Straatsburg, 2 oktober 2007

Geachte heer X,

Op 10 augustus 2004 diende de heer Y., advocaat, namens uw onderneming bij de Europese Ombudsman een klacht in tegen de Europese Commissie over het besluit van deze laatste om het bedrag van 50 000 EUR van de aan uw onderneming verschuldigde bedragen in te houden en in haar systeem voor vroegtijdige waarschuwing op te nemen.

Op 28 september 2004 heb ik de klacht doorgestuurd naar de voorzitter van de Commissie. De Commissie heeft op 14 december 2004 advies uitgebracht. Ik heb het doorgestuurd naar de heer Y. met een uitnodiging om opmerkingen te maken, die hij op 23 februari 2005 heeft verzonden.

Op 31 maart 2006 heb ik de voorzitter van de Commissie schriftelijk verzocht om nadere informatie en advies over nieuwe beschuldigingen. Ik heb de heer Y. op de hoogte gebracht in een brief van dezelfde dag.

Op 9 juni 2006 heeft de Commissie haar aanvullend advies uitgebracht. Ik heb het voor 31 juli 2006 aan de heer Y. doorgezonden met de uitnodiging om opmerkingen te maken.

Bij brief van 23 juli 2006 heeft de heer Y. mij meegedeeld dat hij uw onderneming niet langer vertegenwoordigde. Op 26 juli 2006 heeft u mij schriftelijk laten weten dat de klacht intern door de juridische dienst van uw onderneming zou worden behandeld. Tegelijkertijd heeft u verzocht om een verlenging van de termijn voor het indienen van aanvullende opmerkingen van 31 juli 2006 tot en met 30 september 2006.

Bij brief van 11 september 2006 heb ik uw verzoek om verlenging van de termijn tot 30 september 2006 ingewilligd. Op 29 september 2006 heeft u uw aanvullende opmerkingen ingediend.

Op 12 februari 2007 heb ik de Commissie schriftelijk verzocht om inzage in verschillende documenten. Ik heb u hiervan op de hoogte gebracht bij brief van dezelfde dag. De inspectie is op 28 maart 2007 door mijn diensten uitgevoerd in de gebouwen van de Commissie in Brussel.

Bij brief van 17 april 2007 heb ik u een kopie van het inspectieverslag toegezonden, alsmede een kopie van twee niet-vertrouwelijke documenten die tijdens de inspectie zijn verkregen. Diezelfde dag heb ik ook het inspectieverslag naar de Commissie gestuurd. Op 12 juni 2007 heeft u uw opmerkingen over het inspectieverslag toegezonden.

Na een gedetailleerde analyse van alle documenten in het dossier heeft mijn bureau op 7 september 2007 telefonisch contact met u opgenomen om de mogelijkheid van een minnelijke schikking tussen u en de Commissie te bespreken. U antwoordde dat u de kwestie met het management van uw bedrijf moest bespreken. Bij e-mail van 10 september 2007 heeft u mijn bureau laten weten dat u geen minnelijke schikking wenste.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Mijn excuses voor de tijd die het heeft gekost om uw klacht te behandelen.

Het KLACHT

Volgens de klager zijn de relevante feiten, samengevat, als volgt:

In het kader van een handelsgeschil met een onderaannemer van klager, dat voortvloeide uit een aantal door klager betwiste facturen, verkreeg de onderaannemer van klager van de president van de Rechtbank van eerste aanleg van Luxemburg een beslagleggingsbevel (1) tegen klager voor een bedrag van 50 000 EUR. De subcontractant heeft dit beslagbevel voorgelegd aan de Europese Commissie, die vervolgens, zonder de klager vooraf te hebben gehoord, heeft besloten het bedrag van 50 000 EUR van de bedragen die het Gemeenschappelijk Centrum voor onderzoek (JRC) in Sevilla aan de klager verschuldigd was, in te houden. Volgens klager was dit besluit onevenredig en onwettig. Het geschil tussen de onderaannemer en de klager was aanhangig bij rechtbanken in Luxemburg en de lidstaat waar de klager zijn kantoor had.

Na ontvangst van het beslagbevel heeft de rekenplichtige van de Commissie de klager bovendien opgenomen in het "Early Warning System" (EWS) van de Commissie. Volgens klager was dit niet gerechtvaardigd. Aangezien het beslagbevel aan alle diensten van de Commissie is meegedeeld en klager in het EWS van de Commissie is opgenomen, heeft het volgens haar bovendien ernstige schade geleden met betrekking tot nieuwe contracten, grote betalingsachterstanden, administratieve overheadkosten en onherstelbare reputatieschade. Klager heeft hierover verschillende brieven met de Commissie uitgewisseld.

Klager was niet tevreden met de reactie van de Commissie en diende op 10 augustus 2004 de onderhavige klacht in bij de Europese Ombudsman. Klager voerde aan dat:

1. Het besluit van de Commissie om i) het bedrag van 50 000 EUR van de aan de klager verschuldigde bedragen in te houden en ii) de klager in het EWS op te nemen, is onwettig, ongegrond en oneerlijk en in strijd met de Europese code van goed administratief gedrag (2).
2. De Commissie heeft persoonsgegevens van de klager doorgegeven aan onbevoegde personen of juridische entiteiten die met de klager samenwerken, waardoor artikel 21 van de Europese code van goed administratief gedrag (3) is geschonden.

Klager voerde aan dat:

De Commissie moet i) de klager uit het EWS verwijderen en ii) een toelichtende brief aan alle diensten van de Commissie sturen om de reputatie van de klager te herstellen.

Het onderzoek

Advies van de Commissie

In haar advies maakte de Commissie de volgende opmerkingen:

De Commissie is op 3 september 2003 in kennis gesteld van een beslagleggingsbevel dat een onderaannemer van de rechtbank van Luxemburg tegen klager had verkregen. Naar aanleiding van deze informatie is de procedure zoals beschreven in de Praktische gids voor beslagleggingsbevelen (SEC(2000)465, 10 maart 2000) ten uitvoer gelegd.

In zijn brief van 12 september 2003 heeft de rekenplichtige de deurwaarder in kennis gesteld van het bestaan van de schulden van de Commissie aan klager, zonder zich voor de meeste van deze schulden te beroepen op het Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten van de Europese Gemeenschappen ("PPI"). Een kopie van deze aangetekende brief werd aan klager gericht. Klager werd aldus op de hoogte gebracht van het optreden van de Commissie.

Opgemerkt zij dat de in beslag genomen partij (in casu de Commissie) vanaf de ontvangst van het formele stuk met een beslagleggingsbevel niet meer over de in beslag genomen bedragen of activa kon beschikken. Indien zij dit had gedaan, had zij aansprakelijk kunnen worden gesteld voor het voorwerp van het bevel tot conservatoir beslag. Een bevel tot conservatoir beslag was geldig totdat de rechtbank een beslissing ten gronde had genomen over de vordering van de schuldeiser.

Overeenkomstig de standaard- en overeengekomen procedures van de Commissie, zoals uiteengezet in de Praktische gids voor beslagleggingsbevelen (punt 21, onder c)), is de klager door de rekenplichtige in het EWS opgenomen. Het EWS vermeldde duidelijk de verwijzing naar een beslagleggingsbevel waarvan alle diensten van de Commissie reeds in kennis waren gesteld bij nota SG(03)A/8367 van 3 september 2003. Het feit dat een onderneming in het EWS werd opgenomen, heeft nooit geleid tot geblokkeerde betalingsopdrachten en heeft op zich geen invloed gehad op het sluiten van (nieuwe) contracten (punt 19 van de Praktische gids voor beslagleggingsopdrachten).

Het gebruik van het EWS voor beslagleggingsbevelen is bevestigd in Memorandum C(2004)193/3 van de Commissie van 3 februari 2004. De opneming in het EWS, waartoe op initiatief van de rekenplichtige wordt besloten, stelt de rekenplichtige in staat een behoorlijke follow-up te geven aan betalingsopdrachten ten gunste van contractanten tegen wie een beslagleggingsbevel is uitgevaardigd, waardoor hij de financiële belangen van de Commissie beter kan beschermen.

In de op 4 november 2003 aan de Commissie meegedeelde beslissing van de arrondissementsrechtbank van Luxemburg van 21 oktober 2003 werd het bedrag van het beslag beperkt tot 50 000 EUR. Dit besluit van het Hof stond de Commissie toe alle goedgekeurde betalingsopdrachten vrij te geven, met uitzondering van 50 000 EUR. Op verzoek van de rekenplichtige werd één bepaalde dienst van de Commissie, het GCO, verzocht dit bedrag te blokkeren in afwachting van het definitieve besluit van de Rekenkamer.

Bij brief van 13 november 2003 heeft de rekenplichtige van de Commissie klager in kennis gesteld van de blokkering van bovengenoemd bedrag. In verdere correspondentie tussen de klager en de rekenplichtige en in telefoongesprekken tussen de afdeling Boekhouding en de klager werd uitgelegd dat de Commissie op geen enkele wijze andere contracten of betalingen blokkeerde dan het bedrag van 50 000 EUR. De klager ontving het e-mailadres van de afdeling Boekhouding voor het geval dat hij problemen zou ondervinden bij het sluiten van contracten of een betalingsachterstand zou opmerken als gevolg van de beslagleggingsopdracht. Klager stemde in met deze "hotline"-procedure.

De dienst Boekhouding legde klager ook uit dat het optreden van de Commissie gebaseerd was op de toepassing van het Luxemburgse recht.

De naam van klager bleef op het EWS staan totdat de advocaat van de onderaannemer de Commissie op 12 oktober 2004 meedeelde dat het beslag was opgeheven. Na ontvangst van deze mededeling werd de naam van klager onmiddellijk uit het EWS verwijderd en werd het JRC ervan in kennis gesteld dat het geschorste bedrag met ingang van die dag kon worden vrijgegeven.

In het licht van het bovenstaande heeft de Commissie geconcludeerd dat:

1. de blokkering van het bedrag van 50 000 EUR volledig gerechtvaardigd was overeenkomstig het nationale recht dat van toepassing is op de overeenkomst met de klager;
2. wat de vermelding in het EWS betreft, had de Commissie de standaardprocedures gevolgd, zoals gedefinieerd in de Praktische gids voor beslagleggingsbevelen;
3. er geen bewijs was van een inbreuk op artikel 21 van de Europese code van goed administratief gedrag als gevolg van de doorgifte van de persoonsgegevens van de klager aan onbevoegde personen die met de klager samenwerken;
4. alle nodige informatie over de precieze aard van de opneming van klager in het EWS ter beschikking van de betrokken diensten van de Commissie was gesteld. Deze informatie was permanent beschikbaar in het boekhoudsysteem, waarop de toepasselijke beveiligingsregels van toepassing waren. Het was dus niet nodig om aanvullende informatie naar de diensten te sturen, zoals de klager had gevraagd;
5. de in het geval van klager gevolgde procedure verschilde niet van de procedure die werd toegepast in andere gevallen waarin beslagleggingsbevelen aan de Commissie waren meegedeeld en dus geen invloed hadden mogen hebben op het sluiten van contracten of op de tijd die nodig was om bedragen te betalen waarop het beslagleggingsbevel geen betrekking had.

Opmerkingen van klager

Klager heeft samenvattend de volgende opmerkingen ingediend:

De Commissie heeft klager nooit uitgelegd welke procedure zij heeft gevolgd en waarom. Klager ontdekte zijn opname in het EWS uit directe of indirecte verklaringen van sommige ambtenaren van de Commissie aan het personeel van klager op strikt vertrouwelijke basis. Klager moest zich tot de rekenplichtige wenden om deze informatie te verkrijgen.

