Straatsburg, 16 juli 2008

Geachte heer A.,

Op 5 augustus 2005 heeft u namens CINAR Ltd. (hierna "CINAR" genoemd) bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend tegen de Europese Commissie. Uw klacht had betrekking op een externe audit en de daaropvolgende fasen in vier onderzoekscontracten (1), gesloten in het kader van de vierde en vijfde programma's voor onderzoek en technologische ontwikkeling (OTO) van de Commissie. Deze audit is op 20-21 augustus 2002 in de kantoren van CINAR uitgevoerd.

Op 13 september 2005 heb ik de klacht doorgestuurd naar de voorzitter van de Commissie.

De Commissie heeft op 11 januari 2006 advies uitgebracht. Ik heb het u toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen te maken, die u op 4 april 2006 hebt toegezonden.

Op 29 januari 2008 heeft u mij een aanvullende brief gestuurd waarin u mij informeerde over de voltooiing van het onderzoek van OLAF, dat de bovengenoemde vier contracten omvatte.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Mijn excuses voor de tijd die het heeft gekost om mijn onderzoek af te ronden.

Het KLACHT

De klager is directeur van CINAR Ltd. (hierna "CINAR" genoemd), een klein hightechbedrijf met expertise op het gebied van de verbranding van steenkool en biomassa en emissiebeheersing. Zij verleent technische diensten en heeft deelgenomen aan verschillende onderzoeks- en ontwikkelingsprojecten die door de Europese Commissie worden gesponsord. Tussen juni 1998 en mei 2000 heeft CINAR, optredend als contractant, met de Commissie vier onderzoekscontracten (2) gesloten betreffende zeven onderzoeksprojecten in het kader van het vierde kaderprogramma ("KP4") en het vijfde kaderprogramma ("KP5").

Op 20-21 augustus 2002 bezochten een vertegenwoordiger van de eenheid Externe Audit van het directoraat-generaal Onderzoek van de Commissie ("DG RTD") en twee accountants de kantoren van CINAR om de bovengenoemde vier onderzoekscontracten te controleren.

Op 15 september 2003 heeft de Commissie het door de controleurs opgestelde controleverslag goedgekeurd. Zij heeft de verklaringen en bewijzen, met inbegrip van de loonstrookjes, die later door CINAR waren verstrekt, afgewezen omdat zij niet eerder waren verstrekt. Bovendien heeft zij de personeelskosten en de daarmee verband houdende overheadkosten, die CINAR als subsidiabele kosten had gedeclareerd, verder afgewezen.

Op 28 februari 2005 had klager een ontmoeting met de vertegenwoordiger van de Commissie om de conclusies van de controle te verduidelijken, maar dit was geen succes.

In zijn klacht bij de Ombudsman beweerde klager dat de Commissie CINAR oneerlijk had behandeld met betrekking tot de bovengenoemde externe audit van 2002 en de daaropvolgende fasen.

Klager voerde in de eerste plaats aan dat de vertegenwoordigers van CINAR "zich voor de controleurs als criminelen voelden, en (...) zelfs een raciale opmerking werd geuit tijdens een van de interviewsessies " en dat "het doel van de controle lijkt te grenzen aan een obsessie om ons te sluiten ".

Ten tweede voerde klager aan dat het recht op privacy van CINAR niet werd geëerbiedigd, aangezien om persoonlijke en contractuele gegevens en informatie over de salarissen van personeelsleden werd verzocht. Volgens de klager werd dit "bitter getolereerd".

Ten derde voerde de klager aan dat CINAR werd verzocht om niet-verwante en niet-gerechtvaardigde informatie te verstrekken, dat wil zeggen informatie over "alle hangende voorstellen" hoewel slechts een fractie van dergelijke voorstellen door de Commissie werd gefinancierd.

Ten vierde voerde klager aan dat, hoewel slechts een deel van de looninformatie ontbrak, de externe accountants een oneerlijke verklaring hadden afgelegd dat "geen looninformatie van CINAR was verkregen".

Het vijfde argument betrof in wezen de rol van de auditor van de Commissie vanaf de voltooiing van het auditverslag door het externe auditkantoor tot de bijeenkomst met vertegenwoordigers van CINAR op 28 februari 2005. Klager bekritiseerde met name het besluit van de auditor van de Commissie om het door externe auditors opgestelde auditverslag goed te keuren en alle toelichtingen en bewijzen van klager te verwerpen louter omdat deze niet eerder waren verstrekt.

Het onderzoek

Het advies van de Commissie
Achtergrond

CINAR heeft met de Commissie vier onderzoekscontracten (3) gesloten.

Op 6 juni 2002 verzocht DG RTD om een financiële controle in de gebouwen van CINAR. Om een auditverslag van een onafhankelijke en professionele bron te verkrijgen, heeft de Commissie besloten deze auditopdracht uit te besteden aan een extern auditkantoor, namelijk Littlejohn Frasier ("LF")(4). In juli 2002 is daartoe een specifieke overeenkomst met LF gesloten en de Commissie heeft haar eigen controleur van de eenheid Externe Audit aangewezen om met LF samen te werken.

Op 6 juni 2002 deelde de Commissie CINAR per aangetekende brief mee dat de audit bij haar zou beginnen en beschreef zij de reikwijdte ervan als volgt:

1. beoordeling van de redelijkheid en verantwoordingsplicht van de bij CINAR geëxploiteerde kosten- en factuursystemen; en
2. controle van de uitgaven voor de onderzoekscontracten om na te gaan of de uitgaven voor de uitvoering van het onderzoeksproject overeenkomstig de contractuele bepalingen aan de Commissie zijn gefactureerd.

In deze brief heeft de Commissie CINAR ook verzocht de controleur van de Commissie binnen een maand na ontvangst van deze brief de volgende documenten of informatie te verstrekken:

(1) Een ondertekende en gedateerde kopie van alle arbeidsovereenkomsten van alle personen die belast zijn met de bovengenoemde overeenkomsten, samen met een indicatie of deze personen nog steeds in dienst zijn bij Cinar Ltd.

(2) Een organisatieschema van Cinar Ltd, met vermelding van de naam en functie van het management en de raad van bestuur, indien van toepassing. Verder een indicatie van het totale aantal werknemers dat voor Cinar Ltd werkt.

(3) Antwoord op de volgende vraag: worden de rekeningen van Cinar bijgehouden door medewerkers van Cinar of door externe accountants? Als het laatste van toepassing is, geef ons dan alle details."

In haar antwoord van 8 juli 2002 legde CINAR uit dat haar rekeningen werden bijgehouden door haar accountants, met wie de controleur van de Commissie contact moest opnemen indien meer informatie nodig was.

Na verdere afspraken tussen LF en CINAR werd op 20-21 augustus 2002 een overeengekomen controle ter plaatse uitgevoerd. De Commissie heeft kopieën van gedetailleerde notulen van de controle verstrekt.

Op 29 mei 2003 zond de Commissie CINAR per aangetekende brief het ontwerp-auditverslag van de externe controleurs voor commentaar. CINAR heeft bij brief van 19 juni 2003 voor het eerst een voorlopig antwoord gegeven. Op 30 juli 2003 werd een meer definitief antwoord verzonden. De Commissie heeft het auditverslag echter niet gewijzigd in het licht van de opmerkingen van CINAR en heeft haar op 15 september 2003 het ongewijzigde definitieve auditverslag toegezonden.

De Commissie onderstreepte in haar oordeel de problemen die de controleurs ondervonden bij het verkrijgen van relevante informatie van CINAR. Volgens de Commissie bleek uit de controle dat, anders dan CINAR in haar brief van 8 juli 2002 had verklaard, geen relevante controle-informatie beschikbaar was bij de accountants van CINAR.

