Straatsburg, 20 oktober 2004

Geachte heer B.,

Op 27 januari 2004 heeft u bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend tegen de Europese Commissie over een onderzoeksvoorstel (FP6-502870) dat door uw onderneming Arno Nordic AB was ingediend.

Op 16 februari 2004 heb ik de klacht doorgestuurd naar de voorzitter van de Europese Commissie. De Commissie heeft haar advies op 6 mei 2004 toegezonden en ik heb u verzocht desgewenst opmerkingen te maken. Er lijken geen opmerkingen van u te zijn ontvangen.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

In februari 2004 werd bij de Ombudsman een klacht ingediend tegen de Europese Commissie over een onderzoeksvoorstel (FP6-502870) dat was ingediend door het Zweedse bedrijf Arno Nordic AB.

Volgens de klager zijn de relevante feiten, samengevat, de volgende:

Op 18 maart 2003 diende de onderneming van de klager, Arno Nordic AB (hierna "Arno Nordic" genoemd), een onderzoeksvoorstel in bij DG Onderzoek van de Commissie. Kort na de indiening van het voorstel verliet de in het voorstel genoemde contactpersoon, de heer B, zijn functie in het bedrijf. Op 8 april 2003 deelde klager de Commissie derhalve per aangetekende brief mee dat de heer B zijn functie had verlaten en dat de taken van de heer B door de klager zelf waren overgenomen. Deze informatie is ook per e-mail aan de Commissie toegezonden.

Desalniettemin hebben de bevoegde diensten van de Commissie in mei 2003 contact opgenomen met de heer B over het onderzoeksvoorstel en hebben zij, naar het schijnt, wijzigingen in het voorstel of eventueel een intrekking ervan besproken. Klager nam contact op met de Commissie, wees erop dat de Commissie een fout had gemaakt en verzocht om een schriftelijke toelichting. Toen hij geen schriftelijke toelichting ontving, stuurde klager een e-mail naar de Commissie, waarin hij zijn verzoek herhaalde. Hij vraagt ook om informatie over de vraag wanneer de Commissie de naam van de contactpersoon op het voorstel van de heer B in zijn naam heeft veranderd. Klager ontving een antwoord per e-mail van de Commissie waarin werd verklaard dat het vertrek van de heer B uit de onderneming geen gevolgen had voor de beoordeling van het voorstel.

In juni 2003 zond klager de Commissie een e-mail met diverse vragen over de verandering van contactpersoon. Hij vroeg onder meer of de informatie die hij in zijn brief van 8 april 2003 over de verandering van contactpersoon had verstrekt, voldoende duidelijk was en waarom de Commissie deze brief niet had beantwoord. Een ambtenaar van de Commissie antwoordde per e-mail dat de informatie voldoende duidelijk was, maar dat hij de brief van klager van 8 april 2003 nooit had ontvangen en dat hij dus niet op de hoogte was van de verandering van contactpersoon toen hij in mei contact opnam met de heer B. De ambtenaar verklaarde verder dat een voorstel niet kan worden gewijzigd, maar dat hij nu wist dat klager de contactpersoon was, wat voldoende was.

Op 3 juli 2003 zond de Commissie klager een brief over het voorstel. De brief was gericht aan klager (d.w.z. met de naam van klager), maar werd naar het adres van de heer B gestuurd. Klager heeft de Commissie in een e-mail op de hoogte gebracht van zijn fout.

Op 8 december 2003 heeft de Commissie de heer B een brief gestuurd over de evaluatie van het voorstel. Klager zond de Commissie opnieuw een e-mail waarin hij haar op de hoogte bracht van haar herhaalde fouten.

Bovendien verklaart klager dat op 18 november 2003 een ontvangstbevestiging van het voorstel is ontvangen. Hij ontving de brief echter pas op 19 januari 2004. De datum van het poststempel was 18 januari 2004. Klager acht deze vertraging bij de verzending van de brief onredelijk.

