Straatsburg, 21 januari 2005

Geachte heer I.,

Op 11 november 2003 heeft u namens de Spaanse stichting El Monte een klacht ingediend bij de Europese Ombudsman tegen de Europese Commissie. De klacht betreft contract AML/B7-3110/IB/98/01106, dat op 14 januari 2000 door de Stichting El Monte met de Commissie is gesloten.

Op 5 december 2003 heb ik de klacht doorgestuurd naar de voorzitter van de Europese Commissie.

Op 1 maart 2004 heeft de Commissie haar advies uitgebracht, dat ik u heb doen toekomen met het verzoek opmerkingen te maken.

Op 29 april 2004 heb ik uw opmerkingen ontvangen.

Ik schrijf u om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Mijn excuses voor de tijd die het heeft gekost om uw klacht te behandelen.

Het KLACHT

Op basis van de klacht en de bijlagen daarbij worden de feiten volgens klager als volgt samengevat:

Op 14 januari 2000 sloot klager subsidieovereenkomst nr. AML /B7-3110/IB/98/0106 met de Commissie (hierna: “het contract”). Krachtens dit contract moest klager een wetenschappelijk project uitvoeren (analyse van de toepasselijkheid van het regionaal beleid van de EU op Latijns-Amerika) en de Commissie verschillende verslagen toezenden, en was de Commissie verplicht 48 % van haar totale kosten te dekken (d.w.z. 300 000 EUR van de totale kosten van 625 000 EUR).

Op 2 mei 2000 heeft de Commissie een voorschot van 117 758 EUR betaald.

In oktober 2001 zond klager de Commissie het tussentijdse verslag (bestaande uit financiële en technische delen) over de uitvoering van het eerste jaar van het project.

De Commissie heeft op 20 februari 2002 (d.w.z. 88 werkdagen na ontvangst) schriftelijke opmerkingen over het tussentijdse verslag ingediend en klager verzocht een aantal punten met betrekking tot het verslag toe te lichten.

De Commissie schreef klager opnieuw op 18 april 2002 en gaf klager een termijn van één maand om de informatie te verstrekken.

Aangezien het bestuursorgaan van de Stichting werd vernieuwd, kon klager de bovengenoemde termijnen niet in acht nemen. Klager heeft de Commissie derhalve op 2 mei 2002 in kennis gesteld van zijn situatie.

In haar brief van 18 juli 2002 (verzonden, wijst de klager erop, 104 werkdagen na de indiening van het verslag) verklaarde de Commissie het volgende: (1) zij heeft de uitvoering van het project volgens de in het tussentijdse verslag verstrekte informatie niet aanvaard; (2) de uitvoering van het eerste deel van het project was afhankelijk van de goedkeuring van de Commissie en (3) aangezien het contract op 14 juli 2003 afliep, moet de klager binnen de komende twee maanden de financiële en technische delen van zijn eindverslag over het tweede deel van de uitvoering van het project indienen, met inbegrip van onder meer documenten betreffende de selectie van onderaannemers (ondernemingen Insets Arrakis en Initiativas y Estudios Europeos).

Op 30 juli 2002 zond klager de Commissie een toelichting met betrekking tot de eerste en de tweede fase van het project en de Commissie aanvaardde dit bij brief van 9 augustus 2002.

Voorts zette klager het project voort met enkele wijzigingen die door de Commissie werden aanvaard. Op 30 oktober 2002 zond klager het financiële gedeelte van zijn eindverslag toe.

Op 17 december 2002 kwamen klager en de Commissie bijeen om overeenstemming te bereiken over de formele aspecten van de afronding van het project. De klager presenteerde ook de twee delen (technisch en financieel) van zijn eindverslag.

Op 18 december 2002 verzocht de Commissie klager om aanvullende controle-informatie, voor de huidige versie van de begroting van het project en om correcties in het financieel verslag. De Commissie heeft 24 januari 2003 vastgesteld als uiterste datum voor de ontvangst van deze informatie.

Op 16 januari 2003 heeft klager de vereiste informatie verstrekt.

Op 10 maart 2003 antwoordde de Commissie, in tegenstelling tot de verwachtingen van klager, dat de verstrekte informatie ontoereikend en irrelevant was en dat de Commissie van mening was dat klager niet in staat was het project volgens het contract uit te voeren. De Commissie heeft verklaard dat zij derhalve verplicht was om terugbetaling te vragen van het voorschot van 117 758 EUR dat zij reeds had betaald, waarbij zij aankondigde dat zij de invorderingsopdracht spoedig zou toezenden.

