Straatsburg, 20 januari 2005

Geachte heer X.,

Op 25 oktober 2003 heeft u bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend tegen de Europese Commissie over het besluit van een delegatie van de Commissie om uw naam niet aan te bevelen voor een adviesfunctie bij de vice-decaan van de Y-universiteit, in het kader van een door de EU gefinancierd programma.

Op 15 december 2003 heb ik uw klacht doorgestuurd naar de voorzitter van de Commissie. Op 11 maart 2004 heb ik het advies van de Commissie ontvangen en u het toegezonden met het verzoek opmerkingen te maken. Op 17 mei 2004 heeft u mij uw opmerkingen over het standpunt van de Commissie doen toekomen. Op 22 oktober 2004 verzocht u om informatie over de status van de klacht.

Op uw verzoek is uw klacht vertrouwelijk behandeld.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan. Mijn excuses voor de tijd die het heeft gekost om uw klacht te behandelen.

Het KLACHT

De feiten van de zaak zijn volgens de klager samengevat als volgt:

Klager werkt als zelfstandig onderwijsadviseur. Nadat hij zijn cv online had geplaatst bij een wervingsbureau, ontving hij een uitnodiging van het adviesbureau Z in Brussel om te solliciteren naar een functie als adviseur van de vice-decaan van een joint venture-universiteit (Y-universiteit). Het Y-universiteitsproject werd gefinancierd door de EU. Z had een contract met de Commissie gesloten voor de ontwikkeling van dit initiatief en trad daarom op als contractant van het project. Een van de belangrijkste acties die in het kader van het Y-project moesten worden ondernomen, was de ontwikkeling van een Executive MBA-programma dat in januari 2004 van start zou gaan. Het risico bestond dat dit initiatief vertraging zou oplopen omdat een aantal essentiële taken niet was voltooid, met name de oprichting van een middelenbasis en de nodige steungebieden.

Klager had een eerste gesprek dat werd gevoerd op basis van de informatie in zijn cv. Personeelsleden van Z vertelden hem dat het definitieve besluit over de benoeming moest worden genomen door de verantwoordelijke EU-delegatie, samen met het lokale beheer van het Y-project. Om zo snel mogelijk tot het eindresultaat te komen, heeft Z besloten alleen de cv’s van twee potentiële kandidaten ter goedkeuring aan de EU-delegatie toe te zenden.

Volgens klager was Z zeker van zijn geschiktheid voor de functie. Hij ondertekende zelfs een verklaring met Z waarin hij ermee instemde beschikbaar te zijn voor de periode van 1 oktober 2003 tot en met 30 september 2007.

Gezien de korte periode vóór de verwachte aanvangsdatum begon klager zich onmiddellijk voor te bereiden op de baan. Hij wijst erop dat hij zijn huidige online-programma- en cursusmateriaaldatabases kosteloos aan het Y-management heeft aangeboden, zodat de nodige wijzigingen snel kunnen worden doorgevoerd. De werkzaamheden omvatten een overzicht van het actieplan dat na het gesprek is opgesteld.

De ontmoeting met de EU-delegatie en de decaan van Y was gepland voor 25 september 2003 en bestond uit een interview van vijftien minuten. Vervolgens deelde Z hem op 20 oktober 2003 mee dat zijn sollicitatie niet was ingewilligd en legde hij uit dat het panel zich zorgen maakte over zijn gebrek aan ervaring met werken en wonen in het buitenland. Klager merkte op dat dit criterium niet tot de in het bestek van het project vermelde kwalificaties behoorde.

Volgens klager zou het panel, indien het zijn cv had beoordeeld, hebben opgemerkt dat het grootste deel van zijn beroepsleven in het buitenland was doorgebracht, vaak weg van huis, op plaatsen zoals India of Maleisië. Klager werd er informeel van in kennis gesteld dat de EU-delegatie voornemens was een eerder afgewezen kandidaat die niet leek te voldoen aan de selectiecriteria voor de functie, opnieuw te interviewen.

Klager heeft een aantal overwegingen naar voren gebracht met betrekking tot de criteria waaraan de te selecteren kandidaat ontbrak. Hij is het niet eens met het standpunt van de EU-delegatie.

