Straatsburg, 2 juni 2004

Geachte mevrouw H.,

Op 20 augustus 2003 heeft u namens de vereniging DIK een klacht ingediend bij de Europese Ombudsman tegen de Europese Commissie. Uw klacht heeft betrekking op het besluit van de Commissie om terugbetaling te vragen van een deel van de middelen die aan de DIK-vereniging zijn toegekend voor de uitvoering van een Leonardo da Vinci-project (S 95/2/179/III.2.a).

Op 27 oktober 2003 heb ik de klacht doorgestuurd naar de voorzitter van de Commissie. Op 29 januari 2004 heb ik het advies van de Commissie ontvangen, dat ik u heb toegezonden met de uitnodiging om uw opmerkingen in te dienen. Er lijken geen opmerkingen van u te zijn ontvangen.

Ik schrijf u nu om u het resultaat te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

Volgens de klager zijn de feiten van de zaak, samengevat, als volgt:

Klager is de voorzitter van de DIK Association, een kleine beroepsorganisatie en vakbond voor onder meer bibliothecarissen, archivarissen en museumprofessionals. Haar vereniging was verantwoordelijk voor de ontwikkeling van een project dat door de Europese Commissie werd gefinancierd via het Leonardo da Vinci-programma (ref.: S95/2/179/III.2.a).

In 2001 heeft de vereniging DIK van de Commissie een factuur ontvangen met het verzoek om betaling van 50 000 EUR, zonder verdere toelichting. Na verschillende pogingen om de voor het project verantwoordelijke ambtenaar te vinden, waaronder een bezoek aan de Commissie, werd klager op de hoogte gebracht van de bezorgdheid van de instelling over het project. Het ging om een aantal onregelmatigheden, zoals het ontbreken van handtekeningen van sommige partners, de noodzaak voor de vereniging om haar eigen kosten te dekken, het buitensporige bedrag dat door een van de partners als reiskosten in rekening werd gebracht en de duur van de periode waarvoor een partner kosten had gedeclareerd. Klager legde uit dat deze stand van zaken het gevolg was van het feit dat het ontwerpverslag over het project dat oorspronkelijk door de projectleiders was opgesteld, door de deelnemers niet werd aanvaard en dat een externe museumprofessional de uiteindelijke opstelling van het verslag moest overnemen.

Gezien de bezwaren van de Commissie heeft klager een aantal correcties aangebracht in het verslag over het project. Het lijkt erop dat de Commissie als gevolg van deze wijzigingen een aantal van haar bezwaren heeft heroverwogen en haar verzoek om terugbetaling heeft verlaagd tot 20 911,09 EUR. Klager wees er echter op dat het project met succes was uitgevoerd en dat bovendien het verslag van de DIK-vereniging over het project was voltooid en gepubliceerd. Zij was het ermee eens dat de uitvoering van het project gedeeltelijk had kunnen afwijken van de specificaties in het contract, hoewel zij het door de Commissie gevraagde bedrag betwistte.

Na verschillende gedachtewisselingen en persoonlijke ontmoetingen met de verantwoordelijke ambtenaren heeft klager het gevraagde bedrag van 20 911,09 EUR terugbetaald. Zij uitte echter haar ontevredenheid over het besluit van de Commissie en merkte op dat zij een kleine organisatie is van onder meer bibliothecarissen, archivarissen en museumprofessionals. Het gevraagde bedrag kon niet worden gedekt door de begroting van de vereniging en veroorzaakte daarom grote schade voor haar leden.

Klager benadrukte dat de DIK Association weliswaar niet op de hoogte was van enkele van de regels die op het project van toepassing waren en dat de uitvoering ervan veel tijd en geld kostte, maar dat zij het project volgens het contract had uitgevoerd.

Samenvattend stelt klager in zijn klacht bij de Ombudsman dat de Commissie het project niet naar behoren heeft afgehandeld, met name wat betreft haar verzoek om terugbetaling van een deel van de financiering, en de DIK Association niet in kennis heeft gesteld van enkele vereisten van het contract.

Het onderzoek

Advies van de Commissie

In haar advies legde de Commissie uit dat klager als contractant werkte in een project dat werd gefinancierd via het Leonardo da Vinci-programma (contract S.95.2.179.III.2.a; nr. 3854). Het contract liep van 1 december 1995 tot en met 30 januari 1997.

Het project was het voorwerp geweest van talrijke contacten tussen het zogenaamde Bureau voor technische bijstand (TAO) namens de Commissie en de contractant, teneinde de talrijke problemen op te lossen die voortvloeien uit de evaluatie van de voortgangs- en eindverslagen. De Commissie merkte op dat haar diensten klager zowel schriftelijk als mondeling op de hoogte hadden gesteld van deze problemen.