Klager beschreef de achtergrond van de zaak om de door hem geleden schade toe te lichten. Klager was het niet eens met de onderaannemer over de kwaliteit van een prestatie die deze aan klager had voorgelegd in het kader van een contract voor de verlening van diensten aan de Commissie zelf. Na ontvangst van klachten van de Commissie besloot de klager gebruik te maken van extra diensten van derden om de onbevredigende prestatie tot volle tevredenheid van de Commissie te vervangen. Bijgevolg wees de klager de facturen van de in gebreke gebleven subcontractant af en oefende hij zijn rechten uit zoals bepaald in het contract. Volgens het contract kan de onderaannemer deze zaak aanhangig maken bij de bevoegde rechtbanken. In plaats daarvan heeft de in gebreke gebleven subcontractant een beslagleggingsbevel van een rechtbank in Luxemburg gevraagd en verkregen volgens een procedure die de klager niet kende. De subcontractant heeft deze bijlage bij de Commissie ingediend om druk uit te oefenen op de klager. De subcontractant was van mening dat de klager de factuur zou betalen om te voorkomen dat zijn reputatie bij de Commissie zou worden geschaad, hoewel hij in gebreke bleef door niet te leveren wat hij geacht werd te leveren. Klager vertrouwde erop dat de Commissie deze zaak op een eerlijke en objectieve manier zou behandelen, maar hij had precies het tegenovergestelde gedaan, aangezien hij onmiddellijk van mening was dat klager zich schuldig had gemaakt aan wangedrag en in gebreke was gebleven. Klager vroeg waarom en op welke gronden de Commissie zich mengde in een particuliere relatie en een standpunt innam ten gunste van de onderaannemer zonder te wachten op een definitieve uitspraak. De acties van de Commissie hebben geleid tot laster van de klager en schade aan zijn reputatie ten aanzien van een breed spectrum van besluitvormers van de Commissie, de markt, concurrenten en zelfs werknemers van de klager.

De Commissie had een aan klager verschuldigde betaling voor een bedrag van 50 000 EUR kunnen blokkeren in plaats van bijna alle betalingen te blokkeren zoals zij had gedaan. Het optreden van de Commissie leidde tot vertragingen van enkele maanden in de betalingen die aan klager verschuldigd waren.

Aangezien de Commissie besloot het bedrag van 50 000 EUR te blokkeren, vroeg klager waarom hij de naam van klager bovendien in het EWS had ingevoerd. Als de opname van klager in het EWS zo'n onschuldige handeling was, vroeg klager waarom alle ambtenaren van de Commissie tegen klager zeiden dat het een op de zwarte lijst geplaatste onderneming was. De klager vroeg voorts waarom de Commissie de situatie niet aan de klager heeft uitgelegd en hem heeft bijgestaan om deze kwestie aan te pakken, en waarom zij niet heeft ingegrepen toen de klager zijn bezorgdheid uitte over het feit dat de interpretatie van alle functionarissen van de Commissie van haar aanwezigheid in het EWS was dat het een onderneming op de zwarte lijst was. Belangrijker nog is dat de Commissie een dergelijk ernstig besluit tegen de belangen van klager heeft genomen zonder de rechten van de verdediging te eerbiedigen en op basis van een procedure die niet in het Publicatieblad is bekendgemaakt.

De verklaring van de Commissie dat het EWS nooit tot geblokkeerde betalingsopdrachten heeft geleid, werd door de feiten tegengesproken, aangezien het blokkeren van de betalingen van klager bijna een permanente situatie was nadat het aan het EWS was toegevoegd. Verscheidene functionarissen van de Commissie legden uit dat de administratieve overheadkosten voor het sluiten van een specifieke overeenkomst, in het kader van verschillende raamovereenkomsten ("raamovereenkomsten") voor de levering van IT-diensten, van dien aard waren dat zij probeerden alternatieve manieren te vinden om hun werk te doen door contracten met de klager te vermijden. Klager verwees naar een voorbeeld waarin een ambtenaar van het directoraat-generaal Informatica ("DIGIT") klager in juli 2004 meedeelde dat de belangrijkste reden waarom hij specifieke contracten verloor, was dat hij in het EWS was opgenomen.

Klager vroeg zich af waarom de hele Commissie op de hoogte zou moeten zijn van het EWS als het alleen bedoeld was om het werk van de rekenplichtige te vergemakkelijken. De klager vroeg ook waarom de rekenplichtige geen kleine toelichting bij zijn opname in het EWS had gevoegd waarin werd uitgelegd dat opname in het EWS niet betekende dat de klager met financiële problemen werd geconfronteerd en dat de Commissie zonder problemen gebruik kon blijven maken van zijn diensten.

De correspondentie waarnaar de Commissie in haar advies verwees, was duidelijk noch bevredigend en klager moest informatie inwinnen bij ambtenaren van de Commissie die klager "off the record" en "vertrouwelijk" informeerden. Dit was voor een overheidsinstantie geen eerlijke en transparante manier om met een onderneming om te gaan.

Klager wees er ook op dat hij, om uit het EWS te worden verwijderd, gedwongen was een compromis met zijn onderaannemer te aanvaarden en verschillende functionarissen van de Commissie in staat te stellen zijn diensten op te vragen met minder administratieve overheadkosten. Klager was echter van mening dat hij niet verplicht had mogen worden om een dergelijk proces te doorlopen.

Met betrekking tot de verwijzing van de Commissie naar "het boekhoudsysteem waarop de passende beveiligingsvoorschriften van toepassing zijn", verklaarde klager dat hij ernstige redenen had om aan te nemen dat de "beveiligingsvoorschriften" niet geschikt waren, aangezien zij het systeem op onredelijke en oneerlijke wijze hebben geschaad. Bovendien hebben deze veiligheidsvoorschriften de meeste ambtenaren van de Commissie misleid ten aanzien van klager, aangezien zij deze als een op de zwarte lijst geplaatste onderneming beschouwden.

Klager verwees naar de verklaring van de Commissie dat de in haar zaak gevolgde procedure niet verschilde van de in andere gevallen gevolgde procedure en dus geen gevolgen had mogen hebben voor het sluiten van contracten of voor de betaling van bedragen waarop het bevel tot conservatoir beslag geen betrekking had. Klager was van mening dat deze verklaring van de Commissie onjuist was en werd tegengesproken door de ernstige betalingsachterstanden die zij de afgelopen jaren had opgelopen.

Klager concludeerde dat de rechten van de verdediging niet waren geëerbiedigd voordat de Commissie besluiten met ernstige negatieve gevolgen had genomen en dat de besluiten van de Commissie waren gebaseerd op verordeningen die niet openbaar waren.

Nadere inlichtingen

Na zorgvuldige bestudering van het standpunt van de Commissie en de opmerkingen van klager achtte de Ombudsman nader onderzoek noodzakelijk. De Ombudsman verzocht de Commissie derhalve om de volgende aanvullende informatie en om een aanvullend advies over twee andere beschuldigingen:

Verzoek om nadere informatie

(1) Kan de Commissie uitleggen waarom zij klager niet heeft meegedeeld dat zij in het EWS was opgenomen en waarom zij klager niet heeft uitgelegd op welke standaardprocedures haar besluiten (om het bedrag van 50 000 EUR te blokkeren en klager in het EWS op te nemen) waren gebaseerd, ondanks verschillende verzoeken daartoe van klager?

(2) Kan de Commissie, gezien het feit dat de Commissie de betaling van 50 000 EUR aan klager had geblokkeerd, uitleggen waarom het ook noodzakelijk werd geacht klager in het EWS op te nemen en alle diensten van de Commissie hierover te informeren?

(3) In haar advies stelde de Commissie dat het opnemen van een onderneming in het EWS nooit leidt tot geblokkeerde betalingsopdrachten en op zich geen invloed heeft op het sluiten van nieuwe contracten. In zijn opmerkingen verklaarde de klager dat in werkelijkheid bijna alle betalingen gedurende enkele maanden waren geblokkeerd. Kan de Commissie hier commentaar op geven?

(4) In haar advies verwees de Commissie naar drie documenten ter ondersteuning van haar standpunt, namelijk i) de Praktische gids voor beslagleggingsbevelen (SEC(2000)465, 10 maart 2000); ii) nota SG(03)A/8367 van 3 september 2003; en iii) het memorandum van de Commissie van 3 februari 2004 (C(2004)193/3). Kan de Commissie een kopie van elk van deze documenten verstrekken?

Verzoek om advies over twee nieuwe beschuldigingen:

In haar opmerkingen voerde de klager aan dat i) haar rechten van verdediging niet waren geëerbiedigd en dat de Commissie besluiten had genomen op basis van een procedure die niet openbaar was gemaakt, en ii) de acties van de Commissie hadden geleid tot laster en aantasting van haar reputatie ten aanzien van een breed spectrum van besluitvormers van de Commissie, de markt, concurrenten en zelfs haar werknemers. Kan de Commissie zich uitspreken over deze twee nieuwe aantijgingen?

Aanvullend advies van de Commissie

Met betrekking tot het verzoek om nadere informatie:

(1) In antwoord op de eerste vraag van de Ombudsman legde de Commissie uit dat een bevel tot conservatoir beslag een gerechtelijk bevel is waarbij de Commissie wordt gelast af te zien van de betaling van schulden die zij verschuldigd is aan de schuldenaar van de hoofdschuldenaar (de hoofdschuldenaar) totdat de rechtbank een beslissing ten gronde heeft genomen over de vordering van de hoofdschuldenaar.

In het geval van het bevel tot conservatoir beslag van de arrondissementsrechtbank van Luxemburg van 29 augustus 2003 heeft de Commissie altijd gehandeld met dien verstande dat een bevel tot conservatoir beslag wordt meegedeeld aan de rechtspersoon wiens vordering het voorwerp is van het bevel tot conservatoir beslag, en dat klager bijgevolg door de arrondissementsrechtbank van Luxemburg in kennis was gesteld van het bevel tot conservatoir beslag op zijn rechten. Deze verplichting is rechtens duidelijk vastgelegd in artikel 563 van het Luxemburgse wetboek van burgerlijke rechtsvordering (4).

Krachtens het bovengenoemde besluit, dat op 3 september 2003 aan de Commissie is meegedeeld, stond het de bijgevoegde partij, dat wil zeggen de Commissie, niet langer vrij om over de bijgevoegde bedragen of activa te beschikken, tenzij de naleving van het besluit de werking en de onafhankelijkheid van de Commissie zou hebben aangetast. In het geval van een dergelijke inmenging had de Commissie zich kunnen beroepen op de voorrechten die zij uit hoofde van de PVI geniet. De Commissie kon slechts zeer weinig dergelijke gevallen rechtvaardigen. Bijgevolg moest de Commissie zich houden aan het bevel dat de gerechtsdeurwaarder op 3 september 2003 aan zijn secretariaat-generaal had betekend.

De naleving van een wettelijke verplichting is een zaak van intern belang voor de Commissie. Het interne instrument dat wordt gebruikt om deze beperkte informatie te verspreiden onder de bevoegde personen binnen de vergunningverlenende diensten van de Commissie, namelijk het EWS van de Commissie, heeft geen ander doel of gevolg dan ervoor te zorgen dat deze verplichting naar behoren wordt nageleefd. Het brengt op zich geen extra schade voor de betrokken partij met zich mee. De Commissie is derhalve niet van mening dat zij verplicht is de betrokken juridische entiteit mee te delen hoe zij deze gegevens registreert om te voldoen aan haar eigen wettelijke verplichtingen (i) om een beslagleggingsbevel na te leven en (ii) om de financiële belangen van de Gemeenschappen te beschermen.

Dit gezegd zijnde, wees de Commissie erop dat zij altijd snel reageerde op alle verzoeken om informatie van klager.

(2) In antwoord op de tweede vraag van de Ombudsman merkte de Commissie op dat in de vaste rechtspraak in de verschillende lidstaten het algemene beginsel is vastgelegd dat alle bedragen en activa met betrekking tot de in beslag genomen schuldenaar moeten worden geblokkeerd en dat een beperking van het bevel tot een bepaald bedrag dit beginsel niet ondermijnt. De Praktische gids voor beslagleggingsbevelen van de Commissie volgt derhalve deze gemeenschappelijke aanpak en voorziet erin dat alle betalingen worden opgeschort in afwachting van de definitieve rechterlijke uitspraak over de schuld van de hoofdschuldeiser. Evenzo voorziet artikel 15 bis, lid 1, van het interne EWS-besluit van de Commissie in de registratie van de betrokken juridische entiteit totdat een dergelijke definitieve rechterlijke uitspraak is gedaan.