Klager verklaarde dat hij volledig bereid was een redelijk besluit te aanvaarden, indien de instelling dit kon rechtvaardigen. Hij wees erop dat geen van zijn onderzoeken was beantwoord.

In het licht van de door klager verstrekte informatie heeft de Ombudsman de Commissie verzocht een advies uit te brengen over de volgende beweringen:

1. de motivering van de aanbeveling van de delegatie van de Commissie om klager niet aan te werven, namelijk zijn vermeende gebrek aan werkervaring in het buitenland, was niet voorzien in het mandaat van het project; en

2. de Commissie heeft niet gereageerd op de brieven die klager aan zijn delegatie had gericht met het verzoek om nadere toelichting.

Het onderzoek

Advies van de Commissie

In haar advies heeft de Commissie eerst de feitelijke achtergrond van de zaak beschreven. Zij legde uit dat de klacht bij de Ombudsman betrekking had op de afwijzing van het verzoek van klager om een functie bij een door de EU gefinancierd programma. Dit programma was erop gericht de economische hervormingen van een ontwikkelingsland te ondersteunen door nationale en regionale centra voor managementonderwijs op te richten. Een van de in het kader van het programma te ontwikkelen initiatieven was de invoering van een nationale regeling voor het verlenen van beheers- en adviesdiensten aan ondernemingen. Gedurende een periode van vijf jaar tot november 2007 stemde de Commissie ermee in het project voor een bedrag van 14 miljoen EUR financieel te steunen.

In het kader van het Y-programma heeft de Europese Commissie een contract ondertekend met een consortium onder leiding van adviesbureau Z, dat de aanwerving en terbeschikkingstelling van vier langetermijndeskundigen en ondersteunend personeel omvatte.

Als onderdeel van het programma arriveerde op 20 november 2002 een team van vier door Z ingehuurde deskundigen in het ontvangende land. De Commissie benadrukte dat hun contracten met Z waren ondertekend en dat zij derhalve geen contractuele band met de Commissie hadden.

Het contract met de adjunct-teamleider en adviseur van de vice-decaan liep op 15 juni 2003 af. Om een vervanger voor deze functie te vinden, heeft Z op 6 juli 2003 gesprekken gevoerd met twee kandidaten, onder wie de heer XX. De Commissie heeft uiteengezet dat Z volgens het dienstencontract verantwoordelijk was voor de aanwerving van deskundigen op lange en korte termijn in het kader van het Y-programma en dat zij in die hoedanigheid alle informatie over het proces onder haar controle had. Aangezien geen van de twee kandidaten bleek te voldoen aan de vereisten van het mandaat van het project, werden zij niet behouden.

Als gevolg van de frequente veranderingen in het deskundigenteam besloot de EU-delegatie deel te nemen aan de selectie van langetermijndeskundigen, zodat een kwaliteitscontrole vooraf kon worden uitgevoerd.

Op 25 september 2003 heeft Z aanvullende gesprekken gevoerd, onder meer met klager. De kandidaten leken echter niet te voldoen aan de in het mandaat gestelde eisen. Aangezien het project dringend behoefte had aan een adviseur van de vice-decaan, besloot het evaluatieteam de heer XX, een van de eerste twee kandidaten die werden uitgesloten in het interview van 6 juli 2003, te bellen, rekening houdend met het feit dat hij een doctoraat had en relevante ervaring had met een soortgelijk project. Na hem op 2 oktober 2003 opnieuw te hebben geïnterviewd, hebben het Y-team en de EG-delegatie gezamenlijk besloten hem een contract als kortetermijndeskundige aan te bieden om de functie van adjunct-teamleider en adviseur van de vicedecaan in te vullen. De Commissie wees erop dat hij de meest geschikte kandidaat leek. Z werd niettemin verzocht verder te zoeken naar een kandidaat die de functie op lange termijn kon vervullen.

