Straatsburg, 15 december 2005

Geachte heer G.,

Op 3 mei 2004 heeft u namens GFI Umwelt – Gesellschaft für Infrastruktur und Umwelt mbH een klacht ingediend bij de Europese Ombudsman over een verzoek om toegang tot documenten.

Op 19 mei 2004 heb ik de klacht doorgestuurd naar de voorzitter van de Europese Commissie. De Commissie heeft op 25 augustus 2004 advies uitgebracht. Ik heb het u op 30 augustus 2004 toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen te maken, die u op 27 september 2004 hebt toegezonden. In deze opmerkingen heeft u nog een bewering gedaan.

Op 20 oktober 2004 heb ik de Commissie verzocht mij nadere informatie over uw zaak te verstrekken en opmerkingen te maken over de aanvullende bewering die u naar voren had gebracht. De Commissie heeft haar antwoord op 14 december 2004 toegezonden. Ik heb het u op 14 december 2004 toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen te maken, die u op 30 december 2004 hebt toegezonden.

Op 18 januari 2005 heb ik de Commissie om toegang tot haar dossier verzocht. De inspectie van de relevante documenten is door mijn diensten uitgevoerd op 22 februari 2005. Een kopie van dit verslag is u op 28 februari 2005 toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen te maken, die u op 9 maart 2005 heeft toegezonden.

Op 29 april 2005 heb ik een ontwerpaanbeveling tot de Commissie gericht, met het verzoek haar omstandig advies uiterlijk op 31 juli 2005 in te dienen.

Bij nota van 5 augustus 2005 heeft het secretariaat-generaal van de Commissie mij meegedeeld dat het uitvoerig gemotiveerde advies vertraging zou oplopen.

Op 31 augustus 2005 heeft u schriftelijk gevraagd of het antwoord van de Commissie was ontvangen. Deze brief bereikte mijn kantoor op 7 september 2005. In een telefoongesprek met de heer Grill van mijn diensten werd u dezelfde dag meegedeeld dat de uitvoerig gemotiveerde mening van de Commissie nog niet was ontvangen.

De uitvoerig gemotiveerde mening van de Commissie is door mij ontvangen op 6 oktober 2005 (Engels origineel) en op 24 oktober 2005 (Duitse vertaling). Ik heb het u toegezonden op 13 oktober 2005 (Engels origineel) en op 25 oktober 2005 (Duitse vertaling) met een uitnodiging om opmerkingen te maken, die u op 7 november 2005 hebt toegezonden.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

Inleiding

Deze klacht houdt verband met een andere klacht (klacht 402/2004/GG) die door dezelfde klager, een Duitse onderneming, is ingediend.

Klacht 402/2004/GG

Op 3 augustus 1999 sloot de Commissie een dienstencontract met Rhein-Ruhr Ingenieur-Gesellschaft mbH ("RRI", een Duitse onderneming) als leider van een consortium met de klager. Het contract betrof de terbeschikkingstelling van twee EU-deskundigen, een mededirecteur en een financieel/administratief manager voor technische bijstand aan het Liaoning Integrated Environment Project (LIEP) tussen de EU en China, veelal: Beheer van het programmabureau en het milieubewustmakingsproject. De heer W., een deskundige in dienst van klager, werd in september 2000 financieel/administratief directeur. Naar aanleiding van een addendum bij het in september 2001 ondertekende contract werd W. adjunct-codirecteur.

Op 15 september 2003 heeft de delegatie van de Commissie in Peking RRI per aangetekende brief meegedeeld dat zij had besloten het contract op te zeggen op grond van artikel 15 van dat artikel en op grond van het feit dat de adjunct-codirecteur zijn taken, zoals gewijzigd in addendum nr. 2, niet had vervuld. De Commissie legde uit dat zij er in twee brieven van 6 juni 2002 en 30 januari 2003 op had gewezen dat de door klager geleverde diensten niet ten genoegen van de Commissie waren verricht en had gewaarschuwd dat zij het consortium onder leiding van RRI als contractbreuk zou beschouwen, tenzij de plaatsvervangend mededirecteur zijn taken zou vervullen.

In een brief van 22 september 2003 betwistte RRI deze beschikking en verzocht zij de Commissie haar motivering nader toe te lichten. In haar antwoord van 26 september 2003 wees de delegatie erop dat de adjunct-codirecteur onder meer de “aanbestedings- en contractverantwoordelijkheid” had. Volgens de delegatie was de deskundige van klager deze plicht niet nagekomen.

RRI heeft de delegatie op 10 november 2003 een nieuwe brief gestuurd. In haar antwoord van 18 november 2003 heeft de delegatie geen nadere informatie verstrekt over de redenen voor haar besluit om het contract op te zeggen.

Als gevolg van de beëindiging van de overeenkomst voor technische bijstand achtte klager het noodzakelijk zijn arbeidsovereenkomst met de heer W. te beëindigen. Deze laatste heeft tegen deze beslissing beroep ingesteld bij het Arbeitsgericht te Bonn (Duitsland). Het bleek dat klager in de loop van deze procedure gedetailleerde informatie moest verstrekken over de vermeende weigering van W. om zijn taken uit te voeren.

In klacht 402/2004/GG voerde klager in wezen aan dat de Commissie onvoldoende nauwkeurige informatie had verstrekt over de redenen voor de beëindiging van het contract voor technische bijstand.

De Ombudsman besloot dat een onderzoek moest worden ingesteld. Hij heeft de klacht dan ook voor advies naar de Commissie gestuurd. Dit advies werd vervolgens doorgestuurd naar klager voor zijn opmerkingen. Op basis van de resultaten van deze onderzoeken was de Ombudsman van mening dat de Commissie voldoende nauwkeurige informatie had verstrekt over de redenen voor de beëindiging van de overeenkomst en dat er dus geen sprake was van wanbeheer met betrekking tot de bewering van klager. De zaak werd derhalve afgesloten bij beschikking van 12 augustus 2004 (1).

Brief van klager van 19 maart 2004

In zijn klacht had klager vermeld dat hij op grond van Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie (2) ("Verordening 1049/2001") bij de Commissie een verzoek om toegang tot de documenten betreffende de beëindiging van het contract had ingediend op de dag zelf waarop hij de Ombudsman een brief had gestuurd (5 februari 2004).

In een nieuwe brief van 19 maart 2004 deelde klager de Ombudsman mee dat dit verzoek op 26 februari 2004 was afgewezen, dat op 4 maart 2004 een confirmatief verzoek was ingediend en dat het onderzoek van de Ombudsman moest worden uitgebreid tot de weigering van de Commissie om toegang te verlenen.

Aangezien de termijn waarbinnen de Commissie het confirmatief verzoek overeenkomstig Verordening (EG) nr. 1049/2001 (15 werkdagen na registratie) moest behandelen, nog niet was verstreken op het moment dat klager deze brief had geschreven, deelde de Ombudsman klager mee dat hij deze verdere bewering nog niet kon behandelen, maar dat klager deze kwestie opnieuw kon indienen zodra de relevante termijn was verstreken indien de Commissie nog steeds niet had geantwoord.

De onderhavige grief

Bij brief van 3 mei 2004 heeft klager zijn klacht over de toegang tot documenten hernieuwd en erop gewezen dat het confirmatief verzoek op 26 april 2004 was afgewezen. Deze brief werd daarom geregistreerd als een nieuwe klacht (klacht 1368/2004/GG).

In haar beschikking heeft de Commissie onderscheid gemaakt tussen drie categorieën documenten. De documenten die tot de eerste twee categorieën behoren (1: Contractuele documenten; 2: Correspondentie over de uitvoering van het contract) werden vermeld, terwijl naar categorie 3-documenten slechts in algemene termen werd verwezen (“verschillende correspondentie, voornamelijk per e-mail, tussen verschillende personen in verband met de uitvoering van het contract”). De Commissie voerde aan dat de kwestie van de toegang niet kon worden onderzocht met betrekking tot bepaalde verzoekers, aangezien de openbaar gemaakte documenten tot het publieke domein behoorden en dus voor iedereen toegankelijk waren.

Na het standpunt te hebben ingenomen dat klager reeds in het bezit zou moeten zijn van de documenten die tot de eerste twee categorieën behoren, heeft de Commissie de volgende opmerkingen gemaakt met betrekking tot het geheel van de documenten.

De documenten bevatten informatie van commerciële aard over de betrokken ondernemingen, deskundigen en personen. Het verlenen van toegang tot deze documenten werd derhalve verhinderd door artikel 4, lid 2, van de verordening, dat bepaalt dat de toegang wordt geweigerd wanneer openbaarmaking de bescherming van commerciële belangen zou ondermijnen.

