Straatsburg, 6 maart 2006

Geachte heer X.,

Op 15 juli 2004 heeft u bij mij een klacht ingediend tegen de Europese Commissie omdat zij geen met redenen omkleed antwoord had gegeven op uw klacht op grond van artikel 90, lid 2, van het Statuut.

Op 20 september 2004 heb ik de klacht doorgestuurd naar de voorzitter van de Commissie. Op 19 oktober 2004 heeft u mij nog een brief gestuurd met betrekking tot uw klacht. In deze brief heeft u mij verzocht de eerste bewering van uw klacht, zoals uiteengezet in mijn brief van 20 september 2004, te herformuleren. Op 26 oktober 2004 heeft de Commissie haar advies over uw klacht uitgebracht.

Op 9 november 2004 heb ik de voorzitter van de Commissie nog een brief gestuurd waarin ik hem in kennis heb gesteld van de herformulering van de eerste grief van uw klacht en hem heb verzocht hierover vóór 31 december 2004 advies uit te brengen. De Commissie heeft op 6 januari 2005 een nieuw advies uitgebracht.

Op 12 januari 2005 heb ik u de twee adviezen van de Commissie doen toekomen met de uitnodiging om vóór 28 februari 2005 opmerkingen te maken. Op die datum zijn geen opmerkingen van u ontvangen.

Op 22 juli 2005 heb ik een ontwerpaanbeveling tot de Commissie gericht. U werd hiervan op de hoogte gebracht in een brief die dezelfde dag werd verzonden.

Op 16 september 2005 heeft u mij nog een brief gestuurd waarin u erop wees dat de met uw dossier belaste ambtenaar van de Commissie in een e-mail van 6 februari 2004 (die u bijgevoegd had) had bevestigd dat hij een ontwerp-antwoord op uw klacht zou schrijven. U hebt mij gevraagd dit element in aanmerking te nemen in de "definitieve versie" van de ontwerpaanbeveling.

In mijn antwoord van 10 oktober 2005 heb ik u meegedeeld dat een ontwerpaanbeveling, ondanks de titel ervan, een definitieve tekst is waarin de Ombudsman zijn standpunt uiteenzet over de vraag of er sprake is van wanbeheer door de betrokken instelling. Ik heb u verder meegedeeld dat u, indien u uw bewering wilt handhaven dat de Commissie ondanks haar toezegging en haar klaarblijkelijke voornemen niet op uw klacht heeft gereageerd, een nieuwe klacht bij de Ombudsman zou moeten indienen. Tot slot heb ik u meegedeeld dat een kopie van uw aanvullende brief ter informatie naar de Commissie zou worden gestuurd, wat mijn diensten op dezelfde dag hebben gedaan.

Op 15 november 2005 heeft u mij nog een brief gestuurd waarin u mij meedeelde dat u met betrekking tot dit aspect van de zaak geen nieuwe klacht bij de Ombudsman wenste in te dienen en dat u van mening was dat het voornaamste doel van uw aanpak was bereikt, namelijk dat de instelling op de hoogte was van het geval van wanbeheer.

Op 21 november 2005 heeft de Commissie mij haar uitvoerig gemotiveerde mening over mijn ontwerpaanbeveling doen toekomen. Ik heb het op 5 december 2005 aan u toegezonden met de uitnodiging om vóór 31 december 2005 opmerkingen te maken. Op 14 december 2005 heeft u mij uw opmerkingen toegezonden.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

Volgens de klager zijn de relevante feiten als volgt:

Klager is een ambtenaar van de Commissie. In juni 2002 ging hij op missie. Klager is van mening dat het financieel memorandum met betrekking tot zijn dienstreis niet in overeenstemming was met de gids voor dienstreizen en dat het bedrag van de vergoeding van de kosten in verband met deze dienstreis niet overeenkwam met de kosten die hij had gemaakt.

Op 14 maart 2003 diende klager een klacht in op grond van artikel 90, lid 2, van het Statuut. Volgens klager is zijn klacht nooit doorgestuurd naar de verantwoordelijke diensten. Op 19 augustus 2003 diende klager opnieuw een klacht uit hoofde van artikel 90, lid 2, in bij de Commissie. Zijn klacht werd op 28 augustus 2003 geregistreerd door het directoraat-generaal Personeelszaken en algemeen beheer van de Europese Commissie ("DG Personeelszaken en algemeen beheer").

Tussen december 2003 en februari 2004 heeft de voor zijn dossier verantwoordelijke persoon herhaaldelijk contact met klager opgenomen om het dossier aan te vullen. Tijdens deze besprekingen werd klager meegedeeld dat hij een met redenen omkleed antwoord op zijn klacht zou ontvangen.

In mei 2004 nam klager contact op met de persoon die verantwoordelijk was voor zijn dossier. Opnieuw werd hem meegedeeld dat hij een met redenen omkleed antwoord zou ontvangen op zijn klacht op grond van artikel 90, lid 2, van het Statuut.

In juni 2004 schreef klager een e-mail aan de verantwoordelijke dienst van de Commissie en verzocht hij om informatie over de voortgang van de behandeling van zijn klacht. Voorts heeft hij het bevoegde eenheidshoofd van DG Personeelszaken en algemeen beheer gebeld. Hij kreeg te horen dat de "[h]ighest autoriteiten hadden besloten dat er geen met redenen omkleed antwoord zou worden gegeven".