Op 28 april 2003 verzocht klager de Commissie om een vergadering.

De Commissie gaf geen antwoord op dit verzoek en op 10 juli 2003 verzocht klager de Commissie om de volledige betaling, overeenkomstig het contract. In deze brief wees klager erop dat de Commissie niet had voldaan aan artikel 11, lid 3, van de algemene voorwaarden voor subsidiecontracten, op grond waarvan de Commissie klager een schriftelijk verzoek moet sturen om zijn verplichtingen na te komen en klager vervolgens 30 dagen de tijd moet hebben om een toelichting te geven.

De Commissie antwoordde op 28 juli 2003 dat het betalingsverzoek van klager aan de Juridische Dienst was toegezonden.

Op 19 augustus 2003 heeft de Commissie de advocaat van klager een vergadering voorgesteld om tot een minnelijke schikking te komen.

Tijdens de bijeenkomst van 26 augustus 2003 heeft de Commissie verklaard dat zij wachtte op besluiten van verschillende van haar eenheden over de evaluatie van het contract.

Op 18 september 2003 en op 1 en 16 oktober 2003 drong klager er bij de Commissie op aan een besluit te nemen.

Op 8 oktober 2003 heeft de Commissie met een beroep op een invorderingsopdracht, die zij eerder naar klager had gestuurd, klager een brief gestuurd met het verzoek om terugbetaling van zijn eerste betaling, inclusief vertragingsrente, binnen 15 dagen.

Op 10 november 2003 deelde klager de Commissie mee dat hij het in de brief van de Commissie van 10 maart 2003 bedoelde terugvorderingsbevel nooit had ontvangen, dat de Commissie haar geen met redenen omkleed besluit had verstrekt en dat zij een klacht bij de Ombudsman zou indienen.

Op 11 november 2003 diende klager de onderhavige klacht in bij de Ombudsman.

Zij voerde aan dat de Commissie had nagelaten een terugvorderingsbevel voor 117 758 EUR uit te vaardigen, hoewel zij in haar correspondentie met klager had aangekondigd dat zij dit zou doen.

Klager voerde ook aan dat het gedrag van de Commissie tijdens de uitvoering van het contract inconsistent was, zoals blijkt uit frequente standpuntwijzigingen bij de beoordeling van de prestaties van klager en de onderhandelingen over een minnelijke schikking, en dat de antwoorden van de Commissie op haar brieven laattijdig en onvolledig waren en geen melding maakten van de mogelijkheden om beroep aan te tekenen.

Ten slotte voerde klager aan dat de Commissie, door in de late stadia van de uitvoering van het contract om terugbetaling te verzoeken, het beginsel van gewettigd vertrouwen heeft geschonden.

Volgens klager heeft de schending door de Commissie van administratieve regels en beginselen haar materiële schade berokkend en haar reputatie geschaad. Hij verzocht de Europese Ombudsman het oorzakelijk verband tussen het wanbeheer van de Commissie en haar verliezen te onderzoeken en zijn recht te erkennen om geen rente te betalen voor de vertraging bij de terugbetaling aan de Commissie.

Samengevat beweerde de klager dat er sprake was van wanbeheer tijdens de uitvoering van het contract, onnodige vertraging en het uitblijven van een antwoord. Klager vorderde schadevergoeding en het recht om geen rente te betalen voor de vertraging bij de terugbetaling aan de Commissie.

Het onderzoek

Advies van de Commissie

Het advies van de Commissie kan als volgt worden samengevat:

Op 14 januari 2000 ondertekende klager een subsidieovereenkomst met de Commissie voor de uitvoering van het project “La politica regional de la Union Europea y las possibilidades de aplicacion a los paises de America Latina-POLIREGI-UE-AL”. De subsidie van de Commissie bedroeg 300 000 EUR.

Op 15 februari 2000 verzocht klager om betaling van het voorschot van 117 758 EUR, dat de Commissie op 2 mei 2000 had betaald.

In oktober 2001 diende klager bij de Commissie het tussentijdse verslag (bestaande uit de technische en financiële delen) in over het eerste jaar van de uitvoering van het project.

De Commissie heeft dat verslag geëvalueerd en de uitvoering van het project niet goedgekeurd. Volgens de Commissie bleek uit het verslag dat klager verschillende contracten met derden had gesloten waarin noch in het bestek, noch in de begroting van het contract was voorzien. Klager, die het project aan de Commissie had voorgesteld, had over de technische capaciteit moeten beschikken om het uit te voeren en te beheren. De Commissie merkte echter op dat een aanzienlijk deel van het project was uitbesteed aan meer dan één entiteit. Daardoor zouden de kosten van het project kunnen stijgen en zou het project in gevaar kunnen komen.