Openbaarmaking zou ook de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en de integriteit van individuele personen ondermijnen. Dit gold met name voor documenten met de namen van bepaalde personen (in sommige gevallen zelfs hun curricula vitae). De uitzondering van artikel 4, lid 1, onder b), van de verordening was derhalve ook van toepassing.

Er kon geen gedeeltelijke toegang worden verleend, aangezien alle informatie die deze documenten met betrekking tot de uitvoering van de overeenkomst bevatten, werd gedekt door de noodzaak de commerciële belangen van de betrokken personen te beschermen. Niets wees erop dat een hoger openbaar belang openbaarmaking gebiedt.

In zijn klacht bij de Ombudsman erkende klager dat hij in het bezit was van de documenten die tot de eerste twee categorieën behoorden, maar niet van de documenten die tot de derde categorie behoorden. Zij benadrukte dat zij niet geïnteresseerd was in documenten betreffende derden, maar alleen in documenten die betrekking hadden op de beëindiging van haar "eigen" contract. Klager voerde ook aan dat de redenering van de Commissie met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en de integriteit van de heer W. “grotesk” was. Zij heeft beklemtoond dat de Commissie haar opzegging van de overeenkomst had gerechtvaardigd op grond van vermeend wangedrag van W. en aldus de integriteit van W. in veel ergere mate had aangetast dan met de toegang tot documenten had kunnen worden gedaan.

Klager voerde verder aan dat de aanpak van de Commissie Verordening (EG) nr. 1049/2001 overbodig zou maken, aangezien de meeste documenten betrekking hebben op de persoonlijke of commerciële belangen van derden.

Klager voerde dus in wezen aan dat de Commissie Verordening (EG) nr. 1049/2001 niet had nageleefd door te weigeren toegang te verlenen tot de documenten waarom zij bij brieven van 5 februari 2004 en 4 maart 2004 had verzocht. Zij verzocht de Commissie toegang te verlenen tot de relevante documenten.

Het onderzoek

Advies van de Commissie

In haar advies maakte de Commissie de volgende opmerkingen.

De gewijzigde verantwoordelijkheden van W. waren vastgelegd in een addendum bij de overeenkomst. W. had de nieuwe verantwoordelijkheden echter nooit op zich genomen, misschien omdat zijn arbeidsovereenkomst met het consortium niet was gewijzigd om rekening te houden met de nieuwe taakomschrijving. De delegatie heeft getracht deze kwestie op te helderen, maar heeft nooit een duidelijk antwoord gekregen. Deze situatie had geleid tot klachten van de nieuw aangeworven mededirecteur en van de Chinese directeur. Uiteindelijk had de Commissie besloten het contract op te zeggen.

Het verzoek om toegang had betrekking op uitwisselingen, voornamelijk per e-mail, tussen andere personen die betrokken waren bij de uitvoering van het programma, waarbij erop werd gewezen dat W. niet de nieuwe verantwoordelijkheden op zich nam die voortvloeien uit de verbetering van zijn functie in het gewijzigde mandaat. Het openbaar maken van deze berichten zou schadelijk zijn voor de heer W. als individu. Het zou zowel zijn persoonlijke integriteit als zijn commerciële belangen met betrekking tot zijn positie op de arbeidsmarkt aantasten. Het waren de commerciële belangen van de heer W. die de Commissie als een plicht beschouwde te beschermen, en niet die van enige andere partij. Er was geen reden om aan te nemen dat W. persoonlijk verantwoordelijk was voor het feit dat het nieuwe mandaat niet was nageleefd. Zijn weigering om de nieuwe verantwoordelijkheden op zich te nemen zou te wijten kunnen zijn aan zijn contractuele positie bij RRI of de klager.

Zodra een document aan een verzoeker is vrijgegeven, komt het in het publieke domein en moet aan elke andere verzoeker toegang worden verleend. Het was duidelijk dat de documenten waartoe klager om toegang verzocht, niet openbaar konden worden gemaakt. Het doel van het verzoek was om de documenten te gebruiken in gerechtelijke procedures tegen W. Dit had niets te maken met openheid en het algemeen belang bij de openbaarmaking van documenten die in het bezit waren van de instellingen.

Op grond van bovenstaande overwegingen handhaafde de Commissie haar besluit om de documenten niet aan klager bekend te maken. Zij voegde daaraan toe dat de documenten pas na een gerechtelijk bevel tot overlegging ter beschikking van een rechterlijke autoriteit konden worden gesteld.

Opmerkingen van klager

In zijn opmerkingen handhaafde de klager zijn klacht en maakte hij de volgende aanvullende opmerkingen.

Het standpunt van de Commissie dat het gedrag van de heer W. moest worden verklaard door zijn naar verluidt onbevredigende arbeidsovereenkomst met klager, was louter speculatief. Op 11 april 2002 had klager de Commissie, na contact te hebben opgenomen met de heer W., meegedeeld dat deze zich terdege bewust was van zijn verantwoordelijkheden. Haar verzoek om toegang te krijgen tot de inspectieverslagen over het project of ten minste uittreksels daarvan over de vermeende slechte prestaties van de heer W. werd echter afgewezen. Op 5 februari 2003 heeft het consortium op verzoek van de delegatie verklaard: "Gelieve op te merken dat de contractuele overeenkomst tussen de heer [W.] en [klager] geen projectbelemmeringen kan veroorzaken."

Klager wees erop dat het standpunt dat de Commissie had ingenomen met betrekking tot de toegang tot documenten haar deed geloven dat de beëindiging van de betrokken overeenkomst wegens de vermeende inactiviteit van de heer W. niet in overeenstemming was met de wet. Zij verzocht de Ombudsman derhalve deze kwestie in zijn onderzoek op te nemen. In dit verband voerde de klager aan dat het vreemd was dat tot de beëindiging van het contract was besloten nadat de nieuwe mededirecteur en de Chinese directeur een klacht hadden ingediend. De klager benadrukte dat de nieuwe mededirecteur een werknemer was van een met het consortium concurrerende onderneming.

Nadere inlichtingen

Na zorgvuldige bestudering van het standpunt van de Commissie en de opmerkingen van klager bleek dat nader onderzoek noodzakelijk was.

Verzoek om aanvullende informatie en om een aanvullend advies

De Ombudsman heeft de Commissie daarom verzocht (1) uit te leggen waarom het feit dat klager voornemens was de documenten waartoe hij in gerechtelijke procedures om toegang had verzocht, te gebruiken, relevant zou moeten zijn voor de behandeling door de Commissie van verzoeken uit hoofde van Verordening (EG) nr. 1049/2001 en (2) hem een lijst te verstrekken van de documenten die onder categorie 3 vallen, samen met een vermelding, voor elk document of elke categorie documenten, van de in Verordening (EG) nr. 1049/2001 vastgestelde uitzondering(en) op grond waarvan de Commissie van mening was dat de klager geen toegang kon worden verleend.

De Ombudsman verzocht de Commissie ook een advies uit te brengen over de aanvullende bewering van klager dat de beëindiging van het betrokken contract wegens het gedrag van de heer W. niet in overeenstemming was met de wet.

Antwoord van de Commissie

In haar antwoord maakte de Commissie de volgende opmerkingen.

Betreffende de toegang tot documenten

Overeenkomstig artikel 6, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 hoefde een verzoeker geen redenen op te geven wanneer hij om toegang tot documenten verzocht. De belangen van de indiener van het verzoek waren in dit verband dus niet relevant. Wat de Commissie had bedoeld, door te verwijzen naar het gebruik dat klager van de relevante documenten wilde maken, was dat dit doel niet kon worden beschouwd als een hoger openbaar belang dat zwaarder zou wegen dan de noodzaak om de commerciële belangen van de andere partij in de procedure te beschermen.

Categorie 3 van de documenten waartoe klager toegang had gevraagd, omvatte 16 documenten (3). De openbaarmaking van deze documenten zou de bescherming van "de persoonlijke levenssfeer en de integriteit van het individu ondermijnen, met name in overeenstemming met de communautaire wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens" (artikel 4, lid 1, onder b), van Verordening (EG) nr. 1049/2001). Dergelijke gegevens kunnen alleen openbaar worden gemaakt als is voldaan aan de voorwaarden voor de behandeling van persoonsgegevens die zijn vastgesteld in Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2000 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (4). Op grond van artikel 8, onder b), van deze verordening moest een aanvrager aantonen dat de persoonsgegevens aan hem moesten worden doorgegeven en moest de instelling ervan overtuigd zijn dat de rechtmatige belangen van de betrokkene door de doorgifte niet werden geschaad.