Klager beweert dat de Commissie:

i) nalatig zijn geweest bij de behandeling van de informatie dat er een verandering van contactpersoon was geweest met betrekking tot het onderzoeksvoorstel; en

ii) de verzending van de ontvangstbevestiging van het onderzoeksvoorstel onredelijk heeft vertraagd.

Klager stelt dat de Commissie haar gedrag moet toelichten en corrigeren.

Het onderzoek

Advies van de Commissie

In haar advies maakt de Commissie de volgende opmerkingen:

Op 18 maart 2003 heeft het bedrijf Arno Nordic een onderzoeksvoorstel ingediend voor een geïntegreerd project in het kader van de eerste oproep tot het indienen van voorstellen in het kader van thematische prioriteit 1 KP6-2002-LifeSciHealth. Het voorstel werd op 20 maart 2003 door de externe dienstverlener van KP6 ontvangen en geregistreerd als voorstelnummer KP6-502870. In het voorstel wordt de heer B aangewezen als contactpersoon voor Arno Nordic.

Op of omstreeks 28 maart 2003 heeft de Commissie de heer B een ontvangstbevestiging van het voorstel gestuurd, met vermelding van het registratienummer dat aan het voorstel van Arno Nordic was toegekend.

Op 15 mei 2003 zond klager de Commissie een e-mail met de mededeling dat hij een aangetekende brief had gestuurd waarin hij de Commissie meedeelde dat hij namens Arno Nordic de functie van contactpersoon voor het voorstel had overgenomen. Hij vroeg zich af waarom deze brief niet werd erkend en opgevolgd. Tot 15 mei 2003 was de Commissie echter niet op de hoogte van het bestaan van de aangetekende brief. Uit recent onderzoek bij de externe dienstverlener is gebleken dat de brief van klager op 14 april 2003, d.w.z. na de uiterste datum voor het indienen van voorstellen, is binnengekomen en is ingediend. Het is niet duidelijk of en wanneer de brief aan de Commissie is toegezonden.

In latere telefoongesprekken en e-mails verzekerde de Commissie klager dat de inhoud van zijn e-mail van 15 mei 2003 naar behoren was genoteerd. Klager werd ervan in kennis gesteld dat de regels voor de beoordeling van voorstellen weliswaar elke wijziging van het voorstel uitsloten, maar dat de verandering van contactpersoon voor Arno Nordic was geconstateerd. Benadrukt werd dat de verandering van contactpersoon op geen enkele wijze negatieve gevolgen zal hebben voor de beoordeling van het voorstel.

De evaluatieprocedure is op 6 juni 2003 afgerond. Eind juni 2003 had de Commissie begrepen dat alle problemen met betrekking tot het voorstel tot tevredenheid van klager waren opgelost.

Er hebben zich echter twee fouten voorgedaan bij het opstellen van lokale mailinglijsten op basis van de in het oorspronkelijke voorstel verstrekte informatie. Op of omstreeks 3 juli 2003 heeft de Commissie de klager een brief gestuurd over de resultaten van de evaluatie van het voorstel. De brief werd naar het adres van de heer B gestuurd. Bovendien heeft de Commissie in december 2003 in het kader van een enquête ten onrechte contact opgenomen met de heer B. Klager heeft de Commissie van deze fouten in kennis gesteld. De Commissie betreurt het ongemak dat door de fouten is veroorzaakt. Er zij echter op gewezen dat de fouten geen invloed hadden op de beoordeling van het voorstel van Arno Nordic. Ten tijde van de fouten was de evaluatieprocedure al afgerond.

Wat de vermeende vertraging bij de verzending van een brief van 18 november 2003 betreft, is het de Commissie niet duidelijk naar welke brief klager verwijst. Het kan zijn dat de brief in kwestie betrekking heeft op een ander voorstel (FP6-005226) dat de klager in het kader van een latere oproep tot het indienen van voorstellen heeft ingediend. De brief waarnaar wordt verwezen, zou de ontvangstbevestiging van 19 november 2003 voor dit nieuwe voorstel kunnen zijn. Alle correspondentie die klager bij zijn klacht bij de Ombudsman heeft gevoegd, heeft echter betrekking op het eerste voorstel (KP6-502870). Gezien de onzekerheid met betrekking tot de brief in kwestie is de Commissie niet in staat naar behoren te reageren op de bewering van klager in dit verband.