Op 15 juli 2004 diende klager een klacht in bij de Ombudsman. Hij voerde aan dat de Commissie hem geen met redenen omkleed antwoord had gegeven op zijn klacht op grond van artikel 90, lid 2, van het Statuut. Voorts stelde hij, dat de handelwijze van de Commissie hem het recht had ontnomen om hogere voorziening in te stellen bij het Gerecht.

Klager verzocht om een met redenen omkleed antwoord op zijn klacht op grond van artikel 90, lid 2, van het Statuut.

Het onderzoek

Advies van de Commissie

Het standpunt van de Commissie over de klacht luidde, kort samengevat, als volgt:

Om de vergadering van de hoofden van de vertegenwoordigingen in de plaats van zijn missie bij te wonen, heeft klager ervoor gekozen een vliegticket te kopen met het APEX-tarief ten bedrage van 396,21 EUR, een bedrag dat lager was dan het standaard verlaagde tarief. Dit ticket maakte het echter noodzakelijk om het weekend door te brengen in de plaats van zijn missie. Klager had de procedure gevolgd die van kracht was voor de vaststelling van zijn opdrachtopdracht.

Op 14 maart 2003, na ontvangst van het financieel memorandum betreffende zijn dienstreis op 18 januari 2003, diende klager via zijn directe leidinggevende een klacht in op grond van artikel 90, lid 2, van het Statuut. In deze klacht betwistte klager het besluit van de Commissie om hem de dagvergoedingen voor vrijdag 14 juni, zaterdag 15 juni en zondag 16 juni 2002 niet terug te betalen overeenkomstig artikel VIII, lid 1, van de gids voor dienstreizen. Klager verzocht voorts om toezending van zijn klacht aan het tot aanstelling bevoegde gezag.

Vier maanden later, na te hebben opgemerkt dat zijn klacht nooit was ontvangen door de eenheid Beroep van de Commissie, die verantwoordelijk is voor de behandeling van klachten op grond van artikel 90, lid 2, van het Statuut, verzocht klager de bemiddelaar van de Commissie om te bemiddelen bij het hoofd van de eenheid Beroep.

Op 19 augustus 2003 diende klager rechtstreeks een tweede klacht in bij de bevoegde eenheid over dezelfde feiten als in de eerste klacht. Deze tweede klacht is op 28 augustus 2003 geregistreerd onder nummer R/517/03. Op 1 oktober 2003 heeft klager een ontvangstbevestiging ontvangen.

Volgens klager waren er van december 2003 tot februari 2004 frequente telefoongesprekken tussen hem en de met zijn dossier belaste ambtenaar, waarbij klager ervan in kennis werd gesteld dat hij een met redenen omkleed antwoord op zijn klacht zou ontvangen.

In juni 2004, dus vier maanden na de laatste mededeling van klager aan de Commissie, nam hij per e-mail en vervolgens telefonisch contact op met de betrokken dienst om informatie te verkrijgen over de voortgang van de behandeling van zijn klacht. Klager werd ervan in kennis gesteld dat, ingevolge de ontvangstbevestiging van 1 oktober 2003, het uitblijven van een antwoord van het tot aanstelling bevoegde gezag binnen een termijn van vier maanden na de datum waarop de klacht werd ingediend, werd beschouwd als een stilzwijgend besluit tot afwijzing van de klacht.

Het was betreurenswaardig dat de eerste klacht van klager aan zijn hiërarchieke meerdere nooit was doorgestuurd naar de afdeling Beroep die belast was met de behandeling van klachten op grond van artikel 90, lid 2, van het Statuut. Zodra deze eenheid van dit feit in kennis was gesteld, besloot zij de tweede klacht van klager vier maanden na het verstrijken van de wettelijke termijn te behandelen in het belang van deze laatste en met het oog op een eerlijke behandeling van de klachten. Daarom waren passende maatregelen genomen om de fout te corrigeren die het gevolg was van een ontoereikende overdracht van de eerste klacht van klager tussen de betrokken diensten van de Commissie.

Klager ontving vervolgens een ontvangstbevestiging, waarin hem werd meegedeeld dat i) het tot aanstelling bevoegde gezag vanaf de datum van indiening van de klacht over een termijn van vier maanden beschikte om hem in kennis te stellen van zijn met redenen omklede besluit; ii) indien aan het einde van die termijn geen antwoord op de klacht was ontvangen, moet dit worden beschouwd als een stilzwijgend besluit tot afwijzing van de klacht; iii) de ambtenaar bij het Gerecht van eerste aanleg beroep kan instellen tegen een stilzwijgend of uitdrukkelijk besluit, onder de voorwaarden van artikel 91 van het Statuut (d.w.z. binnen een termijn van drie maanden vanaf de datum van kennisgeving van het besluit of de datum van stilzwijgend besluit). In deze omstandigheden kon de klager, die geacht werd deze regels te kennen, niet onkundig zijn van het feit dat het ontbreken van een met redenen omkleed besluit van de Commissie op 28 december 2003 werd beschouwd als een stilzwijgend besluit tot afwijzing van zijn klacht en de wettelijke termijn opende om beroep in te stellen bij het Gerecht van eerste aanleg. De tweede klacht van klager was derhalve behandeld overeenkomstig de geldende regels. Klager was zijn recht om beroep in te stellen bij het Gerecht van eerste aanleg niet ontnomen.