Op 20 februari 2002 heeft de Commissie klager derhalve een brief gestuurd waarin zij hem meedeelde dat de uitvoering van het project tot dan toe niet was goedgekeurd (en dat zij bijgevolg ook geen tussentijds verslag had), waarin zij klager meedeelde waarom en om aanvullende informatie verzocht.

Aangezien klager geen informatie heeft verstrekt, hebben de diensten van de Commissie deze op 18 april 2002 opnieuw gevraagd. De Commissie deelde klager ook mee dat de gevraagde informatie binnen een maand na ontvangst van de brief door haar diensten moest worden ontvangen, anders zou het verslag als definitief niet goedgekeurd worden beschouwd. Bij deze brief had de Commissie klager ook gewaarschuwd voor de mogelijkheid om een debetnota af te geven die gelijk was aan het reeds betaalde voorschot.

Op 2 mei 2002 heeft klager op de brief van de Commissie geantwoord en haar meegedeeld dat hij de gevraagde informatie vóór 5 juni 2002 zou toezenden. Op 23 mei 2002 deed klager dit.

Na deze aanvullende informatie te hebben geanalyseerd, kwam de Commissie tot de conclusie dat klager zelf het grootste deel van het contract niet uitvoerde, zoals hij volgens het contract zou moeten doen. De Commissie concludeerde ook dat klager contracten had gesloten met zijn eigen directeur, met een onderneming (Nistes Economistas S.L.) die eigendom was van de directeur en tegelijkertijd met een andere onderneming (Initiativas y Estudios Europeos S.A.). De Commissie concludeerde toen dat deze ondernemingen het contract van klager daadwerkelijk uitvoerden. De executie werd dus niet goedgekeurd.

Op 18 juli 2002 deelde de Commissie klager mee dat zij, na analyse van het tussentijdse verslag en de aanvullende informatie die haar was verstrekt, de uitvoering van het project niet kon goedkeuren. Volgens het contract verzocht de Commissie ook om indiening van de technische en financiële delen van het eindverslag, aangezien het subsidiecontract met klager op 14 juli 2002 was verstreken. Een maand later, hoewel de subsidieovereenkomst voorziet in een termijn van zes maanden om het eindverslag (bestaande uit de technische en financiële delen) in te dienen, herinnerde de Commissie de klager aan de noodzaak om dat verslag in te dienen, met name omdat het tussentijdse verslag niet was goedgekeurd.

Klager zond het financiële deel van het eindverslag op 30 oktober 2002, maar verzuimde het technische deel toe te zenden. De directeur van klager vroeg de Commissie of hij zelf de inhoud van het eindverslag (de financiële en technische delen) kon presenteren. De Commissie merkte op dat de procedure voor de persoonlijke presentatie van het eindverslag hoogst ongebruikelijk is. De Commissie is van mening dat uit dit verzoek blijkt dat klager wist dat er ernstige problemen waren met het beheer van het project. De Commissie aanvaardde de ontvangst van de directeur en de vergadering vond plaats op 17 december 2002 (d.w.z. bijna zes maanden na het einde van het subsidiecontract). Tijdens de vergadering werd de directeur van klager meegedeeld dat de Commissie de uitvoering van het project niet aanvaardde. De Commissie heeft bij haar advies een interne nota met de notulen van de vergadering gevoegd.

Volgens de notulen heeft de Commissie tijdens de vergadering de volgende redenen aangevoerd waarom de uitvoering van het project niet werd aanvaard: 1) niet-naleving van de voorwaarden van het contract (het sluiten van meerdere contracten met derden waarin het contract of de begroting niet voorziet); 2) oneerlijke beheerpraktijken (concentratie van projecten en betaling voor een directeur van het project, sluiting van contracten met ondernemingen die eigendom zijn van de directeur van het project en zijn echtgenote); (3) gebrek aan volledige en duidelijke financiële informatie (met name gebrek aan informatie over de financiële deelname van de Braziliaanse mededeelnemer aan het project); (4) een onaanvaardbaar extern auditverslag dat onverenigbaar is met het contract. De Commissie merkte ook op dat deze redenen reeds na de indiening van haar tussentijds verslag aan de klager waren uitgelegd.