De Commissie verwees naar het auditverslag waarin de externe accountants in wezen stelden dat de ondersteunende informatie van de CINAR om kosten voor de betrokken contracten te declareren ontoereikend was, aangezien:

• er is geen looninformatie gepresenteerd voor controle;
• de voor controle voorgelegde urenstaten kwamen niet overeen met de in de kostenstaten gedeclareerde uren;
• facturen ter validering van de gedeclareerde reiskosten en verbruiksgoederen voor TESSA, ENDASH en VISCON konden niet worden gevonden;
• er werden geen berekeningen verstrekt om de basis aan te tonen waarop de overheadkosten waren gedeclareerd; en
• de toegestane afschrijving voor ENDASH-apparatuur is onjuist berekend.

Bovendien werden in het auditverslag problemen genoemd op de volgende gebieden:

• financieel beheer van het project;
• een beschrijving van de belangrijkste interne controles;
• het testen van de interne controles van het boekhoudsysteem;
• urenstaten, looninformatie, facturen van leveranciers en overheadkosten;
• invoering van een afzonderlijk systeem voor de berekening van de projectkosten;
• scheiding van de kosten in verband met door de EG gefinancierde projecten van de kosten die zijn gemaakt voor het verrichten van werkzaamheden voor particuliere klanten, alsook van de taken van het CINAR-personeel.

Volgens de Commissie werd het financiële beheer van de contracten op basis van de synthese van het auditverslag niet op aanvaardbare wijze uitgevoerd en was het niet in overeenstemming met de vereisten van het contract. Het bleek dat de te veel in rekening gebrachte bedragen ongeveer 300 000 GBP bedroegen voor de vier gecontroleerde contracten.

De Commissie bleef erbij dat er in het antwoord van CINAR van 25 september 2003 geen relevant bewijsmateriaal was dat de algemene bevindingen van het auditverslag ondermijnde. De Commissie heeft CINAR op 13 november 2003 geantwoord en tot eind 2004 geen verdere reactie van CINAR ontvangen.

De Commissie verklaarde dat, aangezien ambtenaren op grond van de regels verplicht zijn om onregelmatigheden en vermoedens van fraude aan OLAF mee te delen, DG RTD OLAF op 14 april 2004 in kennis heeft gesteld van het auditverslag van CINAR. OLAF besloot een onderzoek in te stellen (OF/2004/0203) en stelde CINAR bij brief van 28 juni 2005 in kennis van de redenen voor zijn onderzoek.

De Commissie merkte op dat de meeste feiten waarop de klacht was gebaseerd, verband hielden met ontwikkelingen die plaatsvonden tijdens de uitvoering van de audit (20-21 augustus 2002) of vóór de mededeling van het auditverslag aan klager (29 mei 2003). De Commissie voerde aan dat in beide gevallen de op die feiten gebaseerde termijn voor het indienen van een klacht bij de Ombudsman niet in acht was genomen. In een geest van goede samenwerking met de Ombudsman heeft de Commissie echter alle opmerkingen van klager behandeld.

Argumenten over het gedrag van de auditors

Wat het gedrag van de controleurs tijdens het bezoek aan de gebouwen van CINAR op 20-21 augustus 2002 betreft, merkte de Commissie op dat in het auditverslag dat op 29 mei 2003 aan klager werd toegezonden, werd vermeld:

"[de auditor van de Commissie] vroeg [klager] of hij van mening was dat de toegepaste auditprocedure vanuit zijn oogpunt correct was. [Klager] antwoordde dat hij van mening was dat de auditprocedure tijdens het bezoek ter plaatse correct is toegepast."

Volgens de Commissie had CINAR het betrokken argument pas in haar brief van 25 september 2003 voor het eerst aangevoerd.

Wat de vermeende "raciale opmerking" betreft, benadrukte de Commissie dat klager niet heeft gespecificeerd welke opmerking was gemaakt die als " racistisch" kon worden aangemerkt, noch had zij vastgesteld wie deze had gemaakt. Desalniettemin ontkende de controleur van de Commissie ten stelligste dat tijdens het bezoek ter plaatse opmerkingen werden gemaakt die als "raciaal" konden worden aangemerkt.

De Commissie stelde dat het uiten van een dergelijke opmerking onaanvaardbaar zou zijn geweest, maar dat dit argument in de gegeven omstandigheden niet verder kon worden behandeld.

Met betrekking tot de vermeende "obsessie om CINAR te sluiten" voerde de Commissie aan dat zij eenvoudigweg een audit had uitgevoerd volgens de normale procedures die voor dergelijke audits worden gebruikt en zoals voorzien in de EG-contracten. Voorts had zij de controle uitgevoerd met inachtneming van alle mogelijke garanties voor de gecontroleerde onderneming, zoals de aanwezigheid van onafhankelijke externe auditors om de controle uit te voeren en de indiening van de voorlopige auditbevindingen bij CINAR voor opmerkingen. CINAR leverde echter niet de relevante documenten ter staving van de kosten en de definitieve auditbevindingen werden op die basis vastgesteld.

Argument inzake niet-eerbiediging van het recht op privacy

De Commissie bleef erbij dat de gecontroleerde contracten de volgende bepalingen bevatten:

a) De twee gecontroleerde contracten die onder KP4 vallen:

Artikel 24 van bijlage II: 24.1: "De Commissie of de door haar gemachtigde personen hebben het recht audits uit te voeren tot twee jaar na de voltooiingsdatum of de beëindiging van het contract. Zij hebben op alle redelijke tijdstippen volledige toegang ter plaatse tot het bij het project betrokken personeel en tot alle documenten, computerbestanden en uitrusting met betrekking tot het project, of hebben, indien nodig, het recht de overlegging van dergelijke bewijsstukken te verlangen".

Artikel 22 van bijlage II bepaalt: "Elke contractant houdt regelmatig en in overeenstemming met de normale boekhoudkundige conventies van de staat waar hij is gevestigd, een deugdelijke boekhouding en passende documentatie bij om de kosten en de gerapporteerde uren te staven en te verantwoorden. Deze worden ter beschikking gesteld voor audits".

Voorts vereisen bijlage E, de artikelen 18 tot en met 21 en de modelkostenstaat dat de namen worden vermeld van de personen die aan het project werken. CINAR heeft in sommige gevallen niet de nodige informatie over dergelijke namen verstrekt.

b) De twee gecontroleerde contracten die onder het vijfde kaderprogramma vallen, bevatten vergelijkbare en zelfs strengere bepalingen dan het vierde kaderprogramma.

Volgens de Commissie volgt uit het bovenstaande dat, opdat de auditors konden nagaan of CINAR de personeelskosten correct had gedeclareerd, niet alleen moest worden nagegaan wie aan deze projecten had gewerkt, maar ook hoeveel tijd elke werknemer aan de projecten had besteed, tegen welk salaris en of deze salarissen daadwerkelijk door CINAR aan deze werknemers waren betaald.

Argumenten met betrekking tot niet-gerelateerde en ongerechtvaardigde informatie

De Commissie benadrukte dat zij tijdens het bezoek ter plaatse van 20-21 augustus 2002 mondeling om twee documenten had verzocht en CINAR twee weken de tijd had gegeven om deze informatie te verstrekken. Dit verzoek werd opgenomen als onderdeel van de operationele conclusies in de notulen van de vergadering met klager van 20 augustus 2002. Zij luiden als volgt:

"[de accountant van de Commissie] verzocht [klager] de volgende twee documenten te verstrekken:

1) een verklaring (maximaal twee bladzijden) waarom CINAR verschillende gemiddelde tarieven voor personeelskosten had gebruikt, voor dezelfde perioden [sic] tussen verschillende contractvoorstellen;

2) Bovenstaand schema toont alle door de EG gefinancierde projecten waaraan CINAR vanaf 1 januari 1997 heeft deelgenomen, samen met een beschrijving van het CINAR-personeel dat aan elk project heeft gewerkt.