Zonder de oprechtheid van klager in twijfel te trekken, moet erop worden gewezen dat deze laatste geen enkel bewijs heeft overgelegd waaruit blijkt dat de met zijn dossier belaste ambtenaar hem uitdrukkelijk had meegedeeld dat er een met redenen omkleed besluit over zijn klacht zou worden genomen. Het dossier waarover de Commissie beschikte, bevatte geen enkel bewijs van een dergelijke verbintenis.

Er zij aan herinnerd dat het Statuut haar daartoe weliswaar niet heeft gedwongen, maar dat de Commissie in alle bij haar ingestelde beroepen heeft getracht een met redenen omkleed besluit te nemen. Gezien de beperkte middelen en het grote aantal beroepen is het echter voorgekomen dat deze praktijk bij wijze van uitzondering niet kon worden gevolgd, waarvoor de Commissie haar excuses heeft aangeboden.

Nadere inlichtingen
Verzoek van de Ombudsman om inlichtingen van de Commissie

Op 19 oktober 2004 stuurde klager een nieuwe brief met betrekking tot zijn klacht. In deze brief verzocht hij de Ombudsman de eerste bewering van zijn klacht te herformuleren. Daaruit bleek dat nader onderzoek noodzakelijk was. Op 9 november 2004 schreef de Ombudsman daarom een nieuwe brief aan de voorzitter van de Commissie waarin hij de eerste bewering van de klacht van klager in de volgende bewoordingen herformuleerde:

"De Commissie heeft klager geen met redenen omkleed antwoord gegeven op zijn klacht op grond van artikel 90, lid 2, van het Statuut, ondanks zijn toezegging en zijn kennelijke voornemen om dit te doen".

Antwoord van de Commissie

In repliek heeft de Commissie samengevat de volgende verklaringen afgelegd:

Zoals vermeld in het eerste advies van 26 oktober 2004, kon alleen worden opgemerkt dat klager geen enkel bewijs heeft overgelegd waaruit bleek dat de met zijn dossier belaste ambtenaar hem uitdrukkelijk had meegedeeld dat er een met redenen omkleed besluit over zijn klacht zou worden genomen. In het dossier waarover de Commissie beschikte of in het dossier van de bij de Ombudsman ingediende klacht was hierover geen bewijs te vinden.

De Commissie wenste opnieuw haar bereidheid te uiten om in alle bij haar ingestelde beroepen een met redenen omkleed besluit te nemen en verontschuldigde zich zowel bij de Ombudsman als bij klager voor het feit dat deze praktijk, bij wijze van uitzondering, om de in haar eerste advies uiteengezette redenen niet kon worden gevolgd.

Opmerkingen van klager

Op de daartoe vastgestelde datum werden geen opmerkingen van klager ontvangen.

ONTWERP AANBEVELING VAN DE OMBUDSMAN

De ontwerpaanbeveling

Op 22 juli 2005 heeft de Ombudsman de volgende ontwerpaanbeveling tot de Commissie gericht:

De Commissie moet een met redenen omkleed antwoord geven op de klacht van klager op grond van artikel 90, lid 2, van het Statuut van de ambtenaren van 19 augustus 2003.

Deze ontwerpaanbeveling was gebaseerd op de volgende overwegingen:

1 Vermeend verzuim van de Commissie om een met redenen omkleed antwoord te geven op de klacht van klager op grond van artikel 90, lid 2, van het Statuut

1.1 Klager is een ambtenaar van de Commissie. In juni 2002 ging hij op missie. Klager was van mening dat het financieel memorandum betreffende zijn dienstreisopdracht niet in overeenstemming was met de gids voor dienstreizen en dat het bedrag van de vergoeding van de kosten in verband met deze dienstreis niet overeenkwam met wat hij had uitgegeven. Op 14 maart 2003 diende klager een klacht in op grond van artikel 90, lid 2, van het Statuut. Zijn klacht is nooit doorgestuurd naar de verantwoordelijke diensten. Op 19 augustus 2003 diende klager opnieuw een klacht uit hoofde van artikel 90, lid 2, in bij de Commissie. Zijn klacht is op 28 augustus 2003 door de Commissie geregistreerd.

In zijn klacht bij de Ombudsman beweerde klager dat de Commissie hem geen met redenen omkleed antwoord had gegeven op zijn klacht op grond van artikel 90, lid 2, van het Statuut. Op 19 oktober 2004 stuurde klager een nieuwe brief met betrekking tot zijn klacht. In deze brief verzocht hij de Ombudsman het volgende (onderstreepte) punt toe te voegen aan zijn eerste bewering: "De Commissie heeft klager geen met redenen omkleed antwoord gegeven op zijn klacht op grond van artikel 90, lid 2, van het Statuut, ondanks zijn toezegging en zijn kennelijke voornemen om dit te doen".

