Straatsburg, 20 maart 2006

Beste dokter B.,

Op 2 april 2005 heeft u bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend tegen de Europese Centrale Bank ("ECB") betreffende de selectieprocedure voor een functie van juridisch adviseur (ref.: ECB/203/04/MLTSUN) gepubliceerd door de ECB. U vermeldde in uw klacht dat u geen antwoord van de ECB had ontvangen op een e-mail die u hierover had gestuurd.

Op 24 mei 2005 hebben mijn diensten per e-mail contact met u opgenomen om na te gaan of u ondertussen een antwoord van de ECB had ontvangen.

Op 25 mei 2005 deelde u mij mee dat u inderdaad een antwoord van de dienst Aanwerving en Personeelsontwikkeling van de ECB had ontvangen en stuurde u mij een kopie van dat antwoord.

Op 30 mei 2005 heb ik de klacht doorgestuurd naar de president van de ECB.

Op 24 augustus 2005 heeft de ECB een advies uitgebracht, dat ik u heb toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen te maken.

Op 30 september 2005 heb ik uw opmerkingen ontvangen.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

Volgens de klager zijn de relevante feiten, samengevat, als volgt:

In december 2004 solliciteerde klager naar de functie van juridisch adviseur (ref.: ECB/203/04/MLTSUN). De kennisgeving van vacature werd door de ECB gepubliceerd in de Maltese kranten.

Op 7 maart 2005 ontving klager een e-mail van de ECB (afdeling Aanwerving en Personeelsontwikkeling van het directoraat Personeelszaken) waarin hij op de hoogte werd gebracht van het volgende: "Het selectiecomité heeft uw sollicitatie serieus bestudeerd op basis van uw ervaring en achtergrond. Maar (...) u bent bij deze gelegenheid niet succesvol geweest."

Klager was verbaasd dat hij geen andere formele mededeling per conventionele post had ontvangen. In zijn klacht bij de Ombudsman was hij van mening dat een dergelijke formele communicatie per conventionele post een praktijk van de Europese instellingen had moeten zijn. Hij controleerde ook nogmaals de kwalificaties die vereist waren voor de aangekondigde functie en beschouwde zichzelf als meer dan gekwalificeerd voor de betreffende functie (of in ieder geval om te worden uitgenodigd voor een gesprek), aangezien de voorkeur werd gegeven aan kandidaten die gekwalificeerd waren in het Maltese recht. Op 12 maart 2005 heeft hij de ECB per e-mail om nadere uitleg gevraagd over het besluit om zijn sollicitatie niet op de shortlist te plaatsen.

Op 14 maart 2005 werd zijn e-mail als onbestelbaar aan hem teruggezonden. Hij stuurde daarom zijn e-mail opnieuw naar alle adressen die op de website van de ECB werden geadverteerd en ontving een bevestiging dat zijn bericht was ontvangen.

Aangezien hij binnen twee weken geen antwoord had ontvangen, stuurde hij op 2 april 2005 een herinnering en diende hij tegelijkertijd een klacht in bij de Ombudsman.

Op 5 april 2005 ontving klager een antwoord van de dienst Aanwerving en Personeelsontwikkeling van de ECB, ondertekend door de Senior Human Resources Expert die belast is met de aanwerving voor het directoraat-generaal Juridische Diensten. In dat antwoord kreeg klager te horen dat, hoewel het begrijpelijk was dat hij graag een meer gedetailleerde uitleg zou ontvangen over de redenen waarom hij niet was uitgenodigd voor een gesprek, het niet de praktijk van de ECB was om dergelijke uitleg aan elke kandidaat te verstrekken. De ECB verklaarde dat het selectiecomité alle sollicitaties voor de betrokken functie in detail heeft onderzocht en een besluit moest nemen op basis van de mate waarin de kandidaten aan de vereiste kwalificaties voldeden, maar ook rekening houdend met de mate waarin aan deze voorwaarden was voldaan en uiteraard door een vergelijking te maken tussen alle blijken van belangstelling. De ECB concludeerde het volgende: "er werd besloten dat andere kandidaten in grotere mate voldeden aan de vereisten voor de functie en de functie en in het licht hiervan werd u niet uitgenodigd voor een gesprek".