De Commissie legde uit dat de kwalificaties van klager niet voldeden aan de criteria van het mandaat van het programma. De instelling merkte op dat zijn kwalificaties onder meer niet omvatten: (i) het vereiste doctoraatsdiploma; (ii) 10 jaar ervaring in Human Resources Development; iii) ten minste vijf jaar ervaring met de uitvoering van soortgelijke internationale projecten van de EU of andere bilaterale en/of multilaterale ontwikkelingssamenwerking, bij voorkeur in mediterrane landen; iv) de nodige internationale ervaring of interculturele communicatievaardigheden, v) vaardigheden in verband met de procedures voor projectcyclusbeheer van de EG; en vi) bewezen vermogen om binnen een multicultureel team te werken. De instelling heeft bij haar advies een evaluatieschema gevoegd waarin de kwalificaties van elk van de kandidaten zijn beoordeeld.

De Commissie verwees ook naar een aantal opmerkingen van klager in zijn klacht. Zij merkte op dat haar diensten nooit opmerkingen hebben gemaakt over de geschiktheid van klager voor het standpunt en dat zij niet verantwoordelijk konden worden gehouden voor de vermeende verklaringen die Z in dat verband had afgelegd.

Wat het interview van klager betreft, legde de instelling uit dat het op 25 september 2003 plaatsvond en dat het van 14.15 tot 14.40 uur duurde. Deze periode stelde het panel in staat om alle nodige vragen te stellen, waarna de discussie natuurlijk tot een einde kwam. Hoewel de andere kandidaat voor de functie op dat moment tien minuten langer werd geïnterviewd dan klager, werden beide kandidaten unaniem afgewezen door het panel.

In antwoord op de bewering van klager dat hij geen antwoord op zijn vragen had ontvangen, merkte de Commissie op dat hij op 20 oktober 2003 slechts één e-mail naar zijn delegatie had gestuurd, waarop hij helaas geen antwoord had ontvangen. De instelling verontschuldigde zich voor het feit dat zij niet had geantwoord op de correspondentie van klager, hoewel zij erop wees dat alle verzoeken in verband met het onderhoud aan Z hadden moeten worden gericht, als het orgaan dat verantwoordelijk is voor de aanwerving in het kader van het dienstencontract.

De Commissie benadrukte dat de beoordeling van de klager en de overige gegadigden in overeenstemming was met het mandaat van het project. Zij was derhalve van mening dat haar diensten naar behoren hadden gehandeld, de voor haar bindende regels en beginselen in acht hadden genomen en dat er dus geen sprake was geweest van wanbeheer.

Opmerkingen van klager

In zijn opmerkingen over het standpunt van de Commissie herhaalde klager de beweringen in zijn klacht. Hij was van mening dat de Commissie geen relevante of bevredigende antwoorden op zijn klacht had gegeven, maar dat haar advies in plaats daarvan aanleiding gaf tot verdere ernstige bezorgdheid over de billijkheid van het personeelsbeleid van de instelling en de wijze waarop dit beleid in zijn specifieke geval werd toegepast.

Klager herhaalde dat zijn sollicitatiegesprek te kort en grotendeels irrelevant was om hem in de gelegenheid te stellen eventuele onzekerheden met betrekking tot zijn kwalificaties op te helderen.

Hij merkte op dat, hoewel hij niet over een doctoraatsdiploma beschikte, zijn postdoctorale graad in de Master of Education relevanter was voor de in te vullen functie, omdat deze alleen kan worden verleend op onderwijsgerelateerde gebieden, meestal ten minste een jaar langer duurt om te behalen en academische kwalificaties vereist voor institutioneel management. Klager maakte ook een aantal opmerkingen over het doctoraat van de heer XX.

Klager betwistte de bewering van de Commissie dat hij geen internationale ervaring had. Hij benadrukte dat hij, naast de ervaring van meer dan 10 jaar in het runnen van zijn eigen bedrijf als onafhankelijk managementconsultant, een industriële achtergrond op bestuursniveau had, waaronder ervaring op het gebied van personeelsbeheer en personeelsbeheer. Hij beschreef verder in detail zijn zakelijke ervaring in de afgelopen jaren.

Hij was het ook niet eens met de evaluatie door de Commissie van zijn kwalificaties, met name wat betreft openheid voor nieuwe uitdagingen en praktische ervaring op het gebied van interculturele onderhandelingen en communicatie, interculturele communicatievaardigheden en begrip van genderkwesties. Klager gaf aan dat zijn kwalificaties en ervaring werden geïllustreerd door de resultaten en feitelijke werkmonsters die op zijn websites werden getoond.

