Achtergrond van de klacht

1. Klager nam deel aan een selectieprocedure voor de aanwerving van EU-ambtenaren, georganiseerd door het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO)[1], die plaatsvond in 2021 en 2022.

2. Klager slaagde in de eerste fasen van de selectieprocedure en EPSO stuurde klager op 3 mei 2022 een uitnodigingsbrief waarin zij werd uitgenodigd om drie mondelinge tests (interviews) in de fase van het beoordelingscentrum van de selectieprocedure te houden. De drie interviews zouden op verschillende data op afstand plaatsvinden: het “interview over algemene competenties” op 17 mei 2022, het “interview over het veld” op 15 juni 2022, en het “interview over de situatie op competenties” op 11 juli 2022. Aangezien klager op 13 mei 2022 is bevallen, heeft zij EPSO op dezelfde dag verzocht haar interview over algemene competenties te verplaatsen.

3. Op 7 juni 2022 heeft EPSO de klager meegedeeld dat zij haar op algemene competenties gebaseerd interview had verplaatst naar 15 juni 2022, de datum waarop zij het veldgerelateerde interview zou afnemen.

4. Klager antwoordde onmiddellijk en verklaarde dat zij om zowel lichamelijke als geestelijke redenen niet in staat zou zijn om zich voor te bereiden op en deel te nemen aan twee tests die op dezelfde dag waren gepland. EPSO antwoordde niet en klager nam beide tests op dezelfde dag af. De dag erna nam de klager opnieuw contact op met EPSO met het verzoek om het op algemene competenties gebaseerde interview te hervatten.

5. In december 2022 heeft EPSO klager meegedeeld dat zij niet op de lijst van geslaagde kandidaten was geplaatst.

6. Naar aanleiding hiervan heeft klager EPSO verzocht zijn besluit te herzien. Zij voerde aan dat zij, door haar te verplichten twee examens op dezelfde dag af te leggen, gediscrimineerd was ten opzichte van andere kandidaten en dat EPSO de examens in elk geval pas 40 dagen na haar geboorte had mogen herschikken.

7. Na de evaluatie deelde EPSO klager mee dat de jury haar besluit om haar naam niet op de lijst van geslaagde kandidaten te plaatsen, had bevestigd.

8. Klager diende daarom een administratieve klacht in, die door EPSO werd afgewezen.

9. Ontevreden over de uitkomst van haar administratieve klacht wendde klager zich op 5 februari 2024 tot de Ombudsman.

Het onderzoek

10. De Ombudsman opende een onderzoek naar de wijze waarop EPSO de administratieve klacht van klager over haar verzoek om haar toets te verplaatsen, heeft behandeld.

11. In de loop van het onderzoek ontving de Ombudsman het antwoord van EPSO en de opmerkingen van klager over het antwoord van EPSO.

Het organiseren van tests binnen 40 dagen na de bevalling

12. Klager verwees naar medisch advies in haar land van herkomst met betrekking tot “postpartum confinement”, volgens hetwelk postpartummoeders 40 dagen na de bevalling moeten rusten. Ze verwees ook naar richtlijnen van de Wereldgezondheidsorganisatie over zwangerschaps- en postnatale zorg. Zij voerde aan dat EPSO, door slechts 32 dagen na de bevalling zowel het algemene competentiegerichte interview als het veldgerelateerde interview te organiseren, in strijd met het bovenstaande advies had gehandeld.

13. EPSO voerde aan dat het niet verplicht was de tests met meer dan een maand na de bevalling of het zwangerschapsverlof van klager op te schorten of uit te stellen. Door haar test 32 dagen na de bevalling te herschikken, heeft zij gehandeld in overeenstemming met de beginselen van de EU-wetgeving inzake zwangerschapsverlof, die bepaalt dat “het zwangerschapsverlof [...] een verplicht zwangerschapsverlof van ten minste twee weken [moet] omvatten dat vóór en/of na de bevalling wordt toegekend overeenkomstig de nationale wetgeving en/of praktijk”[2]. EPSO verwees naar een beleid dat het heeft vastgesteld met specifieke richtsnoeren voor zwangere vrouwen en vrouwen na de bevalling [3] en merkte op dat de oorspronkelijk voorgestelde datum voor het algemene competentiegebaseerde interview viel binnen de periode van twee weken verplicht zwangerschapsverlof na de bevalling. EPSO bood klager daarom de mogelijkheid om de datum van de test te wijzigen naar een datum meer dan een maand na haar bevalling.

14. EPSO voerde aan dat zijn aanpak ook in overeenstemming is met de EU-jurisprudentie, waarin is vastgesteld dat vrouwen met zwangerschapsverlof niet worden uitgesloten van deelname aan een selectieprocedure en dat kandidaten werkgerelateerde activiteiten mogen verrichten in de weken na het verplichte zwangerschapsverlof van twee weken waarin het EU-recht voorziet [4].

