Straatsburg, 21 december 2006

Geachte heer X,

Op 16 en 26 november 2004 heeft u een klacht ingediend bij de Europese Ombudsman tegen de Europese Commissie over het niet betalen van een factuur betreffende het project “xyz”.

Op 15 december 2004 heb ik de klacht doorgestuurd naar de Voorzitter van de Commissie. De Commissie heeft haar standpunt verstuurd op 30 maart 2005. Dit heb ik aan u verzonden met het verzoek hier opmerkingen over te maken, welke u heeft verzonden op 24 mei 2005.

Op 21 september 2005 hebben mijn diensten telefonisch contact opgenomen met de diensten van de Commissie met het verzoek om bijkomende informatie.

Op 10 oktober 2005 heb ik de Voorzitter van de Commissie een brief met verder onderzoek gestuurd. De Commissie heeft haar bijkomend standpunt verstuurd op 7 december 2005. Dit heb ik aan u doorgestuurd met het verzoek er opmerkingen over te maken, welke u heeft verzonden op 16 februari 2006.

Ik schrijf u nu om u op de hoogte te brengen van de resultaten van de onderzoeken die zijn uitgevoerd.

DE KLACHT

Volgens klager zijn de feiten van de zaak als volgt:

Klager was tussen oktober 2003 en januari 2004 teamleider van het project “xyz”. In het kader van dit project leverde klager diensten onder een contract dat was gesloten met het bedrijf "Y" (“Y overeenkomst nr. 035/CSV3016/2003”, ondertekend op 15 en 21 oktober 2003). Dit bedrijf maakt onderdeel uit van het "Z"-consortium onder leiding van het bedrijf “B". Y heeft een factuur voor een bedrag van EUR 14 221,70 plus achterstandsrente nog steeds niet betaald.

Het contract tussen klager en Y stelde dat de “contractor will only pay the days actually worked and approved by the Client”. Aangezien “the Client” hier verwijst naar de Commissie, had klager dus een direct belang bij dat de Commissie voor de verrichte werkzaamheden had betaald. Op 24 augustus 2004 heeft klager een brief gezonden aan Commissaris Nielson met het verzoek aan de Commissie om zich over de zaak te buigen en de afwikkeling te bespoedigen.

Op 12 november 2004 heeft de Directeur-Generaal van de Europe-Aid Co-operation Office hier namens Commissaris Nielson op geantwoord. In de reactie wordt verwezen naar gesprekken die sinds februari 2004 hadden plaatsgevonden tussen de Commissie en Z over de kwaliteit van de werkzaamheden die waren verricht in het kader van de in oktober 2003 beëindigde raamovereenkomst 2003/72193. Naar aanleiding van deze gesprekken heeft de Commissie besloten de betaling van de eindfactuur op te schorten totdat zij van Z aanvullende informatie zou hebben ontvangen.

Klager merkte op dat hij niet op de hoogte was van de inhoud van bovengenoemde gesprekken tussen de Commissie en Z. Klager was ook van mening dat de kwaliteit van de door hem verleende diensten wel in orde was. Het honorarium van andere betrokkenen was ook betaald. Bovendien had de Commissie de door klager geleverde stukken gebruikt voor het project van de Raad van Europa waarvoor het geleverde werk bestemd was. Klager wees ook op het feit dat Y niet wist om welke aanvullende informatie er door de Commissie werd verzocht.

Op 16 en 26(1) november 2004 heeft klager onderhavige klacht ingediend bij de Europese Ombudsman, met de volgende bewering:

De beslissing tot betaling van zijn factuur heeft onnodige vertraging opgelopen omdat de Commissie haar verplichtingen jegens haar contractant Z niet is nagekomen.

HET ONDERZOEK

Het standpunt van de Commissie

In haar standput heeft de Commissie de volgende opmerkingen gemaakt:

De opdracht voor technische bijstand “xyz” werd gegund aan het Z-consortium, bestaande uit de bedrijven Y en B. Het contract voor een totaalbedrag van EUR 64 995 werd op 13 oktober 2003 door de Commissie en op 15 oktober 2003 door Z ondertekend. Bij aanvang van het contract werd een vooruitbetaling van EUR 38 997 (60% van het totaalbedrag) verricht.

Het projectteam bestond uit een teamleider en een deskundige op het gebied van de hervorming van sociale zekerheidsstelsels, hoewel aanwerving van plaatselijke deskundigen van de begunstigde landen ook was voorzien. Om de "Terms of Reference" af te leveren, dienden de deskundigen hun werkzaamheden te coördineren met het ministerie van Sociale Zaken in de begunstigde landen, alsook de relevante diensten van de Raad van Europa en het Stabiliteitspact voor Zuidoost-Europa (het “Stabiliteitspact”) (zie de "terms of reference" van het contract met Z(2)).

Klager was werkzaam voor het bedrijf Y en als projectteamleider bij de opdracht betrokken. Bij de uitvoering van de opdracht deden zich enkele problemen voor met betrekking tot de kwaliteit van de verrichte diensten.

Met betrekking tot de bewering dat er onnodige vertraging heeft plaatsgevonden bij de beslissing tot betaling van de factuur van klager doordat de Commissie haar verplichtingen jegens haar contractant Z niet zou zijn nagekomen, heeft de Commissie eerst de feiten nog eens in herinnering gebracht:

Bij de aanvang van het contract, op 16 oktober 2003, nam klager samen met andere deskundigen deel aan een vergadering in Straatsburg, waar hij de kans kreeg inzicht te krijgen in het project en zich met het kader van het project vertrouwbaar te maken. Toen de diensten van de Commissie echter op 9 januari 2004 het ontwerp van de Terms of Reference van de contractant ontvingen rezen er twijfels of de teamleider wel een juiste kijk op het project had. Het ontwerpdocument schoot tekort in kwaliteit en duidelijkheid en volgde een andere aanpak dan was aangegeven in de eerste contacten met klager.

Op 13 januari 2004 vond bij de Commissie een vergadering met klager plaats, die tot doel had na te gaan wat er tot dan toe was gedaan en instructies te geven voor de verdere uitvoering van de werkzaamheden zodat het resultaat in overeenstemming zou zijn met de terms of reference van het contract. De conclusie van de vergadering luidde dat de betrokkenheid, kennis en deskundigheid van klager onder het verwachte niveau waren. Uit deze vergadering werd het de Commissie duidelijk dat er bredere en meer specifieke doelstellingen moesten worden vastgesteld, en dat er een duidelijk onderscheid moest worden gemaakt tussen de problemen die al in kaart waren gebracht en de resultaten die met dit project konden worden behaald. Daartoe diende het ontwerp van de Terms of Reference te worden herschreven, op basis van meer precieze gegevens ter plaatse (dat wil zeggen gegevens van de bezochte begunstigde landen). Ook moest een gedetailleerd missierapport worden ingediend tegen 22 januari 2004. Doel was om de nieuwe Terms of Reference goed te keuren op een vergadering in Straatsburg op 22-23 januari 2004, in aanwezigheid van de betreffende diensten van de Raad van Europa en het Stabiliteitspact. Het rapport diende alle relevante gegevens te bevatten om een definitieve evaluatie te maken over de nieuwe versie van het ontwerp van de Terms of Reference.

Aangezien de in de vergadering overeengekomen termijn niet in acht werd genomen, verzochten de diensten van de Commissie Z haar uiterlijk 31 januari 2004 het ontwerp van de Terms of Reference en de bijgevoegde documenten toe te zenden.