Klager was niet tevreden met dat antwoord en stelde de Ombudsman op 25 mei 2005 in kennis van het antwoord en bevestigde zijn oorspronkelijke beweringen en beweringen, zoals ingediend op 2 april 2005.

Klager voerde aan dat:

i) de selectieprocedure was niet transparant;

ii) zijn verzoek niet naar behoren is behandeld;

iii) de informatie die de ECB hem heeft verstrekt met betrekking tot het besluit om zijn kandidatuur niet toe te laten, onbevredigend was; en

iv) de ECB heeft niet naar behoren met verzoekers gecommuniceerd door dit alleen elektronisch te doen.

Klager voerde aan dat de ECB (a) haar redenen voor het besluit om zijn kandidatuur niet toe te laten zou moeten verduidelijken en (b) hem zou moeten uitleggen waarom er geen manier was om rechtstreeks te communiceren met de persoon die de weigering heeft afgegeven.

Het onderzoek

Het advies van de ECB

Het advies van de ECB luidde, kort samengevat, als volgt:

De ECB wees erop dat zij, gezien het grote aantal ontvangen sollicitaties, een e-aanwervingssysteem had opgezet waarmee kandidaten vacatures konden bekijken en online konden solliciteren. De aanwervingsregels van de ECB zijn vastgelegd in de administratieve circulaire 05/2004 van de ECB van 18 mei 2004, "Regels voor aanwerving", die in haar geheel op haar website is gepubliceerd. Daarnaast is de samenvatting van de regels inzake de aanwervings- en selectieprocedure gepubliceerd op de desbetreffende website van de ECB. Deze website bevatte ook een expliciete uitnodiging aan de kandidaten om de administratieve circulaire 05/2004 van de ECB van 18 mei 2004, "Regels voor aanwerving", te raadplegen door gebruik te maken van de gespecificeerde link.

De kennisgeving van vacature in kwestie werd gepubliceerd op de website van de ECB en ook in de Maltese kranten. Klager diende zijn sollicitatie in via het e-wervingssysteem van de ECB via de website van de ECB, zoals hierboven beschreven. De ECB concludeerde derhalve dat klager in staat was volledig kennis te nemen van de regels van de aanwervings- en selectieprocedure van de ECB.

In het licht van het bovenstaande was de ECB van oordeel dat de bewering van klager over het gebrek aan transparantie in de selectieprocedure ongegrond was.

Wat betreft de bewering dat de sollicitatie van klager niet naar behoren is onderzocht, heeft de ECB verklaard dat het selectiecomité 24 sollicitaties heeft onderzocht die op de uiterste datum voor registratie waren ontvangen. Na deze sluitingsdatum heeft de voorzitter van de commissie het wervingsmemorandum opgesteld. Deze nota bevatte de bevindingen van het selectiecomité en bevatte tevens een beoordeling van elke sollicitant, overeenkomstig de in de kennisgeving van vacature vastgestelde criteria.

In de kennisgeving van vacature werd uitdrukkelijk vermeld dat de geselecteerde kandidaat zou worden toegewezen aan de afdeling Financieel Recht van de ECB en bereid zou moeten zijn om op te treden als "landenrapporteur" voor de financiële en bancaire wetgeving van Malta. In dit verband heeft de ECB in haar advies de taken van een "landenrapporteur" toegelicht, waaronder: i) toezicht houden op en verslag uitbrengen over nationale juridische ontwikkelingen in de ruimte van de Europese Monetaire Unie; ii) het verstrekken van een vergelijkende analyse van juridische dossiers; iii) het opstellen van de adviezen van de ECB over ontwerpen van nationale financiële en bancaire wetgeving en verslagen over de gevolgen van dergelijke adviezen; iv) belast zijn met de verificatie- en nalevingsoefeningen om een homogene en correcte uitvoering van de rechtshandelingen van de ECB te waarborgen; en v) fungeren als interface van het directoraat-generaal Juridische Diensten met de Maltese nationale centrale bank en andere relevante nationale organen op het bevoegdheidsgebied van de ECB.