De Commissie wees erop dat de betrekkingen met de contractant werden geregeld in een contract, waaraan een administratief en financieel handboek was gehecht. Dit handboek bevat de subsidiabiliteitscriteria voor projectuitgaven. De instelling benadrukte dat de contractant dus altijd op de hoogte was gesteld van haar contractuele verplichtingen.

De instelling merkte op dat het door klaagster betwiste bevel tot terugbetaling was uitgevaardigd nadat haar diensten de behandeling van haar op 6 juni 1999 ingediende tweede versie van het eindverslag hadden voltooid. Het eerste eindverslag was op 19 februari 1998 door het BTB ontvangen. Het was niet goedgekeurd omdat de verwachte output niet was voltooid, waardoor een evaluatie onmogelijk was.

Vanwege de problemen als gevolg van de sluiting van het BTB en de verzegeling van zijn dossiers door de Belgische gerechtelijke autoriteiten, werd de tweede versie van het eindverslag pas in 2000 door de Commissie verwerkt. Op basis van haar evaluatie concludeerde de Commissie dat het verslag onvolledig was en daarom verzochten haar diensten de contractant op 17 mei en 18 augustus 2000 om aanvullende informatie.

Aangezien de Commissie niet op deze verzoeken heeft geantwoord, heeft zij op 12 december 2000 besloten het dossier te sluiten en bepaalde uitgaven niet-subsidiabel te verklaren. In haar brief aan klager van 12 december 2000 motiveerde de Commissie haar standpunt op de volgende gronden: alleen uitgaven die tijdens de contractperiode (1 december 1995 - 30 november 1997) zijn gedaan, in aanmerking kunnen worden genomen; de voortgangsverslagen en de eindverslagen niet waren ondertekend door dezelfde persoon die het contract heeft ondertekend; er waren inconsistenties in de tabellen en het ontbreken van handtekeningen op sommige ervan; de tweede versie van het eindverslag kon niet in aanmerking worden genomen omdat deze later dan tien maanden na afloop van de contractperiode werd ingediend; de klager niet had geantwoord op de verzoeken om inlichtingen van de Commissie; Er werden geen contracten met partners gesloten. Het dossier is derhalve afgesloten en op 31 mei 2001 is aan de contractant een debetnota, vergezeld van toelichtende financiële bijlagen, toegezonden.

De vereniging DIK diende op 21 juni 2001 een klacht in bij de Commissie. Gezien de omstandigheden rond de sluiting van het BTB ging de Commissie ervan uit dat klager zijn verzoek om aanvullende informatie van 17 mei 2000 nooit had ontvangen en besloot zij derhalve het dossier te heropenen. Naar aanleiding van de opmerkingen van klager in september 2001 over de gevraagde aanvullende informatie en haar brief van 15 oktober 2001 wijzigde de Commissie haar evaluatie en aanvaardde zij een deel van de uitgaven die aanvankelijk niet-subsidiabel waren verklaard. Op basis van deze nieuwe evaluatie raamde de Commissie de resterende niet-subsidiabele kosten op 20 911,09 EUR en diende zij daartoe een voorstel in bij de contractant.

Bij brief van 23 oktober 2001 heeft de contractant dit voorstel formeel aanvaard. Zij heeft op 13 augustus 2003 een bedrag van 20 911,09 EUR betaald aan de Commissie voor het project. Volgens de Commissie bevestigde deze betaling de instemming van de contractant met zijn definitieve besluit.

Opmerkingen van klager

De Ombudsman heeft geen opmerkingen van klager ontvangen.

BESLUIT

1 Behandeling van het project door de Commissie

1.1 De klacht betreft het besluit van de Commissie om terugbetaling te vragen van een deel van de middelen die aan de DIK-vereniging zijn toegekend voor de uitvoering van een Leonardo da Vinci-project. Klager beweert dat de Commissie het project niet naar behoren heeft afgehandeld, met name wat betreft haar verzoek om terugbetaling van een deel van de financiering, en de DIK Association niet in kennis heeft gesteld van een aantal contractuele vereisten. Volgens de klager was de DIK Association weliswaar niet op de hoogte van een aantal van de regels die voor het project golden en kostte de uitvoering ervan veel tijd en geld, maar had zij het project volgens het contract uitgevoerd.

1.2 De Commissie stelt dat haar betrekkingen met de contractant werden geregeld in een contract, waaraan een administratief en financieel handboek was gehecht. Dit handboek bevat de subsidiabiliteitscriteria voor projectuitgaven. De instelling benadrukte dat de contractant dus altijd op de hoogte was gesteld van haar contractuele verplichtingen.

Wat de afhandeling van het contract betreft, voert de Commissie aan dat zij om vergoeding van bepaalde kosten heeft verzocht, aangezien zij tot de conclusie is gekomen dat het door klager toegezonden eindverslag onvolledig was.