[Klager] heeft ermee ingestemd deze documenten te verstrekken,

[De auditor van de Commissie] heeft vervolgens verzocht het auditteam toe te staan CINAR-werknemers te interviewen die belast waren met en werkten aan de gecontroleerde contracten. [Klager] had geen bezwaar tegen dit verzoek."

Hoewel klager had ingestemd zonder enig voorbehoud te maken om deze documenten te verstrekken, bevestigde de Commissie dat zij geen van beide had ontvangen.

De externe controleurs hadden hun verzoek om bovengenoemde documenten (1) en (2) herhaald in hun e-mail van 5 september 2002. Bovendien verzochten zij om een jaarlijkse vermelding van het percentage van de omzet dat voortvloeide uit de EG-bijdragen; kopieën van bepaalde arbeidsovereenkomsten, diploma's, urenstaten en facturen; en een verklaring waarin de verschillen worden toegelicht in de gemiddelde tarieven die worden gebruikt voor verschillende contracten die tegelijkertijd worden uitgevoerd.

Op 19 september 2002 zond de controleur van de Commissie een e-mail waarin hij om verklaringen betreffende twee CINAR-werknemers verzocht om het bestaan van hun arbeidsovereenkomsten te bevestigen, die tijdens de on-the-stop-audit niet konden worden gelokaliseerd.

Aangezien geen van de bovenvermelde gevraagde informatie was ontvangen, werd op 24 september 2002 een nieuwe e-mail met betrekking tot deze kwestie naar klager gestuurd.

Op 25 september 2002 ontvingen de externe accountants bepaalde informatie van klager per post. De looninformatie voor alle onderzoekers die bij de projecten betrokken waren, werd echter niet verstrekt.

Op 8 oktober 2002 hebben de externe controleurs klager opnieuw een e-mail gestuurd met de vraag wanneer de resterende posten zouden worden geadresseerd, en bevestigden zij dat al deze informatie nodig was om de van de Commissie gedeclareerde kosten volledig te onderbouwen.

Op 9 oktober 2002 antwoordde klager per e-mail: "Het is erg druk geweest na een rustige zomer, en nog steeds duurt het tot het einde van de maand en ik heb moeite om tijd te vinden om op uw verzoeken te reageren. Ik zal volgende week in Italië zijn, waar we een verbrandingscursus organiseren." Hij heeft de gevraagde procentuele informatie over EG-bijdragen verstrekt.

Op 14 oktober 2002 heeft de controleur van de Commissie zijn e-mail van 19 september 2002 opnieuw verzonden.

Op 30 oktober 2002 hebben de externe accountants klager een e-mail gestuurd met het verzoek om de informatie te verstrekken waarom zij reeds hadden verzocht in hun e-mail van 5 september 2002, maar die zij nog niet hadden ontvangen. De auditors legden ook uit dat de looninformatie waaruit de werkelijke beloning blijkt die aan de bij de projecten betrokken onderzoekers is betaald, het belangrijkste stuk openstaande informatie was.

Op 8 november 2002 hebben de externe accountants klager een e-mail gestuurd met een termijn van 30 november 2002 voor het verstrekken van alle openstaande informatie.

Op 11 november 2002 bood klager zijn excuses aan voor de vertraging en deelde hij mee dat hij gedurende twee weken niet op zijn kantoor zou zijn en dat hij zou proberen na die periode meer informatie te verstrekken.

Op 27 november 2002 hebben de externe accountants klager een formele brief gestuurd waarin zij bevestigden dat de termijn van 30 november 2002 voor het verstrekken van openstaande informatie nog steeds van toepassing was. De auditors legden ook uit dat, indien deze informatie niet werd verstrekt, het auditverslag gebaseerd zou zijn op informatie die daadwerkelijk was verstrekt, en dat de kosten dienovereenkomstig niet werden toegestaan. In deze brief werd herhaald welke informatie nog openstond.

Op 27 november 2002 heeft de controleur van de Commissie klager een e-mail gestuurd waarin hij de in bovengenoemde brief van de externe controleurs gestelde termijn herhaalde.

Op 4 december 2002 zond klager een e-mail naar de externe accountants, in antwoord op bovengenoemde brief, waarin hij in wezen weigerde de resterende informatie te verstrekken, aangezien deze "momenteel onze personele middelen te boven ging". Wat de ontbrekende salarisinformatie betreft, verklaarde klager dat deze in handen was van zijn "(...) vorige boekhouder, die helaas niet bereikbaar was".

Op 13 januari 2003, toen de termijn was verstreken, vroeg het externe accountantskantoor of een personeelslid de accountants van CINAR kon bezoeken om de vereiste salarisinformatie te verkrijgen.

Op 14 januari 2003 verklaarde klager dat hij het externe accountantskantoor had gemachtigd contact op te nemen met de accountants van CINAR.

Op 30 januari 2003 hebben de externe accountants de accountants van CINAR een brief gestuurd met het verzoek om informatie over de salarisadministratie voorafgaand aan een bezoek aan hun bedrijfsruimten.

Aangezien er geen antwoord werd ontvangen met betrekking tot het verstrekken van looninformatie, hebben de externe accountants de accountants twee keer afzonderlijk gebeld, telkens om te horen dat de accountant in kwestie niet op kantoor was.

Op 4 maart 2003 werd door het uitblijven van een reactie een tweede brief aan de accountants van CINAR gestuurd. De externe accountants hebben klager een e-mail gestuurd met het verzoek ervoor te zorgen dat een antwoord van de accountants van CINAR zou worden ontvangen om het controleverslag te vervolledigen. De externe accountants benadrukten dat "[i]ndien deze informatie niet wordt ontvangen, we gedwongen zullen zijn dienovereenkomstig te concluderen."

Op 5 maart 2003 antwoordden de accountants van CINAR dat de loonlijst door CINAR was opgesteld en dat zij geen kopieën van de loonadministratie bijhielden.

Tussen 5 maart en 28 mei 2003 heeft klager geen aanvullende informatie verstrekt. De controleurs hadden dus geen andere keuze dan het verslag aan te vullen op basis van de beschikbare informatie.

Op 29 mei 2003 werd een afschrift van het verslag per aangetekende post naar CINAR gestuurd om hun opmerkingen te ontvangen.

Op 19 juni 2003 zond klager een voorlopig antwoord op het verslag.

Op 24 juli 2003 hebben de controleurs klager een e-mail gestuurd waarin zij de ontvangst van zijn voorlopige antwoord bevestigden en verklaarden dat CINAR tot 28 augustus 2003 de tijd had om hetzij een gedetailleerder antwoord op het verslag, hetzij de vereiste documentatie te verstrekken.

Op 30 juli 2003 antwoordde klager in een korte brief dat de controle betwist bleef en dat CINAR de door de controleurs toegezonden versie niet kon aanvaarden. Klager heeft 34 exemplaren van de loonstrookinformatie bijgevoegd met betrekking tot de betalingen aan de onderzoekers die betrokken zijn bij vier contracten. Hij verklaarde dat de controleurs kopieën van deze loonstroken hadden ontvangen.