In het licht van het bovenstaande handhaafde de rekenplichtige van de Commissie de activering van een specifieke waarschuwing in het EWS nadat het beslagbevel op 21 oktober 2003 was beperkt tot een bedrag van 50 000 EUR in verband met het meningsverschil tussen de klager en de subcontractant. De rekenplichtige hield klager op het EWS tot 12 oktober 2004, toen hem (per aangetekende brief van de raadsman van de subcontractant met kopie aan de raadsman van klager) werd meegedeeld dat het bevel bij beslissing van de rechtbank van Luxemburg was opgeheven.

Na deze beperking en op basis van het herhaalde standpunt van klager dat het geschil met zijn subcontractant het gevolg was van zijn zorgvuldigheid bij de uitvoering van contracten met de Commissie, stemde de rekenplichtige ermee in het risico te nemen dat de betalingen aan klager het in de beschikking van de rechtbank van Luxemburg van 21 oktober 2003 vermelde bedrag van 50 000 EUR zouden overschrijden.

(3) In antwoord op de derde vraag van de Ombudsman merkte de Commissie op dat de uitvoering van betalingsopdrachten aan rechtspersonen waarvoor preventieve beslagleggingsbevelen gelden, moet worden beoordeeld in het licht van de bovengenoemde rechtsbeginselen en de daarmee verband houdende procedures van de Commissie. In dit verband behandelde de rekenplichtige van de Commissie betalingsopdrachten ten voordele van klager met bijzondere toegeeflijkheid, aangezien zij uiteindelijk allemaal onder zijn verantwoordelijkheid werden vrijgegeven. De rekenplichtige deelde klager op 13 en 28 november 2003 mee dat alle betalingen ten gunste van klager boven het door het GCO verschuldigde bedrag van 50 000 EUR zouden worden vrijgegeven en bevestigde deze informatie op 2 april 2004, waarbij hij klager verzocht zich rechtstreeks bij zijn diensten te melden om eventuele betalingsachterstanden te vereffenen. Voor het overige kon de Commissie slechts herhalen dat de gevolgen van een actieve waarschuwing in het EWS die de vergunningverlenende diensten informeert over het bestaan van een bevel tot conservatoir beslag (W3a-registratie) beperkt zijn tot betalingen en niet tot de mogelijkheid om nieuwe contracten te gunnen. Ten aanzien van dergelijke rechtspersonen kunnen nog nieuwe juridische verbintenissen worden aangegaan.

(4) Wat betreft de vierde vraag van de Ombudsman, die een kopie van drie documenten moet krijgen: i) verklaarde dat de gids informatie bevat die niet voor het publiek beschikbaar mag worden gesteld en verzocht de Ombudsman het genoemde document in zijn gebouwen te inspecteren; ii) ermee instemde de Ombudsman een kopie van de interne nota met het beslagleggingsbevel te doen toekomen; en iii) het verzoek van de Ombudsman om toegang tot het EWS-besluit aldus heeft uitgelegd dat het alleen betrekking heeft op die delen van het document die betrekking hebben op beslagleggingsbevelen en de relevante uittreksels in een bijlage bij zijn advies heeft opgenomen. Mocht deze conclusie onjuist zijn, dan heeft de Commissie de Ombudsman verzocht de andere delen van het besluit in de gebouwen van de Commissie te inspecteren.

Advies over twee nieuwe beschuldigingen:

Wat de eerste nieuwe bewering betreft, kon de Commissie niet inzien in welke mate de rechten van verdediging van klager mogelijkerwijs hadden kunnen worden geschonden, aangezien, zoals hierboven is uiteengezet, registratie in het EWS op zich de klager geen schade berokkent. De Commissie verklaarde dat het duidelijk was dat alleen het beslagleggingsbevel dergelijke schade berokkende. Zij heeft daaraan toegevoegd dat zij door deze beschikking gebonden was en dienovereenkomstig heeft gehandeld.

Wat de tweede nieuwe bewering betreft, kon de Commissie niet inzien in hoeverre haar interne organisatie, die uitsluitend tot doel heeft het bovengenoemde beslagleggingsbevel te eerbiedigen en haar financiële belangen te beschermen, tot enige vorm van laster had kunnen leiden. In feite is de door het EWS van de Commissie verstrekte informatie uitsluitend beperkt tot gemachtigde gebruikers van het EWS en mag deze niet aan derden worden bekendgemaakt. In het onderhavige geval werd deze informatie alleen door ambtenaren van de Commissie verstrekt aan gemachtigde werknemers van klager. Bovendien heeft de klager geen bewijsmateriaal overgelegd waaruit blijkt dat onbevoegde partijen op de hoogte waren van het bestaan van het EWS, en nog minder om aan te tonen dat dergelijke onbevoegde kennis aan een fout van de Commissie kon worden toegeschreven.

Aanvullende opmerkingen van klager

Klager merkte op dat het standpunt van de Commissie de werkelijkheid verdraaide en probeerde de Ombudsman te misleiden. Volgens klager mag de Commissie alleen het bedrag van 50 000 EUR blokkeren en niet letterlijk elke betaling aan klager vertragen of blokkeren, wat precies is wat er is gebeurd.

Volgens de klager heeft een beslagleggingsbevel altijd duidelijk een voorlopig karakter. In de onderhavige zaak was klager niet aanwezig toen de rechtbank het beslagbevel uitvaardigde en was hij zelfs niet op de hoogte van dit bevel, dat op basis van onjuist bewijsmateriaal was verleend. De Commissie heeft geen enkel recht om het beslagleggingsbevel op misleidende wijze te verspreiden, waardoor de belangen van klager ernstig worden geschaad.

Ondanks herhaalde herinneringen en protesten van klager, die werden genegeerd, heeft de Commissie de informatie in het EWS ingevoerd met de volgende gevolgen:

(1) Alle gebruikers begrepen op basis van de inhoud van het EWS dat klager met financiële moeilijkheden werd geconfronteerd of dat hij was veroordeeld voor een ernstig strafbaar feit. Een breed spectrum van ambtenaren van de Commissie waarschuwde klager voortdurend vertrouwelijk en "off the record" van dit ernstige probleem. Dit heeft de reputatie van klager ernstig geschaad.

(2) De informatie was niet slechts voor een beperkt aantal personen beschikbaar, zoals de Commissie ten onrechte heeft verklaard. Het was bekend bij iedereen en verspreidde "gepropageerd" via mond-tot-mondreclame naar de hele markt.

(3) Alle functionarissen van de Commissie die probeerden specifieke contracten met klager uit te voeren in het kader van verschillende raamcontracten, werden door het EWS automatisch verplicht om geen contact op te nemen met klager. Dit leidde tot ernstige financiële verliezen.

(4) Elke contractuele relatie van klager met de Commissie was vanwege deze situatie bijna onmogelijk.

(5) De registratie van klager in het EWS impliceerde dat hij een organisatie was die op de zwarte lijst stond, zoals door veel ambtenaren van de Commissie herhaaldelijk aan klager werd gemeld.

Klager begreep niet waarom de Commissie alle betalingen moest blokkeren om "de financiële belangen van de Commissie te beschermen" of naar welke belangen de Commissie verwees. Volgens haar bestond er een flagrante tegenstrijdigheid tussen het feit dat de Commissie enerzijds heeft verklaard dat het EWS "op zich geen invloed" heeft op de betalingen en nieuwe contracten, en anderzijds dat zij het EWS moest gebruiken om haar belangen te beschermen. In werkelijkheid werd het beslag van 50 000 EUR onafhankelijk van het EWS ten uitvoer gelegd. Klager zag derhalve niet in welk legitiem doel het EWS in dit geval diende. Het diende alleen als lasterlijk instrument door tegelijkertijd alle besluitvormers van de Commissie die betrokken waren bij de klager te misleiden.

Klager herinnerde er ook aan dat, in tegenstelling tot wat de Commissie had verklaard, de meeste van zijn brieven en verzoeken waren genegeerd. De Commissie heeft klager ook nooit de bepalingen van de Praktische gids voor beslagleggingsbevelen of de regels van haar interne EWS-besluit uitgelegd. De Commissie heeft geen informatie bekendgemaakt aan klager, die alle informatie waarover zij beschikte via niet-officiële kanalen en uit officieuze verklaringen heeft verkregen.

Met betrekking tot het antwoord van de Commissie op de eerste vraag van de Ombudsman verklaarde klager dat hij, zodra de Commissie het beslagbevel had ontvangen, klager op de hoogte had moeten stellen van het bevel en de procedure die het zou volgen.

Met betrekking tot het antwoord van de Commissie op de tweede vraag van de Ombudsman verklaarde klager dat de opmerkingen van de Commissie vaag waren en dat er geen jurisprudentie is die suggereert dat er een algemeen beginsel bestaat dat alle bedragen en activa met betrekking tot de aangehechte schuldenaar moeten worden geblokkeerd. In elk geval bevatte het bevel tot conservatoir beslag slechts een conservatoir beslag voor een bedrag van 50 000 EUR, zonder dat de Commissie het recht had om andere hangende betalingen boven dit bedrag te blokkeren.

Met betrekking tot het antwoord van de Commissie op de derde vraag van de Ombudsman verklaarde klager dat hij, doordat de betalingen herhaaldelijk werden geblokkeerd, te kampen had met enorme vertragingen bij alle lopende betalingen van verschillende diensten van de Commissie, juist als gevolg van het beslagleggingsbevel. In haar opmerkingen heeft de Commissie zelf erkend dat de activering van het EWS financiële gevolgen had.

Inzage in het dossier van de Commissie

Na de opmerkingen van klager over het antwoord van de Commissie te hebben onderzocht, was de Ombudsman van oordeel dat nadere informatie nodig was om de bewering van klager over de besluiten van de Commissie om het bedrag van 50 000 EUR van klager in te houden en klager in het EWS op te nemen, te behandelen.

De Ombudsman heeft de Commissie daarom op 12 februari 2007 schriftelijk verzocht zijn diensten inzage te verlenen in de volgende documenten:

1. de reeks regels betreffende het EWS die van toepassing waren ten tijde van de voor de klacht relevante feiten; en
2. de Praktische gids voor beslagleggingsbevelen (SEC(2000)465 van 10 maart 2000).

De inspectie vond plaats op 28 maart 2007 in de gebouwen van de Commissie in Brussel. De vertegenwoordigers van de Ombudsman legden de Commissie uit dat het EWS-besluit (of de delen daarvan) dat door de Commissie aan de Ombudsman was meegedeeld als bijlage bij haar advies van 8 juni 2006, een besluit uit 2004 was (C(2004) 1993/3) en dat laatstelijk was gewijzigd bij de interne regels van 2006. De vertegenwoordigers van de Ombudsman legden de Commissie uit dat het daarom belangrijk was de regels te inspecteren die van toepassing waren ten tijde van de feiten, namelijk september/oktober 2003, toen klager in het EWS werd opgenomen.

De Commissievertegenwoordiger wees erop dat het EWS-besluit sinds enkele maanden beschikbaar was op de Europa-website, maar dat dit ten tijde van de klacht niet het geval was. Hij legde ook uit dat het EWS-systeem in 1997 was opgezet en dat er een mededeling van commissaris Schreyer van 31 oktober 2000 was waarin het systeem werd herzien. De ten tijde van de feiten van de klacht geldende regels waren derhalve de mededeling van 1997, zoals gewijzigd bij de mededeling van 2000.

De vertegenwoordigers van de Ombudsman inspecteerden en verkregen een kopie van de volgende drie documenten:

1. Praktische gids voor beslagleggingsbevelen (SEC(2000)465) van 10 maart 2000 (Franse taalversie);
2. Memorandum SEC(97)1562/2 van de voorzitter, mevrouw Gradin en de heer Liikanan, goedgekeurd door de Commissie op 30 juli 1997 over het systeem voor vroegtijdige waarschuwing betreffende administratieve fouten of fraude gepleegd door instanties of ondernemingen die communautaire middelen ontvangen (5).
3. Mededeling C(2000)1811/4 van mevrouw Schreyer, goedgekeurd door de Commissie op 31 oktober 2000 over de optimalisering van het systeem voor vroegtijdige waarschuwing (6).

De vertegenwoordiger van de Commissie verklaarde dat document (1) vertrouwelijk was, maar dat documenten (2) en (3) niet vertrouwelijk waren en aan klager konden worden vrijgegeven.