Op 3 februari 2004 werd opnieuw contact opgenomen met Z. Ditmaal werd de contractant van de raamovereenkomst ook gewaarschuwd dat de Commissie het contract mogelijkerwijs zou beëindigen omdat de geleverde kwaliteit tekortschoot en de contractuele afspraken niet werden nageleefd; de teamleider had immers, ondanks de met hem bereikte overeenkomst op de vergadering, niets meer van zich laten horen.

Z heeft de Commissie op 9 februari 2004 per e-mail geïnformeerd dat het inmiddels de door de klager opgestelde herziene Terms of Reference, met bijgevoegde stukken, van Y had ontvangen. Zoals Z zelf ook erkende was het niet mogelijk deze documenten in te dienen wegens de gebrekkige technische kwaliteit ervan. Aan de Commissie werd ook meegedeeld dat de werkgever van klager ondertussen een andere deskundige had verzocht om de Terms of Reference te herzien. De diensten van de Commissie hebben het consortium geïnformeerd dat er geen andere deskundigen mochten worden aangeworven zonder voorafgaande goedkeuring van de Commissie.

Medio februari 2004 heeft de Commissie de definitieve Terms of Reference ontvangen die voldeden aan de gestelde kwaliteitseisen. Bij e-mail van 20 februari 2004 heeft de Commissie deze Terms of Reference goedgekeurd en Z meegedeeld dat zij voornemens was de openstaande factuur niet volledig te betalen. De redenen voor die beslissing waren het uitblijven van een reactie van klager en de slechte kwaliteit van de door hem geleverde prestaties alsook het feit dat de definitieve Terms of Reference door een andere deskundige waren opgesteld. In deze e-mail heeft de Commissie de contractant ook gewezen op de gevolgen van de slechte dienstverlening en de aanzienlijke vertragingen.

Op 2 april 2004 heeft Z de Commissie een eindfactuur gestuurd voor de geleverde diensten, voor het in het contract vastgelegde bedrag (EUR 64 975(3)). Aangezien reeds een vooruitbetaling was verricht van EUR 38 997, verzocht het bedrijf om betaling van de resterende EUR 25 978. Op 1 juli 2004 heeft de Commissie Z wederom geïnformeerd dat een deel van de factuur niet ontvankelijk was. Tijdens een vergadering op 6 juli 2004 wees de Commissie er nogmaals op dat de slechte prestaties en de vertragingen voldoende reden waren om het verschuldigde bedrag te verminderen. Uiteindelijk is een compromis bereikt en heeft Z ermee ingestemd een gecorrigeerde factuur toe te zenden.

Z nam echter pas op 2 november 2004 opnieuw contact op met de Commissie. Het bedrijf verontschuldigde zich voor het gebrek aan feedback en stelde voor een vergadering te beleggen met de nieuwe coördinator van het consortium. De Commissie achtte een dergelijke vergadering niet nodig, aangezien er geen nieuwe elementen waren aangebracht.

Z heeft tenslotte, per e-mail van 15 december 2004, een laatste eindfactuur gezonden voor een totaalbedrag van EUR 48 475. Deze nieuwe factuur verving de in april 2004 ingediende factuur, waarop een totaalbedrag was vermeld van EUR 64 975. Aangezien bij de aanvang van het contract een vooruitbetaling was verricht van EUR 38 997, verzocht het bedrijf nu om betaling van een restbedrag van EUR 9 478. Bij e-mail van 20 december 2004 hebben de diensten van de Commissie verzocht dat de vordering om betaling formeel volgens de bestaande regels diende te worden ingediend. Zij hebben dit verzoek herhaald op 13 januari 2005 in een telefoongesprek met de boekhoudafdeling van Z. De openstaande betaling van EUR 9 478 zou volgens de regels worden afgewikkeld zodra de desbetreffende factuur was ontvangen.

Naast een uiteenzetting van de feiten heeft de Commissie benadrukt dat er tussen haar en klager geen contractuele relatie bestond, aangezien de contractpartijen in deze de Commissie en Z zijn.

Wat de vertraging in de betaling van de door klager geleverde diensten betreft (EUR 14 221,70), erkende de Commissie dat zij de betaling van de in april 2004 ingediende factuur had geschorst om bovenvermelde redenen. Die beslissing was echter niet gericht tegen klager, maar tegen Z, de contractpartij van de Commissie. De Commissie gaf toe dat er heel wat tijd was verlopen voordat de beslissing over de betaling van de factuur was genomen. De Commissie bood klager haar excuses aan voor deze vertraging. Deze was echter voor een aanzienlijk deel te wijten aan het feit dat er gedurende bijna vier maanden geen feedback was ontvangen van het bedrijf.

Ten aanzien van de bepaling in het contract van klager met Y dat “the contractor will only pay the days actually worked and approved by the Client”, wees de Commissie erop dat dit een zaak was die slechts betrekking had op de contractuele relatie tussen klager en Y.

De Commissie was ook van mening dat zij er niet toe was gehouden klager rechtstreeks te informeren. Volgens artikel 3 van het contract tussen klager en Y was het de taak van de projectcoördinator van de contractant om klager instructies te geven met betrekking tot het projectbeheer en hem over alle relevante kwesties met betrekking tot het project te informeren. Z was er steeds van op de hoogte gehouden dat de Commissie niet tevreden was over de geleverde prestaties, en was het ermee eens dat iemand anders verantwoordelijk zou moeten zijn voor de opstelling van het ontwerp van de Terms of Reference.

Wat betreft de bewering van klager dat het gebruik door de Commissie van de door hem opgestelde documenten aantoont dat de kwaliteit van de door hem verrichte diensten in orde was, heeft de Commissie erop gewezen dat zij de door klager verstrekte ontwerpdocumenten niet heeft gebruikt, om de simpele reden dat deze niet aan de vereiste kwaliteit voldeden.

De brief van klager aan Commissaris Nielson van augustus 2004 was het eerste en enige contact dat de Commissie had gehad met klager sinds de vergadering van 13 januari 2004. In de tussenliggende periode heeft klager geen enkele keer contact opgenomen met de diensten van de Commissie.

Op basis van het bovenstaande was de Commissie van mening dat haar diensten correct hadden gehandeld en de regels en beginselen terzake waren nagekomen.

Opmerkingen van klager

Samengevat heeft klager de volgende opmerkingen gemaakt:

Klager merkte op dat er geen formeel besluit was van de Commissie waarin zij met redenen omkleed aangaf waarom zij de uitvoering van het contract met Z onvoldoende vond. De Commissie heeft evenmin bewijs geleverd voor het gebrek aan duidelijkheid en kwaliteit van het ontwerp van de Terms of Reference, noch voor het feit dat klager als teamleider geen correct beeld had van het project.

De Commissie gaf ook niet aan wie de auteur was van het in februari 2004 ontvangen Terms of Reference. Klager stelde dat de Terms of Reference alleen deze konden zijn die hij op 9 februari 2004 bij Y had ingediend. De Commissie had dit moeten onderzoeken.