Op 3 september 2003 hebben de externe controleurs geantwoord dat de bijgevoegde loonstrookinformatie alleen betrekking had op het VISCON-project. Zij ontkenden dat zij tijdens het bezoek of naar aanleiding van verschillende verzoeken om deze informatie kopieën van loonstroken hadden ontvangen. Toen loonstroken werden opgevraagd, werd de accountants immers meegedeeld dat het niet mogelijk was om deze informatie vanuit het loonadministratiesysteem te raadplegen en dat het noodzakelijk zou zijn om de accountants van klager te benaderen. Zij legden ook uit dat een aanzienlijke hoeveelheid extra werk ter plaatse bij CINAR nodig zou zijn en dat gezien a) de langdurige aard van de correspondentie om het vereiste bewijs te verkrijgen; b) het feit dat LF haar verslag tot een eindfase had afgerond; en c) dat het verzamelde aanvullende bewijsmateriaal zou leiden tot de herformulering van het verslag, de kosten van deze aanvullende controlewerkzaamheden en de opstelling van het verslag ten laste van CINAR zouden moeten komen tegen de geraamde kosten van ongeveer 2 900 GBP, exclusief btw.

De Commissie voerde in haar advies aan dat de gevraagde documenten en informatie om de volgende redenen geen verband hielden met of onevenredig waren, zoals in de klacht werd gesuggereerd:

i) CINAR had in zijn contractvoorstellen gebruikgemaakt van verschillende gemiddelde tarieven voor "senior engineers" en "engineers" in hetzelfde jaar en de variatie in overheadpercentages voor de KP4-contracten was zeer hoog (van 40% tot 100%);

ii) CINAR had in sommige gevallen niet de namen vermeld van het belangrijkste personeel dat voor de projecten werkte. In plaats daarvan werden soms alleen cijfers van personeel aangegeven. Aangezien 55 % van de inkomsten van CINAR afkomstig is van particuliere consultancy, was het onmogelijk om de werkzaamheden van CINAR-personeel voor door de EG gefinancierde projecten te verzoenen met die voor andere werkzaamheden. De auditors wilden een duidelijk beeld krijgen van hoe een vrij klein bedrijf als CINAR erin slaagde zoveel uren te werken voor EG-projecten naast niet-EG-advies of ander werk. In het auditverslag staat: "[t]hus, indien het niet mogelijk was te testen hoe doeltreffend de contractant in staat is de kosten in verband met door de EG gefinancierde projecten te scheiden van de kosten voor de uitvoering van werkzaamheden van particuliere klanten"(5);

iii) Aangezien CINAR ook contracten had met andere DG's van de Commissie dan DG RTD, was het gerechtvaardigd om een volledig beeld van die contracten te krijgen. Het aantal door DG RTD gefinancierde EU-projecten in het kader van KP4 en KP5 bedroeg minder dan 20;

iv) In het algemene beeld van wat er werkelijk was gevraagd tijdens het bezoek ter plaatse, concentreerde CINAR zich op een punt van ondergeschikt belang, namelijk de voorstellen die ten tijde van het controlebezoek nog in behandeling waren. De Commissie erkende dat zij niet had opgemerkt dat de heer W., een van de externe accountants, dit punt in zijn brief van 29 november 2002 had opgenomen en zich daarvoor had verontschuldigd. Zij bleef echter bij haar standpunt dat dit specifieke verzoek gerechtvaardigd was in de context van het verkrijgen van een algemeen beeld van hoe en welke CINAR-werknemers betrokken zouden zijn bij welke EU-projecten, aangezien bijna alle CINAR-werknemers al betrokken leken te zijn bij andere door de EU gefinancierde projecten.

Argument dat slechts een deel van de looninformatie ontbrak

Wat betreft het argument van CINAR dat "beknopte looninformatie werd gepresenteerd", werd dit duidelijk tegengesproken door het auditverslag. De Commissie zag geen reden waarom controleurs zouden verklaren dat zij bepaalde informatie niet hadden ontvangen indien het tegendeel waar was. Als de informatie was ontvangen, zou er in het auditverslag naar zijn verwezen - positief of negatief. De auditor van de Commissie heeft bevestigd dat tijdens het bezoek ter plaatse geen informatie over de salarisadministratie is ontvangen en dat de auditors door CINAR zelf rechtstreeks naar de accountants van CINAR zijn doorverwezen.

Uiteindelijk bleek echter dat de accountants geen looninformatie bijhielden. De accountant van CINAR verklaarde in een brief van 5 maart 2003:

"Dank u voor uw brieven en onze excuses voor de late beantwoording. De loonlijst is opgesteld door CINAR Limited en niet door onszelf en we hebben geen kopieën van de loonadministratie gemaakt toen we de kantoren van het bedrijf bezochten om de rekeningen op te stellen (...)".

Argumenten met betrekking tot de rol van de auditor van de Commissie

Het vijfde argument betrof in wezen de rol van de auditor van de Commissie vanaf de voltooiing van het auditverslag door het externe auditkantoor tot de bijeenkomst met vertegenwoordigers van CINAR op 28 februari 2005.

In maart 2003 werd de Commissie duidelijk dat de accountants de vereiste informatie niet van de accountants van CINAR zouden verkrijgen. Dat de Commissie deze niet van CINAR kon verkrijgen, bleek reeds uit de controle ter plaatse bij CINAR in augustus 2002. De Commissie herinnerde er voorts aan dat CINAR geen informatie had verstrekt over zijn overheadberekeningen. In deze omstandigheden heeft de auditor van de Commissie de externe auditors verzocht hun ontwerpauditverslag bij CINAR in te dienen, rekening houdend met het feit dat de auditprocedure tijdens het bezoek ter plaatse duidelijk aan CINAR was uitgelegd en in het auditverslag als volgt was beschreven:

"Ten slotte heeft [de auditor van de Commissie] [klager] geadviseerd over de te volgen procedures met betrekking tot het opgestelde auditverslag, onder verwijzing naar artikel 26, lid 3, van de vijfde kaderovereenkomst: Op basis van de bevindingen van de financiële controle wordt een voorlopig verslag opgesteld. Zij wordt door de Commissie toegezonden aan de betrokken contractant, die binnen een maand na ontvangst daarvan opmerkingen kan maken.".

Het eindverslag wordt aan de betrokken contractant toegezonden. Deze laatste kan zijn opmerkingen binnen een maand na ontvangst aan de Commissie meedelen. De Commissie kan besluiten geen rekening te houden met de opmerkingen die na die termijn zijn ingediend.

Op basis van de conclusies van de audit neemt de Commissie alle passende maatregelen die zij nodig acht, met inbegrip van de uitvaardiging van een invorderingsopdracht met betrekking tot alle of een deel van de door haar verrichte betalingen."

Zo werd het ontwerp-auditverslag bij aangetekende brief van 29 mei 2003 ingediend, zodat CINAR kort na 29 mei 2003 volledig op de hoogte was van de daarin vervatte feiten en bevindingen. CINAR antwoordde bij brief van 19 juni 2003, waarvan de laatste alinea als volgt luidt: "In deze omstandigheden zijn wij [sic ] genoodzaakt onze accountant en een advocatenkantoor te raadplegen om een definitiever antwoord op uw verslag voor te bereiden, dat u zo spoedig mogelijk zal worden toegezonden".

Bij brief van 30 juli 2003 heeft CINAR enige informatie verstrekt. De externe accountants hebben dit geanalyseerd en zijn opmerkingen bij brief van 3 september 2003 aan CINAR toegezonden. In die brief betwistten zij de verklaring van klager dat zij tijdens hun bezoek aan de gebouwen "afschriften kregen van de loonstrookjes voor de onderzoekers die betrokken waren bij alle vier de gecontroleerde projecten".

