Straatsburg, 14 december 2005

Geachte heer F.,

Op 16 maart 2004 heeft u bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend over vermeend wanbeheer door de directeur van het Europees Waarnemingscentrum voor racisme en vreemdelingenhaat ("EUMC").

Op 3 mei 2004 heb ik de klacht doorgestuurd naar de directeur van het EUMC. Het EUMC heeft op 19 juli 2004 advies uitgebracht. Ik heb het u toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen te maken, die u op 22 september 2004 hebt toegezonden.

Uw opmerkingen leken op een misverstand in de zaak te wijzen en daarom heb ik op 11 oktober 2004 per brief aan het EUMC besloten nader onderzoek in te stellen. Het EUMC heeft mij op 10 november 2004 zijn antwoord op mijn verdere vragen toegezonden en ik heb het aan u doorgestuurd. Bij brief van 6 december 2004 heeft u mij meegedeeld dat u geen verdere opmerkingen meer had.

Op 18 april 2005 heb ik besloten nader onderzoek in te stellen en u daarvan in kennis gesteld. Het EUMC heeft mij op 23 juni 2005 zijn antwoord toegezonden en ik heb het u toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen te maken. Ik heb geen opmerkingen van u ontvangen.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Mijn excuses voor de tijd die het heeft gekost om deze onderzoeken uit te voeren.

Het KLACHT

De klacht werd in maart 2004 ingediend door het hoofd van de eenheid Onderzoek en gegevensverzameling van het Europees Waarnemingscentrum voor racisme en vreemdelingenhaat ("EUMC") in Wenen.

Op 5 januari 2004 had klager bij de voorzitter van de raad van bestuur van het EUMC het volgende verzoek ingediend:

"Ik wil hierbij melden dat de directeur van het EUMC mij sinds enkele maanden essentiële informatie achterhoudt, mij omzeilt met andere personeelsleden en mij ook pest. Dit doet me geloven dat ik niet langer geniet van haar volledige vertrouwen. Onder dergelijke omstandigheden ben ik niet in staat mijn functie als eenheidshoofd naar behoren te verzekeren. Om deze redenen heb ik besloten niet te vragen om voortzetting van mijn contract, dat op 15 mei 2004 afloopt. Niettemin wil ik mijn huidige status bij het EUMC verduidelijken en een eerlijke behandeling krijgen, wat niet alleen mogelijk is in interactie met de directeur. Daarom verzoek ik u dringend de tuchtraad van het EUMC bijeen te roepen [...]".

De voorzitter van de raad van bestuur heeft klager verzocht zijn beweringen toe te lichten. Klager zond de raad van bestuur op 16 januari 2004 nog een brief waarin hij zijn beweringen uitvoerig uiteenzette. Samengevat waren dit de volgende:

(1) "De directeur van het EUMC heeft mij informatie onthouden"

a) De directeur had een contract voor een rapport met een andere persoon ondertekend zonder klager hiervan op de hoogte te stellen, ondanks het feit dat klager werd genoemd als de persoon die verantwoordelijk was voor het rapport.

b) De directeur had opdracht gegeven een bedrag over te schrijven naar een van de begrotingsonderdelen waarvoor klager verantwoordelijk was, maar zonder klager van deze overschrijving in kennis te stellen.

c) De directeur had klager niet betrokken bij de eindbesprekingen over een aanbesteding, hoewel hij was genoemd als de persoon die verantwoordelijk was voor het project.

d) De directeur van het EUMC had klager op 9 januari 2004 om 9.21 uur een e-mail gestuurd met de mededeling dat hij kon deelnemen aan een vergadering om 10.00 uur; Ze had geen agenda. Een ander personeelslid had de dag ervoor de agenda ontvangen.

(2) "Het EUMC heeft mij omzeild"

a) De directeur had vergaderingen met het personeel van de eenheid van klager belegd zonder hem uit te nodigen of zelfs maar te informeren.

b) De directeur had vergaderingen belegd met deskundigen in verband met de eenheid van klager zonder hem daarvan in kennis te stellen.

c) De directeur had de leden van de eenheid van klager instructies gegeven zonder hem daarvan in kennis te stellen.

(3) "Het EUMC heeft me gepest"

a) De directeur had een krant gecensureerd die hij had voorbereid op een project.

b) De directeur had klager geen steun verleend voor een PHARE-project dat hij met succes had opgestart.

c) De directeur had in verschillende gevallen verzoeken van klager om dienstreizen te maken afgewezen.

d) Tijdens een vergadering had de directeur tijdens een vergadering handgeschreven notities aan hem doorgegeven, waarin hij hem vertelde zijn presentatie af te maken. Tijdens een andere vergadering had de directeur de klager de schuld gegeven van het feit dat hij haar niet had laten spreken. Klager had de stoel onmiddellijk aan haar overgedragen.

Klager zond een kopie van zijn brief aan de directeur van het EUMC, die op 28 januari 2004 de bovengenoemde punten van klager in een brief aan de raad van bestuur toesprak. Samenvattend heeft zij de beweringen van klager als volgt behandeld:

Wat de bewering van klager (1)(a) betreft, was klager altijd mondeling of per e-mail op de hoogte gehouden van het betrokken verslag. De directeur verwijst naar de inhoud van verschillende e-mails en notulen van vergaderingen. Met betrekking tot het feit dat klager als de verantwoordelijke persoon was genoemd, merkte de directeur op dat de algemene verantwoordelijkheid altijd bij haar lag en dat klager om formele redenen als de verantwoordelijke persoon moest worden aangeduid.