Met betrekking tot de aanvullende bewering van klager

Het dienstencontract, dat betrekking had op de terbeschikkingstelling van twee EU-deskundigen (een mededirecteur en een financieel/administratief directeur), was op 3 augustus 1999 ondertekend. Op 8 september 2000 had RRI aangekondigd dat de financieel-administratieve deskundige om familiale redenen eind oktober 2000 ontslag moest nemen en de heer W. als zijn vervanger had voorgesteld. De Commissie was het daarmee eens.

In verband met de vervanging van de mededirecteur had de Commissie RRI bij brief van 10 augustus 2001 voorgesteld de status en de verantwoordelijkheden van de heer W. te verbeteren. RRI heeft dit geaccepteerd. Dit had geleid tot de ondertekening van een addendum (addendum nr. 2) bij het dienstencontract op 3 september 2001. In dit addendum zijn de verantwoordelijkheden van de financieel/administratieve manager op zeer gedetailleerde wijze uitgebreid, met inbegrip van de bepaling (in artikel 1.2.2 van het mandaat) dat "hij de ondertekeningsverantwoordelijkheid (met betrekking tot bijvoorbeeld aanbestedingsaspecten, verzoeken om overschrijvingen, beheer van rekeningen en contracten) deelt met de Chinese directeur". Tot de hem toevertrouwde verantwoordelijkheden en functies behoorden "aanbestedings- en contracteerverantwoordelijkheid". Een andere belangrijke functie was de "vervanging, ad interim, van de EG-mededirecteur, teamleider" (artikel 4, lid 1, van het mandaat). De financieel-administratieve manager (de heer W.) was dus daadwerkelijk adjunct-codirecteur geworden en zijn honorarium was verhoogd.

Op 2 april 2002 had de Commissie RRI schriftelijk verweten dat W. zijn nieuwe verantwoordelijkheden en functies niet zou vervullen. RRI was volgens artikel 6 van de overeenkomst het enige contactpunt voor de communicatie over de overeenkomst. Op 6 juni 2002 werden deze bezwaren opnieuw geuit. De situatie was echter niet veranderd.

Op 30 januari 2003 had de Commissie RRI opnieuw gewaarschuwd dat zij contractbreuk zou plegen indien deze situatie niet zou veranderen. In haar antwoord van 5 februari 2003 had RRI toegezegd de zaak op te helderen zodra W. van zijn vakantie was teruggekeerd. De situatie was echter niet veranderd en de heer W. was alle nieuwe verantwoordelijkheden blijven uitstellen. De klachten hierover kwamen steeds naar de delegatie van alle betrokken partijen (Chinese mededirecteur en EU-mededirecteur), die gedwongen waren deze extra werklast over te nemen.

Op 15 september 2003 had de delegatie het contract opgezegd overeenkomstig artikel 15.

Tot slot heeft de Commissie verklaard dat zij van mening was dat zij had gehandeld in overeenstemming met de bepalingen van het contract dat zij had gesloten met het consortium onder leiding van RRI.

Opmerkingen van klager

In zijn opmerkingen benadrukte klager dat zes van de acht documenten die onder categorie 3 vallen en dateren uit 2003, afkomstig waren van de mededirecteur van de EU, een werknemer van een concurrerende onderneming. Klager wees er verder op dat, indien de relevante documenten inderdaad particuliere gegevens zouden moeten bevatten, het de Commissie vrij stond deze delen van de documenten blanco te maken. Zij voerde echter aan dat W. in het kader van de betrokken overeenkomst niet als particulier, maar als werknemer van klager had gehandeld.

Inzage in het dossier van de Commissie

Op 22 februari 2005 hebben de diensten van de Ombudsman het dossier van de Commissie geïnspecteerd. Bij die gelegenheid wezen de diensten van de Ombudsman erop dat de Commissie de documenten in het dossier als vertrouwelijk had aangemerkt en dat er dus geen kopieën zouden worden gemaakt. In antwoord op een vraag in die zin van de diensten van de Ombudsman hebben de bij de inspectie aanwezige vertegenwoordigers van de Commissie uitgelegd dat de Commissie haar standpunt handhaafde dat de toegang tot de relevante documenten moest worden geweigerd op grond van zowel artikel 4, lid 1, onder b), als artikel 4, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1049/2001, ondanks het feit dat alleen de eerste van deze uitzonderingen in de brief van de Commissie van 2 december 2004 was vermeld.

Opmerkingen van klager

Een kopie van het inspectieverslag werd aan klager toegezonden voor zijn opmerkingen.

In zijn opmerkingen wees de klager erop dat zijn standpunt ongewijzigd bleef. Aangezien de Ombudsman nu kennis had genomen van de relevante documenten, vroeg klager hem (1) of deze documenten voldoende elementen bevatten om de beëindiging van het contract te rechtvaardigen; (2) of de beweringen die mogelijk in deze documenten waren vervat, hadden kunnen worden beantwoord en weerlegd indien de Commissie tijdig toegang tot deze documenten had verleend; (3) of de documenten persoonsgegevens van derden bevatten en of de Commissie voldoende had geoordeeld dat W. als haar (klager)werknemer had gehandeld; (4) of er redenen of rechtvaardigingen waren om de documenten als vertrouwelijk te beschouwen; (5) of de Commissie er rekening mee heeft gehouden dat het als vertrouwelijk beschouwen van documenten overeenkomstig artikel 9, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 alleen in de weg stond aan het verlenen van toegang wanneer deze documenten betrekking hadden op openbare veiligheid, defensie of militaire aangelegenheden; en 6) of er aanwijzingen waren dat de Commissie probeerde wanbeheer of een ongunstige invloed van concurrenten te verdoezelen.

ONTWERP AANBEVELING VAN DE OMBUDSMAN

De ontwerpaanbeveling

Na onderzoek van al het bewijsmateriaal dat hem was voorgelegd of dat door zijn diensten was verzameld, kwam de Ombudsman tot de conclusie dat er weliswaar geen sprake was van wanbeheer met betrekking tot de beëindiging van het contract, maar dat de Commissie geen redelijke verklaring had gegeven voor haar weigering om toegang te verlenen tot de relevante documenten. Volgens de Ombudsman vormde dit wanbeheer.

Deze conclusie was gebaseerd op de volgende overwegingen:

1 De Ombudsman kan niet instemmen met het standpunt van de Commissie met betrekking tot artikel 4, lid 1, onder b), van Verordening (EG) nr. 1049/2001. Allereerst moet worden opgemerkt dat de relevante documenten betrekking hebben op de uitvoering van een door de EU gefinancierd project. De heer W. was een van de personen die daartoe was aangeworven. Het is daarom moeilijk in te zien hoe de openbaarmaking van documenten met betrekking tot de uitvoering van dit project de bescherming van de "privacy" of de "integriteit" van de heer W. zou kunnen ondermijnen. De Ombudsman merkt voorts op dat de relevante documenten alleen het argument van de Commissie bevestigen dat de heer W. niet alle verantwoordelijkheden had vervuld die hem door het contract waren toevertrouwd. Aangezien de Commissie haar argumentatie in haar advies heeft geformuleerd, een voor het publiek toegankelijk document, is het moeilijk in te zien welke verdere schade openbaarmaking van de relevante documenten zou kunnen toebrengen aan het recht van de heer W. op privacy en integriteit. Zelfs in de veronderstelling dat de openbaarmaking van de documenten afbreuk zou kunnen doen aan de persoonlijke levenssfeer of de integriteit van de heer W., is de Ombudsman echter van mening dat de Commissie onvoldoende heeft nagedacht over de mogelijkheid om gedeeltelijke toegang te verlenen, bijvoorbeeld door toegang te verlenen tot versies van de documenten waarin de naam van de heer W. is weggelaten.

2 Meer in het algemeen kan het standpunt van de Commissie in de onderhavige zaak aldus worden opgevat dat wanneer de naam van een persoon (die persoonsgegevens vormt) wordt vermeld in een document dat in het bezit is van de Commissie, dit document alleen openbaar kan worden gemaakt indien de persoon die om toegang verzoekt aantoont dat de persoonsgegevens aan hem moeten worden doorgegeven, in overeenstemming met artikel 8, onder b), van Verordening (EG) nr. 45/2001. Aangezien de meeste documenten namen bevatten, zou deze uitlegging het recht van toegang van het publiek tot documenten grotendeels van zijn betekenis beroven, hoewel het een grondrecht is dat wordt erkend in artikel 42 van het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie. In dit verband moet met name worden opgemerkt dat artikel 6, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 bepaalt dat een verzoeker die verzoekt om toegang tot documenten die in het bezit zijn van een communautaire instelling, geen redenen hoeft op te geven. Het standpunt van de Commissie dat een persoon die om toegang tot een document verzoekt, moet aantonen dat het noodzakelijk is een naam te krijgen wanneer het desbetreffende document een dergelijke naam bevat, is moeilijk verenigbaar met deze bepaling.