De kennisgeving van vacature bevat de volgende essentiële criteria voor de functie in kwestie: (i) een gevorderd universitair diploma in de rechten/een juridische beroepskwalificatie, bij voorkeur met betrekking tot het Maltese recht; ii) een postuniversitair diploma en een onderzoeks- en publicatiedossier zouden een pluspunt zijn; iii) uitstekende kennis van het financieel recht en een gedegen praktische kennis van het Gemeenschapsrecht; iv) beroepservaring op het gebied van het financiële recht of het Gemeenschapsrecht zou een voordeel zijn.

De ECB is van mening dat, aangezien de geselecteerde kandidaat zou optreden als "landenrapporteur" voor de financiële en bancaire wetgeving van Malta, bovenstaande vereiste inzake een uitstekende kennis van het financiële recht duidelijk een essentiële voorwaarde was. Het selectiecomité vond echter onvoldoende elementen in het cv van klager om te wijzen op een uitstekende kennis op het gebied van financieel recht. De commissie constateerde dat klager in zijn aanvraag vermeldde dat zijn huidige werkzaamheden voornamelijk bestonden uit burgerlijk recht en handelsrecht en dat hij in het geheel geen melding maakte van enige deskundigheid op het gebied van financieel recht. Bovendien noemde klager als zijn specifieke belangen: vervoerrecht, internetrecht, intellectueel eigendomsrecht, internationaal zeerecht, mededingingsrecht, internationaal publiekrecht en milieurecht. Gezien de achtergrond van klager was het besluit van de commissie om hem niet op de shortlist te plaatsen derhalve in overeenstemming met de criteria van de kennisgeving van vacature en gerechtvaardigd.

Wat betreft de mededeling door de ECB van haar besluit om het verzoek van klager niet op de shortlist te plaatsen, verklaarde de ECB dat zij klager in haar e-mail van 7 maart 2005 meedeelde dat hij "op basis van zijn ervaring en achtergrond niet was aangesteld voor de functie van juridisch adviseur".

De ECB gaf toe dat het antwoord van klager op bovengenoemde e-mail hem als onbestelbaar was teruggezonden en daarom moest hij het nogmaals naar de persdienst van de ECB en de webmaster van de ECB sturen. De ECB verontschuldigde zich voor het ongemak dat in dit verband werd veroorzaakt.

De ECB merkte echter op dat de e-mail van klager uiteindelijk werd doorgestuurd naar de afdeling Aanwerving en Personeelsontwikkeling van de ECB, die hem op 5 april 2005 antwoordde. In dat antwoord heeft de afdeling Aanwerving en Personeelsontwikkeling verklaard i) dat alle inkomende sollicitaties grondig zijn onderzocht; ii) dat een besluit is genomen op basis van de vervulling door de kandidaten van de vereiste kwalificaties; en iii) dat andere kandidaten in grotere mate aan de vereisten voor de functie voldeden. De ECB was derhalve van oordeel dat uit haar oorspronkelijke e-mail van 7 maart en haar verdere e-mail van 5 april 2005 duidelijk bleek dat de ervaring en achtergrond van klager niet volstonden om op de shortlist te worden geplaatst. Rekening houdend met het feit dat de taken van de raadsman die van "landenrapporteur" voor de financiële en bancaire wetgeving van Malta zouden omvatten, kon het besluit om klager niet op de shortlist te plaatsen "alleen betrekking hebben" op zijn gebrek aan kennis en ervaring op het gebied van financieel recht.