Aanvullende opmerkingen van klager over het inspectieverslag

Het inspectieverslag en de twee niet-vertrouwelijke documenten die tijdens de inspectie zijn verkregen, zijn toegezonden aan klager, die samenvattend de volgende aanvullende opmerkingen heeft ingediend:

Klager verklaarde dat de Commissie voortdurend en officieel had ontkend dat klager in het EWS was opgenomen. Toen de Commissie besloot klager in het EWS te registreren, was de toepasselijke rechtsgrondslag hiervoor het memorandum van de Commissie van 30 juli 1997. Punt 5 van deel III, "Toepassingsveld", bevat een uitputtende definitie van de vier categorieën die de activering van het EWS kunnen rechtvaardigen.

Volgens klager heeft de Commissie vijf onregelmatigheden begaan:

i) De Commissie had klager niet in het EWS kunnen en mogen opnemen op basis van het beslagbevel, dat duidelijk niet onder een van de vier categorieën van deel III van memorandum SEC(97)1562/2 van 30 juli 1997 valt. Door klager in het EWS op te nemen zonder de exacte situatie uit te leggen aan alle personen die er toegang toe hadden, stond de Commissie alle functionarissen van de Commissie toe aan te nemen dat klager ernstige fraude of wangedrag had gepleegd. Dit onbetwistbare feit heeft klager lange tijd onredelijk belasterd. Het EWS werd geactiveerd telkens wanneer een ambtenaar van de Commissie probeerde een betaling aan klager te doen (zie mededeling SEC(00)1811/4 van 31 oktober 2000, punt 2.1, laatste alinea).

ii) Klager was destijds een contractant die met succes vele contracten met de Commissie uitvoerde, die vele jaren duurden en een totale waarde van vele miljoenen euro’s hadden. Daarom had de Commissie er na de mededeling van het bevel tot conservatoir beslag gewoon voor moeten zorgen dat het aan de klager verschuldigde bedrag nooit lager zou zijn dan de waarde van het bevel tot conservatoir beslag, dat wil zeggen 50 000 EUR. Dit zou de Commissie in staat hebben gesteld over te gaan tot de betaling aan de derde, dat wil zeggen de onderaannemer, in het geval van een definitieve rechterlijke beslissing waarbij een dergelijke betaling wordt gelast (en ervan uitgaande dat de klager een dergelijke betaling niet zou willen doen). Klager diende bijna elke week bij de Commissie een inschrijving in met geactualiseerde financiële informatie, waaruit bleek dat klager gemakkelijk tot een betaling van 50 000 EUR kon overgaan in geval van een definitieve rechterlijke beslissing.

De Commissie besloot echter eenzijdig het in het beslagbevel vermelde bedrag te blokkeren (eigenlijk blokkeerde zij alle betalingen van klager en voor een veel hoger bedrag). De Commissie was derhalve volledig en naar behoren beschermd en klager zag niet in waarom zij bovendien had besloten deze in het EWS op te nemen. Klager vroeg zich af wie de Commissie wilde beschermen door klager op te nemen in het EWS. Bovendien belette de inhouding van bovengenoemd bedrag door de Commissie klager om rente te verdienen die overeenkwam met bovengenoemd bedrag voor de periode vanaf het moment waarop het beslagbevel werd uitgevaardigd tot het moment waarop het bedrag werd betaald.

iii) Ervan uitgaande dat de zaak van klager "uitzonderlijk" in het EWS moest worden vermeld, had de Commissie dit op een behoorlijke manier moeten doen, waarbij zij aan eenieder die toegang had tot het EWS duidelijk had gemaakt met welke situatie klager precies te maken had en dat de zaak niets te maken had met een van de vier zaken waarnaar wordt verwezen in deel III van mededeling SEC(97)1562/2 van 30 juli 1997. De Commissie heeft dit echter nagelaten.

iv) Het EWS werd geactiveerd telkens wanneer een ambtenaar van de Commissie probeerde een betaling aan klager te doen. Hieruit bleek duidelijk dat de Commissie al haar betalingen aan klager kon monitoren en dat het niet nodig was dat de Commissie enig aan klager te betalen bedrag blokkeerde.

v) De Commissie heeft het geval van beslagleggingsbevelen blijkbaar opgenomen in haar beschikking C(2004)193/3, zoals gewijzigd in 2006 (zie bladzijde 4, artikel 2, lid 4). In dit geval verwarde de Commissie echter duidelijk beslagleggingsbevelen (die een onschuldig karakter kunnen hebben zoals in het geval van de klager) en "gerechtelijke procedures wegens ernstige administratieve fouten of fraude". Dit betekende dat, indien een onderneming die een leverancier van de Commissie is, geconfronteerd wordt met een geschil met een van haar partners of onderaannemers, deze laatste een beslagleggingsbevel kan verkrijgen en dit aan de Commissie kan meedelen om i) de onderneming te belasteren en ii) druk op deze laatste uit te oefenen.

De inspanningen van de Ombudsman om tot een minnelijke schikking te komen

Het Bureau van de Ombudsman nam op 7 september 2007 telefonisch contact op met klager om de mogelijkheid te onderzoeken van een minnelijke schikking tussen klager en de Commissie, die erin zou bestaan dat de Commissie een toelichting bij haar diensten zou verspreiden met het oog op het herstellen van eventuele schade aan de reputatie van klager die bij de Commissie nog steeds zou kunnen bestaan.

Bij e-mail van 10 september 2007 en in een telefoongesprek van dezelfde dag verklaarde klager dat hij niet bereid zou zijn een dergelijke minnelijke schikking te aanvaarden, omdat hij zes jaar na de feiten eraan toevoegde dat het voor de Commissie te laat was om de situatie te verhelpen door eenvoudigweg een brief te versturen. Klager gaf aan dat de verspreiding van een dergelijke brief daadwerkelijk zou kunnen bijdragen tot de verdere verslechtering van de situatie, aangezien het een groot aantal ambtenaren van de Commissie aan de hele zaak zou herinneren en opnieuw zou benadrukken dat klager een klacht tegen de Commissie had ingediend. Klager gaf aan uit te kijken naar het besluit van de Ombudsman over de zaak en vervolgens rechtstreeks contact op te nemen met de Commissie om een wederzijds aanvaardbare oplossing te zoeken.

BESLUIT

1 Inleidende opmerking

1.1 De Europese Ombudsman merkt op dat deze klacht verschillende problemen opwerpt met betrekking tot de werking van het systeem voor vroegtijdige waarschuwing (EWS) van de Europese Commissie. Sommige van deze problemen lijken van meer algemene aard te zijn. In het kader van dit onderzoek zal de Ombudsman zich echter niet bezighouden met de algemene kwesties van het EWS, maar uitsluitend met de specifieke aantijgingen die klager in deze zaak naar voren heeft gebracht. De Ombudsman zal nagaan of er in de toekomst een onderzoek op eigen initiatief moet worden ingesteld met betrekking tot de werking van het EWS in het algemeen. In het kader van een onderzoek op eigen initiatief zou de Ombudsman zich kunnen buigen over de algemene kwestie van de toepassing van het EWS op gevallen waarin een beslagleggingsbevel aan de Commissie is betekend, en meer in het bijzonder over de vraag of een dergelijk verzoek een juist evenwicht biedt tussen de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschappen en de eerbiediging van de rechten van de verdediging van de betrokken partijen.

1.2 In dit verband wijst de Ombudsman erop dat de toepasselijke regels inzake het EWS nu zijn opgenomen in Besluit C(2004) 193/3 van de Commissie van 3 februari 2004 (7) betreffende het systeem voor vroegtijdige waarschuwing, zoals gewijzigd bij corrigendum C(2004) 517 van 23 februari 2004. Deze beschikking was ten tijde van de feiten van de klacht nog niet van toepassing, aangezien zij op 3 februari 2004 in werking is getreden (8). De onderhavige klacht zal derhalve worden onderzocht op basis van de teksten die ten tijde van de feiten van toepassing waren (zie punt 2.16).

2 De beweringen betreffende de besluiten van de Commissie om i) het bedrag van 50 000 EUR in te houden en ii) klager in het EWS op te nemen

2.1 In het kader van een handelsgeschil heeft een onderaannemer van klager van de president van de Rechtbank van eerste aanleg van Luxemburg een beslagleggingsbevel (9) tegen klager verkregen voor een bedrag van 50 000 EUR. De subcontractant heeft dit beslagbevel meegedeeld aan de Commissie, die, zonder de klager vooraf te hebben gehoord, al zijn betalingen aan de klager heeft geblokkeerd. Toen de Commissie ervan in kennis werd gesteld dat het bedrag van de beslaglegging beperkt was tot 50 000 EUR, besloot zij het bedrag van 50 000 EUR in te houden op de bedragen die het Gemeenschappelijk Centrum voor onderzoek (JRC) in Sevilla aan klager verschuldigd was. De rekenplichtige van de Commissie vermeldde de klager bovendien in het EWS van de Commissie. Volgens klager was dit niet gerechtvaardigd. Klager voerde aan dat hij door het beslagleggingsbevel, dat aan alle diensten van de Commissie werd meegedeeld, en door de opname van klager in het EWS ernstige schade had geleden met betrekking tot nieuwe contracten, grote betalingsachterstanden, administratieve overheadkosten en onherstelbare schade aan zijn reputatie. In zijn klacht bij de Ombudsman beweerde klager dat het besluit van de Commissie om i) het bedrag van 50 000 EUR van de aan klager verschuldigde bedragen in te houden en ii) het in het EWS op te nemen, onwettig, ongegrond en oneerlijk was en in strijd was met de Europese code van goed administratief gedrag (10).

2.2 In haar advies merkte de Commissie op dat zij, nadat zij op de hoogte was gesteld van een beslagleggingsbevel dat de onderaannemer tegen klager had verkregen van de Rechtbank van eerste aanleg van Luxemburg, de procedure heeft toegepast die is beschreven in de Praktische gids voor beslagleggingsbevelen (SEC(2000)465, 10 maart 2000). Volgens de in punt 21, onder c), van de praktische gids beschreven procedures is klager door de rekenplichtige in het EWS opgenomen. Het EWS vermeldde duidelijk de verwijzing naar een beslagleggingsbevel waarvan alle diensten van de Commissie reeds in kennis waren gesteld bij nota SG(03)A/8367 van 3 september 2003. De Commissie verklaarde dat het feit dat zij in het EWS was opgenomen, nooit tot geblokkeerde betalingsopdrachten heeft geleid en op zich geen invloed heeft gehad op het sluiten van (nieuwe) contracten. Het gebruik van het EWS voor beslagleggingsbevelen werd bevestigd in Memorandum C(2004)193/3 van de Commissie van 3 februari 2004. Op verzoek van de rekenplichtige was een bepaalde dienst van de Commissie, namelijk het GCO, verzocht het bedrag van 50 000 EUR te blokkeren in afwachting van het definitieve besluit van de Rekenkamer. In correspondentie tussen de klager en de rekenplichtige en in telefoongesprekken tussen de afdeling Boekhouding en de klager werd uitgelegd dat de Commissie op geen enkele wijze andere contracten of betalingen blokkeerde dan het bedrag van 50 000 EUR. De Commissie concludeerde dat de blokkering van het bedrag van 50 000 EUR volledig gerechtvaardigd was volgens het nationale recht dat van toepassing was op de overeenkomst met de klager. De Commissie wees er ook op dat de in de zaak van klager gevolgde procedure niet verschilde van de procedure die werd toegepast in andere gevallen waarin beslagleggingsbevelen aan de Commissie waren meegedeeld. De op de klager toegepaste procedure had dus geen gevolgen mogen hebben voor het sluiten van contracten tussen de klager en de Commissie, noch voor de tijdige betaling door de Commissie van bedragen waarop het bevel tot conservatoir beslag geen betrekking heeft.