Met betrekking tot bewering (1)(b) was klager tijdig en naar behoren in kennis gesteld van de geldovermaking in een e-mail van de begrotingsfunctionaris (de directeur heeft een kopie van de e-mail bijgevoegd).

Wat bewering (1)(c) betreft, was klager vanaf het begin actief bij het project betrokken (vergaderingen, besprekingen, enz.). De directeur verwees naar een e-mail en naar notulen van vergaderingen, waarvan zij kopieën bijvoegde.

De directeur heeft niet ingegaan op de opmerkingen van klager met betrekking tot de vergadering van 9 januari 2004.

Met betrekking tot de punten van klager in de tweede rubriek hierboven verwees de directeur naar haar punten in verband met de eerste rubriek hierboven.

Met betrekking tot de derde rubriek maakt de directeur de volgende opmerkingen:

(3)(a) Het document dat de directeur had ontvangen, was ontoereikend en zij had dus een deel van de werkzaamheden ter afsluiting van dat document overgenomen.

(3)(b) De opmerking van klager over het PHARE-project was onjuist en oneerlijk ten opzichte van de andere personeelsleden die zeer hard hadden gewerkt om het project te realiseren. De directeur heeft een kopie bijgevoegd van het besluit van het EUMC over het betrokken PHARE-project, waaruit blijkt dat er verschillende andere personeelsleden bij betrokken waren.

(3)(c) Het is de verantwoordelijkheid van de directeur om missieverzoeken te onderzoeken in het licht van de belangen van het EUMC. De directeur was van mening dat het meer in het belang van het EUMC was dat klager bij het EUMC werkte dan dat hij de voorgestelde missies uitvoerde.

(3)(d) De vergadering tijdens welke klager was verzocht zijn presentatie tijdig af te ronden, werd voorgezeten door de heer K., die de nota's had toegezonden. De directeur was het met de heer K. eens dat deze nota's konden worden doorgegeven aan klager, wiens presentatie niet was toegespitst. Tijdens de andere genoemde vergadering had de directeur klager meegedeeld dat zij een belangrijke vraag wilde beantwoorden die tijdens de vergadering was gesteld. Klager had haar verzoek niet opgevolgd, maar had zichzelf beantwoord op een wijze die in strijd was met de standpunten van de directeur. De directeur verklaarde dat het voor haar onaanvaardbaar was dat een personeelslid haar verzoek om een situatie op te helderen afwees en alleen sprak, en dat dit in feite een reden was voor een tuchtprocedure.

Verdere correspondentie volgde, waarin klager en de directeur van het EUMC meer gedetailleerde argumenten aan de raad van bestuur voorlegden.

Tijdens een vergadering op 2-3 februari 2004 heeft de raad van bestuur van het EUMC een comité (het "onderzoekscomité") opgericht om de klacht van klager van 5 januari 2004 te onderzoeken. De commissie onderzocht twee kwesties die zij op basis van het verzoek van klager had vastgesteld: i) persoonlijke grieven en ii) beschuldigingen van slecht beheer en wanbeheer. De commissie heeft de schriftelijke en mondelinge verklaringen van klager en de directeur onderzocht.

Op basis van de bevindingen van de onderzoekscommissie concludeerde de raad van bestuur op 5 maart 2004 dat "er onvoldoende bewijs was om een tuchtraad tegen de directeur te rechtvaardigen met betrekking tot de aangevoerde persoonlijke grieven of de beweringen van wanbeheer en wanbeheer [...] De directeur heeft alle ten laste gelegde beschuldigingen beantwoord en een deugdelijke verklaring gegeven om elke bewering te weerleggen. Een geval van wanbeheer kan niet worden aangevoerd. De raad merkte echter op dat "[w]anneer de persoonlijke grieven van [klager] geen onderzoek door een tuchtraad rechtvaardigen, in de evaluatie wordt erkend dat het cumulatieve karakter ervan wijst op een uiterst gespannen werksfeer tussen de directeur en [klager]."

Met betrekking tot de beschuldigingen van slecht beheer en wanbeheer concludeerde de raad ook dat deze beschuldigingen geen rechtvaardiging vormden voor het bijeenroepen van een tuchtraad tegen de directeur van het EUMC. Het merkte echter ook op dat "[...] sommige verklaringen van de directeur, evenals de aard van de gemaakte kosten, wijzen op enkele ondeugdelijke beheerspraktijken. Het is duidelijk dat de beheersprocedures kunnen worden verbeterd door de transparantie en de deelname en inclusie van het personeel te vergroten. Er lijkt ook een zeker gebrek te zijn aan procedures voor strategische planning, risico- en effectbeoordeling op langere termijn". De raad van bestuur drong er bij de directeur van het EUMC op aan de organisatorische beheersprocedures voortdurend te herzien en te verfijnen.

De raad merkte ook op dat er geen doeltreffende en erkende klachtenprocedure leek te bestaan die voor personeelsleden duidelijk was.

In zijn klacht bij de Ombudsman voerde klager de volgende aantijgingen en beweringen aan:

Klager beweerde dat de directeur van het EUMC hem had gepest, hem had omzeild ten gunste van andere personeelsleden en hem niet voldoende informatie had verstrekt om zijn rol als eenheidshoofd te kunnen vervullen.

Klager voerde aan dat een tuchtraad moest worden bijeengeroepen om zijn grieven tegen de directeur van het EUMC te bespreken.

Met betrekking tot zijn bewering merkte klager op dat de onderzoekscommissie die zijn verzoek om een tuchtprocedure had onderzocht, hem niet in staat had gesteld opmerkingen te maken over de eindverklaring van de directeur en dat er sprake was van een belangenconflict omdat een lid van de onderzoekscommissie, na het verzoek van klager, had gesolliciteerd naar de functie van klager bij het EUMC.