3 Om elke twijfel weg te nemen, wenst de Ombudsman te benadrukken dat hij ermee instemt dat de noodzaak om de persoonlijke levenssfeer van een persoon te beschermen het noodzakelijk kan maken dat een communautaire instelling de naam van deze persoon niet openbaar maakt wanneer om toegang wordt verzocht tot een document dat de naam van deze persoon bevat. De Ombudsman is echter van mening dat een dergelijk besluit gebaseerd moet zijn op de feiten van het individuele geval en dat bij het nemen ervan terdege rekening moet worden gehouden met het feit dat uitzonderingen op het recht van toegang strikt moeten worden uitgelegd. Voorts is hij van mening dat in dergelijke gevallen bijzondere aandacht moet worden besteed aan de mogelijkheid om gedeeltelijke toegang te verlenen.

4 De Commissie heeft ook een beroep gedaan op artikel 4, lid 2, eerste streepje, van Verordening (EG) nr. 1049/2001, volgens hetwelk de toegang kan worden geweigerd indien de openbaarmaking de commerciële belangen van een natuurlijke of rechtspersoon zou ondermijnen. In dit verband moet worden opgemerkt dat de Commissie heeft benadrukt dat zij de commerciële belangen van de heer W. en van geen enkele andere persoon voor ogen had. Het is echter moeilijk in te zien wat de commerciële belangen van de heer W. zouden kunnen zijn die de Commissie beweert te verdedigen. Zoals hierboven vermeld, ondersteunen de relevante documenten alleen het argument van de Commissie dat W. niet alle verantwoordelijkheden had vervuld die hem bij de overeenkomst waren opgedragen. Aangezien de Commissie haar argumentatie heeft geformuleerd in haar advies, dat een openbaar toegankelijk document is, valt moeilijk in te zien welke verdere schade de openbaarmaking van de relevante documenten zou kunnen toebrengen aan de veronderstelde commerciële belangen van W.. Voorts moet worden opgemerkt dat de Commissie heeft benadrukt dat er geen reden was om aan te nemen dat de heer W. persoonlijk verantwoordelijk was voor het feit dat het nieuwe mandaat niet was nageleefd. In het licht hiervan is het des te moeilijker te begrijpen hoe de openbaarmaking van de documenten de commerciële belangen van W. zou kunnen ondermijnen.

Op 29 april 2005 heeft de Ombudsman derhalve, overeenkomstig artikel 3, lid 6, van zijn Statuut, de volgende ontwerpaanbeveling (5) tot de Commissie gericht:

De Commissie dient het verzoek van klager om toegang tot documenten te heroverwegen.

De uitvoerig gemotiveerde mening

In haar uitvoerig gemotiveerde mening over de ontwerpaanbeveling maakte de Commissie de volgende opmerkingen.

De Commissie was ervan overtuigd dat zij het verzoek van klager om toegang tot documenten naar behoren had behandeld en dat zij haar besluit om de 16 betrokken documenten (waarvan zij een lijst had verstrekt) niet openbaar te maken, naar behoren had gemotiveerd. Niettemin had zij het verzoek van klager in een geest van goede samenwerking heroverwogen.

De Commissie was niet van mening dat wanneer een document de naam van een persoon bevatte, het niet openbaar mocht worden gemaakt. Zij was van mening dat informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare persoon overeenkomstig artikel 4, lid 1, onder b), van Verordening (EG) nr. 1049/2001 moet worden achtergehouden indien openbaarmaking afbreuk zou doen aan de persoonlijke levenssfeer of de integriteit van de persoon of anderszins een onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens in de zin van Verordening (EG) nr. 45/2001 zou vormen. Overeenkomstig artikel 4, lid 6, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 kan gedeeltelijke toegang worden verleend door de persoonsgegevens onleesbaar te maken.

Wanneer op grond van Verordening (EG) nr. 1049/2001 geen toegang tot persoonsgegevens kan worden verleend, moet de mogelijkheid om de gegevens voor een specifiek doel aan een specifieke ontvanger door te geven, worden overwogen op grond van Verordening (EG) nr. 45/2001. Op grond van deze verordening moest worden vastgesteld of de gegevens moesten worden doorgegeven.

Aangezien een verzoek om toegang tot documenten niet hoefde te worden gemotiveerd, moest een document dat aan één verzoeker was meegedeeld, bijgevolg aan elke andere verzoeker worden vrijgegeven. Daarom moest de Commissie bij de beoordeling van de schade die door het inwilligen van een verzoek om toegang kon worden veroorzaakt, rekening houden met de gevolgen van openbaarmaking.

De Commissie was van mening dat de openbaarmaking van de documenten in casu de reputatie van de deskundige zou schaden. Dit zou de bescherming van zijn integriteit en zijn commerciële belangen ondermijnen, aangezien dit hem in een ongunstige positie op de arbeidsmarkt zou kunnen brengen.

Met uitzondering van document nr. 13 op de lijst bevatten alle documenten delen die waren opgesteld door personen buiten de Commissie. Aangezien de Commissie van mening was dat het niet duidelijk was of de documenten al dan niet openbaar moesten worden gemaakt, moesten de auteurs overeenkomstig artikel 4, lid 4, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 worden geraadpleegd. Aangezien de Commissie echter geen contact met deze auteurs had kunnen opnemen, moest zij rekening houden met hun rechtmatige belangen op basis van de informatie waarover zij beschikte.

Na elk van de betrokken documenten opnieuw te hebben onderzocht, bleef de Commissie ervan overtuigd dat volledige openbaarmaking de bescherming van de integriteit van de deskundige van klager en zijn commerciële belangen zou ondermijnen. Bij het onderzoek van de documenten heeft de Commissie echter de mogelijkheid overwogen om gedeeltelijke toegang te verlenen.

De Commissie had herhaaldelijk verklaard dat de deskundige van klager de nieuwe taken, die in het herziene mandaat waren opgenomen, niet had vervuld. Voor zover de documenten deze stand van zaken weerspiegelden, kon de inhoud ervan openbaar worden gemaakt. De openbaarmaking van documenten met beweringen over de deskundige van klager, die verder ging dan de bovenstaande verklaring, zou echter duidelijk de reputatie van deze persoon schaden.

De Commissie was voorts van mening dat de bekendmaking van de identiteit van de mededirecteur van de EU de bescherming van zijn integriteit zou ondermijnen, aangezien zijn naam verscheen in verband met beschuldigingen betreffende de ontoereikende nakoming van contractuele verplichtingen. Wat de documenten nrs. 1, 2 en 6 betreft, was de Commissie bovendien van mening dat de namen van personen die enkel de overdracht van documenten voor rekening van anderen uitvoerden, hun reputatie in gevaar brachten.

Om al deze redenen was de Commissie van oordeel dat zij de identiteit van de volgende personen niet kon onthullen: 1) de deskundige; 2) de mededirecteur van de EU; (3) de contactpersoon in het kantoor van de werkgever van de mededirecteur; en 4) een persoon die namens een contractant met de deskundige heeft gecorrespondeerd.

Op basis daarvan heeft de Commissie het volgende standpunt ingenomen:

(1) De inhoud van de documenten nrs. 1, 2, 3, 6, 9, 10, 11, 12 en 13 kon worden bekendgemaakt in een verwijderde versie waaruit de namen van sommige personen waren verwijderd.

(2) De documenten nrs. 4, 5, 7 en 8 bevatten passages die geen verband hielden met het verzoek van klager om toegang. Deze berichten waren uit de documenten weggelaten. De inhoud van de overige delen kon worden bekendgemaakt in een verwijderde versie waaruit de namen van sommige personen waren verwijderd.

(3) In de documenten nrs. 3, 4 en 5 was de naam van een contracterende onderneming weggelaten om haar commerciële belangen te beschermen, aangezien deze onderneming in verband met een administratief probleem was genoemd. Bovendien waren de bedragen van de voorschotten aan de klager en aan een andere onderneming om dezelfde reden ook onleesbaar gemaakt.

(4) De toegang tot de documenten nrs. 14, 15 en 16 moest worden geweigerd, aangezien de openbaarmaking ervan de bescherming van een geïdentificeerde persoon en zijn commerciële belangen zou ondermijnen. Aangezien deze brieven geen andere elementen bevatten dan beweringen over een identificeerbare persoon, kon geen gedeeltelijke toegang worden verleend.