2.3 Klager merkte in zijn opmerkingen op dat de Commissie haar nooit de door haar gevolgde procedure en de grondgedachte van deze procedure had uitgelegd. Klager ontdekte dat het in het EWS was opgenomen uit directe of indirecte verklaringen die sommige ambtenaren van de Commissie op strikt vertrouwelijke wijze aan het personeel van klager hadden afgelegd. Klager moest zich tot de rekenplichtige wenden om deze informatie te verkrijgen. Het optreden van de Commissie leidde tot vertragingen van enkele maanden in de betalingen die aan klager verschuldigd waren. Als de opname van klager in het EWS zo'n onschuldige daad was geweest, vroeg klager waarom alle ambtenaren van de Commissie tegen klager hadden gezegd dat het een op de zwarte lijst geplaatste onderneming was. De verklaring van de Commissie dat het feit dat zij in het EWS was opgenomen nooit tot geblokkeerde betalingsopdrachten heeft geleid, was in strijd met de feiten, aangezien de blokkering van de betalingen van klager bijna een permanente situatie was, aangezien zij aan het EWS was toegevoegd. Klager vroeg waarom de Commissie niet de moeite had genomen om tussenbeide te komen toen klager zijn bezorgdheid uitte dat de interpretatie van alle ambtenaren van de Commissie van de aanwezigheid van klager in het EWS was dat deze op de zwarte lijst stond.

In verband met de belangrijkste bewering voerde klager ook twee nieuwe aantijgingen aan, namelijk dat i) haar rechten van verdediging niet waren geëerbiedigd en dat de Commissie besluiten had genomen op basis van een procedure die niet openbaar was gemaakt, en ii) de acties van de Commissie hadden geleid tot laster en aantasting van haar reputatie ten aanzien van een breed spectrum van besluitvormers van de Commissie, de markt, concurrenten en zelfs haar werknemers.

2.4 In zijn brief met nader onderzoek verzocht de Ombudsman de Commissie om nadere informatie over de volgende vier punten:

(1) Kan de Commissie uitleggen waarom zij klager niet heeft meegedeeld dat zij in het EWS was opgenomen en waarom zij klager niet heeft uitgelegd op welke standaardprocedures haar besluiten (om het bedrag van 50 000 EUR te blokkeren en klager in het EWS op te nemen) waren gebaseerd, ondanks verschillende verzoeken daartoe van klager?

(2) Kan de Commissie, gezien het feit dat de Commissie de betaling van 50 000 EUR aan klager had geblokkeerd, uitleggen waarom het ook noodzakelijk werd geacht klager in het EWS op te nemen en alle diensten van de Commissie hierover te informeren?

(3) In haar advies stelde de Commissie dat het opnemen van een onderneming in het EWS nooit leidt tot geblokkeerde betalingsopdrachten en op zich geen invloed heeft op het sluiten van nieuwe contracten. In zijn opmerkingen verklaarde de klager dat in werkelijkheid bijna alle betalingen gedurende enkele maanden waren geblokkeerd. Kan de Commissie hier commentaar op geven?

(4) In haar advies verwees de Commissie naar drie documenten ter ondersteuning van haar standpunt, namelijk i) de Praktische gids voor beslagleggingsbevelen (SEC(2000)465) van 10 maart 2000; nota SG(03)A/8367 van 3 september 2003; en iii) Memorandum van de Commissie (C(2004)193/3) van 3 februari 2004. Kan de Commissie een kopie van elk van deze documenten verstrekken?

In zijn opmerkingen voerde de klager aan dat i) zijn rechten van verdediging niet waren geëerbiedigd en dat de Commissie besluiten had genomen op basis van een procedure die niet openbaar was gemaakt, en ii) de acties van de Commissie hadden geleid tot laster en aantasting van zijn reputatie ten aanzien van een breed spectrum van besluitvormers van de Commissie, de markt, concurrenten en zelfs werknemers van de klager. De Ombudsman heeft de Commissie daarom ook verzocht advies uit te brengen over deze twee nieuwe aantijgingen.

2.5 In antwoord op de eerste vraag van de Ombudsman over de verdere onderzoeken verklaarde de Commissie dat zij altijd heeft gehandeld met dien verstande dat een beslagleggingsbevel wordt meegedeeld aan de rechtspersoon wiens vordering het voorwerp is van het beslagleggingsbevel. Bijgevolg was klager door de Rechtbank van eerste aanleg te Luxemburg in kennis gesteld van het beslag dat op zijn rechten was gelegd. De Commissie is niet van mening dat zij verplicht is de betrokken juridische entiteit mee te delen hoe zij gegevens registreert om te voldoen aan haar eigen wettelijke verplichtingen (i) om een beslagleggingsbevel na te leven en (ii) om de financiële belangen van de Gemeenschappen te beschermen. De Commissie wees er voorts op dat zij altijd snel heeft gereageerd op alle verzoeken om informatie die de klager had verzonden.

In antwoord op de tweede vraag van de Ombudsman verklaarde de Commissie dat de vaste rechtspraak in de verschillende lidstaten het algemene beginsel omarmt dat alle bedragen en activa met betrekking tot de aangehechte schuldenaar moeten worden geblokkeerd. Bijgevolg volgt de interne gids van de Commissie voor beslagleggingsbevelen deze gemeenschappelijke aanpak en bepaalt deze dat alle betalingen moeten worden opgeschort in afwachting van de definitieve rechterlijke uitspraak over de schuld van de hoofdschuldeiser. Evenzo voorziet artikel 15 bis, lid 1, van het interne EWS-besluit van de Commissie in de registratie van de betrokken juridische entiteit totdat een dergelijke definitieve rechterlijke uitspraak is gedaan.

In antwoord op de derde vraag van de Ombudsman verklaarde de Commissie dat de rekenplichtige van de Commissie betalingsopdrachten ten voordele van klager met bijzondere verwennerij behandelde, aangezien zij uiteindelijk allemaal onder zijn verantwoordelijkheid werden vrijgegeven. De rekenplichtige deelde klager op 13 en 28 november 2003 mee dat alle door het GCO verschuldigde betalingen ten gunste van klager van meer dan 50 000 EUR zouden worden vrijgegeven en bevestigde deze informatie in zijn brief van 2 april 2004, waarin hij klager verzocht zich rechtstreeks bij zijn diensten te melden om eventuele betalingsachterstanden te vereffenen.

In antwoord op de vierde vraag van de Ombudsman verklaarde de Commissie i) dat de Praktische gids voor beslagleggingsbevelen informatie bevat die niet voor het publiek beschikbaar mag worden gesteld en verzocht zij de Ombudsman het genoemde document in zijn gebouwen te inspecteren; ii) de Ombudsman een kopie van de interne nota van 3 september 2003 met het beslagleggingsbevel heeft doen toekomen; en iii) het verzoek van de Ombudsman om toegang tot het EWS-besluit aldus heeft uitgelegd dat het alleen betrekking heeft op die delen van het document die betrekking hebben op beslagleggingsbevelen en de relevante uittreksels in een bijlage bij zijn advies heeft opgenomen.

Wat de eerste nieuwe bewering van klager betreft, verklaarde de Commissie dat zij niet kon inzien hoe de rechten van de verdediging van klager mogelijkerwijs hadden kunnen worden geschonden, aangezien de registratie in het EWS op zich de klager geen schade berokkende. Alleen het beslagleggingsbevel heeft kennelijk dergelijke schade veroorzaakt, en de Commissie was daaraan gebonden en heeft dienovereenkomstig gehandeld.

Wat de tweede nieuwe bewering van klager betreft, verklaarde de Commissie dat zij niet kon inzien in hoeverre haar interne organisatie mogelijk tot enige vorm van laster had kunnen leiden. In feite is de door het EWS van de Commissie verstrekte informatie uitsluitend beperkt tot gemachtigde gebruikers van het EWS en mag deze niet aan derden worden bekendgemaakt. In het onderhavige geval werd deze informatie alleen door ambtenaren van de Commissie verstrekt aan gemachtigde werknemers van klager. De Commissie verklaarde ook dat klager geen enkel bewijs had aangedragen om aan te tonen dat onbevoegden op de hoogte waren van het bestaan van het EWS, en nog minder om aan te tonen dat dergelijke onbevoegde kennis kon worden toegeschreven aan een fout van de Commissie.

2.6 In zijn aanvullende opmerkingen stelde klager dat de Commissie letterlijk elke betaling had geblokkeerd en dat de instelling niet het recht had om het beslagleggingsbevel op misleidende wijze te verspreiden. Klager begreep ook niet waarom de Commissie alle betalingen moest blokkeren om "de financiële belangen van de Commissie te beschermen"en naar welke belangen de Commissie verwees. Volgens haar bestond er een flagrante tegenstrijdigheid tussen het feit dat de Commissie had verklaard dat het EWS "op zich geen invloed"heeft op de betalingen en nieuwe contracten, en dat zij het EWS moest gebruiken om haar belangen te beschermen. In werkelijkheid werd het beslag van 50 000 EUR onafhankelijk van het EWS ten uitvoer gelegd.

Klager verklaarde dat de Commissie, zodra zij het beslagbevel had ontvangen, klager daarvan in kennis had moeten stellen, alsook van de door de Commissie te volgen procedure. Klager verklaarde dat er geen rechtspraak is die erop wijst dat er een algemeen beginsel bestaat dat alle bedragen en activa met betrekking tot de aangehechte schuldenaar moeten worden geblokkeerd. In elk geval voorzag het betrokken beslagbevel slechts in een beslag van 50 000 EUR , zonder dat de Commissie het recht had om andere hangende betalingen boven dit bedrag te blokkeren.

De klager verklaarde voorts dat alle gebruikers van het EWS op basis van de inhoud van het EWS begrepen dat de klager met financiële moeilijkheden werd geconfronteerd of dat hij was veroordeeld voor een ernstig strafbaar feit. Een breed spectrum van ambtenaren van de Commissie waarschuwde klager voortdurend vertrouwelijk en "off the record" van dit ernstige probleem. De plaatsing in het EWS had de reputatie van klager dus ernstig geschaad.

2.7 Op 28 maart 2007 hebben de vertegenwoordigers van de Ombudsman een inspectie uitgevoerd in de gebouwen van de Commissie in Brussel. De bij de inspectie aanwezige ambtenaar van de Commissie wees erop dat het EWS-besluit momenteel beschikbaar was op de Europa-website, maar dat dit ten tijde van de klacht niet het geval was. Hij legde uit dat het EWS-systeem in 1997 werd ingevoerd en dat er een mededeling van commissaris Schreyer van 31 oktober 2000 was waarin het systeem werd herzien. De ten tijde van de feiten van de klacht geldende regeling was derhalve het memorandum van 1997, zoals gewijzigd bij de mededeling van 31 oktober 2000. De vertegenwoordigers van de Ombudsman inspecteerden en verkregen een kopie van drie documenten, waarvan er één door de Commissie vertrouwelijk werd verklaard. Het inspectieverslag en een kopie van de twee niet-vertrouwelijke documenten werden voor opmerkingen aan klager toegezonden.

2.8 In zijn aanvullende opmerkingen handhaafde klager zijn klacht en verklaarde hij dat de Commissie vijf onregelmatigheden had begaan.

2.9 Voor de behandeling van de klacht acht de Ombudsman het op basis van de stukken van het dossier nuttig om de chronologie van de feiten van de onderhavige zaak in herinnering te brengen:

Op 3 september 2003 heeft een gerechtsdeurwaarder in Luxemburg de Commissie in kennis gesteld van een bevel tot conservatoir beslag ten aanzien van klager, dat op 29 augustus 2003 door de Rechtbank van eerste aanleg te Luxemburg was uitgevaardigd. Het beslagbevel is op 3 september 2003 door de Commissie geregistreerd. Ook op die dag heeft het secretariaat-generaal van de Commissie de bijlage ter informatie aan verschillende diensten van de Commissie toegezonden.

In een brief van 12 september 2003, die aan klager werd gekopieerd, deelde de rekenplichtige van de Commissie, onder verwijzing naar het beslagbevel van 29 augustus 2003, de deurwaarder mee dat hij schulden had jegens klager (voor een totaalbedrag van meer dan 5,5 miljoen EUR) en dat de Commissie voor de meeste van deze schulden geen beroep wenste te doen op de bepalingen van het Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten van de EG van 8 april 1965 (hierna "PPI" genoemd)(11).