In het licht van de bevinding van de raad van bestuur dat er geen doeltreffende en erkende klachtenprocedure leek te bestaan die duidelijk was voor personeelsleden, besloot de Ombudsman dat het niet gerechtvaardigd zou zijn de klacht af te wijzen op grond van artikel 2.8 van het Statuut van de Europese Ombudsman (1).

Het onderzoek

Advies van het EUMC

De klacht is voor advies naar het EUMC gestuurd. In zijn advies verklaarde het EUMC dat het de beweringen van klager ongegrond achtte en gebaseerd was op misverstanden of verkeerde interpretaties. Het advies van het EUMC bevatte een brief van de voorzitter van de raad van bestuur, die de directeur van het EUMC had verzocht om een verklaring over de onderhavige klacht. In die brief gaf de voorzitter een overzicht van de wijze waarop de onderzoekscommissie haar onderzoek naar de grieven en beweringen van klager in zijn verzoek van 5 januari 2004 had uitgevoerd, waarbij hij met name benadrukte dat beide partijen in de gelegenheid waren gesteld hun standpunt kenbaar te maken en het standpunt van de andere partij te kennen.

In zijn advies merkte het EUMC voorts op dat klager rechtstreeks een klacht had ingediend bij de Ombudsman zonder gebruik te maken van zijn recht op verhaal uit hoofde van artikel 90, lid 2, van het Statuut. Het EUMC verklaarde dat deze procedure van toepassing is op het EUMC.

Het EUMC merkte ook op dat de arbeidsovereenkomst van klager op 15 mei 2004 was geëindigd.

Opmerkingen van klager

Het advies van het EUMC werd voor opmerkingen naar klager gestuurd.

In zijn opmerkingen verklaarde klager dat zijn verzoek aan de raad van bestuur van 5 januari 2004 een verzoek om een tuchtprocedure tegen hemzelf was en niet tegen de directeur van het EUMC. Klager legde uit dat dit moet worden gezien in het licht van de traditie van Oostenrijkse ambtenaren, die soms om een tuchtprocedure tegen zichzelf vragen wanneer zij hun zaak willen laten behandelen. Klager gaf aan dat hij niet van mening was dat hij intern gebruik had kunnen maken van een andere beroepsprocedure. Klager handhaafde ook zijn beweringen en herhaalde zijn opmerking dat er sprake was van een belangenconflict bij de beoordeling van zijn verzoek om een tuchtprocedure omdat een lid van de onderzoekscommissie van de raad had gesolliciteerd naar zijn functie.

Nadere inlichtingen

Na zorgvuldige bestudering van het advies van het EUMC en de opmerkingen van klager bleek dat nader onderzoek nodig was met betrekking tot wat een misverstand leek te zijn met betrekking tot de door klager op 5 januari 2004 gevraagde procedure. De Ombudsman schreef daarom een brief aan het EUMC met het verzoek zich hierover uit te spreken.

Antwoord van het EUMC

In zijn antwoord verklaarde het EUMC dat het verzoek van klager van 5 januari 2004 om een tuchtprocedure alleen kon worden opgevat als een tuchtprocedure tegen de directeur van het EUMC, en niet tegen klager zelf. Zij merkte ook op dat het moeilijk te begrijpen was waarom klager zo lang had gewacht om dit vermeende misverstand aan het licht te brengen.

Het EUMC heeft voorts een kopie bijgevoegd van een document getiteld "EUMC Human Resources Policy", d.d. oktober 2004. Het document bevatte een gedetailleerde samenvatting van de volgende punten: Interne organisatie, werving, loopbaanontwikkeling, beroepsleven, interne communicatie en toekomstperspectieven. De categorie Toekomstperspectieven bevatte een subcategorie Teambuilding en consistente aanpak, die als volgt werd toegelicht: "Het EUMC is van plan eind 2004 opleidingen voor managementteams te organiseren om aan hoge managementnormen te voldoen, teamvorming te ondersteunen, binnen en buiten het EUMC duidelijk en consistent te zijn en één personeelsbeleid op alle managementniveaus te volgen. Er is reeds een aanbesteding uitgeschreven en geëvalueerd".

Opmerkingen van klager

De opmerkingen van het EUMC zijn toegezonden aan klager, van wie de Ombudsman geen opmerkingen heeft ontvangen.

Aanvullende vragen

De Ombudsman besloot vervolgens dat verder onderzoek nodig was en op 18 april 2005 werd het EUMC verzocht te reageren op het volgende:

(1) Uit de klacht en de opmerkingen bleek dat klager van mening was a) dat hij geen opmerkingen had mogen maken over de definitieve verklaring van de directeur van het EUMC en b) dat er sprake was van een belangenconflict omdat een lid van de onderzoekscommissie die zijn zaak onderzocht, had gesolliciteerd naar zijn functie bij het EUMC. De Ombudsman besloot dat deze punten in dit onderzoek als afzonderlijke aantijgingen moesten worden behandeld en het EUMC werd daarom verzocht een advies over deze aspecten van de zaak in te dienen.

