatie had geopend.

2.6 In het onderhavige geval merkt de Ombudsman op dat de Commissie er in haar eerste advies over de klacht op wees dat "in geen geval" middelen waren overgemaakt naar particuliere bankrekeningen van haar ambtenaren, maar altijd naar de lokale bankrekeningen van de delegatie, beheerd door gemachtigde ambtenaren, namelijk de delegatiehoofden, in naam en voor rekening van de instelling. De Ombudsman merkt echter op dat de Commissie in haar antwoord op zijn verzoek om nadere informatie heeft verklaard dat aanvullende informatie was gevonden waaruit bleek dat het, in overeenstemming met de destijds geldende financiële regels, "niet ongebruikelijk" was om bij de opening van nieuwe delegaties middelen over te schrijven naar particuliere bankrekeningen van haar ambtenaren, in afwachting van het operationeel worden van de eigen lokale bankrekeningen van de delegatie. De Ombudsman is derhalve van mening dat er een zekere inconsistentie lijkt te bestaan tussen de twee adviezen van de Commissie.

2.7 De Ombudsman merkt echter op dat de Commissie haar teleurstelling heeft uitgesproken over het ongemak dat wordt veroorzaakt door de onjuiste informatie in haar oorspronkelijke antwoord. Voorts verklaarde zij dat dit te wijten was aan het feit dat haar oorspronkelijke standpunt in haar eerste antwoord aan klager was gebaseerd op informatie in de in 2003 in gebruik genomen elektronische databank, die vervolgens onvolledig bleek te zijn. De Ombudsman is derhalve van mening dat de Commissie nu een standpunt heeft ingenomen over de in de brief van klager van 19 december 2005 aan de orde gestelde kwestie en de daarin aan de orde gestelde kwestie naar behoren heeft verduidelijkt door te antwoorden dat niet was uitgesloten dat op het relevante moment, in het geval van nieuw opgerichte delegaties, middelen waren overgemaakt naar bankrekeningen van haar ambtenaren in afwachting van de ingebruikneming van de eigen lokale bankrekeningen van de Commissie.

2.8 Op basis van deze overwegingen, namelijk de verduidelijking door de Commissie van de in de brief van klager van 19 december 2005 aan de orde gestelde kwestie en het feit dat de Commissie haar teleurstelling heeft uitgesproken over het ongemak als gevolg van de informatie in haar oorspronkelijke antwoord, is de Ombudsman van mening dat verder onderzoek naar deze bewering niet nodig is.

2.9 Wat betreft het argument van klager in haar verdere opmerkingen dat het lang heeft geduurd voordat het hoofd van de delegatie een nieuwe bankrekening op naam van de delegatie had geopend, is de Ombudsman van mening dat deze kwestie, zoals klager zelf heeft opgemerkt, geen bewering is, maar slechts een opmerking. Voor dit aspect van de zaak lijken derhalve geen verdere gronden voor verder onderzoek nodig te zijn.

3 Conclusie

Op basis van het onderzoek van de Ombudsman naar deze klacht lijkt er geen reden te zijn geweest voor verder onderzoek naar de twee beweringen van klager. De Ombudsman sluit daarom de zaak.

De voorzitter van de Commissie zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) In het Franse origineel: "des fonds très importants".

(2) Zie noot 1 hierboven.

(3) De Europese code van goed administratief gedrag is beschikbaar op de website van de Ombudsman (http://www.ombudsman.europa.eu/code/en/default.htm).