De elektronische versie van de Terms of Reference is eerst naar de verantwoordelijke ambtenaar van de Commissie (projectmanager) gestuurd bij e-mail van 9 januari 2004. De vergadering van 13 januari 2004 was vervroegd aangezien klager om voor hem gewichtige redenen naar Amerika zou gaan in de tweede helft van januari 2004. Deze elektronische versie van 9 januari 2004 was onvolledig omdat bepaalde gedeelten nog niet waren ingevuld wegens ziekte van een deskundige, in andere woorden een geval van overmacht. Tijdens de vergadering op 13 januari 2004 werd toegezegd dat deze lacunes nog zouden worden aangevuld, maar er werd niets gezegd over gebrekkige kwaliteit. Klager vond het onterecht dat hij verantwoordelijk werd gehouden voor de ziekte van een andere deskundige. Die deskundige was echter wel betaald.

In tegenstelling tot wat op de eerste vergadering was afgesproken eiste de verantwoordelijke ambtenaar van de Commissie een gedetailleerd missierapport te ontvangen en een tweede debriefing.

Nadat klager was teruggekeerd uit de Verenigde Staten op 1 februari 2004 heeft hij op 9 februari 2004 een nieuwe versie van de Terms of Reference opgesteld. De nieuwe versie heeft hij naar zijn werkgever verstuurd en zijn werkgever heeft deze vervolgens op 11 februari 2004 naar de Commissie gezonden. Bij e-mail van 20 februari 2004 aan Z heeft de verantwoordelijke ambtenaar van de Commissie gesteld tevreden te zijn met de nieuwe versie, kennelijk zonder zich te realiseren dat deze was opgesteld door klager, ook al had klager de verantwoordelijke ambtenaar van de Commissie hiervan wel op de hoogte gesteld. Laatstgenoemde gaf echter aan dat hij het document niet wilde gebruiken. Wat de kwaliteit van de geleverde diensten betreft merkte klager op dat de in februari 2004 aan de Commissie verzonden documenten in overeenstemming waren met de bepalingen van het contract van klager en met de template voor de normale aanbestedingsprocedure. Klager was van mening dat hij de taak die hem was opgelegd naar behoren had uitgevoerd.

Na 9 februari 2004 heeft klager niets meer van de Commissie vernomen. Klager hoorde van Y dat de Commissie het contract eenzijdig had beëindigd en de betaling van het honorarium van klager had geweigerd, zonder de redenen hiervoor kenbaar te maken.

Klager beoogde dat de betrokken ambtenaar, bewust of onbewust, door het document te lezen wel van het document gebruik had gemaakt, ook al stelde de Commissie dat zij het document niet had gebruikt wegens de slechte kwaliteit ervan.

Klager was van mening dat zijn eer en goede naam in deze zaak zijn aangetast. Klager had verder via Y vernomen dat de verantwoordelijke ambtenaar van de Commissie Z, zonder uitleg, had voorgesteld klager 20% van zijn honorarium te betalen. Toen de ambtenaar echter vernam dat klager een klacht had ingediend bij de Ombudsman, verklaarde hij dat dit aanbod alleen gold indien de klacht zou worden ingetrokken. Klager was daarom van mening dat hij onder druk was gezet.

De claim van klager bedroeg nu EUR 14 221.70 plus achterstandsrente van EUR 1 986. 53 dus een totaal van EUR 16 208.23.

Op basis van het voorgaande concludeerde klager dat:

1. de Commissie niet met redenen had omkleed wat de bezwaren waren die haar hebben doen besluiten zijn honorarium niet te betalen;
2. de Commissie artikel 41 van het Handvest van de grondrechten niet heeft gerespecteerd, dat stelt dat hij gehoord had moeten worden; en dat er daarom:
3. niet langer een juridische grondslag was voor haar weigering om te betalen; en dat
4. de Commissie hem het volledige honorarium dient te betalen, inclusief aanvullende onkosten en achterstandsrente voor EUR 16 208.23.

VERDER ONDERZOEK

Op 21 september 2005 hebben de diensten van de Ombudsman telefonisch contact opgenomen met de voor deze zaak verantwoordelijke ambtenaar van de Commissie, met de vraag of er sinds het standpunt van de Commissie van 30 maart 2005 nieuwe informatie was met betrekking tot de betaling van de factuur van Z. De ambtenaar van de Commissie heeft de diensten van de Ombudsman geïnformeerd dat er sinds het verzoek van de Commissie van 20 december 2004 aan Z geen factuur was ingediend en er geen mededelingen van Z meer waren ontvangen.

Na zorgvuldige bestudering van het advies van de Commissie en de opmerkingen van klager was de Ombudsman van mening dat de zaak verder diende te worden onderzocht. Hij heeft de Commissie daarom op 10 oktober 2005 schriftelijk verzocht een standpunt in te dienen over de volgende nieuwe beweringen die klager in zijn opmerkingen had opgenomen :

(1) Klager stelde dat de verantwoordelijke ambtenaar van de Commissie de indiening van een gedetailleerd missierapport had geëist, evenals het houden van een tweede debriefing. Deze zaken waren niet opgenomen in de oorspronkelijke briefing (zie bladzijde 3 van de opmerkingen van klager, niet gecontracteerde wensen”).

(2)(a) Klager was van mening dat zijn eer en goede naam door deze zaak waren aangetast.

(2)(b) Klager stelde dat hij onder druk was gezet, aangezien hij via Y had vernomen dat de verantwoordelijke ambtenaar van de Commissie Z had voorgesteld om klager 20% van zijn honorarium uit te betalen, zonder dit te motiveren, maar dat de ambtenaar, nadat hij had vernomen dat klager een klacht had ingediend bij de Ombudsman, dit aanbod alleen zou handhaven als klager zijn klacht zou intrekken.

De Ombudsman heeft de Commissie vervolgens gevraagd hem op de hoogte te houden van de huidige stand van zaken met betrekking tot de openstaande factuur van EUR 9 478 van Z en de mogelijke betaling hiervan.

Aanvullend standpunt van de Commissie

In haar aanvullend standpunt heeft de Commissie, samengevat, de volgende opmerkingen gemaakt:

Op 16 oktober 2003 vond een vergadering plaats in Straatsburg tussen de Commissie, klager en overige deskundigen om de opdracht te herzien en toe te lichten. Op 9 januari 2004 heeft Z het ontwerp van de Terms of Reference naar de Commissie gezonden. Dit ontwerp werd als onbevredigend beschouwd. Om die reden vond op 13 januari 2004 opnieuw een vergadering plaats met de teamleider (i.e. klager). De notulen van deze vergadering, die de Commissie aan haar aanvullend standpunt heeft gehecht, zijn naar de contractant gestuurd. De Commissie heeft klager onder meer verzocht om voor eind januari 2004 het ontwerpvan de Terms of Reference te herschrijven en een gedetailleerd missierapport in te dienen. Deze termijn is verstreken zonder dat de Commissie de documenten heeft ontvangen.

Op 9 februari 2004 heeft de contractant de Commissie geschreven dat hij het vernieuwde ontwerp van de Terms of Reference had ontvangen, maar dat het document naar zijn mening duidelijkheid ontbeerde. In dezelfde e-mail schreef de contractant dat hij een Duitse deskundige, gespecialiseerd in sociale zekerheid en met een goede kennis van de Balkan, had gevraagd het ontwerp opnieuw te herschrijven. Het definitieve ontwerp van de Terms of Reference dat voldeed aan de vereiste kwaliteitsstandaarden is uiteindelijk half februari 2004 ontvangen. Als gevolg van deze vertragingen zijn de Commissie en de contractant overeengekomen het uiteindelijk te betalen bedrag te verminderen.

