# Besluit van de Europese Ombudsman inzake klacht 284/2005/(PB)WP tegen de Europese Commissie
- Auteur: Europese Ombudsman
- Datum: null
- [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/nl/decision/nl/2456)
---
Straatsburg, 15 november 2005

Geachte heer K.,

Op 25 januari 2005 heeft u bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend tegen de Europese Commissie over vertragingen met betrekking tot twee betalingen aan Saksische gemeenten die hadden deelgenomen aan het stedenbandenprogramma van de Europese Unie.

Op 23 februari 2005 heb ik uw klacht doorgestuurd naar de voorzitter van de Europese Commissie.

Op 22 maart 2005 deelde u mij mee dat de twee betrokken betalingen door de Commissie waren verricht.

De Commissie heeft op 5 juli 2005 advies uitgebracht. Ik heb het op 6 juli 2005 aan u toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen te maken.

Op 7 juli 2005 deelde u mij per e-mail mee dat u geen opmerkingen wenste te maken en bedankte u mij voor mijn werk. In een telefoongesprek op 19 september 2005 met de juridisch medewerker die verantwoordelijk is voor uw zaak, de heer Peter Bonnor, heeft u bevestigd dat u van mening was dat uw klacht was afgehandeld.

Om redenen die verband houden met de interne organisatie van de werklast van mijn kantoor, is uw klacht op 13 oktober 2005 overgedragen aan een andere juridisch ambtenaar, mevrouw Wiebke Pankauke.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT
----------

De klager is hoofd van de *Europabüro der Sächsischen Kommunen*(EU-verbindingsbureau van Saksische gemeenten). Hij beweerde dat er een terugkerend probleem was met betalingsachterstanden in het kader van het stedenbandenprogramma van de Europese Unie. Hiervan gaf hij twee concrete voorbeelden:

(1) Op 11 augustus 2004 heeft de gemeente Mittweida in Saksen de vereiste documenten voor de definitieve beoordeling van een jumelageproject (referentie 04/1202) ingediend bij eenheid 2 van directoraat D van het directoraat-generaal Onderwijs en cultuur van de Commissie.

(2) Op 31 augustus 2004 heeft de *Freundeskreis der Städte Königstein* de vereiste documenten voor de eindbeoordeling van een ander jumelageproject (referentie 04/1552) ingediend bij eenheid 2 van directoraat D van het directoraat-generaal Onderwijs en cultuur van de Commissie.

In beide gevallen meldde de klager dat er op de datum van indiening van de klacht geen betaling van de Commissie was ontvangen. Hij verklaart dat hij erkent dat het personeel van de verantwoordelijke eenheid van de Commissie zeer gemotiveerd en toegewijd is en dat hij ten volle waardeert dat de Commissie momenteel haar boekhoudsysteem moderniseert. Hij benadrukte echter dat kleinere gemeenten vaak afhankelijk zijn van tijdige betalingen. Hij voegde eraan toe dat het positieve imago van de Europese Unie dat door het stedenbandenprogramma is gecreëerd, is aangetast door de vertraging bij de betalingen.

Klager meldde dat hij meermaals contact had opgenomen met eenheid 2 van directoraat D van het directoraat-generaal Onderwijs en cultuur van de Commissie, maar dat hem geen informatie was verstrekt over het tijdstip waarop de betalingen zouden worden verricht.

De beweringen en argumenten van klager waren als volgt:

1. De Commissie heeft geen betalingen gedaan aan de begunstigden in het kader van de jumelageprojecten 04/1202 en 04/1552;
2. De Commissie heeft regelmatig verzuimd om binnen een redelijke termijn betalingen te verrichten aan Saksische begunstigden in het kader van jumelageprojecten;
3. Klager voerde aan dat hij moest worden geïnformeerd wanneer de Commissie de begunstigden in de jumelageprojecten 04/1202 en 04/1552 zou betalen; en
4. Klager voerde aan dat hem moest worden meegedeeld welke maatregelen de Commissie zou nemen om buitensporige betalingsachterstanden in de toekomst te voorkomen.

Het onderzoek
-------------

Op 23 februari 2005 heeft de Ombudsman de klacht doorgestuurd naar de Europese Commissie.