De Commissie heeft bijgevoegd de geredigeerde versies van de documenten waartoe gedeeltelijke toegang is verleend.

Opmerkingen van klager

In zijn opmerkingen wees klager erop dat hij ingenomen was met de concessies van de Commissie, maar benadrukte hij dat deze niet ver genoeg gingen.

Klager maakte de volgende specifieke opmerkingen over de uitvoerig gemotiveerde mening.

Het was niet mogelijk om te zien hoe openbaarmaking van de naam van de EU-codirecteur de integriteit van de EU-codirecteur zou kunnen bedreigen. De verwijten van deze persoon leken een belangrijke rol te hebben gespeeld bij het besluit van de Commissie om het contract op te zeggen. Aangenomen moest worden dat de Commissie deze verwijten nog steeds gegrond achtte.

Wat de raadpleging van derden betreft, moet rekening worden gehouden met het feit dat het verzoek om toegang reeds in februari 2004 was ingediend. Het was volstrekt ondenkbaar dat de Commissie de toestemming van deze derden met betrekking tot de openbaarmaking van de relevante documenten niet had kunnen verkrijgen, temeer daar de auteur van veel van deze documenten de mededirecteur van de EU was die tot augustus 2004 aan het LIEP leek te hebben gewerkt. Als de Commissie er echter op zijn minst voor zou zorgen dat de documenten van de EU-codirecteur ten minste de titel van deze laatste vermelden, zou klager niet aandringen op openbaarmaking van de naam.

Er was geen bezwaar tegen het onleesbaar maken van de namen van de contactpersoon in het kantoor van de werkgever van de mededirecteur en van een persoon die namens een contractant met de deskundige had gecorrespondeerd, noch tegen het onleesbaar maken van contractuele gegevens.

Er was echter geen reden om de naam van de heer W., de deskundige van klager, onleesbaar te maken. In de relevante documenten werden zuiver feitelijke gegevens beschreven, dat wil zeggen het feit dat bepaalde diensten niet waren verricht. Op die basis kon de Commissie haar contractpartner echter alleen verwijten dat hij de overeenkomst niet was nagekomen. De Commissie kon geen antwoord geven op de vraag of de schuld voor deze omissie bij de klager of bij de deskundige van de klager lag. De Duitse arbeidsrechtbanken waren exclusief bevoegd om deze vraag te beantwoorden, en de bij deze rechtbanken aanhangige procedures waren het enige forum waar de integriteit van de deskundige van de klager, die in twijfel was getrokken door het besluit van de Commissie om het contract op te zeggen, kon worden hersteld.

Wat de documenten nrs. 14-16 betreft, had de Commissie aangevoerd dat de openbaarmaking van documenten met beweringen over de deskundige, die verder ging dan de verklaring dat hij de uit het nieuwe mandaat voortvloeiende taken niet zou vervullen, deze persoon duidelijk schade zou berokkenen. Dit was verrassend. Haar verzoek om toegang had uitsluitend tot doel toegang te krijgen tot de documenten waarop het besluit tot opzegging van de overeenkomst was gebaseerd. Het was de Commissie die de documenten nrs. 1-16 in dit verband als relevant had aangemerkt. Het feit dat de Commissie nu naar verdere beschuldigingen tegen de deskundige van klager verwees, suggereerde dat de Commissie het contract (ook) had beëindigd om andere redenen dan die welke waren uiteengezet in de brief die de Commissie op dat moment had verzonden. Er was geen grond om de toegang tot de relevante documenten te weigeren. De Ombudsman moet daarom proberen de Commissie toegang te verlenen tot de documenten nrs. 14-16.

BESLUIT

1 Inleidende opmerkingen

1.1 De onderhavige klacht is ingediend door een Duitse onderneming. In 1999 sloot de Commissie een dienstencontract met Rhein-Ruhr Ingenieur-Gesellschaft mbH ("RRI", een Duitse onderneming) als leider van een consortium met de klager. Het contract betrof de terbeschikkingstelling van twee EU-deskundigen, een mededirecteur en een financieel/administratief manager voor een project in China. De heer W., een deskundige in dienst van klager, werd in september 2000 benoemd tot financieel/administratief manager. Na een addendum (addendum nr. 2) bij het in september 2001 ondertekende contract werd W. feitelijk adjunct-codirecteur. Op 15 september 2003 deelde de delegatie van de Commissie in Peking RRI mee dat zij had besloten het contract op te zeggen omdat de adjunct-codirecteur zijn in addendum nr. 2 gewijzigde taken niet had vervuld. Klager verzocht de Commissie vervolgens om toegang tot de documenten waarop deze beëindiging was gebaseerd. Dit verzoek werd door de Commissie afgewezen.

1.2 In haar in mei 2004 bij de Ombudsman ingediende klacht beweerde klager in wezen dat de Commissie Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie (6) ("Verordening nr. 1049/2001") niet had nageleefd door toegang tot de relevante documenten te weigeren.

1.3 In zijn opmerkingen over het standpunt van de Commissie over deze klacht voerde klager een aanvullende bewering aan dat de beëindiging van de betrokken overeenkomst wegens het gedrag van de heer W. niet in overeenstemming was met de wet. De Ombudsman besloot deze bewering in zijn onderzoek op te nemen en vroeg de Commissie om een aanvullend advies.

1.4 De Ombudsman heeft vervolgens het dossier van de Commissie onderzocht. In zijn opmerkingen over het verslag over deze inspectie vroeg klager de Ombudsman (1) of deze documenten voldoende elementen bevatten die de beëindiging van het contract rechtvaardigen; (2) of de beweringen die mogelijk in deze documenten waren vervat, hadden kunnen worden beantwoord en weerlegd indien de Commissie tijdig toegang tot deze documenten had verleend; (3) of de documenten persoonsgegevens van derden bevatten en of de Commissie voldoende had geoordeeld dat W. als haar (klager)werknemer had gehandeld; (4) of er redenen of rechtvaardigingen waren om de documenten als vertrouwelijk te beschouwen; (5) of de Commissie er rekening mee heeft gehouden dat het als vertrouwelijk beschouwen van documenten overeenkomstig artikel 9, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 alleen in de weg stond aan het verlenen van toegang wanneer deze documenten betrekking hadden op openbare veiligheid, defensie of militaire aangelegenheden; en 6) of er aanwijzingen waren dat de Commissie probeerde wanbeheer of een ongunstige invloed van concurrenten te verdoezelen.

1.5 Opgemerkt zij dat het de taak van de Ombudsman is om beschuldigingen van wanbeheer te onderzoeken, maar niet om specifieke vragen van klagers te beantwoorden. De Ombudsman zou hoe dan ook geen antwoord kunnen geven op hypothetische vragen zoals de tweede van de vragen van klager. Het lijkt er echter op dat de meeste andere vragen verband houden met de beweringen die in het onderhavige onderzoek aan de orde zijn. Het onderzoek van deze aantijgingen door de Ombudsman zal derhalve ook deze vragen beantwoorden.

1.6 De Ombudsman acht het echter passend een verduidelijking toe te voegen met betrekking tot de feiten waarop de vierde en vijfde vraag van klager lijken te zijn gebaseerd. De verwijzing naar het "vertrouwelijke" karakter van de betrokken documenten in het verslag van de inzage van het dossier was bedoeld om aan te geven dat de Ombudsman kennis had genomen van het standpunt van de Commissie dat de relevante documenten niet aan klager mogen worden meegedeeld. Het gebruik van deze uitdrukking door de Ombudsman betekent niet dat de Commissie verdere argumenten heeft aangevoerd ter ondersteuning van haar standpunt dat de documenten niet openbaar mogen worden gemaakt. Wat de verwijzing van klager naar artikel 9, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 betreft, moet worden opgemerkt dat deze bepaling betrekking heeft op "gevoelige" documenten (en niet op "vertrouwelijke" documenten).

2 Vermeend onrechtmatige beëindiging van de overeenkomst

2.1 In zijn opmerkingen over het standpunt van de Commissie beweerde klager dat het besluit van de Commissie om het contract op te zeggen wegens het gedrag van de heer W. niet in overeenstemming was met de wet.