In haar antwoord van 21 oktober 2003 op een brief van klager van 15 oktober 2003, waarin deze zijn bezorgdheid had geuit over het beslagleggingsbevel, deelde de rekenplichtige van de Commissie klager mee dat "voor dit specifieke beslagleggingsbevel de normale procedure is gevolgd die binnen de Europese Commissie wordt toegepast om te voldoen aan de wettelijke vereisten die gelden voor beslagleggingsbevelen". De rekenplichtige deelde klager ook mee dat de reactie van de Commissie "volledig in overeenstemming was met de interne schriftelijke procedure die specifiek voor deze kwestie was vastgesteld".

Op 4 november 2003 is de beslissing van de arrondissementsrechtbank van Luxemburg van 21 oktober 2003, volgens welke het bedrag van de beslaglegging beperkt was tot 50 000 EUR, aan de Commissie meegedeeld.

Op 7 november 2003 schreef klager aan de rekenplichtige dat hij van verschillende diensten van de Commissie informatie had ontvangen dat hij in het EWS was opgenomen en dat dit ongerechtvaardigd, oneerlijk en lasterlijk was, en dat dit ambtenaren van de Commissie ertoe kon brengen te oordelen dat hij met ernstige financiële problemen werd geconfronteerd. Klager verzocht de Commissie derhalve deze uit het EWS te verwijderen en een officiële brief aan al haar diensten te sturen waarin zij verklaarde dat zij uitstekende betrekkingen met de Commissie had en dat de vermelding niet had mogen plaatsvinden.

In zijn antwoord van 13 november 2003 aan klager heeft de rekenplichtige met betrekking tot de uitspraak van de Rechtbank van eerste aanleg te Luxemburg, die het bedrag van het beslag tot 50 000 EUR had verlaagd, verklaard dat

"Ik heb het genoegen u mede te delen dat mijn diensten vóór de aankomst van uw brief alle nodige maatregelen hebben genomen om alle betalingen ten gunste van uw onderneming (...) boven dit bedrag vrij te geven."

Wat de interne behandeling van beslagleggingsbevelen betreft, heeft de rekenplichtige echter zijn

"eerder standpunt dat de desbetreffende interne procedure wordt toegepast met volledige inachtneming van de specifieke regels en richtsnoeren van de Commissie op dit gebied. Alle diensten binnen de Commissie zijn zich terdege bewust van de precieze aard van deze procedure. De verwerking van beslagleggingsbevelen mag op geen enkele wijze gevolgen hebben voor de contractuele betrekkingen tussen de betrokken ondernemingen en de operationele diensten van de EG".

Bij brief van 20 november 2003 aan de rekenplichtige verzocht klager de Commissie uit te leggen naar welke procedure de Commissie verwees met betrekking tot beslagleggingsbevelen. Klager herhaalde zijn verzoek om uit het EWS te worden geschrapt en een officiële brief te laten rondzenden aan alle diensten van de Commissie waarin staat dat hij uitstekende betrekkingen met de Commissie onderhoudt.

In zijn antwoord van 28 november 2003 deelde de rekenplichtige klager mee dat het enige bedrag dat geblokkeerd bleef, het door het GCO verschuldigde bedrag van 50 000 EUR was. In de brief werd voorts verklaard dat

"Volgens de specifieke rechterlijke uitspraak in Luxemburg moeten alle betalingen ten gunste van [klager] worden bevroren. Alleen wanneer de Rekenkamer uitdrukkelijk beslist dat het effect tot een bepaald bedrag kan worden beperkt, kunnen alle betalingen boven het oorspronkelijk vermelde bedrag worden uitgevoerd. Dit verklaart waarom vóór de uitspraak van het Hof van 21 oktober betalingen ten gunste van [klager] werden opgeschort. Dit is geen verordening van de Commissie, maar de loutere toepassing van een nationale bevoegdheid.

De rekenplichtige verklaarde voorts: "Ik beschik niet over enig element dat mij tot de conclusie zou kunnen brengen dat het nodig zou zijn om de operationele diensten van de EG op enigerlei wijze in kennis te stellen van de gevolgen die dit beslagbevel had moeten hebben voor de reputatie van uw onderneming".

De rekenplichtige concludeerde: "Met betrekking tot de vrijgave van het door het GCO ingehouden bedrag van 50 000 EUR kan ik u alleen maar uitnodigen om een schikking te treffen met [de subcontractant]. Alleen een dergelijke schikking kan aan het eind van de dag een definitief einde maken aan de gevolgen van dit beslagleggingsbevel.

Klager zond de Commissie op 3 december 2003 en 1 april 2004 verdere brieven ter zake. Op 2 april 2004 heeft de rekenplichtige van de Commissie klager opnieuw een brief gestuurd met betrekking tot te late betalingen.

Bij brief van 12 oktober 2004, die aan klager werd overgemaakt, deelde de advocaat van de onderaannemer de Commissie mee dat het beslag door de rechtbank Luxemburg was opgeheven. Naar aanleiding van deze informatie werd klager door de Commissie uit het EWS verwijderd en werd het JRC ervan in kennis gesteld dat het geschorste bedrag kon worden vrijgegeven.

2.10 De Ombudsman is van mening dat voor de behandeling van de aantijgingen van klager een onderscheid moet worden gemaakt tussen, enerzijds, het inhouden van het bedrag van 50 000 EUR van klager en, anderzijds, de plaatsing van klager op de lijst in het EWS.

i) Wat betreft de inhouding van het bedrag van 50 000 EUR van klager

2.11 Wat betreft het besluit van de Commissie om het bedrag van 50 000 EUR van klager in te houden, merkt de Ombudsman op dat de Commissie op 3 september 2003 in kennis is gesteld van het beslagbevel van de rechtbank van Luxemburg van 29 augustus 2003. De Ombudsman merkt voorts op dat de Commissie klager snel op de hoogte heeft gesteld van dit beslagbevel door hem een kopie te sturen van haar brief van 12 september 2003 aan de gerechtsdeurwaarder in Luxemburg, slechts negen dagen nadat de Commissie op de hoogte was gesteld. Op 4 november 2003 is de Commissie in kennis gesteld van de beslissing van de Rechtbank van eerste aanleg te Luxemburg van 21 oktober 2003, volgens welke het bedrag van de beslaglegging beperkt was tot 50 000 EUR.

2.12 De Ombudsman merkt op dat klager in zijn opmerkingen over het antwoord van de Commissie op het verzoek om nadere informatie van de Ombudsman erop wees dat hij niet begreep waarom de Commissie aanvankelijk alle betalingen had geblokkeerd. Klager suggereerde dat het algemene rechtsbeginsel waarnaar de Commissie in dit verband had verwezen, niet bestond. Het lijkt nuttig op te merken dat de bewering die de Ombudsman in de klacht had gesignaleerd en waarover de Commissie om commentaar was gevraagd, betrekking had op de inhouding van het bedrag van 50 000 EUR, en niet op de aanvankelijke opschorting van alle betalingen. Om deze laatste kwestie te kunnen behandelen, zou de Commissie om een aanvullend advies moeten worden gevraagd, waarover klager vervolgens opmerkingen zou kunnen maken. Het is niet uitgesloten dat hierover nader onderzoek nodig is. De verdere behandeling van deze kwestie in dit stadium van het onderzoek zou de afronding ervan waarschijnlijk verder vertragen. Aangezien dit nauwelijks in het belang van klager kan zijn, is de Ombudsman van mening dat het passend is dat hij zich alleen bezighoudt met de inhouding van het bedrag van 50 000 EUR.

2.13 De Ombudsman merkt op dat een beslagleggingsbevel, zoals het bevel dat in de onderhavige zaak is betekend, een gerechtelijk bevel is van een nationale rechter in een lidstaat. Volgens de Ombudsman lijkt het duidelijk dat de Commissie zich krachtens het Gemeenschapsrecht aan een dergelijk bevel tot conservatoir beslag moet houden, tenzij het PVI haar het recht geeft daarvan af te zien. De Ombudsman merkt op dat de Commissie gedetailleerde regels heeft vastgesteld voor de behandeling van dergelijke beslagleggingsbevelen, die zijn opgenomen in haar Praktische gids voor beslagleggingsbevelen SEC(2000)465 van 10 maart 2000. Het bevel tot conservatoir beslag in de onderhavige zaak was een bevel tot conservatoir beslag, wat betekent dat het bedrag waarop het bevel tot conservatoir beslag betrekking heeft, geblokkeerd blijft (in tegenstelling tot een uitvoerbaar bevel tot conservatoir beslag waarbij het bedrag moet worden betaald). Voor zover de bepalingen van het PVI niet van toepassing waren, was de Commissie dus verplicht zich te houden aan de beslagleggingsbeschikking van de arrondissementsrechtbank van Luxemburg van 29 augustus 2003. Dit betekent dat de Commissie, nadat zij ervan in kennis was gesteld dat het betrokken bedrag beperkt was tot 50 000 EUR, een aan klager verschuldigde betaling die met dat bedrag overeenkwam, moest blokkeren. Deze verplichting bleef bindend voor de Commissie totdat zij op 12 oktober 2004 ervan in kennis werd gesteld dat het bevel tot conservatoir beslag was opgeheven.

2.14 Op basis van bovenstaande overwegingen concludeert de Ombudsman dat het besluit van de Commissie om het bedrag van 50 000 EUR van klager in te houden, louter de uitvoering vormde van een beslagleggingsbevel van een gerechtelijke autoriteit in een lidstaat. De Ombudsman is derhalve niet van mening dat dit besluit onwettig, ongegrond of oneerlijk was of in strijd was met de Europese code van goed administratief gedrag. Op grond van bovenstaande overwegingen is derhalve geen geval van wanbeheer vastgesteld met betrekking tot de bewering voor zover deze betrekking heeft op de inhouding van het bedrag van 50 000 EUR van klager.

ii) Wat betreft de plaatsing van de klager op de lijst in het EWS

2.15 Wat het andere aspect van de bewering betreft, namelijk het besluit van de Commissie om klager in het EWS op te nemen, merkt de Ombudsman in de eerste plaats op dat, hoewel de Commissie de exacte datum niet heeft gespecificeerd, het duidelijk is dat klager kort nadat de Commissie in kennis was gesteld van het beslagleggingsbevel in het EWS is opgenomen. Bovendien is het duidelijk dat de plaatsing van klager op de lijst in het EWS werd gehandhaafd, zelfs nadat de Rechtbank van eerste aanleg van Luxemburg de Commissie had meegedeeld dat het bedrag van de beslaglegging beperkt was tot 50 000 EUR.

2.16 De Ombudsman merkt op dat ten tijde van de feiten de relevante regels inzake het EWS waren opgenomen in i) Memorandum SEC(97)1562/2 van 30 juli 1997 van de voorzitter van de Commissie, mevrouw Gradin en de heer Liikanen over het EWS betreffende administratieve fouten of fraude gepleegd door organen of ondernemingen die communautaire middelen ontvangen, en ii) Mededeling C(2000)1811/4 van mevrouw Schreyer van 31 oktober 2000 over de optimalisering van het EWS. De Ombudsman merkt voorts op dat in dit verband ook de Praktische gids voor beslagleggingsbevelen SEC(2000)465 van 10 maart 2000 relevant is. Met het oog op de behandeling van de bewering lijkt het nuttig de belangrijkste bepalingen van de bovengenoemde documenten in herinnering te brengen:

i) Wat betreft de gids, die zijn diensten in de gebouwen van de Commissie hebben geïnspecteerd, merkt de Ombudsman op dat de Commissie deze als een vertrouwelijk document beschouwt. De Ombudsman is er niet zeker van dat dit standpunt gegrond is. Het lijkt echter niet nodig om hierover een definitieve conclusie te trekken, aangezien de informatie over de inhoud van de gids die de Commissie in haar advies heeft verstrekt, volstaat om de onderhavige zaak te behandelen. In haar advies wees de Commissie erop dat klager overeenkomstig punt 21, onder c), van de gids in het EWS was opgenomen. De Ombudsman maakt voorts kennis van het standpunt van de Commissie dat in de gids is bepaald dat alle betalingen aan de aangehechte schuldenaar worden opgeschort in afwachting van de definitieve rechterlijke uitspraak over de schuld van de hoofdschuldeiser.

ii) Zoals de titel al aangeeft, heeft het memorandum van 30 juli 1997 betrekking op de instelling van een EWS "betreffende administratieve fouten of fraude gepleegd door organen of ondernemingen die communautaire middelen ontvangen". Zoals uit de inleiding blijkt, heeft het memorandum tot doel de Commissie in kennis te stellen van het project voor de installatie van een EWS, dat uiteindelijk werd voltooid bij Beschikking C(2004) 193/3 van de Commissie van 3 februari 2004. Het memorandum voorziet in twee fasen voor de installatie van het EWS, namelijk a) een fase van onmiddellijke maatregelen en b) een fase voor de voorbereiding van het definitieve systeem.