De Ombudsman verzocht klager opmerkingen over het advies in te dienen. Klager lijkt geen opmerkingen te hebben ingediend.

BESLUIT

1 Vermeend nalatig omgaan met informatie

1.1 De klacht, die tegen de Europese Commissie is gericht, betreft een onderzoeksvoorstel (FP6-502870) dat op 18 maart 2003 door het Zweedse bedrijf Arno Nordic AB (hierna "Arno Nordic" genoemd) is ingediend en waarin de heer B als contactpersoon wordt genoemd. Volgens klager verliet de heer B kort nadat hij het voorstel had ingediend zijn functie in Arno Nordic en deelde klager de Commissie derhalve bij aangetekende brief van 8 april 2003 mee dat hij de functie van contactpersoon had overgenomen. Ondanks het feit dat de Commissie uiteindelijk nota heeft genomen van de verandering van contactpersoon, heeft de Commissie in mei, juli en december 2003 contact opgenomen met de heer B over het onderzoeksvoorstel. Klager heeft de Commissie telkens in kennis gesteld van zijn fouten. Klager beweert dat de Commissie nalatig is geweest bij de behandeling van de informatie dat er een verandering van contactpersoon was geweest met betrekking tot het onderzoeksvoorstel.

1.2 De Commissie voert aan dat klager tot 15 mei 2003, toen hij hierover een e-mail stuurde, niet op de hoogte was van het bestaan van de aangetekende brief waarin klager uitlegde dat hij de functie van contactpersoon voor het onderzoeksvoorstel had overgenomen. Uit recent onderzoek bij de externe dienstverlener is gebleken dat de brief van klager op 14 april 2003 is aangekomen en is ingediend. Het is niet duidelijk of en wanneer de brief aan de Commissie is toegezonden. In latere telefoongesprekken en e-mails verzekerde de Commissie klager echter dat de verandering van contactpersoon naar behoren was opgemerkt en dat een dergelijke verandering op geen enkele wijze negatieve gevolgen zou hebben voor de beoordeling van het voorstel. Desalniettemin werd in juli 2003 ten onrechte contact opgenomen met de heer B in plaats van met de klager over de resultaten van het projectvoorstel en in december 2003 als onderdeel van een enquête. De Commissie betreurt het eventuele ongemak als gevolg van deze fouten, maar bevestigt dat deze fouten geen invloed hebben gehad op de evaluatie van het voorstel, dat reeds op 6 juni 2003 was afgerond.

1.3 De Ombudsman wijst erop dat de beginselen van behoorlijk bestuur vereisen dat de communautaire instellingen zorgvuldig en servicegericht handelen (1). Voorts is de Ombudsman van mening dat de Commissie volledig verantwoordelijk blijft voor de kwaliteit van het beheer dat namens haar door een externe dienstverlener wordt uitgevoerd (2). In de onderhavige zaak merkt de Ombudsman op dat klager stappen heeft ondernomen om de Commissie in kennis te stellen van de verandering van contactpersoon, maar dat de externe dienstverlener van de Commissie de brief heeft ingediend en dat het onduidelijk is of en wanneer deze aan de Commissie is doorgestuurd. De Ombudsman merkt voorts op dat de Commissie, nadat zij klager had verzekerd dat zij naar behoren kennis had genomen van de verandering van contactpersoon, tweemaal contact heeft opgenomen met de verkeerde persoon over aangelegenheden in verband met het projectvoorstel.

1.4 Op basis van het bovenstaande is de Ombudsman van mening dat de Commissie, door niet te zorgen voor een correcte behandeling van de informatie over de verandering van contactpersoon, niet zorgvuldig heeft gehandeld en servicegericht is geweest. Dit is een geval van wanbeheer en in dit verband zal een kritische opmerking worden gemaakt.