Klager was van mening dat Z geen rol speelde in het besluit over de aanwerving van de vacante positie, maar dat de Commissie als enige verantwoordelijk was voor het resultaat van de selectieprocedure.

BESLUIT

1 Motivering van de aanbeveling van de Commissie betreffende de aanwerving van klager

1.1 Klager solliciteerde naar een functie als adviseur van de vice-decaan van de Y-universiteit in een ontwikkelingsland. Klager beweert dat de motivering van de aanbeveling van de delegatie van de Commissie in dat land om klager niet aan te werven, namelijk zijn vermeende gebrek aan werkervaring in het buitenland, niet was opgenomen in het mandaat van het project.

1.2 De Commissie legt uit dat haar diensten in het kader van het Y-programma een contract hebben gesloten met een consortium onder leiding van adviesbureau Z, dat de aanwerving en terbeschikkingstelling van vier belangrijke deskundigen voor de lange termijn omvatte. De instelling voert aan dat Z volgens de dienstenovereenkomst verantwoordelijk was voor de aanwerving van deskundigen voor de lange en de korte termijn.

De instelling legt ook uit dat de kwalificaties van klager niet voldeden aan de criteria van het mandaat van het programma en wijst erop dat zijn kwalificaties onder meer niet omvatten: (i) het vereiste doctoraatsdiploma; (ii) 10 jaar ervaring in Human Resources Development; iii) ten minste vijf jaar ervaring met de uitvoering van soortgelijke internationale projecten van de EU of andere bilaterale en/of multilaterale ontwikkelingssamenwerking, bij voorkeur in mediterrane landen; iv) de nodige internationale ervaring of interculturele communicatievaardigheden, v) vaardigheden in verband met de procedures voor projectcyclusbeheer van de EG; en vi) bewezen vermogen om binnen een multicultureel team te werken.

1.3 Als onderdeel van het bewijsmateriaal dat in de loop van zijn onderzoek is verstrekt, heeft de Ombudsman de rechtsgrondslag voor het optreden van de Commissie in deze zaak zorgvuldig onderzocht, namelijk het contract dat is ondertekend tussen de Commissie [de aanbestedende dienst] en onderneming Z [de consultant], met name bijlage I, met inbegrip van de algemene voorwaarden voor door de Europese Gemeenschap gefinancierde opdrachten voor diensten, en bijlage II met het bestek.

De Ombudsman merkt op dat het contract, zoals gedefinieerd in artikel 1, betrekking had op het verlenen van technische bijstand aan het project. Zoals bepaald in artikel 15 van bijlage I is het, wanneer het contract technische bijstand met zich meebrengt, de verantwoordelijkheid van de consultant om de nodige deskundigen ter beschikking te stellen. Artikel 16, lid 1, van bijlage I bepaalt evenwel:

"Het personeel dat de adviseur voor de uitvoering van het contract gebruikt, wordt door de aanbestedende dienst goedgekeurd. In het mandaat wordt het minimumniveau van opleidingskwalificaties en -ervaring van het personeel van de adviseur en, in voorkomend geval, de vereiste specialisatie gespecificeerd."

De Ombudsman merkt ook op dat de specifieke technische kwalificaties voor de functie van adviseur van de vice-decaan zijn uiteengezet in punt 3.2.B van bijlage II. De genoemde criteria omvatten onder meer postdoctorale ervaring in bedrijfskunde, succesvol onderwijs, ervaring in de ontwikkeling van human resources, erkende internationale ervaring, communicatie- en analytische vaardigheden, computergeletterdheid en inzicht in de procedures voor "projectcyclusbeheer"(1).

Het lijkt er dus op dat de Commissie over de juridische bevoegdheid beschikte om de voorstellen van de consultant voor de aanwerving van nieuw personeel te herzien om na te gaan of de kandidaten voldeden aan de criteria van bijlage II bij de overeenkomst.

1.4 Wat de beoordeling van de ervaring van klager door de Commissie betreft, is de Ombudsman zich bewust van het feit dat deze instelling een evaluatieschema heeft kunnen opstellen waarin de kwalificaties van alle kandidaten werden beoordeeld op basis van elk van de criteria die in het bestek van het project zijn vastgesteld, met inbegrip van internationale ervaring. Hoewel klager het niet eens is met veel aspecten van die beoordeling, is er in de loop van het onderzoek geen informatie beschikbaar gesteld op grond waarvan de Ombudsman kan aannemen dat die beoordeling een kennelijke fout bevatte of dat er sprake was van misbruik van bevoegdheid.