Na de vergadering was de Commissie van mening dat zij nog aanvullende financiële informatie moest analyseren en verzocht zij klager om deze informatie. Klager verstrekte deze informatie op 16 januari 2003, maar dit veranderde niets aan het standpunt van de Commissie over de uitvoering van het project.

Op 10 maart 2003 deelde de Commissie klager mee dat de verstrekte informatie zowel irrelevant als ontoereikend was, zodat de Commissie de resterende betaling niet kon uitvoeren en had besloten het reeds betaalde voorschot (117 758 EUR) terug te vorderen.

De Commissie verklaarde dat, hoewel klager wist dat hij geen recht had op enige betaling omdat de verslagen niet waren goedgekeurd, klager op 28 april 2003 reageerde en verzocht om een ontmoeting met de Commissie om een minnelijke schikking te vinden. Wegens het plotselinge overlijden van de verantwoordelijke ambtenaar van de Commissie werd aan dit verzoek geen gevolg gegeven.

Na zorgvuldige bestudering van alle elementen van het dossier heeft de Commissie besloten een terugvorderingsbevel uit te vaardigen. Op 16 juli 2003 is invorderingsopdracht nr. 3240502366 opgesteld. Na validering in SINCOM (1) had de invorderingsopdracht per aangetekend schrijven aan de klager moeten worden toegezonden. Door een administratieve fout is een dergelijke brief echter niet verstuurd.

Op 10 juli 2003 zond klager een brief aan de Commissie waarin hij beweerde dat hij niet had gehandeld in overeenstemming met artikel 11, lid 3, van de algemene voorwaarden voor in het kader van externe bijstand gesloten subsidiecontracten (bijlage II bij het tussen de Commissie en klager ondertekende contract)(2) en waarin hij verzocht om volledige betaling.

Op 28 juli 2003 deelde de Commissie klager mee dat zij voornemens was haar verzoek door te sturen naar de Juridische Dienst van de Commissie. In feite hebben de diensten van de Commissie besloten het dossier niet onmiddellijk naar de Juridische Dienst te sturen, in plaats daarvan een vergadering te houden en de standpunten van klager over de wijze waarop het contract moet worden geliquideerd, te bespreken.

Daarom heeft de Commissie op 19 augustus 2003 de advocaat van klager uitgenodigd voor een dergelijke bijeenkomst, die plaatsvond op 26 augustus 2003. Aangezien de Commissie van mening was dat er geen nieuwe elementen waren voorgelegd, heeft zij de mogelijkheid van een minnelijke schikking opgegeven en de klager meegedeeld dat haar definitieve standpunt aan haar zou worden meegedeeld zodra de verschillende betrokken directoraten het daarover eens waren geworden.

Op 8 oktober 2003 heeft de Commissie, niet wetende dat de terugvorderingsopdracht nooit was verzonden, klager eraan herinnerd dat zij het voorschot van de Commissie overeenkomstig terugvorderingsopdracht nr. 3240502366 moest terugbetalen voor een bedrag van 117 758 EUR, vermeerderd met vertragingsrente. Klager heeft de ontvangst van de herinnering bevestigd.

Samenvattend heeft de Commissie zich op het standpunt gesteld dat haar standpunt coherent was en dat zij altijd heeft verklaard dat het tussentijds verslag niet was goedgekeurd en nooit enige aanwijzing heeft gegeven dat zij van mening was veranderd. De Commissie was ook van mening dat zij klager duidelijk had uitgelegd waarom het verslag niet was goedgekeurd en klager de mogelijkheid had geboden om in elke fase van de procedure aanvullende informatie te verstrekken, wat uiteindelijk haar eerste evaluatie bevestigde. Daarom heeft de Commissie geconcludeerd dat zij het beginsel van gewettigd vertrouwen niet heeft geschonden.

De Commissie heeft ook aangevoerd dat zij haar opmerkingen over het in oktober 2001 ingediende verslag pas in februari 2002 heeft ingediend wegens de ernst van de vastgestelde beheerspraktijken en omdat de Commissie contacten tussen verschillende diensten moest onderhouden. De Commissie verontschuldigde zich voor de vertragingen bij het beantwoorden van sommige mededelingen van klager en ook voor het niet formeel hebben geantwoord op sommige mededelingen van repetitieve aard.

De Commissie benadrukte dat klager weliswaar het tussentijdse verslag en het eindverslag (beide bestaande uit technische en financiële onderdelen) met bijbehorende betalingsverzoeken had ingediend, maar geen recht had op enige betaling, aangezien de diensten van de Commissie de uitvoering van het project nooit hadden goedgekeurd.