Wat betreft de e-communicatiemethode die wordt gebruikt om contact op te nemen met aanvragers, wees de ECB erop dat in artikel 6, lid 3, van haar bovengenoemde administratieve circulaire was bepaald dat aanvragers schriftelijk in kennis moesten worden gesteld van de uitkomst van hun aanvraag. Volgens de ECB was er echter geen specifieke verplichting voor de ECB om een beroep te doen op conventionele functies, zolang de uitkomst van de selectieprocedure schriftelijk werd vastgelegd. Bovendien was het wervingssysteem van de ECB een elektronisch platform, dat gebruikmaakte van moderne technologische kenmerken zoals e-mail en daardoor de verwerking van door de ECB ontvangen sollicitaties vergemakkelijkte. Bovendien kan niet worden ontkend dat het gebruik van internet en e-mail tegenwoordig wijdverbreid is en algemeen wordt aanvaard door EU-burgers en -organisaties. De ECB merkte ook op dat een van de voordelen van het elektronische systeem was dat aanvragers snel werden geïnformeerd over de uitkomst van hun aanvraag. Niettegenstaande het bovenstaande kon de aanvraag, wanneer een aanvrager niet online kon solliciteren, ook per conventionele post worden verzonden en daarna zou verdere communicatie per conventionele post plaatsvinden als er geen e-mailadres werd opgegeven.

In het geval van de klager heeft hij zich elektronisch aangemeld en de rubriek in het aanvraagformulier met het verzoek om e-mailcontactgegevens naar behoren ingevuld. Bovendien vermeldde zijn cv twee keer zijn e-mailcontactgegevens.

De ECB concludeerde het volgende: i) zij heeft de selectieprocedure uitgevoerd overeenkomstig de desbetreffende regels, die in detail zijn uiteengezet op dezelfde website die de klager heeft gebruikt om zijn sollicitatie in te dienen; ii) het besluit van het selectiecomité om klager niet toe te laten gerechtvaardigd was op grond van het feit dat hij niet beschikte over de vereiste kwalificaties, zoals vermeld in de kennisgeving van vacature, voor de functie van juridisch adviseur in financieel recht, belast met de functie van "landenrapporteur"; iii) in de twee e-mails die klager op 7 maart en 5 april 2005 zijn toegezonden, zijn de redenen voor het besluit om hem niet op de shortlist te plaatsen duidelijk uiteengezet, onder vermelding van de in punt ii) hierboven genoemde redenen; en iv) de communicatie met de kandidaten per e-mail voldeed aan de relevante regels van de procedure van de ECB en "lijkt impliciet aanvaardbaar te zijn geweest voor de kandidaat".

Opmerkingen van klager

In zijn opmerkingen verklaarde klager dat, hoewel de selectie- en aanwervingsprocedures van de ECB lijken te zijn gevolgd, dit niet noodzakelijkerwijs betekende dat dergelijke procedures eerlijk en rechtvaardig of transparant waren.

Volgens klagers voldeed hij aan de in de kennisgeving van vacature vermelde criteria en heeft hij de documenten overgelegd die dit bevestigden toen hij op de vacature solliciteerde. Hij wees erop dat i) hij een gekwalificeerde advocaat was en dat hij al meer dan vijf jaar als advocaat in Malta werkzaam was; ii) hij had een postdoctorale graad in Europees recht en vergelijkend recht; iii) hij beschikte over een onderzoeksdossier, aangezien hij tevens doctor in de filosofie was; en iv) gedurende vijf opeenvolgende jaren had hij gewerkt bij een toonaangevend internationaal accountants- en accountantskantoor en bij een plaatselijke commerciële bank.

Klager was ook van mening dat de ECB zich in haar redenering waarom hij niet op de shortlist stond, concentreerde op secundaire details die volgens klager gemakkelijk uit zijn cv werden geschrapt, in plaats van op zijn feitelijke beroepskwalificaties.

Klager verklaarde voorts dat de ECB in haar e-mail van 7 maart 2005 niet heeft uitgelegd op welke gronden zijn verzoek niet op de shortlist was geplaatst en dat de verklaring van de ECB in die e-mail dat hij niet succesvol was, op zich niet als bevredigend kon worden beschouwd.