Wat het toepassingsgebied betreft, is in deel III (Toepassingsveld), lid 5, bepaald dat het EWS echte of potentiële begunstigden zal identificeren die:

1. wettelijk kan worden uitgesloten op grond van de richtlijnen inzake overheidsopdrachten; of
2. zijn het onderwerp geweest van conclusies van a) UCLAF (12), b) de financieel controleur en c) de Rekenkamer; of
3. waarvan bekend is dat zij in dit verband het voorwerp uitmaken van een gerechtelijke procedure (13); of
4. het voorwerp zijn van invorderingsopdrachten van de Commissie boven een bepaald bedrag en er sprake is van een aanzienlijke betalingsachterstand.

Wat de onmiddellijke maatregelen betreft, wordt in punt 8 van deel IV van het memorandum vermeld dat de voornaamste zorg van het Parlement (14) betrekking had op de sluiting van nieuwe aanbestedingen met begunstigden wier betrouwbaarheid ten aanzien van de communautaire instellingen ernstig in twijfel wordt getrokken. Deze onmiddellijke maatregelen waren derhalve bedoeld om een lijst van begunstigden op te stellen die i) ongeschikt worden geacht voor het sluiten van nieuwe contracten, ii) een zorgvuldig onderzoek vereisen van elk directoraat-generaal dat voornemens is een nieuw contract te sluiten, of iii) meer waakzaamheid vereisen van de directoraten-generaal die de reeds bestaande contracten beheren.

In lid 5 van het memorandum wordt ook melding gemaakt van de mogelijkheid om het EWS te herzien (of te schrappen) na afloop van een administratieve of gerechtelijke procedure. Lid 12 bepaalt dat elk directoraat-generaal dat een begunstigde in het EWS heeft opgenomen, de verantwoordelijkheid heeft om de vermelding zo nodig onverwijld te verwijderen of te corrigeren.

iii) De mededeling van 31 oktober 2000 voorzag in verschillende nieuwe maatregelen om de werking van het EWS te verbeteren. In de mededeling wordt vermeld dat de vermelding in het EWS tot gevolg heeft dat de ordonnateur telkens wanneer hij voornemens is een betaling te verrichten, een automatisch waarschuwingsbericht ontvangt. In de mededeling werd ook benadrukt dat de diensten van de Commissie onvoldoende op de hoogte waren van het beheer van het EWS en werd gesteld dat voorzorgsmaatregelen moesten worden genomen om klachten te voorkomen van rechtspersonen of natuurlijke personen die in het EWS zijn opgenomen.

2.17 Uit de klacht en de opmerkingen van klager over het standpunt van de Commissie blijkt dat deze van mening is dat het besluit van de Commissie om het in het EWS op te nemen (i) onwettig/ongegrond en (ii) oneerlijk was. Voorts (iii) heeft zij inbreuk gemaakt op de Europese code van goed administratief gedrag (15) en (iv) de rechten van verdediging van klager, (v) is zij genomen op basis van een niet openbaar gemaakte procedure en (vi) heeft zij geleid tot laster en aantasting van de reputatie van klager. De Ombudsman acht het passend om zijn onderzoek te beginnen met een analyse van de vraag of het besluit van de Commissie om klager in het EWS op te nemen, billijk was.

2.18 De beginselen van behoorlijk bestuur vereisen dat de instellingen billijk handelen (16). Om te onderzoeken of het besluit van de Commissie billijk was, is het van belang na te denken over het doel om een entiteit in het EWS op te nemen. De Ombudsman merkt op dat de titel van het memorandum over het EWS verwijst naar "administratieve fouten of fraude gepleegd door organen of bedrijven die communautaire middelen ontvangen". In haar op 3 februari 2004 gepubliceerde persbericht over het EWS (17) verklaarde de Commissie dat het EWS-systeem "mechanismen instelt die ervoor zorgen dat contractanten en begunstigden die hetzelfde risico voor het belang van de Gemeenschappen inhouden, bekend zijn bij en dezelfde behandeling krijgen van alle diensten van de Commissie". In dit persbericht werd verklaard dat het EWS in 1997 is opgericht en dat het hoofddoel ervan is " het risico te verkleinen dat opdrachten of subsidies worden gegund aan derden die moeten worden uitgesloten overeenkomstig de regels van het Financieel Reglement, zoals faillissement, ernstige beroepsfouten, belangenconflicten (...) en te voorkomen dat nieuwe begrotingsvastleggingen ten gunste van dergelijke entiteiten worden gedaan door bedrijven of personen te signaleren die schuldig zijn bevonden aan fraude, administratieve fouten of onregelmatigheden ten nadele van de EU-begroting" (cursivering van mij). Uit de titel en de bepalingen van het memorandum (met name uit het deel "Toepassingsveld" en het deel "Onmiddellijke maatregelen") blijkt dat het EWS aldus door de Commissie is ingesteld om haar diensten te waarschuwen voor gevallen waarin een begunstigde of potentiële begunstigde (ernstige) administratieve fouten of zelfs fraude heeft of kan hebben begaan. De Commissie heeft niet gesuggereerd dat dit het geval was met betrekking tot klager.

De Ombudsman merkt op dat uit de desbetreffende regels blijkt dat een entiteit ook in het EWS kan worden opgenomen als zij in ernstige financiële moeilijkheden verkeert of failliet is. Het is mogelijk dat een beslagleggingsbevel in bepaalde omstandigheden een aanwijzing kan zijn voor dergelijke financiële moeilijkheden. De Ombudsman merkt echter op dat de Commissie niet heeft beweerd dat dit inderdaad de reden was voor haar besluit om klager in het EWS op te nemen. Integendeel, het is duidelijk dat deze plaatsing automatisch heeft plaatsgevonden na ontvangst van het beslagbevel, zonder dat is onderzocht of klager ernstige financiële moeilijkheden heeft ondervonden.

Het is juist dat lid 5, onder c), van het memorandum voorziet in de opneming in het EWS van entiteiten waarvan bekend is dat zij in dit verband het voorwerp uitmaken van een gerechtelijke procedure (cursivering van mij). De Ombudsman acht het echter duidelijk dat dit niet betekent dat een entiteit in het EWS moet worden opgenomen wanneer zij betrokken is bij gerechtelijke stappen. Zoals de woorden "in dit verband" duidelijk maken, lijkt het gerechtvaardigd te veronderstellen dat deze gerechtelijke actie betrekking zou moeten hebben op beschuldigingen van ernstige administratieve onregelmatigheden of fraude om relevant te zijn. Dit is in casu duidelijk niet het geval.

2.19 De Ombudsman merkt op dat de plaatsing in het EWS negatieve gevolgen had voor klager. De Commissie heeft zelf erkend dat, als gevolg van de eerste plaatsing op de lijst, alle aan klager verschuldigde betalingen werden opgeschort. De Ombudsman merkt op dat klager beweerde dat hij, zelfs nadat de Commissie de opschorting van alle andere betalingen dan het geblokkeerde bedrag van 50 000 EUR had opgeheven, problemen en vertragingen had ondervonden met betrekking tot de betalingen van aan hem verschuldigde bedragen. Klager vermeldde dat hij met betrekking tot de betaling in april 2004 nog steeds problemen ondervond met bepaalde diensten van de Commissie, dat wil zeggen lang nadat de Commissie in november 2003 ervan in kennis was gesteld dat het beslag tot 50 000 EUR was beperkt. Hoewel de Commissie lijkt te ontkennen dat deze problemen verband hielden met de opname van klager in het EWS, is de Ombudsman van mening dat een dergelijk verband zeer waarschijnlijk is. Men mag niet vergeten dat de naam van klager werd gehandhaafd op een lijst die, zoals duidelijk blijkt uit de bewoordingen van het memorandum en de tekst van het persbericht, voornamelijk was opgesteld om de diensten van de Commissie te waarschuwen voor entiteiten die verdacht worden van ernstige onregelmatigheden of fraude. De Ombudsman is derhalve van mening dat het standpunt van klager dat zijn opname in het EWS een nadelig effect op hem had, bijvoorbeeld doordat het hem moeilijker werd gemaakt om nieuwe contracten met de Commissie te verkrijgen, zeer geloofwaardig is. In feite moet ervan worden uitgegaan dat de plaatsing op de lijst in het EWS de reputatie van de klager negatief heeft beïnvloed. In dit verband herinnert de Ombudsman eraan dat hij in zijn ontwerpaanbeveling in zaak 1351/2000/ADB (18) opmerkte dat, hoewel de Commissie verklaarde dat dit niet het geval was, sommige ambtenaren van de Commissie het EWS in feite als een zwarte lijst lijken te beschouwen. De door klager gemelde opmerkingen van bepaalde niet nader genoemde ambtenaren van de Commissie zouden, ook al heeft klager in dit verband geen concretere aanwijzingen gegeven, erop lijken te wijzen dat dit zelfs vandaag nog steeds het geval is.

2.20 Gezien deze bijkomende negatieve effecten, die moeilijk vast te stellen en te evalueren zijn, is de Ombudsman van mening dat kan worden aangevoerd dat de plaatsing van de klager op de lijst in het EWS van meet af aan oneerlijk was. Als de Commissie alleen maar alle betalingen wilde opschorten om te voldoen aan het bevel tot conservatoir beslag van de Luxemburgse rechter, had zij dit gemakkelijk kunnen doen door haar diensten de nodige instructies te geven zonder dat zij de klager in het EWS hoefde op te nemen.

2.21 Het lijkt er echter op dat hierover geen definitieve conclusie hoeft te worden getrokken, aangezien het volgens de Ombudsman duidelijk is dat de plaatsing op de lijst hoe dan ook oneerlijk is geworden nadat de Commissie op 4 november 2003 ervan in kennis was gesteld dat het beslag tot 50 000 EUR was beperkt. Zoals de Commissie zelf heeft uiteengezet, was het enige dat vanaf dat moment aan het van haar verlangde bevel tot conservatoir beslag moest voldoen, ervoor te zorgen dat de betaling van dat bevel aan klager werd geblokkeerd. De Commissie heeft dit gedaan door het GCO opdracht te geven een betaling van 50 000 EUR op te schorten. Op dat moment was het dus niet langer nodig om klager op het EWS te houden en was er ook geen rechtvaardiging om dit te doen.

2.22 De Ombudsman is van mening dat de Commissie dit zelf lijkt te aanvaarden, zonder echter de nodige conclusies te trekken. Meer in het bijzonder merkt de Ombudsman op dat de Commissie in haar advies aangaf dat zij, nadat zij ervan in kennis was gesteld dat het beslagbevel beperkt was tot 50 000 EUR, alle betalingen aan klager had kunnen vrijgeven, met uitzondering van het bovengenoemde bedrag, en dat de rekenplichtige één specifieke dienst (het GCO) had verzocht dit bedrag te blokkeren. Uit het eigen standpunt van de Commissie blijkt dan ook dat het na dat moment duidelijk niet meer nodig was om de vermelding van klager in het EWS te handhaven.

2.23 Op basis van bovenstaande overwegingen concludeert de Ombudsman dat het, nadat het beslagbevel was beperkt tot 50 000 EUR, oneerlijk was voor de Commissie om de plaatsing van klager op de lijst in het EWS te handhaven. Het besluit van de Commissie om deze plaatsing op de lijst te handhaven vormt dus een geval van wanbeheer en de Ombudsman maakt daarom de onderstaande kritische opmerking.