Volgens de Commissie was de eenheid Externe Audit van oordeel dat CINAR voldoende tijd en voldoende mogelijkheden had gehad om relevante informatie te verstrekken (ook met betrekking tot de berekening van de overheadkosten, waarover CINAR volledig had gezwegen) en besloot zij dat het in dat stadium tijd was voor de Commissie om een standpunt in te nemen. De Commissie deed dit bij aangetekende brief van 15 september 2003, waarin zij herinnerde aan de algemene geschiedenis en inging op de opmerkingen van CINAR in haar brieven van 19 juni en 30 juli 2003. De laatste alinea van de brief van de Commissie aan CINAR luidt als volgt:

"Met het oog op de volledige eerbiediging van het recht van verweer en het recht om te worden gehoord, kunt u echter (zie artikel 26, lid 3, van bijlage II bij de Viscon- en Corrosieovereenkomsten) eventuele opmerkingen over het bijgevoegde eindverslag meedelen binnen een maand na de datum van ontvangst van deze brief. U dient zich ervan bewust te zijn dat de Commissie niet verplicht is rekening te houden met eventuele opmerkingen die na deze termijn zijn ontvangen. Onder voorbehoud hiervan zullen wij deze controle als afgesloten beschouwen en zullen de betrokken diensten van de Commissie de controleresultaten uitvoeren."

CINAR antwoordde bij brief van 25 september 2003 en de Commissie antwoordde op 13 november 2003 in de laatste alinea:

"Concluderend constateren wij dat uw brief van 25 september 2003 geen enkel nieuw element of relevant argument bevat dat de bevinding van het auditverslag in twijfel zou trekken. Bijgevolg zijn wij niet in staat om een deel [sic] van het auditverslag of ons standpunt zoals vervat in onze brief van 15 september 2003 te herzien of te wijzigen. Aangezien CINAR voldoende tijd heeft gehad om de gevraagde informatie te verstrekken en passende mogelijkheden heeft gehad om opmerkingen mee te delen, beschouwen wij deze controle nu als definitief afgesloten."

Latere vergadering van 28 februari 2005

De Commissie onderstreepte dat CINAR tussen november 2003 en december 2004 zwijgt. Na een aantal e-mails heeft de Commissie ermee ingestemd op 28 februari 2005 vertegenwoordigers van CINAR te ontmoeten, ondanks het feit dat de CINAR het precieze onderwerp van de vergadering niet had aangegeven en dat haar duidelijk was meegedeeld (reeds in de brief van de Commissie van 15 september 2003) dat andere OTO-diensten dan de externe auditeenheid belast waren met de uitvoering van de auditbevindingen, die nu definitief waren. Voorts had CINAR in zijn e-mail van 3 februari 2005 melding gemaakt van de volgende bewering (die de volgende dag door de Commissie werd betwist):

"Ik heb een vraag. De Britse auditors waren naar onze mening in alle opzichten draconisch. Het gerucht gaat dat ze een commissie krijgen op teruggevorderde middelen. Dit lijkt me nogal ongelooflijk. Kun je dit gerucht ontkennen, alsjeblieft?

De interne notulen van de vergadering, opgesteld door een vertegenwoordiger van de auditors van de eenheid Externe Audit, zijn duidelijk in tegenspraak met de kwesties die aan de orde zijn gesteld in punt 2 van bladzijde 3 van de klacht van CINAR bij de Ombudsman met betrekking tot de goedkeuring van het auditverslag en de afwijzing van de toelichting en het bewijsmateriaal van klager, op grond van het feit dat deze niet eerder waren toegezonden. In deze notulen wordt onder meer het volgende vermeld:

"1. [De auditor van de Commissie] herinnerde zowel [de auditor van DG RTD] als [de klager] aan de geschiedenis van de audit, waarbij:

• In de brief waarin de audit werd aangekondigd (uit te voeren door het auditkantoor [LF]) werd duidelijk vermeld welke documentatie zou moeten worden beschouwd als bewijs voor de gedeclareerde kosten; het stelde ook de specifieke vraag waar de rekeningen van CINAR werden bijgehouden. Het antwoord hierop was dat [CINAR's accountantskantoor] de boeken voor CINAR bewaarde.
• Bij het contacteren van de accountant van CINAR kregen de accountants te horen dat de accountant in feite niets had. Daarom kon geen looninformatie worden aangetoond.
• CINAR kon de meeste loonstroken van het personeel dat ten laste van de EG-contracten kwam, niet produceren.
• Ik kon niet bewijzen dat ze betaald waren.
• De loonstrook formulieren kon hij [sic] niet laten zien.
• De facturen van onderaannemers leken niet rechtmatig wegens het ontbreken van een btw-nummer en bovendien kon CINAR niet bewijzen dat zij waren betaald.
• De resultaten van de audit zijn aan CINAR meegedeeld via de brief met de conclusie [15 september 2003]. De antwoorden van CINAR waren erg vaag dat [sic] geen van de problemen beantwoordde.
• hij moest erkennen dat het door CINAR met de Europese Commissie ondertekende contract CINAR verplichtte de aan het contract bestede kosten aan te tonen en dat CINAR dit niet had gedaan. Daarom werd de controle afgesloten en werden de resultaten ter uitvoering aan de betrokken directoraten toegezonden.

2. [Klager] en LF erkenden dat er enkele problemen waren met betrekking tot hun administratie, aangezien het allemaal technische mensen waren en geen financieel [personeel]. Zij hadden de boekhouding daarom uitbesteed, maar er waren problemen met de communicatie; [klager] stelt echter dat de informatie over de salarisadministratie voor alle personeelsleden, op één na, aan de Europese Commissie is toegezonden. [De auditor van de Commissie] is niet in het bezit van dergelijke informatie en heeft deze informatie nooit gezien. [Klager] en FL stellen beide dat de facturen van de onderaannemers legitiem waren en voldeden aan de vereisten van het Britse recht.

3. [De controleur van de Commissie] heeft hen in kennis gesteld van de zeer strikte scheiding van de taken die bij de EC/DG RTD worden uitgeoefend. De auditeenheid voert de audit uit en zendt de conclusie van het resultaat ter uitvoering toe aan het betrokken directoraat. De auditeenheid mag op geen enkele wijze invloed uitoefenen op de uitvoering van de resultaten. Alleen de ordonnateur in het directoraat mag besluiten nemen met betrekking tot de niet-uitvoering of gedeeltelijke uitvoering van de controleresultaten. CINAR zou de betrokken directoraten moeten benaderen en hen moeten overtuigen van hun argumenten [in verband met bijvoorbeeld de uitgevoerde technische werkzaamheden]. [De auditor van de Commissie] is bereid CINAR de contactgegevens te verstrekken.

4. [De auditor van de Commissie] heeft CINAR ook meegedeeld dat, indien de betrokken directoraten daarom verzochten, de externe auditeenheid bereid was een andere audit uit te voeren, maar verklaarde dat, indien een dergelijke audit zou plaatsvinden, CINAR ervoor moet zorgen dat alle kosten naar behoren worden geregistreerd en gestaafd, samen met bewijs van betaling, en dat geen uitzonderingen zouden worden aanvaard. [Klager] was het daarmee eens.

Bovendien kon de Commissie niet met een gecontroleerde onderneming onderhandelen om tot een bepaalde controlebevinding te komen. Alleen op basis van duidelijke, substantiële en wederzijdse informatie en documentatie kan rekening worden gehouden met eventuele controlebevindingen.