2.2 De Commissie legde uit dat het dienstencontract voorzag in de terbeschikkingstelling van twee EU-deskundigen, een mededirecteur en een financieel/administratief manager, en dat de heer W. in 2000 was benoemd tot financieel/administratief manager. In september 2001 was een addendum bij het contract ondertekend. Volgens de Commissie heeft dit addendum de verantwoordelijkheden van de financieel/administratieve manager aanzienlijk vergroot, met inbegrip van de bepaling (in artikel 1.2.2 van het mandaat) dat "hij de ondertekeningsverantwoordelijkheid (met betrekking tot bijvoorbeeld aanbestedingsaspecten, verzoeken om overschrijvingen, beheer van rekeningen en contracten) deelt met de Chinese directeur". De Commissie voerde aan dat onder de verantwoordelijkheden en taken die aan de heer W. waren toevertrouwd, de "verantwoordelijkheid voor aanbesteding en contractering" en de plicht tot "vervanging, ad interim, van de mededirecteur van de EG, teamleider" (artikel 4, lid 1, van het mandaat).

Op 2 april 2002 had de Commissie RRI schriftelijk verweten dat W. zijn nieuwe verantwoordelijkheden en functies niet zou vervullen. Op 6 juni 2002 werden deze bezwaren opnieuw geuit. Volgens de Commissie was de situatie echter niet veranderd.

Op 30 januari 2003 had de Commissie RRI opnieuw gewaarschuwd dat zij contractbreuk zou plegen indien deze situatie niet zou veranderen. In haar antwoord van 5 februari 2003 had RRI toegezegd de zaak op te helderen zodra W. van zijn vakantie was teruggekeerd. Volgens de Commissie was de situatie echter niet veranderd en was W. alle nieuwe verantwoordelijkheden blijven uitstellen. De Commissie voerde aan dat klachten hierover steeds naar de delegatie waren gekomen van alle betrokken partijen (Chinese mededirecteur en EU-mededirecteur), die gedwongen waren deze extra werklast over te nemen.

De Commissie stelde dat haar besluit om het contract op te zeggen overeenkomstig artikel 15 van het contract derhalve juist was.

2.3 Alvorens op deze bewering in te gaan, acht de Ombudsman het nuttig te benadrukken dat hij geen mandaat heeft om het gedrag van de heer W. te onderzoeken.

2.4 De Ombudsman merkt op dat klager niet betwist dat de verantwoordelijkheden van de heer W. werden uitgebreid met het bovengenoemde addendum bij het contract en dat deze taken een verantwoordelijkheid omvatten op het gebied van "aanbesteding en contractering".

2.5 De Ombudsman heeft het dossier van de Commissie in deze zaak onderzocht. Uit de bij deze gelegenheid geïnspecteerde documenten bleek dat de heer W. inderdaad leek aan te nemen dat hij geen verantwoordelijkheid had op het gebied van "aanbestedingen en contracten" en dat verschillende zaken die binnen dit gebied vielen dus moesten worden behandeld door andere personen die betrokken waren bij de uitvoering van het project. Het is waar dat de klager heeft benadrukt dat sommige relevante documenten afkomstig waren van de mededirecteur van de EU, een werknemer van een concurrerende onderneming. Er zij echter op gewezen dat de relevante documenten ook berichten van de heer W. zelf bevatten en dat de inhoud van deze berichten ook het standpunt van de Commissie ondersteunt.

2.6 In zijn opmerkingen over de uitvoerig gemotiveerde mening van de Commissie vermoedde klager dat de Commissie mogelijk verdere redenen had om het contract op te zeggen. De Ombudsman, wiens diensten het dossier van de Commissie hebben onderzocht, is niet op de hoogte van dergelijke verdere redenen. Hij is voorts van mening dat het feit dat W. niet alle verantwoordelijkheden op zich heeft genomen die hem in het gewijzigde mandaat waren toegewezen, hoe dan ook zou hebben volstaan om de Commissie het recht te geven de overeenkomst in casu op te zeggen.

2.7 In deze omstandigheden en rekening houdend met de inspanningen van de Commissie om het probleem op te lossen, lijkt het standpunt van de Commissie redelijk. Er kan dus geen wanbeheer worden vastgesteld met betrekking tot het besluit van de Commissie om het contract op te zeggen.

3 Vermeend verzuim om toegang tot documenten te verlenen

3.1 In februari 2004 had klager de Commissie verzocht om toegang tot de documenten betreffende de beëindiging van het contract. Dit verzoek werd door de Commissie afgewezen. In zijn klacht bij de Ombudsman beweerde klager dat de Commissie daarmee Verordening (EG) nr. 1049/2001 niet had nageleefd. Klager maakte duidelijk dat zijn klacht slechts betrekking had op de derde van de drie categorieën documenten die de Commissie in dit verband had geïdentificeerd. Deze categorie werd door de Commissie omschreven als "verschillende correspondentie, voornamelijk per e-mail, tussen verschillende personen in verband met de uitvoering van het contract".

3.2 In haar advies was de Commissie van mening dat de bekendmaking van deze boodschappen schadelijk zou zijn voor de heer W. als individu, aangezien dit zowel zijn persoonlijke integriteit als zijn commerciële belangen met betrekking tot zijn positie op de arbeidsmarkt zou aantasten. De Commissie wees erop dat er geen reden was om aan te nemen dat W. persoonlijk verantwoordelijk was voor het feit dat het nieuwe mandaat niet was nageleefd. Zijn weigering om de nieuwe verantwoordelijkheden op zich te nemen zou te wijten kunnen zijn aan zijn contractuele positie bij RRI of de klager.

3.3 In haar antwoord op het verzoek om nadere informatie van de Ombudsman wees de Commissie erop dat de desbetreffende categorie documenten 16 documenten omvatte. De Commissie voerde aan dat de openbaarmaking van deze documenten de bescherming van "de persoonlijke levenssfeer en de integriteit van het individu zou ondermijnen, met name in overeenstemming met de communautaire wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens" (artikel 4, lid 1, onder b), van Verordening (EG) nr. 1049/2001). Voorts voerde zij aan dat dergelijke gegevens alleen openbaar kunnen worden gemaakt indien is voldaan aan de voorwaarden voor de behandeling van persoonsgegevens die zijn vastgesteld in Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2000 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (7). De Commissie merkte op dat een aanvrager op grond van artikel 8, onder b), van deze verordening moet aantonen dat de persoonsgegevens aan hem moeten worden doorgegeven en dat de instelling zich ervan moet vergewissen dat de rechtmatige belangen van de betrokkene door de doorgifte niet worden geschaad. Bij de inzage van het dossier heeft de Commissie verduidelijkt dat zij van mening bleef dat haar besluit ook gerechtvaardigd was op grond van artikel 4, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1049/2001.

3.4 Op 29 april 2005 richtte de Ombudsman een ontwerpaanbeveling tot de Commissie waarin hij de Commissie aanbeval het verzoek van klager om toegang tot documenten te heroverwegen. Dit voorstel was gebaseerd op het standpunt dat de Commissie geen redelijke verklaring had gegeven voor haar weigering om toegang tot de relevante documenten te verlenen.

3.5 In haar omstandig advies verklaarde de Commissie dat zij, hoewel zij ervan overtuigd was dat zij het verzoek van klager om toegang tot documenten naar behoren had behandeld en dat zij haar besluit om de 16 betrokken documenten (waarvan zij een lijst had verstrekt) niet openbaar te maken naar behoren had gemotiveerd, het verzoek van klager niettemin in een geest van goede samenwerking had heroverwogen. Bijgevolg had de Commissie besloten gedeeltelijke toegang te verlenen tot de documenten nrs. 1-13.

De Commissie benadrukte dat zij rekening moest houden met de gevolgen van openbaarmaking. Volgens haar zou de openbaarmaking van de in casu aan de orde zijnde documenten de reputatie van de deskundige schaden. Dit zou de bescherming van zijn integriteit en zijn commerciële belangen ondermijnen, aangezien dit hem in een ongunstige positie op de arbeidsmarkt zou kunnen brengen. De Commissie had echter de mogelijkheid overwogen om gedeeltelijke toegang te verlenen.

De Commissie had herhaaldelijk verklaard dat de deskundige van klager de nieuwe taken, die in het herziene mandaat waren opgenomen, niet had vervuld. Voor zover de documenten deze stand van zaken weerspiegelden, kon de inhoud ervan openbaar worden gemaakt. De openbaarmaking van documenten met beweringen over de deskundige van klager, die verder ging dan de bovenstaande verklaring, zou echter duidelijk de reputatie van deze persoon schaden.

De Commissie was voorts van mening dat de bekendmaking van de identiteit van de mededirecteur van de EU de bescherming van zijn integriteit zou ondermijnen, aangezien zijn naam verscheen in verband met beschuldigingen betreffende de ontoereikende nakoming van contractuele verplichtingen. Bovendien was de Commissie met betrekking tot de documenten nrs. 1, 2 en 6 van mening dat de namen van personen die enkel de overdracht van documenten voor rekening van anderen uitvoerden, hun reputatie in gevaar brachten.