15. Klager heeft tegengeworpen dat de desbetreffende EU-jurisprudentie postpartummoeders zoals zij niet noodzakelijkerwijs verplicht om werkgerelateerde activiteiten te verrichten, maar dat zij werkgerelateerde activiteiten kunnen verrichten in de weken na het verplichte zwangerschapsverlof.

Twee tests op dezelfde dag

16. De klager voerde aan dat het organiseren van zowel het algemene competentiegerichte interview als het veldgerelateerde interview op dezelfde dag niet in overeenstemming was met de uitnodigingsbrief (die aan alle kandidaten was gericht), waarin uitdrukkelijk werd gesteld dat “het algemene competentiegerichte interview, het situationele competentiegerichte interview en het veldgerelateerde interview op verschillende data zullen plaatsvinden”. Klager voerde aan dat deze voorwaarde ook van toepassing moet zijn op kandidaten die de examens hebben verplaatst.

17. Klager voegde daaraan toe dat zij, door haar te verplichten beide examens op dezelfde dag af te leggen, werd benadeeld ten opzichte van andere kandidaten, en dat dit een discriminatie vormde.

18. EPSO verklaarde dat de uitnodigingsbrief niet van toepassing was op kandidaten die een of meer tests hadden verplaatst. Zij heeft uitsluitend verwezen naar de drie in de brief vermelde testdata, onverminderd de keuze van alternatieve data in geval van een mogelijke toekomstige herschikking. EPSO verwees naar de aankondiging van vergelijkend onderzoek, waarin staat dat kandidaten “gedurende een of meer dagen worden uitgenodigd om een assessment (online of fysiek) bij te wonen (...)”. De aankondiging van vergelijkend onderzoek, die de rechtsgrondslag voor de selectieprocedure vormt, bood dus de mogelijkheid om meerdere tests op dezelfde dag te plannen. De uitnodigingsbrief heeft niet dezelfde juridische waarde als de aankondiging van vergelijkend onderzoek en kan niet prevaleren boven de bepalingen van de aankondiging.

19. EPSO erkende dat klager de enige kandidaat was met een test die op dezelfde dag als een andere test was verschoven, maar voerde aan dat het dit niet kon vermijden vanwege het grote aantal kandidaten dat een test had verschoven. EPSO voerde echter aan dat het desondanks zijn beleid had nageleefd: zij organiseerde de tests meer dan een maand na de bevalling van de klager en er was een pauze van ongeveer drie uur tussen de tests, wat betekende dat de klager kon rusten en borstvoeding kon geven in overeenstemming met de interne regels van de Europese Commissie inzake borstvoeding. Voorts voerde EPSO aan dat het feit dat de tests op afstand werden georganiseerd, betekende dat klager thuis kon rusten.

20. Voorts verklaarde EPSO dat het organiseren van twee tests op dezelfde dag de huidige praktijk is in selectieprocedures en in overeenstemming is met de toepasselijke EU-wetgeving en het beginsel van gelijke behandeling. Hoewel EPSO ervoor moet zorgen dat alle kandidaten gelijk worden behandeld door te voorzien in eerlijke en passende testvoorwaarden, is EPSO niet verplicht rekening te houden met de persoonlijke voorkeuren van de kandidaten met betrekking tot testdata. Volgens de rechtspraak van de Unie kan een schending van het beginsel van gelijke behandeling niet worden gebaseerd op eventuele verschillen tussen de specifieke feitelijke omstandigheden van de kandidaten. EPSO beschouwt de persoonlijke voorkeuren van een kandidaat met betrekking tot de gewenste testdata als een feitelijk verschil.

Beoordeling door de Ombudsman

21. Zoals EPSO zelf erkent in zijn beleid inzake vrouwelijke kandidaten die zwanger zijn of onlangs zijn bevallen, moet het maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat zij niet worden benadeeld, zodat zij op voet van gelijkheid met andere kandidaten aan selectieprocedures kunnen deelnemen.

22. In dit geval was de klager oorspronkelijk gepland om een paar dagen na de bevalling een test te doen. Om ervoor te zorgen dat ze niet in het nadeel was, besloot EPSO deze test te verplaatsen naar een datum meer dan een maand nadat ze was bevallen. De Ombudsman acht dit redelijk en strookt met de verplichtingen van EPSO uit hoofde van het toepasselijke recht en de toepasselijke richtsnoeren.