Rond juni 2005 werd de eenheid Externe Audit op de hoogte gebracht van een e-mail van klager aan een financieel functionaris van directoraat J van DG RTD, waarin stond dat "[de auditor van de Commissie] ermee instemde het resultaat van de audit te heroverwegen en ons aan het einde van de vergadering een antwoord op onze zaak beloofde". Op 10 juni 2005 antwoordde de controleur van de Commissie als volgt:

"Tijdens deze vergadering [28 februari 2005] heb ik duidelijk uitgelegd dat de rol van de eenheid externe audits (DG RTD R4) "uitgeput" was, aangezien de audit van CINAR door de Commissie in 2003 was afgesloten. Daarnaast heb ik erop gewezen dat ik niet in staat was (in de zin van 'niet bevoegd', gezien de scheiding van taken binnen de Commissie) om de controlebevindingen te beoordelen en betrokken te raken bij de uitvoering ervan, aangezien dit de exclusieve verantwoordelijkheid was van de ordonnateurs van de relevante operationele directoraten van DG RTD.

Conclusies van de Commissie

De Commissie concludeerde uit al het bovenstaande dat i) zij haar contractuele rechten om een audit uit te voeren van vier van haar contracten met CINAR correct had uitgeoefend; ii) zij is van mening dat de accountants zich te allen tijde correct hebben gedragen; iii) CINAR op de hoogte werd gehouden van de bevindingen, voldoende tijd en mogelijkheden werd geboden om zich te verdedigen en de gevraagde informatie te verstrekken; iv) de aard van de verzoeken om die informatie duidelijk was; en v) er geen sprake was van wanbeheer en geen oneerlijke behandeling.

Opmerkingen van klager

Klager handhaafde zijn klacht en voerde aan dat hij de Commissie en LF de ontbrekende informatie had verstrekt toen hun verslag zich nog in de ontwerpfase bevond. De conclusies van de Commissie waren echter louter gebaseerd op het ontwerpverslag, ook al had zij tegen die tijd de loon- en tijdsregistratiegegevens met betrekking tot personeelskosten en overheadkosten gezien.

Aangezien CINAR was bezocht door drie leden van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF), die op dat moment alle CINAR-projecten van 1996-2006 grondig onderzochten, met inbegrip van die welke reeds waren gecontroleerd, ging het verder dan de beperkte middelen van CINAR om een uitgebreid en line-by-line antwoord te geven op het advies van de Commissie.

Onder verwijzing naar de niet-conclusieve bevindingen van het ontwerpverslag over de vier gecontroleerde contracten die op dat moment door OLAF werden onderzocht, stelde klager voor dat de Ombudsman verdere maatregelen met betrekking tot deze klacht opschortte.

Op 29 januari 2008 zond klager een aanvullende verklaring waarin hij de Ombudsman informeerde over de voltooiing van het onderzoek van OLAF, dat de bovengenoemde vier contracten omvatte.

BESLUIT

1 Inleidende opmerkingen

1.1 De Europese Ombudsman merkt op dat de Europese Commissie tijdens het onderzoek haar bezorgdheid heeft geuit over de ontvankelijkheid van deze klacht van 5 augustus 2005. Zij voerde aan dat niet was voldaan aan de ontvankelijkheidsvoorwaarde van de termijn van twee jaar voor het indienen van een klacht bij de Ombudsman, aangezien de feiten waarop de klacht was gebaseerd, plaatsvonden op 20-21 augustus 2002 (de datum van de controle) en op 29 mei 2003 (de datum van toezending van het ontwerpauditverslag).

1.2 De Ombudsman begrijpt uit de bovenstaande verklaringen niet dat de Commissie de bevoegdheid van de Ombudsman om deze zaak te behandelen wilde betwisten. Hij wijst er in dit verband op dat de klacht niet alleen betrekking had op de audit, die inderdaad meer dan twee jaar vóór de indiening van de klacht bij hem plaatsvond, maar ook op de gebeurtenissen die het gevolg waren van de audit en dus na de audit plaatsvonden. Deze gebeurtenissen omvatten het verzoek van de Commissie van 15 september 2003 aan klager om binnen een maand opmerkingen in te dienen over het ontwerp-auditverslag, teneinde het recht van verweer van klager en het recht om te worden gehoord volledig te eerbiedigen.

Niettemin is de Ombudsman ingenomen met de verklaring van de Commissie dat zij, in een geest van goede samenwerking met de Ombudsman, heeft besloten alle opmerkingen van klager te behandelen.

1.3 Voorts merkt de Ombudsman op dat klager in zijn opmerkingen melding heeft gemaakt van het onderzoek van OLAF. Hij wijst er echter op dat de onderhavige klacht oorspronkelijk tegen de Commissie was ingediend en dat de kwesties in verband met de onderzoeken van OLAF daarom niet worden behandeld in het onderhavige besluit van de Ombudsman.

1.4 Tot slot merkt de Ombudsman op dat klager hem in zijn opmerkingen heeft verzocht voorlopige maatregelen toe te passen en de uitvoering van de conclusies van de controle op te schorten. De Ombudsman verduidelijkt derhalve dat hij, in tegenstelling tot rechters, niet bevoegd is om voorlopige maatregelen te gelasten.

2 Vermeende oneerlijke behandeling

2.1 Klager, een kleine adviesonderneming met expertise op het gebied van de verbranding van steenkool en biomassa en emissiebeheersing, sloot met de Commissie vier onderzoekscontracten in het kader van het vierde kaderprogramma ("KP4") en het vijfde kaderprogramma ("KP5") inzake het programma voor onderzoek en technologische ontwikkeling ("OTO"). Deze contracten betroffen onderzoek op het gebied van biomassa, toxische metalen en geselecteerde emissies van gechloreerde verbindingen, alsmede corrosie en geoptimaliseerde controle van de prestaties van de branderbank en een langere levensduur van de installatie (projecten/contracten VISCON, TESSA, CORROSION en ENDASH).

Op basis van de relevante bepalingen van deze contracten heeft de Commissie besloten een audit uit te voeren van de rekeningen van klager met betrekking tot de uitvoering van de genoemde contracten. De Commissie heeft de audit toegewezen aan een extern auditkantoor, maar er was ook een eigen auditeenheid bij betrokken.

Op 20-21 augustus 2002 controleerden de externe controleurs documenten in de gebouwen van klager en interviewden zij de werknemers van klager.

Vervolgens vond er, naast bijeenkomsten tussen de klager en de Commissie, een briefwisseling plaats tussen i) de klager en de externe controleurs; ii) de externe accountants en de accountants van de klager; en iii) de klager en de Commissie.

Klager voerde in wezen aan dat de Commissie een onbillijke behandeling had toegepast met betrekking tot een externe audit en de daaropvolgende fasen daarvan. Klager heeft vijf specifieke argumenten aangevoerd ter ondersteuning van zijn bewering ("argumenten i) tot en met v)").

2.2 De Commissie heeft over elk van de specifieke argumenten van klager afzonderlijk een standpunt ingenomen. Samengevat was zij van mening dat zij haar contractuele rechten om een audit uit te voeren van vier van haar contracten met CINAR correct had uitgeoefend. Zij was van mening dat de auditors zich te allen tijde correct hebben gedragen. CINAR werd op de hoogte gehouden van de bevindingen van de auditors en bood voldoende tijd en mogelijkheden om zich te verdedigen en de gevraagde informatie te verstrekken. De aard van de verzoeken om die informatie was duidelijk. De Commissie concludeerde dat haar externe controleurs en zijzelf klager eerlijk behandelden. De Commissie stelde ook dat klager tijdens het bezoek ter plaatse aan de gebouwen van CINAR had verklaard dat hij van mening was dat de auditprocedure tijdens het bezoek ter plaatse correct was toegepast.