1.2 De Commissie was van mening dat het betreurenswaardig was dat de eerste klacht van klager aan zijn hiërarchieke meerdere nooit was doorgestuurd naar de afdeling Beroep die belast was met de behandeling van klachten op grond van artikel 90, lid 2, van het Statuut. Zodra deze eenheid van dit feit in kennis was gesteld, besloot zij de tweede klacht van klager vier maanden na het verstrijken van de wettelijke termijn te behandelen in het belang van deze laatste en met het oog op een eerlijke behandeling van de klachten. Daarom waren passende maatregelen genomen om de fout te corrigeren die het gevolg was van een ontoereikende overdracht van de eerste klacht van klager tussen de betrokken diensten van de Commissie. De Commissie legde uit dat klager een ontvangstbevestiging had ontvangen, waarin hij hem meedeelde i) dat het tot aanstelling bevoegde gezag vanaf de datum waarop het beroep werd ingesteld over een termijn van vier maanden beschikte om zijn met redenen omklede besluit mee te delen; ii) dat, indien aan het einde van die termijn geen antwoord op de klacht was ontvangen, dit werd beschouwd als een stilzwijgend besluit tot afwijzing ervan; en iii) dat hij onder de voorwaarden van artikel 91 van het Statuut bij het Gerecht van eerste aanleg beroep kan instellen tegen een stilzwijgend of uitdrukkelijk besluit. In deze omstandigheden kon de klager niet onkundig zijn van het feit dat het ontbreken van een met redenen omkleed besluit van de Commissie op 28 december 2003 werd beschouwd als een stilzwijgend besluit tot afwijzing van zijn beroep en de wettelijke termijn voor het instellen van beroep bij het Gerecht van eerste aanleg inleidde.

1.3 Op 19 oktober 2004 zond klager de Ombudsman een nieuwe brief met betrekking tot zijn klacht. In deze brief wees hij erop, dat de eerste grief van zijn klacht als volgt moest luiden:

"De Commissie heeft klager geen met redenen omkleed antwoord gegeven op zijn klacht op grond van artikel 90, lid 2, van het Statuut, ondanks zijn toezegging en zijn kennelijke voornemen om dit te doen".

1.4 Op 9 november 2004 heeft de Ombudsman de Commissie derhalve schriftelijk verzocht opmerkingen te maken over de bewering van klager zoals deze door klager is geherformuleerd.

1.5 In haar verdere advies verklaarde de Commissie dat, zoals aangegeven in het eerste advies van 26 oktober 2004, alleen kon worden opgemerkt dat klager geen enkel bewijs had overgelegd waaruit bleek dat de met zijn dossier belaste ambtenaar hem uitdrukkelijk had meegedeeld dat er een met redenen omkleed besluit over zijn klacht zou worden genomen. In het dossier waarover de Commissie beschikte of in het dossier betreffende de klacht die bij de Ombudsman was ingediend, was hierover geen bewijs te vinden.

1.6 De Ombudsman merkt op dat, overeenkomstig artikel 90, lid 2, van het Statuut van de ambtenaren, "(…) het gezag de betrokkene binnen vier maanden na de datum van indiening van de klacht in kennis stelt van zijn met redenen omkleed besluit. Indien aan het einde van die termijn geen antwoord op de klager is ontvangen, wordt dit beschouwd als een stilzwijgend besluit tot afwijzing, waartegen overeenkomstig artikel 91 beroep kan worden ingesteld".

1.7 In zijn besluiten over de klachten 1479/99/(OV)MM (1) en 729/2000/OV (2) was de Ombudsman van mening dat het een goede administratieve praktijk was voor het tot aanstelling bevoegde gezag om een expliciet antwoord te geven op de klachten van het personeel van de Gemeenschap uit hoofde van artikel 90 van het Statuut. Hij merkte voorts op dat wanneer het tot aanstelling bevoegde gezag dit nalaat, de betrokkene wordt beschermd tegen verdere vertraging door de regel dat het uitblijven van een antwoord een negatief besluit vormt. Volgens de Ombudsman is deze regel bedoeld om een ambtenaar een rechtsmiddel te bieden wanneer het tot aanstelling bevoegde gezag geen uitdrukkelijk antwoord geeft, maar het tot aanstelling bevoegde gezag niet toestaat af te wijken van zijn verplichting om de beginselen van behoorlijk bestuur na te leven.

1.8 In het onderhavige geval had de Commissie klager uiterlijk op 28 december 2003 moeten antwoorden. De Ombudsman merkt op dat de Commissie in haar advies heeft verklaard dat zij, hoewel het Statuut haar daartoe niet verplicht, heeft getracht in alle bij haar ingestelde beroepen een met redenen omkleed besluit te nemen. Gezien de beperkte middelen en het grote aantal beroepen kan het echter voorkomen dat deze praktijk in uitzonderlijke omstandigheden niet wordt gevolgd. De Commissie bood haar excuses aan voor deze situatie. De Ombudsman is van mening dat de beperkte middelen van de Commissie en een mogelijk groot aantal te behandelen beroepen onvoldoende redenen zijn om te rechtvaardigen dat de Commissie geen met redenen omkleed besluit heeft genomen over de klacht van klager. De Ombudsman merkt op dat de Commissie zich in haar twee adviezen zowel bij klager als bij de Ombudsman heeft verontschuldigd voor het feit dat zij geen met redenen omkleed besluit over de klacht van klager heeft genomen. De Ombudsman merkt echter verder op dat de Commissie in deze adviezen de redenen voor haar besluit tot afwijzing van de klacht van klager niet heeft besproken. Naar het oordeel van de Ombudsman is klager derhalve nog steeds niet van deze redenen in kennis gesteld. Gezien dit feit is de Ombudsman van mening dat het feit dat de Commissie op 19 augustus 2003 geen met redenen omkleed antwoord heeft gegeven op de klacht van klager op grond van artikel 90, lid 2, van het Statuut, een geval van wanbeheer vormt.