3.6 Om al deze redenen was de Commissie van mening dat zij de identiteit van de volgende personen niet kon onthullen: 1) de deskundige; 2) de mededirecteur van de EU; (3) de contactpersoon in het kantoor van de werkgever van de mededirecteur; en 4) een persoon die namens een contractant met de deskundige heeft gecorrespondeerd.

Op basis daarvan heeft de Commissie het volgende standpunt ingenomen:

(1) De inhoud van de documenten nrs. 1, 2, 3, 6, 9, 10, 11, 12 en 13 kon worden bekendgemaakt in een verwijderde versie waaruit de namen van sommige personen waren geschrapt.

(2) De documenten nrs. 4, 5, 7 en 8 bevatten passages die geen verband hielden met het verzoek van klager om toegang. Deze berichten waren uit de documenten weggelaten. De inhoud van de overige delen kon worden bekendgemaakt in een verwijderde versie waaruit de namen van sommige personen waren verwijderd.

(3) In de documenten nrs. 3, 4 en 5 was de naam van een contracterende onderneming weggelaten om haar commerciële belangen te beschermen, aangezien deze onderneming in verband met een administratief probleem was genoemd. Bovendien waren de bedragen van de voorschotten aan de klager en aan een andere onderneming om dezelfde reden ook onleesbaar gemaakt.

(4) De toegang tot de documenten nrs. 14, 15 en 16 moest worden geweigerd, aangezien de openbaarmaking ervan de bescherming van een geïdentificeerde persoon en zijn commerciële belangen zou ondermijnen. Aangezien deze brieven geen andere elementen bevatten dan beweringen over een identificeerbare persoon, kon geen gedeeltelijke toegang worden verleend.

De Commissie heeft bijgevoegd de geredigeerde versies van de documenten waartoe gedeeltelijke toegang is verleend.

3.7 Klager wees er in zijn opmerkingen op dat hij ingenomen was met de concessies van de Commissie, maar benadrukte dat deze niet ver genoeg gingen. Klager wees erop dat er geen bezwaar was tegen het onleesbaar maken van de namen van de contactpersoon in het kantoor van de werkgever van de mededirecteur en van een persoon die namens een contractant met de deskundige had gecorrespondeerd, noch tegen het onleesbaar maken van contractuele gegevens.

Klager was echter van mening dat het niet mogelijk was om te zien hoe de openbaarmaking van de naam van de EU-codirecteur de integriteit van de EU-codirecteur zou kunnen bedreigen. Volgens klager was er ook geen reden om de naam van de heer W. onleesbaar te maken.

Wat de documenten nrs. 14-16 betreft, voerde klager aan dat de Commissie had aangevoerd dat de openbaarmaking van documenten met beweringen over de deskundige, die verder ging dan de verklaring dat hij de uit het nieuwe mandaat voortvloeiende taken niet zou vervullen, deze persoon duidelijk schade zou berokkenen. Klager vond dit verrassend. Zij heeft benadrukt dat haar verzoek om toegang uitsluitend tot doel had toegang te krijgen tot de documenten waarop het besluit tot opzegging van de overeenkomst was gebaseerd. Het was de Commissie die de documenten nrs. 1-16 in dit verband als relevant had aangemerkt. Volgens klager suggereerde het feit dat de Commissie nu naar verdere beschuldigingen tegen de heer W. verwees dat de Commissie het contract (ook) had beëindigd om andere redenen dan die welke waren uiteengezet in de brief die de Commissie op dat moment had verzonden. Er was geen grond om de toegang tot de relevante documenten te weigeren. De Ombudsman moet daarom proberen de Commissie toegang te verlenen tot de documenten nrs. 14-16.

3.8 De Ombudsman merkt op dat de Commissie het verzoek van klager om toegang tot documenten heeft heroverwogen en aldus gevolg heeft gegeven aan zijn ontwerpaanbeveling. Derhalve moet nog worden onderzocht of de maatregelen die de Commissie in dit verband heeft genomen, bevredigend zijn.

3.9 Uit Verordening (EG) nr. 1049/2001 volgt dat toegang tot documenten moet worden verleend, tenzij kan worden aangetoond dat een van de in de verordening genoemde uitzonderingen van toepassing is. Een goede administratieve praktijk vereist derhalve dat een administratie die zich op een dergelijke uitzondering wil beroepen, een redelijke verklaring overlegt om aan te tonen dat deze uitzondering inderdaad van toepassing is.

3.10 De Ombudsman merkt op dat de Commissie in haar omstandig advies gedetailleerde toelichtingen heeft verstrekt ter rechtvaardiging van haar standpunt dat volledige openbaarmaking van de relevante documenten de bescherming van de integriteit van de deskundige van de klager en zijn commerciële belangen zou ondermijnen en derhalve in strijd zou zijn met artikel 4, lid 1, onder b), en artikel 4, lid 2, eerste streepje, van Verordening (EG) nr. 1049/2001. De Commissie was derhalve van mening dat slechts gedeeltelijke toegang kon worden verleend en verstrekte kopieën van de verwijderde versies waartoe volgens haar toegang kon worden verleend. In zijn opmerkingen over de uitvoerig gemotiveerde mening van de Commissie wees klager erop dat hij geen bezwaar maakte tegen het onleesbaar maken van de namen van de contactpersoon in het kantoor van de werkgever van de mededirecteur en van een persoon die namens een contractant met de deskundige had gecorrespondeerd, noch tegen het onleesbaar maken van contractuele gegevens. In het licht hiervan is de Ombudsman van mening dat zijn onderzoek zich moet beperken tot de beoordeling of de Commissie naar behoren heeft gehandeld (1) door de naam van de heer W., de deskundige van klager, onleesbaar te maken, (2) door de naam van de Europese mededirecteur onleesbaar te maken en (3) door de toegang tot documenten nrs. 14-16 te weigeren.

3.11 Wat de eerste van deze kwesties betreft, merkt de Ombudsman op dat klager zich ter rechtvaardiging van zijn standpunt dat er geen reden was om de naam van de deskundige onleesbaar te maken, heeft gebaseerd op het feit dat de relevante documenten zuiver feitelijke gegevens bevatten, dat wil zeggen het feit dat bepaalde diensten in de onderhavige zaak niet waren verleend. Volgens klager kon de Commissie op die basis geen antwoord geven op de vraag of de schuld voor deze omissie bij klager of bij de deskundige van klager lag. De Ombudsman is het ermee eens dat de inhoud van de relevante documenten deze vraag niet beantwoordt. Er moet echter rekening worden gehouden met het feit dat uit deze documenten duidelijk blijkt dat de deskundige van klager - om welke reden dan ook - zijn taken zoals uiteengezet in het herziene mandaat niet is nagekomen. De Ombudsman is derhalve van mening dat het standpunt van de Commissie dat volledige openbaarmaking van deze documenten de bescherming van de integriteit van de deskundige van klager en zijn commerciële belangen zou ondermijnen, niet onredelijk lijkt. Voorts moet rekening worden gehouden met het feit dat, zoals de Commissie terecht heeft opgemerkt, een document dat krachtens verordening nr. 1049/2001 aan een verzoeker ter beschikking wordt gesteld, vervolgens aan elke andere verzoeker ter beschikking moet worden gesteld. In deze omstandigheden is de Ombudsman van mening dat de Commissie naar behoren heeft gehandeld door te besluiten slechts gedeeltelijke toegang te verlenen, dat wil zeggen door de relevante documenten openbaar te maken terwijl de naam van de deskundige van klager werd weggelaten.

3.12 Volledigheidshalve acht de Ombudsman het nuttig hieraan toe te voegen dat de bovenstaande beoordeling gericht is op de wijze waarop de Commissie het verzoek om toegang van klager, dat gebaseerd was op Verordening 1049/2001, heeft behandeld. In zijn opmerkingen over de uitvoerig gemotiveerde mening van de Commissie verwees klager naar een rechtszaak tussen hemzelf en zijn deskundige die nog steeds aanhangig lijkt te zijn bij Duitse arbeidsrechtbanken. In dit verband moet worden opgemerkt dat de Commissie in haar eerste advies over de klacht heeft verklaard dat de relevante documenten na een gerechtelijk bevel tot overlegging ter beschikking van een gerechtelijke autoriteit konden worden gesteld.