Met betrekking tot de e-mail van de ECB van 5 april 2005 was klager van mening dat de ECB haar verklaring had moeten ontwikkelen dat andere kandidaten in sterkere mate aan de vereisten voor de functie voldeden. Bovendien verklaarde hij dat, aangezien de meeste kandidaten vermoedelijk Maltese advocaten waren, het eerlijk en rechtvaardig was om te weten op welke manieren en met welke kwalificaties andere kandidaten in grotere mate aan de relevante vereisten voldeden.

Met betrekking tot de opmerkingen van de ECB over haar elektronische communicatie met kandidaten verklaarde klager dat het niet juist was om gebruik te maken van dergelijke apparaten om toekomstige communicatie met de ECB te beperken, tot een minimum te beperken en mogelijk te ontmoedigen. Klager vond het moeilijk te begrijpen waarom hij alle e-mailadressen op de website van de ECB moest doornemen om een antwoord te krijgen.

Voorts wees klager erop dat de ECB enerzijds heeft verklaard dat door middel van e-mailcommunicatie verzoekers snel konden worden geïnformeerd, maar dat de ECB anderzijds bijna een maand nodig had om op zijn e-mails te reageren.

BESLUIT

1 De selectieprocedure

1.1 Klager voerde aan dat i) de selectieprocedure niet transparant was; ii) zijn verzoek niet naar behoren is behandeld; en iii) de informatie die de ECB hem heeft verstrekt met betrekking tot het besluit om zijn kandidatuur niet toe te laten, onbevredigend was.

Klager stelde (verzoek [a]) dat de ECB haar redenen voor het besluit om zijn kandidatuur niet toe te laten, zou moeten verduidelijken.

1.2 In haar advies heeft de ECB samengevat aangegeven dat verzoekers kennis konden nemen van de regels voor de aanwerving en selectieprocedure van de ECB, aangezien deze op haar website waren gepubliceerd. Het selectiecomité heeft 24 sollicitaties onderzocht die op de uiterste datum voor inschrijving waren ontvangen. De voorzitter van het comité stelde vervolgens het aanwervingsmemorandum op, dat de bevindingen van het selectiecomité bevatte en ook een beoordeling van elke sollicitant verstrekte, overeenkomstig de in de kennisgeving van vacature vastgestelde criteria.

Samenvattend heeft de ECB ook verklaard dat uit haar oorspronkelijke e-mail van 7 maart en haar verdere e-mail van 5 april 2005 duidelijk bleek dat de ervaring en achtergrond van klager niet volstonden om op de shortlist te worden geplaatst. Aangezien de geselecteerde kandidaat zou optreden als "landenrapporteur" voor de financiële en bancaire wetgeving van Malta, was het vereiste van een uitstekende kennis van het financiële recht een essentiële voorwaarde. Het selectiecomité vond echter onvoldoende elementen in het cv van klager om te wijzen op een uitstekende kennis op het gebied van financieel recht.

1.3 De Ombudsman is van mening dat de bewering van klager i) over een gebrek aan transparantie en iii) over een gebrek aan informatie beide in wezen betrekking hebben op de redenering van de ECB om klager niet op de shortlist te plaatsen.

1.4 In dit verband merkt de Ombudsman in de eerste plaats op dat de ECB in haar advies over de onderhavige klacht heeft uitgelegd dat het selectiecomité onvoldoende elementen in het cv van klager heeft gevonden om te wijzen op een uitstekende kennis op het gebied van financieel recht en dat de vereiste in de aankondiging van vergelijkend onderzoek inzake een uitstekende kennis van financieel recht een essentiële voorwaarde was.