Tot slot erkende de Commissie echter dat zij de op 16 juli 2003 opgestelde invorderingsopdracht niet had verzonden en bood zij klager haar excuses aan voor deze administratieve fout. De Commissie beschouwt de datum van de herinnering, d.w.z. 8 oktober 2003, als de datum van de invorderingsopdracht. Niettemin zal de Commissie geen andere financiële vorderingen in verband met het contract aanvaarden, aangezien het duidelijk is dat de uitvoering van het project nooit is aanvaard en klager zich daar altijd volledig van bewust was.

Opmerkingen van klager

Klager handhaafde zijn beweringen.

Samenvattend beklemtoonde zij dat de Commissie sinds februari 2002 om aanvullende informatie bleef verzoeken en klager niet op definitieve en formele wijze in kennis stelde van haar bezwaren met betrekking tot het door klager ingediende tussentijdse verslag. Als gevolg daarvan bleef de klager te goeder trouw aan zijn contractuele verplichting voldoen en maakte hij extra kosten voor de opstelling van het eindverslag (technische en financiële onderdelen).

Klager heeft de van de Commissie ontvangen brieven in dit verband geïnterpreteerd. Zij was van mening dat de brief van 20 februari 2002 niet kon worden opgevat als een definitief besluit tot niet-goedkeuring van het voorlopige verslag, maar als een voorlopig besluit, gelet op de bewoordingen ervan en de verplichting om aanvullende informatie te verstrekken. Volgens klager bevestigde de brief van 18 april 2002 alleen dat het definitieve besluit nog niet was genomen en vormde de brief van 18 juli 2002 slechts een uitnodiging voor klager om zijn contractuele verplichtingen na te komen.

Klager was ook van mening dat, overeenkomstig artikel 1, lid 1, van de algemene voorwaarden van de subsidieovereenkomsten die in het kader van externe bijstand zijn gesloten (bijlage II bij het tussen de Commissie en klager ondertekende contract)(3), het klager vrij stond contracten met derden te sluiten en dat de Commissie geen contractuele banden had met de subcontractanten. Klager wees erop dat de bezwaren van de Commissie met betrekking tot haar keuze van onderaannemers alleen werden gestaafd door documenten en aan klager werden meegedeeld in het advies dat de Commissie aan de Ombudsman had toegezonden.

Hij was ook van mening dat de notulen van de vergadering met de directeur van klager van december 2002 uitsluitend het karakter hadden van een intern document van de Commissie, aangezien de directeur het niet had ondertekend.

De invorderingsopdracht werd uiteindelijk op 23 december 2003 aan klager toegezonden (klager zond een kopie van de invorderingsopdracht aan de Ombudsman). Het bevel tot terugvordering lijkt echter pas op 11 december 2003 te zijn uitgevaardigd, hoewel het volgens de Commissie op 16 juli 2003 had moeten worden uitgevaardigd. In dit verband was de klager het niet eens met de Commissie dat de datum van de “herinnering” van het document (die helemaal geen herinnering lijkt te zijn geweest, aangezien het document in feite niet vóór de datum van de herinnering was afgegeven) kon worden beschouwd als de datum van de invorderingsopdracht.

Klager aanvaardde de verontschuldigingen van de Commissie voor het feit dat zij de invorderingsopdracht niet vóór de herinnering had verzonden en voor haar vertraging bij het beantwoorden van sommige mededelingen van klager.

Klager lijkt ook een nieuwe bewering en een nieuwe claim in te dienen. In de eerste plaats stelt hij dat de Commissie artikel 11, lid 3, van de algemene voorwaarden van de in het kader van externe bijstand gesloten subsidieovereenkomsten (bijlage II bij het tussen de Commissie en klager ondertekende contract)(4) niet in acht heeft genomen en stelt hij dat klager derhalve niet verplicht is de terugvorderingsopdracht te betalen. Ten tweede merkt klager op dat de Commissie zich in haar advies niet heeft beroepen op de toepassing van artikel 93, lid 1. (f)(5) van Verordening (EG) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen en stelt derhalve dat de Commissie niet mag worden gemachtigd om klager uit te sluiten van toekomstige aanbestedingsprocedures, aangezien de Commissie deze sanctie niet op transparante wijze heeft uitgevoerd. In dit verband is klager van mening dat de Commissie zich tijdens de uitvoering van het contract vijandig tegenover hem heeft opgesteld.