23. Door deze toets te verplaatsen naar de datum waarop klager reeds was ingepland voor het veldgerelateerde interview, werd klager echter benadeeld ten opzichte van zowel kandidaten die de toets op de oorspronkelijke data hadden afgelegd als kandidaten die de toets hadden verplaatst, aangezien geen van deze kandidaten twee toets op één dag hoefde af te leggen. Zoals EPSO heeft erkend, was klager de enige kandidaat in de selectieprocedure die twee tests op dezelfde dag moest afleggen. Aangezien klager al te maken had met uitdagingen op het gebied van postpartumherstel en postnatale zorg, verergerde dit haar nadeel ten opzichte van andere kandidaten. Bovendien had EPSO flexibeler kunnen zijn bij het herschikken van de test, met name omdat het op grond van het beleid van EPSO een test kan herschikken tot twee maanden na het einde van de oorspronkelijk geplande testperiode [5].

24. De argumenten van klager over het niet afleggen van beide examens op dezelfde dag waren dus duidelijk gegrond omdat zij in een kennelijk ongunstige positie verkeerde ten opzichte van andere kandidaten, en niet vanwege een “persoonlijke voorkeur” voor een andere datum, zoals EPSO aanvoerde. Als gevolg van het afleggen van de twee toetsen op dezelfde dag werd klager de mogelijkheid ontnomen om op voet van gelijkheid met andere kandidaten deel te nemen aan het assessment. Dat dit nadeel niet werd aangepakt, druist dus in tegen het beginsel van gelijke behandeling en komt neer op wanbeheer.

25. De Ombudsman erkent de praktische uitdagingen van het bieden van passende rechtsmiddelen in deze zaak, aangezien de selectieprocedure is afgerond. Als het niet mogelijk is om een kandidaat opnieuw in de selectieprocedure in kwestie te integreren, heeft het Hof van Justitie van de EU eerder in soortgelijke zaken vastgesteld dat verhaal kan worden geboden door een afzonderlijke, individuele selectieprocedure voor de klager te organiseren in een vergelijkbare fase van een selectieprocedure als die waarin het probleem zich voordeed. Indien dat niet mogelijk is, stelde de Rekenkamer voor dat het EU-orgaan met de kandidaat in dialoog zou gaan om overeenstemming te bereiken over een andere billijke oplossing [6].

26. Tegen deze achtergrond is de Ombudsman van mening dat het niet haalbaar zou zijn om een prescriptieve overeenkomstige aanbeveling te doen. Ze zal echter hieronder een suggestie doen om haar bevinding aan te pakken.

Conclusie

Op basis van het onderzoek sluit de Ombudsman deze zaak af met de volgende conclusie:

Er was sprake van wanbeheer bij de behandeling door EPSO van het verzoek om de test te verplaatsen.

Klager en EPSO zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

Suggestie

EPSO moet een dialoog aangaan met de klager om een passende en eerlijke oplossing te vinden.

Emily O'Reilly
Europese Ombudsman

Straatsburg, 04/02/2025

[1] EPSO/AD/391/21 - Deskundigen op het gebied van technische ondersteuning van de structurele hervormingen van de lidstaten en deskundigen op het gebied van het Schengenacquis (AD 7), beschikbaar op: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=OJ:C:2021:120A:FULL

[2] Zie artikel 8, lid 2, van Richtlijn 92/85/EEG van de Raad inzake de tenuitvoerlegging van maatregelen ter bevordering van de verbetering van de veiligheid en de gezondheid op het werk van werkneemsters tijdens de zwangerschap, na de bevalling en tijdens de lactatie, beschikbaar op: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:31992L0085

[3] Beleid voor vrouwelijke kandidaten die verzoeken om redelijke aanpassingen in personeelsselectieprocedures in verband met zwangerschap en bevalling https://eu-careers.europa.eu/en/system/files?file=2023-09/EN-Reasonable%20accommodation%20policy%20for%20female%20candidates%20related%20to%20pregnancy%20and%20childbirth.pdf

[4] Zie F-86/12, Haupt-Lizer/Commissie (punten 49, 50 en 55): https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/HTML/?uri=CELEX:62012FJ0086

[5] Zie bladzijde 3 van Beleid voor vrouwelijke kandidaten die redelijke aanpassingen aanvragen in personeelsselectieprocedures in verband met zwangerschap en bevalling https://eu-careers.europa.eu/en/system/files?file=2023-09/EN-Reasonable%20accommodation%20policy%20for%20female%20candidates%20related%20to%20pregnancy%20and%20childbirth.pdf

[6] Zie T-156/03, Pérez-Díaz/Commissie (punten 50-53, 57, 62-64): https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf;jsessionid=80F856074AE21D24754035D3B7BA71E8?text=&docid=55154&pageIndex=0&doclang=FR&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=24544938; en T-400/03, Bachotet/Commissie (punten 28-31, 35, 40-42): https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=55155&pageIndex=0&doclang=fr&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=24546108