1.5 De Ombudsman merkt ook op dat de ECB, onder verwijzing naar haar e-mails van 7 maart en 5 april, stelt dat het besluit om klager niet op de shortlist te plaatsen, rekening houdend met het feit dat de taken van de raadsman die van "landenrapporteur" voor de financiële en bancaire wetgeving van Malta zouden omvatten, "alleen betrekking zou kunnen hebben" op zijn gebrek aan kennis en ervaring op het gebied van financieel recht. De Ombudsman is van mening dat de twee e-mails, afzonderlijk of gezamenlijk beschouwd, in feite niet de informatie bevatten, uitdrukkelijk of impliciet, dat het selectiecomité onvoldoende elementen in het cv van klager heeft gevonden om te wijzen op een uitstekende kennis op het gebied van financieel recht en dat de vereiste in de aankondiging van vergelijkend onderzoek met betrekking tot een uitstekende kennis van financieel recht een essentiële voorwaarde was.

1.6 De Ombudsman is van mening dat de aanvullende informatie die de ECB in haar advies over deze klacht heeft verstrekt, voldoende is om klager in staat te stellen de redenen te begrijpen waarom het selectiecomité hem niet op de shortlist heeft geplaatst en dat de ECB derhalve passende maatregelen heeft genomen naar aanleiding van de beweringen van klager (i) en (iii) en zijn bewering (a). De Ombudsman is derhalve van mening dat de beweringen en beweringen niet verder hoeven te worden onderzocht.

1.7 De Ombudsman is echter ook van mening dat het in het belang van goede betrekkingen met de burgers en in overeenstemming met de beginselen van goed administratief gedrag zou zijn als de ECB in de toekomst elke kandidaat die van een aanwervingsprocedure is uitgesloten omdat hij of zij niet voldoet aan de in een kennisgeving van vacature gestelde voorwaarden, precies meedeelt aan welke voorwaarde of voorwaarden die kandidaat niet voldoet. In dit verband wordt hieronder nog een opmerking gemaakt.

1.8 In zijn opmerkingen stelt klager dat de ECB haar verklaring had moeten ontwikkelen dat andere kandidaten in grotere mate aan de vereisten voor de functie voldeden. Hij verklaarde dat, aangezien de meeste kandidaten vermoedelijk Maltese advocaten waren, het eerlijk en rechtvaardig was om te weten op welke manieren en met welke kwalificaties andere kandidaten in grotere mate aan de relevante vereisten voldeden. De Ombudsman wijst erop dat de informatie die de ECB aan een kandidaat zou kunnen verstrekken over andere kandidaten noodzakelijkerwijs wordt beperkt door het recht op privacy van de andere kandidaten. Aangezien de ECB heeft verduidelijkt dat het selectiecomité onvoldoende elementen in het cv van klager heeft gevonden om te wijzen op een uitstekende kennis op het gebied van financieel recht, lijkt de kwestie van een vergelijkende beoordeling van de verdiensten van de kandidaten zich bovendien niet voor te doen. De Ombudsman is derhalve van mening dat het niet nodig is de ECB uit te nodigen opmerkingen te maken over de opmerkingen van klager op dit punt.

1.9 Wat betreft de bewering van klager (ii) dat zijn sollicitatie niet naar behoren is onderzocht, heeft het onderzoek van de Ombudsman geen bewijs aan het licht gebracht dat het selectiecomité de sollicitatie niet heeft onderzocht. Integendeel, uit de beschikbare gegevens blijkt dat het selectiecomité de sollicitatie inderdaad heeft onderzocht en beoordeeld aan de hand van de in de kennisgeving van vacature vastgestelde criteria. De Ombudsman stelt derhalve geen wanbeheer vast met betrekking tot deze bewering.

1.10 In zijn opmerkingen verklaarde klager dat hij naar zijn mening voldeed aan de in de kennisgeving van vacature vermelde criteria en de documenten had overgelegd die dit bevestigden toen hij solliciteerde naar de vacature. Hij wees erop dat i) hij een gekwalificeerde advocaat was en dat hij al meer dan vijf jaar als advocaat in Malta werkzaam was; ii) hij had een postdoctorale graad in Europees recht en vergelijkend recht; iii) hij beschikte over een onderzoeksdossier, aangezien hij tevens doctor in de filosofie was; en iv) gedurende vijf opeenvolgende jaren had hij gewerkt bij een toonaangevend internationaal accountants- en accountantskantoor en bij een plaatselijke commerciële bank.