Wat de nieuwe beweringen van klager betreft, plaatste de Commissie de volgende opmerkingen:

Met betrekking tot de eerste nieuwe bewering stond in de terms of reference van het contract tussen de Commissie en Z dat de deskundigen hun activiteiten dienden te coördineren met het ministerie van Sociale Zaken, of de tegenhanger daarvan, in de begunstigde landen, met het departement Sociale Cohesie van de Raad van Europa en het initiatief voor sociale cohesie van het Stabiliteitspact. Voorafgaand aan de overdracht zijn de namen van de contactpersonen aan de deskundigen bekend gemaakt. Er kan er geen twijfel over bestaan dat zowel vergaderen als rapporteren tot het takenpakket behoren van eenieder die in het kader van een contract een opdracht uitvoert. De contractant zelf erkende dat hij de verplichting had om de Commissie te informeren over de resultaten van de contacten van zijn deskundigen met de betrokken autoriteiten en heeft de Commissie een reeks missierapporten gezonden.

Het eerste ontwerp van de Terms of Reference was echter onder de maat en de missierapporten waren te beknopt om de input van de lokale autoriteiten goed te kunnen beoordelen. De Commissie was daarom genoodzaakt om de contractant te verzoeken een nieuw ontwerp van de Terms of Reference op te stellen en een gedetailleerd missierapport in te dienen tegen 22 januari 2004. Indien de kwaliteit van de door de contractant geleverde werkzaamheden goed was geweest, had de Commissie zeker niet om een gedetailleerd rapport verzocht.

Wat de tweede nieuwe bewering betreft, heeft de Commissie opgemerkt dat zij de verplichting heeft om de kwaliteit van de werkzaamheden waarvoor zij in het kader van een contract betaalt, te garanderen. In het onderhavige geval beantwoordde het door de contractant geleverde werk niet aan de vereiste kwaliteitsnormen. De Commissie moest de contractant derhalve meedelen dat deze zijn prestaties in overeenstemming moest brengen met het niveau waartoe hij contractueel verplicht was.

De Commissie betreurde het feit dat klager zich gegriefd voelde door het feit dat de Commissie het door hem en de contractant geleverde werk niet kon aanvaarden. De Commissie heeft echter benadrukt dat het nooit haar bedoeling is geweest om de eer en goede naam van klager aan te tasten.

In het tweede deel van de tweede nieuwe bewering heeft klager ernstige beschuldigingen geuit, die de Commissie met kracht van de hand wijst. Zoals reeds gezegd zijn de Commissie en de contractant een vermindering van de eindfactuur overeengekomen, gelet op het feit dat de contractant ermee akkoord ging dat het werk niet op tijd was geleverd. De eventuele nadelige gevolgen hiervan voor klager zijn de Commissie niet bekend. Indien deze er al zouden zijn, dan zou het een zaak zijn waarin de Commissie geen enkele bevoegdheid heeft om tussenbeide te komen. In dit verband dient te worden herinnerd dat de contractpartij van de Commissie Z is en niet klager.

Met betrekking tot het verzoek van de Ombudsman om geïnformeerd te worden over de stand van zaken betreffende de nog openstaande factuur van EUR 9 478 van Z en de eventuele betaling hiervan, heeft Z zijn laatste factuur per e-mail aan de Commissie verstuurd, welke niet-ontvankelijk was verklaard. Op 20 december 2004 heeft de Commissie Z verzocht om een formele factuur in te dienen via de gewone post, maar deze factuur heeft zij nog niet ontvangen.

De Commissie zou opnieuw contact opnemen met Z en het bedrijf verzoeken om bovengenoemde factuur zo spoedig mogelijk in te dienen, om zo de betreffende betaling door haar diensten te laten uitvoeren.

Aanvullende opmerkingen van klager

Samenvattend heeft klager de volgende opmerkingen geplaatst:

De Commissie heeft het finale ontwerp van de Terms of Reference aanvaard, maar stelde dat dit niet het document was dat klager had opgesteld, zonder hiervoor bewijs aan te voeren. Het is onwaarschijnlijk dat zijn document niet is gebruikt bij de voorbereiding van het project dat het onderwerp was van de taak van klager.

Hem was niets bekend over een overeenkomst tussen de Commissie en de contractant over een vermindering van de uiteindelijke betaling.

Vanwege de vermeende schade die is toegebracht aan zijn naam was hij huiverig om zichzelf voor te dragen voor nieuwe projecten in zijn vakgebied aangezien hij niet het risico wilde lopen om afgewezen te worden alleen vanwege het feit dat zijn naam voorkwam op de lijst van deskundigen. Hij is van mening dat zijn belangen zijn geschaad.

Wat de vermeende druk betreft heeft de Commissie hem mondeling voorgesteld om de klacht in te trekken.

Er was nog geen definitief besluit genomen over de betaling.

De Commissie heeft hem niet uitgelegd waarom hij niet onmiddellijk werd geïnformeerd over de vermeende tekortkomingen van zijn werk en dit is in strijd met de beginselen van behoorlijk bestuur.

Hij wenste ook te herhalen dat de vertragingen niet aan hem te wijten waren, maar dat ze waren ontstaan door de ziekte van zijn collega (een geval van overmacht) en dat zijn collega toch is betaald.

HET BESLUIT

1 Voorafgaande opmerkingen over de reikwijdte van het onderzoek

1.1 Klager was van oktober 2003 tot januari 2004 teamleider van het project “xyz”. In het kader van dit project heeft klager diensten geleverd volgens een contract dat was gesloten met het bedrijf Y, dat onderdeel uitmaakt van het consortium Z, dat wordt geleid door het bedrijf "B". Volgens klager heeft Y zijn factuur voor een bedrag van EUR 14 221,70 plus achterstandsrente nog steeds niet betaald. Het contract tussen klager en Y stelde dat de “contractor will only pay the days actually worked and approved by the Client”. Klager is van mening dat hij zijn diensten naar tevredenheid heeft geleverd. Het salaris van de overige partijen is ook betaald. Bovendien heeft de Commissie de documenten die door klager waren geleverd voor het project van de Raad van Europa ook aangewend voor het project. In zijn klacht aan de Ombudsman stelde klager dat er sprake is geweest van een onnodige vertraging in het besluit omtrent de betaling van zijn factuur omdat de Commissie haar verplichtingen jegens haar contractant Z niet is nagekomen.

1.2 Met het oog hierop wil de Ombudsman in de eerste plaats graag wijzen op het feit dat er geen rechtstreekse contractuele relatie bestaat tussen klager en de Commissie. Dat betekent dat de Commissie niet de verantwoordelijke instelling is voor de betaling van het honorarium van klager. Het contract dat door klager is afgesloten in het onderhavige geval is het contract "Y Overeenkomst Nr. 035/CSV3016/2003", gesloten met het bedrijf Y en ondertekend op 15 en 21 oktober 2003. Y maakt deel uit van het Z-consortium en is verantwoordelijk voor het vergoeden van de diensten van klager(4). De contractuele relaties tussen klager en Y vallen buiten de bevoegdheid van de Ombudsman. De Ombudsman wijst erop dat de vorderingen van klager, inclusief de betaling van zijn honorarium, tegen Y kunnen worden ingediend overeenkomstig punt 19 (“Beslechting van geschillen”) van zijn contract met Y, dat stelt dat “deze/zijn overeenkomst onderworpen is aan de wetten en jurisdictie van land X. Geschillen die voortvloeien uit deze overeenkomst dienen bij de Rechtbank van stad X (land X) aanhangig te worden gemaakt”(5).