De Ombudsman merkt op dat klager in zijn klacht ook heeft verwezen naar het feit dat de Commissie ervoor heeft gekozen de vacature in te vullen met een kandidaat die aanvankelijk was afgewezen na de eerste gespreksronde. Volgens de Ombudsman heeft de Commissie echter grondig uitgelegd waarom zij, in het licht van de beroepservaring van die kandidaat, tot de conclusie is gekomen dat hij de meest geschikte kandidaat was.

Op basis van de informatie die klager en de Commissie tijdens het onderzoek hebben verstrekt, heeft de Ombudsman geconcludeerd dat het onderzoek geen geval van wanbeheer met betrekking tot dit aspect van de zaak aan het licht heeft gebracht.

2 Vermeend verzuim van de Commissie om te antwoorden op de brieven van klager

2.1 Klager beweert dat de Commissie niet heeft gereageerd op de brieven die klager aan zijn delegatie heeft gericht met het verzoek om nadere toelichting.

2.2 De Commissie verontschuldigde zich voor het feit dat zij niet had geantwoord op de correspondentie van klager, hoewel zij erop wees dat alle verzoeken in verband met het onderhoud hadden moeten worden gericht aan Transtec, als de instantie die verantwoordelijk is voor de aanwerving in het kader van het dienstencontract.

2.3 Overeenkomstig de code van goed administratief gedrag van de Commissie (2) wordt een antwoord op een aan de Commissie gerichte brief verzonden binnen vijftien werkdagen na de datum van ontvangst van de brief van de verantwoordelijke dienst van de Commissie. In casu heeft de Commissie niet overeenkomstig haar eigen regels gehandeld. De Ombudsman merkt echter op dat de instelling de vragen van klager in haar advies aan de Ombudsman heeft gericht en dat zij zich ook heeft verontschuldigd voor het feit dat zij niet eerder heeft geantwoord.

2.4 In deze omstandigheden acht de Ombudsman het niet nodig dit aspect van de zaak verder te behandelen.

3 Conclusie

Op basis van het onderzoek van de Ombudsman naar deze klacht lijkt er geen sprake te zijn geweest van wanbeheer door de Europese Commissie. De Ombudsman sluit daarom de zaak.

De voorzitter van de Commissie zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) De lijst van criteria in punt 3.2.B van bijlage II is als volgt:

"• Postdoctorale kwalificatie op het gebied van bedrijfskunde of andere aanverwante gebieden en het doctoraat is een pluspunt.
• 10 jaar ervaring in de ontwikkeling van human resources, waarvan ten minste 5 jaar in adviesactiviteiten, het beheer van een Business School of een Management Training Programme.
• Recent en succesvol onderwijs in graduate en post-graduate programma's.
• Erkende internationale ervaring, openheid voor nieuwe uitdagingen en praktische ervaringen in interculturele onderhandelingen en communicatie, kennis van het land W is een troef.
• succesvolle ervaring (minimaal 5 jaar) met de uitvoering van soortgelijke internationale projecten van de EU of andere bilaterale en/of multilaterale ontwikkelingssamenwerking, bij voorkeur in mediterrane landen.
• Ervaring met de ontwikkeling van human resources voor ondernemingen in de particuliere sector op het gebied van bedrijfskunde.
• Uitstekende communicatieve en analytische vaardigheden, interpersoonlijke en managementvaardigheden.
• Sterk ontwikkelde mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in het Engels [...].
• Computervaardigheden en een goede kennis van projectmanagementsoftware, databanken en informatietechnologiesoftware zijn een pluspunt.
• volledige kennis van de procedures voor projectcyclusbeheer van de EG, toezicht op en toezicht op analyses.
• Het vermogen om te werken binnen een intercultureel team en binnen complexe institutionele en organisatorische omgevingen.
• volledig begrip van genderkwesties in het kader van het programma."

(2) PB L 308 van 8 december 2000, blz. 26-34.