De Ombudsman neemt nota van de standpunten van klager, maar begrijpt deze niet als een nieuwe bewering dat het selectiecomité een beoordelingsfout heeft gemaakt. De Ombudsman acht het in dit verband nuttig erop te wijzen dat de rechtspraak (1) van de communautaire rechterlijke instanties het tot aanstelling bevoegde gezag een ruime beoordelingsbevoegdheid toekent bij de beoordeling van de kwalificaties van de kandidaten, en dus bij de beoordeling of deze kwalificaties voldoende zijn om te worden aanvaard.

2 Communicatiemiddelen

2.1 Klager voerde aan (iv) dat de ECB niet naar behoren met aanvragers heeft gecommuniceerd door dit alleen elektronisch te doen.

Klager voerde ook aan b) dat de ECB hem moest uitleggen waarom er geen manier was om rechtstreeks te communiceren met de persoon die de weigering had afgegeven.

2.2 De ECB verklaarde dat zij, om het grote aantal ontvangen sollicitaties het hoofd te kunnen bieden, een e-aanwervingssysteem heeft opgezet dat kandidaten in staat stelt vacature-aankondigingen te bekijken en online te solliciteren. Bijgevolg werd ook per e-mail met de kandidaten gecommuniceerd.

Samenvattend heeft de ECB er ook op gewezen dat haar regels voor de aanwervings- en selectieprocedure geen specifieke verplichting voor haar bevatten om een beroep te doen op conventionele functies. Het wervingssysteem van de ECB was een elektronisch platform dat gebruikmaakte van moderne technologie, zoals e-mail, die de verwerking van sollicitaties vergemakkelijkt en aanvragers snel informatie biedt over de uitkomst van hun sollicitatie. Tegenwoordig is het gebruik van internet en e-mail wijdverbreid en algemeen aanvaard door EU-burgers en -organisaties. Wanneer een aanvrager niet online kon solliciteren, kon de aanvraag ook per conventionele post worden verzonden en daarna zou verdere communicatie per conventionele post plaatsvinden als er geen e-mailadres werd opgegeven.

Wat betreft de moeilijkheid om met de ECB te communiceren, verontschuldigde de ECB zich voor het feit dat de e-mail van klager van 12 maart 2005 hem als onbestelbaar werd teruggezonden, waardoor hij verplicht werd deze opnieuw te verzenden.

2.3 De Ombudsman is van mening dat de bewering van klager iv) twee afzonderlijke kwesties aan de orde stelt: ten eerste, moeten e-mailberichten die aan sollicitanten worden verzonden, routinematig per conventionele post worden bevestigd en, ten tweede, moeten sollicitanten de mogelijkheid hebben om met de ECB te communiceren via conventionele in plaats van elektronische middelen?

2.4 Wat de eerste kwestie betreft, is de Ombudsman van mening dat de beginselen van behoorlijk bestuur vereisen dat aanvragers daadwerkelijk schriftelijk worden geïnformeerd over de besluiten die op hen betrekking hebben. De Ombudsman is van mening dat de uitleg van de ECB over de redenen en voordelen van haar besluit om gebruik te maken van een elektronisch platform voor aanwerving redelijk is.

De Ombudsman merkt op dat klager in de onderhavige zaak ongemakken heeft ondervonden omdat een e-mail die hij naar de ECB had gestuurd als onbestelbaar werd teruggestuurd, zodat hij deze opnieuw moest verzenden. De Ombudsman is ingenomen met het feit dat de ECB in haar advies aan klager excuses heeft aangeboden voor deze storing.