1.9 Met betrekking tot de bewering van klager dat de Commissie "klager geen met redenen omkleed antwoord heeft gegeven op zijn klacht uit hoofde van artikel 90, lid 2, van het Statuut, ondanks zijn toezegging en zijn kennelijke voornemen daartoe", merkt de Ombudsman op dat de Commissie heeft verklaard dat klager geen bewijsmateriaal had overgelegd waaruit bleek dat de met zijn dossier belaste ambtenaar hem uitdrukkelijk had meegedeeld dat er een met redenen omkleed besluit over zijn klacht zou worden genomen. De Ombudsman is van mening dat uit de hem overgelegde documenten niet duidelijk blijkt dat de met het dossier van klager belaste ambtenaar hem uitdrukkelijk had meegedeeld dat er een met redenen omkleed besluit over zijn klacht zou worden genomen. Gezien zijn conclusie in lid 1, punt 8, is de Ombudsman echter van mening dat er geen redenen zijn voor verder onderzoek naar dit aspect van de bewering van klager.

2 De stelling dat het gedrag van de Commissie klager het recht had ontnomen om hogere voorziening in te stellen bij het Gerecht

2.1 Klager beweerde dat de handelwijze van de Commissie hem het recht had ontnomen om beroep in te stellen bij het Gerecht van eerste aanleg.

2.2 De Commissie verklaarde dat klager op 1 oktober 2003 een ontvangstbevestiging had ontvangen, waarin zij hem meedeelde i) dat het tot aanstelling bevoegde gezag vanaf de datum van het beroep over een termijn van vier maanden beschikte om zijn met redenen omklede besluit mee te delen; ii) dat, indien aan het einde van die termijn geen antwoord op de klacht was ontvangen, dit werd beschouwd als een stilzwijgend besluit tot afwijzing ervan; en iii) dat de ambtenaar onder de voorwaarden van artikel 91 van het Statuut bij het Gerecht van eerste aanleg beroep kan instellen tegen een stilzwijgend of uitdrukkelijk besluit.

2.3 De Ombudsman is van mening dat klager in de ontvangstbevestiging voldoende informatie heeft gekregen over zijn recht om beroep in te stellen bij het Gerecht van eerste aanleg. Hij is derhalve van mening dat klager na 28 december 2003 beroep had kunnen instellen bij het Gerecht van eerste aanleg, indien hij dat had gewild. De Ombudsman merkt op dat klager betoogde dat hij tussen december 2003 en februari 2004 verschillende contacten had gehad met de persoon die bij de Commissie verantwoordelijk was voor zijn dossier en dat hem bij deze gelegenheden was meegedeeld dat hij een met redenen omkleed antwoord op zijn beroep zou ontvangen. Het enige relevante bewijsmateriaal dat de Ombudsman ter beschikking is gesteld, is echter een kopie van de e-mail van klager van 9 juni 2004, waarin klager verwees naar een gesprek met de met zijn dossier belaste ambtenaar dat ongeveer drie weken eerder had plaatsgevonden. Tijdens dit gesprek werd klager er volgens zijn e-mail van 9 juni 2004 van in kennis gesteld dat de met redenen omklede beslissing op zijn beroep klaar was voor ondertekening. Zelfs in de veronderstelling dat deze e-mail kon worden beschouwd als bewijs dat de Commissie had aangegeven dat zij een schriftelijk antwoord zou geven op het beroep van klager op grond van artikel 90 van het Statuut, moet worden opgemerkt dat deze informatie in mei 2004 aan klager is verstrekt, dat wil zeggen na het verstrijken van de termijn van drie maanden voor het instellen van beroep bij het Gerecht van eerste aanleg. In deze omstandigheden is de Ombudsman van mening dat klager onvoldoende bewijs heeft geleverd om aan te tonen dat de handelwijze van de Commissie hem het recht ontnam om beroep in te stellen bij het Gerecht van eerste aanleg. De Ombudsman concludeert derhalve dat er geen sprake lijkt te zijn geweest van wanbeheer door de Commissie met betrekking tot deze bewering.

De uitvoerig gemotiveerde mening van de Commissie

In haar omstandig advies over de ontwerpaanbeveling heeft de Commissie verklaard dat zij verantwoordelijk is voor haar eigen beheer van haar beperkte middelen en dat het aanzienlijke aantal beroepen en de mogelijkheid om deze impliciet af te wijzen tot doel hebben een manoeuvreerruimte te waarborgen om prioriteiten op het gebied van behoorlijk bestuur vast te stellen. De Commissie wilde de Ombudsman meedelen dat er de afgelopen twee jaar vijf stilzwijgende besluiten tot afwijzing van klachten waren genomen op een totaal van 1211 klachten die op grond van artikel 90, lid 2, van het Statuut waren ingediend (vergeleken met één stilzwijgend besluit tot afwijzing van een klacht in 2003 en vier stilzwijgende besluiten tot afwijzing van klachten in 2004). Hieruit bleek duidelijk dat de Commissie slechts in zeer beperkte mate gebruikmaakt van de mogelijkheid om stilzwijgende besluiten tot afwijzing van klachten te nemen.