2.3 De Ombudsman zal deze bewering behandelen door te verwijzen naar elk van de specifieke argumenten i) tot en met v), die klager ter ondersteuning van deze bewering heeft aangevoerd.

Argument i) over het gedrag van de auditors

2.4 Klager voerde aan dat vertegenwoordigers van CINAR "zich voor de auditors als criminelen voelden, en (...) zelfs een raciale opmerking werd geuit tijdens een van de interviewsessies". Voorts voerde klager aan dat "[h]et doel van de controle lijkt te grenzen aan een obsessie om ons te sluiten".

2.5 Met betrekking tot de verklaring over de "obsessie om CINAR af te sluiten" voerde de Commissie tegenargumenten aan dat zij eenvoudigweg een audit had uitgevoerd volgens de normale procedures waarin de EG-contracten voorzien en met inachtneming van alle mogelijke garanties voor het gecontroleerde bedrijf. Wat de "raciale" opmerking betreft, benadrukte de Commissie dat klager niet had gespecificeerd welke opmerking was gemaakt die als "raciaal" kon worden aangemerkt, noch had hij vastgesteld wie dergelijke opmerkingen had gemaakt.

2.6 De Ombudsman wijst er in dit verband op dat hij volgens de Commissie op grond van de desbetreffende bepalingen in artikel 24, lid 1, van bijlage II bij de betrokken contracten het recht had om de controle tot twee jaar na de voltooiing van het contract uit te voeren. Bovendien werd de procedure met betrekking tot de audit voorgeschreven in artikel 26 ("Auditing") van bijlage II bij de contracten.

2.7 Uit de beschikbare gegevens blijkt dat de externe controleurs van de Commissie en de controleur van de Commissie klager herhaaldelijk per brief en e-mail (5 september, 19 september, 24 september, 8 oktober, 14 oktober, 30 oktober, 8 november en 27 november 2002, alsmede op 13 januari en 4 maart 2003) om informatie hebben verzocht om de betrokken documentatie aan te vullen. Bovendien hebben zij klager op 28 februari 2005 ontmoet om zijn argumenten te horen.

2.8 In het licht van het bovenstaande is de Ombudsman van mening dat klager geen onderbouwd bewijs heeft geleverd ter ondersteuning van zijn argument dat de controle bedoeld was om CINAR af te sluiten of "de uitdrukking was van een obsessieve inspanning".

2.9 Bovendien merkt de Ombudsman op dat i) de Commissie in haar standpunt ten stelligste ontkende dat haar ambtenaren of externe controleurs "raciale" of andere opmerkingen hadden gemaakt die ertoe leidden dat het personeel van het gecontroleerde bedrijf het gevoel had dat zij criminelen waren, en ii) klager dit specifieke argument in zijn latere opmerkingen niet nader heeft toegelicht. Daarom acht de Ombudsman het niet nuttig om verder onderzoek te doen naar deze twee argumenten met betrekking tot het gedrag van de controleurs.

Argument (ii) inzake de niet-eerbiediging van het recht op privacy

2.10 Klager voerde aan dat het recht op privacy van CINAR niet was geëerbiedigd, aangezien persoonlijke en contractuele gegevens, waaronder het bedrag van de aan individuele onderzoekers betaalde salarissen, werden gevraagd.

2.11 De Commissie baseerde zich op de bepalingen in de gecontroleerde contracten en stelde samenvattend dat de klager verplicht was i) boeken bij te houden en deze tijdens een controle ter beschikking te stellen met alle gedetailleerde informatie die daarin was opgenomen overeenkomstig het op de boekhouding toepasselijke nationale recht. Overeenkomstig deze bepalingen werd klager ook verzocht ii) de namen te verstrekken van de personen die in het kader van de vier contracten werken, en daarnaast, wat twee van de contracten betreft; de tijd die specifieke personen aan de projecten besteden; voor welk salaris; en of dit salaris daadwerkelijk door CINAR was betaald. De Commissie heeft ook uitgelegd dat dergelijke informatie noodzakelijk was om na te gaan of het door CINAR voor zijn personeelskosten gevorderde bedrag juist was.

2.12 De Ombudsman is van mening dat de uitleg van de Commissie redelijk is en hij vindt geen wanbeheer met betrekking tot het argument van klager (ii).

Argument iii) betreffende niet-gerelateerde en ongerechtvaardigde informatie

2.13 Klager voerde aan dat de Commissie om niet-verwante en niet-gerechtvaardigde informatie had verzocht, zoals "een volledige lijst van alle voorstellen en projecten, die (...) buiten het bestek van een audit moeten vallen, aangezien slechts een fractie van de [CINAR-]voorstellen door de Commissie werd aanvaard en gefinancierd."

2.14 In haar advies rechtvaardigde de Commissie de noodzaak om deze documenten te raadplegen, omdat CINAR ten tijde van de controle al betrokken was bij een aantal andere lopende door de EU gefinancierde projecten, waaraan bijna alle werknemers van CINAR hadden gewerkt. Daarom vonden de controleurs het gerechtvaardigd om te beoordelen of er nog personele middelen beschikbaar waren waarvan de werkzaamheden konden worden gescheiden van andere projecten die door CINAR werden uitgevoerd, zodat zij konden worden ingezet om de betrokken contracten uit te voeren. De Commissie verklaarde ook dat CINAR zeer grote verschillen in overheadpercentages gebruikte voor KP4-contracten (van 40 % tot 100 %) en verzuimde de namen te vermelden van het belangrijkste personeel dat voor de projecten werkte.

2.15 In het licht van bovenstaande toelichting lijkt het verzoek van de Commissie om een volledige lijst van alle voorstellen en projecten op te stellen, redelijk. Bovendien heeft klager, zoals de Commissie naar voren heeft gebracht en niet heeft betwist, ermee ingestemd informatie te verstrekken over alle voorstellen tijdens het bezoek ter plaatse van 20-21 augustus 2002 en is deze overeenkomst vastgelegd in de notulen van het bezoek. Daarom stelt de Ombudsman vast dat de Commissie geen wanbeheer heeft gepleegd met betrekking tot het argument van klager (iii).

Argument iv) dat slechts een deel van de looninformatie ontbrak en argument v) betreffende de rol van de controleur van de Commissie

2.16 Klager voerde aan dat de externe accountants in het controleverslag (ontwerp en definitief) een valse verklaring hebben afgelegd dat "geen looninformatie van CINAR is verkregen". Hij voerde aan dat hij een deel van de looninformatie had verstrekt.

2.17 De Commissie bleef erbij dat haar controleur bevestigde dat tijdens het bezoek ter plaatse geen informatie over de salarisadministratie was ontvangen en dat de controleurs werden doorverwezen naar de accountants van CINAR, die op hun beurt ontkenden dat zij dergelijke documenten in hun bezit hadden.

2.18 De Ombudsman wijst er echter op dat klager naar zijn begrip van het argument van klager verwees naar de gedeeltelijke looninformatie over het VISCON-project die bij zijn brief aan de externe accountants van 30 juli 2003 was gevoegd, dat wil zeggen na a) het bezoek ter plaatse, b) de accountants van klager waren geraadpleegd en c) het ontwerpauditverslag dat hem op 29 mei 2003 was voorgelegd.

In dit verband heeft klager ook zijn argument v) aangevoerd dat, hoewel hij die informatie daadwerkelijk heeft verstrekt (ongeacht de datum), de auditor van de Commissie oneerlijk heeft gehandeld omdat hij het door de externe auditors opgestelde auditverslag niet heeft gewijzigd, maar als definitief heeft aanvaard.