BESLUIT

1 Inleidende opmerking

1.1 In zijn opmerkingen voerde klager opnieuw aan dat de Commissie artikel 11, lid 3, van de algemene voorwaarden van de subsidieovereenkomsten niet in acht had genomen. Klager voerde ook een nieuw argument aan dat de Commissie niet bevoegd zou moeten zijn om haar uit te sluiten van toekomstige aanbestedingsprocedures, aangezien de Commissie zich in haar advies niet had beroepen op de toepassing van artikel 93, lid 1. f)(6) van Verordening nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen en heeft deze sanctie niet op transparante wijze uitgevoerd.

1.2 De Ombudsman is van mening dat een uitbreiding van de reikwijdte van zijn onderzoek tot de nieuwe bewering een besluit over de oorspronkelijke klacht onnodig zou vertragen. De Ombudsman wijst erop dat de klager de mogelijkheid behoudt om de zaak aanhangig te maken bij de rechtbanken van Brussel - overeenkomstig artikel 13 van het contract tussen de klager en de Commissie, waarin is bepaald dat "elk geschil (…) dat niet in der minne kan worden geregeld tussen de twee partijen, moet worden voorgelegd aan de rechtbanken in Brussel" - of om een nieuwe klacht in te dienen bij de Ombudsman indien hij dit nuttig acht.

1.3 Wat de nieuwe vordering betreft, is de Ombudsman van mening dat de aan de orde gestelde kwesties buiten het toepassingsgebied van de oorspronkelijke klacht vallen en dat de klager, overeenkomstig artikel 2, lid 4, van het Statuut van de Ombudsman, administratieve stappen moet ondernemen bij de Commissie voordat hij zich tot de Ombudsman wendt met betrekking tot de kwestie.

1.4 De Ombudsman beperkt zijn besluit derhalve tot de oorspronkelijke beweringen en beweringen van klager.

2 Vermeend verzuim om een invorderingsbevel uit te vaardigen

2.1 Klager beweert dat de Commissie heeft nagelaten een terugvorderingsbevel voor 117 758 EUR uit te vaardigen, hoewel zij in haar correspondentie met klager had aangekondigd dat zij dit zou doen. Klager vordert schadevergoeding en het recht om geen rente te betalen voor de vertraging bij de terugbetaling aan de Commissie.

2.2 Volgens de Commissie is op 16 juli 2003 invorderingsopdracht nr. 3240502366 opgesteld. Na validatie in SINCOM had de invorderingsopdracht per aangetekende post naar de klacht moeten worden gestuurd. De Commissie heeft evenwel verklaard dat de brief wegens een administratieve fout niet was verzonden en heeft zich voor deze fout verontschuldigd. Voorts heeft de Commissie erop gewezen dat zij op 8 oktober 2003, niet wetende dat de invorderingsopdracht nooit was verzonden, een herinnering heeft gestuurd voor een bedrag van 117 758 EUR, vermeerderd met vertragingsrente. Klager heeft de ontvangst van de herinnering bevestigd. In deze omstandigheden beschouwt de Commissie de datum van de herinnering, d.w.z. 8 oktober 2003, als de datum van de invorderingsopdracht.

2.3 De Ombudsman heeft de brief van de Commissie aan klager van 23 december 2003, waarvan een kopie bij de opmerkingen van klager over het standpunt van de Commissie was gevoegd, zorgvuldig onderzocht. De Ombudsman merkt op dat in de brief wordt vermeld dat de Commissie het oorspronkelijke invorderingsbevel met nummer 3240502366 heeft verzonden om het bedrag van 117 758 EUR terug te betalen volgens de instructies in dat bevel. De Commissie verklaarde ook dat "ook al had klager de eerste herinnering ontvangen om de betaling in de loop van oktober te verrichten, hij erop wees dat hij de oorspronkelijke invorderingsopdracht niet had ontvangen"(7). De Commissie was van mening dat zij, door het bevel tot terugvordering toe te zenden als bijlage bij haar brief, aan de beweringen van klager voldeed. Bij de brief was een invorderingsopdracht van 117 758 EUR gevoegd, die de datum 11 december 2003 draagt.

2.4 Wat de bewering van klager betreft, is de Ombudsman van mening dat er geen verder onderzoek nodig is, aangezien de Commissie het verzuim om de op 16 juli 2003 opgestelde invorderingsopdracht te verzenden heeft toegelicht en verontschuldigd en de nodige maatregelen heeft genomen om de administratieve fout te corrigeren die zich heeft voorgedaan door de invorderingsopdracht op 23 december 2003 naar klager te sturen.