(2) In zijn conclusies van 5 maart 2004 heeft de raad van bestuur van het EUMC de volgende opmerkingen gemaakt: "Het is duidelijk dat de beheersprocedures kunnen worden verbeterd door de transparantie en de deelname en inclusie van het personeel te vergroten. Er lijkt ook een zeker gebrek te zijn aan procedures voor strategische planning, risico- en effectbeoordeling op langere termijn". Uit de adviezen van het EUMC in het kader van dit onderzoek bleek niet duidelijk of a) het EUMC deze opmerkingen had aanvaard, en b) zo ja, of het in dit verband corrigerende maatregelen had genomen. Aangezien deze kwestie relevant kan zijn voor de beoordeling van de beweringen van klager, werd het EUMC daarom verzocht ook informatie over deze kwestie te verstrekken.

Antwoord van het EUMC

Op 23 juni 2005 heeft het EUMC de Ombudsman de volgende opmerkingen toegezonden:

Met betrekking tot de bewering dat klager geen opmerkingen had mogen maken over de definitieve verklaring van de directeur van het EUMC, herhaalde het EUMC dat de klacht van klager van 5 januari 2004 was opgevat als de bewering dat tegen de directeur van het EUMC (en niet tegen klager zelf) een tuchtprocedure moest worden ingeleid. Aangezien disciplinaire procedures de integriteit en de sociale status van een persoon in gevaar kunnen brengen, zijn dergelijke procedures onderworpen aan vertrouwelijkheid. Deze geheimhoudingsplicht is uitdrukkelijk neergelegd in artikel 6 van bijlage II bij het Statuut, dat op dat moment van kracht was.

In een brief van 15 juni 2004 aan de directeur van het EUMC had de voorzitter van de raad van bestuur van het EUMC in detail uitgelegd hoe de raad zich over de kwestie had geïnformeerd. De voorzitter zorgt er samenvattend voor dat beide partijen in alle fasen van het proces toegang hebben gekregen tot elkaars vorderingen en opmerkingen.

Zelfs indien klager geen toegang zou hebben tot alle documenten van de tuchtprocedure, zou dit dus onder het vertrouwelijkheidsbeginsel voor tuchtprocedures vallen.

Met betrekking tot de bewering dat er sprake was van een belangenconflict doordat een lid van het team dat zijn zaak onderzocht, na het verzoek van klager had gesolliciteerd naar zijn functie bij het EUMC, bevestigde het EUMC dat de betrokken ambtenaar, de heer S., lid was geweest van de onderzoekscommissie die de klacht van klager van 5 januari 2004 onderzocht. Zoals klager zelf in zijn brief van 22 september 2004 schreef, nam S. echter niet deel aan de onderzoeksmissie.

In de latere aanwervingsprocedure betreffende de functie van hoofd van de eenheid Onderzoek en Netwerken heeft het selectiecomité, waartoe ook een extern lid behoorde, op 3 mei 2004 voorgesteld iemand anders dan de heer S. aan te werven. Deze laatste had onvoldoende punten gekregen om in aanmerking te komen voor de reservelijst, zodat hem de functie niet werd aangeboden. Hij heeft dus op geen enkele wijze profijt getrokken van de uitkomst van de onderhavige tuchtprocedure.

Bovendien had klager zelf besloten niet om verlenging van zijn arbeidsovereenkomst te verzoeken voordat hij om bijeenroeping van de tuchtraad had verzocht. S. speelde dus geen rol in het besluit van klager om niet om verlenging van zijn arbeidsovereenkomst te verzoeken.

Met betrekking tot de conclusies van de raad van bestuur van het EUMC van 5 maart 2004 verklaarde het EUMC dat het deze conclusies niet had aanvaard. Het EUMC had echter vastgesteld dat de raad meer informatie nodig had over de bestaande beheersprocedures ter verbetering van de transparantie, de inclusie van personeel, de strategische planning en de risico- en effectbeoordeling. Tijdens een volgende vergadering met de raad van bestuur had de directeur van het EUMC een presentatie gegeven over de interne beheersaspecten van het EUMC om tegemoet te komen aan deze vermeende behoefte om de raad van bestuur beter te informeren.

Het EUMC heeft zijn interne organisatie en zijn personeelsbeleid voortdurend verbeterd. Zij heeft grote inspanningen geleverd om haar organisatie te verbeteren, zoals de opleiding van managementteams, de toepassing van 24 internecontrolenormen, de aanwerving van een interne-auditcapaciteit en de ontwikkeling van belangrijke procedures.

Opmerkingen van klager

Het antwoord van het EUMC werd naar klager gestuurd, van wie de Ombudsman geen opmerkingen ontving.

BESLUIT

1 Inleidende opmerkingen

1.1 De klacht werd ingediend door een eenheidshoofd van het Europees Waarnemingscentrum voor racisme en vreemdelingenhaat ("EUMC"). Op 5 januari 2004 had klager de voorzitter van de raad van bestuur van het EUMC verzocht een tuchtraad bijeen te roepen om hem in de gelegenheid te stellen zijn zaak te bespreken. De raad van bestuur van het EUMC heeft een comité (het "onderzoekscomité") opgericht om te onderzoeken of het van belang zou zijn een tuchtraad op te richten. Op 5 maart 2004 deelde de voorzitter van de raad van bestuur van het EUMC klager mee dat de raad van bestuur, na het onderzoek van de zaak door de onderzoekscommissie, had besloten het verzoek van klager af te wijzen. In zijn conclusies verklaarde de EDPB dat drie categorieën beschuldigingen waren geïdentificeerd, namelijk "informatie achterhouden", "omzeilen" en "pesten", en dat elk van deze categorieën beschuldigingen een aantal beweringen bevatte. Alle claims hebben betrekking op relatief kleine incidenten die zich meestal voordoen binnen de meeste administratieve systemen zonder noodzakelijkerwijs als grieven te worden gezien. "Met name tijdens de gesprekken werd duidelijk dat veel incidenten die tot de beweringen van [klager] hebben geleid, gebaseerd waren op misverstanden, hetzij met betrekking tot communicatie, hetzij met betrekking tot een uiteenlopend begrip van rollen en verantwoordelijkheden ". "De overige incidenten waarop de vorderingen betrekking hebben, zijn door de directeur uitputtend toegelicht om nader onderzoek niet te rechtvaardigen". "Hoewel de persoonlijke grieven van [klager] geen onderzoek door een tuchtraad rechtvaardigen, wordt in de evaluatie erkend dat het cumulatieve karakter ervan wijst op een uiterst gespannen werksfeer tussen de directeur van [EUMC] en [klager]". De raad merkte voorts op dat het onderzoek van de aantijgingen van klager enkele ondeugdelijke beheerspraktijken aan het licht had gebracht, en drong er dienovereenkomstig bij de directeur op aan verbeteringen aan te brengen in de beheerspraktijken. De raad merkte ook op dat er geen doeltreffende en erkende klachtenprocedure leek te bestaan die voor personeelsleden duidelijk was.