Na ontvangst van aanvullende informatie van de klager aanvaardde de Commissie een deel van de oorspronkelijk niet-subsidiabele uitgaven. Op basis van deze nieuwe evaluatie raamde de Commissie de resterende niet-subsidiabele kosten op 20 911,09 EUR en diende zij daartoe een voorstel in bij de contractant, die het voorstel op 23 oktober 2001 formeel heeft aanvaard.

1.3 Overeenkomstig artikel 195 van het EG-Verdrag is de Europese Ombudsman bevoegd klachten te ontvangen "over gevallen van wanbeheer bij het optreden van de communautaire instellingen of organen". De Ombudsman is van mening dat er sprake is van wanbeheer wanneer een overheidsinstantie niet handelt overeenkomstig een voor haar bindende regel of beginsel (1). Er kan dus ook sprake zijn van wanbeheer wanneer het gaat om de nakoming van verplichtingen die voortvloeien uit door de instellingen of organen van de Gemeenschappen gesloten overeenkomsten.

1.4 De Ombudsman is echter van mening dat de reikwijdte van de toetsing die hij in dergelijke gevallen kan uitvoeren, noodzakelijkerwijs beperkt is. De Ombudsman is van mening dat hij niet moet proberen vast te stellen of er sprake is van contractbreuk door een van de partijen, indien de zaak in geschil is. Deze vraag zou alleen effectief kunnen worden behandeld door een bevoegde rechter, die de mogelijkheid zou hebben om de argumenten van de partijen met betrekking tot het relevante nationale recht te horen en om tegenstrijdig bewijsmateriaal over betwiste feitelijke kwesties te beoordelen.

1.5 De Ombudsman is derhalve van mening dat het in zaken betreffende contractuele geschillen gerechtvaardigd is zijn onderzoek te beperken tot de vraag of de communautaire instelling of het communautair orgaan hem een coherent en redelijk overzicht heeft gegeven van de rechtsgrondslag voor haar optreden en waarom zij van mening is dat haar standpunt ten aanzien van de contractuele positie gerechtvaardigd is. Als dat het geval is, zal de Ombudsman concluderen dat zijn onderzoek geen geval van wanbeheer aan het licht heeft gebracht.

Deze conclusie doet geen afbreuk aan het recht van de partijen om hun contractuele geschil te laten onderzoeken en op gezaghebbende wijze te laten beslechten door een bevoegde rechtbank.

1.6 Uit het in de loop van het onderzoek overgelegde bewijsmateriaal blijkt dat het contract tussen de Commissie en de vereniging van klagers is ondertekend (S.95.2.179.III.2.a; 3854) bevatte een aantal bijlagen, waaronder een administratief en financieel handboek van het project. In dit document worden de subsidiabiliteitscriteria voor projectuitgaven in detail uiteengezet. Aangezien de criteria ter bepaling van de door de Commissie te betalen kosten integraal deel uitmaakten van het door klager ondertekende en overeengekomen contract, is de Ombudsman van mening dat de Commissie klager voldoende informatie heeft verstrekt over de rechten en verplichtingen die uit het contract voortvloeien.

1.7 Wat betreft de wijze waarop de Commissie het contract heeft afgehandeld, met name het besluit om terugbetaling van een deel van haar financiering te vragen, blijkt uit het beschikbare bewijsmateriaal dat de Commissie haar verzoeken om terugbetaling van een deel van de bijstand heeft gemotiveerd op grond van het feit dat een deel van de door klager gemaakte kosten niet-subsidiabel was. De Ombudsman is zich bewust van het feit dat de Commissie haar standpunt heeft gerechtvaardigd door te verwijzen naar verschillende contractuele vereisten die door klager niet lijken te zijn betwist, zoals onder meer dat alleen uitgaven die tijdens de contractperiode (1 december 1995-30 november 1997) zijn gedaan, in aanmerking konden worden genomen; dat de voortgangs- en eindverslagen niet lijken te zijn ondertekend door dezelfde persoon die het oorspronkelijke contract heeft ondertekend; of dat er inconsistenties in de tabellen waren en dat sommige tabellen niet waren ondertekend.

1.8 Op basis van de informatie die klager en de Commissie tijdens het onderzoek hebben verstrekt, is de Ombudsman van mening dat het standpunt van de Commissie met betrekking tot deze kwestie niet onredelijk lijkt en dat de Commissie klager naar behoren op de hoogte lijkt te hebben gesteld van de redenen voor haar standpunt.

In deze omstandigheden concludeert de Ombudsman dat het onderzoek geen geval van wanbeheer aan het licht heeft gebracht.

2 Conclusie

Op basis van het onderzoek van de Ombudsman naar deze klacht lijkt er geen sprake te zijn geweest van wanbeheer door de Commissie. De Ombudsman sluit daarom de zaak.

De voorzitter van de Commissie zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Zie het jaarverslag 1997 van de Europese Ombudsman, blz. 22.