Zowel het Statuut als de nationale rechtsstelsels van sommige lidstaten voorzien in de mogelijkheid van stilzwijgende besluiten tot afwijzing van klachten. Deze mogelijkheid kan derhalve niet als wanbeheer worden beschouwd. Dit volgt ook a contrario uit de rechtspraak van het Hof met betrekking tot de motiveringsplicht, waarin artikel 90, lid 2, van het Statuut niet voorziet. Volgens de Commissie heeft klager met zijn klacht de in artikel 91 van het Statuut vastgestelde beroepstermijnen omzeild. Gelet op het beginsel van de noodzaak van bindende wettelijke termijnen, kan tegen het besluit van de administratie om de klacht van klager op grond van artikel 90, lid 2, van het Statuut af te wijzen, evenwel geen beroep meer worden ingesteld.

De Commissie deelde echter de bezorgdheid van de Ombudsman over het geven van met redenen omklede besluiten en verwees naar artikel 25 van het Statuut van de ambtenaren. In het onderhavige geval werd de beschikking in het begin gemotiveerd, aangezien, zoals klager heeft opgemerkt, de reden waarom de Commissie had besloten hem geen drie extra dagvergoedingen terug te betalen, was gebaseerd op het feit dat hij zelf had gekozen voor het boeken van een vliegticket met het APEX-tarief - waardoor hij tot zondag moest blijven - in plaats van een standaardaankruising.

Opmerkingen van klager

In zijn opmerkingen van 14 december 2005 verklaarde klager dat hij, zoals vermeld in zijn brief van 15 november 2005, het niet nuttig achtte het onderzoek naar zijn klacht voort te zetten. Klager wees er voorts op dat in het omstandig advies van de Commissie niet werd ingegaan op zijn bewering dat de Commissie hem geen met redenen omkleed antwoord had gegeven op zijn klacht op grond van artikel 90, lid 2, van het Statuut, ondanks de toezegging en het kennelijke voornemen van de Commissie om dit te doen. Volgens klager heeft de Commissie haar beleid met betrekking tot de op grond van artikel 90, lid 2, van het Statuut ingediende klachten alleen in algemene termen toegelicht, zonder rekening te houden met de specifieke aspecten van de zaak.

BESLUIT

1.1 Klager is een ambtenaar van de Commissie. In juni 2002 ging hij op missie. Klager was van mening dat het financieel memorandum betreffende zijn dienstreisopdracht niet in overeenstemming was met de gids voor dienstreizen en dat het bedrag van de vergoeding van de kosten in verband met deze dienstreis niet overeenkwam met wat hij had uitgegeven. Op 14 maart 2003 diende klager een klacht in op grond van artikel 90, lid 2, van het Statuut. Zijn klacht is nooit doorgestuurd naar de verantwoordelijke diensten. Op 19 augustus 2003 diende klager opnieuw een klacht uit hoofde van artikel 90, lid 2, in bij de Commissie. Deze klacht werd op 28 augustus 2003 door de Commissie geregistreerd. Op 15 juli 2004 diende klager bij de Europese Ombudsman een klacht in tegen de Europese Commissie over het ontbreken van een met redenen omkleed antwoord op zijn klacht op grond van artikel 90, lid 2, van het Statuut van de ambtenaren van de Europese Unie van 19 augustus 2003. Klager verzocht om een met redenen omkleed antwoord op zijn klacht op grond van artikel 90, lid 2, van het Statuut.

1.2 In haar advies stelde de Commissie dat het uitblijven van een antwoord op een klacht op grond van artikel 90, lid 2, van het Statuut werd beschouwd als een stilzwijgend besluit tot afwijzing ervan. Voorts heeft de Commissie erop gewezen dat zij, hoewel het Statuut haar daartoe niet verplichtte, in alle bij haar ingestelde beroepen heeft getracht een met redenen omkleed besluit te nemen. Gezien de beperkte middelen en het grote aantal beroepen is het echter voorgekomen dat deze praktijk in dit geval bij wijze van uitzondering niet kon worden gevolgd. De Commissie heeft zich hiervoor verontschuldigd.

1.3 Op 22 juli 2005 heeft de Ombudsman, na het advies van de Commissie en de opmerkingen van klager in overweging te hebben genomen, een ontwerpaanbeveling tot de Commissie gericht, volgens welke deze een met redenen omkleed antwoord moest geven op de klacht van klager uit hoofde van artikel 90, lid 2, van het Statuut.