1.2 In zijn klacht bij de Ombudsman beweerde klager dat de directeur van het EUMC hem had gepest, hem had omzeild ten gunste van andere personeelsleden en hem niet voldoende informatie had verstrekt om zijn rol als eenheidshoofd te kunnen vervullen. Hij stelde dat een tuchtraad moet worden bijeengeroepen om zijn grieven tegen de directeur van het EUMC te bespreken.

1.3 Naar zijn mening verwierp het EUMC de aantijgingen van klager en verklaarde het dat deze gebaseerd waren op misverstanden en/of verkeerde interpretaties. Het EUMC merkte voorts op dat klager rechtstreeks een klacht had ingediend bij de Ombudsman zonder gebruik te maken van zijn recht op verhaal uit hoofde van artikel 90, lid 2, van het Statuut van de ambtenaren.

1.4 In zijn opmerkingen handhaafde klager zijn beweringen. Hij verklaarde ook dat de tuchtprocedure waarom hij had verzocht een tuchtprocedure tegen hemzelf was en niet tegen de directeur van het EUMC. Klager legde uit dat dit moet worden gezien in het licht van de traditie van Oostenrijkse ambtenaren, die soms om een tuchtprocedure tegen zichzelf vragen wanneer zij hun zaak willen laten behandelen. Klager gaf aan dat hij niet van mening was dat hij intern gebruik had kunnen maken van een andere beroepsprocedure. De Ombudsman heeft daarom nader onderzoek verricht om dit punt op te helderen. In zijn antwoord verklaarde het EUMC dat het het verzoek van klager om een tuchtprocedure alleen had kunnen interpreteren als een verzoek om een tuchtprocedure tegen de directeur van het EUMC. Klager heeft geen verdere opmerkingen gemaakt om de zaak op te helderen.

1.5 De opmerkingen van partijen in deze zaak maken het noodzakelijk om twee punten in deze inleidende opmerkingen aan de orde te stellen. Het eerste betreft het besluit van de Ombudsman dat de onderhavige klacht ontvankelijk was. Het tweede betreft de aard van het verzoek van klager van 5 januari 2004 aan de raad van bestuur.

1.6 De Ombudsman wijst erop dat artikel 11 van de verordening van de Raad tot oprichting van het Europees Waarnemingscentrum voor racisme en vreemdelingenhaat (2) bepaalt dat het personeel van het Waarnemingscentrum "onderworpen [is] aan de verordeningen en regels die van toepassing zijn op de ambtenaren en andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen". De Ombudsman begrijpt derhalve dat de verwijzing van het EUMC naar artikel 90, lid 2, van het Statuut betekent dat het EUMC artikel 46 van het Statuut en de Regeling van toepassing op de ambtenaren en andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen toepast, waarin is bepaald dat titel VII van het Statuut, betreffende beroepen, van overeenkomstige toepassing is. Met betrekking tot het besluit dat de klacht in kwestie ontvankelijk was, wijst de Ombudsman erop dat de mededeling aan klager van 5 maart 2004 (waarnaar hierboven werd verwezen), die bij de klacht was gevoegd, de verklaring van de raad van bestuur van het EUMC bevatte dat "er geen doeltreffende en erkende klachtenprocedure leek te bestaan die duidelijk was voor personeelsleden [van het EUMC]". Op basis hiervan besloot de Ombudsman dat het niet passend zou zijn de klacht af te wijzen op grond van artikel 2.8 van het Statuut van de Europese Ombudsman (3). In het licht van het bovenstaande vindt de Ombudsman geen reden om zijn besluit over de ontvankelijkheid van de klacht te wijzigen.

1.7 Met betrekking tot de aard van het verzoek van klager om een tuchtprocedure merkt de Ombudsman op dat er een meningsverschil lijkt te bestaan tussen het EUMC en klager over de tuchtprocedure waarom laatstgenoemde in zijn brief van 5 januari 2004 aan de raad van bestuur van het EUMC daadwerkelijk heeft verzocht. Dit bleek echter pas uit de opmerkingen van klager, die op 22 september 2004 werden ingediend. De verdere onderzoeken die de Ombudsman heeft verricht om deze kwestie op te helderen, hebben slechts aangetoond dat het misverstand blijft bestaan en dat klager in wezen van mening is dat het voorwerp van het onderzoek door de raad van bestuur van zijn verzoek van 5 januari 2004 volledig verschilde van het voorwerp dat hij in gedachten had.