2 De vermeende onredelijke vertraging

2.1 Klager verklaart dat hij op 19 januari 2004 een ontvangstbevestiging van het voorstel heeft ontvangen. De ontvangstbevestiging dateerde van 18 november 2003, maar de datum van het poststempel was 18 januari 2004. Klager beweert dat de Commissie de verzending van de ontvangstbevestiging van het onderzoeksvoorstel onredelijk heeft vertraagd.

2.2 Volgens de Commissie is het niet duidelijk naar welke brief klager verwijst. De brief in kwestie kan betrekking hebben op een ander voorstel (FP6-005226) dat de klager in het kader van een volgende oproep tot het indienen van voorstellen heeft ingediend. Gezien de onzekerheid met betrekking tot de brief in kwestie is de Commissie niet in staat naar behoren te reageren op de bewering van klager in dit verband.

2.3 De Ombudsman neemt nota van de uitleg van de Commissie in haar standpunt dat zij niet in staat is naar behoren te reageren op de bewering van klager, omdat het niet duidelijk is naar welke brief klager verwijst. Het standpunt van de Commissie, met haar uitleg waarom zij niet op de bewering in kwestie kan reageren, werd aan klager toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen te maken. Van klager zijn geen opmerkingen met enige verduidelijking ter zake ontvangen. Bij gebrek aan verduidelijkingen van klager is de Ombudsman van mening dat verder onderzoek naar dit aspect van de klacht niet gerechtvaardigd is.

2.4 De Ombudsman wijst erop dat klager de mogelijkheid heeft om een nieuwe klacht in te dienen over de vermeende vertraging als hij dit nuttig acht en als hij meer gedetailleerde informatie kan verstrekken.

3 Het argument van de klager

3.1 Klager stelt dat de Commissie haar gedrag moet toelichten en corrigeren.

3.2 De Ombudsman merkt op dat de Commissie haar fouten met betrekking tot de contactpersoon heeft erkend en toegelicht en dat zij zich heeft verontschuldigd voor het ongemak dat door deze fouten is veroorzaakt. Aangezien de fouten in kwestie betrekking hebben op specifieke gebeurtenissen in het verleden die het resultaat van de evaluatie van het onderzoeksvoorstel niet lijken te hebben beïnvloed, acht de Ombudsman geen corrigerende maatregelen mogelijk. De Ombudsman is derhalve van oordeel dat de Commissie aan het verzoek van klager heeft voldaan.

4 Conclusie

Op basis van het onderzoek van de Ombudsman naar deze klacht moet de volgende kritische opmerking worden gemaakt met betrekking tot de bewering van klager dat hij nalatig is geweest met de behandeling van informatie:

De beginselen van behoorlijk bestuur vereisen dat de communautaire instellingen met de nodige zorgvuldigheid handelen en dienstgericht zijn (3). In het onderhavige geval is de Ombudsman van mening dat de Commissie, door niet te zorgen voor een correcte behandeling van de informatie over de verandering van contactpersoon, niet zorgvuldig heeft gehandeld en dienstgericht is geweest. Dit is een geval van wanbeheer.

Aangezien dit aspect van de zaak betrekking heeft op procedures met betrekking tot specifieke gebeurtenissen in het verleden, is het niet passend om een minnelijke schikking van de zaak na te streven.

Wat de bewering van klager van onredelijke vertraging betreft, is de Ombudsman om de in punt 2.3 genoemde redenen van mening dat verder onderzoek niet gerechtvaardigd is.

Op basis van het bovenstaande sluit de Ombudsman de zaak.

De voorzitter van de Commissie zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Artikel 12 van de Europese code van goed administratief gedrag, beschikbaar op de website van de Ombudsman: http://www.ombudsman.europa.eu

(2) Zie zaak 630/96, gerapporteerd op bladzijde 226 van het jaarverslag van de Europese Ombudsman over 1997, beschikbaar op de volgende website: http://www.ombudsman.europa.eu/report/en/default.htm

(3) Artikel 12 van de Europese code van goed administratief gedrag, beschikbaar op de website van de Ombudsman: http://www.ombudsman.europa.eu