2.5 Wat de schadevordering van klager betreft, is de Ombudsman van mening dat er geen bewijsmateriaal is overgelegd waaruit blijkt dat klager schade heeft geleden als gevolg van de vertraging die de Commissie heeft opgelopen bij het toezenden van het terugvorderingsbevel. De Ombudsman is derhalve van mening dat het voor hem niet nodig is dit argument te onderzoeken.

2.6 Wat betreft het verzoek van klager om geen rente te betalen voor de vertraging bij de terugbetaling aan de Commissie, merkt de Ombudsman op dat in het advies van de Commissie wordt gesteld dat zij 8 oktober 2003 als de datum van het terugvorderingsbevel beschouwt. De Ombudsman wijst er echter op dat het standpunt van de Commissie lijkt te zijn opgesteld zonder te weten dat het bevel tot terugvordering op 23 december 2003 daadwerkelijk aan klager is toegezonden.

2.7 Het beschikbare bewijsmateriaal in zijn geheel doet de Ombudsman dan ook niet begrijpen dat de Commissie verzoekt om betaling van rente vanaf een datum vóór 23 december 2003; d.w.z. de datum waarop zij de invorderingsopdracht daadwerkelijk aan de klager heeft toegezonden. Op basis van deze interpretatie van het standpunt van de Commissie is de Ombudsman van oordeel dat er tussen de partijen geen geschil lijkt te bestaan over de betaling van rente en dat er geen verder onderzoek nodig is. De Ombudsman wijst erop dat indien hij het standpunt van de Commissie over deze kwestie verkeerd begrijpt, klager de mogelijkheid heeft om een nieuwe klacht in te dienen bij de Ombudsman.

3 Onsamenhangend gedrag en schending van het vertrouwensbeginsel

3.1 Klager beweert dat het gedrag van de Commissie tijdens de uitvoering van het contract inconsequent was, zoals blijkt uit frequente standpuntwijzigingen bij de beoordeling van de prestaties van klager en de onderhandelingen over een minnelijke schikking. Klager stelt ook dat de Commissie, door in de late stadia van de uitvoering van het contract om terugbetaling te verzoeken, het beginsel van gewettigd vertrouwen heeft geschonden.

3.2 De Commissie is van mening dat haar standpunt coherent was en dat zij altijd heeft verklaard dat het tussentijds verslag niet werd goedgekeurd en nooit enige aanwijzing heeft gegeven dat zij van gedachten is veranderd. De Commissie voert aan dat zij de klager duidelijk heeft uitgelegd waarom het verslag niet werd goedgekeurd en haar de mogelijkheid heeft geboden om in elke fase van de procedure aanvullende informatie te verstrekken, wat uiteindelijk haar eerste evaluatie heeft bevestigd. De Commissie is derhalve van mening dat zij het beginsel van gewettigd vertrouwen niet heeft geschonden.

3.3 De Ombudsman herinnert eraan dat volgens de jurisprudentie van de Europese rechtbanken niemand zich kan beroepen op schending van het beginsel van bescherming van het gewettigd vertrouwen, tenzij de administratie hem nauwkeurige, onvoorwaardelijke en consistente toezeggingen heeft gedaan van bevoegde, betrouwbare bronnen (8).

3.4 De Ombudsman heeft de hem voorgelegde documenten zorgvuldig onderzocht, waaronder de brieven van de Commissie aan klager van 20 februari 2002, 18 april 2002, 18 juli 2002, 9 augustus 2002, 18 december 2002 en 10 maart 2003. Op basis van deze documenten is de Ombudsman van mening dat de Commissie klager nooit de verzekering heeft gegeven dat zijn tussentijds verslag zou worden goedgekeurd. Bovendien verklaarde de Commissie op 18 juli 2002 dat de uitvoering van het project na het tussentijds verslag niet werd aanvaard en deelde zij klager op 10 maart 2003 mee dat zij klager niet in staat achtte de communautaire betaling volgens het contract te beheren en dat de Commissie verplicht zou zijn het voorschot terug te vorderen (9). Bovendien heeft de Ombudsman geen bewijs gevonden dat de Commissie inconsistente standpunten heeft ingenomen ten aanzien van haar houding ten aanzien van de verslagen van klager en de contractuele prestaties, noch ten aanzien van de redenen voor die houding.

3.5 Gezien het bovenstaande is de Ombudsman van mening dat klager er niet in is geslaagd aan te tonen dat de Commissie inconsequent heeft gehandeld of het gewettigd vertrouwen van klager heeft geschonden. De Ombudsman stelt derhalve geen wanbeheer vast met betrekking tot dit aspect van de zaak.