3.13 Wat de tweede van de bovengenoemde kwesties betreft, merkt de Ombudsman op dat de Commissie haar besluit om de naam van de mededirecteur van de EU te schrappen heeft gerechtvaardigd met de overweging dat het bekendmaken van de identiteit van deze persoon de bescherming van zijn integriteit zou ondermijnen, aangezien zijn naam verscheen in verband met beschuldigingen over de ontoereikende nakoming van contractuele verplichtingen. Het is echter overduidelijk dat deze aantijgingen gericht waren tegen de deskundige van klager of tegen klager zelf, maar niet tegen de mededirecteur van de EU. Bovendien is de Commissie, zoals de klager terecht heeft opgemerkt, duidelijk van mening dat de beweringen die door deze persoon zijn gedaan of doorgezonden, juist zijn. In deze omstandigheden ziet de Ombudsman niet in hoe de noodzaak om de integriteit van deze persoon te beschermen op grond van artikel 4, lid 1, onder b), van Verordening (EG) nr. 1049/2001 de Commissie het recht zou kunnen geven om de naam van de mededirecteur van de EU uit de betrokken documenten te schrappen.

Bovendien moet in aanmerking worden genomen dat de Commissie haar besluit van 26 april 2004 om toegang te weigeren op grond van artikel 4, lid 1, onder b), en artikel 4, lid 2, eerste streepje, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 uitsluitend ten aanzien van de deskundige van de klager had gemotiveerd. Aanvaarding van het argument van de Commissie dat ook de noodzaak om de belangen van de mededirecteur van de EU te beschermen in aanmerking moet worden genomen, zou er dus op neerkomen dat de Commissie zich kan beroepen op een reden die in het oorspronkelijke besluit niet was aangevoerd. De Ombudsman is van mening dat dit niet aanvaardbaar zou zijn.

3.14 Wat de derde van de bovengenoemde kwesties betreft, moet in de eerste plaats worden opgemerkt dat de Commissie in antwoord op een verzoek om nadere informatie van de Ombudsman een opsomming had gegeven van de documenten die behoorden tot de derde categorie van de documenten waartoe de toegang was geweigerd. Deze lijst bevat de documenten nrs. 14-16. In deze omstandigheden is de Ombudsman van mening dat de Commissie niet zou kunnen stellen dat deze documenten niet onder het verzoek om toegang vallen. De Ombudsman is van mening dat het standpunt dat de Commissie met betrekking tot deze documenten in haar uitvoerig gemotiveerde mening heeft ingenomen, niet geheel duidelijk is. In zijn opmerkingen over de uitvoerig gemotiveerde mening van de Commissie leek klager ervan uit te gaan dat de Commissie de toegang tot deze documenten had geweigerd op grond van het feit dat zij (volgens de Commissie) beweringen tegen de deskundige van klager bevatten die verder gingen dan de bewering die de Commissie herhaaldelijk had gedaan (namelijk dat hij de nieuwe taken, die in het herziene mandaat waren opgenomen, niet had vervuld). De Ombudsman is van mening dat deze interpretatie van de uitvoerig gemotiveerde mening redelijk lijkt.

Wat de inhoud van het standpunt van de Commissie betreft, heeft de Ombudsman er in zijn ontwerpaanbeveling inderdaad op gewezen dat de Commissie haar argument had aangevoerd dat de heer W. zijn plichten in zijn advies niet was nagekomen, een voor het publiek toegankelijk document. De Ombudsman had geconcludeerd dat het dus moeilijk was in te zien welke verdere schade de openbaarmaking van de relevante documenten zou kunnen toebrengen aan het recht van de heer W. op privacy en integriteit of aan zijn commerciële belangen. Deze redenering zou uiteraard niet gelden in het geval van verdere aantijgingen tegen de heer W. die mogelijk nog niet openbaar zijn gemaakt. Er moet echter rekening worden gehouden met het feit dat de Ombudsman in zijn ontwerpaanbeveling ook van mening was dat de Commissie, zelfs in de veronderstelling dat de openbaarmaking van de documenten afbreuk zou kunnen doen aan de persoonlijke levenssfeer, de integriteit of de commerciële belangen van de heer W., onvoldoende rekening had gehouden met de mogelijkheid om gedeeltelijke toegang te verlenen, bijvoorbeeld door toegang te verlenen tot versies van de documenten waarin de naam van de heer W. is weggelaten. De Ombudsman is van mening dat dit argument nog steeds geldig is en dat het ook van toepassing zou zijn in de situatie die de Commissie voor ogen lijkt te hebben gehad bij het opstellen van haar uitvoerig gemotiveerde mening. Het valt dan ook moeilijk in te zien waarom de Commissie geen gedeeltelijke toegang tot de documenten nrs. 14-16 zou kunnen verlenen op dezelfde wijze als zij toegang heeft verleend tot alle andere documenten, dat wil zeggen na de naam van de heer W. te hebben weggelaten.

3.15 In deze omstandigheden, en hoewel de Ombudsman erkent dat de Commissie in haar omstandig advies een lange weg heeft afgelegd om tegemoet te komen aan zijn bezorgdheid, blijft hij van mening dat de Commissie geen redelijke verklaring heeft gegeven voor haar weigering om toegang te verlenen tot de relevante documenten voor zover het de naam van de mededirecteur van de EU en de documenten nrs. 14-16 betreft. Dit is een geval van wanbeheer.

4 Conclusie

4.1 Op basis van het onderzoek van de Ombudsman naar deze klacht moet de volgende kritische opmerking worden gemaakt:

Uit Verordening (EG) nr. 1049/2001 volgt dat toegang tot documenten moet worden verleend, tenzij kan worden aangetoond dat een van de in de verordening genoemde uitzonderingen van toepassing is. Een goede administratieve praktijk vereist dus dat een administratie die zich op een dergelijke uitzondering wil beroepen, een redelijke verklaring overlegt om aan te tonen dat deze uitzondering inderdaad van toepassing is. In casu heeft de Commissie geen redelijke verklaring gegeven voor haar weigering om toegang te verlenen tot de relevante documenten wat de naam van de mededirecteur van de Unie en de documenten nrs. 14-16 betreft. Dit is een geval van wanbeheer.

4.2 In zijn opmerkingen over de uitvoerig gemotiveerde mening van de Commissie stelde klager voor dat de Ombudsman zou proberen de Commissie toegang te verlenen tot de documenten nrs. 14-16. Er zij echter op gewezen dat de Ombudsman in de onderhavige zaak reeds een ontwerpaanbeveling heeft gedaan. Opgemerkt zij dat artikel 3, lid 7, van het Statuut van de Europese Ombudsman bepaalt dat de Ombudsman, na een ontwerpaanbeveling te hebben gedaan en na het uitvoerig gemotiveerde advies van de betrokken instelling of het betrokken orgaan te hebben ontvangen, een verslag toezendt aan het Europees Parlement en aan de betrokken instelling of het betrokken orgaan. Het is dus duidelijk dat de Ombudsman niet de mogelijkheid heeft om een nieuwe ontwerpaanbeveling te doen als hij van mening is dat de ontwerpaanbeveling die hij heeft gedaan niet naar behoren is uitgevoerd.

4.3 In zijn jaarverslag over 1998 wees de Ombudsman erop dat de mogelijkheid voor hem om een speciaal verslag aan het Europees Parlement voor te leggen van onschatbare waarde was voor zijn werk. Hij voegde eraan toe dat speciale verslagen daarom niet te vaak moeten worden ingediend, maar alleen met betrekking tot bijzonder belangrijke kwesties waarbij het Parlement in staat was actie te ondernemen om de Ombudsman bij te staan (8). Het jaarverslag over 1998 is voorgelegd aan en goedgekeurd door het Europees Parlement.

4.4 De Ombudsman merkt op dat de onderhavige zaak betrekking heeft op de behandeling door de Commissie van een verzoek om toegang tot documenten met betrekking tot een specifiek contract. Hij merkt voorts op dat het niet duidelijk is welke maatregelen het Parlement zou kunnen nemen om de Ombudsman en klager in de onderhavige zaak bij te staan. Gezien deze omstandigheden concludeert de Ombudsman dat het niet passend is een speciaal verslag aan het Parlement voor te leggen.

4.5 De Ombudsman zal derhalve een kopie van dit besluit aan de Commissie toezenden en een korte samenvatting opnemen in het jaarverslag over 2005 dat aan het Parlement zal worden voorgelegd. De Ombudsman sluit de zaak dus af.

Met vriendelijke groet,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Beschikbaar op de website van de Ombudsman (http://www.ombudsman.europa.eu).

(2) PB L 145, blz. 43.

(3) De Commissie heeft een lijst van deze documenten verstrekt.

(4) PB L 8, blz. 1.

(5) De ontwerpaanbeveling is beschikbaar op de website van de Ombudsman (http://www.ombudsman.europa.eu).

(6) PB L 145, blz. 43.

(7) PB L 8, blz. 1.

(8) Jaarverslag 1998, blz. 27-28.