2.24 De Ombudsman neemt nota van de andere onderdelen van de bewering, namelijk dat het besluit om klager in het EWS op te nemen onwettig/ongegrond was, inbreuk maakte op de Europese code van goed administratief gedrag en op de rechten van verdediging van klager, en werd genomen op basis van een procedure die niet openbaar was gemaakt. In het licht van zijn bevinding van wanbeheer met betrekking tot de bewering van oneerlijkheid, en gezien het feit dat in een later stadium een onderzoek op eigen initiatief kan worden ingesteld met betrekking tot de werking van het EWS in het algemeen, is de Ombudsman van mening dat het niet nodig is deze andere delen van de bewering te onderzoeken. Hoe dan ook merkt de Ombudsman op dat het besluit van de Commissie om klager op de lijst van het EWS te houden ook niet evenredig was aan het beoogde doel, aangezien de Commissie, na de mededeling in november 2003 dat het beslagbevel was beperkt tot 50 000 EUR, het genoemde bedrag onmiddellijk had geblokkeerd. De Commissie had dus al alle maatregelen genomen die nodig waren om het ontvangen beslagbevel uit te voeren.

3 Vermeend ongeoorloofde doorgifte van persoonsgegevens aan derden

3.1 De klager voerde aan dat de Commissie zijn persoonsgegevens heeft doorgegeven aan onbevoegde personen of rechtspersonen die met de klager samenwerken en daarmee inbreuk heeft gemaakt op artikel 21 van de Europese code van goed administratief gedrag.

3.2 In haar advies verklaarde de Commissie dat er geen bewijs was van een inbreuk op artikel 21 van de Europese code van goed administratief gedrag door de doorgifte van persoonsgegevens van de klager aan onbevoegde personen die met de klager samenwerken.

3.3 De Ombudsman merkt op dat klager een rechtspersoon is en dat gegevens over rechtspersonen geen "persoonsgegevens" zijn in de zin van Verordening (EG) nr. 45/2001 (19). Hoe dan ook, de Ombudsman merkt op dat klager in zijn klacht slechts zijn bewering uiteenzette, zonder deze echter te staven met feiten of ondersteunende elementen. De Ombudsman merkt voorts op dat klager in zijn opmerkingen over het advies van de Commissie zijn bewering niet verder heeft onderbouwd, noch opmerkingen heeft gemaakt over het advies van de Commissie waarin het werd afgewezen. De Ombudsman concludeert derhalve dat klager niet heeft aangetoond dat de Commissie artikel 21 van de Europese code van goed administratief gedrag heeft geschonden. Met betrekking tot dit aspect van de zaak wordt dus geen geval van wanbeheer vastgesteld.

4 Vorderingen van klager

4.1 In zijn klacht stelde klager dat de Commissie i) het systeem uit het EWS moest verwijderen en ii) een toelichtende brief aan alle diensten van de Commissie moest sturen om haar reputatie te herstellen.

4.2 In haar advies heeft de Commissie met betrekking tot de eerste vordering verklaard dat klager op 12 oktober 2004 onmiddellijk uit het EWS was verwijderd, toen hij door de advocaat van de onderaannemer formeel in kennis was gesteld van de opheffing van het beslag. Na ontvangst van deze mededeling werd de Commissie er ook van in kennis gesteld dat het geschorste bedrag met ingang van die dag kon worden vrijgegeven.

Met betrekking tot het tweede argument heeft de Commissie verklaard dat geen aanvullende informatie aan haar diensten hoefde te worden verstrekt.

4.3 In zijn opmerkingen verklaarde klager dat hij, om uit het EWS te worden verwijderd, gedwongen was een compromis met zijn onderaannemer te aanvaarden.

4.4 De Ombudsman merkt op dat met betrekking tot de eerste vordering van klager om uit het EWS te worden verwijderd, uit het standpunt van de Commissie blijkt dat klager uit het EWS is verwijderd nadat de Commissie op 12 oktober 2004 de informatie van de advocaat van de onderaannemer had ontvangen, dat het beslag door de rechtbank van Luxemburg was opgeheven. Voorts blijkt dat het bedrag van 50 000 EUR ook op die dag is vrijgegeven. Daarom is verder onderzoek met betrekking tot dit argument niet nodig.

4.5 Wat betreft het tweede argument van klager dat de Commissie alle diensten van de Commissie een toelichtende brief zou moeten sturen om de reputatie van klager te herstellen, maakt de Ombudsman uit de documenten in het dossier op dat klager dit verzoek reeds eerder had ingediend, namelijk in zijn brief van 20 november 2003 aan de rekenplichtige. De ambtenaar heeft dit verzoek echter afgewezen. Meer in het bijzonder heeft de rekenplichtige in zijn antwoord van 28 november 2003 verklaard dat

"Ik beschik niet over enig element dat mij tot de conclusie zou kunnen brengen dat het nodig zou zijn om de operationele diensten van de EG op enigerlei wijze te informeren over de gevolgen die dit beslagbevel had moeten hebben voor de reputatie van uw onderneming"(20).

De Ombudsman merkt op dat de Commissie in haar advies over de klacht opnieuw ontkende dat aanvullende informatie naar haar diensten moest worden gestuurd, zoals klager had gevraagd.

4.6 De Ombudsman merkt op dat de klacht van klager werd ingediend op een moment dat klager nog in het EWS was opgenomen. Klager is sindsdien uit het EWS verwijderd, namelijk in oktober 2004. Aangezien klager echter veelvuldig contact lijkt te hebben met de Commissie en de plaatsing op de lijst langer dan een jaar heeft geduurd, kan worden aangenomen dat de plaatsing op de lijst in het EWS onder de aandacht is gekomen van veel van de gesprekspartners van klager binnen de Commissie. Gezien de twijfels die ten minste enkele van deze ambtenaren lijken te hebben over het belang van een dergelijke plaatsing op de lijst (zie punt 2.19 hierboven), kan niet worden uitgesloten dat de plaatsing op de lijst vragen heeft doen rijzen over de betrouwbaarheid van klager. In deze omstandigheden kan het rondzenden van een toelichtende brief ook vandaag nog nuttig lijken voor de klager.

4.7 De Ombudsman is derhalve van mening dat het tweede argument gerechtvaardigd is. Hij merkt echter op dat klager zijn suggestie heeft afgewezen om een voorstel voor een minnelijke schikking in te dienen, dat er juist in zou hebben bestaan de Commissie te verzoeken te overwegen een toelichting bij haar diensten te verspreiden om eventuele schade aan de reputatie van klager die binnen de Commissie nog steeds zou kunnen bestaan, te herstellen. Het lijkt er dan ook op dat de klager niet langer wenst in te gaan op het desbetreffende argument dat hij oorspronkelijk in zijn klacht van 10 augustus 2004 had geformuleerd. Er lijkt derhalve geen verdere actie met betrekking tot dit aspect van de zaak nodig te zijn.

5 Conclusie

Op basis van het onderzoek van de Ombudsman naar deze klacht moet de volgende kritische opmerking worden gemaakt:

De beginselen van behoorlijk bestuur vereisen dat de instellingen billijk handelen (21). In het onderhavige geval handhaafde de Commissie de plaatsing van klager op haar EWS, zelfs nadat het beslagbevel op grond waarvan zij tot plaatsing op de lijst was overgegaan, was beperkt tot 50 000 EUR en nadat de Commissie een van haar diensten had opgedragen de betaling van dit bedrag te blokkeren. Het besluit van de Commissie om deze vermelding na die datum te handhaven, was oneerlijk. Dit is een geval van wanbeheer.

Op 7 september 2007 heeft het Bureau van de Ombudsman contact opgenomen met klager om de mogelijkheid van een minnelijke schikking tussen klager en de Commissie te onderzoeken. Op 10 september 2007 deelde klager de Ombudsman echter mee dat hij geen minnelijke schikking van de zaak wenste na te streven en dat hij uitkeek naar het besluit van de Ombudsman. In deze omstandigheden was het voor de Ombudsman niet mogelijk om te proberen tot een minnelijke schikking te komen. De Ombudsman sluit daarom de zaak.

De voorzitter van de Commissie zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) "Saisie-arrêt" in het Frans.

(2) Klager verwees met name naar de artikelen 4 (rechtmatigheid), 6 (evenredigheid), 7 (afwezigheid van machtsmisbruik), 8 (onpartijdigheid en onafhankelijkheid), 11 (eerlijkheid) en 12 (hoffelijkheid).

(3) Artikel 21 van de Europese Code van Goed Administratief Gedrag heeft betrekking op de bescherming van persoonsgegevens.

(4) Artikel 563: "Dans les huit jours de la saisie-arrêt, le saississant sera tenu de la dénoncer au débiteur saisi et de l'assigner en validité".

(5) Het document dat de vertegenwoordigers van de Ombudsman hebben geïnspecteerd, was de Franse versie: "Communication de M. le Président, Mme Gradin et M. Liikanen du 30 juillet 1997 "Système d'alerte précoce en matière d'erreurs administratives ou de fraudes par les organisations ou entreprises bénéficiant de fonds communautaires".

(6) Het document dat de vertegenwoordigers van de Ombudsman hebben geïnspecteerd, was de Franse versie: "Mededeling (SEC(00)1811/4 de Mme Schreyer du 31 octobre 2000: Optimalisatie van de système d'alerte précoce: Actie 95 de la réforme administrative".

(7) In haar eerste advies verwees de Commissie naar dit document als het "Memorandum" van de Commissie.

(8) Zie artikel 25 van het besluit, dat kan worden geraadpleegd op de website van de Commissie (http://ec.europa.eu/budget/documents/implement_control_en.htm), onder "Early Warning System". De versie die op de website van de Commissie is gepubliceerd, is voor het laatst gewijzigd bij de interne voorschriften van 2007.

(9) "Saisie-arrêt" in het Frans.

(10) De klager verwees met name naar de artikelen 4 (rechtmatigheid), 6 (evenredigheid), 7 (afwezigheid van machtsmisbruik), 8 (onpartijdigheid en onafhankelijkheid), 11 (eerlijkheid) en 12 (hoffelijkheid).

(11) Voor een deel van de schulden heeft de Commissie echter een beroep gedaan op artikel 1 van het PVI, dat bepaalt dat "de goederen en activa van de Gemeenschappen zonder toestemming van het Hof van Justitie niet aan enige administratieve of juridische dwangmaatregel mogen worden onderworpen".

(12) Dit is de voorloper van OLAF, het Europees Bureau voor fraudebestrijding.

(13) De Franse versie luidt als volgt: "sont connus pour faire l'objet d'une action en justice à cet égard".

(14) In het memorandum wordt vermeld dat er in het Parlement debatten over dit onderwerp hebben plaatsgevonden (paragraaf 4).

(15) De klager verwees met name naar de artikelen 4 (rechtmatigheid), 6 (evenredigheid), 7 (afwezigheid van machtsmisbruik), 8 (onpartijdigheid en onafhankelijkheid), 11 (eerlijkheid) en 12 (hoffelijkheid).

(16) Zie artikel 11 van de Europese code van goed administratief gedrag, die beschikbaar is op de website van de Ombudsman (http://www.ombudsman.europa.eu/code/en/default.htm).

(17) Persbericht IP/04/143 "De Commissie versterkt haar systeem voor vroegtijdige waarschuwing over ontvangers van EU-geld om haar financiële belangen beter te beschermen", dat beschikbaar is op de Europa-website (http://europa.eu.int/rapid) onder "Optionele zoekcriteria/referentie".

(18) Deze ontwerpaanbeveling is beschikbaar op de website van de Ombudsman (http://www.euro-ombudsman.eu.int/recommen/en/001351.htm).

(19) Artikel 2, onder a), van Verordening (EG) nr. 45/2001 bepaalt: "persoonsgegevens": alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, hierna "betrokkene" genoemd; als identificeerbaar wordt beschouwd een persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificatienummer of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor zijn of haar fysieke, fysiologische, mentale, economische, culturele of sociale identiteit"(cursivering van mij).

(20) De brief ging als volgt verder: "Ik nodig u uit om de kwaliteit van die betrekkingen rechtstreeks met die afdelingen te bespreken. De rekenplichtige van de Commissie is niet bevoegd om deze zaken te beoordelen".

(21) Zie artikel 11 van de Europese code van goed administratief gedrag, die beschikbaar is op de website van de Ombudsman (http://www.ombudsman.europa.eu/code/en/default.htm).