1.4 In haar omstandig advies deelde de Commissie de Ombudsman mee dat zij verantwoordelijk was voor het beheer van haar beperkte middelen. Het voegde daaraan toe dat de mogelijkheid om beroepen impliciet af te wijzen, beoogde te zorgen voor een speelruimte om prioriteiten op het gebied van behoorlijk bestuur vast te stellen. Zowel het Statuut als de nationale rechtsstelsels van sommige lidstaten voorzien in de mogelijkheid van stilzwijgende besluiten tot afwijzing van beroepen. Deze mogelijkheid kan derhalve niet als wanbeheer worden beschouwd. In de afgelopen twee jaar waren er vijf stilzwijgende besluiten tot afwijzing van klachten op een totaal van 1211 klachten die op grond van artikel 90, lid 2, van het Statuut waren ingediend (vergeleken met één stilzwijgend besluit tot afwijzing van een klacht in 2003 en vier stilzwijgende besluiten tot afwijzing van klachten in 2004).

De Commissie merkte echter op dat zij de bezorgdheid van de Ombudsman over het geven van met redenen omklede besluiten deelde. Zij heeft aangevoerd dat in casu de litigieuze beslissing met redenen was omkleed.

1.5 In zijn opmerkingen verklaarde klager dat hij het niet nuttig achtte om het onderzoek naar zijn klacht voort te zetten. Klager merkte echter op dat in het omstandig advies van de Commissie niet werd ingegaan op zijn bewering dat de Commissie hem geen met redenen omkleed antwoord had gegeven op zijn klacht op grond van artikel 90, lid 2, van het Statuut.

1.6 De Ombudsman merkt op dat de Commissie in haar omstandig advies over zijn ontwerpaanbeveling haar standpunt handhaaft dat het uitblijven van een antwoord op een klacht op grond van artikel 90, lid 2, van het Statuut niet kan worden beschouwd als een geval van wanbeheer. Met betrekking tot dit standpunt acht de Ombudsman het noodzakelijk te wijzen op het volgende:

1.7 De Ombudsman herinnert eraan dat hij zijn ontwerpaanbeveling aan de Commissie heeft gebaseerd op de volgende redenen: in zijn besluiten inzake de klachten 1479/99/(OV)MM en 729/2000/OV was de Ombudsman van mening dat het een goede administratieve praktijk was dat het tot aanstelling bevoegde gezag een uitdrukkelijk antwoord gaf op de klachten van het personeel van de Gemeenschap uit hoofde van artikel 90 van het Statuut. Hij merkte voorts op dat wanneer het tot aanstelling bevoegde gezag dit nalaat, de betrokkene wordt beschermd tegen verdere vertraging door de regel dat het uitblijven van een antwoord een negatief besluit vormt. Volgens de Ombudsman is deze regel bedoeld om een ambtenaar een rechtsmiddel te bieden wanneer het tot aanstelling bevoegde gezag geen uitdrukkelijk antwoord geeft, maar het tot aanstelling bevoegde gezag niet toestaat af te wijken van zijn verplichting om de beginselen van behoorlijk bestuur na te leven. De Ombudsman was derhalve van oordeel dat het feit dat de Commissie op 19 augustus 2003 geen met redenen omkleed antwoord had gegeven op de klacht van klager op grond van artikel 90, lid 2, van het Statuut, een geval van wanbeheer vormde. De Ombudsman merkt op dat de Commissie in haar omstandig advies over de ontwerpaanbeveling niet is ingegaan op de redenen die hij in zijn ontwerpaanbeveling had uiteengezet.

1.8 De Ombudsman merkt verder op dat de Commissie leek aan te voeren dat de mogelijkheid om klachten impliciet af te wijzen op grond van artikel 90, lid 2, van het Statuut vereist was vanwege de beperkte middelen en de noodzaak om te zorgen voor een speelruimte en prioriteiten vast te stellen met betrekking tot goed bestuur. Het zeer beperkte aantal stilzwijgende afwijzingsbesluiten ten opzichte van het totale aantal ingediende klachten lijkt echter te bevestigen dat de beperkte middelen van de Commissie de Commissie niet verplichten om dergelijke klachten niet uitdrukkelijk te beantwoorden. Voorts zij eraan herinnerd dat de Commissie over een volledige termijn van vier maanden beschikt om een dergelijk antwoord te geven. De Ombudsman is voorts van mening dat hoewel kan worden aanvaard dat de Commissie prioriteiten moet kunnen vaststellen met betrekking tot de bij haar ingediende klachten uit hoofde van artikel 90, lid 2, dit niet betekent dat het besluit van de Commissie om geen antwoord te geven op een bepaalde klacht verenigbaar is met de beginselen van behoorlijk bestuur.

1.9 Ten derde lijkt de Commissie, door te stellen dat er geen sprake kan zijn van wanbeheer omdat het Statuut (en de rechtsstelsels van sommige lidstaten) voorziet in de mogelijkheid van stilzwijgende afwijzingsbesluiten, aan te voeren dat wanbeheer alleen kan bestaan in gevallen waarin wettelijke bepalingen worden overtreden. De Ombudsman wil er in dit verband echter op wijzen dat, zoals het Gerecht van eerste aanleg heeft verduidelijkt, het begrip wanbeheer ruimer is dan louter onwettigheid (3). Hoewel er zeker sprake is van wanbeheer wanneer een administratie de voor haar bindende rechtsregels schendt, sluit het feit dat een besluit in overeenstemming is met de wet niet uit dat er sprake is van wanbeheer.