1.8 Opgemerkt zij dat de Ombudsman bij het openen van zijn onderzoek naar deze klacht ook het verzoek van klager van 5 januari 2004 heeft opgevat als een verzoek om een tuchtprocedure tegen de directeur van het EUMC. Na het verzoek van klager van 5 januari 2004 opnieuw te hebben onderzocht en rekening houdend met de opmerkingen van het EUMC over deze kwestie, is de Ombudsman van mening dat de interpretatie van dat verzoek door het EUMC redelijk was.

1.9 De Ombudsman wijst er voorts op dat de Ombudsman op basis van deze interpretatie van de klacht de beweringen van klager heeft gesignaleerd en met name zijn bewering dat "een tuchtraad moet worden bijeengeroepen om zijn grieven tegen de directeur van het EUMC te bespreken". Aangezien de in dit verzoek bedoelde tuchtprocedure lijkt te verschillen van de tuchtprocedure die klager zelf in gedachten had, zou het niet passend zijn dat de Ombudsman dat verzoek in het kader van dit onderzoek herziet. Wat de beweringen van klager betreft, is de Ombudsman van mening dat deze los kunnen worden gezien van de bovenstaande bewering en derhalve ten gronde zullen worden onderzocht.

2 De beschuldigingen van pesten, omzeilen en het niet verstrekken van informatie

2.1 De beweringen van klager - dat de directeur van het EUMC hem had gepest, hem ten gunste van andere personeelsleden had omzeild en hem niet voldoende informatie had verstrekt om zijn rol als eenheidshoofd te kunnen vervullen - waren door het EUMC afgewezen. De beweringen van klager waren reeds door de raad van bestuur van het EUMC beoordeeld, zoals hierboven in detail is beschreven.

2.2 Wat betreft de bewering van klager dat de directeur van het EUMC hem had gepest, hem ten gunste van andere personeelsleden had omzeild en hem niet voldoende informatie had verstrekt om zijn rol als eenheidshoofd te kunnen vervullen, neemt de Ombudsman eerst kennis van de inhoud van de brieven van 16 en 28 januari 2004 aan de raad van bestuur, respectievelijk van klager en de directeur van het EUMC. In zijn brief van 16 januari 2004 heeft klager zijn beweringen uitvoerig uiteengezet.

2.3 Klager zond een kopie van zijn brief aan de directeur van het EUMC, die op 28 januari 2004 de punten van klager in bovengenoemde brief aan de raad van bestuur heeft gericht.

2.4 In zijn besluit, dat op 5 maart 2004 aan klager werd meegedeeld, concludeerde de raad van bestuur dat de beweringen van klager betrekking hadden op relatief kleine incidenten die zich in de meeste administratieve systemen voordoen "zonder noodzakelijkerwijs als grieven te worden beschouwd ". Het oordeelde dat het duidelijk was dat veel van de incidenten die tot de beweringen hadden geleid, waren gebaseerd op misverstanden, hetzij met betrekking tot communicatie, hetzij met betrekking tot een uiteenlopend begrip van rollen en verantwoordelijkheden, en dat de andere betrokken incidenten voldoende door de directeur waren toegelicht om geen nader onderzoek te rechtvaardigen. Op basis van deze overwegingen heeft de raad van bestuur derhalve besloten geen tuchtprocedure tegen de directeur van het EUMC in te leiden.

2.5 Aangezien het besluit om al dan niet een tuchtprocedure in te leiden bij het tot aanstelling bevoegde gezag van de betrokken communautaire instelling of het betrokken communautaire orgaan ligt (4) en niet door de Ombudsman kan worden vervangen, blijft het onderzoek door de Ombudsman van de bevindingen die aan een dergelijk besluit ten grondslag liggen, beperkt tot een beoordeling van de vraag of deze bevindingen kennelijke beoordelingsfouten bevatten. De toetsing door de Ombudsman van de bevindingen van de raad van bestuur van het EUMC in dit geval is dienovereenkomstig beperkt.

2.6 De Ombudsman is van mening dat hem geen enkel bewijs is verstrekt op grond waarvan hij kan concluderen dat er sprake was van kennelijke beoordelingsfouten met betrekking tot de bevindingen van de raad van bestuur van het EUMC. De Ombudsman kan derhalve geen wanbeheer vaststellen met betrekking tot dit aspect van de zaak.

3 Bewering dat klager geen opmerkingen heeft kunnen maken

3.1 In verdere onderzoeken heeft de Ombudsman het EUMC verzocht een advies in te dienen over de bewering van klager dat hij geen opmerkingen had mogen maken over de slotverklaring van de directeur van het EUMC.

3.2 In zijn advies herhaalde het EUMC dat de klacht van klager van 5 januari 2004 aldus was opgevat dat deze de bewering bevatte dat er een tuchtprocedure moest worden ingeleid tegen de directeur van het EUMC (d.w.z. niet tegen klager zelf). Aangezien disciplinaire procedures de integriteit en de sociale status van een persoon in gevaar kunnen brengen, zijn dergelijke procedures onderworpen aan vertrouwelijkheid. In artikel 6 van bijlage II bij het Statuut, dat op dat moment van kracht was, is deze geheimhoudingsplicht uitdrukkelijk vastgelegd. In een brief van 15 juni 2004 aan de directeur van het EUMC heeft de voorzitter van de raad van bestuur van het EUMC uitvoerig uitgelegd hoe het onderzoek naar de klacht was uitgevoerd. De voorzitter zorgt er samenvattend voor dat beide partijen in alle fasen van het proces toegang hebben gekregen tot elkaars vorderingen en opmerkingen.