4 Vermeende vertraging bij het beantwoorden van brieven

4.1 Klager beweert dat de antwoorden van de Commissie op zijn brieven laattijdig en onvolledig waren en geen melding maakten van de mogelijkheden om beroep in te stellen.

4.2 De Commissie verontschuldigde zich voor de vertragingen bij het beantwoorden van sommige mededelingen van klager en ook voor het feit dat zij sommige mededelingen van repetitieve aard niet formeel heeft beantwoord.

4.3 De Ombudsman vindt het betreurenswaardig dat brieven niet binnen een redelijke termijn worden beantwoord. De Ombudsman merkt echter op dat de Commissie haar fout heeft erkend, daarvoor haar excuses heeft aangeboden en dat klager deze excuses in zijn opmerkingen heeft aanvaard.

4.4 De Ombudsman merkt ook op dat de Commissie klager uitdrukkelijk de mogelijkheid heeft geboden zijn standpunt te verdedigen. In haar brief aan klager van 18 april 2002 gaf de Commissie klager een termijn van 30 dagen om uitleg te geven alvorens definitief te besluiten het tussentijdse verslag niet goed te keuren en het contract op te zeggen. De Commissie aanvaardde ook het voorstel van de directeur van klager voor een vergadering (die plaatsvond in december 2002) en nodigde de advocaat van klager uit voor een volgende vergadering (19 augustus 2003).

4.5 De Ombudsman is derhalve van mening dat verder onderzoek naar dit aspect van de klacht niet nodig is.

Conclusie

Op basis van het onderzoek van de Ombudsman naar deze klacht lijkt er geen sprake te zijn geweest van wanbeheer door de Commissie. De Ombudsman sluit daarom de zaak.

De voorzitter van de Europese Commissie zal van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) SINCOM - de toepassing van de Commissie voor begrotingsbeheer

(2) Klager verwijst naar artikel 11, lid 3, eerste alinea, van de algemene voorwaarden van de subsidieovereenkomsten die zijn gesloten in het kader van externe bijstand (bijlage II bij het contract tussen de Commissie en klager ), waarin het volgende is bepaald: "De Commissie kan het contract zonder voorafgaande opzegging of compensatie opzeggen indien de begunstigde:

niet voldoet aan een van de verplichtingen die op hem rusten, voor zover die niet-naleving ongerechtvaardigd is en indien de begunstigde, na een schriftelijk verzoek te hebben ontvangen waarin hem wordt verzocht zijn verplichtingen na te komen, niet blijft voldoen of niet binnen 30 dagen na de datum van het verzoek een bevredigende verklaring verstrekt".

(3) Artikel 1, lid 1, van de algemene voorwaarden van de in het kader van externe bijstand gesloten subsidieovereenkomsten (bijlage II bij het tussen de Commissie en de klager ondertekende contract): "(...) De begunstigde kan de uitvoering van een beperkt deel van het project (werken en diensten) uitbesteden, bij voorkeur aan lokale ondernemingen, maar moet de uitvoering van het fundamentele deel uitvoeren. (...) De Gemeenschap erkent geen enkele contractuele band met de partner(s) van de begunstigde of met subcontractanten (...)."

(4) Supra, voetnoot 2.

(5) Artikel 93, lid 1, onder f), van Verordening (EG) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen (PB L 248 van 16.9.2002, blz. 0001-0048):

"(...)Kandidaten of inschrijvers worden van deelname aan een aanbestedingsprocedure uitgesloten indien: f) na een andere aanbestedingsprocedure of procedure voor de toekenning van subsidies uit de communautaire begroting ernstig in gebreke zijn gesteld wegens niet-nakoming van hun contractuele verplichtingen."

(6) Supra, voetnoot 5.

(7) in het origineel:"Aunque ustedes ya habían recibido en el transcurso del mes de octubre un primer aviso de recuerdo para realizar este reembolso, manifestaron que la nota de débito original nunca fue recibida en su sede."

(8) Zie gevoegde zaken T-236/01, T-239/01, T-244/01 tot en met T-246/01, T-252/01, Tokai Carbon Ltd. e.a. tegen Commissie, arrest van 29 april 2004, punt 152 en aldaar aangehaalde rechtspraak.

(9) in het origineel: "Lamentamos comunicarle que, en nuestra opinión, la Fundación El Monte no ha sido capaz de ejecutar y gestionar la subvención comunitaria otorgada en el respeto de las condiciones acordadas. Por todo ello, nos vemos en la obligación de recuperar la cantidad total abonada en concepto de anticipo por incumplimento de contrato (...)."