1.3 Het contract dat ten grondslag ligt aan de grieven van klager is het op 13 en 15 oktober 2003 door de Commissie en Z ondertekende contract. De Ombudsman merkt op dat dit contract bestaat uit (i) de gunningsbrief nr. 2003/72193 (Raamovereenkomst AMS/451 - Lot 8); (ii) de Algemene Voorwaarden van EuropeAid Dienstencontracten; (iii) het aanbod van de contractant van de raamovereenkomst; en (iv) de terms of reference van het contract. Wat dit contract betreft wil de Ombudsman graag de volgende zaken verduidelijken:

1.4 Volgens artikel 195 van het EG-Verdrag is de Ombudsman bevoegd om kennis te nemen van klachten “over gevallen van wanbeheer bij het optreden van de communautaire instellingen of organen”. De Ombudsman is van mening dat er sprake is van wanbeheer wanneer een overheidsinstantie niet overeenkomstig de bindende regels of beginselen handelt(6). Er kan dus ook sprake zijn van wanbeheer wat het nakomen van verplichtingen betreft die voortvloeien uit contracten die zijn gesloten door de instellingen of de organen van de Europese Gemeenschappen.

1.5 De Ombudsman is echter van mening dat zijn toepassingsgebied in dergelijke gevallen noodzakelijkerwijs beperkt moet blijven. De Ombudsman is met name van mening dat hij niet de persoon is die moet bepalen of één van de partijen contractbreuk heeft gepleegd, wanneer er een geschil is terzake. Deze vraag kan slechts door een hiertoe bevoegde rechtbank naar behoren worden beantwoord, aangezien deze de mogelijkheid heeft om de betrokken partijen te horen inzake de desbetreffende nationale wetgeving en om tegenstrijdig bewijsmateriaal over betwiste feiten te beoordelen.

1.6 De Ombudsman is daarom van mening dat, in zaken die een contractueel geschil betreffen, hij zich terecht beperkt tot het beantwoorden van de vraag of een communautaire instelling of orgaan hem coherent en redelijk verslag heeft gedaan van de juridische grondslag van zijn of haar handelen en waarom de instelling of het orgaan overtuigd is van de juistheid van zijn contractuele positie. Indien dit het geval is zal de Ombudsman concluderen dat uit zijn onderzoek blijkt dat er geen sprake is geweest van wanbeheer. Deze conclusie heeft geen gevolgen voor het recht van de partijen om hun contractuele geschillen door een hiertoe bevoegde rechtbank te laten onderzoeken en beslechten.

1.7 De Ombudsman merkt op dat klager in zijn aanvullende opmerkingen een nieuwe bewering heeft geuit, namelijk dat de Commissie heeft nagelaten uit te leggen waarom hij niet onmiddellijk werd geïnformeerd over de vermeende gebreken van zijn werk en dat deze nalatigheid indruist tegen de beginselen van behoorlijk bestuur. Met betrekking tot deze bewering stelt de Ombudsman dat hij, om verdere vertraging van zijn beslissing over de onderhavige klacht te voorkomen, zijn onderzoek zal beperken tot de bewering in de oorspronkelijke klacht en de aanvullende beweringen van klager. Klager is vrij om een nieuwe klacht bij de Ombudsman in te dienen, nadat hij bij de Commissie de gepaste voorafgaande administratieve stappen heeft ondernomen. De Ombudsman merkt echter op dat de Commissie geen overeenkomst had met klager. Het is dus niet duidelijk waarom de Commissie de verplichting zou hebben gehad om klager over de gebreken van zijn werk te informeren.

2 De bewering betreffende (i) onnodige vertraging bij de beslissing tot betaling van de factuur van klager en (ii) de niet voorziene vereiste om een missierapport in te dienen

2.1 Klager stelde dat er onnodige vertraging is geweest bij de beslissing tot betaling van zijn rekening, omdat de Commissie haar verplichtingen jegens de contractant Z niet is nagekomen. Klager benadrukte dat, ondanks het feit dat hij zijn diensten naar tevredenheid had geleverd, zijn rekening van EUR 14 221,70 nog steeds niet door Y is betaald omdat de Commissie om aanvullende informatie heeft gevraagd. Klager wees er ook op dat de Commissie de door hem opgestelde documenten voor het project van de Raad van Europa heeft gebruikt voor het project.

2.2 In haar standpunt schreef de Commissie dat haar diensten, toen zij op 9 januari 2004 het ontwerp van de Terms of Reference(7) van de contractant (Z) ontvingen, twijfels hadden over de vraag of de teamleider (klager) wel een juiste kijk had op het project, aangezien het ontwerpdocument tekortschoot in zowel kwaliteit als duidelijkheid. Tijdens een vergadering met klager op 13 januari 2004 is men tot de conclusie gekomen dat de Terms of Reference dienden te worden herschreven en dat de nieuwe Terms of Reference op de vergadering op 22-23 januari 2004 ingediend zouden worden. Bij e-mail van 9 februari 2004 deelde Z de Commissie mee dat zij de herziene Terms of Reference van Y had ontvangen, maar dat zij het document niet wilde inleveren vanwege de gebrekkige technische kwaliteit. De Commissie vernam tevens dat de werkgever van klager een andere deskundige had verzocht de Terms of Reference te herzien. Medio februari 2004 heeft de Commissie eindelijk het nieuwe ontwerp van de Terms of Reference ontvangen dat aan de vereiste kwaliteitsnormen voldeed en bij e-mail van 20 februari 2004 heeft zij deze Terms of Reference goedgekeurd. De Commissie heeft Z echter geïnformeerd dat zij voornemens was de factuur niet volledig te betalen, vanwege het gebrek aan een reactie van klager, de povere kwaliteit van zijn prestaties, de aanzienlijke vertragingen en het feit dat de definitieve Terms of Reference door een andere deskundige waren opgesteld. Per e-mail van 15 december 2004 heeft Z een nieuwe factuur ingediend ter vervanging van de factuur van 2 april 2004, voor een bedrag van EUR 48 475, en heeft zij verzocht om betaling van het resterende bedrag van EUR 9 478. De Commissie heeft aangegeven dat de openstaande betaling volgens de regels zou worden afgewikkeld zodra de desbetreffende factuur was ontvangen. De Commissie heeft tenslotte benadrukt dat zij geen contractuele relatie had met klager. De Commissie heeft klager echter toch haar verontschuldigingen aangeboden voor de vertraging bij de beslissing tot betaling van zijn factuur, daarbij opmerkend dat de vertraging grotendeels was te wijten aan het feit dat Z gedurende vier maanden niets van zich had laten horen. De Commissie merkte tevens op dat zij de documenten die door klager waren opgesteld niet had gebruikt vanwege de slechte kwaliteit.

2.3 In zijn opmerkingen bleef klager bij zijn klacht. In verband met zijn hoofdklacht heeft hij een aanvullende grief geuit, namelijk dat de verantwoordelijke ambtenaar van de Commissie had geëist een gedetailleerd missierapport van klager te ontvangen. Bovendien moest een tweede debriefing worden houden. Dit was niet voorzien in de oorspronkelijke briefing.