De Ombudsman is niet van mening dat het feit dat elektronische berichtensystemen soms defect zijn, routinematige bevestiging van e-mailberichten per conventionele post vereist. De Ombudsman merkt op dat het algemeen bekend is dat moderne bedrijven en overheidsdiensten in grote mate afhankelijk zijn van communicatie per e-mail, zonder dat dit achteraf per conventionele post wordt bevestigd.

2.5 Wat het tweede aspect van de bewering van klager betreft, merkt de Ombudsman op en is hij ingenomen met het feit dat de ECB verzoekers de mogelijkheid heeft geboden om te kiezen voor communicatie per conventionele post.

2.6 De Ombudsman stelt derhalve geen wanbeheer vast met betrekking tot de bewering van klager (iv).

2.7 Met betrekking tot het argument van klager (b) begrijpt de Ombudsman dat zij verwijst naar het feit dat in de e-mail die de ECB op 7 maart 2005 aan klager heeft gestuurd, niet de naam werd vermeld van de ambtenaar die de e-mail heeft verzonden.

2.8 De Ombudsman merkt op dat de ECB in haar advies niet op deze bewering heeft gereageerd. De Ombudsman merkt echter ook op dat in de tweede e-mail van de ECB aan klager, die op 5 april 2005 werd verzonden (drie dagen nadat de klacht bij de Ombudsman was ingediend), de naam en functie van de persoon die de klacht heeft verzonden, werden vermeld. Bovendien heeft klager in zijn opmerkingen niet verwezen naar argument b). In deze omstandigheden is de Ombudsman van mening dat verder onderzoek naar deze bewering niet nodig is.

2.9 Ten slotte merkt de Ombudsman op dat klager in zijn opmerkingen heeft opgemerkt dat de ECB enerzijds heeft verklaard dat de communicatie per e-mail het mogelijk maakte verzoekers snel te informeren, maar dat de ECB anderzijds bijna een maand nodig had om op zijn e-mails te reageren.

2.10 De Ombudsman begrijpt bovenstaande opmerking niet als een nieuwe bewering en is daarom van mening dat het niet nodig is dit onderzoek te verlengen door de ECB uit te nodigen een standpunt in te nemen over de opmerking van klager. De Ombudsman wijst er echter op dat het klager vrij staat om met betrekking tot deze kwestie een nieuwe klacht in te dienen bij de Ombudsman indien hij dit nuttig acht.

3 Conclusie

Om de in punt 1.6 genoemde redenen is de Ombudsman van oordeel dat de ECB passende maatregelen heeft genomen naar aanleiding van de aantijgingen van klager (i) en (iii) en zijn bewering (a) en dat geen verder onderzoek naar de aantijgingen en beweringen nodig is;

De Ombudsman stelt geen geval van wanbeheer vast met betrekking tot aantijgingen ii) en iv).

Om de in punt 2.8 genoemde redenen is de Ombudsman ook van mening dat er geen verder onderzoek nodig is met betrekking tot het argument van klager (b).

De Ombudsman sluit daarom de zaak.

BIJZONDERE OPMERKING

De Ombudsman is van mening dat het in het belang van goede betrekkingen met burgers en in overeenstemming met de beginselen van goed administratief gedrag zou zijn als de ECB in de toekomst elke kandidaat die van een aanwervingsprocedure is uitgesloten omdat hij of zij niet voldoet aan de in een kennisgeving van vacature gestelde voorwaarden, meedeelt aan welke voorwaarde of voorwaarden die kandidaat precies niet voldoet.

De Ombudsman zou het op prijs stellen als de ECB hem te zijner tijd zou kunnen informeren over de in dit verband geplande maatregelen, zodat de informatie in het Jaarverslag 2006 van de Ombudsman in aanmerking kan worden genomen.

De president van de ECB zal van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Zie zaak T-54/91, Antunes/Europees Parlement, Jurispr. 1992, blz. II-1739, punt 39; Zaak T-249/01, Boixader Rivas/Parlement, Jurispr. 2003, blz. II-749, punt 29; zaak T-214/99, Carrasco Benitez/Commissie, Jurispr. 2000, blz. II-01169, punt 70.