3.3 De Ombudsman ontving geen opmerkingen van klager over het advies van het EUMC.

3.4 De aan het EUMC voor advies voorgelegde bewering werd geformuleerd op basis van de verklaring van klager dat "[...] ik niet de gelegenheid heb gekregen om het antwoord van de directeur te zien of er opmerkingen over te maken voordat de [...] commissie de zaak sloot".

3.5 Volgens de informatie in het advies van het EUMC is naar aanleiding van de klacht van klager van 5 januari 2004 bij de raad van bestuur van het EUMC geen tuchtcommissie bijeengeroepen. De geheimhoudingsregel waarnaar het EUMC verwijst, lijkt dus niet van toepassing te zijn op de feiten van de onderhavige zaak, die betrekking heeft op een vooronderzoek naar de vordering tot bijeenroeping van een tuchtcommissie.

3.6 Voorts bevatte de brief van 15 juni 2004 van de voorzitter van de raad van bestuur van het EUMC aan de directeur van het EUMC een verslag van de procedure en de werkmethoden die waren vastgesteld om de bewering van klager te onderzoeken. De voorzitter legt uit dat “[b]ij beide partijen in alle fasen van het proces toegang is verleend tot elkaars vorderingen en opmerkingen, en dat beide partijen is verzocht hun opmerkingen en antwoorden in te dienen bij de raad van bestuur. Het Comité hield rekening met al het bewijsmateriaal en nam pas een definitieve beslissing wanneer het ervan overtuigd was dat al het bewijsmateriaal was voorgelegd en in aanmerking was genomen.

3.7 De Ombudsman merkt op dat de betrokken instelling over een beoordelingsmarge beschikt met betrekking tot de wijze waarop zij haar onderzoek naar het soort verzoek dat hier aan de orde is, moet uitvoeren, met dien verstande dat zij alle relevante aspecten van het individuele geval zorgvuldig en onpartijdig moet onderzoeken (5). In het onderhavige geval impliceerde dit recht, zoals de raad van bestuur zelf in zijn bovengenoemde brief van 15 juni 2004 heeft gesuggereerd, dat de klager in alle stadia van de procedure toegang zou krijgen tot de beweringen en opmerkingen van de directeur en zou worden verzocht opmerkingen in te dienen. Om volledig aan deze verplichting te voldoen, zou het derhalve noodzakelijk zijn geweest klager de verklaring van de directeur over zijn beweringen te doen toekomen alvorens het onderzoek af te sluiten. De Ombudsman heeft geen concreet bewijs ontvangen dat de feitelijke bewering van klager dat dit niet het geval was, weerlegt.

3.8 In het licht van het voorgaande lijkt het erop dat klager niet in de gelegenheid is gesteld opmerkingen te maken over de verklaringen van de directeur over zijn beweringen voordat het onderzoek werd afgesloten, hetgeen een geval van wanbeheer vormde. Hieronder wordt een kritische opmerking gemaakt.

4 Beschuldiging van belangenconflicten

4.1 Klager beweerde dat er sprake was van een belangenconflict omdat een lid, de heer S., van de onderzoekscommissie die zijn klacht onderzocht, namens de raad van bestuur van het EUMC had gesolliciteerd naar de functie van klager bij het EUMC.

4.2 In zijn advies bevestigde het EUMC dat de betrokken ambtenaar lid was geweest van het uitvoerend comité dat de klacht van klager van 5 januari 2004 onderzocht. De heer S. heeft echter niet deelgenomen aan de onderzoeksmissie. In het kader van de daaropvolgende aanwervingsprocedure voor de functie van hoofd van de eenheid Onderzoek en Netwerken heeft het selectiecomité, waartoe ook een extern lid behoorde, op 3 mei 2004 voorgesteld om iemand anders dan de heer S. aan te werven. Hij had niet genoeg punten ontvangen om in aanmerking te komen voor de reservelijst, zodat hem de functie niet werd aangeboden. Hij heeft dus op geen enkele wijze profijt getrokken van de uitkomst van de onderhavige tuchtprocedure. Bovendien had klager zelf besloten niet om verlenging van zijn arbeidsovereenkomst te verzoeken voordat hij om bijeenroeping van de tuchtraad had verzocht. S. speelde dus geen rol in het besluit van klager om niet om verlenging van zijn arbeidsovereenkomst te verzoeken.

4.3 De Ombudsman heeft geen opmerkingen van klager ontvangen.

4.4 Uit het bovenstaande blijkt dat het EUMC niet heeft betwist dat de heer S., die had gesolliciteerd naar de functie van klager, ook lid was van de onderzoekscommissie die de klacht van klager van 5 januari 2004 bij de raad van bestuur van het EUMC onderzocht. Het EUMC heeft echter in wezen betoogd dat er geen sprake was van een belangenconflict, aangezien de betrokken ambtenaar geen concreet voordeel had gehaald uit zijn lidmaatschap van de onderzoekscommissie.

4.5 De Ombudsman wijst erop dat artikel 41, lid 1, van het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie bepaalt dat "[e]enieder [...] er recht op [heeft] dat zijn zaken onpartijdig, billijk en binnen een redelijke termijn door de instellingen en organen van de Unie worden behandeld."De Ombudsman merkt voorts op dat volgens de jurisprudentie van het Hof van Justitie de eerbiediging van de door de communautaire rechtsorde in administratieve procedures gewaarborgde rechten met name de plicht van de bevoegde instelling omvat om alle relevante aspecten van het individuele geval zorgvuldig en onpartijdig te onderzoeken (6). De Ombudsman is van mening dat de beginselen van behoorlijk bestuur vereisen dat de instellingen en het personeel van de Gemeenschap niet alleen onpartijdig handelen, maar ook hun onpartijdigheid aantonen door te voorkomen dat maatregelen worden genomen die ertoe kunnen leiden dat hun onpartijdigheid redelijkerwijs in twijfel wordt getrokken (7). In een geval als het onderhavige impliceert dit dat de deelname aan de onderzoekscommissie van een persoon wiens onpartijdigheid redelijkerwijs in twijfel kan worden getrokken, moet worden geacht afbreuk te doen aan de eerlijkheid van de betrokken administratieve procedure en dus aan een geval van wanbeheer.