2.4 In haar aanvullend standpunt over de nieuwe bewering heeft de Commissie verklaard dat zij klager had verzocht de Terms of Reference te herschrijven en uiterlijk 22 januari 2004 een gedetailleerd missierapport in te dienen. De Commissie wees erop dat zowel het houden van vergaderingen als het uitbrengen van verslag hierover tot het takenpakket horen van eenieder die in het kader van een contract een opdracht uitvoert. Als de kwaliteit van de door de contractant geleverde diensten goed was geweest had de Commissie zeker niet om een gedetailleerd missierapport gevraagd.

2.5 In haar antwoord op het verzoek van de Ombudsman om hem te informeren over de huidige stand van zaken met betrekking tot de nog openstaande factuur van EUR 9 478 van Z en de betaling hiervan, herhaalde de Commissie wat zij in haar eerste standpunt reeds had verklaard: Z had zijn laatste factuur per e-mail naar de Commissie gestuurd maar deze is niet-ontvankelijk verklaard. De Commissie heeft Z op 20 december 2004 verzocht om een formele factuur in te dienen via de gewone post, maar heeft deze nog niet ontvangen.

2.6 In de onderhavige zaak moet de Ombudsman – zoals al vermeld in bovengenoemd punt 1.6 – dus nagaan of de Commissie coherent en redelijk verslag heeft gedaan van de rechtsgrondslag van haar handelen en heeft uitgelegd waarom zij van mening is dat haar visie op de contractuele positie inzake het nakomen van haar verplichtingen jegens de contractant Z gerechtvaardigd is.

2.7 De Ombudsman merkt op dat het onderwerp van het contract tussen Z en de Commissie het volgende was: “xyz”. De deskundigen die belast waren met de uitvoering van deze taak waren: (i) klager als teamleider; (ii) een deskundige op het gebied van de hervorming van het stelsel van sociale bescherming; en (iii) lokale deskundigen. In het betalingsschema was vastgelegd dat de Commissie bij aanvang van het project een vooruitbetaling zou verrichten van 60%, dat neerkwam op EUR 38 997, en dat “het resterende bedrag binnen 60 dagen na ontvangst van de laatste factuur en de bijbehorende documenten en na goedkeuring van het eindverslag [zou worden] voldaan”(8). De klacht van klager heeft betrekking op de vermeende vertraging in de betaling van dit restbedrag.

2.8 De Ombudsman merkt op dat punt 5 (“Verslag uitbrengen”) van de terms of reference van het contract bepaalt “dat de deskundigen voor 17 oktober 2003 een eerste ontwerp van de Terms of Reference van het project zullen opstellen en een elektronische versie hiervan, in het Engels, naar de projectmanager van de EC zullen sturen. De uiteindelijke versie dient, eveneens op elektronische wijze, uiterlijk 24 oktober 2003 te worden verstuurd”(9) (onderstreping toegevoegd). Klager was - krachtens zijn eigen contract met Y - de consultant die verantwoordelijk was voor de levering van de in de terms of reference van het contract tussen de Commissie en Z genoemde diensten, en heeft een kopie van deze terms of reference ontvangen, welke als bijlage C aan zijn contract met Y is gehecht.

2.9 Wat de uitvoering betreft van de overeenkomst die was gesloten tussen de Commissie en Z, namelijk de door Z bij de Commissie in te dienen Terms of Reference en de betaling van de openstaande factuur van Z door de Commissie, blijkt uit de documenten in deze zaak dat de feiten de volgende chronologische volgorde hebben:

Op 16 oktober 2003 vond een bijeenkomst plaats over het project in Straatsburg, waaraan werd deelgenomen door klager en overige deskundigen. Het eerste ontwerp van de Terms of Reference is door Z aan de Commissie gezonden op 9 januari 2004. Aangezien de Commissie niet tevreden was met de kwaliteit, heeft zij besloten een tweede vergadering te beleggen met klager op 13 januari 2004 om hem uit te leggen hoe verder te gaan. Op 19 januari 2004 heeft de verantwoordelijke ambtenaar van de Commissie een e-mail gestuurd aan Z waarin hij verwees naar de vergadering van 13 januari 2004 en zijn hoop uitsprak dat het team van deskundigen onder leiding van klager een hoogkwalitatief eindproduct zou afleveren. Op 26 januari 2004 heeft hij nog een e-mail aan Z gezonden waarin hij wederom verwees naar de zeer povere kwaliteit van het ontwerp van de Terms of Reference en waarin hij een nieuwe termijn vaststelde op 31 januari 2004 voor het inleveren van de definitieve Terms of Reference. Op 3 februari 2004 heeft de ambtenaar van de Commissie, aangezien hij geen reactie had ontvangen van klager, een nieuwe e-mail gestuurd aan Z, waarin hij waarschuwde dat de overeenkomst mogelijk zou worden beëindigd wegens het niet nakomen van de contractvoorwaarden en de gebrekkige kwaliteit van het rapport dat door klager was ingediend.

In een e-mail van 9 februari 2004 aan de verantwoordelijke ambtenaar van de Commissie stelde Z dat klager een nieuwe versie van de Terms of Reference aan Y had gezonden. Y was van mening dat de kwaliteit van de nieuwe versie niet voldoende was om deze door te sturen naar de Commissie. Y heeft daarom een Duitse deskundige gespecialiseerd in sociale zekerheid verzocht de Terms of Reference te herschrijven en tegen 11 februari 2004(10) een nieuwe versie in te dienen. Z heeft daarom om een nieuwe termijn gevraagd. Bij e-mail van 11 februari 2004 heeft de ambtenaar van de Commissie geantwoord dat er geen nieuwe deskundige kon worden aangeworven zonder voorafgaande goedkeuring van de Commissie.

Op 11 februari 2004 heeft Z een e-mail gestuurd aan de betrokken ambtenaar van de Commissie met de herziene Terms of Reference. Laatstgenoemde heeft in zijn antwoord van 20 februari 2004 gesteld dat de kwaliteit van dit document veel beter overeenkwam met de vereiste kwaliteitsnormen. Hij heeft Z echter geïnformeerd dat de Commissie, gezien de slechte kwaliteit van het geleverde werk en gezien het feit dat zij sinds de vergadering van 13 januari 2004 niets meer van klager had vernomen, voornemens was de factuur niet volledig goed te keuren en de verantwoordelijke financiële afdeling hiervan op de hoogte te brengen. In dit verband verwees hij naar de Algemene Voorwaarden van dienstencontracten van EuropeAid.

Op 2 april 2004 heeft Z een definitieve factuur naar de Commissie gezonden voor een bedrag van EUR 25 978 (EUR 64 975(11) minus de reeds bij aanvang van het contract betaalde EUR 38 997). Naar aanleiding van een bijeenkomst met de coördinator van Z op 6 juli 2004, waarop de Commissie herhaalde dat zij niet van plan was het volledige bedrag van de factuur te voldoen vanwege de slechte kwaliteit en de vertragingen, is Z akkoord gegaan met het indienen van een nieuwe factuur. Z heeft in een brief van 2 november 2004 haar excuses aangeboden voor het feit dat zij niet meer van zich had laten horen en voor de lange tijd die er lag tussen de vergadering van 6 juli 2004 en de feedback. Z legde uit dat de coördinator van het consortium in september 2004 was vertrokken en dat de overdracht van de werkzaamheden aan de opvolger van de coördinator langer duurde dan verwacht. Z heeft daarom voorgesteld om een vergadering te beleggen met de nieuwe coördinator. Op 15 december 2004 heeft Z een nieuwe factuur ingediend voor een bedrag van EUR 9 478 (EUR 48 475 minus de reeds betaalde EUR 38 997) en wederom haar excuses aangeboden voor het ongemak dat was veroorzaakt door de vertraging. In zijn antwoord van 20 december 2004 heeft de ambtenaar van de Commissie verzocht een formele factuur in te dienen bij de afdeling Financiën volgens de geldende voorschriften. In haar standpunt van 30 maart 2005 over de klacht heeft de Commissie gesteld dat zij de betaling van de correcte factuur zou verwerken zodra deze was ontvangen. In haar aanvullend standpunt van 7 december 2005 schreef de Commissie dat deze factuur nog niet was ontvangen.