Klager concentreerde zich daarom op de rol van de auditor van de Commissie vanaf het moment van voltooiing van het auditverslag door het externe auditkantoor tot de bijeenkomst met vertegenwoordigers van CINAR op 28 februari 2005. Klager bekritiseerde met name het besluit van de auditor van de Commissie om het door de externe auditors opgestelde auditverslag goed te keuren en alle toelichtingen en bewijzen van klager te verwerpen louter omdat deze niet eerder waren verstrekt.

2.19 Om te beginnen merkt de Ombudsman op dat de externe accountants in hun antwoord van 3 september 2003 op de brief van klager van 30 juni 2003 met de gedeeltelijke looninformatie hebben uitgelegd dat het auditverslag reeds op 29 mei 2003 was voltooid. Zij legden ook uit dat, indien zij op basis van de nu verstrekte gedeeltelijke looninformatie het auditverslag zouden wijzigen, dit een aanzienlijke hoeveelheid extra werk zou vergen en de kosten van deze extra werkzaamheden door CINAR zouden moeten worden gedragen. Het bedrag van deze extra werkzaamheden bedroeg ongeveer 2 900 GBP, exclusief btw. Het lijkt erop dat klager een dergelijke betaling niet heeft verricht.

2.20 Zonder een standpunt in te nemen over het verzoek van de externe accountants om een dergelijke betaling, rijst derhalve de vraag of de accountant van de Commissie maatregelen kon nemen om het definitieve auditverslag van 15 september 2003 te wijzigen en af te wijken van het ontwerpverslag van 29 mei 2003, teneinde rekening te houden met de intussen verstrekte gedeeltelijke looninformatie.

2.21 In het licht van de door beide partijen verstrekte informatie merkt de Ombudsman derhalve op dat klager na het bezoek ter plaatse van 20-21 augustus 2002 door middel van correspondentie (6) van de Commissie aan zowel klager als de accountants van CINAR verschillende mogelijkheden had gekregen om voldoende ondersteunend bewijsmateriaal te verstrekken, met name de volledige salarisinformatie na de controle.

De Ombudsman merkt ook op dat de Commissie bij vele gelegenheden, onder meer in haar e-mail van 5 september 2002, het belang heeft benadrukt van het verstrekken van volledige looninformatie, door te benadrukken dat dit het belangrijkste stuk openstaande informatie was.

Bovendien had de Commissie klager duidelijk gemaakt dat in het geval dat deze informatie niet zou worden ontvangen, de auditors gedwongen zouden zijn hun verslag zonder deze informatie af te ronden. Zij gaf klager een uiterste termijn van 30 november 2002 om de volledige loonadministratie-informatie te verstrekken.

Het lijkt er echter op dat de klager niet de volledige, maar slechts gedeeltelijke looninformatie heeft verstrekt en dit slechts acht maanden na het verstrijken van de bovengenoemde uiterste termijn heeft gedaan. Bovendien heeft zij niet uitgelegd waarom zij de termijn niet in acht kon nemen.

2.22 In het licht van het bovenstaande lijkt het er niet op dat de auditor van de Commissie oneerlijk heeft gehandeld jegens klager door het eindverslag niet te wijzigen op basis van de gedeeltelijke looninformatie. Niettemin merkt de Ombudsman op dat de Commissie in het controleverslag kopieën heeft opgenomen van zowel de brief van klager van 30 juli 2003 als het antwoord van de externe controleurs van 3 september 2003 waarin zij klager bedankte voor de gedeeltelijke loonstrookinformatie (7). De Commissie lijkt dus in haar controleverslag nauwkeurig te hebben verwezen naar de gedeeltelijke verstrekking van looninformatie. De Ombudsman stelt derhalve geen geval van wanbeheer door de Commissie vast met betrekking tot het argument van klager (iv).

2.23 Wat de rol van de controleur van de Commissie in het algemeen betreft, neemt de Ombudsman nota van i) de informatie die hem in het kader van dit onderzoek is verstrekt; ii) met name de relevante bepalingen betreffende de gecontroleerde contracten JOR3-CT98-0285, ENV4-CT97-0597, ENK5-CT99-0002 en ENK5-CT99-0025; iii) de relevante bevindingen van het auditverslag dat het financieel beheer van deze contracten niet op aanvaardbare wijze werd uitgevoerd en dat het verslag niet in overeenstemming was met de vereisten van het contract; en iv) de uitvoerige toelichtingen die de Commissie in haar advies heeft gegeven. In het licht van het bovenstaande is de Ombudsman van mening dat niet is vastgesteld dat de auditor van de Commissie of de Commissie klager oneerlijk heeft behandeld met betrekking tot de externe audit en de daaropvolgende fasen.

Uit de toelichting van de Commissie in haar advies blijkt in plaats daarvan dat haar accountant de bepalingen van de desbetreffende contracten heeft toegepast. Bovendien lijkt het erop dat klager de mogelijkheid had gekregen om zijn rechten te verdedigen voordat de definitieve audit werd goedgekeurd.

De Ombudsman stelt derhalve geen wanbeheer vast met betrekking tot het argument van klager (v).

3 Conclusie

Op basis van het onderzoek van de Ombudsman naar deze klacht lijkt er geen sprake te zijn geweest van wanbeheer door de Commissie met betrekking tot de argumenten van klager ter ondersteuning van zijn bewering van oneerlijkheid. Wat betreft het argument betreffende de uiting van vermeende "raciale" of andere opmerkingen die het personeel van het gecontroleerde bedrijf het gevoel gaven dat zij criminelen waren of dat de controle de uitdrukking was van een obsessieve poging om CINAR te sluiten, is de Ombudsman om de in punt 2.9 hierboven uiteengezette redenen van mening dat verder onderzoek niet gerechtvaardigd is.

De Ombudsman sluit daarom de zaak.

De voorzitter van de Commissie zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) De audit had betrekking op de volgende onderzoekscontracten tussen de Commissie en CINAR als contractant: (i) JOR3-CT98-0285 betreffende de toepassing van het gebruik en de emissies van biomassaresiduen van industriële stookinstallaties - ENDASH; (ii) ENV4-CT97-0597 inzake de kwantificering en beheersing van met toxische metalen verrijkte submicronendeeltjes en geselecteerde emissies van gechloreerde verbindingen uit alternatieve met brandstof gestookte cementovens - TESSA; iii) ENK5-CT99-0002 inzake corrosie aan de brandzijde in kolengestookte verwarmingsketels - CORROSIE; en iv) ENK5-CT99-0025 op V isual Sensing for Optimised Control of Burner Bank Performance and Enhanced Plant Lifetime - VISCON.

(2) De contractperioden waren als volgt: ENDASH van 1 januari 1999 tot en met 31 december 2001; TESSA van 1 juni 1998 tot en met 30 november 2000; CORROSIE van 1 mei 2000 tot en met 30 april 2003; en VISCON van 1 april tot en met 31 maart 2003.

(3) Zie voetnoot 1.

(4) LF was lid van het internationale auditnetwerk I/A waarmee de Commissie destijds een raamcontract had gesloten. Met deze onderneming is in juli 2002 een specifieke overeenkomst gesloten.

(5) Auditverslag, blz. 7 (punt 4.1).

(6) Met name e-mails van 5 september, 24 september, 8 oktober en 27 november 2002 en brieven van 27 november 2002, 13 januari, 30 januari en 4 maart 2003.

(7) Zie het auditverslag, blz. 71-73 (brief van klager van 30 juli 2003) en blz. 74 (antwoord van Littlejohn Frasier van 3 september 2003).