Op 22 maart 2005 deelde klager de Ombudsman mee dat de twee betrokken betalingen door de Commissie waren verricht en dat in een van de gevallen het hoofd van de eenheid Stadsjumelage van de Commissie de verantwoordelijke persoon in de gemeenteraad had gebeld en de situatie had toegelicht, hetgeen zeer op prijs werd gesteld. Klager verklaarde dat hij nu gretig wachtte op het antwoord van de Commissie met betrekking tot de maatregelen die zij zou nemen om vertragingen in de toekomst te voorkomen.
**Advies van de Commissie**

In haar advies legde de Commissie uit dat a) het aantal door de Commissie geselecteerde projecten aanzienlijk is toegenomen als gevolg van een verhoging van de begroting met meer dan 40 % over een periode van vier jaar; b) de vereisten van het nieuwe Financieel Reglement; en c) de invoering van een nieuw boekhoudsysteem negatieve gevolgen heeft gehad voor de financiële verrichtingen in deze sector en het in sommige gevallen onmogelijk heeft gemaakt de termijnen in acht te nemen. Gezien de zware werklast was het soms moeilijk om de verwachte datum van betaling aan te geven wanneer de begunstigden contact hadden opgenomen met de Commissie. De begunstigde *Freundeskreis der Städte Königstein* was echter op 20 december 2004 ervan in kennis gesteld dat de betaling vertraging zou kunnen oplopen.

De Commissie verklaarde dat zij maatregelen had genomen om de situatie te wijzigen en de vertragingen in te halen. De sector kreeg tijdelijk extra personeel ter beschikking. Er waren richtsnoeren opgesteld om aanvragers in staat te stellen beter aan de vereisten van het nieuwe boekhoudsysteem te voldoen. Voorts werkte de Commissie aan mogelijkheden om de aanvraagprocedure te vereenvoudigen en aan een website om de informatie voor aanvragers te verbeteren.

De Commissie verwees ook naar de oprichting van het Uitvoerend Agentschap onderwijs, audiovisuele media en cultuur, dat begin 2006 het operationele beheer van het stedenbandenprogramma zou overnemen.

De Commissie concludeerde dat deze maatregelen de situatie aanzienlijk zouden moeten verbeteren. Zij verklaarde dat zij de vertraging in haar betalingen betreurde en dat zij klager reeds een verontschuldigingsbrief had gestuurd. De Commissie heeft deze brief en het bewijs van de betalingen bijgevoegd.
**Opmerkingen van klager**

Nadat klager het advies van de Commissie en de uitnodiging van de Ombudsman om opmerkingen te maken had ontvangen, deelde hij de Ombudsman mee dat hij geen opmerkingen wenste te maken en bedankte hij hem voor zijn werk. Op 19 september 2005 heeft hij telefonisch bevestigd dat hij van mening was dat zijn klacht was afgehandeld.

BESLUIT
-------

**1 Te late betalingen**

1.1 In zijn klacht bij de Ombudsman, die op 25 januari 2005 werd ingediend, beweerde klager dat de Commissie had nagelaten betalingen te verrichten aan de begunstigden in het kader van stedenbandenprojecten 04/1202 en 04/1552. De klager voerde verder aan dat de Commissie regelmatig verzuimde om binnen een redelijke termijn betalingen te doen aan Saksische begunstigden in het kader van stedenbandenprojecten.

Klager voerde aan dat hij moest worden geïnformeerd wanneer de Commissie de begunstigden zou betalen en welke maatregelen de Commissie zou nemen om buitensporige betalingsachterstanden in de toekomst te voorkomen.

1.2 In haar advies lichtte de Commissie toe dat a) het aantal door de Commissie geselecteerde projecten aanzienlijk is toegenomen als gevolg van een verhoging van de begroting met meer dan 40% over een periode van vier jaar; b) de vereisten van het nieuwe Financieel Reglement; en c) de invoering van een nieuw boekhoudsysteem negatieve gevolgen had gehad voor de financiële verrichtingen in deze sector en het in sommige gevallen onmogelijk had gemaakt de termijnen in acht te nemen. Gezien de zware werklast was het soms moeilijk om de verwachte datum van betaling aan te geven wanneer de begunstigden contact hadden opgenomen met de Commissie.

De Commissie verwees ook naar de oprichting van het Uitvoerend Agentschap onderwijs, audiovisuele media en cultuur, dat begin 2006 het operationele beheer van het stedenbandenprogramma zou overnemen.

1.3 Op 7 juli 2005 verklaarde klager per e-mail dat hij geen opmerkingen wenste te maken en bedankte hij de Ombudsman voor zijn werk. Op 19 september 2005 deelde hij de Ombudsman mee dat hij van mening was dat zijn klacht was afgehandeld.
**2 Conclusie**

Uit het standpunt van de Commissie en de opmerkingen van klager blijkt dat de Commissie stappen heeft ondernomen om de zaak te schikken en daarmee klager tevreden heeft gesteld. De Ombudsman sluit daarom de zaak.

De voorzitter van de Europese Commissie zal over dit besluit worden geïnformeerd.

Met vriendelijke groet,

P. Nikiforos DIAMANDOUROS