Vermeende vertragingen bij de betaling van de factuur van klager

2.10 De Ombudsman merkt op dat de bewering van klager verwijst naar de onnodige vertraging die heeft plaatsgevonden in de beslissing tot betaling van zijn factuur, doordat de Commissie haar verplichtingen jegens de contractant niet is nagekomen. De Ombudsman is van mening dat het logisch is dat de verplichting van de Commissie om te betalen voor de diensten van klager wel vereist dat Z de Commissie een factuur zendt voor de betreffende diensten. De Ombudsman merkt in dit verband op dat Z op 2 april 2004 een eindfactuur heeft gestuurd aan de Commissie en dat er drie maanden zijn gepasseerd voor de door de Commissie belegde vergadering van 6 juli 2004. De Ombudsman merkt op dat de Commissie klager haar verontschuldigingen voor deze vertraging heeft aangeboden, maar eveneens heeft opgemerkt dat deze vertraging grotendeels was te wijten aan het feit dat Z gedurende bijna vier maanden niets van zich had laten horen(12). De Ombudsman is van mening dat de Commissie eerder had moeten antwoorden op de factuur die was verstuurd op 2 april 2004. De afwikkeling van deze factuur vereiste echter dat zij volgens de geldende regels was ingediend. De Commissie stelde dat dit niet het geval was en Z lijkt dit niet te hebben bestreden. De Ombudsman stelt verder dat Z niet gereageerd lijkt te hebben op het verzoek van de Commissie van 20 december 2004 om een nieuwe factuur in te dienen. Voorts merkt hij op dat Z in december 2005, toen de Commissie haar aanvullend standpunt indiende, nog steeds geen officiële factuur had ingediend.

2.11 Met betrekking tot de laatste factuur van Z van 15 december 2004 (voor een bedrag van EUR 9 478), merkt de Ombudsman op dat de Commissie niet in detail heeft uitgelegd wat haar bezwaren waren tegen deze factuur. Wat formele aspecten betreft wijst de Ombudsman op punt 5 “Betalingsschema” van gunningsbrief nr. 2003/72193 tussen de Commissie en Z, dat bepaalt dat betalingsverzoeken dienen te worden ingediend bij de financiële afdeling. De Ombudsman merkt op dat de laatste factuur van Z (die aan Z's e-mail van 15 december 2004 was gehecht) niet naar de financiële afdeling was gezonden, maar naar de projectmanager van de Commissie. Met betrekking tot de opmerking van de Commissie dat de factuur per e-mail was verzonden, wijst de Ombudsman erop dat het postadres waar betalingsverzoeken moeten worden ingediend duidelijk was vermeld in punt 7 van de gunningsbrief. De Ombudsman wijst er echter ook op dat uit de betreffende e-mails van 15 en 20 december 2004 tussen Z en de Commissie blijkt dat de bezwaren van de Commissie niet alleen over formele aspecten gingen, maar ook over de inhoud(13). Het lijkt er echter op dat dit een kwestie is die voornamelijk te maken heeft met de verhouding tussen Z en de Commissie.

2.12 Op basis van bovenstaande overwegingen is de Ombudsman van mening dat de Commissie een coherente en redelijke uiteenzetting heeft gegeven van de rechtsgrondslag van haar positie met betrekking tot dit aspect van de zaak.

De vereiste een missierapport in te dienen

2.13 Met betrekking tot de aanvullende bewering van klager dat de ambtenaar van de Commissie, in tegenstelling tot de gemaakte afspraken, eiste dat een gedetailleerd missierapport werd ingediend en een tweede debriefing werd gehouden, merkt de Ombudsman op dat punt 4 (“Locatie en duur”) van de contractvoorwaarden stelt dat “er gepland wordt een briefing en een debriefing te houden met de hoofddeskundige [i.e. klager], de projectmanager van de EC en een vertegenwoordiger van de RvE [Raad van Europa] hetzij in Brussel, hetzij in Straatsburg”(14). De Ombudsman merkt op dat deze formulering, met name vanwege het feit dat er staat “gepland wordt”, niet in absolute termen stelt dat het om slechts één briefing en één debriefing gaat. De formulering lijkt eerder te verwijzen naar de normale situatie waarin een contract wordt uitgevoerd zoals gepland. In het onderhavige geval, waarin de Commissie ernstige bezwaren had over de kwaliteit en de duidelijkheid van het geleverde ontwerp van Terms of Reference, is de Ombudsman echter van mening dat bovenstaande formulering de Commissie niet belette om, teneinde haar bezorgdheid over de gewenste kwaliteit van het ontwerp van de Terms of Reference uit te leggen, klager te verzoeken een tweede vergadering (debriefing) bij te wonen op 13 januari 2004.

2.14 Wat de indiening vóór 22 januari 2004 van een gedetailleerd missierapport betreft, stelt de Ombudsman vast dat artikel 24 van de Algemene Voorwaarden van dienstencontracten van EuropeAid stelt dat “de consultant [i.e. Z] de projectmanager zal voorzien van dergelijke informatie betreffende de werkzaamheden en het project, wanneer de projectmanager daar om vraagt”. De Ombudsman is daarom van mening dat de Commissie, gezien de problemen met de kwaliteit van het eerste geleverde ontwerp van de Terms of Reference, het recht had om een dergelijk gedetailleerd missierapport te vragen.

2.15 Op basis van bovenstaande overwegingen is de Ombudsman van mening dat de Commissie coherent en redelijk verslag heeft gedaan van de rechtsgrondslag van de vereiste een gedetailleerd missierapport in te dienen en een tweede debriefing te houden.

2.16 Op basis van bovenstaande overwegingen is daarom geen sprake geweest van wanbeheer door de Commissie.

3 De vermeende aantasting van de eer en goede naam van klager

3.1 In zijn opmerkingen beweerde klager dat zijn eer en goede naam in deze zaak zijn aangetast.

3.2 In haar aanvullend standpunt betreurde de Commissie dat klager zich gegriefd voelde door het feit dat zij het door hem verrichtte werk niet kon aanvaarden. De Commissie benadrukte echter dat het nooit haar bedoeling was om zijn eer en goede naam aan te tasten.

3.3 In zijn aanvullende opmerkingen schreef klager dat hij huiverig was om zichzelf voor te dragen voor nieuwe projecten in zijn vakgebied, omdat hij niet het risico wilde lopen om afgewezen te worden alleen vanwege het feit dat zijn naam voorkwam op de lijst van deskundigen. Klager betoogde dat hij in zijn belangen is geschaad.