4.6 De Ombudsman merkt op dat het besluit om de heer S. voor de betrokken functie te selecteren uiteindelijk door de directeur van het EUMC had moeten worden genomen. De klacht van klager van 5 januari 2004 werd opgevat als een klacht tegen de directeur. S. heeft dus daadwerkelijk deelgenomen aan het onderzoek van een klacht over pesten en wanbeheer tegen een persoon die mogelijkerwijs zou moeten overwegen om hem in dienst te nemen na een aanwervingsprocedure die op dat moment plaatsvond. In deze omstandigheden is de Ombudsman van mening dat de onpartijdigheid van de heer S. redelijkerwijs in twijfel kon worden getrokken en dat zijn deelname aan de onderzoekscommissie bijgevolg de eerlijkheid van de procedure ondermijnde. Dit was een geval van wanbeheer en de Ombudsman maakt hieronder een kritische opmerking.

Conclusie

Op basis van het onderzoek van de Ombudsman naar deze klacht lijkt er geen sprake te zijn geweest van wanbeheer door het Europees Waarnemingscentrum voor racisme en vreemdelingenhaat ("EUMC") met betrekking tot de beweringen van klager over pesten, omzeilen en gebrek aan informatie.

Met betrekking tot de beweringen van klager (a) dat hij geen opmerkingen had mogen maken over de definitieve verklaring van de directeur van het EUMC en (b) dat er sprake was van een belangenconflict omdat een lid van de onderzoekscommissie die zijn zaak namens de raad van bestuur van het EUMC onderzocht, had gesolliciteerd naar zijn functie bij het EUMC, moeten de volgende kritische opmerkingen worden gemaakt:

1. In het licht van de bevindingen in punt 3 hierboven lijkt het erop dat klager niet in de gelegenheid is gesteld opmerkingen te maken over de verklaringen van de directeur over zijn beweringen voordat het onderzoek in kwestie werd afgesloten, hetgeen een geval van wanbeheer vormde.
2. Met betrekking tot de bewering van een belangenconflict, in verband met het feit dat een lid van de onderzoekscommissie, de heer S., had gesolliciteerd naar het ambt van klager, merkt de Ombudsman op dat het besluit om de heer S. voor het betrokken ambt te selecteren uiteindelijk door de directeur van het EUMC had moeten worden genomen. De klacht van klager van 5 januari 2004 werd opgevat als een klacht tegen de directeur. S. heeft dus daadwerkelijk deelgenomen aan het onderzoek van een klacht over pesten en wanbeheer tegen een persoon die mogelijkerwijs zou moeten overwegen om hem in dienst te nemen na een aanwervingsprocedure die op dat moment plaatsvond. In deze omstandigheden is de Ombudsman van mening dat de onpartijdigheid van de heer S. redelijkerwijs in twijfel kon worden getrokken en dat zijn deelname aan de onderzoekscommissie bijgevolg de eerlijkheid van de procedure ondermijnde. Dit was een geval van wanbeheer.

De directeur van het Europees Waarnemingscentrum voor racisme en vreemdelingenhaat zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) "Bij de Ombudsman kan geen klacht worden ingediend over de arbeidsverhoudingen tussen de communautaire instellingen en organen en hun ambtenaren en andere personeelsleden, tenzij de betrokkene alle mogelijkheden voor het indienen van interne administratieve verzoeken en klachten, met name de in artikel 90, leden 1 en 2, van het Statuut bedoelde procedures, heeft uitgeput (...)" (Besluit 94/262 van het Europees Parlement van 9 maart 1994 inzake het statuut van de Europese ombudsman en de algemene voorwaarden voor de uitoefening van zijn ambt, Publicatieblad 1994, L 113, blz. 15).

(2) Publicatieblad 1997 L 151, blz. 1.

(3) "Bij de Ombudsman kan geen klacht worden ingediend die betrekking heeft op de arbeidsverhoudingen tussen de communautaire instellingen en organen en hun ambtenaren en andere personeelsleden, tenzij de betrokkene alle mogelijkheden voor het indienen van interne administratieve verzoeken en klachten, met name de in artikel 90, leden 1 en 2, van het Statuut bedoelde procedures, heeft uitgeput (...)" (Besluit 94/262 van het Europees Parlement van 9 maart 1994 inzake het statuut van de Europese ombudsman en de algemene voorwaarden voor de uitoefening van zijn ambt, PB 1994, L 113, blz. 15).

(4) Zie zaak T-242/97, Z. tegen Europees Parlement, JurAmbt. blz. IA-77; II-401, punt 19.

(5) Zaak C-269/90 Technische Universität München tegen Hauptzollamt München-Mitte, Jurispr. 1991, blz. I-5469, punt 14.

(6) Zaak C-269/90 Technische Universität München tegen Hauptzollamt München-Mitte, Jurispr. 1991, blz. I-5469, punt 14.

(7) Besluit van de Europese Ombudsman inzake klacht 751/2000/(BB)IJH, punt 4 van de daarin aangehaalde ontwerpaanbeveling.