1.10 In haar advies over de ontwerpaanbeveling voerde de Commissie ook aan, dat de beschikking waartegen de klacht op grond van artikel 90, lid 2, was gericht, met redenen was omkleed. Aangezien de procedure van artikel 90, lid 2, echter tot doel heeft de administratie de mogelijkheid te bieden om het besluit waarop de klacht betrekking heeft, te herzien, volstaat het duidelijk niet dat het besluit zelf de redenen heeft vermeld waarop het is gebaseerd. Indien de Commissie bovendien van mening was dat deze beschikking juist was en alle nodige toelichtingen bevatte, had het voor haar des te gemakkelijker moeten zijn om een besluit te nemen over de klacht op grond van artikel 90, lid 2, en de klager een schriftelijk antwoord op deze klacht te geven.

1.11 Ten slotte is de Ombudsman van mening dat, aangezien de Commissie de eerste klacht van klager op grond van artikel 90, lid 2, van 14 maart 2003 niet naar behoren had kunnen behandelen, een antwoord op zijn tweede klacht op grond van artikel 90, lid 2, van 19 augustus 2003 des te noodzakelijker zou zijn geweest.

1.12 In het licht van bovenstaande overwegingen herhaalt de Ombudsman zijn standpunt dat de beginselen van behoorlijk bestuur vereisen dat de administratie schriftelijk antwoordt op klachten die bij haar worden ingediend uit hoofde van artikel 90, lid 2, van het Statuut en dat dit antwoord binnen de in deze bepaling vastgestelde termijn van vier maanden moet worden verstrekt. In het onderhavige geval vormt het verzuim van de Commissie om binnen de termijn van vier maanden te antwoorden op het beroep van klager van 19 augustus 2003 derhalve een geval van wanbeheer en maakt de Ombudsman hieronder een kritische opmerking.

2 Conclusie

2.1 Op basis van het onderzoek van de Ombudsman naar deze klacht moet de volgende kritische opmerking worden gemaakt:

Overeenkomstig artikel 90, lid 2, van het Statuut stelt het tot aanstelling bevoegde gezag de persoon die een interne klacht heeft ingediend, binnen vier maanden in kennis van zijn met redenen omkleed besluit. Dit is in overeenstemming met de beginselen van goed bestuur. Het is juist dat artikel 90, lid 2, van het Statuut bepaalt dat het uitblijven van een antwoord binnen de in deze bepaling gestelde termijn van vier maanden wordt beschouwd als een negatief besluit. Deze regel is bedoeld om de burger te beschermen wanneer een overheid haar wettelijke verplichtingen niet nakomt. Zij geeft de administratie geenszins het recht om af te wijken van de verplichtingen die voortvloeien uit de beginselen van behoorlijk bestuur. Het uitblijven van een antwoord van de Commissie op de klacht van klager op grond van artikel 90, lid 2, van 19 augustus 2003 vormt derhalve een geval van wanbeheer.

2.2 Artikel 3, lid 7, van het Statuut van de Europese Ombudsman bepaalt dat de Ombudsman, na een ontwerpaanbeveling te hebben gedaan en na het uitvoerig gemotiveerde advies van de betrokken instelling of het betrokken orgaan te hebben ontvangen, een verslag toezendt aan het Europees Parlement en de betrokken instelling of het betrokken orgaan.

2.3 In zijn jaarverslag over 1998 wees de Ombudsman erop dat de mogelijkheid voor hem om een speciaal verslag aan het Europees Parlement voor te leggen van onschatbare waarde was voor zijn werk. Hij voegde eraan toe dat speciale verslagen daarom niet te vaak moeten worden ingediend, maar alleen met betrekking tot belangrijke kwesties waarbij het Parlement in staat was actie te ondernemen om de Ombudsman bij te staan (4). Het jaarverslag over 1998 is voorgelegd aan en goedgekeurd door het Europees Parlement.

2.4 De Ombudsman merkt echter op dat klager in zijn opmerkingen over het standpunt van de Commissie heeft verklaard dat hij het niet nuttig achtte om het onderzoek naar zijn klacht voort te zetten. Gezien deze omstandigheden concludeert de Ombudsman dat het niet passend is een speciaal verslag in te dienen bij het Europees Parlement.

2.5 De Ombudsman zal daarom een kopie van dit besluit aan de Commissie toezenden en een korte samenvatting opnemen in het jaarverslag over 2006 dat aan het Europees Parlement zal worden voorgelegd. De Ombudsman sluit de zaak dus af.

2.6 Ook de voorzitter van de Europese Commissie zal van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Besluit beschikbaar op de website van de Europese Ombudsman op het volgende adres: http://www.ombudsman.europa.eu/decision/en/991479.htm.

(2) Besluit beschikbaar op de website van de Europese Ombudsman op het volgende adres: http://www.ombudsman.europa.eu/decision/nl/000729.htm.

(3) Zie gevoegde zaken T-219/02 en T-337/02, Olga Lutz Herrera/Commissie, Jurispr. 2004, blz. II, punt 101. Zie ook zaak T-294/03, Jean-Louis Gibault/Commissie, arrest van 31 mei 2005 (nog niet gerapporteerd), punt 45.

(4) Jaarverslag 1998, blz. 27-28.