3.4 De Ombudsman merkt op dat de opmerkingen van de Commissie gevolgen zouden kunnen hebben voor de reputatie van klager. Deze opmerkingen lijken echter niet publiekelijk te zijn gemaakt. Voorts zijn er geen aanwijzingen dat het de bedoeling van de Commissie was om het imago van klager te schaden. Bovendien blijkt uit de e-mail van Z aan de Commissie van 9 februari 2004(15) dat Y zelf van mening was dat het door klager opgestelde ontwerp van de Terms of Reference niet van voldoende kwaliteit was om aan de Commissie te worden gezonden. Op basis van het bovenstaande kan worden geconcludeerd dat er geen sprake is geweest van wanbeheer betreffende dit aspect van de zaak.

4 De vermeende druk die is uitgeoefend op klager

4.1 Klager beweert dat hij onder druk is gezet, omdat hij via Y had vernomen dat de verantwoordelijke ambtenaar van de Commissie, die klager had geïdentificeerd, Z had voorgesteld om hem 20% van zijn honorarium uit te betalen, zonder opgaaf van redenen maar dat de ambtenaar dit aanbod, nadat hij had gehoord van de klacht bij de Ombudsman, slechts zou handhaven indien klager zijn klacht zou intrekken.

4.2 In haar aanvullend standpunt wees de Commissie de ernstige beschuldigingen van klager met kracht van de hand. De Commissie merkte op zij en haar contractant voornemens waren om het bedrag van de eindfactuur te verminderen, gelet op het feit dat de contractant ermee akkoord ging dat het werk niet op tijd was geleverd. De eventuele gevolgen hiervan voor klager waren de Commissie niet bekend, aangezien dit een aangelegenheid betreft waarbij de Commissie op generlei wijze is betrokken. In dit verband bracht de Commissie in herinnering dat de contractpartij van de Commissie Z is en niet klager.

4.3 In zijn aanvullende opmerkingen heeft klager betoogd dat hij niet op de hoogte was van een overeenkomst tussen de Commissie en de contractant over een vermindering van het bedrag van de eindfactuur. Wat de vermeende druk betreft heeft klager opgemerkt dat de Commissie hem mondeling had voorgesteld zijn klacht in te trekken.

4.4 De Ombudsman merkt op dat de bewering van klager, indien terecht, zeer ernstig is en dat de Ombudsman een dergelijke bewering grondig zou onderzoeken. In zijn aanvullende opmerkingen lijkt klager zijn bewering echter af te zwakken door te zeggen dat “mondeling werd zijdens the Commissie voorgesteld dat ik mijn klacht daarop zou intrekken. Ik ervoer dit als druk”. De Ombudsman stelt dat klager vaag is gebleven over zijn beschuldiging en er geen concreet bewijs voor heeft geleverd. Hij heeft bijvoorbeeld niet aangegeven op welke datum de Commissie dat voorstel heeft gedaan. Het lijkt er ook op dat de beschuldiging is gebaseerd op geruchten die klager hebben bereikt via Y en niet op een direct contact tussen klager en de Commissie. Op basis van het bovenstaande is de Ombudsman van mening dat verder onderzoek naar deze beschuldiging niet gerechtvaardigd is.

5 Conclusie

Op basis van het onderzoek van de Ombudsman van deze klacht lijkt er geen sprake te zijn van wanbeheer door de Commissie. De zaak wordt daarom door de Ombudsman gesloten.

De Voorzitter van de Commissie zal van dit besluit op de hoogte worden gebracht.

Hoogachtend,

 

Prof. P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) De eerste klacht, ingediend op 16 november 2004, had betrekking op twee zaken, namelijk (i) een vermeend gebrek aan antwoord op de brief van klager van 24 augustus 2004 aan de Commissie; en (ii) een vermeende onnodige vertraging bij de beslissing tot betaling van zijn factuur. Klager heeft echter, nadat hij een antwoord had ontvangen van de Dienst EuropeAid (d.d. 12 november 2004) op zijn brief aan Commissaris Nielson, de Ombudsman per brief van 26 november 2004 bedankt en hem laten weten alleen de tweede bewering te handhaven.

(2) De “Terms of Reference” dienden te worden voorbereid krachtens het contract en verwijzen naar de te leveren dienst, terwijl de “terms of reference” verwijzen naar de voorwaarden die op het contract van toepassing waren.

(3) Het kleine verschil van EUR 20 is vermoedelijk een fout van het bedrijf, aangezien de oorspronkelijk overeengekomen vergoeding EUR 64 995 in plaats van EUR 64 975 bedraagt.

(4) De bepalingen betreffende de betaling van klager zijn vastgelegd in punt 6 (“Remuneration”) en punt 8 (“Payments”) van zijn contract met Y.

(5) Vertaling uit het origineel in Engels.

(6) Zie Jaarverslag 1997, blz. 22 en verder.

(7) De "Terms of Reference" dienden krachtens het contract te worden voorbereid en verwijzen naar de te leveren diensten, terwijl de "terms of reference" verwijzen naar de voorwaarden die op het contract van toepassing waren.

(8) Vertaling van het origineel in Engels.

(9) Idem.

(10) In de oorspronkelijke e-mail in het Frans van 9 februari 2004 staat: "Il [le plaignant] a, en effet, envoyé une nouvelle version révisée à la fin de ce WE à Y mais ceux-ci ont jugé que la qualité de ses termes de référence n'était pas suffisante pour vous la transmettre. Ils ont donc demandé à un expert allemand spécialisé en sécurité sociale et ayant une bonne connaissance des Balkans de les réviser à nouveau. Cet expert s'est engagé à nous les soumettre pour le mercredi 11 février [2004]".

(11) Het kleine verschil van EUR 20 is vermoedelijk een fout van het bedrijf, aangezien de oorspronkelijk overeengekomen vergoeding EUR 64 995 in plaats van EUR 64 975 bedraagt.

(12) In dit verband merkt de Ombudsman op dat Z inderdaad tweemaal haar verontschuldigingen heeft aangeboden, zowel voor het feit dat zij sinds de vergadering van 6 juli 2004 niets meer van zich had laten horen als voor de vertraging in haar reactie, te weten in de schriftelijke mededelingen van 2 november 2004 en 15 december 2004. In haar bief van 2 november 2004 legde Z uit dat de coördinator van het consortium medio september was vertrokken en dat de overdracht van de coördinatie langer had geduurd dan verwacht.

(13) In haar e-mail van 15 december 2004 aan de Commissie schreef Z “we zouden het op prijs stellen indien u de bijgaande eindfactuur voor bovengenoemd project zou kunnen aanvaarden” en voegde eraan toe “we hopen dat ons voorstel aanvaardbaar is”. In zijn antwoord van of 20 december 2004 schreef de projectmanager van de Commissie dat “Ik u kan informeren dat ik u op dit moment geen enkele overeenkomst kan bieden volgens het door u voorgestelde ‘format’. De redenen hiervoor zijn als volgt: ik heb nooit een officieel voorstel van mevr. [L] ontvangen; wij hebben elkaar in juni 2004 zelfs ontmoet en deze kwesties besproken, maar vervolgens heb ik nooit enige feedback over welk gesprek dan ook ontvangen inzake deze kwestie. De eerste reactie na deze vergadering was de brief van [klager] aan Commissaris Nielson (...) “Totdat ik aanvullende informatie ontvang zie ik geen reden om mijn beoordeling van de kwaliteit van de door het projectteam en de teamleider geleverde diensten te wijzigen (...)” (vertaling uit het Engels).

(14) Vertaling uit het Engels.

(15) De oorspronkelijke e-mail in het Frans van 9 februari 2004 is vermeld in voetnoot 10.